4 VN

Translated from English to Vietnamese - www.onlinedoctranslator.
com
4
DỰ ÁN I TÍCH HỢP I VỀ QUẢN LÝ
Quản lý tích hợp dự án bao gồm các quy trình và hoạt động để xác định, xác định, kết hợp, thống nhất và điều
phối các quy trình và hoạt động quản lý dự án khác nhau trong Nhóm quy trình quản lý dự án. Trong bối cảnh
quản lý dự án, tích hợp bao gồm các đặc điểm thống nhất, hợp nhất, giao tiếp và mối quan hệ qua lại. Những
hành động này nên được áp dụng từ khi bắt đầu dự án cho đến khi hoàn thành. Quản lý tích hợp dự án bao gồm
việc đưa ra các lựa chọn về:
ừ Phân bổ nguồn lực,
ừ Cân bằng nhu cầu cạnh tranh,
ừ Kiểm tra bất kỳ phương pháp thay thế nào,
ừ Điều chỉnh các quy trình để đáp ứng các mục tiêu của dự án và
ừ Quản lý sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các Lĩnh vực Kiến thức Quản lý Dự án.
69
Các quy trình Quản lý tích hợp dự án là:
4.1 Xây dựng Điều lệ Dự án—Quá trình xây dựng một tài liệu chính thức cho phép sự tồn tại của
một dự án và trao cho người quản lý dự án quyền áp dụng các nguồn lực của tổ chức vào các hoạt động của dự án.
4.2 Xây dựng kế hoạch quản lý dự án—Quá trình xác định, chuẩn bị và điều phối tất cả các thành phần của kế hoạch
và hợp nhất chúng thành một kế hoạch quản lý dự án tích hợp.
4.3 Chỉ đạo và quản lý công việc dự án—Quy trình lãnh đạo và thực hiện công việc được xác định trong dự án
kế hoạch quản lý và thực hiện các thay đổi đã được phê duyệt để đạt được mục tiêu của dự án.
4.4 Quản lý kiến thức dự án—Quá trình sử dụng kiến thức hiện có và sáng tạo ra kiến thức mới để đạt được mục tiêu
mục tiêu của dự án và góp phần vào việc học hỏi của tổ chức.
4.5 Giám sát và kiểm soát công việc của dự án—Quá trình theo dõi, xem xét và báo cáo tiến độ tổng thể để đáp ứng
các mục tiêu hoạt động được xác định trong kế hoạch quản lý dự án.
4.6 Thực hiện Kiểm soát Thay đổi Tích hợp—Quá trình xem xét tất cả các yêu cầu thay đổi; phê duyệt những thay đổi và
quản lý các thay đổi đối với sản phẩm bàn giao, tài sản quy trình tổ chức, tài liệu dự án và kế hoạch quản lý dự án;
và truyền đạt các quyết định.
4.7 Đóng dự án hoặc giai đoạn—Quá trình hoàn thiện tất cả các hoạt động của dự án, giai đoạn hoặc hợp đồng.
Hình 4-1 cung cấp tổng quan về các quy trình Quản lý Tích hợp Dự án. Các quy trình Quản lý Tích hợp Dự án được trình bày
dưới dạng các quy trình riêng biệt với các giao diện được xác định, trong khi trên thực tế, chúng chồng chéo và tương tác theo
những cách không thể trình bày chi tiết đầy đủ trong tài liệu.PMBOK®Hướng dẫn.
70 Phần 1 - Hướng dẫn

Tích hợp dự án
Tổng quan về quản lý
4.1 Phát triển 4.2 Phát triển dự án 4.3 Chỉ đạo và quản lý 4.4 Quản lý
Điều lệ dự án Kế hoạch quản lý công việc dự án Kiến thức dự án
. 1 đầu vào . 1 đầu vào . 1 đầu vào . 1 đầu vào
. 1 Tài liệu kinh doanh . 1 Điều lệ dự án . 1 Kế hoạch quản lý dự án . 1 Kế hoạch quản lý dự án
. 2 Thỏa thuận . 2 Đầu ra từ các quá . 2 Tài liệu dự án . 2 Tài liệu dự án
. 3 yếu tố môi trường doanh trình khác . 3 Yêu cầu thay đổi được phê duyệt . 3 sản phẩm bàn giao
nghiệp . 3 Môi trường doanh nghiệp . 4 Nhậpmôi trường kinh doanh yếu tố . 4 yếu tố môi trường doanh
. 4 Tài sản quy trình tổ các nhân tố tâm lý nghiệp
chức . 4 Tài sản quy trình tổ . 5 Tài sản quy trình tổ . 5 Tài sản quy trình tổ
chức chức chức
. 2 Công cụ & Kỹ thuật
. 1 Nhận định của chuyên gia . 2 Công cụ & Kỹ thuật . 2 Công cụ & Kỹ thuật . 2 Công cụ & Kỹ thuật
. 2 Thu thập dữ liệu . 1 Nhận định của chuyên gia . 1 Nhận định của chuyên gia . 1 Nhận định của chuyên gia
. 3 Kỹ năng cá nhân và . 2 Thu thập dữ liệu . 2 Hệ thống thông . 2 Quản lý tri thức
nhóm . 3 Kỹ năng cá nhân và tin quản lý dự án . 3 Quản lý thông tin
. 4 cuộc họp nhóm . 3 cuộc họp . 4 Kỹ năng làm việc nhóm và cá
. 4 cuộc họp nhân
. 3 đầu ra . 3 đầu ra
. 1 Điều lệ dự án . 3 đầu ra . 1 Sản phẩm bàn giao . 3 đầu ra
. 2 Nhật ký giả định . 1 Kế hoạch quản lý dự án . 2 Dữ liệu hiệu suất làm việc . 1 Bài học kinh nghiệm đăng ký
. 3 Nhật ký phát hành . 2 Cập nhật kế hoạch quản lý
. 4 Yêu cầu thay đổi dự án
. 5 Cập nhật kế hoạch quản lý . 3 Cập nhật tài sản quy
4.5 Giám sát và 4.6 Thực hiện tích hợp dự án trình tổ chức
Kiểm soát công việc dự án Kiểm soát thay đổi . 6 Cập nhật tài liệu dự án
. 7 Cập nhật tài sản quy
. 1 đầu vào . 1 đầu vào trình tổ chức
. 1 Kế hoạch quản lý dự án . 1 Kế hoạch quản lý dự án
. 2 Tài liệu dự án . 2 Tài liệu dự án
. 3 Thông tin hiệu suất . 3 Báo cáo hiệu quả công việc
công việc . 4 Yêu cầu thay đổi 4.7 Đóng dự án
. 4 Thỏa thuận . 5 Yếu tố môi trường doanh hoặc Giai đoạn
. 5 Yếu tố môi trường doanh nghiệp
nghiệp . 6 Tài sản quy trình tổ . 1 đầu vào
. 6 Quy trình tổ chức chức . 1 Điều lệ dự án
tài sản . 2 Kế hoạch quản lý dự án
. 3 Tài liệu dự án
. 2 Công cụ & Kỹ thuật . 1 Nhận định của chuyên gia
. 4 Sản phẩm được chấp nhận
. 1 Nhận định của chuyên gia . 2 Thay đổi công cụ kiểm soát
. 5 Tài liệu kinh doanh
. 2 Phân tích dữ liệu . 3 Phân tích dữ liệu
. 6 Thỏa thuận
. 3 Ra quyết định . 4 Ra quyết định
. 7 Mua sắm
. 4 cuộc họp . 5 cuộc họp
tài liệu
. 3 đầu ra . 3 đầu ra . 8 Tài sản quy trình tổ
. 1 Báo cáo hiệu quả công việc . 1 Yêu cầu thay đổi được phê duyệt chức
. 2 Yêu cầu thay đổi . 2 Cập nhật kế hoạch quản lý
. 3 Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
. 1 Nhận định của chuyên gia
dự án . 3 Cập nhật tài liệu
. 2 Phân tích dữ liệu
. 4 Cập nhật tài liệu dự án dự án
. 3 cuộc họp
. 3 đầu ra
. 1 Cập nhật tài liệu dự án
. 2 Quá trình chuyển đổi sản phẩm, dịch vụ
hoặc kết quả cuối cùng
. 3 Báo cáo cuối cùng
. 4 Cập nhật tài sản quy

trình tổ chức
Hình 4-1. Tổng quan về quản lý tích hợp dự án
71
CÁC Ý TƯỞNG CHÍNH VỀ QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN
Quản lý tích hợp dự án dành riêng cho người quản lý dự án. Trong khi các Lĩnh vực Tri thức khác có thể được quản lý bởi các
chuyên gia (ví dụ: chuyên gia phân tích chi phí, chuyên gia lập kế hoạch, chuyên gia quản lý rủi ro), thì trách nhiệm giải trình của
Quản lý Tích hợp Dự án không thể được ủy quyền hoặc chuyển giao. Người quản lý dự án là người kết hợp các kết quả trong tất
cả các Lĩnh vực Kiến thức khác và có cái nhìn tổng thể về dự án. Người quản lý dự án chịu trách nhiệm cuối cùng về toàn bộ dự
án.
Các dự án và quản lý dự án có tính chất tích hợp. Ví dụ: ước tính chi phí cần thiết cho kế hoạch dự phòng bao gồm việc
tích hợp các quy trình trong Lĩnh vực kiến thức Quản lý chi phí dự án, Quản lý tiến độ dự án và Quản lý rủi ro dự án. Khi
xác định được những rủi ro bổ sung liên quan đến các phương án thay thế nhân sự khác nhau, thì một hoặc nhiều quy
trình đó có thể được xem xét lại.
Các liên kết giữa các quy trình trong Nhóm quy trình quản lý dự án thường lặp đi lặp lại. Ví dụ: Nhóm Quy trình Lập kế
hoạch cung cấp cho Nhóm Quy trình Thực hiện một kế hoạch quản lý dự án được lập thành văn bản ngay từ đầu dự án
và sau đó cập nhật kế hoạch quản lý dự án nếu có thay đổi xảy ra khi dự án tiến triển.
Quản lý tích hợp dự án là về:
ừ Đảm bảo rằng ngày đến hạn giao sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả; vòng đời dự án; và kế hoạch quản lý lợi ích
được điều chỉnh phù hợp;
ừ Cung cấp kế hoạch quản lý dự án để đạt được các mục tiêu của dự án;
ừ Đảm bảo việc tạo ra và sử dụng kiến thức phù hợp trong và ngoài dự án khi cần thiết;
ừ Quản lý việc thực hiện và những thay đổi của các hoạt động trong kế hoạch quản lý dự án;
ừ Đưa ra các quyết định tổng hợp liên quan đến những thay đổi quan trọng ảnh hưởng đến dự án;
ừ Đo lường và giám sát tiến độ của dự án và thực hiện hành động thích hợp để đáp ứng các mục tiêu của dự án;
ừ Thu thập dữ liệu về kết quả đạt được, phân tích dữ liệu để thu thập thông tin và truyền đạt thông tin
này đến các bên liên quan;
ừ Hoàn thành toàn bộ công việc của dự án và chính thức chốt từng giai đoạn, hợp đồng và toàn bộ dự án; Và
ừ Quản lý chuyển pha khi cần thiết.
Dự án càng phức tạp và kỳ vọng của các bên liên quan càng đa dạng thì càng cần một cách tiếp cận
tích hợp phức tạp hơn.

XU HƯỚNG VÀ CÁC THỰC HÀNH MỚI MỚI TRONG QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN
Lĩnh vực Kiến thức Quản lý Tích hợp Dự án yêu cầu kết hợp các kết quả từ tất cả các Lĩnh vực Kiến thức khác. Xu
hướng phát triển trong quá trình hội nhập bao gồm nhưng không giới hạn ở:
ừ Sử dụng các công cụ tự động.Khối lượng dữ liệu và thông tin mà người quản lý dự án cần tích hợp khiến việc sử dụng hệ thống
thông tin quản lý dự án (PMIS) và các công cụ tự động để thu thập, phân tích và sử dụng thông tin nhằm đáp ứng các mục tiêu
của dự án và hiện thực hóa lợi ích của dự án là cần thiết.
ừ Sử dụng các công cụ quản lý trực quan.Một số nhóm dự án sử dụng các công cụ quản lý trực quan thay vì các kế hoạch bằng văn bản và
các tài liệu khác để nắm bắt và giám sát các yếu tố quan trọng của dự án. Việc hiển thị các yếu tố chính của dự án cho toàn bộ nhóm cung
cấp cái nhìn tổng quan theo thời gian thực về trạng thái dự án, tạo điều kiện chuyển giao kiến thức và trao quyền cho các thành viên
trong nhóm cũng như các bên liên quan khác để giúp xác định và giải quyết vấn đề.
ừ Quản lý kiến thức dự án.Lực lượng lao động ngày càng di động và nhất thời đòi hỏi một quy trình chặt chẽ hơn trong
việc xác định kiến thức trong suốt vòng đời dự án và chuyển giao kiến thức đó đến đối tượng mục tiêu để kiến thức
không bị mất đi.
ừ Mở rộng trách nhiệm của người quản lý dự án.Các nhà quản lý dự án đang được kêu gọi bắt đầu và hoàn thiện dự án,
chẳng hạn như phát triển trường hợp kinh doanh của dự án và quản lý lợi ích. Trong lịch sử, các hoạt động này là trách
nhiệm của ban quản lý và văn phòng quản lý dự án, nhưng các nhà quản lý dự án thường xuyên cộng tác với họ hơn để
đáp ứng tốt hơn các mục tiêu của dự án và mang lại lợi ích. Các nhà quản lý dự án cũng đang tham gia vào việc xác định
và thu hút sự tham gia của các bên liên quan một cách toàn diện hơn. Điều này bao gồm việc quản lý các giao diện với
các bộ phận chức năng và vận hành khác nhau cũng như nhân viên quản lý cấp cao.
ừ Các phương pháp lai.Một số phương pháp quản lý dự án đang phát triển để kết hợp các phương pháp mới được áp
dụng thành công. Các ví dụ bao gồm việc sử dụng phương pháp linh hoạt và các phương pháp lặp lại khác; kỹ thuật phân
tích kinh doanh để quản lý yêu cầu; công cụ xác định các yếu tố phức tạp trong dự án; và các phương pháp quản lý thay
đổi tổ chức để chuẩn bị cho việc chuyển đổi kết quả đầu ra của dự án vào tổ chức.
73
CÂN NHẮC TAY
Vì mỗi dự án là duy nhất nên người quản lý dự án có thể cần điều chỉnh cách áp dụng các quy trình Quản lý Tích hợp
Dự án. Những cân nhắc cho việc điều chỉnh bao gồm nhưng không giới hạn ở:
ừ Vòng đời dự án.Vòng đời dự án thích hợp là gì? Những giai đoạn nào nên bao gồm vòng đời dự án?
ừ Vòng đời phát triển.Vòng đời phát triển và cách tiếp cận nào phù hợp với sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả? Cách tiếp cận
mang tính dự đoán hoặc thích ứng có phù hợp không? Nếu thích ứng, sản phẩm nên được phát triển tăng dần hay lặp
lại? Phương pháp lai có phải là tốt nhất?
ừ Các phương pháp quản lý.Quy trình quản lý nào hiệu quả nhất dựa trên văn hóa tổ chức và
mức độ phức tạp của dự án?
ừ Quản lý kiến thức.Kiến thức sẽ được quản lý như thế nào trong dự án nhằm thúc đẩy môi trường làm
việc hợp tác?
ừ Thay đổi.Thay đổi sẽ được quản lý như thế nào trong dự án?
ừ Quản trị.Ban kiểm soát, ủy ban và các bên liên quan khác là một phần của dự án? Các yêu cầu
báo cáo tình trạng dự án là gì?
ừ Bài học kinh nghiệm.Những thông tin nào cần được thu thập trong suốt và khi kết thúc dự án? Thông tin lịch sử và bài
học kinh nghiệm sẽ được cung cấp cho các dự án trong tương lai như thế nào?
ừ Những lợi ích.Lợi ích nên được báo cáo khi nào và như thế nào: vào cuối dự án hay vào cuối mỗi lần lặp lại hoặc giai
đoạn?
NHỮNG ĐIỀU CÂN NHẮC VỀ MÔI TRƯỜNG LINH HOẠT/THÍCH ỨNG
Các phương pháp tiếp cận lặp lại và linh hoạt thúc đẩy sự tham gia của các thành viên trong nhóm với tư cách là chuyên gia trong lĩnh vực địa phương
trong quản lý tích hợp. Các thành viên trong nhóm xác định cách tích hợp các kế hoạch và các thành phần.
Những kỳ vọng của người quản lý dự án như đã nêu trongCác khái niệm chính về quản lý tích hợpkhông thay đổi trong môi
trường thích ứng nhưng việc kiểm soát việc lập kế hoạch và phân phối sản phẩm chi tiết được giao cho nhóm. Trọng tâm của
người quản lý dự án là xây dựng môi trường ra quyết định hợp tác và đảm bảo nhóm có khả năng ứng phó với những thay đổi.
Cách tiếp cận hợp tác này có thể được nâng cao hơn nữa khi các thành viên trong nhóm sở hữu nền tảng kỹ năng rộng hơn là
chuyên môn hẹp.

4.1 PHÁT TRIỂN ĐIỀU LỆ DỰ ÁN
Phát triển Điều lệ Dự án là quá trình phát triển một tài liệu chính thức cho phép sự tồn tại của một dự án và
cung cấp cho người quản lý dự án quyền áp dụng các nguồn lực của tổ chức vào các hoạt động của dự án. Lợi ích
chính của quá trình này là nó cung cấp mối liên kết trực tiếp giữa dự án và các mục tiêu chiến lược của tổ chức, tạo
ra hồ sơ chính thức về dự án và thể hiện cam kết của tổ chức đối với dự án. Quá trình này được thực hiện một lần
hoặc tại các điểm được xác định trước trong dự án. Đầu vào, công cụ, kỹ thuật và đầu ra của quy trình được mô tả
trong Hình 4-2. Hình 4-3 mô tả sơ đồ luồng dữ liệu cho quy trình.
Phát triển các điều lệ dự án
Đầu vào Công cụ & Kỹ thuật đầu ra
. 1 Tài liệu kinh doanh . 1 Nhận định của chuyên gia . 1 Điều lệ dự án
• Đề án kinh doanh . 2 Thu thập dữ liệu . 2 Nhật ký giả định
• Kế hoạch quản lý lợi ích • Động não
. 2 Thỏa thuận • Nhóm tập trung
. 3 Môi trường doanh nghiệp • Phỏng vấn
các nhân tố . 3 Kỹ năng cá nhân và nhóm
. 4 Tài sản quy trình tổ chức • Quản trị xung đột
• Tạo điều kiện thuận lợi
• Quản lý cuộc họp

. 4 cuộc họp
Hình 4-2. Xây dựng Điều lệ dự án: Đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật và Đầu ra
75
4.2 4,7 5.1
Việc kinh doanh
Phát triển dự án
Các tài liệu Đóng dự án Phạm vi kế hoạch
Sự quản lý hoặc Giai đoạn Sự quản lý
Kế hoạch
5.2
Sưu tầm
Yêu cầu
Tài liệu kinh doanh
• Đề án kinh doanh
• Kế hoạch quản lý lợi ích
5.3
Định nghĩa phạm vi
• Thỏa thuận
4.1 • Điều lệ dự án
điều lệ
6.1
Kế hoạch thời gian biểu
Sự quản lý
• Yếu tố môi trường doanh nghiệp • Nhật ký giả định
• Tài sản quy trình tổ chức
7.1
Dự án Chi phí kế hoạch
Các tài liệu Sự quản lý
8.1
Doanh nghiệp/ Kế hoạch chất lượng
Tổ chức Sự quản lý
9.1
Kế hoạch tài nguyên
Sự quản lý
13.2 10.1
Kế hoạch
13.1 12.1 11.1 Kế hoạch
Nhận dạng Kế hoạch mua sắm Kế hoạch rủi ro
Cổ đông Truyền thông
các bên liên quan Sự quản lý Sự quản lý
Hôn ước Sự quản lý
Hình 4-3. Phát triển Điều lệ dự án: Sơ đồ luồng dữ liệu

Điều lệ dự án thiết lập mối quan hệ hợp tác giữa các tổ chức thực hiện và yêu cầu. Trong trường hợp các dự án bên
ngoài, hợp đồng chính thức thường là cách tốt nhất để thiết lập một thỏa thuận. Điều lệ dự án vẫn có thể được sử dụng
để thiết lập các thỏa thuận nội bộ trong một tổ chức nhằm đảm bảo việc giao hàng phù hợp theo hợp đồng. Điều lệ dự
án được phê duyệt chính thức khởi động dự án. Người quản lý dự án được xác định và bổ nhiệm càng sớm càng tốt trong
dự án, tốt nhất là trong khi điều lệ dự án đang được phát triển và luôn trước khi bắt đầu lập kế hoạch. Điều lệ dự án có
thể được phát triển bởi nhà tài trợ hoặc người quản lý dự án phối hợp với đơn vị khởi xướng. Sự hợp tác này cho phép
người quản lý dự án hiểu rõ hơn về mục đích, mục tiêu và lợi ích mong đợi của dự án. Sự hiểu biết này sẽ cho phép phân
bổ nguồn lực hiệu quả hơn cho các hoạt động của dự án. Điều lệ dự án cung cấp cho người quản lý dự án quyền lập kế
hoạch, thực hiện và kiểm soát dự án.
Các dự án được khởi xướng bởi một thực thể bên ngoài dự án, chẳng hạn như nhà tài trợ, chương trình hoặc văn phòng quản lý dự án
(PMO), hoặc chủ tịch cơ quan quản lý danh mục đầu tư hoặc người đại diện được ủy quyền. Người khởi xướng hoặc nhà tài trợ dự án
phải ở cấp độ phù hợp để huy động vốn và cam kết nguồn lực cho dự án. Các dự án được bắt đầu do nhu cầu kinh doanh nội bộ hoặc
ảnh hưởng bên ngoài. Những nhu cầu hoặc ảnh hưởng này thường kích hoạt việc tạo ra bản phân tích nhu cầu, nghiên cứu khả thi,
trường hợp kinh doanh hoặc mô tả tình huống mà dự án sẽ giải quyết. Việc điều hành một dự án xác nhận sự liên kết của dự án với chiến
lược và công việc đang diễn ra của tổ chức. Điều lệ dự án không được coi là một hợp đồng vì không có sự xem xét hoặc tiền bạc được
hứa hẹn hoặc trao đổi trong quá trình tạo ra nó.
4.1.1 PHÁT TRIỂN ĐIỀU LỆ DỰ ÁN: ĐẦU VÀO
4.1.1.1 GIẤY TỜ KINH DOANH
Trường hợp kinh doanh (được mô tả trong Phần 1.2.6.1) và kế hoạch quản lý lợi ích (được mô tả trong Phần 1.2.6.2) là
nguồn thông tin về mục tiêu của dự án và dự án sẽ đóng góp như thế nào cho các mục tiêu kinh doanh. Mặc dù các tài
liệu kinh doanh được phát triển trước dự án nhưng chúng vẫn được xem xét định kỳ.
ừ Trường hợp kinh doanh.Đề án kinh doanh đã được phê duyệt hoặc tương tự là tài liệu kinh doanh được sử dụng phổ
biến nhất để tạo điều lệ dự án. Đề án kinh doanh mô tả thông tin cần thiết từ quan điểm kinh doanh để xác định xem kết
quả mong đợi của dự án có phù hợp với khoản đầu tư cần thiết hay không. Nó thường được sử dụng để ra quyết định
bởi các nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành ở cấp độ dự án. Thông thường, nhu cầu kinh doanh và phân tích lợi ích chi
phí được đưa vào đề án kinh doanh để biện minh và thiết lập ranh giới cho dự án. Để biết thêm thông tin về trường hợp
kinh doanh, xem Phần 1.2.6.1. Đề án kinh doanh được tạo ra là kết quả của một hoặc nhiều điều sau đây:
77
khôngCầu thị trường (ví dụ: một nhà sản xuất ô tô cấp phép cho một dự án sản xuất ô tô tiết kiệm nhiên liệu hơn ở
ứng phó với tình trạng thiếu xăng),
khôngNhu cầu tổ chức (ví dụ: do chi phí chung cao, công ty có thể kết hợp các chức năng của nhân viên và sắp xếp hợp lý
quy trình để giảm chi phí),
khôngYêu cầu khách hàng (ví dụ: một công ty điện lực cho phép một dự án xây dựng một trạm biến áp mới để phục vụ một mạng lưới mới
khu công nghiệp),
khôngCông nghệ tân tiến (ví dụ: một hãng hàng không ủy quyền cho một dự án mới phát triển vé điện tử thay vì giấy
vé dựa trên tiến bộ công nghệ),
khôngYêu cầu pháp lý (ví dụ: một nhà sản xuất sơn ủy quyền cho một dự án thiết lập các hướng dẫn xử lý
vật liệu độc hại),
khôngTác động sinh thái (ví dụ: một công ty cho phép một dự án giảm thiểu tác động đến môi trường của nó), hoặc
khôngNhu cầu xã hội (ví dụ, một tổ chức phi chính phủ ở một nước đang phát triển cấp phép cho một dự án
cung cấp hệ thống nước uống được, nhà vệ sinh và giáo dục vệ sinh cho các cộng đồng có tỷ lệ mắc
bệnh tả cao).
Điều lệ dự án kết hợp các thông tin thích hợp cho dự án từ các tài liệu kinh doanh. Người quản lý dự án không
cập nhật hoặc sửa đổi các tài liệu kinh doanh vì chúng không phải là tài liệu dự án; tuy nhiên, người quản lý dự án
có thể đưa ra khuyến nghị.
4.1.1.2 THỎA THUẬN
Được mô tả trong phần 12.2.3.2. Các thỏa thuận được sử dụng để xác định ý định ban đầu cho một dự án. Các thỏa thuận có
thể ở dạng hợp đồng, biên bản ghi nhớ (MOU), thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA), thư thỏa thuận, thư bày tỏ ý định, thỏa thuận
bằng lời nói, email hoặc các thỏa thuận bằng văn bản khác. Thông thường, hợp đồng được sử dụng khi một dự án đang được
thực hiện cho khách hàng bên ngoài.
4.1.1.3 YẾU TỐ MÔI TRƯỜNG DOANH NGHIỆP
Các yếu tố môi trường doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến quy trình Điều lệ Dự án Phát triển bao gồm nhưng không giới
hạn ở:
ừ Tiêu chuẩn của chính phủ hoặc ngành (ví dụ: tiêu chuẩn sản phẩm, tiêu chuẩn chất lượng, tiêu chuẩn an toàn và tiêu chuẩn tay
nghề),
ừ Các yêu cầu pháp lý và quy định và/hoặc các ràng buộc,
ừ Điều kiện thị trường,
ừ Văn hóa tổ chức và môi trường chính trị,
ừ Khung quản trị tổ chức (một cách có cấu trúc để cung cấp quyền kiểm soát, chỉ đạo và phối hợp thông qua con người,
chính sách và quy trình để đáp ứng các mục tiêu hoạt động và chiến lược của tổ chức), và
ừ Kỳ vọng của các bên liên quan và ngưỡng rủi ro.

4.1.1.4 TÀI SẢN QUY TRÌNH TỔ CHỨC
Các tài sản quy trình tổ chức có thể ảnh hưởng đến quy trình Điều lệ Dự án Phát triển bao gồm nhưng không giới hạn
ở:
ừ Các chính sách, quy trình và thủ tục tiêu chuẩn của tổ chức;
ừ Khung quản trị danh mục đầu tư, chương trình và dự án (các chức năng và quy trình quản trị nhằm cung cấp hướng dẫn
và ra quyết định);
ừ Phương pháp giám sát và báo cáo;
ừ Mẫu (ví dụ: mẫu điều lệ dự án); Và
ừ Kho lưu trữ thông tin lịch sử và bài học kinh nghiệm (ví dụ: hồ sơ và tài liệu dự án, thông tin về kết
quả của các quyết định lựa chọn dự án trước đó và thông tin về hiệu suất dự án trước đó).
4.1.2 PHÁT TRIỂN ĐIỀU LỆ DỰ ÁN: CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT
4.1.2.1 ĐÁNH GIÁ CỦA CHUYÊN GIA
Đánh giá của chuyên gia được định nghĩa là đánh giá được đưa ra dựa trên kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực ứng dụng, Lĩnh vực Kiến
thức, chuyên ngành, ngành, v.v., phù hợp với hoạt động đang được thực hiện. Chuyên môn đó có thể được cung cấp bởi bất kỳ nhóm hoặc cá nhân
nào có trình độ học vấn, kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm hoặc đào tạo chuyên ngành.
Đối với quá trình này, chuyên môn cần được xem xét từ các cá nhân hoặc nhóm có kiến thức chuyên môn hoặc được đào tạo
về các chủ đề sau:
ừ Chiến lược tổ chức,
ừ Quản lý lợi ích,
ừ Kiến thức kỹ thuật về ngành và lĩnh vực trọng tâm của dự án,
ừ Dự toán thời gian và ngân sách, và
ừ Nhận dạng rủi ro.
79
4.1.2.2 THU THẬP DỮ LIỆU
Các kỹ thuật thu thập dữ liệu có thể được sử dụng cho quá trình này bao gồm nhưng không giới hạn ở:
ừ Động não.Kỹ thuật này được sử dụng để xác định danh sách các ý tưởng trong một khoảng thời gian ngắn. Nó được tiến hành
trong môi trường nhóm và được dẫn dắt bởi một người điều phối. Động não bao gồm hai phần: hình thành và phân tích ý tưởng.
Động não có thể được sử dụng để thu thập dữ liệu, giải pháp hoặc ý tưởng từ các bên liên quan, chuyên gia về chủ đề và thành
viên nhóm khi phát triển điều lệ dự án.
ừ Các nhóm tập trung.Được mô tả ở mục 5.2.2.2. Các nhóm tập trung tập hợp các bên liên quan và chuyên gia về chủ đề
đó để tìm hiểu về rủi ro dự án được nhận thức, tiêu chí thành công và các chủ đề khác theo cách trò chuyện nhiều hơn là
phỏng vấn trực tiếp.
ừ Phỏng vấn.Được mô tả ở mục 5.2.2.2. Các cuộc phỏng vấn được sử dụng để thu thập thông tin về các yêu cầu, giả định hoặc
ràng buộc cấp cao, tiêu chí phê duyệt và thông tin khác từ các bên liên quan bằng cách nói chuyện trực tiếp với họ.
4.1.2.3 KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ ĐỒNG ĐỘI
Các kỹ năng giao tiếp cá nhân và nhóm có thể được sử dụng cho quá trình này bao gồm nhưng không giới hạn ở:
ừ Quản trị xung đột.Được mô tả trong phần 9.5.2.1. Quản lý xung đột có thể được sử dụng để giúp các
bên liên quan thống nhất về mục tiêu, tiêu chí thành công, yêu cầu cấp cao, mô tả dự án, các cột mốc
tóm tắt và các yếu tố khác của điều lệ.
ừ Tạo điều kiện thuận lợi.Điều hành là khả năng hướng dẫn một cách hiệu quả một sự kiện nhóm để đưa ra quyết định, giải pháp
hoặc kết luận thành công. Người điều phối đảm bảo rằng có sự tham gia hiệu quả, những người tham gia đạt được sự hiểu biết
lẫn nhau, rằng mọi đóng góp đều được xem xét, rằng các kết luận hoặc kết quả có sự ủng hộ hoàn toàn theo quy trình quyết
định được thiết lập cho dự án và rằng các hành động và thỏa thuận đạt được được thực hiện một cách thích hợp. xử lý sau đó.
ừ Quản lý cuộc họp.Được mô tả trong phần 10.2.2.6. Quản lý cuộc họp bao gồm việc chuẩn bị chương trình nghị
sự, đảm bảo mời đại diện cho mỗi nhóm bên liên quan chính, đồng thời chuẩn bị và gửi các biên bản và hành
động tiếp theo.
4.1.2.4 CUỘC HỌP
Đối với quá trình này, các cuộc họp được tổ chức với các bên liên quan chính để xác định mục tiêu dự án, tiêu chí thành công,
sản phẩm bàn giao chính, yêu cầu cấp cao, các cột mốc tóm tắt và thông tin tóm tắt khác.

4.1.3 PHÁT TRIỂN ĐIỀU LỆ DỰ ÁN: ĐẦU RA
4.1.3.1 ĐIỀU LỆ DỰ ÁN
Điều lệ dự án là tài liệu do người khởi xướng hoặc nhà tài trợ dự án ban hành, chính thức cho phép sự tồn tại của dự
án và cung cấp cho người quản lý dự án quyền áp dụng các nguồn lực của tổ chức vào các hoạt động của dự án. Nó ghi
lại thông tin cấp cao về dự án và về sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả mà dự án mong muốn đáp ứng, chẳng hạn như:
ừ Mục đích dự án;
ừ Mục tiêu dự án có thể đo lường được và các tiêu chí thành công liên quan;
ừ Yêu cầu cấp cao;
ừ Mô tả dự án cấp cao, ranh giới và các sản phẩm bàn giao chính;
ừ Rủi ro tổng thể của dự án;
ừ Tóm tắt lịch trình các mốc quan trọng;
ừ Nguồn tài chính được phê duyệt trước;
ừ Danh sách các bên liên quan chính;
ừ Các yêu cầu phê duyệt dự án (tức là điều gì tạo nên thành công của dự án, ai quyết định dự án thành công
và ai ký phê duyệt dự án);
ừ Tiêu chí kết thúc dự án (tức là những điều kiện cần đáp ứng để đóng hoặc hủy bỏ dự án hoặc giai đoạn);
ừ Người quản lý dự án được phân công, trách nhiệm và cấp quyền hạn; Và
ừ Tên và thẩm quyền của nhà tài trợ hoặc người khác ủy quyền điều lệ dự án.
Ở cấp độ cao, điều lệ dự án đảm bảo sự hiểu biết chung của các bên liên quan về các kết quả chính, các mốc quan
trọng cũng như vai trò và trách nhiệm của mọi người tham gia vào dự án.
4.1.3.2 NHẬT KÝ GIẢ ĐỊNH
Các giả định và ràng buộc về chiến lược và hoạt động cấp cao thường được xác định trong trường hợp kinh doanh
trước khi dự án được bắt đầu và sẽ được đưa vào điều lệ dự án. Các giả định về hoạt động và nhiệm vụ ở cấp độ thấp
hơn được tạo ra trong suốt dự án như xác định các thông số kỹ thuật, ước tính, lịch trình, rủi ro, v.v. Nhật ký giả định
được sử dụng để ghi lại tất cả các giả định và ràng buộc trong suốt vòng đời dự án.
81
4.2 XÂY DỰNG KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN
Phát triển Kế hoạch quản lý dự án là quá trình xác định, chuẩn bị và điều phối tất cả các thành phần của kế hoạch và
hợp nhất chúng thành một kế hoạch quản lý dự án tích hợp. Lợi ích chính của quá trình này là tạo ra một tài liệu toàn
diện xác định cơ sở của tất cả công việc của dự án và cách thức thực hiện công việc. Quá trình này được thực hiện một
lần hoặc tại các điểm được xác định trước trong dự án. Đầu vào, công cụ, kỹ thuật và đầu ra của quy trình được mô tả
trong Hình 4-4. Hình 4-5 mô tả sơ đồ luồng dữ liệu cho quy trình.
Xây dựng kế hoạch quản lý dự án
. 1 Điều lệ dự án . 1 Nhận định của chuyên gia . 1 Kế hoạch quản lý dự án

. 2 Đầu ra từ các quá trình khác . 2 Thu thập dữ liệu
. 3 yếu tố môi trường doanh • Động não
nghiệp • Danh sách kiểm tra
. 4 Tài sản quy trình tổ chức • Nhóm tập trung

• Phỏng vấn
. 3 Kỹ năng cá nhân và nhóm
• Quản trị xung đột
• Tạo điều kiện thuận lợi
• Quản lý cuộc họp

. 4 cuộc họp
Hình 4-4. Xây dựng Kế hoạch quản lý dự án: Đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật và Đầu ra
4.1
điều lệ
• Điều lệ dự án
4.2 Dự án
Đầu ra từ Phát triển dự án Sự quản lý
Quy trình khác Quản lý•tôiPeroNjetct Kế hoạch
• Kế hoạch quản lý dự án
Kế hoạchđiều lệ
• Bất kỳ kế hoạch cơ sở
hoặc thành phần nào
Doanh nghiệp/
Tổ chức
• Yếu tố môi trường doanh nghiệp

Hình 4-5. Xây dựng kế hoạch quản lý dự án: Sơ đồ luồng dữ liệu

Kế hoạch quản lý dự án xác định cách thực hiện, giám sát, kiểm soát và kết thúc dự án. Nội dung của kế hoạch
quản lý dự án khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực ứng dụng và mức độ phức tạp của dự án.
Kế hoạch quản lý dự án có thể ở mức độ tóm tắt hoặc chi tiết. Mỗi kế hoạch thành phần được mô tả trong
phạm vi yêu cầu của dự án cụ thể. Kế hoạch quản lý dự án phải đủ mạnh để đáp ứng với môi trường dự án
luôn thay đổi. Sự linh hoạt này có thể mang lại thông tin chính xác hơn khi dự án tiến triển.
Kế hoạch quản lý dự án cần được xây dựng cơ sở; nghĩa là, cần xác định ít nhất các tham chiếu dự án về phạm vi, thời
gian và chi phí để có thể đo lường và so sánh việc thực hiện dự án với các tham chiếu đó và quản lý hiệu suất. Trước khi
xác định đường cơ sở, kế hoạch quản lý dự án có thể được cập nhật nhiều lần nếu cần thiết. Không có quy trình chính
thức được yêu cầu tại thời điểm đó. Tuy nhiên, một khi đã được căn cứ, nó chỉ có thể được thay đổi thông qua quy trình
Thực hiện Kiểm soát Thay đổi Tích hợp. Do đó, các yêu cầu thay đổi sẽ được tạo ra và quyết định bất cứ khi nào có yêu
cầu thay đổi. Điều này dẫn đến một kế hoạch quản lý dự án được xây dựng dần dần bằng các cập nhật được kiểm soát và
phê duyệt kéo dài cho đến khi kết thúc dự án.
Các dự án tồn tại trong bối cảnh của một chương trình hoặc danh mục đầu tư nên xây dựng một kế hoạch quản lý dự án nhất quán
với kế hoạch quản lý chương trình hoặc danh mục đầu tư đó. Ví dụ: nếu kế hoạch quản lý chương trình chỉ ra rằng tất cả các thay đổi
vượt quá chi phí cụ thể cần phải được ban kiểm soát thay đổi (CCB) xem xét, thì quy trình và ngưỡng chi phí này cần phải được xác định
trong kế hoạch quản lý dự án.
4.2.1 XÂY DỰNG KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN: ĐẦU VÀO
Được mô tả ở mục 4.1.3.1. Nhóm dự án sử dụng điều lệ dự án làm điểm khởi đầu cho việc lập kế hoạch dự án
ban đầu. Loại và lượng thông tin trong điều lệ dự án khác nhau tùy thuộc vào mức độ phức tạp của dự án và
thông tin được biết tại thời điểm tạo dự án. Tối thiểu, điều lệ dự án phải xác định thông tin cấp cao về dự án sẽ
được xây dựng trong các thành phần khác nhau của kế hoạch quản lý dự án.
4.2.1.2 ĐẦU RA TỪ CÁC QUY TRÌNH KHÁC
Đầu ra từ nhiều quy trình khác được mô tả trong Phần 5 đến 13 được tích hợp để tạo kế hoạch quản lý dự án.
Các kế hoạch phụ và đường cơ sở là đầu ra của các quy trình lập kế hoạch khác cũng là đầu vào của quy trình này.
Ngoài ra, những thay đổi đối với các tài liệu này có thể cần phải cập nhật kế hoạch quản lý dự án.
83
Các yếu tố môi trường doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến quá trình Phát triển Kế hoạch Quản lý Dự án bao gồm nhưng
không giới hạn ở:
nghề);
ừ Các yêu cầu và/hoặc ràng buộc pháp lý và quy định;
ừ Nội dung kiến thức quản lý dự án cho thị trường ngành dọc (ví dụ: xây dựng) và/hoặc lĩnh vực trọng tâm (ví dụ: phát
triển phần mềm về môi trường, an toàn, rủi ro hoặc linh hoạt);
ừ Cơ cấu tổ chức, văn hóa, thực tiễn quản lý và tính bền vững;
ừ Khung quản trị tổ chức (một cách thức có cấu trúc để cung cấp quyền kiểm soát, chỉ đạo và phối hợp thông qua con người, chính
sách và quy trình nhằm đáp ứng các mục tiêu hoạt động và chiến lược của tổ chức); Và
ừ Cơ sở hạ tầng (ví dụ: cơ sở vật chất hiện có và thiết bị vốn).
Các tài sản quy trình tổ chức có thể ảnh hưởng đến quy trình Kế hoạch quản lý dự án phát triển bao gồm nhưng không giới
hạn ở:
ừ Mẫu kế hoạch quản lý dự án, bao gồm:
khôngHướng dẫn và tiêu chí để điều chỉnh bộ quy trình tiêu chuẩn của tổ chức nhằm đáp ứng các nhu cầu cụ thể
của dự án và
khôngCác hướng dẫn hoặc yêu cầu kết thúc dự án, chẳng hạn như tiêu chí chấp nhận và xác nhận sản phẩm.
ừ Thay đổi quy trình kiểm soát, bao gồm các bước sửa đổi các tiêu chuẩn, chính sách, kế hoạch, thủ tục chính thức
của tổ chức hoặc bất kỳ tài liệu dự án nào cũng như cách thức phê duyệt và xác nhận mọi thay đổi;
ừ Các phương pháp giám sát và báo cáo, quy trình kiểm soát rủi ro và các yêu cầu liên lạc;
ừ Thông tin dự án từ các dự án tương tự trước đó (ví dụ: phạm vi, chi phí, tiến độ và cơ sở đo lường hiệu
suất, lịch dự án, sơ đồ mạng tiến độ dự án và sổ đăng ký rủi ro); Và
ừ Kho thông tin lịch sử và bài học kinh nghiệm.

4.2.2 XÂY DỰNG KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN: CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT
Được mô tả ở mục 4.1.2.1. Kiến thức chuyên môn cần được xem xét từ các cá nhân hoặc nhóm có kiến thức chuyên
môn hoặc được đào tạo về các chủ đề sau:
ừ Điều chỉnh quy trình quản lý dự án để đáp ứng nhu cầu của dự án, bao gồm sự phụ thuộc và tương tác giữa các
quy trình đó cũng như các đầu vào và đầu ra thiết yếu;
ừ Phát triển các thành phần bổ sung của kế hoạch quản lý dự án nếu cần thiết;
ừ Xác định các công cụ và kỹ thuật được sử dụng để hoàn thành các quy trình đó;
ừ Phát triển các chi tiết kỹ thuật và quản lý để đưa vào kế hoạch quản lý dự án;
ừ Xác định các nguồn lực và trình độ kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc dự án;
ừ Xác định mức độ quản lý cấu hình để áp dụng cho dự án;
ừ Xác định tài liệu dự án nào sẽ phải tuân theo quy trình kiểm soát thay đổi chính thức; Và
ừ Ưu tiên công việc của dự án để đảm bảo nguồn lực của dự án được phân bổ cho công việc phù hợp vào thời điểm
thích hợp.
4.2.2.2 THU THẬP DỮ LIỆU
Các kỹ thuật thu thập dữ liệu có thể được sử dụng cho quá trình này bao gồm nhưng không giới hạn ở:
ừ Động não.Được mô tả ở mục 4.1.2.2. Động não thường được sử dụng khi phát triển kế hoạch quản lý dự án để thu thập
ý tưởng và giải pháp về cách tiếp cận dự án. Những người tham dự bao gồm các thành viên trong nhóm dự án mặc dù
các chuyên gia về chủ đề khác (SME) hoặc các bên liên quan cũng có thể tham gia.
ừ danh sách kiểm tra.Được mô tả trong phần 11.2.2.2. Nhiều tổ chức có sẵn danh sách kiểm tra được tiêu chuẩn hóa dựa trên
kinh nghiệm của chính họ hoặc sử dụng danh sách kiểm tra của ngành. Danh sách kiểm tra có thể hướng dẫn người quản lý dự
án phát triển kế hoạch hoặc có thể giúp xác minh rằng tất cả thông tin cần thiết đều có trong kế hoạch quản lý dự án.
ừ Các nhóm tập trung.Được mô tả ở mục 5.2.2.2. Các nhóm tập trung tập hợp các bên liên quan lại với nhau để thảo luận
về phương pháp quản lý dự án và sự tích hợp của các thành phần khác nhau trong kế hoạch quản lý dự án.
ừ Phỏng vấn.Được mô tả ở mục 5.2.2.2. Các cuộc phỏng vấn được sử dụng để thu thập thông tin cụ thể từ các bên liên quan nhằm
xây dựng kế hoạch quản lý dự án hoặc bất kỳ kế hoạch thành phần hoặc tài liệu dự án nào.
85
Các kỹ năng cá nhân và nhóm được sử dụng khi phát triển kế hoạch quản lý dự án bao gồm:
ừ Quản trị xung đột.Được mô tả trong phần 9.5.2.1. Quản lý xung đột có thể cần thiết để đưa các bên liên quan
khác nhau thống nhất về tất cả các khía cạnh của kế hoạch quản lý dự án.
ừ Tạo điều kiện thuận lợi.Được mô tả ở mục 4.1.2.3. Việc tạo điều kiện thuận lợi đảm bảo rằng có sự tham gia hiệu quả, những
người tham gia đạt được sự hiểu biết lẫn nhau, mọi đóng góp đều được xem xét và các kết luận hoặc kết quả có sự ủng hộ hoàn
toàn theo quy trình quyết định được thiết lập cho dự án.
ừ Quản lý cuộc họp.Được mô tả trong phần 10.2.2.6. Quản lý cuộc họp là cần thiết để đảm bảo rằng nhiều
cuộc họp cần thiết để phát triển, thống nhất và thống nhất về kế hoạch quản lý dự án được tổ chức tốt.
Đối với quá trình này, các cuộc họp được sử dụng để thảo luận về cách tiếp cận dự án, xác định cách thức thực hiện
công việc để hoàn thành các mục tiêu của dự án và thiết lập cách thức giám sát và kiểm soát dự án.
Cuộc họp khởi động dự án thường gắn liền với việc kết thúc việc lập kế hoạch và bắt đầu thực hiện. Mục đích của nó là
truyền đạt các mục tiêu của dự án, đạt được sự cam kết của nhóm đối với dự án và giải thích vai trò và trách nhiệm của
từng bên liên quan. Việc khởi động có thể diễn ra ở những thời điểm khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm của dự án:
ừ Đối với các dự án nhỏ, thường chỉ có một nhóm thực hiện việc lập kế hoạch và thực hiện. Trong trường hợp này, việc
khởi động diễn ra ngay sau khi bắt đầu, trong Nhóm Quy trình Lập kế hoạch, vì nhóm tham gia vào việc lập kế hoạch.
ừ Trong các dự án lớn, nhóm quản lý dự án thường thực hiện phần lớn việc lập kế hoạch và phần còn lại của nhóm
dự án sẽ được thực hiện khi kế hoạch ban đầu hoàn tất, khi bắt đầu phát triển/triển khai. Trong trường hợp này,
cuộc họp khởi động diễn ra với các quy trình trong Nhóm Quy trình Thực thi.
Các dự án nhiều giai đoạn thường sẽ bao gồm một cuộc họp khởi động vào đầu mỗi giai đoạn.
4.2.3 XÂY DỰNG KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN: ĐẦU RA
4.2.3.1 KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN
Kế hoạch quản lý dự án là tài liệu mô tả cách thức thực hiện, giám sát, kiểm soát và kết thúc dự án. Nó
tích hợp và hợp nhất tất cả các kế hoạch quản lý và đường cơ sở của công ty con cũng như các thông tin cần
thiết khác để quản lý dự án. Nhu cầu của dự án xác định những thành phần nào của kế hoạch quản lý dự án
là cần thiết.

Các thành phần kế hoạch quản lý dự án bao gồm nhưng không giới hạn ở:
ừ Kế hoạch quản lý phụ:
khôngKế hoạch quản lý phạm viĐược mô tả ở phần 5.1.3.1. Thiết lập cách xác định, phát triển phạm vi,
được theo dõi, kiểm soát và xác nhận.
khôngKế hoạch quản lý yêu cầu.Được mô tả ở phần 5.1.3.2. Thiết lập các yêu cầu sẽ như thế nào
được phân tích, ghi lại và quản lý.
khôngKế hoạch quản lý lịch trình.Được mô tả ở mục 6.1.3.1. Thiết lập các tiêu chí và hoạt động cho
xây dựng, theo dõi và kiểm soát tiến độ.
khôngKế hoạch quản lý chi phí.Được mô tả ở phần 7.1.3.1. Thiết lập các chi phí sẽ được lập kế hoạch, cơ cấu,
và được kiểm soát.
khôngKế hoạch quản lý chất lượng.Được mô tả trong phần 8.1.3.1. Thiết lập các chính sách chất lượng của tổ chức như thế nào,
các phương pháp và tiêu chuẩn sẽ được thực hiện trong dự án.
khôngKế hoạch quản lý tài nguyên.Được mô tả trong Phần 9.1.3.1 Cung cấp hướng dẫn về cách sử dụng các nguồn lực của dự án
được phân loại, phân bổ, quản lý và phát hành.

khôngKế hoạch quản lý truyền thông.Được mô tả ở mục 10.1.3.1. Thiết lập như thế nào, khi nào và bởi ai
thông tin về dự án sẽ được quản lý và phổ biến.
khôngKế hoạch quản lý rủi ro.Được mô tả ở mục 11.1.3.1. Thiết lập các hoạt động quản lý rủi ro sẽ như thế nào
được cấu trúc và thực hiện.
khôngKế hoạch quản lý mua sắm.Được mô tả ở mục 12.1.3.1. Thiết lập cách nhóm dự án sẽ thu thập
hàng hóa và dịch vụ từ bên ngoài tổ chức thực hiện.
khôngKế hoạch tham gia của các bên liên quan.Được mô tả ở mục 13.2.3.1. Thiết lập cách các bên liên quan sẽ tham gia
trong các quyết định và thực hiện dự án, theo nhu cầu, lợi ích và tác động của họ.
ừ Đường cơ sở:
khôngPhạm vi cơ sở.Được mô tả ở phần 5.4.3.1. Phiên bản đã được phê duyệt của tuyên bố phạm vi, phân tích công việc
cấu trúc (WBS) và từ điển WBS liên quan của nó, được sử dụng làm cơ sở để so sánh.
khôngLịch trình cơ sở.Được mô tả ở phần 6.5.3.1. Phiên bản đã được phê duyệt của mô hình lịch trình được sử dụng làm
cơ sở để so sánh với kết quả thực tế.

khôngChi phí cơ bản.Được mô tả trong phần 7.3.3.1. Phiên bản ngân sách dự án theo từng giai đoạn đã được phê duyệt
làm cơ sở để so sánh với kết quả thực tế.
87
ừ Các thành phần bổ sung.Hầu hết các thành phần của kế hoạch quản lý dự án đều được tạo ra dưới dạng đầu ra từ các quy trình khác,
mặc dù một số thành phần được tạo ra trong quá trình này. Những thành phần được phát triển như một phần của quá trình này sẽ phụ
thuộc vào dự án; tuy nhiên, chúng thường bao gồm nhưng không giới hạn ở:
khôngThay đổi kế hoạch quản lý.Mô tả các yêu cầu thay đổi trong suốt dự án sẽ được chính thức như thế nào
được ủy quyền và thành lập.
khôngKế hoạch quản lý cấu hình.Mô tả cách thông tin về các hạng mục của dự án (và những hạng mục nào
hạng mục) sẽ được ghi lại và cập nhật để sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả của dự án vẫn nhất quán và/hoặc có
hiệu quả.
khôngĐường cơ sở đo lường hiệu suất.Một kế hoạch tổng hợp về phạm vi-tiến độ-chi phí cho công việc của dự án
việc thực hiện dự án được so sánh để đo lường và quản lý hiệu suất.
khôngVòng đời dự án.Mô tả một loạt các giai đoạn mà một dự án trải qua từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.
khôngCách tiếp cận phát triển.Mô tả cách tiếp cận phát triển sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả, chẳng hạn như dự đoán,
mô hình lặp, linh hoạt hoặc kết hợp.
khôngĐánh giá của quản lý.Xác định các điểm trong dự án khi người quản lý dự án và các bên liên quan
sẽ xem xét tiến độ dự án để xác định xem hiệu suất có như mong đợi hay không hoặc liệu có cần thực hiện các hành động phòng ngừa hoặc
khắc phục hay không.
Mặc dù kế hoạch quản lý dự án là một trong những tài liệu chính được sử dụng để quản lý dự án, các tài liệu dự án
khác cũng được sử dụng. Những tài liệu khác này không nằm trong kế hoạch quản lý dự án; tuy nhiên, chúng cần thiết
để quản lý dự án một cách hiệu quả. Bảng 4-1 là danh sách tiêu biểu của các thành phần kế hoạch quản lý dự án và tài
liệu dự án.

Bảng 4-1. Kế hoạch quản lý dự án và tài liệu dự án
Kế hoạch quản lý dự án Tài liệu dự án

1. Kế hoạch quản lý phạm vi 1. Thuộc tính hoạt động 19. Đo lường kiểm soát chất lượng
2. Kế hoạch quản lý yêu cầu 2. Danh sách hoạt động 20. Chỉ số chất lượng
3. Kế hoạch quản lý tiến độ 3. Nhật ký giả định 21. Báo cáo chất lượng
4. Kế hoạch quản lý chi phí 4. Cơ sở ước tính 22. Tài liệu yêu cầu
5. Kế hoạch quản lý chất lượng 5. Nhật ký thay đổi 23. Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu
6. Kế hoạch quản lý tài nguyên 6. Dự toán chi phí 24. Cấu trúc phân chia tài nguyên
7. Kế hoạch quản lý truyền thông 7. Dự báo chi phí 25. Lịch tài nguyên
8. Kế hoạch quản lý rủi ro 8. Ước tính thời lượng 26. Yêu cầu về nguồn lực
9. Kế hoạch quản lý đấu thầu 9. Nhật ký phát hành 27. Sổ đăng ký rủi ro
10. Kế hoạch tham gia của các bên liên quan 10. Đăng ký bài học kinh nghiệm 28. Báo cáo rủi ro
11. Kế hoạch quản lý thay đổi 11. Danh sách cột mốc 29. Lịch trình dữ liệu
12. Kế hoạch quản lý cấu hình 12. Phân công tài nguyên vật lý 30. Lập kế hoạch dự báo
13. Phạm vi cơ sở 13. Lịch dự án 31. Sổ đăng ký các bên liên quan
14. Lịch trình cơ sở 14. Truyền thông dự án 32. Điều lệ đội

15. Chi phí cơ sở 15. Tiến độ dự án 33. Hồ sơ kiểm tra, đánh giá
16. Đường cơ sở đo lường hiệu suất 16. Sơ đồ mạng tiến độ dự án
17. Mô tả vòng đời dự án 17. Tuyên bố phạm vi dự án
18. Cách tiếp cận phát triển 18. Phân công nhóm dự án
89
4.3 TRỰC TIẾP VÀ QUẢN LÝ CÔNG TRÌNH DỰ ÁN
Chỉ đạo và quản lý công việc dự án là quá trình lãnh đạo và thực hiện công việc được xác định trong kế hoạch quản lý
dự án và thực hiện các thay đổi đã được phê duyệt để đạt được mục tiêu của dự án. Lợi ích chính của quy trình này là nó
cung cấp khả năng quản lý tổng thể công việc và sản phẩm của dự án, do đó cải thiện khả năng thành công của dự án.
Quá trình này được thực hiện xuyên suốt dự án. Đầu vào, công cụ, kỹ thuật và đầu ra của quy trình được mô tả trong
Hình 4-6. Hình 4-7 mô tả sơ đồ luồng dữ liệu cho quy trình.
Chỉ đạo và quản lý công việc dự án
. 1 Kế hoạch quản lý dự án . 1 Nhận định của chuyên gia . 1 Sản phẩm bàn giao
• Bất kỳ thành phần nào . 2 Hệ thống thông tin . 2 Dữ liệu hiệu suất làm việc
. 2 Tài liệu dự án quản lý dự án . 3 Nhật ký phát hành
• Nhật ký thay đổi . 3 cuộc họp . 4 Yêu cầu thay đổi

• Đăng ký bài học kinh nghiệm . 5 Kế hoạch quản lý dự án
• Danh sách cột mốc cập nhật
• Truyền thông dự án • Bất kỳ thành phần nào
• Tiến độ dự án . 6 Cập nhật tài liệu dự án
• Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu • Danh sách hoạt động
cầu • Nhật ký giả định

• Đăng ký rủi ro • Đăng ký bài học kinh nghiệm
• Báo cáo rủi ro • Yêu cầu
. 3 Yêu cầu thay đổi được phê duyệt tài liệu
. 4 yếu tố môi trường doanh • Đăng ký rủi ro
nghiệp • Sổ đăng ký các bên liên quan
. 5 Tài sản quy trình tổ chức . 7 Cập nhật tài sản quy trình tổ
chức
Hình 4-6. Chỉ đạo và quản lý công việc dự án: Đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật và Đầu ra

Dự án 4.4
Sự quản lý Quản lý dự án
Kế hoạch
• Sản phẩm bàn giao Kiến thức
Kế hoạch quản lý dự án
• Bất kỳ thành phần nào
4.6
Thực hiện tích hợp
Kiểm soát thay đổi
• Thay đổi yêu cầu
• Sản phẩm bàn giao
8.3
Điều khiển
• Sản phẩm bàn giao Chất lượng
Dự án
Sự quản lý
Kế hoạch
Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
4.3
Dự án trực tiếp và
Các tài liệu Quản lý • Nhật ký phát hành
Dự án công việc
tài liệu dự án
• Nhật ký thay đổi
• Dữ liệu hiệu suất làm việc Dự án
• Đăng ký bài học kinh nghiệm Các tài liệu
• Danh sách cột mốc Cập nhật tài liệu dự án
• Truyền thông dự án • Danh sách hoạt động
• Tiến độ dự án • Nhật ký giả định

• Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu • Đăng ký bài học kinh nghiệm
cầu • Tài liệu yêu cầu
• Đăng ký rủi ro • Đăng ký rủi ro
• Báo cáo rủi ro • Sổ đăng ký các bên liên quan
5.5. 5.6
Doanh nghiệp/
Xác thực Điều khiển
Tổ chức
4.6 Phạm vi Phạm vi • Cập nhật tài sản quy
Trình diễn trình tổ chức
tích hợp
• Yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt

6,6 7.4 8.3 9,6
Điều khiển Điều khiển Điều khiển Điều khiển
lịch trình chi phí Chất lượng Tài nguyên
Doanh nghiệp/
Tổ chức
13.4
10.3 11.7 12.3 Màn hình
Màn hình Màn hình Điều khiển
• Yếu tố môi trường doanh nghiệp Cổ đông
Truyền thông rủi ro mua sắm
• Tài sản quy trình tổ chức tương tác
Hình 4-7. Chỉ đạo và quản lý công việc dự án: Sơ đồ luồng dữ liệu
91
Chỉ đạo và Quản lý Công việc Dự án bao gồm việc thực hiện các hoạt động dự án đã lên kế hoạch để hoàn thành các sản phẩm bàn giao của dự
án và hoàn thành các mục tiêu đã thiết lập. Các nguồn lực sẵn có được phân bổ, việc sử dụng hiệu quả của chúng được quản lý và những thay đổi
trong kế hoạch dự án xuất phát từ việc phân tích dữ liệu và thông tin về hiệu suất công việc được thực hiện. Quy trình Chỉ đạo và Quản lý Công việc
Dự án bị ảnh hưởng trực tiếp bởi lĩnh vực ứng dụng dự án. Sản phẩm bàn giao được tạo ra dưới dạng đầu ra từ các quy trình được thực hiện để
hoàn thành công việc của dự án theo kế hoạch và lịch trình trong kế hoạch quản lý dự án.
Người quản lý dự án, cùng với nhóm quản lý dự án, chỉ đạo việc thực hiện các hoạt động dự án đã lên kế hoạch và quản lý các
giao diện tổ chức và kỹ thuật khác nhau tồn tại trong dự án. Chỉ đạo và Quản lý Công việc Dự án cũng yêu cầu xem xét tác động
của tất cả các thay đổi trong dự án và việc thực hiện các thay đổi đã được phê duyệt: hành động khắc phục, hành động phòng
ngừa và/hoặc sửa chữa sai sót.
Trong quá trình thực hiện dự án, dữ liệu hiệu suất công việc được thu thập và truyền đạt tới các quy trình kiểm soát hiện hành để
phân tích. Phân tích dữ liệu hiệu suất công việc cung cấp thông tin về trạng thái hoàn thành của các sản phẩm bàn giao và các chi tiết
liên quan khác về hiệu suất dự án. Dữ liệu về hiệu suất công việc cũng sẽ được sử dụng làm đầu vào cho Nhóm Quy trình Giám sát và
Kiểm soát và có thể được sử dụng làm phản hồi về các bài học kinh nghiệm nhằm cải thiện hiệu suất của các gói công việc trong tương
lai.
4.3.1 TRỰC TIẾP VÀ QUẢN LÝ CÔNG TRÌNH DỰ ÁN: ĐẦU VÀO
Được mô tả ở mục 4.2.3.1. Bất kỳ thành phần nào của kế hoạch quản lý dự án đều có thể là đầu vào cho quá trình này.
4.3.1.2 TÀI LIỆU DỰ ÁN
Các tài liệu dự án có thể được coi là đầu vào cho quá trình này bao gồm nhưng không giới hạn ở:
ừ Nhật ký thay đổi.Được mô tả ở phần 4.6.3.3. Nhật ký thay đổi chứa trạng thái của tất cả các yêu cầu thay đổi.
ừ Bài học kinh nghiệm đăng ký.Được mô tả ở mục 4.4.3.1. Bài học kinh nghiệm được sử dụng để cải thiện hiệu suất của
dự án và tránh lặp lại sai lầm. Việc đăng ký giúp xác định nơi đặt các quy tắc hoặc hướng dẫn để các hành động của
nhóm được thống nhất.
ừ Danh sách cột mốc.Được mô tả ở phần 6.2.3.3. Danh sách cột mốc hiển thị ngày dự kiến cho các cột mốc cụ thể.
ừ Truyền thông dự án.Được mô tả ở phần 10.2.3.1. Thông tin liên lạc của dự án bao gồm các báo cáo hiệu suất,
trạng thái bàn giao và các thông tin khác do dự án tạo ra.

ừ Lịch trình dự án.Được mô tả ở phần 6.5.3.2. Lịch trình ít nhất bao gồm danh sách các hoạt động công việc, thời lượng,
nguồn lực và ngày bắt đầu và kết thúc theo kế hoạch.
ừ Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu.Được mô tả ở phần 5.2.3.2. Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu liên kết các yêu
cầu sản phẩm với các sản phẩm bàn giao đáp ứng chúng và giúp tập trung vào kết quả cuối cùng.
ừ Đăng ký rủi ro.Được mô tả ở mục 11.2.3.1. Sổ đăng ký rủi ro cung cấp thông tin về các mối đe dọa và cơ hội có thể ảnh
hưởng đến việc thực hiện dự án.
ừ Báo cáo rủi ro.Được mô tả trong phần 11.2.3.2. Báo cáo rủi ro cung cấp thông tin về các nguồn rủi ro tổng thể của dự án cùng
với thông tin tóm tắt về các rủi ro dự án riêng lẻ đã được xác định.
4.3.1.3 YÊU CẦU THAY ĐỔI ĐƯỢC PHÊ DUYỆT
Được mô tả ở phần 4.6.3.1. Các yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt là đầu ra của quy trình Thực hiện Kiểm soát Thay đổi Tích
hợp và bao gồm những yêu cầu đó được người quản lý dự án hoặc ban kiểm soát thay đổi (CCB) xem xét và phê duyệt để triển
khai khi có thể. Yêu cầu thay đổi được phê duyệt có thể là hành động khắc phục, hành động phòng ngừa hoặc sửa chữa sai sót.
Các yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt được nhóm dự án lên lịch và thực hiện và có thể tác động đến bất kỳ lĩnh vực nào của dự
án hoặc kế hoạch quản lý dự án. Các yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt cũng có thể sửa đổi các thành phần kế hoạch quản lý
dự án hoặc tài liệu dự án được kiểm soát chính thức.
Các yếu tố môi trường doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến quy trình Chỉ đạo và Quản lý Công việc Dự án bao gồm nhưng không giới
hạn ở:
ừ Cơ cấu tổ chức, văn hóa, thực tiễn quản lý và tính bền vững;
ừ Cơ sở hạ tầng (ví dụ: cơ sở vật chất và thiết bị vốn hiện có); Và
ừ Ngưỡng rủi ro của các bên liên quan (ví dụ: tỷ lệ vượt chi phí cho phép).
93
Các tài sản quy trình tổ chức có thể ảnh hưởng đến quy trình Chỉ đạo và Quản lý Công việc Dự án bao gồm nhưng không giới
hạn ở:
ừ Các quy trình quản lý vấn đề và khiếm khuyết xác định các biện pháp kiểm soát vấn đề và khiếm khuyết, xác định và giải quyết vấn đề và khiếm
khuyết cũng như theo dõi mục hành động;
ừ (Các) cơ sở dữ liệu quản lý sự cố và lỗi có chứa trạng thái lỗi và sự cố lịch sử, cách giải quyết sự cố và lỗi cũng như
kết quả của mục hành động;
ừ Cơ sở dữ liệu đo lường hiệu suất được sử dụng để thu thập và cung cấp dữ liệu đo lường có sẵn về các quy trình và sản
phẩm;
ừ Thay đổi quy trình kiểm soát và kiểm soát rủi ro; Và
ừ Thông tin dự án từ các dự án trước đó (ví dụ: phạm vi, chi phí, tiến độ, đường cơ sở đo lường hiệu suất, lịch dự án,
sơ đồ mạng lịch trình dự án, sổ đăng ký rủi ro, báo cáo rủi ro và kho lưu trữ bài học kinh nghiệm).
4.3.2 TRỰC TIẾP VÀ QUẢN LÝ CÔNG TRÌNH DỰ ÁN: CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT
Được mô tả ở mục 4.1.2.1. Kiến thức chuyên môn cần được xem xét từ các cá nhân hoặc nhóm có kiến thức chuyên môn hoặc được
đào tạo về các chủ đề sau:
ừ Quản lý chi phí và ngân sách,
ừ Pháp lý và mua sắm,
ừ Pháp luật và các quy định, và
ừ Quản trị tổ chức.

4.3.2.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DỰ ÁN (PMIS)
PMIS cung cấp quyền truy cập vào các công cụ phần mềm công nghệ thông tin (CNTT), chẳng hạn như công cụ phần mềm
lập kế hoạch, hệ thống ủy quyền công việc, hệ thống quản lý cấu hình, hệ thống thu thập và phân phối thông tin, cũng như giao
diện với các hệ thống tự động trực tuyến khác như kho lưu trữ cơ sở tri thức của công ty. Việc thu thập và báo cáo tự động về các
chỉ số hiệu suất chính (KPI) có thể là một phần của hệ thống này.
Các cuộc họp được sử dụng để thảo luận và giải quyết các chủ đề thích hợp của dự án khi chỉ đạo và quản lý công việc dự án. Những
người tham dự có thể bao gồm người quản lý dự án, nhóm dự án và các bên liên quan thích hợp có liên quan hoặc bị ảnh hưởng bởi các
chủ đề được đề cập. Mỗi người tham dự phải có một vai trò xác định để đảm bảo sự tham gia phù hợp. Các loại cuộc họp bao gồm nhưng
không giới hạn ở: lập kế hoạch khởi động, kỹ thuật, chạy nước rút hoặc lặp lại, các cuộc họp dự kiến hàng ngày về Scrum, nhóm chỉ đạo,
giải quyết vấn đề, cập nhật tiến độ và các cuộc họp hồi cứu.
4.3.3 TRỰC TIẾP VÀ QUẢN LÝ CÔNG TRÌNH DỰ ÁN: ĐẦU RA
4.3.3.1 HÀNG GIAO HÀNG
Sản phẩm bàn giao là bất kỳ sản phẩm, kết quả hoặc khả năng duy nhất và có thể kiểm chứng nào để thực hiện một dịch vụ được yêu
cầu sản xuất để hoàn thành một quy trình, giai đoạn hoặc dự án. Sản phẩm bàn giao thường là kết quả của dự án và có thể bao gồm các
thành phần của kế hoạch quản lý dự án.
Kiểm soát thay đổi nên được áp dụng sau khi phiên bản đầu tiên của sản phẩm được bàn giao đã được hoàn thành. Việc kiểm soát
nhiều phiên bản hoặc phiên bản của sản phẩm bàn giao (ví dụ: tài liệu, phần mềm và khối xây dựng) được hỗ trợ bởi các quy trình và
công cụ quản lý cấu hình.
4.3.3.2 DỮ LIỆU HIỆU SUẤT LÀM VIỆC
Dữ liệu hiệu suất công việc là những quan sát và đo lường thô được xác định trong các hoạt động được thực hiện để thực
hiện công việc của dự án. Dữ liệu thường được xem là mức độ chi tiết thấp nhất mà từ đó thông tin được lấy từ các quy trình
khác. Dữ liệu được thu thập thông qua việc thực hiện công việc và được chuyển đến các quy trình kiểm soát để phân tích thêm.
Ví dụ về dữ liệu hiệu suất công việc bao gồm công việc đã hoàn thành, các chỉ số hiệu suất chính (KPI), thước đo hiệu suất kỹ thuật,
ngày bắt đầu và kết thúc thực tế của các hoạt động trong lịch trình, các điểm câu chuyện đã hoàn thành, trạng thái sản phẩm bàn giao,
tiến độ theo lịch trình, số lượng yêu cầu thay đổi, số lượng lỗi, chi phí thực tế phát sinh, thời hạn thực tế, v.v.
95
4.3.3.3 NHẬT KÝ VẤN ĐỀ
Trong suốt vòng đời của một dự án, người quản lý dự án thường sẽ phải đối mặt với các vấn đề, lỗ hổng, sự không nhất quán hoặc
xung đột xảy ra bất ngờ và đòi hỏi một số hành động để chúng không ảnh hưởng đến hiệu suất của dự án. Nhật ký vấn đề là một tài liệu
dự án trong đó tất cả các vấn đề được ghi lại và theo dõi. Dữ liệu về các vấn đề có thể bao gồm:
ừ Các loại vấn đề,
ừ Ai nêu vấn đề và khi nào,
ừ Sự miêu tả,
ừ Sự ưu tiên,
ừ Ai được giao nhiệm vụ này,
ừ Ngày giải quyết mục tiêu,
ừ Tình trạng và
ừ Giải pháp cuối cùng.
Nhật ký vấn đề sẽ giúp người quản lý dự án theo dõi và quản lý các vấn đề một cách hiệu quả, đảm bảo rằng chúng được điều
tra và giải quyết. Nhật ký sự cố được tạo lần đầu tiên dưới dạng đầu ra của quá trình này, mặc dù sự cố có thể xảy ra bất kỳ lúc
nào trong dự án. Nhật ký vấn đề được cập nhật nhờ các hoạt động giám sát và kiểm soát trong suốt vòng đời của dự án.
4.3.3.4 YÊU CẦU THAY ĐỔI
Yêu cầu thay đổi là một đề xuất chính thức để sửa đổi bất kỳ tài liệu, sản phẩm hoặc đường cơ sở nào. Khi phát hiện thấy vấn đề trong khi công
việc của dự án đang được thực hiện, các yêu cầu thay đổi có thể được gửi, điều này có thể sửa đổi các chính sách hoặc thủ tục của dự án, phạm vi
dự án hoặc sản phẩm, chi phí hoặc ngân sách dự án, tiến độ dự án hoặc chất lượng của kết quả dự án hoặc sản phẩm. Các yêu cầu thay đổi khác
bao gồm các hành động phòng ngừa hoặc khắc phục cần thiết để ngăn chặn tác động tiêu cực sau này của dự án. Bất kỳ bên liên quan nào của dự
án đều có thể yêu cầu thay đổi. Các yêu cầu thay đổi được xử lý để xem xét và xử lý thông qua quy trình Thực hiện Kiểm soát Thay đổi Tích hợp
(Phần 4.6). Các yêu cầu thay đổi có thể được bắt đầu từ bên trong hoặc bên ngoài dự án và chúng có thể là tùy chọn hoặc bắt buộc về mặt pháp lý/
hợp đồng. Yêu cầu thay đổi có thể bao gồm:
ừ Hành động khắc phục.Một hoạt động có chủ ý nhằm sắp xếp lại hiệu suất của công việc dự án với kế hoạch quản
lý dự án.
ừ Hành động phòng ngừa.Một hoạt động có chủ ý nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động trong tương lai của công việc dự án phù
hợp với kế hoạch quản lý dự án.
ừ Sửa chữa khiếm khuyết.Hoạt động có chủ ý nhằm sửa đổi một sản phẩm hoặc thành phần sản phẩm không phù hợp.
ừ Cập nhật.Những thay đổi đối với các tài liệu, kế hoạch, v.v. của dự án được kiểm soát chính thức để phản ánh các ý tưởng hoặc nội dung được sửa đổi hoặc bổ
sung.

4.3.3.5 CẬP NHẬT KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN
Mọi thay đổi đối với kế hoạch quản lý dự án đều phải trải qua quy trình kiểm soát thay đổi của tổ chức thông qua yêu cầu
thay đổi. Bất kỳ thành phần nào của kế hoạch quản lý dự án đều có thể yêu cầu yêu cầu thay đổi do quá trình này.
4.3.3.6 CẬP NHẬT TÀI LIỆU DỰ ÁN
Các tài liệu dự án có thể được cập nhật do thực hiện quá trình này bao gồm nhưng không giới hạn ở:
ừ Danh sách hoạt động.Được mô tả ở phần 6.2.3.1. Danh sách hoạt động có thể được cập nhật với các hoạt động bổ sung hoặc sửa đổi sẽ được thực
hiện để hoàn thành công việc của dự án.
ừ Nhật ký giả định.Được mô tả ở mục 4.1.3.2. Các giả định và ràng buộc mới có thể được thêm vào, đồng thời trạng thái
của các giả định và ràng buộc hiện tại có thể được cập nhật hoặc loại bỏ.
ừ Bài học kinh nghiệm đăng ký.Được mô tả ở mục 4.4.3.1. Bất kỳ bài học kinh nghiệm nào sẽ cải thiện hiệu suất cho các dự án
hiện tại hoặc tương lai đều được ghi lại khi học được.
ừ Tài liệu yêu cầu.Được mô tả ở mục 5.2.3.1. Các yêu cầu mới có thể được xác định trong quá trình này.
Tiến trình đáp ứng yêu cầu cũng có thể được cập nhật.
ừ Đăng ký rủi ro.Được mô tả ở mục 11.2.3.1. Những rủi ro mới có thể được xác định và những rủi ro hiện có có thể được cập nhật
trong quá trình này. Rủi ro được ghi nhận vào sổ đăng ký rủi ro thông qua quy trình quản lý rủi ro.
ừ Sổ đăng ký các bên liên quan.Được mô tả trong Phần 13.1.3.1.Khi thông tin bổ sung về các bên liên quan hiện tại hoặc mới
được thu thập do quá trình này, thông tin đó sẽ được ghi vào sổ đăng ký bên liên quan.
4.3.3.7 CẬP NHẬT TÀI SẢN QUY TRÌNH TỔ CHỨC
Bất kỳ tài sản quy trình tổ chức nào cũng có thể được cập nhật do quá trình này.
97
4.4 QUẢN LÝ KIẾN THỨC DỰ ÁN
Quản lý kiến thức dự án là quá trình sử dụng kiến thức hiện có và tạo ra kiến thức mới để đạt được mục tiêu của
dự án và đóng góp cho việc học hỏi của tổ chức. Lợi ích chính của quy trình này là kiến thức có trước của tổ chức được
tận dụng để tạo ra hoặc cải thiện kết quả của dự án và kiến thức do dự án tạo ra có sẵn để hỗ trợ các hoạt động của tổ
chức cũng như các dự án hoặc giai đoạn trong tương lai. Quá trình này được thực hiện xuyên suốt dự án. Đầu vào, công
cụ, kỹ thuật và đầu ra của quy trình được mô tả trong Hình 4-8. Hình 4-9 mô tả sơ đồ luồng dữ liệu cho quy trình.
Quản lý kiến thức dự án
. 1 Kế hoạch quản lý dự án . 1 Nhận định của chuyên gia . 1 Bài học kinh nghiệm đăng ký
• Tất cả các thành phần . 2 Quản lý tri thức . 2 Cập nhật kế hoạch quản lý
. 2 Tài liệu dự án . 3 Quản lý thông tin dự án
• Đăng ký bài học kinh nghiệm . 4 Kỹ năng làm việc nhóm và cá nhân • Bất kỳ thành phần nào
• Nhiệm vụ của nhóm dự án • Lắng nghe tích cực . 3 Tài sản quy trình tổ chức
• Phân tích tài nguyên • Tạo điều kiện thuận lợi cập nhật
kết cấu • Khả năng lãnh đạo
• Tiêu chí lựa chọn nguồn • Kết nối mạng

• Sổ đăng ký các bên liên quan • Nhận thức chính trị
. 3 sản phẩm bàn giao
. 4 yếu tố môi trường doanh

nghiệp
. 5 Tài sản quy trình tổ chức
Hình 4-8. Quản lý kiến thức dự án: Đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật và Đầu ra

Dự án
Sự quản lý
Kế hoạch
Quản lý dự án
kế hoạch cập nhật
Dự án
Sự quản lý
Kế hoạch
Dự án
Kế hoạch quản lý dự án Các tài liệu
• Tất cả các thành phần • Bài học kinh nghiệm
đăng ký
4.4
Dự án Quản lý Doanh nghiệp/
Các tài liệu Dự án•cPtdự án Tổ chức

• Cập nhật tài sản quy
Hiểu biếtcghenghệ sĩ
trình tổ chức
• Đăng ký bài học kinh nghiệm
• Nhiệm vụ của nhóm dự án
• Cấu trúc phân chia tài nguyên
• Tiêu chí lựa chọn nguồn
• Sổ đăng ký các bên liên quan
4.3
trực tiếp và
Quản lý
Dự án công việc
• Sản phẩm bàn giao
Doanh nghiệp/
Tổ chức

Hình 4-9. Quản lý kiến thức dự án: Sơ đồ luồng dữ liệu
99
Kiến thức thường được chia thành “rõ ràng” (kiến thức có thể dễ dàng được mã hóa bằng từ ngữ, hình ảnh và
con số) và “ẩn” (kiến thức mang tính cá nhân và khó diễn đạt, chẳng hạn như niềm tin, hiểu biết sâu sắc, kinh
nghiệm và “bí quyết”. ”). Quản lý tri thức liên quan đến việc quản lý cả tri thức ẩn và tri thức rõ ràng cho hai mục
đích: sử dụng lại tri thức hiện có và tạo ra tri thức mới. Các hoạt động chính làm cơ sở cho cả hai mục đích là chia
sẻ kiến thức và tích hợp kiến thức (kiến thức từ các lĩnh vực khác nhau, kiến thức theo ngữ cảnh và kiến thức
quản lý dự án).
Có một quan niệm sai lầm phổ biến rằng quản lý kiến thức chỉ liên quan đến việc ghi lại nó để có thể chia sẻ. Một quan niệm sai lầm phổ biến
khác là quản lý kiến thức chỉ liên quan đến việc thu thập các bài học kinh nghiệm khi kết thúc dự án để sử dụng nó trong các dự án trong tương
lai. Chỉ những kiến thức rõ ràng đã được mã hóa mới có thể được chia sẻ theo cách này. Nhưng kiến thức rõ ràng được hệ thống hóa lại thiếu
ngữ cảnh và có thể dẫn đến nhiều cách hiểu khác nhau, vì vậy, mặc dù nó có thể dễ dàng được chia sẻ nhưng không phải lúc nào nó cũng được
hiểu hoặc áp dụng đúng cách. Tri thức ngầm có sẵn ngữ cảnh nhưng rất khó hệ thống hóa. Nó tồn tại trong tâm trí của từng chuyên gia hoặc
trong các nhóm và tình huống xã hội và thường được chia sẻ thông qua các cuộc trò chuyện và tương tác giữa mọi người.
Từ góc độ tổ chức, quản lý kiến thức là đảm bảo các kỹ năng, kinh nghiệm và chuyên môn của
nhóm dự án và các bên liên quan khác được sử dụng trước, trong và sau dự án. Bởi vì kiến thức
nằm trong tâm trí con người và con người không thể bị buộc phải chia sẻ những gì họ biết (hoặc
chú ý đến kiến thức của người khác), phần quan trọng nhất của quản lý kiến thức là tạo ra bầu
không khí tin cậy để mọi người có động lực chia sẻ kiến thức của mình. kiến thức. Ngay cả những
công cụ và kỹ thuật quản lý kiến thức tốt nhất cũng sẽ không hiệu quả nếu mọi người không có
động lực chia sẻ những gì họ biết hoặc chú ý đến những gì người khác biết. Trong thực tế,
4.4.1 QUẢN LÝ KIẾN THỨC DỰ ÁN: ĐẦU VÀO
Được mô tả ở mục 4.2.3.1. Tất cả các thành phần của kế hoạch quản lý dự án đều là đầu vào.

ừ Bài học kinh nghiệm đăng ký.Được mô tả ở mục 4.4.3.1. Sổ đăng ký bài học kinh nghiệm cung cấp thông tin về
thực tiễn hiệu quả trong quản lý kiến thức.
ừ Nhiệm vụ của nhóm dự án.Được mô tả trong phần 9.3.3.1. Nhiệm vụ của nhóm dự án cung cấp thông tin
về loại năng lực và kinh nghiệm có sẵn trong dự án cũng như kiến thức có thể còn thiếu.
ừ Cấu trúc phân chia tài nguyênĐược mô tả trong phần 9.2.3.3. Cấu trúc phân chia nguồn lực bao
gồm thông tin về thành phần của nhóm và có thể giúp hiểu được kiến thức nào có sẵn trong nhóm
và kiến thức nào còn thiếu.
ừ Sổ đăng ký các bên liên quan.Được mô tả ở mục 13.1.3.1. Sổ đăng ký bên liên quan chứa thông tin chi tiết về các bên liên quan
đã được xác định để giúp hiểu được kiến thức mà họ có thể có.
4.4.1.3 SẢN PHẨM GIAO HÀNG
Sản phẩm bàn giao là bất kỳ sản phẩm, kết quả hoặc khả năng duy nhất và có thể kiểm chứng nào để thực hiện một dịch vụ được yêu cầu sản
xuất để hoàn thành một quy trình, giai đoạn hoặc dự án. Sản phẩm bàn giao thường là các thành phần hữu hình được hoàn thành để đáp ứng các
mục tiêu của dự án và có thể bao gồm các thành phần của kế hoạch quản lý dự án.
Các yếu tố môi trường doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến quy trình Quản lý kiến thức dự án bao gồm nhưng không giới
hạn ở:
ừ Văn hóa tổ chức, các bên liên quan và khách hàng.Sự tồn tại của các mối quan hệ làm việc tin cậy và văn hóa không
đổ lỗi là đặc biệt quan trọng trong việc quản lý kiến thức. Các yếu tố khác bao gồm giá trị đặt vào việc học tập và các
chuẩn mực hành vi xã hội.
ừ Phân bố địa lý của cơ sở vật chất và tài nguyên.Vị trí của các thành viên trong nhóm giúp xác định phương
pháp thu thập và chia sẻ kiến thức.
ừ Các chuyên gia về kiến thức tổ chức.Một số tổ chức có một nhóm hoặc cá nhân chuyên về quản lý
tri thức.
ừ Các yêu cầu pháp lý và quy định và/hoặc các ràng buộc.Chúng bao gồm bảo mật thông tin dự án.
101
Kiến thức về quản lý dự án thường được lồng vào các quy trình và công việc thường lệ. Nội dung quy trình tổ chức có
thể ảnh hưởng đến quy trình Quản lý kiến thức dự án bao gồm nhưng không giới hạn ở:
ừ Các chính sách, quy trình và thủ tục tiêu chuẩn của tổ chức.Những điều này có thể bao gồm: bảo mật và tiếp cận thông tin;
bảo mật và bảo vệ dữ liệu; chính sách lưu giữ hồ sơ; sử dụng thông tin có bản quyền; tiêu hủy thông tin mật; định dạng và kích
thước tối đa của tập tin; dữ liệu đăng ký và siêu dữ liệu; công nghệ và phương tiện truyền thông xã hội được ủy quyền; vân vân.
ừ Quan tri nhan su.Ví dụ: chúng bao gồm hồ sơ đào tạo và phát triển nhân viên cũng như
khung năng lực đề cập đến hành vi chia sẻ kiến thức.
ừ Yêu cầu giao tiếp của tổ chức.Yêu cầu giao tiếp chính thức, cứng nhắc rất tốt cho việc chia sẻ thông tin. Giao
tiếp không chính thức sẽ hiệu quả hơn trong việc tạo ra kiến thức mới và tích hợp kiến thức giữa các nhóm bên
liên quan khác nhau.
ừ Thủ tục chia sẻ kiến thức và chia sẻ thông tin chính thức. Tnhững điều này bao gồm việc đánh giá học tập
trước, trong và sau các dự án và các giai đoạn của dự án; ví dụ: xác định, nắm bắt và chia sẻ bài học rút ra từ dự
án hiện tại và các dự án khác.
4.4.2 QUẢN LÝ KIẾN THỨC DỰ ÁN: CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT
ừ Quản lý kiến thức,
ừ Quản lý thông tin,
ừ Học tập tổ chức,
ừ Các công cụ quản lý kiến thức và thông tin, và
ừ Thông tin liên quan từ các dự án khác.
4.4.2.2 QUẢN LÝ TRI THỨC
Các công cụ và kỹ thuật quản lý kiến thức kết nối mọi người để họ có thể làm việc cùng nhau nhằm tạo ra kiến thức mới,
chia sẻ kiến thức ngầm và tích hợp kiến thức của các thành viên khác nhau trong nhóm. Các công cụ và kỹ thuật thích hợp
trong một dự án phụ thuộc vào bản chất của dự án, đặc biệt là mức độ đổi mới liên quan, độ phức tạp của dự án và mức độ đa
dạng (bao gồm cả sự đa dạng về nguyên tắc) giữa các thành viên trong nhóm.

Các công cụ và kỹ thuật bao gồm nhưng không giới hạn ở:
ừ Kết nối mạng, bao gồm tương tác xã hội không chính thức và mạng xã hội trực tuyến. Các diễn đàn trực tuyến nơi
mọi người có thể đặt các câu hỏi mở (“Có ai biết gì về…?”) rất hữu ích để bắt đầu các cuộc trò chuyện chia sẻ kiến
thức với các chuyên gia;
ừ Cộng đồng thực hành (đôi khi được gọi là cộng đồng lợi ích hoặc chỉ cộng đồng) và các nhóm lợi ích
đặc biệt;
ừ Các cuộc họp, bao gồm các cuộc họp ảo nơi người tham gia có thể tương tác bằng công nghệ truyền thông;
ừ Làm bóng đổ và đổ bóng ngược;
ừ Diễn đàn thảo luận như nhóm tập trung;
ừ Các sự kiện chia sẻ kiến thức như hội thảo, hội nghị;
ừ Hội thảo, bao gồm các buổi giải quyết vấn đề và ôn tập được thiết kế để xác định các bài học kinh nghiệm;
ừ Kể chuyện;
ừ Kỹ thuật quản lý ý tưởng và sáng tạo;
ừ Hội chợ tri thức và quán cà phê; Và
ừ Đào tạo có sự tương tác giữa người học.
Tất cả các công cụ và kỹ thuật này có thể được áp dụng trực tiếp hoặc qua mạng hoặc cả hai. Tương tác mặt đối mặt thường
là cách hiệu quả nhất để xây dựng các mối quan hệ tin cậy cần thiết để quản lý kiến thức. Khi mối quan hệ được thiết lập, tương
tác ảo có thể được sử dụng để duy trì mối quan hệ.
4.4.2.3 QUẢN LÝ THÔNG TIN
Các công cụ và kỹ thuật quản lý thông tin được sử dụng để tạo và kết nối mọi người với thông tin. Chúng có hiệu quả trong việc chia
sẻ kiến thức rõ ràng, rõ ràng, đơn giản và được hệ thống hóa. Chúng bao gồm nhưng không giới hạn ở:
ừ Phương pháp hệ thống hóa kiến thức rõ ràng; ví dụ, để tạo ra các mục ghi bài học đã học vào sổ đăng ký bài học
đã học;
ừ Đăng ký bài học kinh nghiệm;
ừ Dịch vụ thư viện;
ừ Thu thập thông tin, ví dụ như tìm kiếm trên web và đọc các bài báo đã xuất bản; Và
ừ Hệ thống thông tin quản lý dự án (PMIS). Được mô tả ở mục 4.3.2.2. Hệ thống thông tin quản lý dự án
thường bao gồm hệ thống quản lý tài liệu.
Các công cụ và kỹ thuật kết nối mọi người với thông tin có thể được nâng cao bằng cách thêm yếu tố tương tác, chẳng
hạn như bao gồm chức năng “liên hệ với tôi” để người dùng có thể liên hệ với người viết bài học và xin lời khuyên cụ thể
cho dự án và bối cảnh của họ .
103
Sự tương tác và hỗ trợ cũng giúp mọi người tìm thấy thông tin liên quan. Yêu cầu trợ giúp thường nhanh hơn và dễ dàng hơn
việc cố gắng xác định các cụm từ tìm kiếm. Cụm từ tìm kiếm thường khó chọn vì mọi người có thể không biết nên sử dụng từ
khóa hoặc cụm từ khóa nào để truy cập thông tin họ cần.
Các công cụ và kỹ thuật quản lý thông tin và kiến thức cần được kết nối với các quy trình dự án và chủ sở hữu quy trình. Ví
dụ: các cộng đồng thực hành và chuyên gia về chủ đề (SME) có thể tạo ra những hiểu biết sâu sắc giúp cải thiện quy trình kiểm
soát; có một nhà tài trợ nội bộ có thể đảm bảo các cải tiến được thực hiện. Các mục đăng ký bài học kinh nghiệm có thể được
phân tích để xác định các vấn đề chung có thể được giải quyết bằng những thay đổi trong quy trình dự án.
Các kỹ năng cá nhân và nhóm được sử dụng bao gồm nhưng không giới hạn ở:
ừ Lắng nghe tích cực.Được mô tả trong phần 10.2.2.6. Lắng nghe tích cực giúp giảm hiểu lầm và cải thiện khả
năng giao tiếp và chia sẻ kiến thức.
ừ Tạo điều kiện thuận lợi.Được mô tả ở mục 4.1.2.3. Việc tạo điều kiện giúp hướng dẫn một cách hiệu quả một nhóm đi đến quyết định, giải pháp
hoặc kết luận thành công.
ừ Khả năng lãnh đạo.Được mô tả ở phần 3.4.4. Khả năng lãnh đạo được sử dụng để truyền đạt tầm nhìn và truyền cảm hứng cho
nhóm dự án tập trung vào kiến thức và mục tiêu kiến thức phù hợp.
ừ Kết nối mạng.Được mô tả trong phần 10.2.2.6. Mạng lưới cho phép thiết lập các kết nối và mối quan hệ không chính
thức giữa các bên liên quan của dự án và tạo điều kiện để chia sẻ kiến thức ngầm và rõ ràng.
ừ Nhận thức chính trị.Được mô tả trong phần 10.1.2.6. Nhận thức chính trị giúp người quản lý dự án lập kế
hoạch truyền thông dựa trên môi trường dự án cũng như môi trường chính trị của tổ chức.
4.4.3 QUẢN LÝ KIẾN THỨC DỰ ÁN: ĐẦU RA
4.4.3.1 ĐĂNG KÝ BÀI HỌC ĐÃ HỌC
Sổ đăng ký bài học kinh nghiệm có thể bao gồm danh mục và mô tả tình huống. Sổ đăng ký bài học kinh nghiệm cũng có thể
bao gồm tác động, khuyến nghị và hành động đề xuất liên quan đến tình huống. Sổ đăng ký bài học kinh nghiệm có thể ghi lại
những thách thức, vấn đề, rủi ro và cơ hội đã nhận ra hoặc nội dung khác nếu thích hợp.
Sổ đăng ký bài học kinh nghiệm được tạo ra như một đầu ra của quá trình này ngay từ đầu dự án. Sau đó, nó được sử dụng làm đầu
vào và được cập nhật làm đầu ra trong nhiều quy trình trong suốt dự án. Những người hoặc nhóm tham gia vào công việc cũng tham gia
vào việc nắm bắt các bài học kinh nghiệm. Kiến thức có thể được ghi lại bằng video, hình ảnh, âm thanh hoặc các phương tiện phù hợp
khác để đảm bảo hiệu quả của bài học được ghi lại.
Khi kết thúc một dự án hoặc giai đoạn, thông tin sẽ được chuyển đến một tài sản quy trình của tổ chức được gọi là kho lưu trữ bài học
kinh nghiệm.

thay đổi. Bất kỳ thành phần nào của kế hoạch quản lý dự án đều có thể được cập nhật nhờ quá trình này.
Tất cả các dự án đều tạo ra kiến thức mới. Một số kiến thức này được mã hóa, nhúng vào các sản phẩm bàn giao hoặc được
nhúng vào các cải tiến đối với các quy trình và thủ tục do quy trình Quản lý kiến thức dự án. Kiến thức hiện có cũng có thể được
mã hóa hoặc nhúng lần đầu tiên nhờ quá trình này; ví dụ: nếu một ý tưởng hiện có về một quy trình mới được thử nghiệm trong
dự án và được cho là thành công.
Bất kỳ tài sản quy trình tổ chức nào cũng có thể được cập nhật do quá trình này.
4.5 CÔNG TRÌNH GIÁM SÁT VÀ KIỂM SOÁT DỰ ÁN
Giám sát và Kiểm soát Công việc Dự án là quá trình theo dõi, xem xét và báo cáo tiến độ tổng thể để đáp ứng các mục
tiêu hoạt động được xác định trong kế hoạch quản lý dự án. Lợi ích chính của quy trình này là nó cho phép các bên liên
quan hiểu được trạng thái hiện tại của dự án, nhận ra các hành động được thực hiện để giải quyết mọi vấn đề về hiệu
suất và có cái nhìn rõ ràng về trạng thái dự án trong tương lai với các dự báo về chi phí và tiến độ. Quá trình này được
thực hiện xuyên suốt dự án. Đầu vào, công cụ, kỹ thuật và đầu ra của quy trình được mô tả trong Hình 4-10. Hình 4-11
mô tả sơ đồ luồng dữ liệu cho quy trình.
Giám sát và kiểm soát công việc dự án
. 1 Kế hoạch quản lý dự án . 1 Nhận định của chuyên gia . 1 Báo cáo hiệu quả công việc
• Bất kỳ thành phần nào . 2 Phân tích dữ liệu . 2 Yêu cầu thay đổi
. 2 Tài liệu dự án • Phân tích các lựa chọn thay thế . 3 Cập nhật kế hoạch quản lý
• Nhật ký giả định • Phân tích lợi ích chi phí dự án
• Cơ sở ước tính • Phân tích giá trị thu được • Bất kỳ thành phần nào
• Dự báo chi phí • Phân tích nguyên nhân gốc rễ . 4 Cập nhật tài liệu dự án
• Nhật ký phát hành • Phân tích xu hướng • Dự báo chi phí
• Đăng ký bài học kinh nghiệm • Phân tích phương sai • Nhật ký phát hành
• Danh sách cột mốc . 3 Ra quyết định • Đăng ký bài học kinh nghiệm
• Báo cáo chất lượng . 4 cuộc họp • Đăng ký rủi ro
• Đăng ký rủi ro • Lên lịch dự báo
• Báo cáo rủi ro
• Lên lịch dự báo
. 3 Thông tin hiệu suất công việc
. 4 Thỏa thuận
. 5 Yếu tố môi trường doanh
nghiệp
Hình 4-10. Giám sát và kiểm soát công việc dự án: Đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật và Đầu ra
105
4.6
Trình diễn
tích hợp
Dự án • Báo cáo hiệu quả công việc
Sự quản lý
Kế hoạch
9,5
Quản lý
Kế hoạch quản lý dự án
• Báo cáo hiệu quả công việc Đội
Dự án 10.2
Các tài liệu Quản lý
• Báo cáo hiệu quả công việc Truyền thông
• Nhật ký giả định
• Cơ sở ước tính 11.7
• Dự báo chi phí
Màn hình
• Nhật ký phát hành
• Đăng ký bài học kinh nghiệm • Báo cáo hiệu quả công việc rủi ro
• Danh sách cột mốc
• Báo cáo chất lượng

• Đăng ký rủi ro
• Lên lịch dự báo Dự án
Sự quản lý
Quản lý dự án Kế hoạch
4,5 kế hoạch cập nhật
12.2 Giám sát và

Chỉ đạo tương phản•ồPtôidự án

mua sắm Dự án WcồhrMộtksau
Dự án
• Thỏa thuận Các tài liệu
Cập nhật tài liệu dự án
• Dự báo chi phí

• Lên lịch dự báo
Doanh nghiệp/
Tổ chức
• Thông tin hiệu suất công việc
5.5 5. 6.
ăn
Có hiệu lực đồng
N trò đùa
Sco Thể dục Scôi
6.6 7. 4 3 số 8. 9.6
Con trò đùa đồng
N trò đùa Con trò đùa đồng
N trò đùa
lược đồ cuộc đấu tay đôi đồng

sts qua tình yêu resourê
13.4
10.3 11.7 12.3 Màn hình
Màn hình Màn hình Điều khiển
Cổ đông
Truyền thông rủi ro mua sắm Hôn ước
Hình 4-11. Giám sát và kiểm soát công việc dự án: Sơ đồ luồng dữ liệu

Giám sát là một khía cạnh của quản lý dự án được thực hiện trong suốt dự án. Giám sát bao gồm thu thập, đo lường và đánh
giá các phép đo và xu hướng để cải tiến quy trình một cách hiệu quả. Việc giám sát liên tục giúp nhóm quản lý dự án hiểu rõ hơn
về tình trạng của dự án và xác định bất kỳ lĩnh vực nào có thể cần được chú ý đặc biệt. Kiểm soát bao gồm việc xác định các hành
động khắc phục hoặc phòng ngừa hoặc lập kế hoạch lại và theo dõi các kế hoạch hành động để xác định xem các hành động
được thực hiện có giải quyết được vấn đề về hiệu suất hay không. Quá trình làm việc của Dự án Giám sát và Kiểm soát liên quan
đến:
ừ So sánh hiệu suất dự án thực tế với kế hoạch quản lý dự án;
ừ Đánh giá hiệu suất định kỳ để xác định xem có chỉ định bất kỳ hành động khắc phục hoặc phòng ngừa nào không, sau đó
đề xuất những hành động đó nếu cần thiết;
ừ Kiểm tra tình trạng rủi ro của từng dự án;
ừ Duy trì cơ sở thông tin chính xác, kịp thời liên quan đến (các) sản phẩm của dự án và tài liệu liên quan của
chúng cho đến khi hoàn thành dự án;
ừ Cung cấp thông tin hỗ trợ báo cáo hiện trạng, đo lường tiến độ và dự báo;
ừ Cung cấp các dự báo để cập nhật thông tin về chi phí hiện tại và tiến độ hiện tại;
ừ Giám sát việc thực hiện các thay đổi đã được phê duyệt khi chúng xảy ra;
ừ Cung cấp báo cáo thích hợp về tiến độ và tình trạng dự án cho ban quản lý chương trình khi dự án là một phần của
chương trình tổng thể; Và
ừ Đảm bảo rằng dự án luôn phù hợp với nhu cầu kinh doanh.
4.5.1 CÔNG TRÌNH GIÁM SÁT VÀ KIỂM SOÁT: ĐẦU VÀO
Được mô tả ở mục 4.2.3.1. Giám sát và kiểm soát công việc của dự án liên quan đến việc xem xét tất cả các khía cạnh của dự án. Bất kỳ
thành phần nào của kế hoạch quản lý dự án đều có thể là đầu vào cho quá trình này.
107
ừ Nhật ký giả định.Được mô tả ở mục 4.1.3.2. Nhật ký giả định chứa thông tin về các giả định và ràng buộc
được xác định là ảnh hưởng đến dự án.
ừ Cơ sở ước tính.Được mô tả trong Phần 6.4.3.2 và 7.2.3.2. Cơ sở ước tính cho biết các ước tính khác nhau được rút ra như
thế nào và có thể được sử dụng để đưa ra quyết định về cách ứng phó với các sai lệch.
ừ Dự báo chi phí.Được mô tả trong Phần 7.4.3.2. Dựa trên hiệu suất trước đây của dự án, dự báo chi phí được sử dụng để xác định
xem dự án có nằm trong phạm vi chấp nhận được xác định đối với ngân sách hay không và để xác định mọi yêu cầu thay đổi cần
thiết.
ừ Nhật ký phát hành.Được mô tả ở phần 4.3.3.3. Nhật ký sự cố được sử dụng để ghi lại và giám sát người chịu trách nhiệm giải
quyết các vấn đề cụ thể trước ngày mục tiêu.
ừ Bài học kinh nghiệm đăng ký.Được mô tả ở mục 4.4.3.1. Sổ đăng ký bài học kinh nghiệm có thể có thông tin về các biện pháp ứng phó
hiệu quả đối với những khác biệt cũng như các hành động khắc phục và phòng ngừa.
ừ Danh sách cột mốc.Được mô tả ở phần 6.2.3.3. Danh sách cột mốc hiển thị ngày đã lên lịch cho các cột mốc cụ thể và được sử dụng để
kiểm tra xem các cột mốc theo kế hoạch có được đáp ứng hay không.
ừ Báo cáo chất lượng.Được mô tả trong phần 8.2.3.1. Báo cáo chất lượng bao gồm các vấn đề
quản lý chất lượng; đề xuất cải tiến quy trình, dự án và sản phẩm; đề xuất hành động khắc phục
(bao gồm làm lại, sửa lỗi/lỗi, kiểm tra 100%, v.v.); và bản tóm tắt các phát hiện từ quy trình Kiểm
soát Chất lượng.
ừ Đăng ký rủi ro.Được mô tả ở mục 11.2.3.1. Sổ đăng ký rủi ro cung cấp thông tin về các mối đe dọa và cơ hội đã
xảy ra trong quá trình thực hiện dự án.
ừ Báo cáo rủi ro.Được mô tả trong phần 11.2.3.2. Báo cáo rủi ro cung cấp thông tin về rủi ro tổng thể của dự án cũng như
thông tin về các rủi ro riêng lẻ được chỉ định.
ừ Lập kế hoạch dự báo.Được mô tả ở phần 6.6.3.2. Dựa trên hiệu suất trước đây của dự án, dự báo tiến độ được sử dụng
để xác định xem dự án có nằm trong phạm vi dung sai đã xác định đối với tiến độ hay không và để xác định bất kỳ yêu
cầu thay đổi cần thiết nào.

4.5.1.3 THÔNG TIN HIỆU SUẤT LÀM VIỆC
Dữ liệu hiệu suất công việc được thu thập thông qua việc thực hiện công việc và được chuyển đến các quy trình kiểm soát. Để
trở thành thông tin hiệu suất công việc, dữ liệu hiệu suất công việc được so sánh với các thành phần kế hoạch quản lý dự án, tài
liệu dự án và các biến số khác của dự án. Sự so sánh này cho thấy dự án đang hoạt động như thế nào.
Các số liệu hiệu suất công việc cụ thể về phạm vi, tiến độ, ngân sách và chất lượng được xác định khi bắt đầu dự án như một phần của
kế hoạch quản lý dự án. Dữ liệu hiệu suất được thu thập trong quá trình thực hiện dự án thông qua các quy trình kiểm soát và được so
sánh với kế hoạch cũng như các biến số khác để cung cấp bối cảnh về hiệu suất công việc.
Ví dụ: dữ liệu hiệu suất công việc về chi phí có thể bao gồm số tiền đã được chi tiêu. Tuy nhiên, để hữu ích, dữ liệu đó phải
được so sánh với ngân sách, công việc đã thực hiện, nguồn lực được sử dụng để hoàn thành công việc và lịch trình cấp vốn.
Thông tin bổ sung này cung cấp bối cảnh để xác định xem dự án có nằm trong ngân sách hay không hoặc có sự khác biệt hay
không. Nó cũng chỉ ra mức độ khác biệt so với kế hoạch và bằng cách so sánh nó với các ngưỡng sai lệch trong kế hoạch quản lý
dự án, nó có thể cho biết liệu hành động phòng ngừa hoặc khắc phục có cần thiết hay không. Việc giải thích toàn bộ dữ liệu hiệu
suất công việc và thông tin bổ sung cung cấp bối cảnh cung cấp nền tảng vững chắc cho các quyết định dự án.
Được mô tả trong phần 12.2.3.2. Thỏa thuận mua sắm bao gồm các điều khoản và điều kiện, đồng thời có thể kết hợp các mục khác
mà người mua chỉ định liên quan đến những gì người bán phải thực hiện hoặc cung cấp. Nếu dự án là một phần công việc được thuê
ngoài, người quản lý dự án cần giám sát công việc của nhà thầu để đảm bảo rằng tất cả các thỏa thuận đều đáp ứng được nhu cầu cụ thể
của dự án trong khi vẫn tuân thủ các chính sách mua sắm của tổ chức.
Các yếu tố môi trường doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến quá trình Giám sát và Kiểm soát Dự án Công việc bao gồm nhưng không
giới hạn ở:
ừ Các hệ thống thông tin quản lý dự án như lập kế hoạch, chi phí, công cụ cung cấp nguồn lực, chỉ số hiệu suất, cơ
sở dữ liệu, hồ sơ dự án và tài chính;
ừ Cơ sở hạ tầng (ví dụ: cơ sở vật chất và thiết bị hiện có, các kênh viễn thông của tổ chức);
ừ Kỳ vọng của các bên liên quan và ngưỡng rủi ro; Và
ừ Tiêu chuẩn của chính phủ hoặc ngành (ví dụ: quy định của cơ quan quản lý, tiêu chuẩn sản phẩm, tiêu chuẩn chất lượng
và tiêu chuẩn tay nghề).
109
Các tài sản quy trình tổ chức có thể ảnh hưởng đến quy trình Giám sát và Kiểm soát Công việc Dự án bao gồm nhưng không
giới hạn ở:
ừ Thủ tục kiểm soát tài chính (ví dụ: đánh giá chi tiêu và giải ngân bắt buộc, mã kế toán và các điều khoản
hợp đồng tiêu chuẩn);
ừ Phương pháp giám sát và báo cáo;
ừ Các quy trình quản lý vấn đề xác định các biện pháp kiểm soát vấn đề, xác định vấn đề, giải pháp và theo dõi mục hành động;
ừ Các quy trình quản lý lỗi xác định các biện pháp kiểm soát lỗi, xác định lỗi, giải pháp và theo dõi mục hành
động; Và
ừ Cơ sở kiến thức của tổ chức, đặc biệt là đo lường quy trình và kho lưu trữ bài học kinh nghiệm.
4.5.2 CÔNG TRÌNH GIÁM SÁT VÀ KIỂM SOÁT DỰ ÁN: CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT
ừ Phân tích giá trị thu được,
ừ Giải thích và bối cảnh hóa dữ liệu,
ừ Các kỹ thuật ước tính thời gian và chi phí
ừ Phân tích xu hướng,
ừ Quản lý rủi ro và
ừ Quản lí hợp đồng.

4.5.2.2 PHÂN TÍCH DỮ LIỆU
Các kỹ thuật phân tích dữ liệu có thể được sử dụng bao gồm nhưng không giới hạn ở:
ừ Phân tích các lựa chọn thay thế.Phân tích các lựa chọn thay thế được sử dụng để lựa chọn các hành động khắc phục hoặc sự kết hợp giữa các
hành động khắc phục và phòng ngừa để thực hiện khi xảy ra sai lệch.
ừ Phân tích lợi ích chi phí.Được mô tả trong phần 8.1.2.3. Phân tích chi phí-lợi ích giúp xác định hành động khắc phục tốt
nhất về mặt chi phí trong trường hợp dự án sai lệch.
ừ Phân tích giá trị thu được.Được mô tả trong phần 7.4.2.2. Giá trị thu được cung cấp một góc nhìn tổng hợp về phạm vi,
tiến độ và hiệu suất chi phí.
ừ Phân tích nguyên nhân gốc rễ.Được mô tả trong phần 8.2.2.2. Phân tích nguyên nhân gốc rễ tập trung vào việc xác định
nguyên nhân chính của vấn đề. Nó có thể được sử dụng để xác định lý do sai lệch và các lĩnh vực mà người quản lý dự án nên tập
trung vào để đạt được mục tiêu của dự án.
ừ Phân tích xu hướng.Phân tích xu hướng được sử dụng để dự báo hiệu suất trong tương lai dựa trên kết quả trong quá khứ. Nó xem xét
trước những sai sót có thể xảy ra trong dự án và cảnh báo trước cho người quản lý dự án rằng có thể có vấn đề về sau trong lịch trình nếu
các xu hướng đã được thiết lập vẫn tồn tại. Thông tin này được cung cấp đủ sớm trong dòng thời gian của dự án để giúp nhóm dự án có
thời gian phân tích và khắc phục mọi điểm bất thường. Kết quả phân tích xu hướng có thể được sử dụng để đề xuất các hành động phòng
ngừa nếu cần thiết.
ừ Phân tích phương sai. Phân tích phương sai xem xét sự khác biệt (hoặc phương sai) giữa hiệu suất theo kế hoạch và
thực tế. Điều này có thể bao gồm ước tính thời lượng, ước tính chi phí, mức sử dụng tài nguyên, tỷ lệ tài nguyên, hiệu
suất kỹ thuật và các số liệu khác.
Phân tích phương sai có thể được tiến hành trong từng Lĩnh vực Kiến thức dựa trên các biến số cụ thể của nó. Trong Công việc
Giám sát và Kiểm soát Dự án, phân tích phương sai xem xét các phương sai từ góc độ tổng hợp xem xét các phương sai về chi
phí, thời gian, kỹ thuật và nguồn lực trong mối tương quan với nhau để có được cái nhìn tổng thể về phương sai của dự án. Điều
này cho phép thực hiện các hành động phòng ngừa hoặc khắc phục thích hợp.
4.5.2.3 ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH
Một kỹ thuật ra quyết định có thể được sử dụng bao gồm nhưng không giới hạn ở việc bỏ phiếu. Được mô tả ở phần 5.2.2.4. Việc bỏ
phiếu có thể bao gồm việc đưa ra quyết định dựa trên sự nhất trí, đa số hoặc đa số.
Các cuộc họp có thể là trực tiếp, ảo, chính thức hoặc không chính thức. Họ có thể bao gồm các thành viên trong nhóm dự án và các bên liên
quan khác của dự án khi thích hợp. Các loại cuộc họp bao gồm nhưng không giới hạn ở các nhóm người dùng và các cuộc họp đánh giá.
111
4.5.3 CÔNG TRÌNH GIÁM SÁT VÀ KIỂM SOÁT: ĐẦU RA
4.5.3.1 BÁO CÁO HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC
Thông tin về hiệu suất công việc được kết hợp, ghi lại và phân phối dưới dạng vật lý hoặc điện tử để tạo ra nhận thức và tạo
ra các quyết định hoặc hành động. Báo cáo hiệu suất công việc là sự trình bày vật lý hoặc điện tử về thông tin hiệu suất công
việc nhằm tạo ra các quyết định, hành động hoặc nhận thức. Chúng được chuyển đến các bên liên quan của dự án thông qua
các quá trình truyền thông như được xác định trong kế hoạch quản lý truyền thông dự án.
Ví dụ về báo cáo hiệu suất công việc bao gồm báo cáo trạng thái và báo cáo tiến độ. Báo cáo hiệu suất công việc có thể chứa
thông tin và biểu đồ giá trị kiếm được, đường xu hướng và dự báo, biểu đồ dự trữ hết, biểu đồ lỗi, thông tin hiệu suất hợp đồng
và tóm tắt rủi ro. Chúng có thể được trình bày dưới dạng trang tổng quan, báo cáo nhiệt, biểu đồ đèn dừng hoặc các cách trình
bày khác hữu ích để tạo nhận thức cũng như đưa ra quyết định và hành động.
Được mô tả ở phần 4.3.3.4. Do so sánh kết quả dự kiến với kết quả thực tế, các yêu cầu thay đổi có thể được đưa ra để mở
rộng, điều chỉnh hoặc giảm phạm vi dự án, phạm vi sản phẩm hoặc các yêu cầu về chất lượng cũng như tiến độ hoặc cơ sở chi
phí. Các yêu cầu thay đổi có thể cần phải thu thập và ghi lại các yêu cầu mới. Những thay đổi có thể ảnh hưởng đến kế hoạch
quản lý dự án, tài liệu dự án hoặc sản phẩm bàn giao. Các yêu cầu thay đổi được xử lý để xem xét và xử lý thông qua quy trình
Thực hiện Kiểm soát Thay đổi Tích hợp (Phần 4.6). Những thay đổi có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở:
ừ Hành động khắc phục.Một hoạt động có chủ ý nhằm sắp xếp lại hiệu suất của công việc dự án với kế hoạch quản
lý dự án.
ừ Hành động phòng ngừa.Một hoạt động có chủ ý nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động trong tương lai của công việc dự án phù
hợp với kế hoạch quản lý dự án.
ừ Sửa chữa khiếm khuyết.Một hoạt động có chủ ý nhằm sửa đổi một sản phẩm hoặc thành phần sản phẩm không phù hợp.
thay đổi. Những thay đổi được xác định trong quá trình Giám sát và Kiểm soát Dự án có thể ảnh hưởng đến kế hoạch quản lý dự
án tổng thể.

Các tài liệu dự án có thể được cập nhật do thực hiện quá trình này bao gồm nhưng không giới hạn ở:
ừ Dự báo chi phí.Được mô tả trong Phần 7.4.3.2. Những thay đổi trong dự báo chi phí phát sinh từ quá trình này được ghi lại bằng cách sử
dụng quy trình quản lý chi phí.
ừ Nhật ký phát hành.Được mô tả ở phần 4.3.3.3. Các vấn đề mới phát sinh do quá trình này được ghi lại trong nhật ký vấn
đề.
ừ Bài học kinh nghiệm đăng ký.Được mô tả ở mục 4.4.3.1. Sổ đăng ký bài học kinh nghiệm được cập nhật với các phản hồi hiệu quả đối với
những khác biệt cũng như các hành động khắc phục và phòng ngừa.
ừ Đăng ký rủi ro.Được mô tả ở mục 11.2.3.1. Những rủi ro mới được xác định trong quá trình này sẽ được ghi lại vào sổ
đăng ký rủi ro và được quản lý bằng quy trình quản lý rủi ro.
ừ Lập kế hoạch dự báo.Được mô tả ở phần 6.6.3.2. Những thay đổi trong dự báo lịch trình do quá trình này tạo ra sẽ được ghi lại
bằng cách sử dụng quy trình quản lý lịch trình.
4.6 THỰC HIỆN KIỂM SOÁT THAY ĐỔI TÍCH HỢP
Thực hiện Kiểm soát Thay đổi Tích hợp là quá trình xem xét tất cả các yêu cầu thay đổi; phê duyệt các thay đổi
và quản lý các thay đổi đối với sản phẩm bàn giao, tài liệu dự án và kế hoạch quản lý dự án; và truyền đạt các
quyết định. Quá trình này xem xét tất cả các yêu cầu thay đổi tài liệu dự án, sản phẩm bàn giao hoặc kế hoạch
quản lý dự án và xác định giải pháp cho các yêu cầu thay đổi. Lợi ích chính của quy trình này là nó cho phép xem
xét các thay đổi được ghi lại trong dự án một cách tích hợp đồng thời giải quyết rủi ro tổng thể của dự án, thường
phát sinh từ những thay đổi được thực hiện mà không xem xét đến các mục tiêu hoặc kế hoạch tổng thể của dự
án. Quá trình này được thực hiện xuyên suốt dự án. Đầu vào, công cụ, kỹ thuật và đầu ra của quy trình được mô tả
trong Hình 4-12.
Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp
. 1 Kế hoạch quản lý dự án . 1 Nhận định của chuyên gia . 1 Yêu cầu thay đổi được phê duyệt
• Thay đổi kế hoạch quản lý . 2 Thay đổi công cụ kiểm soát . 2 Cập nhật kế hoạch quản lý
• Kế hoạch quản lý cấu . 3 Phân tích dữ liệu dự án
hình • Phân tích các lựa chọn thay thế • Bất kỳ thành phần nào
• Phạm vi cơ sở • Phân tích lợi ích chi phí . 3 Cập nhật tài liệu dự án
• Lịch trình cơ sở . 4 Ra quyết định • Nhật ký thay đổi
• Chi phí cơ sở • Bỏ phiếu
. 2 Tài liệu dự án • Ra quyết định chuyên quyền
• Cơ sở ước tính • Phân tích quyết định đa
• Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu tiêu chí
cầu . 5 cuộc họp
. 3 Báo cáo hiệu quả công việc
. 4 Yêu cầu thay đổi
. 5 Yếu tố môi trường doanh
nghiệp
Hình 4-12. Thực hiện Kiểm soát Thay đổi Tích hợp: Đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật và Đầu ra
113
Dự án Doanh nghiệp/
4.3
Sự quản lý trực tiếp và
Tổ chức
Kế hoạch
Quản lý
• Yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt Dự án công việc
• Doanh nghiệp
thuộc về môi trường
Kế hoạch quản lý dự án các nhân tố
• Thay đổi kế hoạch quản lý • Tổ chức

• Kế hoạch quản lý cấu hình tài sản quy trình 8.3
Điều khiển
• Phạm vi cơ sở
• Lịch trình cơ sở • Yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt Chất lượng
• Chi phí cơ sở
Dự án 12.3
Các tài liệu Điều khiển
• Yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt mua sắm
• Cơ sở ước tính·
• Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu Dự án
• Báo cáo rủi ro Sự quản lý
Quản lý dự án Kế hoạch
4,5 4.6 kế hoạch cập nhật

Giám sát và Trình diễn
Điều khiển Tích phân•tPerdtừ chối
Dự án công việc Đổi CocNhtMộtrrbạn

ồtôir
Dự án
• Báo cáo hiệu quả công việc Các tài liệu
• Thay đổi yêu cầu Cập nhật tài liệu dự án
• Nhật ký thay đổi
4.3 13.4
Trực tiếp Và 9. 3 10. 3 12. 1 Màn hình
tuổi ACquire MoNnó cnước tiểu
Kế hoạch chuyên nghiệp
Cổ đông
resourê đi lại Nsự kích thích
Người đàn ông
quản lý yếu tố
Dự án Công việc Hôn ước
5.5 9. 4 11. 5 12. 2

ăn
Có hiệu lực Nhà phát
chạy
triển
trốn Kế hoạch Rủi ro Con ống dẫn
Sco Thể dục tếlà phản hồi ồnses mua sắmeý kiến
5.6. 9. 5 11. 6 12. 3

Con trò đùa MãNtuổi triển khai ent Rủi ro Con trò đùa
Sco Thể dục tếMột

tôi phản hồi ồnses mua sắmeý kiến
6.6 9. 6 11. 7 13. 1

Con trò đùa đồng
N trò đùa MoNnó N
ý tưởng xác nhận
lược đồ cuộc đấu tay đôi resourê Risks Cổ phần hngười già
13.3
7.4. 8.2 8.3 Quản lý
Điều khiển Quản lý Điều khiển
Cổ đông
chi phí Chất lượng Chất lượng
Hôn ước
Hình 4-13. Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp: Sơ đồ luồng dữ liệu

Quy trình Thực hiện Kiểm soát Thay đổi Tích hợp được thực hiện từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành dự án và là trách nhiệm
cuối cùng của người quản lý dự án. Các yêu cầu thay đổi có thể tác động đến phạm vi dự án và phạm vi sản phẩm, cũng như mọi
thành phần kế hoạch quản lý dự án hoặc bất kỳ tài liệu dự án nào. Những thay đổi có thể được yêu cầu bởi bất kỳ bên liên quan
nào có liên quan đến dự án và có thể xảy ra bất kỳ lúc nào trong suốt vòng đời dự án. Mức độ kiểm soát thay đổi được áp dụng
phụ thuộc vào lĩnh vực ứng dụng, mức độ phức tạp của dự án cụ thể, các yêu cầu hợp đồng cũng như bối cảnh và môi trường
mà dự án được thực hiện.
Trước khi các đường cơ sở được thiết lập, các thay đổi không bắt buộc phải được kiểm soát chính thức bằng quy trình Thực hiện Kiểm
soát Thay đổi Tích hợp. Sau khi dự án được xác lập cơ sở, các yêu cầu thay đổi sẽ trải qua quá trình này. Theo nguyên tắc chung, kế hoạch
quản lý cấu hình của mỗi dự án phải xác định những thành phần nào của dự án cần được đặt dưới sự kiểm soát cấu hình. Mọi thay đổi
trong thành phần cấu hình phải được kiểm soát chính thức và sẽ yêu cầu yêu cầu thay đổi.
Mặc dù các thay đổi có thể được bắt đầu bằng lời nói nhưng chúng phải được ghi lại dưới dạng văn bản và được
đưa vào hệ thống quản lý thay đổi và/hoặc quản lý cấu hình. Yêu cầu thay đổi có thể yêu cầu thông tin về tác động
lịch trình ước tính và tác động chi phí ước tính trước khi phê duyệt. Bất cứ khi nào một yêu cầu thay đổi có thể ảnh
hưởng đến bất kỳ đường cơ sở nào của dự án thì luôn cần phải có một quy trình kiểm soát thay đổi tích hợp chính
thức. Mọi yêu cầu thay đổi được ghi lại cần phải được phê duyệt, trì hoãn hoặc từ chối bởi cá nhân có trách nhiệm,
thường là nhà tài trợ dự án hoặc người quản lý dự án. Cá nhân chịu trách nhiệm sẽ được xác định trong kế hoạch
quản lý dự án hoặc bằng các thủ tục của tổ chức. Khi được yêu cầu, quy trình Thực hiện Kiểm soát Thay đổi Tích
hợp bao gồm ban kiểm soát thay đổi (CCB), là nhóm được chính thức phê duyệt chịu trách nhiệm xem xét, đánh
giá,
Các yêu cầu thay đổi được phê duyệt có thể yêu cầu ước tính chi phí mới hoặc sửa đổi, trình tự hoạt động, ngày lên lịch, yêu cầu
nguồn lực và/hoặc phân tích các phương án ứng phó rủi ro. Những thay đổi này có thể yêu cầu điều chỉnh kế hoạch quản lý dự án và các
tài liệu dự án khác. Có thể cần phải có sự chấp thuận của khách hàng hoặc nhà tài trợ đối với một số yêu cầu thay đổi nhất định sau khi
được CCB phê duyệt, trừ khi chúng là một phần của CCB.
115
Translated from English to Vietnamese - www.onlinedoctranslator.com
Nhiều quy trình tạo ra các yêu cầu thay đổi dưới dạng đầu ra. Các yêu cầu thay đổi (được mô tả trong Phần 4.3.3.4) có thể bao gồm
hành động khắc phục, hành động phòng ngừa, sửa chữa khiếm khuyết cũng như cập nhật các tài liệu hoặc sản phẩm được kiểm soát
chính thức để phản ánh các ý tưởng hoặc nội dung được sửa đổi hoặc bổ sung. Những thay đổi có thể hoặc không ảnh hưởng đến
đường cơ sở của dự án, đôi khi chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất so với đường cơ sở. Người quản lý dự án thường đưa ra quyết định về
những thay đổi đó.
Các yêu cầu thay đổi có tác động đến đường cơ sở của dự án thường phải bao gồm thông tin về chi phí thực
hiện thay đổi, sửa đổi về thời gian đã lên lịch, yêu cầu về nguồn lực và rủi ro. Những thay đổi này phải được CCB
(nếu tồn tại) và khách hàng hoặc nhà tài trợ chấp thuận, trừ khi họ là một phần của CCB. Chỉ những thay đổi đã
được phê duyệt mới được đưa vào đường cơ sở sửa đổi.
Các yếu tố môi trường doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến quy trình Thực hiện Kiểm soát Thay đổi Tích hợp bao gồm nhưng không
giới hạn ở:
ừ Các hạn chế về mặt pháp lý, chẳng hạn như quy định của quốc gia hoặc địa phương;
nghề);
ừ Các yêu cầu và/hoặc ràng buộc pháp lý và quy định;
ừ Khung quản trị tổ chức (một cách thức có cấu trúc để cung cấp quyền kiểm soát, chỉ đạo và phối hợp thông qua con người, chính
sách và quy trình nhằm đáp ứng các mục tiêu hoạt động và chiến lược của tổ chức); Và
ừ Các ràng buộc về hợp đồng và mua hàng.
Nội dung quy trình tổ chức có thể ảnh hưởng đến quy trình Thực hiện Kiểm soát Thay đổi Tích hợp bao gồm nhưng không
giới hạn ở:
ừ Thay đổi các quy trình kiểm soát, bao gồm các bước sửa đổi các tiêu chuẩn, chính sách, kế hoạch, thủ tục của tổ
chức hoặc bất kỳ tài liệu dự án nào và cách mọi thay đổi sẽ được phê duyệt và xác nhận;
ừ Thủ tục phê duyệt và cấp phép thay đổi; Và
ừ Cơ sở kiến thức quản lý cấu hình chứa các phiên bản và đường cơ sở của tất cả các tiêu chuẩn, chính sách,
thủ tục chính thức của tổ chức và mọi tài liệu dự án.
117
4.6.2 THỰC HIỆN KIỂM SOÁT THAY ĐỔI TÍCH HỢP: CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT
Được mô tả ở mục 4.1.2.1. Kiến thức chuyên môn cần được xem xét từ các cá nhân hoặc nhóm có kiến thức chuyên môn
hoặc được đào tạo về các chủ đề sau:
ừ Pháp luật và các quy định,
ừ Pháp lý và mua sắm,
ừ Quản lý cấu hình và
ừ Quản lý rủi ro.
4.6.2.2 THAY ĐỔI CÔNG CỤ KIỂM SOÁT
Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý cấu hình và thay đổi, có thể sử dụng các công cụ thủ công hoặc tự động. Kiểm soát cấu
hình tập trung vào đặc điểm kỹ thuật của cả sản phẩm bàn giao và quy trình, trong khi kiểm soát thay đổi tập trung vào việc xác định, ghi
chép và phê duyệt hoặc từ chối các thay đổi đối với tài liệu, sản phẩm bàn giao hoặc đường cơ sở của dự án.
Việc lựa chọn công cụ phải dựa trên nhu cầu của các bên liên quan của dự án bao gồm các cân nhắc và/hoặc
ràng buộc về tổ chức và môi trường. Các công cụ phải hỗ trợ các hoạt động quản lý cấu hình sau:
ừ Xác định mục cấu hình.Việc xác định và lựa chọn hạng mục cấu hình để cung cấp cơ sở cho việc xác định và xác
minh cấu hình sản phẩm, các sản phẩm và tài liệu được dán nhãn, các thay đổi được quản lý và trách nhiệm giải
trình được duy trì.
ừ Ghi lại và báo cáo trạng thái mục cấu hình.Ghi lại thông tin và báo cáo về từng hạng mục cấu hình.
ừ Thực hiện xác minh và kiểm tra mục cấu hình.Xác minh cấu hình và kiểm tra cấu hình đảm bảo rằng thành
phần của các hạng mục cấu hình của dự án là chính xác và các thay đổi tương ứng được đăng ký, đánh giá, phê
duyệt, theo dõi và triển khai chính xác. Điều này đảm bảo rằng các yêu cầu chức năng được xác định trong tài liệu
cấu hình được đáp ứng.

Các công cụ cũng nên hỗ trợ các hoạt động quản lý thay đổi sau:
ừ Xác định những thay đổi.Xác định và lựa chọn một mục thay đổi cho các quy trình hoặc tài liệu dự án.
ừ Thay đổi tài liệu.Ghi lại sự thay đổi thành một yêu cầu thay đổi thích hợp.
ừ Quyết định những thay đổi.Xem xét các thay đổi; phê duyệt, từ chối, trì hoãn hoặc đưa ra bất kỳ quyết định nào khác về những thay đổi
đối với tài liệu dự án, sản phẩm bàn giao hoặc đường cơ sở.
ừ Theo dõi các thay đổi.Xác minh rằng các thay đổi đã được đăng ký, đánh giá, phê duyệt và theo dõi cũng như thông báo kết quả cuối
cùng cho các bên liên quan.
Các công cụ cũng được sử dụng để quản lý các yêu cầu thay đổi và các quyết định đưa ra. Cần cân nhắc bổ sung về hoạt động
liên lạc nhằm hỗ trợ các thành viên ban kiểm soát thay đổi (CCB) trong nhiệm vụ của họ, cũng như phân phối các quyết định cho
các bên liên quan thích hợp.
Các kỹ thuật phân tích dữ liệu có thể được sử dụng cho quá trình này bao gồm nhưng không giới hạn ở:
ừ Phân tích các lựa chọn thay thế.Được mô tả trong phần 9.2.2.5. Kỹ thuật này được sử dụng để đánh giá những thay đổi được yêu cầu và quyết
định những thay đổi nào được chấp nhận, bị từ chối hoặc cần được sửa đổi để được chấp nhận cuối cùng.
ừ Phân tích lợi ích chi phí.Được mô tả trong phần 8.1.2.3. Phân tích này giúp xác định xem thay đổi được yêu cầu có xứng đáng với chi phí
liên quan hay không.
4.6.2.4 ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH
Các kỹ thuật ra quyết định có thể được sử dụng cho quá trình này bao gồm nhưng không giới hạn ở:
ừ bỏ phiếu.Được mô tả ở phần 5.2.2.4. Việc biểu quyết có thể diễn ra dưới hình thức nhất trí, đa số hoặc đa số để quyết định chấp
nhận, trì hoãn hay từ chối các yêu cầu thay đổi.
ừ Ra quyết định độc đoán.Trong kỹ thuật ra quyết định này, một cá nhân chịu trách nhiệm
đưa ra quyết định cho cả nhóm.
ừ Phân tích quyết định đa tiêu chí.Được mô tả trong phần 8.1.2.4. Kỹ thuật này sử dụng ma trận quyết định để cung cấp phương
pháp phân tích có hệ thống nhằm đánh giá các thay đổi được yêu cầu theo một bộ tiêu chí được xác định trước.
119
Các cuộc họp kiểm soát thay đổi được tổ chức với ban kiểm soát thay đổi (CCB) chịu trách nhiệm họp và xem xét các yêu cầu thay đổi
cũng như phê duyệt, từ chối hoặc trì hoãn các yêu cầu thay đổi. Hầu hết các thay đổi sẽ có một số tác động về thời gian, chi phí, nguồn
lực hoặc rủi ro. Đánh giá tác động của những thay đổi là một phần thiết yếu của cuộc họp. Các lựa chọn thay thế cho những thay đổi
được yêu cầu cũng có thể được thảo luận và đề xuất. Cuối cùng, quyết định được thông báo cho chủ sở hữu hoặc nhóm yêu cầu.
CCB cũng có thể xem xét các hoạt động quản lý cấu hình. Vai trò và trách nhiệm của các hội đồng này được các bên
liên quan thích hợp xác định và thống nhất rõ ràng và được ghi lại trong kế hoạch quản lý thay đổi. Các quyết định của
CCB được ghi lại và truyền đạt tới các bên liên quan để biết thông tin và hành động tiếp theo.
4.6.3 THỰC HIỆN KIỂM SOÁT THAY ĐỔI TÍCH HỢP: ĐẦU RA
4.6.3.1 YÊU CẦU THAY ĐỔI ĐƯỢC PHÊ DUYỆT
Các yêu cầu thay đổi (được mô tả trong Phần 4.3.3.4) được người quản lý dự án, CCB hoặc thành viên nhóm được chỉ định xử
lý theo kế hoạch quản lý thay đổi. Do đó, những thay đổi có thể được phê duyệt, trì hoãn hoặc bị từ chối. Các yêu cầu thay đổi đã
được phê duyệt sẽ được thực hiện thông qua quy trình Chỉ đạo và Quản lý Công việc Dự án. Các yêu cầu thay đổi bị trì hoãn hoặc
bị từ chối sẽ được thông báo tới người hoặc nhóm yêu cầu thay đổi.
Việc xử lý tất cả các yêu cầu thay đổi được ghi lại trong nhật ký thay đổi dưới dạng cập nhật tài liệu dự án.
Bất kỳ thành phần nào được kiểm soát chính thức trong kế hoạch quản lý dự án đều có thể bị thay đổi do quá trình này. Những thay đổi đối với
đường cơ sở chỉ được thực hiện từ đường cơ sở cuối cùng trở đi. Hiệu suất trong quá khứ không thay đổi. Điều này bảo vệ tính toàn vẹn của các
đường cơ sở và dữ liệu lịch sử về hiệu suất trong quá khứ.
Bất kỳ tài liệu dự án được kiểm soát chính thức nào cũng có thể bị thay đổi do quá trình này. Tài liệu dự án thường
được cập nhật do quá trình này là nhật ký thay đổi. Nhật ký thay đổi được sử dụng để ghi lại những thay đổi xảy ra trong
dự án.

4.7 ĐÓNG DỰ ÁN HOẶC GIAI ĐOẠN
Đóng dự án hoặc giai đoạn là quá trình hoàn thiện tất cả các hoạt động cho dự án, giai đoạn hoặc hợp đồng. Lợi ích chính của quy
trình này là thông tin về dự án hoặc giai đoạn được lưu trữ, công việc theo kế hoạch được hoàn thành và nguồn lực của nhóm tổ chức
được giải phóng để theo đuổi những nỗ lực mới. Quá trình này được thực hiện một lần hoặc tại các điểm được xác định trước trong dự
án. Đầu vào, công cụ, kỹ thuật và đầu ra của quy trình được mô tả trong Hình 4-14. Hình 4-15 mô tả sơ đồ luồng dữ liệu cho quy trình.
Đóng dự án hoặc giai đoạn
. 1 Điều lệ dự án . 1 Nhận định của chuyên gia . 1 Cập nhật tài liệu dự án
. 2 Kế hoạch quản lý dự án . 2 Phân tích dữ liệu • Đăng ký bài học kinh nghiệm
• Tất cả các thành phần • Phân tích tài liệu . 2 Quá trình chuyển đổi sản phẩm, dịch vụ
. 3 Tài liệu dự án • Phân tích hồi quy hoặc kết quả cuối cùng
• Nhật ký giả định • Phân tích xu hướng . 3 Báo cáo cuối cùng
• Cơ sở ước tính • Phân tích phương sai . 4 Cập nhật tài sản quy trình tổ
• Nhật ký thay đổi . 3 cuộc họp chức

• Truyền thông dự án
• Kiểm soát chất lượng
đo
• Yêu cầu
tài liệu
. 4 Sản phẩm được chấp nhận
. 5 Tài liệu kinh doanh
• Đề án kinh doanh
. 6 Thỏa thuận
. 7 Tài liệu đấu thầu
Hình 4-14. Đóng dự án hoặc giai đoạn: Đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật và Đầu ra
121
4.1
Phát triển
Điều lệ dự án
• Điều lệ dự án
Dự án
Sự quản lý
Kế hoạch
Kế hoạch quản lý dự án Khách hàng

• Tất cả các thành phần
• Chuyển đổi sản phẩm, dịch vụ hoặc
kết quả cuối cùng
Dự án
Các tài liệu
4,7 Dự án
tài liệu dự án Các tài liệu
Đóng Cập nhật tài liệu dự án
• Nhật ký giả định
dự án•tPồrrtừ chối • Đăng ký bài học kinh nghiệm
• Cơ sở ước tính
• Nhật ký thay đổi Giai đoạnđiều lệ

• Truyền thông dự án
• Đo lường kiểm soát chất lượng
• Tài liệu yêu cầu Doanh nghiệp/
• Đăng ký rủi ro Tổ chức
• Báo cáo rủi ro • Báo cáo cuối kỳ
• Cập nhật tài sản quy
trình tổ chức
5,5
Xác thực
Phạm vi
• Sản phẩm được chấp nhận
12.1
12.2 Dự án Doanh nghiệp/
Chỉ đạo
Kế hoạch
Tạp vụ Các tài liệu Tổ chức

mua sắm
Sự quản lý
• Hồ sơ đấu thầu • Thỏa thuận • Đề án kinh doanh • Tài sản quy trình tổ chức
Hình 4-15. Đóng dự án hoặc giai đoạn: Sơ đồ luồng dữ liệu

Khi kết thúc dự án, người quản lý dự án xem xét kế hoạch quản lý dự án để đảm bảo rằng tất cả công việc của dự án đã được hoàn
thành và dự án đã đáp ứng được các mục tiêu đề ra. Các hoạt động cần thiết cho việc đóng cửa hành chính của dự án hoặc giai đoạn bao
gồm nhưng không giới hạn ở:
ừ Các hành động và hoạt động cần thiết để đáp ứng các tiêu chí hoàn thành hoặc kết thúc của giai đoạn hoặc dự án, chẳng hạn như:
khôngĐảm bảo rằng tất cả tài liệu và sản phẩm bàn giao đều được cập nhật và mọi vấn đề đều được giải quyết;
khôngXác nhận việc giao hàng và nghiệm thu chính thức các sản phẩm bàn giao của khách hàng;
khôngĐảm bảo rằng tất cả các chi phí được tính cho dự án;
khôngĐóng tài khoản dự án;
khôngPhân công lại nhân sự;
khôngXử lý vật liệu dự án dư thừa;

khôngTái phân bổ cơ sở vật chất, thiết bị và các nguồn lực khác của dự án; Và
khôngXây dựng các báo cáo cuối cùng của dự án theo yêu cầu của chính sách tổ chức.
ừ Các hoạt động liên quan đến việc hoàn thiện các thỏa thuận hợp đồng áp dụng cho dự án hoặc giai đoạn dự án
như:
khôngXác nhận sự chấp nhận chính thức về công việc của người bán,
khôngHoàn tất các yêu cầu mở,
khôngCập nhật hồ sơ để phản ánh kết quả cuối cùng và
khôngLưu trữ thông tin đó để sử dụng trong tương lai.
ừ Các hoạt động cần thiết để:
khôngThu thập hồ sơ dự án hoặc giai đoạn,
khôngKiểm toán dự án thành công hay thất bại,
khôngQuản lý việc chia sẻ và chuyển giao kiến thức,
khôngXác định bài học kinh nghiệm và
khôngLưu trữ thông tin dự án để tổ chức sử dụng trong tương lai.
ừ Các hành động và hoạt động cần thiết để chuyển sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả của dự án sang giai đoạn tiếp theo hoặc sang
sản xuất và/hoặc vận hành.
ừ Thu thập mọi đề xuất để cải thiện hoặc cập nhật các chính sách và thủ tục của tổ chức và gửi
chúng đến đơn vị tổ chức thích hợp.
ừ Đo lường sự hài lòng của các bên liên quan.
Quá trình Đóng dự án hoặc Giai đoạn cũng thiết lập các thủ tục để điều tra và ghi lại lý do cho các hành động được thực hiện
nếu dự án bị chấm dứt trước khi hoàn thành. Để đạt được thành công điều này, người quản lý dự án cần thu hút sự tham gia của
tất cả các bên liên quan thích hợp vào quy trình.
123
4.7.1 ĐÓNG DỰ ÁN HOẶC GIAI ĐOẠN: ĐẦU VÀO
Được mô tả ở mục 4.1.3.1. Điều lệ dự án ghi lại các tiêu chí thành công của dự án, các yêu cầu phê duyệt
và ai sẽ phê duyệt dự án.
Được mô tả ở mục 4.2.3.1. Tất cả các thành phần của kế hoạch quản lý dự án là đầu vào cho quá trình này.
Các tài liệu dự án có thể là đầu vào cho quá trình này bao gồm nhưng không giới hạn ở:
ừ Nhật ký giả định.Được mô tả ở mục 4.1.3.2. Nhật ký giả định có một bản ghi tất cả các giả định và
ràng buộc hướng dẫn các thông số kỹ thuật, ước tính, tiến độ, rủi ro, v.v.
ừ Cơ sở ước tính.Được mô tả trong Phần 6.4.3.2 và 7.2.3.2. Cơ sở ước tính được sử dụng để đánh giá việc ước tính
về thời lượng, chi phí, nguồn lực và kiểm soát chi phí so với kết quả thực tế như thế nào.
ừ Nhật ký thay đổi.Được mô tả ở phần 4.6.3.3. Nhật ký thay đổi chứa trạng thái của tất cả các yêu cầu thay đổi trong suốt dự án
hoặc giai đoạn.
ừ Nhật ký phát hành.Được mô tả ở phần 4.3.3.3. Nhật ký sự cố được sử dụng để kiểm tra xem không có sự cố nào đang diễn ra hay không.
ừ Bài học kinh nghiệm đăng ký.Được mô tả ở mục 4.3.3.1. Các bài học kinh nghiệm trong giai đoạn hoặc dự án sẽ
được hoàn thiện trước khi đưa vào kho bài học kinh nghiệm.
ừ Danh sách cột mốc.Được mô tả ở phần 6.2.3.3. Danh sách các mốc quan trọng hiển thị ngày cuối cùng mà các mốc quan trọng
của dự án đã được hoàn thành.
ừ Truyền thông dự án.Được mô tả ở phần 10.2.3.1. Thông tin liên lạc của dự án bao gồm bất kỳ và tất cả các
thông tin liên lạc đã được tạo ra trong suốt dự án.
ừ Các phép đo kiểm soát chất lượng.Được mô tả trong Phần 8.3.3.1. Các phép đo kiểm soát chất lượng ghi lại kết quả
của các hoạt động Kiểm soát chất lượng và chứng minh sự tuân thủ các yêu cầu chất lượng.
ừ Báo cáo chất lượng.Được mô tả trong phần 8.2.3.1. Thông tin được trình bày trong báo cáo chất lượng có thể bao gồm
tất cả các vấn đề đảm bảo chất lượng do nhóm quản lý hoặc báo cáo, các đề xuất cải tiến và bản tóm tắt các phát hiện từ
quy trình Kiểm soát Chất lượng.
ừ Tài liệu yêu cầu.Được mô tả ở mục 5.2.3.1. Tài liệu yêu cầu được sử dụng để chứng minh sự
tuân thủ với phạm vi dự án.

ừ Đăng ký rủi ro.Được mô tả ở mục 11.2.3.1. Sổ đăng ký rủi ro cung cấp thông tin về các rủi ro đã xảy ra
trong suốt dự án.
ừ Báo cáo rủi ro.Được mô tả trong phần 11.2.3.2. Báo cáo rủi ro cung cấp thông tin về trạng thái rủi ro và được sử dụng
để kiểm tra xem không có rủi ro mở nào khi kết thúc dự án.
4.7.1.4 SẢN PHẨM ĐƯỢC CHẤP NHẬN
Được mô tả ở phần 5.5.3.1. Các sản phẩm bàn giao được chấp nhận có thể bao gồm các thông số kỹ thuật của sản phẩm đã được phê duyệt, biên lai giao hàng và tài
liệu thực hiện công việc. Các sản phẩm chuyển giao một phần hoặc tạm thời cũng có thể được đưa vào cho các dự án theo giai đoạn hoặc bị hủy bỏ.
4.7.1.5 GIẤY TỜ KINH DOANH
Được mô tả ở phần 1.2.6. Các tài liệu kinh doanh bao gồm nhưng không giới hạn ở:
ừ Trường hợp kinh doanh.Đề án kinh doanh ghi lại nhu cầu kinh doanh và phân tích lợi ích chi phí để biện minh cho dự
án.
ừ Kế hoạch quản lý lợi ích.Kế hoạch quản lý lợi ích phác thảo các lợi ích mục tiêu của dự án.
Trường hợp kinh doanh được sử dụng để xác định xem kết quả mong đợi từ nghiên cứu khả thi về kinh tế được sử dụng để biện minh
cho dự án có xảy ra hay không. Kế hoạch quản lý lợi ích được sử dụng để đo lường xem lợi ích của dự án có đạt được như kế hoạch hay
không.
Được mô tả trong phần 12.2.3.2. Các yêu cầu để kết thúc đấu thầu chính thức thường được xác định trong các điều khoản và
điều kiện của hợp đồng và được đưa vào kế hoạch quản lý đấu thầu. Một dự án phức tạp có thể liên quan đến việc quản lý nhiều
hợp đồng cùng một lúc hoặc theo trình tự.
4.7.1.7 HỒ SƠ MUA SẮM
Được mô tả ở phần 12.3.1.4. Để kết thúc hợp đồng, tất cả tài liệu mua sắm sẽ được thu thập, lập chỉ mục và lưu trữ. Thông tin
về tiến độ, phạm vi, chất lượng và hiệu quả chi phí của hợp đồng cùng với tất cả các tài liệu thay đổi hợp đồng, hồ sơ thanh toán
và kết quả kiểm tra đều được lập danh mục. Các kế hoạch/bản vẽ “hoàn công” hoặc các tài liệu, hướng dẫn sử dụng, xử lý sự cố
và các tài liệu kỹ thuật khác cũng phải được coi là một phần của tài liệu mua sắm khi kết thúc một dự án. Thông tin này có thể
được sử dụng làm thông tin bài học kinh nghiệm và làm cơ sở để đánh giá các nhà thầu cho các hợp đồng trong tương lai.
125
Nội dung quy trình tổ chức có thể ảnh hưởng đến quy trình Đóng dự án hoặc Giai đoạn bao gồm nhưng không giới hạn ở:
ừ Các hướng dẫn hoặc yêu cầu về kết thúc dự án hoặc giai đoạn (ví dụ: bài học kinh nghiệm, kiểm toán dự án cuối cùng, đánh giá
dự án, xác nhận sản phẩm, tiêu chí chấp nhận, kết thúc hợp đồng, phân công lại nguồn lực, đánh giá hiệu suất của nhóm và
chuyển giao kiến thức).
ừ Cơ sở kiến thức quản lý cấu hình chứa các phiên bản và đường cơ sở của tất cả các tiêu chuẩn, chính sách,
thủ tục chính thức của tổ chức và mọi tài liệu dự án.
4.7.2 ĐÓNG DỰ ÁN HOẶC GIAI ĐOẠN: CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT
ừ Kiểm soát quản lý,
ừ Kiểm toán,
ừ Pháp lý và mua sắm, và
ừ Pháp luật và các quy định.
Các kỹ thuật phân tích dữ liệu có thể được sử dụng khi kết thúc dự án bao gồm nhưng không giới hạn ở:
ừ Phân tích tài liệu.Được mô tả ở mục 5.2.2.3. Việc đánh giá các tài liệu sẵn có sẽ cho phép xác định các bài học
kinh nghiệm và chia sẻ kiến thức cho các dự án trong tương lai và cải thiện tài sản của tổ chức.
ừ Phân tích hồi quy.Kỹ thuật này phân tích mối tương quan giữa các biến số khác nhau của dự án góp phần tạo ra
kết quả của dự án nhằm cải thiện hiệu suất của các dự án trong tương lai.
ừ Phân tích xu hướng.Được mô tả ở phần 4.5.2.2. Phân tích xu hướng có thể được sử dụng để xác nhận các mô hình được sử dụng trong tổ
chức và thực hiện các điều chỉnh cho các dự án trong tương lai.
ừ Phân tích phương sai.Được mô tả ở phần 4.5.2.2. Phân tích phương sai có thể được sử dụng để cải thiện các số liệu của tổ chức
bằng cách so sánh những gì được lên kế hoạch ban đầu và kết quả cuối cùng.

Các cuộc họp được sử dụng để xác nhận rằng các sản phẩm bàn giao đã được chấp nhận, xác nhận rằng các tiêu chí cuối cùng đã
được đáp ứng, để chính thức hóa việc hoàn thành hợp đồng, đánh giá sự hài lòng của các bên liên quan, thu thập bài học kinh nghiệm,
chuyển giao kiến thức và thông tin từ các bên liên quan. dự án và để ăn mừng thành công. Những người tham dự có thể bao gồm các
thành viên trong nhóm dự án và các bên liên quan khác có liên quan hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án. Các cuộc họp có thể là trực tiếp, ảo,
chính thức hoặc không chính thức. Các loại cuộc họp bao gồm nhưng không giới hạn ở các cuộc họp báo cáo kết thúc, cuộc họp tổng kết
khách hàng, cuộc họp rút kinh nghiệm và cuộc họp kỷ niệm.
4.7.3 ĐÓNG DỰ ÁN HOẶC GIAI ĐOẠN: ĐẦU RA
Tất cả các tài liệu dự án có thể được cập nhật và đánh dấu là phiên bản cuối cùng do dự án đóng cửa. Điều đặc biệt quan tâm
là sổ đăng ký bài học kinh nghiệm, được hoàn thiện để bao gồm thông tin cuối cùng về việc kết thúc giai đoạn hoặc dự án. Sổ
đăng ký bài học kinh nghiệm cuối cùng có thể bao gồm thông tin về quản lý lợi ích, tính chính xác của trường hợp kinh doanh,
vòng đời dự án và phát triển, quản lý rủi ro và vấn đề, sự tham gia của các bên liên quan và các quy trình quản lý dự án khác.
4.7.3.2 CHUYỂN GIAO SẢN PHẨM, DỊCH VỤ HOẶC KẾT QUẢ CUỐI CÙNG
Một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả sau khi được dự án chuyển giao có thể được chuyển giao cho một nhóm hoặc tổ chức
khác để vận hành, duy trì và hỗ trợ nó trong suốt vòng đời của nó.
Đầu ra này đề cập đến quá trình chuyển đổi sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả cuối cùng mà dự án được ủy quyền sản xuất (hoặc trong
trường hợp kết thúc giai đoạn, sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả trung gian của giai đoạn đó) từ nhóm này sang nhóm khác.
4.7.3.3 BÁO CÁO CUỐI CÙNG
Báo cáo cuối cùng cung cấp một bản tóm tắt về hiệu suất của dự án. Nó có thể bao gồm các thông tin như:
ừ Mô tả mức độ tóm tắt của dự án hoặc giai đoạn.
ừ Mục tiêu phạm vi, tiêu chí được sử dụng để đánh giá phạm vi và bằng chứng cho thấy các tiêu chí hoàn thành đã được đáp ứng.
ừ Mục tiêu chất lượng, tiêu chí được sử dụng để đánh giá chất lượng dự án và sản phẩm, thời gian xác minh và mốc giao
hàng thực tế cũng như lý do cho sự khác biệt.
ừ Mục tiêu chi phí, bao gồm phạm vi chi phí có thể chấp nhận được, chi phí thực tế và lý do cho bất kỳ sự khác biệt nào.
ừ Tóm tắt thông tin xác nhận cho sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả cuối cùng.
127
ừ Lập kế hoạch cho các mục tiêu bao gồm liệu kết quả có đạt được những lợi ích mà dự án được thực hiện để giải quyết hay không.
Nếu lợi ích không được đáp ứng khi kết thúc dự án, hãy cho biết mức độ đạt được lợi ích đó và ước tính khả năng hiện thực hóa
lợi ích trong tương lai.
ừ Tóm tắt cách sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả cuối cùng đạt được nhu cầu kinh doanh được xác định trong kế hoạch kinh doanh.
Nếu nhu cầu kinh doanh không được đáp ứng khi kết thúc dự án, hãy cho biết mức độ đạt được chúng và ước tính thời điểm các
nhu cầu kinh doanh sẽ được đáp ứng trong tương lai.
ừ Tóm tắt mọi rủi ro hoặc vấn đề gặp phải trong dự án và cách giải quyết chúng.
Tài sản quy trình tổ chức được cập nhật bao gồm nhưng không giới hạn ở:
ừ Tài liệu dự án.Tài liệu phát sinh từ các hoạt động của dự án; ví dụ, kế hoạch quản lý dự án;
phạm vi, chi phí, tiến độ và lịch dự án; và tài liệu quản lý thay đổi.
ừ Tài liệu hỗ trợ và vận hành.Các tài liệu cần thiết để tổ chức duy trì, vận hành và hỗ trợ sản phẩm hoặc dịch vụ do
dự án cung cấp. Đây có thể là những tài liệu mới hoặc những cập nhật cho những tài liệu hiện có.
ừ Tài liệu kết thúc dự án hoặc giai đoạn.Tài liệu kết thúc dự án hoặc giai đoạn, bao gồm tài liệu chính thức cho
biết việc hoàn thành dự án hoặc giai đoạn và chuyển giao dự án hoặc sản phẩm giai đoạn đã hoàn thành cho
người khác, chẳng hạn như nhóm vận hành hoặc sang giai đoạn tiếp theo. Trong quá trình kết thúc dự án, người
quản lý dự án xem xét tài liệu giai đoạn trước, tài liệu chấp nhận của khách hàng từ quy trình Xác thực phạm vi
(Phần 5.5) và thỏa thuận (nếu có) để đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu của dự án đều được hoàn thành trước khi
hoàn tất việc đóng dự án. Nếu dự án bị chấm dứt trước khi hoàn thành, tài liệu chính thức sẽ nêu rõ lý do tại sao
dự án bị chấm dứt và chính thức hóa các thủ tục chuyển giao các sản phẩm đã hoàn thành và chưa hoàn thành
của dự án bị hủy cho người khác.
ừ Kho bài học kinh nghiệm.Các bài học kinh nghiệm và kiến thức thu được trong suốt dự án sẽ được chuyển vào kho lưu trữ bài
học kinh nghiệm để sử dụng cho các dự án trong tương lai.

4 VN

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

4 VN

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Translated from English to Vietnamese - www.onlinedoctranslator.

ừ Phân bổ nguồn lực,

ừ Cân bằng nhu cầu cạnh tranh,

ừ Kiểm tra bất kỳ phương pháp thay thế nào,

70 Phần 1 - Hướng dẫn

hoặc kết quả cuối cùng

. 3 Báo cáo cuối cùng

. 4 Cập nhật tài sản quy

Hình 4-1. Tổng quan về quản lý tích hợp dự án

Quản lý tích hợp dự án là về:

ừ Quản lý chuyển pha khi cần thiết.

72 Phần 1 - Hướng dẫn

NHỮNG ĐIỀU CÂN NHẮC VỀ MÔI TRƯỜNG LINH HOẠT/THÍCH ỨNG

74 Phần 1 - Hướng dẫn

Phát triển các điều lệ dự án

Đầu vào Công cụ & Kỹ thuật đầu ra

• Quản lý cuộc họp

Các tài liệu Sự quản lý

Hình 4-3. Phát triển Điều lệ dự án: Sơ đồ luồng dữ liệu

76 Phần 1 - Hướng dẫn

4.1.1 PHÁT TRIỂN ĐIỀU LỆ DỰ ÁN: ĐẦU VÀO

4.1.1.1 GIẤY TỜ KINH DOANH

quy trình để giảm chi phí),

khu công nghiệp),

4.1.1.2 THỎA THUẬN

4.1.1.3 YẾU TỐ MÔI TRƯỜNG DOANH NGHIỆP

ừ Điều kiện thị trường,

ừ Văn hóa tổ chức và môi trường chính trị,

ừ Kỳ vọng của các bên liên quan và ngưỡng rủi ro.

78 Phần 1 - Hướng dẫn

ừ Phương pháp giám sát và báo cáo;

ừ Mẫu (ví dụ: mẫu điều lệ dự án); Và

4.1.2 PHÁT TRIỂN ĐIỀU LỆ DỰ ÁN: CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT

4.1.2.1 ĐÁNH GIÁ CỦA CHUYÊN GIA

ừ Chiến lược tổ chức,

ừ Quản lý lợi ích,

ừ Dự toán thời gian và ngân sách, và

ừ Nhận dạng rủi ro.

4.1.2.3 KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ ĐỒNG ĐỘI

4.1.2.4 CUỘC HỌP

80 Phần 1 - Hướng dẫn

ừ Mục đích dự án;

ừ Yêu cầu cấp cao;

ừ Rủi ro tổng thể của dự án;

ừ Tóm tắt lịch trình các mốc quan trọng;

ừ Nguồn tài chính được phê duyệt trước;

ừ Danh sách các bên liên quan chính;

4.1.3.2 NHẬT KÝ GIẢ ĐỊNH

Xây dựng kế hoạch quản lý dự án

Đầu vào Công cụ & Kỹ thuật đầu ra

. 1 Điều lệ dự án . 1 Nhận định của chuyên gia . 1 Kế hoạch quản lý dự án

. 4 Tài sản quy trình tổ chức • Nhóm tập trung

• Quản lý cuộc họp

hoặc thành phần nào

• Yếu tố môi trường doanh nghiệp

Hình 4-5. Xây dựng kế hoạch quản lý dự án: Sơ đồ luồng dữ liệu

82 Phần 1 - Hướng dẫn

4.2.1 XÂY DỰNG KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN: ĐẦU VÀO

4.2.1.2 ĐẦU RA TỪ CÁC QUY TRÌNH KHÁC

ừ Các yêu cầu và/hoặc ràng buộc pháp lý và quy định;

ừ Cơ sở hạ tầng (ví dụ: cơ sở vật chất hiện có và thiết bị vốn).

4.2.1.4 TÀI SẢN QUY TRÌNH TỔ CHỨC

ừ Mẫu kế hoạch quản lý dự án, bao gồm: