1

Phương pháp kaizen

Cùng với phương pháp luận sáng tạo TRIZ, phương pháp sáng tạo
KAIZEN của Nhật Bản trong những năm qua đã và đang được ứng
dụng rộng rãi tạo ra những bước đột phá về sáng tạo tại Nhật và một
số nước trên thế giới. Một trong những kỹ thuật sáng tạo điển hình
của trường phái này đó là phương pháp sáng tạo với bàn phím của
chiếc máy tính cầm tay.
Theo tiếng Nhật thì KAIZEN có nghĩa là “Không ngừng cải tiến, không
ngừng sáng tạo”. Phương pháp chiếc máy tính cầm tay là phương pháp
chúng ta sẽ sử dụng các phím chức năng tương ứng để sáng tạo.
Ví dụ:
Phím cộng có nghĩa là thêm vào chức năng mới
Phím trừ là loại bỏ một vài chức năng
Phím chia là chia nhỏ đồ vật
Phím nhân là tăng kích thước và khối lượng…
Chỉ cần với một bàn phím của chiếc máy tính cầm tay chúng ta sẽ có
vô vàn các ý tưởng về sáng tạo. Kaizen được ghép từ hai từ tiếng
Nhật: Kai - "Thay đổi” và Zen - "Tốt hơn", nghĩa là "Thay đổi để tốt
hơn" hoặc "Cải tiến liên tục". Xuất phát tù suy nghĩ rằng "trục trặc" có
thể nảy sinh liên tục ở bất kỳ thời điểm nào, bộ phận nào của doanh
nghiệp trong quá trình hoạt động, người Nhật đề ra triết lý quản lý
Kaizen với nội dung 5S (năm nguyên tắc bắt đầu bằng chữ S trong
tiếng Nhật) để khắc phục các "trục trặc" này:

Seiri - Sàng lọc (Sort - tiếng Anh): Nhằm loại bỏ tất cả mọi thứ không
cần thiết, không có giá trị ra khỏi công việc, nhà xưởng, tổ chức...

Seiton - Sắp xếp (Simply - tiếng Anh): Phần loại, hệ thống hoá để bất
cứ thứ gì cũng có thể "dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, dễ trả
lại".

Seiso - Sạch sẽ (Shine - tiếng Anh): Thực chất là lau chùi, quét dọn, vệ
sinh, kiểm tra xem mọi thứ có được sắp xếp đúng nơi quy định.

(Ba nguyên tắc nêu trên thực chất chỉ là việc sàng lọc, sắp xếp phân
loại khoa học hệ thống nhà xưởng, máy móc, công cụ sản xuất và tổng
vệ sinh doanh nghiệp).

Hai nguyên tắc tiếp theo:

 2

Seiketsu - Săn sóc (Standardize - tiếng Anh): Nhằm "Tiêu chuẩn hoá",
"quy trình hoá" những gì đã đạt dược với ba nguyên tắc nêu trên đề
mọi thành viên của doanh nghiệp tuân theo một cách bài bản, hệ thống.

Shitsuke - Sẵn sàng (Sustain - tiếng Anh): Giáo dục, duy trì và cải tiến
bốn nguyên tắc nêu trên trong bất kỳ mọi hoàn cảnh nào và trong suất
quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Sự khác biệt giữa Kaizen và "Đổi mới":

Trong khi phương Tây chú trọng "đổi mới" có tính tức thời, đột phá về
công nghệ, kỹ thuật... với kết quả rõ ràng, người Nhật thường quan
tâm đến "Cải tiến liên tục", cải tiến hàng ngày với mục tiêu làm thế
nào để ngày hôm nay tốt hơn ngày hôm qua, dù chỉ một chút. Hiệu quả
của Kaizen vì thế rất tinh tế, nhỏ bé và không nhận thấy ngay, nhưng
về lâu dài Kaizen giúp doanh nghiệp phát triển ổn định và có sức cạnh
tranh cao. Sự khác biệt giữa Kaizen và "Đối mới" được trình bày trong
bảng dưới đây:

Sự khác biệt giữa Kaizen và đổi mới

TIÊU CHÍ KAIZEN ĐỔI MỚI Tính hiệu quả Dài hạn, không gây ấn
tượng hàng ngày Ngắn hạn, gây ấn tượng Nhịp độ Các bước nhỏ
Bước lớn Khung thời gian Liên tục, tăng dần Cách quãng Mức độ thay
đổi Dần dần Đột ngột Cách tiếp cận Nỗ lực tập thể Nỗ lực cá nhân
Phạm vi liên quan Mọi người Một vài người

Mục đích Duy trì, cải tiến Đột phá, xây dựng Phương pháp Truyền
thống Đột phá kỹ thuật Đầu tư Ít, dần dần Lớn, tức thời Định hướng
Con người Công nghệ, kỹ thuật Đánh giá Quá trình, sự nỗ lực Kết quả,
lợi nhuận

Các bước thực hiện và yêu cầu:

Giống các công cụ quản lý chất lượng ISO, TQM... hoạt động Kaizen
cũng dược triển khai trên cơ sở vòng lặp xoáy ốc PDCA (P - Kế
hoạch) - D (Thực hiện) - C (Kiểm tra) - A (Hành động, Cải tiến). Tám
bước thực hiện Kaizen được tiêu chuẩn hoá bao gồm:
 3

Bước 1: Lựa chọn chủ đề (công việc, bộ phận...) (P) Bước 2: Tìm
hiểu hiện trạng và xác định mục tiêu (P) Bước 3: Phân tích dữ kiện thu
thập để xác định nguyên nhân (P) Bước 4: Xác định biện pháp thực
hiện trên cơ sở phân tích dữ liệu (P) Bước 5: Thực hiện biện pháp (D)
Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện (C) Bước 7: Xây dựng hoặc sứa
đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn (A) Bước 8: Xem xét các quá
trình trên và xác định dự án tiếp theo (A)

Lưu ý rằng Kaizen không phải là một công cụ, không phải là một kỹ
thuật mà là triết lý quản lý. Khi zen không đòi hỏi vốn đầu tư lớn
nhưng yêu cầu sự cam kết và nỗ lực ở mọi cấp của doanh nghiệp (đặc
biệt là cấp lãnh đạo). Các yếu tố quyết định sự thành công của hoạt
động Kaizen và 5S bao gồm: Cam kết của lãnh dạo cao nhất, vai trò
của cán bộ quản lý các phòng ban, tổ, nhóm, sự nỗ lực tham gia của
mọi người, việc triển khai cải tiến được thực hiện liên tục, hàng ngày.

Lợi ích áp dụng:

Kaizen lúc đầu được Hãng xe hơi Toyota (Japan) áp dụng để nâng cao
năng lực sản xuất, giảm giá thành, tăng lợi nhuận... Sau thành công của
Toyota, Kaizen và 5S đã được nhiều nước trên thế giới, kể cả Việt
Nam học tập và vận dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

Trong doanh nghiệp, áp dụng Kaizen và 5S sẽ làm tăng năng suất, tăng
năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp nhờ giảm thiểu những lãng phí
như:

1. Sản xuất dư thừa:

Làm tăng rủi ro lỗi mốt, sản xuất sai chủng loại sản phẩm dẫn tới
nguy cơ phải bán với giá chiết khấu hay bó đi dưới dạng phế liệu.

2. Khuyết tật:

Gồm các khuyết tật sản phẩm làm tăng chi phí sản xuất, hàng bán,
cũng bao gồm sai sót giấy tờ và thông tin về sản phẩm, chậm giao
hàng, sản xuất sai quy cách, lãng phí nguyên vật liệu...

3. Tôn kho:

Hậu quả là chi phí tồn kho và báo quản cao, lãng phí không gian, giảm
quay vòng vốn hiệu quả ...
 4

4. Di chuyển bất hợp lý:

Gây lãng phí thời gian, tiền bạc, công sức, nguyên nhiên vật liệu, mặt
bằng, đường sá, nhà xưởng

5. Chờ đợi:

Là thời gian nhân lực hay máy móc nhàn rỗi bởi sự tắc nghẽn hay
luồng sản xuất trong hệ thống sản xuất kém hiệu quả.

6. Thao tác thừa của công nhân, máy móc thiết bị:

Ảnh hưởng đến năng suất lao động, định mức nguyên nhiên vật liệu,
tăng giá thành sản phẩm...

7. Sửa sai:

Do lần gia công đầu không đạt chất lượng, gây lãng phí sức lao động,
sử dụng thiết bị kém hiệu quả, làm gián đoạn, ách tắc, đình trệ trong
sản xuất...

Bên cạnh những lợi ích hữu hình về kinh tế, vệ sinh môi trường, an
toàn lao động, Kaizen còn mang lại những lợi ích vô hình như: lòng tự
hào về doanh nghiệp, động lực phát huy sáng kiến, kỷ luật lao động
cao, môi trường văn hoá doanh nghiệp lành mạnh giúp các các thành
viên của doanh nghiệp đoàn kết và gắn bó trong mái nhà chung.

Trong cuộc sống đời thường, các cá nhân và gia đình cũng có thể áp
dụng Kaizen – 5S để tiết kiệm thời gian, tiền bạc, công sức, giảm
thiểu những quyết định, lựa chọn bất hợp lý gây căng thẳng mất đồng
bộ để cuộc sống nhẹ nhàng hiệu quá và hạnh phúc hơn. Với "Seiri",
Kaizen sẽ giúp giải phóng ngôi nhà ta ở khỏi những vật dụng "hầm bà
lằng", "bỏ thì thương, vương thì tội" như đồ gỗ, đồ điện hỏng, quần
áo cũ, chai lọ, túi lilon, hộp carton... Không gian sống sẽ rộng hơn,
thoáng hơn và biết đâu những thứ này lại trở thành vật hữu ích cho
nhiều người khác... Với "Seiton", Kaizen giúp ta không lãng phí thời
gian tìm kiếm cuốn sách, cây bút bi, đôi giày, máy di động, chùm chìa
khoá, tập tài liệu ... bị ta đã quăng một cách vô thức như trước. Với
"Seiso", Kaizen giúp ngôi nhà ta luôn gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ,
thoáng mát...

Biết bao lợi ích mà Kaizen có thể mang lại. Hãy làm quen với Kaizen
và áp dụng nó vào doanh nghiệp cũng như trong cuộc sống hàng ngày.
 5

Công cụ cải tiến KAIZEN (PI.Kaizen)

Chất lượng không chỉ liên quan đến sản phẩm, dịch vụ mà còn chịu ảnh
hưởng rất lớn bởi cách làm việc của con người, cách vận hành của máy
móc cũng như mối tương quan giữa quá trình và hệ thống. Thực tế cho
thấy, lãnh đạo của nhiều tổ chức thậm chí còn không nhận ra rằng hệ
thống họ đang duy trì chính là nguyên nhân cho mọi vấn đề mà họ đang
phải đối mặt. Trong khi đó, những vấn đề này có thể được nhận biết
rất dễ dàng bởi cán bộ liên quan trực tiếp và tổ chức hoàn toàn đủ khả
năng ứng phó nếu kịp thời tiếp nhận các đề xuất cải tiến từ những cán
bộ đó. Vì thế, ngày càng có nhiều tổ chức trên thế giới quan tâm và lựa
chọn triển khai KAIZEN như một giải pháp tối ưu nhất.

KAIZEN là cách tiếp cận mang tính triết lý và có hệ thống, được Nhật
Bản phát triển sau chiến tranh thế giới thứ 2. Trong tiếng Nhật, Kaizen
được ghép từ “Kai” - ”thay đổi” hay “làm cho đúng” và “zen” - “tốt”,
nghĩa là “cải tiến liên tục”. KAIZEN là sự tích lũy các cải tiến nhỏ thành
kết quả lớn, tập trung vào xác định vấn đề, giải quyết vấn đề và thay
đổi chuẩn để đảm bảo vấn đề được giải quyết tận gốc. Do đó,
KAIZEN còn hơn một quá trình cải tiến liên tục, với niềm tin rằng sức
sáng tạo của con người là vô hạn. Qua đó, tất cả mọi thành viên trong tổ
chức từ lãnh đạo đến công nhân đều được khuyến khích đưa ra đề xuất
cải tiến dù là nhỏ xuất phát từ những công việc thường ngày.

Có rất nhiều sáng kiến riêng lẻ có thể mang lại những cải tiến ngắn
hạn cho một tổ chức. Tuy nhiên, để đạt đến sự thành công bền vững thì
mọi khía cạnh của tổ chức phải được tiếp cận một cách có hệ thống,
dựa trên các phương pháp “đẳng cấp thế giới”. Hệ thống quản lý
KAIZEN góp phần vào thành công chung của tổ chức, bao gồm các mặt
sau: chất lượng, chi phí, hậu cần, động lực cho nhân viên, an toàn, công
nghệ và môi trường. Từng điểm trong chuỗi giá trị phải được nhận biết
- từ nhà cung cấp bên ngoài, thông qua các quá trình nội bộ, đến khách
hàng cuối cùng.

Tổ chức thuộc mọi loại hình kinh tế và quy mô đều có thể áp dụng
KAIZEN. Thực hiện KAIZEN ít tốm kén hơn đầu tư mới và mang lại
cho tổ chức nhiều kết quả trực tiếp, như:

 Xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp mà ở đó khuyến khích tinh
 6

thần làm việc tập thể, thúc đẩy cá nhân đề xuất ý tưởng mới, tạo
ý thức tiết kiệm và nâng cao chất lượng công việc;
 Tăng năng suất và lợi nhuận;
 Giảm lãng phí hay các hoạt động không tạo ra giá trị bằng cách tối
ưu hóa từng khâu của quá trình sản xuất và/hoặc cung cấp dịch
vụ;
 Cải tiến chất lượng sản phẩm - dịch vụ;

 Cải thiện sự thỏa mãn của khách hàng

Kaizen được ghép từ hai từ tiếng Nhật: Kai - "Thay đổi” và Zen - "Tốt
hơn", nghĩa là "Thay đổi để tốt hơn" hoặc "Cải tiến liên tục". Xuất
phát tù suy nghĩ rằng "trục trặc" có thể nảy sinh liên tục ở bất kỳ thời
điểm nào, bộ phận nào của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động,
người Nhật đề ra triết lý quản lý Kaizen với nội dung 5S (năm nguyên
tắc bắt đầu bằng chữ S trong tiếng Nhật) để khắc phục các "trục trặc"
này:

Seiri - Sàng lọc (Sort - tiếng Anh): Nhằm loại bỏ tất cả mọi thứ không
cần thiết, không có giá trị ra khỏi công việc, nhà xưởng, tổ chức...

Seiton - Sắp xếp (Simply - tiếng Anh): Phần loại, hệ thống hoá để bất
cứ thứ gì cũng có thể "dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, dễ trả
lại".

Seiso - Sạch sẽ (Shine - tiếng Anh): Thực chất là lau chùi, quét dọn, vệ
sinh, kiểm tra xem mọi thứ có được sắp xếp đúng nơi quy định.

(Ba nguyên tắc nêu trên thực chất chỉ là việc sàng lọc, sắp xếp phân
loại khoa học hệ thống nhà xưởng, máy móc, công cụ sản xuất và tổng
vệ sinh doanh nghiệp).

Hai nguyên tắc tiếp theo: