Professional Documents
Culture Documents
نظام إدارة المشتريات - أونكس آي إكس
نظام إدارة المشتريات - أونكس آي إكس
مقدمة
نظام إدارة المشتريات من أهم أركان النظام المالي الذي تم تطويره في بيئة األونكس IXتلبية
لمتطلبات المنشآت التجارية أو الصناعية أو الخدمية على مختلف أنشطتها وتخصصاتها،
ويمكن القول إن الهدف العام الذي يسعى نظام إدارة المشتريات إلى تحقيقه يسهم في تحقيق
معظم أهداف المنشأة ككل ،فالنظام يشكل إدارة متكاملة مع نظام الموردين أونكس IXتسعى
لتوفير الكمية المناسبة من األصناف والمستلزمات التي تتعامل معها المنشأة ،بالجودة المناسبة،
والسعر المناسب ،والوقت المناسب ،ومن المصدر المناسب.
وتضمن دليل نظام إدارة المشتريات إدارة تهيئة النظام في الفصل األول الذي خصص لشرح آلية
العمل في تهيئة مصاريف الشراء ،وتهيئة أعباء الشراء ،وتهيئة منح خصومات الشراء ،وتضمن
النظام أيضا إدارة مدخالت النظام من خالل الفصل الثاني الذي خصص لشرح آلية العمل في
أصناف الموردين ،وقائمة أسعار الموردين ،وأعضاء اللجان المعنية بعملية الشراء ،وخصص
الفصل الثالث من هذا الدليل لشرح آلية العمل في عمليات النظام من خالل ثالثة مباحث األول
تضمن طلبات الشراء ،والمبحث الثاني تضمن عرض أسعار الشراء ،المقارنة الفنية لعرض
الشراء ،والمبحث الثالث تضمن أمر الشراء ،متابعة أمر الشراء ،بيانات الشحن ،فحص أمر
الشراء ،استالم الشراء ،فاتورة الشراء ،وتضمن المبحث الرابع واألخير طلب المردود ،ومردود
استالم الشراء ،فاتورة مردود الشراء ،وخصص الفصل الرابع لتقارير النظام.
وننوه للقارئ الكريم هنا أن المتغيرات الخاصة بنظام إدارة المشتريات تضمنها نظام إدارة
الموردين نظ ار للتكامل الكبير بين النظامين.
كما ننوه في نهاية هذه المقدمة لمن أراد االستفادة من استخدام االختصارات ورموز االستخدام
ضرورة االطالع على دليل المفاهيم األساسية لنظام األونكس .IX
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 1
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
الفصــل األول
التهيئة
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 2
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
طريقة استخدام الشاشة :تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة أو بالضغط على F6على النحو التالي:
أوال البيانات الرئيسية
-رقم النوع :يعرض النظام رقما تسلسليا آليا للنوع قابل للتعديل من قبل المستخدم غير قابل للتكرار.
-اسم النوع :هذا الحقل إلدخال نوع تكاليف الشراء المطلوب تحليل مصروفاته باللغة االفتراضية للنظام وفي حقل
االسم األجنبي يدخل اسم النوع باللغة األجنبية.
ثانيا البيانات التفصيلية
-م :يعرض النظام رقما تسلسليا آليا غير قابل للتعديل.
-رقم املصروف :يعرض النظام رقما تسلسليا آليا للنوع قابل للتعديل من قبل المستخدم غير قابل للتكرار.
-اسم املصروف /االسم األجنبي :هذا الحقل إلدخال اسم المصروف التحليلي باللغة االفتراضية للنظام وفي حقل
االسم األجنبي يدخل اسم المصروف باللغة األجنبية.
-رقم احلساب :يختار المستخدم رقم حساب المصروف من الدليل المحاسبي باستخدام F9
-إدخال احلساب يف العمليات :إظهار المؤشر أمام الحساب يعني أن هذا المصروف ليس له حساب ثابت ويمكن
للمستخدم إدخال أي حساب في تبويب المصاريف في شاشة استالم الشراء.
-مؤشر قيمة الفاتورة :إظهار هذا المؤشر أمام حساب قيمة الفاتورة (اعتماد الفاتورة) للتمييز بينه وبين حسابات
المصروفات األخرى.
-موقف :تفعيل المؤشر أمام المصروف يعني توقيف العمل بحساب المصروف.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 3
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
طريقة استخدام الشاشة :تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة أو بالضغط على F6على النحو التالي:
أوال البيانات الرئيسية
-رقم العبء :يعرض النظام رقما تسلسليا آليا للعبء قابل للتعديل من قبل المستخدم غير قابل للتكرار.
-اسم العبء :هذا الحقل إلدخال اسم العبء باللغة االفتراضية للنظام وفي حقل االسم األجنبي يدخل اسم العبء
باللغة األجنبية.
-رقم احلساب :يختار المستخدم رقم حساب األعباء المعرف في الدليل المحاسبي الذي يقيد فيه مبلغ العبء
باستخدام .F9
-تصنيف العبء :يختار المستخدم التصنيف من القائمة ،فالتصنيف حسب الفاتورة أو حسب األصناف ،ويترتب
اختيار حسب األصناف فتح النظام للبيانات التفصيلية إلدخال بيانات األصناف التي تضمنتها الفاتورة.
-نوع القيمة :يتضمن الحقل (نسبة /قيمة) يحددها المستخدم من القائمة.
-القيمة :يفعل العمل في هذا الحقل إذا كان تصنيف العبء حسب الفاتورة ،ويتضمن الحقل قيمة المبلغ.
-النسبة :يفعل العمل في هذا الحقل إذا كان تصنيف العبء حسب الفاتورة ،ويتضمن الحقل النسبة.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 4
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-طريقة احتساب السعر :يفعل العمل في هذا الحقل إذا كان نوع القيمة المحدد في الحقل السابق هو نسبة
ويتضمن اختيار طريقة احتساب السعر إما (وفقا للسعر) أو وفقا (للسعر مطروحا منه الخصم) أو وفقا (للسعر
مطروحا منه الخصم مضافا إليه الضريبة).
-طريقة احتساب الكمية :يفعل العمل في هذا الحقل إذا كان نوع القيمة المحدد هو نسبة ويتضمن طريقة
احتساب الكمية إما (الكمية) أو (الكمية مضافا إليه المجاني).
-طريقة الدفع :يفعل العمل في هذا الحقل إذا كان تصنيف العبء حسب الفاتورة ويتضمن اختيار واحدة من طرق
الدفع المتاحة من القائمة.
-يتم إرجاعه يف املردود :تفعيل هذا المؤشر يمكن استخدام العبء في فاتورة مردودات المشتريات بطريقتين ،إما أن يتم
إرجاعه آليا في الفاتورة ،أو يترك الخيار للمستخدم نفسه في تحديد العبء ويكون قيد المردود على النحو التالي:
التاريخ مدين دائن الــبـيــان
من حـ /المورد XX
-حساب الطرف اآلخر :المقصود به الطرف المقابل لحساب العبء المدين حيث يمثل الطرف الدائن فإذا كان مرم از هنا
فإن العبء يسجل له كحساب دائن مالم فإن الطرف الدائن يحدد وفقا لطريقة الدفع.
-مردود بدون رقم وثيقة :إذا تم تفعيل هذا المؤشر فإن النظام يسمح باستكمال إجراءات مردود المشتريات بدون تحديد
رقم وثيقة المردود.
-يرحل إىل حساب اإليراد :إذا تم تفعيل هذا المؤشر فإن النظام يسمح بترحيل مبلغ العبء إلى حساب اإليراد في حالة
أن المورد قام بتسديد العبء عن المنشأة.
-السماح بتعديل الطرف اآلخر للقيد :إذا تم تفعيل هذا المؤشر فإن النظام يسمح للمستخدم بتعديل الطرف اآلخر
للقيد إذا كان تصنيف العبء حسب الفاتورة ويتم إنزاله آليا.
-يتم إنزاله آليا :تفعيل المؤشر يعني إنزال مبلغ العبء المحتسب وفقا لإلعدادات التي نفذت في هذه الشاشة آليا في كل
وثائق المشتريات التي تحتوي على أعباء بعد حفظ الوثيقة.
-ثانيا البيانات التفصيلية
يظهر هذا التبويب إذا كان تصنيف العبء حسب األصناف ويمكن إنزال البيانات هنا وفقا لخيارات اإلنزال على النحو
اآلتي:
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 5
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 6
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
طريقة استخدام الشاشة :تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة أو بالضغط على F6على النحو التالي:
أوال البيانات الرئيسية
-رقم /الوثيقة :يعرض النظام رقما تسلسليا آليا للخصم قابل للتعديل من قبل المستخدم غير قابل للتكرار.
-التاريخ :يعرض النظام تاريخ دخول المستخدم إلى النظام كتاريخ افتراضي قابل للتعديل.
-رقم املرجع :هذا الحقل إلدخال رقم المرجع يدويا أو يستدعى من قائمة تهيئة البيانات والمراجع في اإلعدادات
العامة إذا كان من المراجع المهيئة هناك.
-الرقم اليدوي :هذا الحقل إلدخال الرقم اليدوي من واقع الوثيقة اليدوية.
-عدد املرفقات :هذا الحقل إلدخال عدد مرفقات المرجع إذا تطلب األمر إلى ذلك.
-البيان :هذا الحقل إلدخال بيان الخصم يدويا أو يستدعى من قائمة تهيئة البيانات والمراجع في اإلعدادات العامة
إذا كان من المراجع المهيئة هناك.
ثانيا البيانات التفصيلية
-رقم /اسم (الوحدة املالية) :يختار المستخدم الوحدة المالية المعنية بترميز الخصم من القائمة باستخدام .F9
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 7
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-رقم/اسم (املورد) :يختار المستخدم رقم المورد المطلوب من قائمة باستخدام .F9
-رقم(املخزن) :يعتمد ظهور المخزن في البيانات التفصيلية على تفعيل متغير استخدام تعدد المخازن في العمليات
في نظام الموردين ويستخدم في حالة أن األصناف يمكن توريدها إلى أكثر من مخزن ويختار المستخدم رقم المخزن
المطلوب من قائمة باستخدام .F9
-رقم/اسم (الصنف) :يختار المستخدم رقم الصنف المطلوب من قائمة باستخدام .F9
-وحدة القياس :يعرض النظام آليا وحدة الصنف بمجرد اختيار الصنف في الحقل السابق.
-طريقة الدفع :يختار المستخدم طريقة الدفع المالزمة للخصم (نقدا /آجل).
-نوع اخلصم :هذا الحقل إلظهار نوع الخصم إذا كان (نسبة) أو (مبلغ) أو (نسبة /مبلغ) وفقا لمتغير نوع الخصم
لألصناف في المتغيرات في نظام الموردين.
-العملة :يختار المستخدم العملة المطلوبة من قائمة العمالت باستخدام .F9
-سعر التحويل :يعرض النظام آليا سعر التحويل بمجرد تحديد العملة في حقل العملة مع إمكانية تعديله في إطار
الحدود المتاحة التي تم تحديدها في شاشة (تهيئة العمالت) في التهيئة العامة للنظام إذا كان المستخدم يملك
صالحية تعديل سعر التحويل في شاشة) صالحيات العمليات( بشرط عملة الوثيقة مختلفة عن العملة المحلية.
-اخلصم :4/3/2/1يتم إضافة قيمة الخصم وفقا لمتغير عدد الخصومات في نظام الموردين
-مالحظات :هذا الحقل إلدخال المالحظة المناسبة على مستوى الخصم لكل صنف إذا تطلب األمر ذلك.
-موقف :تفعيل المؤشر أمام الصنف يعني توقيف العمل بالخصم المحدد للصنف.
-حفظ البيانات :بعد استكمال عملية إدخال البيانات يتم الحفظ.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 8
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
الفصــل الثاني
املدخالت
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 9
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
أصناف املوردين
االستخدام :الغرض من الشاشة ربط األصناف بمورد معين أو بأكثر من مورد ،على مستوى العملة وهو ربط اختياري
يستفاد منه في تتبع أسعار األصناف وتفاوتها بين الموردين ومن ثم اختيار السعر المناسب ،مع إمكانية شراء الصنف من
مورد آ خر لم يرتبط به الصنف ،وفي حالة ارتباط الصنف بمورد أو أكثر في هذا الشاشة وتم تفعيل متغير (فحص ربط
الصنف بالمورد) في متغيرات نظام الموردين يصبح التعامل مع الصنف المرتبط إجباريا في شاشات المدخالت وعمليات
النظام.
طريقة استخدام الشاشة :تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة أو بالضغط على F6على النحو التالي:
تتيح الشاشة إدخال البيانات بإحدى طريقتين:
الطريقة األوىل :تتضمن إمكانية المستخدم من فلترة البيانات في الجزء األعلى من الشاشة لغرض عرضها في البيانات
التفصيلية وفقا لذلك حيث يمكن عرض البيانات التفصيلية على مستوى مجموعات األصناف أو على مستوى مورد أو أكثر
أو على مستوى أي حقل من الحقول المخصصة لفلترة البيانات وهذه الطريقة أسرع من طريقة إدخال البيانات يدويا لكنها
تحتاج إلى دقة في تحديد مدى بيانات الحقول.
الطريقة الثانية :تتضمن إدخال البيانات التفصيلية مباشرة على النحو التالي:
-رقم /اسم (الصنف) :يختار المستخدم رقم الصنف المطلوب ربطه من قائمة األصناف باستخدام .F9
-وحدة القياس :يعرض النظام وحدة قياس الصنف آليا بمجرد اختيار رقم الصنف.
-رقم /اسم (املورد) :يختار المستخدم رقم المورد المطلوب من قائمة األصناف باستخدام .F9
-العملة :يستخدم هذا الحقل الختيار العملة المطلوبة على اعتبار أن ربط الصنف بالمورد يتم على مستوى العملة
وإذا كانت للمورد عملة واحدة فإن النظام يعرضها آليا ،أما إذا كان للمورد أكثر من عملة فيتم تحديد العملة من
القائمة.
-السعر :هذا الحقل إلدخال سعر الصنف المحدد من المورد وفقا للعملة المختارة يدويا.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 10
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-رقم صنف املورد :هذا الحقل إلدخال رقم الصنف لدى المورد لغرض التحقق من الصنف.
-فرتة التسليم باليوم :هذا الحقل إلدخال فترة تسليم المورد للصنف باليوم.
-مورد رئيسي :يفعل المؤشر في هذا الحقل أمام المرد الرئيسي للصنف.
-حفظ البيانات :بعد استكمال عملية إدخال البيانات يتم الحفظ.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 11
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
طريقة استخدام الشاشة :تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة أو بالضغط على F6على النحو التالي:
أوال البيانات الرئيسية
-رقم /الوثيقة :يعرض النظام رقما تسلسليا آليا للوثيقة قابل للتعديل من قبل المستخدم غير قابل للتكرار.
-التاريخ :يعرض النظام تاريخ دخول المستخدم إلى النظام كتاريخ افتراضي قابل للتعديل.
-رقم املورد :يختار المستخدم رقم المورد المطلوب من قائمة األصناف باستخدام .F9
-العملة :يستخدم هذا الحقل لتحديد العملة التي سوف تسعر األصناف بموجبها إذا كانت للمورد عملة واحدة فإن
النظام يعرضها آليا ،أما إذا كان للمورد أكثر من عملة فيتم تحديد العملة من القائمة.
-عدد املرفقات :هذا الحقل إلدخال عدد المرفقات الخاصة بوثيقة أسعار المورد.
-رقم املرجع :هذا الحقل إلدخال رقم المرجع يدويا أو يستدعى من قائمة تهيئة البيانات والمراجع في اإلعدادات
العامة إذا كان من المراجع المهيئة هناك.
-الرقم اليدوي :هذا الحقل إلدخال الرقم اليدوي من واقع الوثيقة اليدوية.
-البيان :هذا الحقل إلدخال بيان سعر المورد يدويا أو يستدعى من قائمة تهيئة البيانات والمراجع في اإلعدادات
العامة إذا كان من المراجع المهيئة هناك.
ثانيا البيانات التفصيلية
-رقم/اسم (الصنف) :يختار المستخدم رقم الصنف المطلوب من قائمة باستخدام .F9
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 12
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-وحدة القياس :يعرض النظام وحدة قياس الصنف آليا بمجرد اختيار رقم الصنف.
-العبوة :يعرض النظام عبوة الصنف آليا بمجرد اختيار رقم الصنف.
-السعر :هذا الحقل إلدخال سعر الصنف المحدد من المورد يدويا.
-رقم صنف املورد :هذا الحقل إلدخال رقم الصنف لدى المورد لغرض التحقق من الصنف.
-حفظ البيانات :بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 13
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
أعضاء اللجان
االستخدام :الغرض من الشاشة تحديد أنوع اللجان المكلفة بإنجاز مهام معينة من مهام المنشأة مثل لجان (التوظيف،
وعروض المشتريات ،والشئون القانونية ،والجرد وتحديد أعضاء تلك اللجان ومواقعهم في الهيكل التنظيمي (الوظائف التي
يشغلونها) في المنشأة ،بهدف توثيق اإلجراءات والتوصيات التي تقرها تلك اللجان.
طريقة استخدام الشاشة :تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة أو بالضغط على F6على النحو التالي:
-نوع اللجنة :يختار المستخدم نوع اللجنة المطلوب تعريفها من القائمة.
-الرمز :يعرض النظام رقما تسلسليا آليا للجنة قابل للتعديل من قبل المستخدم غير قابل للتكرار.
-رقم املوظف :يستخدم هذا الحقل لتحديد اسم عضو اللجنة إذا كان العضو أحد موظفي المنشأة واسمه مدرج ضمن
بيانات الموظفين في النظام ،ويتم إدخال رقم الموظف مباشرة أو بالبحث عنه بواسطة .F9
-االسم (احمللي /األجنبي) :يعرض النظام اسم الموظف المحدد في حقل رقم الموظف باللغتين المحلية واألجنبية.
-اهليكل التنظيمي :يعرض النظام آليا موقع الموظف في الهيكل التنظيمي بمجرد تحديد الموظف في حقل رقم
الموظف.
-مالحظات :يستخدم هذا الحقل إلدخال أية مالحظات يحتاجها المستخدم في ترميز أعضاء اللجنة التي تم تعريفها.
-حفظ البيانات :بعد استكمال إدخال البيانات يتم الحفظ.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 14
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
الفصــل الثالث
العمليات
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 15
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
املبحث األول
طلبات الشراء
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 16
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
طريقة استخدام الشاشة :تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة أو بالضغط على F6كالتالي:
أوال البيانات الرئيسية
-السنة :يعرض النظام السنة المالية آليا بمجرد النقر على زر إضافة ويمكن االستعالم عن سندات سنوات سابقة
بالنقر على استعالم في شريط المهام أو بالضغط على زر F7ثم تحديد السنة المطلوبة ثم الضغط على زر تنفيذ
االستعالم .F8
-الوحدة املالية :تظهر في هذا الحقل الوحدة المالية التي دخل عليها المستخدم وهي الوحدة المالية التي سيتم فيها
تدوين بيانات طلب الشراء اآللي مع إمكانية اختيار وحدة مالية أخرى إذا كان للمستخدم صالحيات العمل على أكثر
من وحدة مالية.
-نوع الوثيقة الفرعي :يتم ترميز نوع الوثيقة الفرعي من شاشة أنواع وثائق عمليات نظام الموردين حيث يختار
المستخدم نوع الوثيقة الفرعي باستخدام F9أو بالنقر على المربع الصغير الموجود في الحقل.
-رقم الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع رقم الوثيقة التسلسلي وفقا للتهيئة التي تمت في شاشة تهيئة تسلسل
العمليات في مدخالت إدارة النظام حيث يتم تهيئة تسلسل رقم الوثيقة على مستوى كل شاشة.
-تاريخ الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع تاريخ الوثيقة ويستخدم حسب تهيئة تاريخ الوثيقة الذي تم تحديده
في نظام إدارة الموردين وما إذا كان التاريخ آلي يمكن تعديله أو آلي ال يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
-طريقة االحتساب :يتضمن هذا الحقل عدة خيارات يعتمد عليها في احتساب كمية األصناف المطلوب شرائها
نوضحها باآلتي:
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 17
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
• األصناف األقل من حد الطلب :يتضمن هذا الخيار احتساب كمية الشراء لألصناف التي لم تصل كمياتها
إلى حد الطلب حيث تأخذ في االعتبار الكمية المتوفرة وحد إعادة الطلب ،شريطة أن تكون الكمية المتوفرة أقل
من حد الطلب.
• نسبة من صايف املبيعات :يتضمن هذا الخيار احتساب كمية الشراء لألصناف على نسبة من (المبيعات
مطروحا منها مردودات المبيعات).
• معدل صايف املبيعات :تعتمد طريقة االحتساب على صافي المبيعات الناتج عن (المبيعات مطروحا منه
مردود المبيعات).
• معدل صايف املبيعات معتمد على احلدود :تعتمد طريقة االحتساب على صافي المبيعات الناتج عن
(المبيعات مطروحا منه مردود المبيعات) وعلى تحديد حد الطلب للصنف شرط ان تكون الكمية المتوفرة أقل
من كمية حد الطلب.
-اهليكل التنظيمي :حقل اختياري يختار المستخدم فيه اإلدارة المختصة طالبة الشراء باستخدام F9من واقع
الهيكل التنظيمي للمنشأة.
-نوع الطلب :حقل اختياري يختار المستخدم فيه نوع الطلب من الخيارات التي تتيحها القائمة وهي (لكل المخازن)
أو (لمجموعة مخزنية محددة) ويترتب على ذلك فتح حقل جديد الختيار المجموعة أو (لمخزن محدد) ويترتب على
ذلك فتح حقل جديد الختيار المخزن.
-رقم املورد :حقل اختياري يختار المستخدم فيه رقم المورد من قائمة الموردين باستخدام ،F9إذا كان الطلب
يستهدف مورد معين من عملية الشراء.
رقم املرجع :هذا الحقل إلدخال رقم المرجع يدويا أو يستدعى من قائمة تهيئة البيانات والمراجع في اإلعدادات -
العامة إذا كان من المراجع المهيئة هناك.
-الرقم اليدوي :هذا الحقل إلدخال الرقم اليدوي من واقع الوثيقة اليدوية.
-عدد املرفقات :هذا الحقل إلدخال عدد المرفقات المتعلقة بطلب الشراء.
-البيان :هذا الحقل إلدخال بيان مختصر عن الطلب يبين بوضوح الغرض من الطلب.
ثانيا خيارات االحتساب
العمل في هذا التبويب يتم جنبا إلى جنب مع تبويب البيانات الرئيسية حيث أنه بعد اختيار طريقة االحتساب في تبويب
البيانات الرئيسية وقبل عملية الحفظ ينتقل المستخدم للعمل إلى تبويب (خيارات االحتساب) الستكمال إجراءات إدخال
البيانات ويالحظ أن بعض حقول البيانات في هذا التبويب تتبدل بما يتفق وطريقة االحتساب المختارة في البيانات الرئيسية
وبعض الحقول تشترك فيها كل طرق االحتساب لذلك سوف يتم شرح آلية العمل في التبويب على مستوى كل طريقة
احتساب.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 18
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
الكمية املطلوبة :يظهر مسمى هذا الحقل (الكمية المطلوبة) عندما تكون طريقة االحتساب في البيانات الرئيسية هي -
(األصناف أقل من حد الطلب) ويتضمن هذا الحقل أكثر من خيار يتضمن كل خيار معادلة الحتساب الكمية
المطلوبة من األصناف يقترح النظام واحدا منها في هذا التبويب عند تحديد طريقة االحتساب في البيانات الرئيسية
ويمكن للمستخدم استبدال الخيار المقترح من النظام عن طريق تحديد الخيار البديل من القائمة.
مستوى الوحدة :يختار المستخدم وحدة القياس المناسبة لألصناف المطلوبة في طلب الشراء اآللي من القائمة وفقا -
لترميز الوحدات في بيانات األصناف في نظام المخازن وفيما يلي توضيح للخيارات التي تضمنها الحقل:
• الوحدة الرئيسية :يقصد فيها وحدة القياس التي تم التأشير أمامها أنها وحدة قياس رئيسية للصنف في
شاشة بيانات األصناف (تبويب وحدات القياس) في مدخالت إدارة المخزون.
• وحدة الشراء :يقصد فيها وحدة القياس التي تم التأشير أمامها أنها وحدة شراء للصنف في شاشة بيانات
األصناف -تبويب وحدات القياس في مدخالت إدارة المخزون.
• وحدة البيع :يقصد فيها وحدة القياس التي تم التأشير أمامها أنها وحدة بيع للصنف في شاشة بيانات
األصناف (تبويب وحدات القياس) في مدخالت إدارة المخزون.
• أكرب مستوى :يقصد فيها آخر مستوى لوحدة القياس الذي تم تعريفه في شاشة بيانات األصناف (تبويب
وحدات القياس) في مدخالت إدارة المخزون.
• املستوى :في حالة اختيار المستوى يفتح النظام حقال مقابال لتسجيل رقم المستوى المطلوب لوحدات قياس
الصنف وفقا لترتيب إضافة مستويات وحدات الصنف في شاشة بيانات األصناف (تبويب وحدات القياس) في
مدخالت إدارة المخزون.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 19
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-تقريب الكمية :يختار المستخدم آلية تقريب كميات األصناف المطلوبة من القائمة (ألقرب عدد /لعبوة الصنف)
وإذا كان االختيار ألقرب عدد يفتح النظام حقال مقابال إلضافة الرقم المطلوب التقريب إليه.
-الرقم :يظهر هذا الحقل إذا اختار المستخدم (ألقرب عدد) في حقل تقريب الكمية إلضافة الرقم المطلوب التقريب
إليه.
-عالمة املعادلة :يتضمن هذا الحقل عالمتين للمعادلة ( )-/ +يختار المستخدم إحداها ويترتب على اختيار ()+
إضافة تقريب الكمية إلى الكمية المطلوبة من األصناف كما يترتب على اختيار ( )-خفض تقريب الكمية من الكمية
المطلوبة لألصناف.
-معادلة الكمية املطلوبة :يعرض النظام آليا معادلة الكمية المطلوبة من األصناف وفقا لما تم تحديده في حقل
الكمية المطلوبة.
-خيارات متقدمة :تستخدم هذه الخاصية اختياريا لغرض فلترة البيانات المطلوب عرضها في البيانات التفصيلية
على مستوى مجموعة أو أكثر أو في نطاق أصناف معينة أو على مستوى مورد أو مجموعة موردين حسب نطاق
الفلترة الذي يحدده المستخدم ،وبعد تحديد خيارات الفلترة يتم النقر على زر موافق والعودة إلى تبويب خيارات
االحتساب لغرض إنزال البيانات.
-تنزيل البيانات :بالنقر على زر تنزيل بيانات يعرض النظام بيانات كل األصناف التي تنطبق عليها شروط
االحتساب في البيانات التفصيلية وفقا لإلعدادات التي تمت في تبويب البيانات الرئيسية وتبويب خيارات االحتساب
وتعرض البيانات آليا في الحقول التفصيلية.
-حفظ البيانات :بعد استكمال إجراءات تنزيل البيانات يتم حفظ البيانات.
-اعتماد البيانات :تمثل عملية اعتماد البيانات الخطوة النهائية في إعداد طلب الشراء اآللي وفي هذه الخطوة يتم
النقر على تبويب العمليات في شريط األدوات ومن ثم النقر على زر االعتمادات فيعرض النظام الشاشة التالية
لغرض استكمال إجراءات اعتماد الطلب ويترتب على اعتماد الطلب ظهوره في قائمة طلبيات الشراء اآللية المعتمدة
وإمكانية تنزيل بيانات الطلب في شاشة طلب الشراء.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 20
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-النسبة يظهر مسمى هذا الحقل (النسبة) عندما تكون طريقة االحتساب في البيانات الرئيسية هي (نسبة من صافي
المبيعات) ويحدد المستخدم قيمة النسبة المطلوب احتساب األصناف المطلوبة بموجبها.
-من تاريخ /إىل تاريخ :يدون تاريخ بداية ونهاية فترة صافي المبيعات التي سيتم على ضوئها احتساب كميات
طلب الشراء اآللي ،وفي حالة عدم تحديد الفترة فإن النظام يقوم باحتساب صافي المبيعات إعتبا ار من بداية السنة
المالية وحتى نهاية الفترة.
-إنزال األصناف األقل من حد الطلب :اختيار هذا المؤشر يعمل النظام على استبعاد كمية األصناف المطلوبة
التي تكون الكمية المطلوبة فيها أقل من حد الطلب المحدد للصنف.
-بقية احلقول :تم شرح آلية استخدامها في الفقرة أوال وفقا لطريقة االحتساب (األصناف األقل من حد الطلب).
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 21
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-الكمية املتوفرة :يظهر مسمى هذا الحقل (الكمية المتوفرة) عندما تكون طريقة االحتساب في البيانات الرئيسية
هي (معدل صافي المبيعات) ويتضمن هذا الحقل أكثر من خيار يتضمن كل خيار معادلة الحتساب الكمية
المطلوبة من األصناف يقترح النظام واحدا منها في هذا التبويب عند تحديد طريقة االحتساب في البيانات الرئيسية
ويمكن للمستخدم استبدال الخيار المقترح من النظام عن طريق تحديد الخيار البديل من القائمة.
-من تاريخ /إىل تاريخ :يدون تاريخ بداية ونهاية فترة معدل صافي المبيعات التي سوف يتم على ضوئها احتساب
كميات طلب الشراء اآللي وفي حالة عدم تحديد الفترة فإن النظام يقوم باحتساب معدل صافي المبيعات إعتبا ار من
بداية السنة المالية وحتى نهاية الفترة.
-كل كم شهر تقوم بالطلب :يحدد المستخدم عدد األشهر التي تقرر المنشأة طلب الشراء اآللي فيها خالل العام.
-فرتة وصول البضاعة بالشهر :يحدد المستخدم عدد األشهر التي تصل فيها البضاعة من المورد.
-بقية احلقول :تم شرح آلية استخدامها في الفقرة أوال وفقا لطريقة االحتساب (األصناف األقل من حد الطلب).
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 22
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
رابعا وفقا لطريقة االحتساب (معدل صايف املبيعات باالعتماد على احلدود)
-الكمية املتوفرة :يظهر مسمى هذا الحقل (الكمية المتوفرة) عندما تكون طريقة االحتساب في البيانات الرئيسية
هي (معدل صافي المبيعات باالعتماد على الحدود) ويتضمن هذا الحقل أكثر من خيار يتضمن كل خيار معادلة
الحتساب الكمية المطلوبة من األصناف يقترح النظام واحدا منها في هذا التبويب عند تحديد طريقة االحتساب في
البيانات الرئيسية ويمكن للمستخدم استبدال الخيار المقترح من النظام عن طريق تحديد الخيار البديل من القائمة.
-من تاريخ /إىل تاريخ :يدون تاريخ بداية ونهاية فترة معدل صافي المبيعات باالعتماد على الحدود التي سيتم على
ضوئها احتساب كميات طلب الشراء اآللي ،وفي حالة عدم تحديد الفترة فإن النظام يقوم باحتساب معدل صافي
المبيعات باالعتماد على الحدود إعتبا ار من بداية السنة المالية وحتى نهاية الفترة.
-زمن توريد املورد باليوم :يحدد المستخدم عدد األيام التي تصل فيها البضاعة من المورد.
-احلد األدنى (كمية املبيعات املكافئة لزمن توريد املورد) :إختيار هذا المؤشر يحتسب النظام كمية المبيعات
خالل فترة توريد الصنف كحد أدنى للصنف.
-احلد األعلى (ضعف احلد األدنى) :إختيار هذا المؤشر يحتسب النظام ضعف الحد األدنى للصنف مقابل الحد
األعلى.
-بقية احلقول :تم شرح آلية استخدامها في الفقرة أوال وفقا لطريقة االحتساب (األصناف األقل من حد الطلب).
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 23
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
طلب الشراء
االستخدام :يتمثل الغرض من الشاشة في ضبط إجراءات المشتريات بحيث تتم عملية الشراء للمواد وفق تسلسل هرمي
تبدأ من عملية تحرير طلب الشراء لألصناف واعتمادها من المستويات اإلدارية المختصة ومتابعة طلبات الشراء التي تم
المعلقة. إضافتها لمعرفة الطلبات التي اكتملت والطلبات
طريقة استخدام الشاشة :تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة أو بالضغط على F6على النحو التالي:
أوال البيانات الرئيسية
-السنة :يعرض النظام السنة المالية آليا بمجرد النقر على زر إضافة ويمكن االستعالم عن سندات سنوات سابقة
بالنقر على استعالم في شريط المهام أو بالضغط على زر F7ثم تحديد السنة المطلوبة ثم الضغط على زر تنفيذ
االستعالم .F8
-الوحدة املالية :تظهر في هذا الحقل الوحدة المالية التي دخل عليها المستخدم وهي الوحدة المالية التي سيتم فيها
تدوين بيانات طلب الشراء مع إمكانية اختيار وحدة مالية أخرى إذا كان للمستخدم صالحيات العمل على أكثر من
وحدة مالية.
-نوع الوثيقة الفرعي :يتم ترميز نوع الوثيقة الفرعي من شاشة أنواع وثائق عمليات نظام الموردين حيث يختار
المستخدم نوع الوثيقة الفرعي باستخدام F9أو بالنقر على المربع الصغير الموجود في الحقل.
-رقم الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع رقم الوثيقة التسلسلي وفقا للتهيئة التي تمت في شاشة تهيئة تسلسل
العمليات في مدخالت إدارة النظام حيث يتم تهيئة تسلسل رقم الوثيقة على مستوى كل شاشة.
-تاريخ الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع تاريخ الوثيقة ويستخدم حسب تهيئة تاريخ الوثيقة الذي تم تحديده
في نظام إدارة الموردين وما إذا كان التاريخ آلي يمكن تعديله أو آلي ال يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
-جهة الطلب :هذا الحقل إلضافة الجهة الطالبة لكميات األصناف كمعلومة.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 24
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-اهليكل التنظيمي :حقل اختياري يختار المستخدم فيه اإلدارة المختصة طالبة الشراء باستخدام F9من واقع
الهيكل التنظيمي للمنشأة.
-رقم املورد :حقل اختياري يختار المستخدم فيه رقم المورد من قائمة الموردين باستخدام ،F9إذا كان الطلب
يستهدف مورد معين من عملية الشراء.
-رقم املرجع :هذا الحقل إلدخال رقم المرجع يدويا أو يستدعى من قائمة تهيئة البيانات والمراجع في اإلعدادات
العامة إذا كان من المراجع المهيئة هناك.
-الرقم اليدوي :هذا الحقل إلدخال الرقم اليدوي من واقع الوثيقة اليدوية.
-عدد املرفقات :هذا الحقل إلدخال عدد المرفقات المتعلقة بطلب الشراء.
-تاريخ توفري الطلب :يحدد المستخدم في هذا الحقل التاريخ المتوقع لتوفير الطلب.
-البيان :هذا الحقل إلدخال بيان مختصر عن الطلب يبين بوضوح الغرض من الطلب أو يستدعى من قائمة تهيئة
البيانات والمراجع في اإلعدادات العامة إذا كان من البيانات المهيئة هناك.
ثانيا البيانات التفصيلية
يمكن للمستخدم إضافة بيانات الحقول في البيانات التفصيلية عن طريق استخدام تبويب (إنزال من) وذلك لألصناف التي
تم إعداد طلب شراء آلي لها أو عن طريقة إضافة بيانات الحقول يدويا من قبل المستخدم وسوف نوضح فيما يلي آلية
العمل على مستوى كل طريقة على حدة:
الطريقة األوىل (إنزال من)
بعد إضافة بيانات الحقول في البيانات الرئيسية والنقر على تبويب (إنزال من) ينفذ المستخدم اإلجراءات التالية في هذا
التبويب:
-نوع إنزال الوثيقة :يعرض النظام آليا نوع إنزال الوثيقة (وثائق مراقبة) كون وثيقة طلب الشراء اآللي من الوثائق
المراقبة حيث يمكن تنزيل كمية طلب الشراء اآللي مرة واحدة أو أكثر من مرة في طلب الشراء.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 25
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-نوع الوثيقة :يعرض النظام آليا نوع الوثيقة (طلب الشراء اآللي) كون وثيقة طلب الشراء اآللي الوثيقة الوحيدة التي
يمكن إنزال بياناتها في طلب الشراء.
-رقم الوثيقة :في هذا الحقل يختار المستخدم رقم الوثيقة المطلوبة (رقم طلب الشراء اآللي) وتظهر في هذا الحقل
قائمة بطلبات الش ارء اآللية التي تم اعتمادها فقط.
-تاريخ /نوع (الوثيقة) :يعرض النظام آليا بيانات الحقلين بعد النقر على زر إنزال البيانات.
-إنزال البيانات :بالنقر على إنزال البيانات يعرض النظام آليا بيانات الحقول في البيانات التفصيلية وفقا لما تدوينه
في وثيقة طلب الشراء اآللي ويطلب النظام من المستخدم تحديد المخزن المستهدف من القائمة ويمكن للمستخدم
إنزال كمية طلب الشراء اآللي كاملة أو جزء منها حسب حاجة المنشأة.
-حفظ البيانات :يعد استكمال إدخال البيانات في التبويب تحفظ البيانات.
الطريقة الثانية (إدخال البيانات التفصيلية يدويا)
-رقم الصنف :يختار المستخدم رقم الصنف المطلوب إضافته من قائمة األصناف باستخدام F9فيعرض النظام
بيانات الحقول التالية آليا:
• العبوة :يظهر هذا الحقل بعد تحديد المتغير إظهار عبوة الصنف في العمليات وتظهر بشكل آلي ويقصد بها
العبوة التي تحتويها وحدة القياس من الوحدة الرئيسية للصنف حسب الترميز الذي تم في بيانات األصناف.
• الوحدة العددية :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع األصناف التي لها وحدات قياس (وزن أو مساحة) وفي
نفس الوقت يمكن التعامل معها بوحدات عددية (الحديد/السراميك /البالط .الخ) فإذا تم اختيار وحدة مقاسة
بالمساحة أو الوزن في حقل (وحدة القياس) فيتم في هذا الحقل اختيار الوحدة العددية المناسبة للعملية.
• قيمة املعامل :يعرض النظام آليا المعامل الذي تم تدوينه في بيانات األصناف في حالة التعامل مع األوزان
ويمكن تعديل قيمة المعامل إذا تم تفعيل مؤشر (قابل للتعديل) للوحدة العددية في شاشة (بيانات األصناف)،
وبموجب هذا المعامل تظهر كمية الصنف المقاسة بالوزن المقابل للكمية العددية المدخلة في حقل (الكمية
العددية) أو العكس.
• عرض حقل إضايف 1من بيانات األصناف يف العمليات :يعرض هذا الحقل البيانات التي تم اختيارها لهذا
المتغير في نظام إدارة الموردين باستخدام F9على سبيل المثال (المجموعة تحت الفرعية ،نوع الصنف ،نشاط
الصنف ..الخ).
• عرض حقل إضايف 2من بيانات األصناف يف العمليات :يعرض هذا الحقل البيانات التي تم اختيارها لهذا
المتغير في نظام إدارة الموردين باستخدام F9على سبيل المثال (المجموعة الفرعية ،نوع الصنف ،نشاط
الصنف ..الخ).
• الشد :يظهر هذا الحقل إذا تم تفعيل متغير عرض حزمة الشد للصنف في العمليات ويعرض فيه قيمة الشد
التي تم تحديدها للصنف في شاشة بيانات األصناف.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 26
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
• الكمية العددية :يعرض هذا الحقل -في حالة التعامل مع األوزان –الكمية العددية وسيقوم النظام بتحويلها
إلى كمية مقاسة في حقل الكمية بناء على قيمة المعامل ،كما يمكن إدخال الكمية المقاسة وسيقوم النظام
بتحويلها إلى كمية عددية.
• الكمية املتوفرة :يعرض النظام الكمية المتوفرة من األصناف المحددة آليا عند تسجيل طلب الشراء لغرض
المعلومات.
• كمية أمر الشراء املفتوح :يعرض النظام الكمية الموجودة من األصناف المحددة آليا من واقع أمر الشراء
المفتوح (أوامر الشراء غير المعتمدة بعد) عند تسجيل طلب الشراء لغرض المعلومات.
• الكمية يف الطريق :يعرض النظام الكمية المطلوبة من األصناف المحددة آليا التي في طريقها إلى المنشأة
(أوامر الشراء المعتمدة) عند تسجيل طلب الشراء لغرض المعلومات.
• حد الطلب :هذا الحقل لعرض حد الطلب فقط وهو الحد الذي يجب عنده البدء في طلب الصنف أو إصدار
أمر الشراء تالفيا لوصول الصنف للحد األدنى.
• حد األمان :هذا الحقل لعرض حد األمان وهو الحد الذي تتصرف فيه المنشأة مع األصناف بأمان دون
مخاطرة.
• احلد األدنى :هذا الحقل لعرض حد الطلب فقط ويعد الحد األدنى الحد الذي ال ينبغي للمنشأة النزول عليه
تالفيا لتوقف العمل في المنشأة.
• احلد األعلى :هذا الحقل لعرض الحد األعلى فقط والحد األعلى هو أقصى كمية يمكن االحتفاظ بها بالمخزن
من الصنف الواحد وأي زيادة عن هذا الحد يعتبر زيادة في المخزن ،الهدف من تحديد الحد األعلى هو ضمان
عدم تعطيل األموال في تخزين أصناف قد ال يتم استخدامها في الوقت المناسب.
• صايف كمية املبيعات :يعرض هذا الحقل صافي كمية المبيعات للصنف لغرض المعلومات.
• عدد مرات الشراء :يعرض هذا الحقل عدد مرات الشراء للصنف لغرض المعلومات.
• آخر كمية توريد :يعرض هذا الحقل آخر كمية تم توريدها من الصنف لغرض المعلومات
• آخر كمية جماني :يعرض هذا الحقل آخر كمية مجانية تم توريدها من الصنف لغرض المعلومات.
• آخر سعر توريد :يعرض هذا الحقل آخر سعر توريد للصنف لغرض المعلومات.
• آخر تاريخ توريد :يعرض هذا الحقل آخر تاريخ توريد للصنف لغرض المعلومات.
• آخر تاريخ انتهاء :يعرض هذا الحقل آخر تاريخ انتهاء للصنف لغرض المعلومات.
• رقم الباركود :يظهر هذا الحقل في حالة التأشير على المتغير (إظهار حقل باركود الصنف في العمليات)
ويتم فيه عرض الباركود المدخل في حقل رقم الصنف إذا كان للصنف باركود وحيد.
• املقطع التحليلي :يتم التعامل مع المقطع التحليلي وفقا لما تم تهيئته في شاشة ربط األصناف بالمقاطع في
نظام المخازن ،إذا افترضنا أن المنشأة تتعامل مع المقاس واللون كمقاطع وكان للصنف مقاس واحد ولون واحد
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 27
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
على سبيل المثال فيعرض النظام آليا المقطع التحليلي للصنف أما إذا تعددت مقاسات وألوان الصنف فيتم
إدخال بيانات المقطع التحليلي يدويا باالختيار من القائمة.
-وحدة القياس :يعرض النظام وحدة قياس الصنف المؤشر أمامها أنها وحدة مشتريات في شاشة بيانات األصناف
كوحدة افتراضية قابلة للتعديل.
-رقم املخزن :يعتمد ظهور المخزن في البيانات التفصيلية على تفعيل متغير استخدام تعدد المخازن في العمليات في
نظام الموردين ويستخدم في حالة أن األصناف يمكن توريدها إلى أكثر من مخزن ويختار المستخدم رقم المخزن
المطلوب من قائمة باستخدام .F9
-الكمية املطلوبة :في هذا الحقل يحدد المستخدم الكمية المطلوبة من الصنف.
-التكلفة التقديرية :في هذا الحقل يحدد المستخدم التكلفة التقديرية لوحدة لصنف المطلوب.
-بيان الصنف :في هذا الحقل يضيف المستخدم البيان المناسب على مستوى الصنف.
-األدلة الفرعية :يعتمد ظهور الدليل الفرعي في البيانات التفصيلية على اختيار (متعدد) في متغير طريقة استخدام
الدليل الفرعي في نظام الموردين ويظهر الدليل الفرعي باالسم الذي تم تعريفه في شاشة تعريف األدلة الفرعية
(مراكز تكلفة /مشاريع /أنشطة …/الخ) أما إذا كان الخيار في متغير طريقة استخدام الدليل الفرعي في نظام
الموردين هو (وحيد) سوف يستخدم الدليل الفرعي في تبويب البيانات اإلضافية فقط.
-حفظ البيانات :يعد استكمال إدخال البيانات في التبويب تحفظ البيانات.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 28
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
املبحث الثاني
عروض أسعار
الشراء واملقارنة
والرتشيح
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 29
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
عروض األسعار
االستخدام :يتمثل الغرض من الشاشة في توثيق عروض األسعار التي يتقدم بها الموردون إلى المنشأة وفقا لطلبات
الشراء التي تصدرها المنشأة أو بناء عروض أسعار مباشرة دون طلبات شراء تمهيدا للمقارنة بين العروض واختيار أفضل
العروض المتاحة.
طريقة استخدام الشاشة :تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة أو بالضغط على F6على النحو التالي:
أوال البيانات الرئيسية
-السنة :يعرض النظام السنة المالية آليا بمجرد النقر على زر إضافة ويمكن االستعالم عن سندات سنوات سابقة
بالنقر على استعالم في شريط المهام أو بالضغط على زر F7ثم تحديد السنة المطلوبة ثم الضغط على زر تنفيذ
االستعالم .F8
-الوحدة املالية :تظهر في هذا الحقل الوحدة المالية التي دخل عليها المستخدم وهي الوحدة المالية التي سيتم فيها
تدوين بيانات عرض السعر مع إمكانية اختيار وحدة مالية أخرى إذا كان للمستخدم صالحيات العمل على أكثر من
وحدة مالية.
-نوع الوثيقة الفرعي :يتم ترميز نوع الوثيقة الفرعي من شاشة أنواع وثائق عمليات نظام الموردين حيث يختار
المستخدم نوع الوثيقة الفرعي باستخدام F9أو بالنقر على المربع الصغير الموجود في الحقل.
-رقم الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع رقم الوثيقة التسلسلي وفقا للتهيئة التي تمت في شاشة تهيئة تسلسل
العمليات في مدخالت إدارة النظام حيث يتم تهيئة تسلسل رقم الوثيقة على مستوى كل شاشة.
-تاريخ الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع تاريخ الوثيقة ويستخدم حسب تهيئة تاريخ الوثيقة الذي تم تحديده في
نظام إدارة الموردين وما إذا كان التاريخ آلي يمكن تعديله أو آلي ال يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
-رقم املورد :حقل إجباري يختار فيه المستخدم رقم المورد مقدم العرض من القائمة باستخدام .F9
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 30
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-العملة :حقل إجباري يختار فيه المستخدم عملة العرض من القائمة باستخدام .F9
-سعر التحويل :يعرض النظام آليا سعر التحويل بمجرد تحديد العملة في حقل العملة مع إمكانية تعديله في إطار
الحدود المتاحة التي تم تحديدها في شاشة (تهيئة العمالت) في التهيئة العامة للنظام إذا كان المستخدم يملك
صالحية تعديل سعر التحويل في شاشة) صالحيات العمليات( بشرط عملة الوثيقة مختلفة عن العملة المحلية.
-رقم طلب الشراء :حقل اختياري يستدعى فيه رقم طلب الشراء من قائمة طلبات الشراء المعتمدة باستخدام F9
وذلك لغرض إنزال بيانات األصناف في البيانات التفصيلية من واقع الطلب آليا ،ويترتب على ذلك عرض آلي
لبيانات الحقول (رقم المرجع ،الرقم اليدوي ،عدد المرفقات ،البيان) وبناء على ذلك يعرض النظام بيانات األصناف
المطلوبة في البيانات التفصيلية من واقع طلب الشراء.
-رقم املرجع :هذا الحقل إلدخال رقم المرجع يدويا أو يستدعى من قائمة تهيئة البيانات والمراجع في اإلعدادات
العامة إذا كان من المراجع المهيئة هناك.
-الرقم اليدوي :هذا الحقل إلدخال الرقم اليدوي من واقع الوثيقة اليدوية.
-عدد املرفقات :هذا الحقل إلدخال عدد المرفقات المتعلقة بعرض السعر.
-البيان :هذا الحقل إلدخال بيان مختصر عن عرض السعر يبين بوضوح الغرض من العرض أو يستدعى من
قائمة تهيئة البيانات والمراجع في اإلعدادات العامة إذا كان من البيانات المهيئة هناك.
-رقم املناقصة :هذا الحقل إلدخال رقم المناقصة إذا كان عرض السعر متعلق بمناقصة معينة.
-تاريخ املناقصة :يضيف المستخدم هنا رقم المناقصة.
-عدد األيام املطلوبة :يحدد في هذا الحقل عدد األيام لسريان عرض السعر.
-تصنيف الضريبة :يختار المستخدم نوع التصنيف الضريبي من القائمة.
ثانيا البيانات التفصيلية
-رقم الصنف :يختار المستخدم رقم الصنف المطلوب إضافته من قائمة األصناف باستخدام F9فيعرض النظام
بيانات الحقول التالية آليا وفيما يلي توضيح طبيعة البيانات على مستوى كل حقل:
• العبوة :يظهر هذا الحقل بعد تحديد المتغير إظهار عبوة الصنف في العمليات وتظهر بشكل آلي ويقصد بها
العبوة التي تحتويها وحدة القياس من الوحدة الرئيسية للصنف حسب الترميز الذي تم في بيانات األصناف.
• الوحدة العددية :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع األصناف التي لها وحدات قياس (وزن أو مساحة) وفي
نفس الوقت يمكن التعامل معها بوحدات عددية (الحديد/السراميك /البالط .الخ) فإذا تم اختيار وحدة مقاسة
بالمساحة أو الوزن في حقل (وحدة القياس) فيتم في هذا الحقل اختيار الوحدة العددية المناسبة للعملية.
• قيمة املعامل :يعرض النظام آليا المعامل الذي تم تدوينه في بيانات األصناف في حالة التعامل مع األوزان
ويمكن تعديل قيمة المعامل إذا تم تفعيل مؤشر (قابل للتعديل) للوحدة العددية في شاشة (بيانات األصناف)،
وبموجب هذا المعامل تظهر كمية الصنف المقاسة بالوزن المقابل للكمية العددية المدخلة في حقل (الكمية
العددية) أو العكس.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 31
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
• عرض حقل إضايف 1من بيانات األصناف يف العمليات :يعرض هذا الحقل البيانات التي تم اختيارها لهذا
المتغير في نظام إدارة الموردين باستخدام F9على سبيل المثال (المجموعة تحت الفرعية ،نوع الصنف ،نشاط
الصنف ..الخ).
• عرض حقل إضايف 2من بيانات األصناف يف العمليات :يعرض هذا الحقل البيانات التي تم اختيارها لهذا
المتغير في نظام إدارة الموردين باستخدام F9على سبيل المثال (المجموعة الفرعية ،نوع الصنف ،نشاط
الصنف ..الخ).
• الشد :يظهر هذا الحقل إذا تم تفعيل متغير عرض حزمة الشد للصنف في العمليات ويعرض فيه قيمة الشد
التي تم تحديدها للصنف في شاشة بيانات األصناف.
• تاريخ االنتهاء :يظهر هذا العمود إذا كان مؤشر (استخدام تاريخ االنتهاء) مفعل في شاشة متغيرات نظام
المخزون ويستخدم مع األصناف التي تتعامل مع تواريخ االنتهاء.
• الكمية العددية :يعرض هذا الحقل -في حالة التعامل مع األو ازن –الكمية العددية وسيقوم النظام بتحويلها
إلى كمية مقاسة في حقل الكمية بناء على قيمة المعامل ،كما يمكن إدخال الكمية المقاسة وسيقوم النظام
بتحويلها إلى كمية عددية.
• الكمية :يعرض النظام الكمية المحددة من األصناف في طلب الشراء آليا إذا كان إضافة البيانات من واقع
طلب شراء.
• كمية جمانية :يعرض النظام الكمية المجانية المحددة من األصناف في طلب الشراء آليا إذا كان إضافة
البيانات من واقع طلب شراء.
• الكمية املتوفرة :يعرض النظام الكمية المتوفرة من األصناف المحددة آليا عند تسجيل عرض السعر لغرض
المعلومات.
• الضريبة :%يعرض في هذا الحقل نسبة الضريبة المحتسبة حسب تصنيف الضريبة المحدد في الشاشة
• مبلغ الضريبة :يعرض في هذا الحقل مبلغ الضريبة المحتسبة حسب تصنيف الضريبة المحدد في الشاشة
وطريقة احتسابه يعتمد على نوع طريقة احتساب الضريبة (الطريقة األولى) احتساب الضريبة من إجمالي السعر
مبلغ الضريبة = سعر الصنف في نسبة الضريبة (الطريقة الثانية) من صافي السعر بعد الخصم مبلغ الضريبة
= (سعر الصنف-الخصم) * نسبة الضريبة.
• مبلغ األعباء :في هذا الحقل تظهر أعباء المشتريات التي تضاف إلى قيمة وثيقة العرض وهي ال تدخل
ضمن تكلفة أصناف الفاتورة وإنما يتم قيدها في حساب األعباء إذا كان مؤشر إنزال األعباء آليا مفعال في
شاشة تهيئة أعباء المشتريات في نظام المشتريات.
• إمجال السعر :يعرض النظام إجمالي سعر الوحدات المطلوبة من الصنف آليا وهو عبارة عن حاصل ضرب
السعر × الكمية.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 32
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
• رقم الباركود :يظهر هذا الحقل في حالة التأشير على المتغير (إظهار حقل باركود الصنف في العمليات)
ويتم فيه عرض الباركود المدخل في حقل رقم الصنف إذا كان للصنف باركود وحيد.
• بيان الصنف :يعرض بيان الصنف آليا إذا تم إنزال البيانات من طلب الشراء أو يدون يدويا على مستوى كل
صنف.
• اخلصم :4،3،2،1يعتمد استخدام الخصم على متغير استخدام الخصم على مستوى الصنف وعدد الخصومات
وفقا لمتغير عدد الخصومات في نظام الموردين ويعرض النظام آليا بيانات هذه الحقول وفقا لما تم تهيئته في
شاشة تهيئة منح خصومات الشراء.
• املقطع التحليلي :يتم التعامل مع المقطع التحليلي وفقا لما تم تهيئته في شاشة ربط األصناف بالمقاطع في
نظام المخازن ،إذا افترضنا أن المنشأة تتعامل مع المقاس واللون كمقاطع وكان للصنف مقاس واحد ولون واحد
على سبيل المثال فيعرض النظام آليا المقطع التحليلي للصنف أما إذا تعددت مقاسات وألوان الصنف فيتم
إدخال بيانات المقطع التحليلي يدويا باالختيار من القائمة.
-وحدة القياس :يعرض النظام وحدة قياس الصنف المؤشر أمامها أنها وحدة مشتريات في شاشة بيانات األصناف
كوحدة افتراضية قابلة للتعديل.
-السعر :هذا الحقل إلدخال سعر الوحدة الواحدة من الصنف المحدد في العرض بالعملة المختارة في البيانات
الرئيسية.
-بيانات هذا الحقل
-رقم املخزن :يعتمد ظهور المخزن في البيانات التفصيلية على تفعيل متغير استخدام تعدد المخازن في العمليات في
نظام الموردين ويستخدم في حالة أن األصناف يمكن توريدها إلى أكثر من مخزن ويختار المستخدم رقم المخزن
المطلوب من قائمة باستخدام .F9
-الكمية املطلوبة :في هذا الحقل يحدد المستخدم الكمية المطلوبة من الصنف.
-التكلفة التقديرية :في هذا الحقل يحدد المستخدم التكلفة التقديرية لوحدة الصنف المطلوب في العرض.
-األدلة الفرعية :يعتمد ظهور الدليل الفرعي في البيانات التفصيلية على اختيار (متعدد) في متغير طريقة استخدام
الدليل الفرعي في نظام الموردين ويظهر الدليل الفرعي باالسم الذي تم تعريفه في شاشة تعريف األدلة الفرعية
(مراكز تكلفة /مشاريع /أنشطة …/الخ) أما إذا كان الخيار في متغير طريقة استخدام الدليل الفرعي في نظام
الموردين هو (وحيد) سوف يستخدم الدليل الفرعي في تبويب البيانات اإلضافية فقط.
-حقل إضايف :2,1,0يضيف المستخدم البيانات في الحقول اإلضافية وفقا لمتغير عدد الحقول اإلضافية في
العمليات تحليلي في نظام إدارة الموردين.
-حفظ البيانات :بعد استكمال إدخال البيانات في التبويب تحفظ البيانات.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 33
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-طريقة الدفع :يحدد المستخدم طريقة الدفع الخاصة بعرض السعر من القائمة.
-شروط الدفع :يحدد المستخدم شرط الدفع الخاص بعرض السعر من القائمة.
-بيان شروط الدفع :هذا الحقل مخصص لتسجيل بيان توضيحي لشرط الدفع.
-شروط التسليم :يحدد المستخدم شرط التسليم الخاص بعرض السعر وفقا لطريقة الشراء من القائمة.
-تاريخ التسليم :هذا الحقل يحدد فيه تاريخ تسليم األصناف المشمولة بالعرض.
-مكان التسليم :يحدد في هذا الحقل مكان تسليم األصناف المشمولة في العرض.
-بيان شروط التسليم :في هذا الحقل تحدد بيان توضيحي لشرط التسليم.
-حفظ البيانات :بعد استكمال إدخال البيانات في التبويب تحفظ البيانات.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 34
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
في هذا التبويب يتم ربط عرض السعر باألدلة الفرعية (مركز التكلفة /المشروع) باستخدام F9إذا تطلب األمر إلى ذلك.
خامسا ضريبة
في هذا التبويب يعرض النظام آليا بيانات التصنيف الضريبي الذي تم اختياره في البيانات الرئيسية.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 35
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
يعرض هذا التبويب آليا أعباء المشتريات التي تضاف في فاتورة المشتريات وهي ال تدخل ضمن تكلفة أصناف الفاتورة
وإنما يتم قيدها في حساب األعباء إذا كان مؤشر إنزال األعباء آليا مفعال في شاشة تهيئة أعباء المشتريات في نظام
المشتريات ،أما إذا لم يكن المؤشر مفعال فيتم إدخال األعباء من قبل المستخدم يدويا.
سابعا حقول إضافية
يتضمن تبويب الحقول اإلضافية إنشاء حقول جديدة قد يحتاجها المستخدم لغرض عرض بيانات أو معلومات إضافية عن
عرض السعر واالستفادة منها في التقارير ويمكن تعديل مسميات الحقول اإلضافية وطبيعة البيانات فيها من خالل شاشة
تهيئة الحقول اإلضافية في (إدارة النظام /إعدادات النظام /المدخالت) كما يمكن تعديل مسميات الحقول اإلضافية بالدخول
إلى العمليات في شريط القوائم والنقر على زر تعديل النصوص وإجراء التعديالت الالزمة في مسميات الحقول.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 36
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
طريقة استخدام الشاشة :تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة أو بالضغط على F6على النحو التالي:
أوال البيانات الرئيسية
-السنة :يعرض النظام السنة المالية آليا بمجرد النقر على زر إضافة ويمكن االستعالم عن سندات سنوات سابقة
بالنقر على استعالم في شريط المهام أو بالضغط على زر F7ثم تحديد السنة المطلوبة ثم الضغط على زر تنفيذ
االستعالم .F8
-الوحدة املالية :تظهر في هذا الحقل الوحدة المالية التي دخل عليها المستخدم وهي الوحدة المالية التي سيتم فيها
المقارنة الفنية لعروض الشراء مع إمكانية اختيار وحدة مالية أخرى إذا كان للمستخدم صالحيات العمل على أكثر
من وحدة مالية.
-نوع الوثيقة الفرعي :يتم ترميز نوع الوثيقة الفرعي من شاشة أنواع وثائق عمليات نظام الموردين حيث يختار
المستخدم نوع الوثيقة الفرعي باستخدام F9أو بالنقر على المربع الصغير الموجود في الحقل.
-رقم الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع رقم الوثيقة التسلسلي وفقا للتهيئة التي تمت في شاشة تهيئة تسلسل
العمليات في مدخالت إدارة النظام حيث يتم تهيئة تسلسل رقم الوثيقة على مستوى كل شاشة.
-تاريخ الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع تاريخ الوثيقة ويستخدم حسب تهيئة تاريخ الوثيقة الذي تم تحديده
في نظام إدارة الموردين وما إذا كان التاريخ آلي يمكن تعديله أو آلي ال يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
-العملة :يختار المستخدم العملة من قائمة العمالت باستخدام .F9
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 37
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-سعر التحويل :يعرض النظام آليا سعر التحويل بمجرد تحديد العملة في حقل العملة مع إمكانية تعديله في إطار
الحدود المتاحة التي تم تحديدها في شاشة (تهيئة العمالت) في التهيئة العامة للنظام إذا كان المستخدم يملك
صالحية تعديل سعر التحويل في شاشة) صالحيات العمليات( بشرط عملة الوثيقة مختلفة عن العملة المحلية.
ثانيا إنزال من
-نوع إنزال الوثيقة /إنزال من :تعرض بيانات هذين الحقلين آليا قابلة للتعديل.
-رقم الوثيقة :يختار المستخدم في هذا الحقل عرض السعر المطلوب إجراء مقارنة فنية ألصنافه ،وإذا كان هناك
أكثر من عرض سعر يختار العرض األول من القائمة وبعد النقر على زر تنفيذ ،يعود المستخدم إلى حقل رقم
الوثيقة الختيار العرض الثاني والنقر على زر تنفيذ وهكذا إلى أن يتم االنتهاء من تنزيل األصناف في العروض
المطلوبة.
-تاريخ الوثيقة :يعرض النظام تاريخ الوثيقة آليا مع كل عرض سعر تم تنزيله.
-النوع :يعرض النظام آليا نوع عرض أسعار الشراء بمجرد اختيار رقم الوثيقة.
-تنفيذ :بالنقر على زر تنفيذ يعرض النظام بيانات عرض السعر المطلوب في البيانات التفصيلية ،ويكرر المستخدم
النقر على زر تنفيذ كل ما كان هناك أكثر من عرض سعر كما أوضحنا سلفا في حقل رقم الوثيقة.
-ترشيح :بعد االطالع والمقارنة بين األصناف الواردة في عروض األسعار المنزلة في هذه الشاشة ينقر المستخدم
أمام األصناف المرشحة إلظهار المؤشر في عمود ترشيح.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 38
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
في هذا التبويب يختار المستخدم أعضاء اللجنة الفنية المختصة بعملية المقارنة وذلك باستخدام .F9
رابعا األدلة الفرعية
في هذا التبويب يتم ربط المقارنة الفنية باألدلة الفرعية (مركز التكلفة /المشروع) باستخدام F9إذا تطلب األمر ذلك.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 39
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
يتضمن تبويب الحقول اإلضافية إنشاء حقول جديدة قد يحتاجها المستخدم لغرض عرض بيانات أو معلومات إضافية عن
المقارنة الفنية للعروض واالستفادة منها في التقارير ويمكن تعديل مسميات الحقول اإلضافية وطبيعة البيانات فيها من
خالل شاشة تهيئة الحقول اإلضافية في (إدارة النظام /إعدادات النظام /المدخالت) ،كما يمكن تعديل مسميات الحقول
اإلضافية بالدخول إلى العمليات في شريط القوائم والنقر على زر تعديل النصوص وإجراء التعديالت الالزمة في مسميات
الحقول.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 40
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
طريقة استخدام الشاشة :تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة أو بالضغط على F6على النحو التالي:
أوال البيانات الرئيسية
-السنة :يعرض النظام السنة المالية آليا بمجرد النقر على زر إضافة ويمكن االستعالم عن سندات سنوات سابقة
بالنقر على استعالم في شريط المهام أو بالضغط على زر F7ثم تحديد السنة المطلوبة ثم الضغط على زر تنفيذ
االستعالم .F8
-الوحدة املالية :تظهر في هذا الحقل الوحدة المالية التي دخل عليها المستخدم وهي الوحدة المالية التي سيتم فيها
تدوين بيانات طلب الشراء مع إمكانية اختيار وحدة مالية أخرى إذا كان للمستخدم صالحيات العمل على أكثر من
وحدة مالية.
-نوع الوثيقة الفرعي :يتم ترميز نوع الوثيقة الفرعي من شاشة أنواع وثائق عمليات نظام الموردين حيث يختار
المستخدم نوع الوثيقة الفرعي باستخدام F9أو بالنقر على المربع الصغير الموجود في الحقل.
-رقم الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع رقم الوثيقة التسلسلي وفقا للتهيئة التي تمت في شاشة تهيئة تسلسل
العمليات في مدخالت إدارة النظام حيث يتم تهيئة تسلسل رقم الوثيقة على مستوى كل شاشة.
-تاريخ الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع تاريخ الوثيقة ويستخدم حسب تهيئة تاريخ الوثيقة الذي تم تحديده
في نظام إدارة الموردين وما إذا كان التاريخ آلي يمكن تعديله أو آلي ال يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
-العملة :يختار المستخدم العملة من قائمة العمالت باستخدام .F9
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 41
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-سعر التحويل :يعرض النظام آليا سعر التحويل بمجرد تحديد العملة في حقل العملة مع إمكانية تعديله في إطار
الحدود المتاحة التي تم تحديدها في شاشة (تهيئة العمالت) في التهيئة العامة للنظام إذا كان المستخدم يملك
صالحية تعديل سعر التحويل في شاشة) صالحيات العمليات( بشرط عملة الوثيقة مختلفة عن العملة المحلية.
-نوع الرتشيح :يختار المستخدم في هذا الحقل واحد من الخيارات المتاحة (حسب الترشيح) أو (حسب األقل سع ار)
فإن كان االختيار حسب الترشيح يرشح النظام األصناف التي تم ترشيحها في شاشة المقارنة الفنية وإن كان حسب
األقل سع ار يرشح النظام األصناف األقل سع ار في العروض التي تم إضافتها في شاشة المقارنة الفنية.
ثانيا إنزال من
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 42
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
في هذا التبويب يختار المستخدم أعضاء اللجنة الفنية المختصة بعملية ترشيح المقارنة الفنية وذلك باستخدام .F9
رابعا األدلة الفرعية
في هذا التبويب يتم ربط ترشيح المقارنة الفنية باألدلة الفرعية (مركز التكلفة /المشروع) باستخدام F9إذا تطلب األمر
ذلك.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 43
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
يتضمن تبويب الحقول اإلضافية إنشاء حقول جديدة قد يحتاجها المستخدم لغرض عرض بيانات أو معلومات إضافية عن
ترشيح المقارنة الفنية واالستفادة منها في التقارير ويمكن تعديل مسميات الحقول اإلضافية وطبيعة البيانات فيها من خالل
شاشة تهيئة الحقول اإلضافية (إدارة النظام /إعدادات النظام /المدخالت) ،كما يمكن تعديل مسميات الحقول اإلضافية
بالدخول إلى العمليات في شريط القوائم والنقر على زر تعديل النصوص وإجراء التعديالت الالزمة في مسميات الحقول.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 44
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
املبحث الثالث
أمر الشراء
واملتابعة والشحن
والفحص واالستالم
والفاتورة
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 45
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
أمر الشراء
االستخدام :الغرض من الشاشة إصدار أوامر ش ارء األصناف التي قررت المنشأة شرائها من الموردين ويمكن للمستخدم
إصدار أوامر الشراء مباشرة أو إنزاله من وثائق مراقبة (طلب شراء ،عرض شراء ،ترشيح المقارنة الفنية لعروض الشراء)
مع إمكانية متابعة أوامر الشراء الصادرة ،والمنفذة ،واتخاذ الق اررات الالزمة بشأنها.
طريقة استخدام الشاشة :تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة أو بالضغط على F6على النحو التالي:
أوال البيانات الرئيسية
-السنة :يعرض النظام السنة المالية آليا بمجرد النقر على زر إضافة ويمكن االستعالم عن سندات سنوات سابقة
بالنقر على استعالم في شريط المهام أو بالضغط على زر F7ثم تحديد السنة المطلوبة ثم الضغط على زر تنفيذ
االستعالم .F8
-الوحدة املالية :تظهر في هذا الحقل الوحدة المالية التي دخل عليها المستخدم وهي الوحدة المالية التي سيتم فيها
تدوين بيانات أمر الشراء مع إمكانية اختيار وحدة مالية أخرى إذا كان للمستخدم صالحيات العمل على أكثر من
وحدة مالية.
-نوع الوثيقة الفرعي :يتم ترميز نوع الوثيقة الفرعي من شاشة أنواع وثائق عمليات نظام الموردين حيث يختار
المستخدم نوع الوثيقة الفرعي باستخدام F9أو بالنقر على المربع الصغير الموجود في الحقل.
-رقم الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع رقم الوثيقة التسلسلي وفقا للتهيئة التي تمت في شاشة تهيئة تسلسل
العمليات في مدخالت إدارة النظام حيث يتم تهيئة تسلسل رقم الوثيقة على مستوى كل شاشة.
-تاريخ الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع تاريخ الوثيقة ويستخدم حسب تهيئة تاريخ الوثيقة الذي تم تحديده
في نظام إدارة الموردين وما إذا كان التاريخ آلي يمكن تعديله أو آلي ال يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
-رقم املورد :حقل إجباري يختار فيه المستخدم رقم المورد المطلوب الشراء منه من القائمة باستخدام .F9
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 46
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-العملة :حقل إجباري يختار فيه المستخدم عملة العرض من القائمة باستخدام .F9
-سعر التحويل :يعرض النظام آليا سعر التحويل بمجرد تحديد العملة في حقل العملة مع إمكانية تعديله في إطار
الحدود المتاحة التي تم تحديدها في شاشة (تهيئة العمالت) في التهيئة العامة للنظام إذا كان المستخدم يملك
صالحية تعديل سعر التحويل في شاشة) صالحيات العمليات( بشرط عملة الوثيقة مختلفة عن العملة المحلية.
-سياسة إنزال أمر الشراء :يختار المستخدم السياسة المناسبة من القائمة ويتضمن الحقل السياسات (األمر مع
الفاتورة) بموجبها يتم إنزال أمر الشراء مع فاتورة الشراء وهذا خاص باألصناف الخدمية فقط (األمر مع االستالم
والفاتورة) بموجبها يتم إنزال أمر الشراء إلى استالم الشراء ومن ثم فاتورة الشراء( ،األمر مع الفحص واالستالم
والفاتورة) بموجبها يتم إنزال أمر الشراء إلى الفحص ،ومن ثم إلى استالم الشراء ،ثم إلى فاتورة الشراء).
-رقم املندوب /رقم فاتورة املورد /تاريخ فاتورة املورد رقم املرجع /الرقم اليدوي عدد املرفقات /البيان
/رقم العقد :كل هذه حقول اختيارية يدخلها المستخدم وفقا لطبيعة البيانات على مستوى الحقل لغرض المعلومات.
-طريقة عرض التكاليف :يستخدم هذا الحقل إذا كان مطلوبا من المستخدم إظهار تكلفة األصناف الذي سيتم
شرائها ،وسوف تظهر آليا في حقل (التكلفة) في البيانات التفصيلية:
متوسط التكلفة :يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت تكلفة التوريد هي متوسط تكلفة الصنف مع إمكانية التعديل. •
آخر سعر توريد -آخر سعر شراء :يتم تحديد أحد هذين الخيارين إذا كانت تكلفة توريد الصنف هي تكلفة •
آخر سعر توريد للصنف (توريد – استالم –مردود) أو تكلفة آخر سعر شراء (فاتورة الشراء) مع إمكانية
التعديل.
سعر املورد :يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت تكلفة توريد الصنف هي السعر المحدد من المورد للصنف مع •
إمكانية التعديل
-تصنيف الضريبة :حقل إجباري (في حالة استخدام الضرائب) يختار فيه المستخدم تصنيف الضريبة المناسب من
القائمة باستخدام F9حسب الترميز المعد سابقا.
ثانيا البيانات التفصيلية:
-رقم الصنف :يختار المستخدم رقم الصنف المطلوب إضافته من قائمة األصناف باستخدام F9فيعرض النظام
بيانات الحقول التالية آليا وفيما يلي توضيح طبيعة البيانات على مستوى كل حقل:
• العبوة :يظهر هذا الحقل بعد تحديد المتغير إظهار عبوة الصنف في العمليات وتظهر بشكل آلي ويقصد بها
العبوة التي تحتويها وحدة القياس من الوحدة الرئيسية للصنف حسب الترميز الذي تم في بيانات األصناف.
• الوحدة العددية :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع األصناف التي لها وحدات قياس (وزن أو مساحة) وفي
نفس الوقت يمكن التعامل معها بوحدات عددية (الحديد/السراميك /البالط .الخ) فإذا تم اختيار وحدة مقاسة
بالمساحة أو الوزن في حقل (وحدة القياس) فيتم في هذا الحقل اختيار الوحدة العددية المناسبة للعملية.
• قيمة املعامل :يعرض النظام آليا المعامل الذي تم تدوينه في بيانات األصناف في حالة التعامل مع األوزان
ويمكن تعديل قيمة المعامل إذا تم تفعيل مؤشر (قابل للتعديل) للوحدة العددية في شاشة (بيانات األصناف)،
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 47
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
وبموجب هذا المعامل تظهر كمية الصنف المقاسة بالوزن المقابل للكمية العددية المدخلة في حقل (الكمية
العددية) أو العكس.
• عرض حقل إضايف 1من بيانات األصناف يف العمليات :يعرض هذا الحقل البيانات التي تم اختيارها لهذا
المتغير في نظام إدارة الموردين باستخدام F9على سبيل المثال (المجموعة تحت الفرعية ،نوع الصنف ،نشاط
الصنف ..الخ).
• عرض حقل إضايف 2من بيانات األصناف يف العمليات :يعرض هذا الحقل البيانات التي تم اختيارها لهذا
المتغير في نظام إدارة الموردين باستخدام F9على سبيل المثال (المجموعة الفرعية ،نوع الصنف ،نشاط
الصنف ..الخ).
• الشد :يظهر هذا الحقل إذا تم تفعيل متغير عرض حزمة الشد للصنف في العمليات ويعرض فيه قيمة الشد
التي تم تحديدها للصنف في شاشة بيانات األصناف.
• تاريخ االنتهاء :يظهر هذا العمود إذا كان مؤشر (استخدام تاريخ االنتهاء) مفعل في شاشة متغيرات نظام
المخزون ويستخدم مع األصناف التي تتعامل مع تواريخ االنتهاء
• الكمية العددية :يعرض هذا الحقل -في حالة التعامل مع األوزان –الكمية العددية وسيقوم النظام بتحويلها
إلى كمية مقاسة في حقل الكمية بناء على قيمة المعامل ،كما يمكن إدخال الكمية المقاسة وسيقوم النظام
بتحويلها إلى كمية عددية.
• الكمية يف الفاتورة :يعرض النظام آليا كمية امر الشراء التي تم إنزالها في فواتير الشراء.
• ك جمانية يف الفاتورة :يعرض النظام آليا الكمية المجانية ألمر الشراء التي تم إنزالها في فواتير الشراء.
• الضريبة :%يعرض في هذا الحقل نسبة الضريبة المحتسبة حسب تصنيف الضريبة المحدد في الشاشة
• مبلغ الضريبة :يعرض في هذا الحقل مبلغ الضريبة المحتسبة حسب تصنيف الضريبة المحدد في الشاشة
وطريقة احتسابه يعتمد على نوع طريقة احتساب الضريبة (الطريقة األولى) احتساب الضريبة من إجمالي السعر
مبلغ الضريبة = سعر الصنف في نسبة الضريبة (الطريقة الثانية) من صافي السعر بعد الخصم مبلغ الضريبة
= (سعر الصنف-الخصم) * نسبة الضريبة.
• مبلغ األعباء :في هذا الحقل تظهر أعباء المشتريات التي تضاف إلى قيمة وثيقة األمر وهي ال تدخل ضمن
تكلفة أصناف الفاتورة وإنما يتم قيدها في حساب األعباء إذا كان مؤشر إنزال األعباء آليا مفعال في شاشة
تهيئة أعباء المشتريات في نظام المشتريات.
• إمجال السعر :يعرض النظام إجمالي سعر الوحدات المطلوبة من الصنف آليا وهو عبارة عن حاصل ضرب
السعر × الكمية.
• سعر البيع :يظهر هذا الحقل في حالة تفعيل متغير تسعير األصناف من امر الشراء والغرض من احتساب
سعر البيع تحديث تسعيرة األصناف حسب الخيارات المحدد في تبويب تسعيرة األصناف أو عرض السعر
الحالي للصنف للمستوى االفتراضي أو المحدد في الشاشة.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 48
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
• نسبة الربح :نسبة الربح هي النسبة المحتسبة آليا مقارنة بين إجمالي سعر الصنف وسعر البيع المحدد
للصنف.
• رقم الباركود :يظهر هذا الحقل في حالة التأشير على المتغير (إظهار حقل باركود الصنف في العمليات)
ويتم فيه عرض الباركود المدخل في حقل رقم الصنف إذا كان للصنف باركود وحيد.
• حد الطلب :هذا الحقل لعرض حد الطلب فقط وهو الحد الذي يجب عنده البدء في طلب الصنف أو إصدار
أمر الشراء تالفيا لوصول الصنف للحد األدنى.
• حد األمان :هذا الحقل لعرض حد األمان وهو الحد الذي تتصرف فيه المنشأة مع األصناف بأمان دون
مخاطرة.
• احلد األدنى :هذا الحقل لعرض حد الطلب فقط ويعد الحد األدنى الحد الذي ال ينبغي للمنشأة النزول عليه
تالفيا لتوقف العمل في المنشأة.
• احلد األعلى :هذا الحقل لعرض الحد األعلى فقط والحد األعلى هو أقصى كمية يمكن االحتفاظ بها بالمخزن
من الصنف الواحد وأي زيادة عن هذا الحد يعتبر زيادة في المخزن ،الهدف من تحديد الحد األعلى هو ضمان
عدم تعطيل األموال في تخزين أصناف قد ال يتم استخدامها في الوقت المناسب.
• آخر كمية توريد :يعرض هذا الحقل آخر كمية تم توريدها من الصنف لغرض المعلومات.
• آخر كمية جمانية :يعرض هذا الحقل آخر كمية مجانية تم توريدها من الصنف لغرض المعلومات.
• آخر سعر توريد :يعرض هذا الحقل آخر سعر توريد للصنف لغرض المعلومات.
• آخر تاريخ توريد :يعرض هذا الحقل آخر تاريخ توريد للصنف لغرض المعلومات.
• صايف كمية املبيعات :يعرض هذا الحقل صافي كمية المبيعات للصنف لغرض المعلومات.
• عدد مرات الشراء :يعرض هذا الحقل عدد مرات الشراء للصنف لغرض المعلومات.
• اخلصم :4،3،2،1يعتمد استخدام الخصم على متغير استخدام الخصم على مستوى الصنف وعدد الخصومات
وفقا لمتغير عدد الخصومات في نظام الموردين ويعرض النظام آليا بيانات هذه الحقول وفقا لما تم تهيئته في
شاشة تهيئة منح خصومات الشراء.
• املقطع التحليلي :يتم التعامل مع المقطع التحليلي وفقا لما تم تهيئته في شاشة ربط األصناف بالمقاطع في
نظام المخازن ،إذا افترضنا أن المنشأة تتعامل مع المقاس واللون كمقاطع وكان للصنف مقاس واحد ولون واحد
على سبيل المثال فيعرض النظام آليا المقطع التحليلي للصنف أما إذا تعددت مقاسات وألوان الصنف فيتم
إدخال بيانات المقطع التحليلي يدويا باالختيار من القائمة.
-وحدة القياس :يعرض النظام وحدة قياس الصنف المؤشر أمامها أنها وحدة مشتريات في شاشة بيانات األصناف
كوحدة افتراضية قابلة للتعديل.
-رقم /اسم (املخزن) :يقصد بالمخزن الذي سوف يتم توريد األصناف المزمع شرائها بموجب أمر الشراء إليه ويتم
اختياره من قائمة المخازن باستخدام F9فيعرض النظام اسم المخزن المحدد.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 49
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
تم تخصيص هذا التبويب إلدخال شروط ومكان وتاريخ التسليم ،وكذلك شروط وطريقة الدفع وبيان تفاصيلها ،وطريقة
الشحن والتأمين والدفعة المقدمة وطريقة استخدام التبويب نوضحها فيما يلي:
-شروط التسليم :هذا الحقل يتضمن طرق تسليم األصناف المتعارف عليها يختار المستخدم الطريقة المناسبة
للتسليم من القائمة وتحديد الطريقة في هذا الحقل مهم في حالة التعامل مع نظام تكاليف الشراء واالعتمادات
وتتضمن القائمة:
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 50
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
• :FOBبموجب هذه الطريقة يخلص المورد البضاعة للتصدير ويحملها على السفينة التي يحددها المشتري في
ميناء التحميل ،ويتحمل المشتري قيمة الفاتورة والشحن والتأمين وغيرها من المصاريف حتى وصول البضاعة
إلى مخازن المنشأة.
• :CIFبموجب هذه الطريقة يتحمل المورد تكاليف الشحن والـتأمين أو يضيف تلك التكاليف على الفاتورة حسب
االتفاق مع المشتري ويتحمل المشتري (قيمة الفاتورة ،الجمارك ،مصاريف أخرى).
• :C&Fبموجب هذه الطريقة يتحمل المورد تكاليف الشحن فقط وبقية التكاليف (قيمة الفاتورة ،الجمارك، ،
والتأمين ،مصاريف أخرى) يتحملها المشتري.
• :CRFبموجب هذه الطريقة يتحمل المورد تكاليف الشحن والـتأمين إلى أن تصل البضاعة ميناء الوصول وبقية
التكاليف (قيمة الفاتورة ،الجمارك ، ،مصاريف أخرى) يتحملها المشتري.
• ( DDPمباشر) :بموجب هذه الطريقة يتحمل المورد تكاليف الشحن والـتأمين ،والجمارك ،والمصاريف األخرى
إلى أن تصل البضاعة المكان (المخزن) الذي يحدده المشتري ويتحمل المشتري فقط قيمة الفاتورة.
-مكان التسليم :في هذا الحقل يحدد المستخدم مكان تسليم األصناف بموجب االتفاق مع المورد.
-تاريخ التسليم :في هذا الحقل يحدد المستخدم التاريخ المتوقع لوصول األصناف إلى المخازن.
-بيان شروط التسليم :في هذا الحقل يتم إضافة أية شروط أخرى تفصيلية للتسليم إذا تطلب األمر ذلك لغرض
التوثيق.
-شروط الدفع :في هذا الحقل يختار المستخدم باستخدام F9شرط الدفع المناسب من واقع شروط الدفع المعرفة في
التهيئة العامة للموردين والمشتريات.
-بيان شروط الدفع :في هذا الحقل يتم إضافة أية شروط أخرى تفصيلية للدفع إذا تطلب األمر ذلك لغرض
التوثيق.
-طريقة الدفع :تحديد الطريقة في هذا الحقل مهم في حالة التعامل مع نظام تكاليف الشراء واالعتمادات ويختار
المستخدم طريقة الدفع المناسبة من القائمة (نقدي /بنكي /أجل).
-تاريخ السداد :في هذا الحقل يحدد المستخدم التاريخ المتوقع لسداد المبلغ وفقا لالتفاق مع المورد.
-الشحن جزئي :إظهار المؤشر في هذا الحقل يعني أنه سوف يتم تجزئة شحن األصناف على دفع ويمكن إنزال
األصناف إلى شاشة بيانات الشحن.
-عدد مرات الشحن :إذا كان المؤشر في حقل الشحن الجزئي فعاال فيحدد في هذا الحقل عدد مرات الشحن.
-التأمني جزئي :إظهار المؤشر في هذا الحقل يعني أنه سوف يتم تجزئة التأمين على أقساط مقابلة لعدد مرات
الشحن ويمكن احتساب التأمين كأقساط.
-الدفعة املقدمة :إذا كان اشترط المورد دفع مبلغ دفعة مقدمة فيتم تفعيل المؤشر في هذا الحقل ويترتب على ذلك
فتح حقل لنسبة الدفعة المقدمة تحدد فيه النسبة.
-حفظ البيانات :بعد استكمال إدخال البيانات في التبويب تحفظ البيانات.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 51
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
رابعا التأمني
هذا التبويب مخصص إلدخال بيانات التأمين على األصناف المضافة في أمر الشراء متضمنة بيانات البوليصة والشركة
المؤمنة وشروط التأمين ونوع التأمين وشروط الدفع وبيان شروط الدفع ومبلغ التأمين وطريقة استخدام التبويب نوضحها
فيما يلي:
-رقم /تاريخ البوليصة :تضاف بيانات هذين الحقلين يدويا من واقع بوليصة التأمين.
-نوع التأمني :يستدعي المستخدم نوع التأمين المختصة من قائمة أنواع التأمين باستخدام .F9
-شركة التأمني :يستدعي المستخدم شركة التأمين المختصة من قائمة بيانات شركة التأمين باستخدام .F9
-شروط التأمني :في هذا الحقل يتم إضافة أية شروط أخرى تفصيلية للتأمين إذا تطلب األمر ذلك لغرض التوثيق.
-شروط الدفع :في هذا الحقل يختار المستخدم باستخدام F9شرط الدفع المناسب من واقع شروط الدفع المعرفة في
التهيئة العامة للموردين والمشتريات.
-بيان شروط الدفع :في هذا الحقل يتم إضافة أية شروط أخرى تفصيلية للدفع إذا تطلب األمر ذلك لغرض
التوثيق.
-العملة :في هذا الحقل يتم اختيار عملة أمر الشراء من قائمة العمالت باستخدام .F9
-سعر التحويل :يعرض النظام آليا سعر التحويل بمجرد تحديد العملة في حقل العملة مع إمكانية تعديله في إطار
الحدود المتاحة التي تم تحديدها في شاشة (تهيئة العمالت) في التهيئة العامة للنظام إذا كان المستخدم يملك
صالحية تعديل سعر التحويل في شاشة) صالحيات العمليات( بشرط عملة الوثيقة مختلفة عن العملة المحلية.
-الشخص املسئول :في هذا الحقل يتم إضافة الشخص المسئول عن التأمين لغرض التوثيق.
-مبلغ التأمني :يحدد المستخدم في هذا الحقل إجمالي مبلغ التأمين الخاص بأمر الشراء.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 52
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-قسط التأمني :يحدد المستخدم في هذا الحقل مبلغ قسط التأمين إذا كان تسديد مبلغ تأمين أمر الشراء يتم على
أقساط.
-حفظ البيانات :بعد استكمال إدخال البيانات في التبويب تحفظ البيانات.
خامسا بيانات إضافية
تظهر األدلة الفرعية في التبويب بناء على خيار (وحيد) في متغير طريقة استخدام الدليل الفرعي في نظام الموردين في
هذا التبويب يتم ربط استالم الشراء باألدلة الفرعية (مركز التكلفة/المشروع/النشاط …الخ) باستخدام F9إذا تطلب األمر
ذلك.
سادسا تسعري األصناف
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 53
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
الغرض من هذا التبويب توفير إمكانية تسعير أو تحديث أسعار بيع لألصناف التي تضمنها أمر الشراء ويمكن للمستخدم
من خالل هذا التبويب إضافة تسعيرة البيع على مستوى كل األصناف الواردة في أمر الشراء أو على مستوى كل صنف
في البيانات التفصيلية وفيما يلي طريقة استخدام التبويب:
-مستوى التسعرية :في هذ الحقل يختار المستخدم مستوى (نوع) التسعيرة المناسب من قائمة مستويات التسعيرة.
-العملة :يحدد المستخدم العملة التي تستخدمها المنشأة في بيع األصناف من قائمة العمالت حسب عملة مستوى
التسعيرة.
-سعر التحويل :يعرض النظام آليا سعر التحويل بمجرد تحديد العملة في حقل العملة مع إمكانية تعديله في إطار
الحدود المتاحة التي تم تحديدها في شاشة (تهيئة العمالت) في التهيئة العامة للنظام إذا كان المستخدم يملك
صالحية تعديل سعر التحويل في شاشة) صالحيات العمليات( بشرط عملة الوثيقة مختلفة عن العملة المحلية.
-طريقة احتساب السعر :يختار المستخدم في هذا الحقل الطريقة المناسبة الحتساب سعر بيع األصناف من
القائمة وتتضمن القائمة طريقتين األولى هي (السعر) ويعني السعر الذي سيتم تحديده لبيع الصنف في هذ التبويب
والثانية (السعر مطروحا منه الخصم) إن وجد.
-املعامل :يتضمن هذا الحقل معامالت احتساب السعر وتتضمن
• ( )+ويعني إضافة المبلغ أو النسبة المحددة على سعر الشراء.
• ( )-ويعني طرح المبلغ أو النسبة المحددة من سعر الشراء.
• (*) ويعني ضرب المبلغ أو النسبة المحددة في سعر الشراء.
• ( )/ويعني قسمة المبلغ أو النسبة المحددة على سعر الشراء.
-نوع القيمة :يتضمن هذا الحقل نوع القيمة هل هي مبلغ أم نسبة وعلى المستخدم تحديد النوع المناسب من
القائمة.
-القيمة :يتضمن هذا الحقل قيمة حقل نوع القيمة فإذا كان النوع نسبة فيتم تحديد قيمة النسبة وإذا كان مبلغ فيتم
تحديد المبلغ.
-الكسور العشرية :يستخدم هذا الحقل لتحديد عدد األرقام بعد الرقم الصحيح.
-تقريب السعر ألقرب فئة :يتضمن هذا الحقل عالمتين للمعادلة ( )-/ +يختار المستخدم إحداها ويترتب على
اختيار ( )+إضافة تقريب السعر إلى أقرب فئة كما يترتب على اختيار ( )-طرح تقريب السعر إلى أقرب فئة.
-تسعري وحدات القياس :يتضمن الحقل الخيا ارت ـ ـ (بوحدة المستند) ويتضمن تسعير األصناف بوحدة قياس الصنف
المحددة في المستند( ،أصغر وحدة) ويتضمن هذا الخيار تسعير األصناف وفق أصغر وحدة استنادا على أقل عبوة
للصنف في وحدات قياس الصنف في شاشة بيانات األصناف( ،لكل الوحدات) ويتضمن هذا الخيار تسعير
األصناف لكل وحدات قياس الصنف مع مالحظة أنه إذا تم تفعيل متغير اعتماد سعر الوحدة المسعرة للصنف لبقية
الوحدات في متغيرات نظام المخازن فإن خيار (لكل الوحدات) يكون إجباري في هذ الحقل.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 54
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-اعتماد السعر لكل مستويات التسعرية :عرض المؤشر في هذا الحقل يعني تعميم تسعيرة األصناف المحددة
لمستوى التسعيرة المحدد في هذا التبويب على كل مستويات التسعيرة.
-حتديث األصناف املسعرة :عرض المؤشر في هذا الحقل يعني تحديث األصناف التي تم تسعيرها من قبل هذا
المستند بتسعيرة األصناف المحددة في هذا التبويب إذا لم يتم اختيار هذا المؤشر سيتم تسعير األصناف الغير
مسعره فقط.
-احسب :بالنقر على زر احسب ينفذ النظام تسعيرة البيع لألصناف المضافة في أمر الشراء آليا لكافة األصناف في
البيانات التفصيلية.
-إضافة تسعرية األصناف يدويا :يوفر النظام إمكانية إضافة تسعيرة بيع األصناف الواردة في أمر الشراء يدويا
وذلك على النحو التالي:
• سعر البيع :في هذا الحقل يضيف المستخدم أمام الصنف في البيانات التفصيلية (سعر البيع) للصنف
المطلوب فيعرض النظام نسبة الربح في حقل نسبة الربح آليا.
• نسبة الربح :في هذا الحقل يضيف المستخدم أمام الصنف في البيانات التفصيلية (نسبة الربح )%المطلوبة
للصنف فيعرض النظام سعر البيع في حقل سعر البيع آليا.
سابعا املتابعة
هذا التبويب خصص لعرض بيانات آخر بيانات متابعة ألمر الشراء ،وتعرض البيانات في حقول هذا التبويب آليا من واقع
شاشة متابعة أمر الشراء.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 55
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
ثامنا الضريبة
في هذا التبويب يعرض النظام آليا بيانات ومبالغ الضريبة المحتسبة في امر الش ارء حسب التصنيف الضريبي الذي تم
اختياره في البيانات الرئيسية.
تاسعا أعباء املشرتيات
يعرض هذا التبويب آليا أعباء المشتريات التي تضاف في فاتورة المشتريات وهي ال تدخل ضمن تكلفة أصناف الفاتورة
وإنما يتم قيدها في حساب األعباء إذا كان مؤشر إنزال األعباء آليا مفعال في شاشة تهيئة أعباء المشتريات في نظام
المشتريات أما إذا لم يكن المؤشر مفعال فيتم إدخال األعباء من قبل المستخدم يدويا على النحو التالي:
-رقم /اسم (العبء) :يختار المستخدم رقم العبء المطلوب من قائمة األعباء باستخدام .F9
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 56
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-رقم احلساب :يقصد به الحساب الرئيسي المحدد لألعباء اإلضافية في الدليل المحاسبي ويعرضه النظام آليا
بمجرد تحديد رقم العبء.
-احلساب التحليلي :يقصد به الحساب التحليلي للحساب الرئيسي المحدد لألعباء اإلضافية في الدليل المحاسبي
إن وجد ويعرضه النظام آليا بمجرد تحديد رقم العبء.
-النسبة :يقصد به نسبة األعباء اإلضافية المحددة ويعرض النظام آليا النسبة المحددة للعبء بمجرد تحديد رقم
العبء.
-املبلغ :يقصد به مبلغ األعباء اإلضافية المحدد ويعرض النظام آليا المبلغ المحدد للعبء بمجرد تحديد رقم العبء.
-حساب الطرف اآلخر :يقصد به الحساب الرئيسي الدائن المقابل لألعباء اإلضافية في الدليل المحاسبي ويعرضه
النظام آليا بمجرد تحديد رقم العبء.
-احلساب التحليلي :يقصد به الحساب التحليلي لحساب الطرف اآلخر المحدد لألعباء اإلضافية في الدليل
المحاسبي إن وجد ويعرضه النظام آليا بمجرد تحديد رقم العبء.
-الضريبة /مبلغ الضريبة :يعرض النظام بيانات نسبة الضريبة ومبلغ الضريبة آليا.
-حفظ البيانات :بعد استكمال العملية تحفظ البيانات ويترتب على عملية الحفظ احتساب أعباء المشتريات وتحميلها
للحسابات المحددة وتوزيع مبلغ العبء على أصناف الفاتورة.
عاشرا إنزال من
هذا التبويب مخصص إلنزال البيانات التفصيلية لألصناف في أمر الشراء آليا من طلب شراء (وثائق مراقبة) وطريقة
العمل في هذا التبويب بعد استكمال إدخال البيانات الرئيسية على النحو التالي:
-نوع إنزال الوثيقة :يختار المستخدم في هذا الحقل خيار وثيقة مراقبة إلنزال البيانات من وثيقة طلب الشراء.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 57
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-نوع الوثيقة :بعد أن يتم تحديد وثيقة مراقبة في الحقل السابق يعرض النظام في الحقل الخيارات المتاحة (طلب
الشراء ،عروض أسعار الشراء ،ترشيح المقارنة الفنية) الستدعاء الخيار المناسب.
-رقم الوثيقة :يستدعي المستخدم طلب الشراء من قائمة الطلبات المعتمدة باستخدام .F9
-تاريخ الوثيقة :يعرض النظام تاريخ طلب الشراء آليا بمجرد اختيار رقم الوثيقة.
-النوع :يعرض النظام نوع طلب الشراء آليا بمجرد اختيار رقم الوثيقة.
-إنزال البيانات :بالنقر على زر إنزال البيانات يعرض النظام بيانات األصناف آليا في البيانات التفصيلية من واقع
نوع ورقم الوثيقة المنزلة.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 58
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
طريقة استخدام الشاشة :تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة أو بالضغط على F6على النحو التالي:
أوال :البيانات األساسية
-السنة :يعرض النظام السنة المالية آليا بمجرد النقر على زر إضافة ويمكن االستعالم عن سندات سنوات سابقة
بالنقر على استعالم في شريط المهام أو بالضغط على زر F7ثم تحديد السنة المطلوبة ثم الضغط على زر تنفيذ
االستعالم .F8
-الوحدة املالية :تظهر في هذا الحقل الوحدة المالية التي دخل عليها المستخدم وهي الوحدة المالية التي سيتم فيها
تدوين بيانات متابعة أمر الشراء مع إمكانية اختيار وحدة مالية أخرى إذا كان للمستخدم صالحيات العمل على أكثر
من وحدة مالية.
-نوع الوثيقة الفرعي :يتم ترميز نوع الوثيقة الفرعي من شاشة أنواع وثائق عمليات نظام الموردين حيث يختار
المستخدم نوع الوثيقة الفرعي باستخدام F9أو بالنقر على المربع الصغير الموجود في الحقل.
-رقم الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع رقم الوثيقة التسلسلي وفقا للتهيئة التي تمت في شاشة تهيئة تسلسل
العمليات في مدخالت إدارة النظام حيث يتم تهيئة تسلسل رقم الوثيقة على مستوى كل شاشة.
-تاريخ الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع تاريخ الوثيقة ويستخدم حسب تهيئة تاريخ الوثيقة الذي تم تحديده
في نظام إدارة الموردين وما إذا كان التاريخ آلي يمكن تعديله أو آلي ال يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 59
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-أمر الشراء :يستخدم هذا الحقل الختيار أمر الشراء المطلوب متابعته من قائمة أوامر الشراء المعتمدة باستخدام
.F9
-تاريخ أمر الشراء /العملة /رمز املورد :تعرض بيانات هذه الحقول آليا من واقع أمر الشراء المحدد في الحقل
السابق.
-رقم املرجع :هذا الحقل إلدخال رقم المرجع يدويا أو يستدعى من قائمة تهيئة البيانات والمراجع في اإلعدادات
العامة إذا كان من المراجع المهيئة هناك.
-الرقم اليدوي :هذا الحقل إلدخال الرقم اليدوي من واقع الوثيقة اليدوية.
-البيان :هذا الحقل إلدخال بيان توضيحي يدويا أو يستدعى من قائمة تهيئة البيانات والمراجع في اإلعدادات العامة
إذا كان من البيانات المهيئة هناك.
ثانيا البيانات الرئيسية
تضاف بيانات حقول تبويب البيانات الرئيسية يدويا ابتداء من تاريخ إرسال أمر الشراء للمورد إلى تاريخ سداد البيان -
الجمركي فيما عدى شركة التخليص الجمركي يتم اختيارها من القائمة باستخدام .F9
ثالثا بيانات الشحن
-تضاف بيانات حقول تبويب الشحن التالية يدويا :رقم بوليصة الشحن /تاريخ الشحن /تاريخ الشحن المتوقع /مبلغ
الشحن تاريخ وصول البضاعة الميناء /تاريخ وصول البضاعة المستودع.
-تستدعى بيانات حقول تبويب الشحن التالية من القوائم باستخدام :F9عملة الشحن /طريقة الشحن /ميناء الشحن /
ميناء الوصول.
-حفظ البيانات :بعد استكمال إضافة البيانات تحفظ البيانات.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 60
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
بيانات الشحن
االستخدام :الغرض من الشاشة توثيق البيانات والمعلومات الخاصة بشحن أصناف أوامر الشراء للتعرف على كل
التفاصيل المتعلقة بالشحن (بوليصة الشحن ،وطريقة الشحن ،ومبلغ وعملة الشحن ،ونوع النقل ،وميناء (الشحن /الوصول)،
وشركة النقل ،ومكان التسليم ،وشروط التسليم ،وبيانات التأمين الخاصة بالشحن .الخ)
طريقة استخدام الشاشة :تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة أو بالضغط على F6على النحو التالي:
أوال البيانات الرئيسية
-السنة :يعرض النظام السنة المالية آليا بمجرد النقر على زر إضافة ويمكن االستعالم عن سندات سنوات سابقة
بالنقر على استعالم في شريط المهام أو بالضغط على زر F7ثم تحديد السنة المطلوبة ثم الضغط على زر تنفيذ
االستعالم .F8
-الوحدة املالية :تظهر في هذا الحقل الوحدة المالية التي دخل عليها المستخدم وهي الوحدة المالية التي سيتم فيها
تدوين بيانات الشحن مع إمكانية اختيار وحدة مالية أخرى إذا كان للمستخدم صالحيات العمل على أكثر من وحدة
مالية.
-نوع الوثيقة الفرعي :يتم ترميز نوع الوثيقة الفرعي من شاشة أنواع وثائق عمليات نظام الموردين حيث يختار
المستخدم نوع الوثيقة الفرعي باستخدام F9أو بالنقر على المربع الصغير الموجود في الحقل.
-رقم الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع رقم الوثيقة التسلسلي وفقا للتهيئة التي تمت في شاشة تهيئة تسلسل
العمليات في مدخالت إدارة النظام حيث يتم تهيئة تسلسل رقم الوثيقة على مستوى كل شاشة.
-تاريخ الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع تاريخ الوثيقة ويستخدم حسب تهيئة تاريخ الوثيقة الذي تم تحديده
في نظام إدارة الموردين وما إذا كان التاريخ آلي يمكن تعديله أو آلي ال يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
-رقم /تاريخ البوليصة :من واقع أصل وثيقة بوليصة الشحن يتم إضافة رقم وتاريخ البوليصة.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 61
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-رقم أمر الشراء :يختار المستخدم أمر الشراء من قائمة أوامر الشراء المعتمدة التي تظهر في القائمة والمتضمنة
واحدة من طرق الشراء المتعارف عليها ( )FOB, CIF,C&F, CRFعدى أوامر الشراء المرتبطة بطريقة الش ارء
(مباشر )DDPفهذه األوامر ال تظهر في القائمة كونها تسليم مباشر ويترتب على اختيار رقم أمر الشراء عرض
بيانات الحقول التالية آليا:
-رقم املخزن /العملة /سعر التحويل /املورد /بيانات حقول البيانات التفصيلية عدى حقلي رقم الحاوية
والمقاس التي سيتم توضيح بياناتها في البند ثانيا (البيانات التفصيلية).
-تضاف بيانات احلقول التالية يدويا :رقم فاتورة المورد /تاريخ فاتورة المورد /مبلغ الشحن /آخر موعد للشحن/
رقم المرجع /الرقم اليدوي /عدد المرفقات /البيان.
-تستدعى بيانات احلقول التالية من قائمة باستخدام :F9نوع البوليصة /نوع الشحن /طريقة الشحن /عملة
الشحن.
ثانيا البيانات التفصيلية
-يعرض النظام آليا بيانات حقول البيانات التفصيلية من واقع البيانات التفصيلية في أمر الشراء عدى بيانات الحقلين
التالين:
رقم احلاوية :يضاف رقم الحاوية المحملة بالصنف يدويا. •
مقاس احلاوية :يستدعى مقاس الحاوية المحملة بالصنف من القائمة باستخدام .F9 •
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 62
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
طريقة استخدام الشاشة :تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة أو بالضغط على F6على النحو التالي:
أوال البيانات الرئيسية
-السنة :يعرض النظام السنة المالية آليا بمجرد النقر على زر إضافة ويمكن االستعالم عن سندات سنوات سابقة
بالنقر على استعالم في شريط المهام أو بالضغط على زر F7ثم تحديد السنة المطلوبة ثم الضغط على زر تنفيذ
االستعالم .F8
-الوحدة املالية :تظهر في هذا الحقل الوحدة المالية التي دخل عليها المستخدم وهي الوحدة المالية التي سيتم فيها
تدوين بيانات الفحص مع إمكانية اختيار وحدة مالية أخرى إذا كان للمستخدم صالحيات العمل على أكثر من وحدة
مالية.
-نوع الوثيقة الفرعي :يتم ترميز نوع الوثيقة الفرعي من شاشة أنواع وثائق عمليات نظام الموردين حيث يختار
المستخدم نوع الوثيقة الفرعي باستخدام F9أو بالنقر على المربع الصغير الموجود في الحقل.
-رقم الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع رقم الوثيقة التسلسلي وفقا للتهيئة التي تمت في شاشة تهيئة تسلسل
العمليات في مدخالت إدارة النظام حيث يتم تهيئة تسلسل رقم الوثيقة على مستوى كل شاشة.
-تاريخ الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع تاريخ الوثيقة ويستخدم حسب تهيئة تاريخ الوثيقة الذي تم تحديده
في نظام إدارة الموردين وما إذا كان التاريخ آلي يمكن تعديله أو آلي ال يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 63
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-رقم أمر الشراء :يختار المستخدم أمر الشراء من قائمة أوامر الشراء المعتمدة التي تظهر في القائمة ويترتب على
اختيار رقم أمر الشراء عرض بيانات الحقول التالية آليا:
-رقم املخزن /املورد /بيانات حقول البيانات التفصيلية عدى بعض الحقول التي سيتم توضيح آلية عملها في
البند ثانيا (البيانات التفصيلية).
-تضاف بيانات احلقول التالية يدويا :رقم المرجع /الرقم اليدوي /عدد المرفقات /البيان.
-تستدعى بيانات احلقول التالية من قائمة باستخدام :F9رقم الشحنة :تستدعى من وقاع بيانات الشحن.
ثانيا البيانات التفصيلية
يعرض النظام آليا بيانات حقول البيانات التفصيلية من واقع البيانات التفصيلية في أمر الشراء عدى بيانات الحقول
التالية:
-كمية أمر الشراء :يعرض النظام الكمية المطلوبة من الصنف في أمر الشراء آليا.
-الكمية اجملانية ألمر الشراء :يعرض النظام الكمية المجانية من الصنف في أمر الشراء آليا.
-الكمية الواصلة :يسجل المستخدم الكمية الواصلة من الصنف يدويا.
-الكمية اجملانية الواصلة :يسجل المستخدم الكمية المجانية الواصلة من الصنف يدويا.
-الكمية املطابقة السابقة :يعرض النظام آليا الكمية المطابقة السابقة من الصنف لذات أمر الشراء.
-الكمية اجملانية املطابقة السابقة :يعرض النظام آليا الكمية المطابقة السابقة من الصنف لذات أمر الشراء.
-مطابق :يختار المستخدم واحد من الخيارات المتاحة على النحو التالي:
• مطابق :تحديد هذا الخيار من قبل المستخدم يعني أن األصناف مطابقة ويترتب على هذا الخيار عرض عدد
الوحدات الواصلة من الصنف في حقل الكمية المطابقة آليا وكذلك عرض عدد الوحدات المجانية الواصلة من
الصنف في الكمية المجانية المطابقة.
• مطابق جزئيا :تحديد هذا الخيار من قبل المستخدم يعني أن األصناف مطابقة جزيئا ويترتب على هذا الخيار
إضافة عدد الوحدات المطابقة من الصنف في حقل الكمية المطابقة يدويا من قبل المستخدم وكذلك إضافة عدد
الوحدات المجانية المطابقة من الصنف في حقل الكمية المجانية المطابقة.
• غري مطابق :تحديد هذا الخيار من قبل المستخدم يعني عدم مطابقة األصناف الواصلة سواء أكانت أساسية أم
مجانية ويترتب على هذا الخيار عدم إمكانية إضافة أي عدد في حقلي الكمية المطابقة والكمية المجانية
المطابقة.
-مت فحصه :يعرض النظام هذا المؤشر آليا بمجرد إنزال األصناف من أمر الشراء في البيانات التفصيلية.
-حفظ البيانات :بعد استكمال إضافة البيانات تحفظ البيانات.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 64
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
تظهر األدلة الفرعية في التبويب بناء على خيار (وحيد) في متغير طريقة استخدام الدليل الفرعي في نظام الموردين في
هذا التبويب يتم ربط استالم الشراء باألدلة الفرعية (مركز التكلفة/المشروع/النشاط …الخ) باستخدام F9إذا تطلب األمر
ذلك.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 65
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
استالم الشراء
االستخدام :الغرض من الشاشة توثيق استالم الشراء كعملية أساسية من عمليات نظام إدارة المشتريات يتم من خاللها
تحميل األصناف بالمصاريف التي تؤثر على تكلفة الصنف وإثبات إيصال البضاعة التي تم شرائها إلى المخازن قبل
عملية سداد قيمة البضاعة حيث يترتب على عملية (استالم الشراء) التأثير على المخزون وذلك بتوريد األصناف التي تم
شرائها إلى المخازن المختصة وإضافة قيمة األصناف إلى حساب وسيط المشتريات ،أو إلى حساب االعتمادات في حالة
أن نوع الشراء اعتماد ،ويمكن للمستخدم إنزال البيانات من استالم الشراء إلى فاتورة الشراء أكثر من مرة.
طريقة استخدام الشاشة :تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة أو بالضغط على F6على النحو التالي:
أوال البيانات الرئيسية
-السنة :يعرض النظام السنة المالية آليا بمجرد النقر على زر إضافة ويمكن االستعالم عن سندات سنوات سابقة
بالنقر على استعالم في شريط المهام أو بالضغط على زر F7ثم تحديد السنة المطلوبة ثم الضغط على زر تنفيذ
االستعالم .F8
-الوحدة املالية :تظهر في هذا الحقل الوحدة المالية التي دخل عليها المستخدم وهي الوحدة المالية التي سيتم فيها
تدوين بيانات االستالم مع إمكانية اختيار وحدة مالية أخرى إذا كان للمستخدم صالحيات العمل على أكثر من وحدة
مالية.
-نوع الوثيقة الفرعي :يتم ترميز نوع الوثيقة الفرعي من شاشة أنواع وثائق عمليات نظام الموردين حيث يختار
المستخدم نوع الوثيقة الفرعي باستخدام F9أو بالنقر على المربع الصغير الموجود في الحقل.
-رقم الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع رقم الوثيقة التسلسلي وفقا للتهيئة التي تمت في شاشة تهيئة تسلسل
العمليات في مدخالت إدارة النظام حيث يتم تهيئة تسلسل رقم الوثيقة على مستوى كل شاشة.
-تاريخ الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع تاريخ الوثيقة ويستخدم حسب تهيئة تاريخ الوثيقة الذي تم تحديده
في نظام إدارة الموردين وما إذا كان التاريخ آلي يمكن تعديله أو آلي ال يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 66
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-تاريخ الرتحيل :يتم في الحقل التعامل مع تاريخ الترحيل ويعرض النظام آليا تاريخ اليوم الذي أضاف فيه
المستخدم كتاريخ افتراضي قابل للتعديل.
-رقم اسم املخزن :يعتمد استخدام المخزن على متغير استخدام تعدد المخازن في العمليات فإذا كان المتغير غير
فعال في هذه الحالة يستخدم المخزن في البيانات الرئيسية ويعتبر استخدامه إجباريا ،أما إذا كان فعاال يعتبر
استخدامه في البيانات الرئيسية اختياريا على اعتبار أن المخزن في هذه الحالة سيتم التعامل معه على مستوى كل
صنف في البيانات التفصيلية ،ويختار المستخدم رقم المخزن المطلوب من قائمة باستخدام .F9
-رقم املورد :يتم في الحقل استدعاء المورد البائع لألصناف من قائمة الموردين باستخدام .F9
-العملة :يتم في الحقل استدعاء عملة شراء األصناف التي سيتم استالمها من قائمة العمالت باستخدام .F9
-سعر التحويل :يعرض النظام آليا سعر التحويل بمجرد تحديد العملة في حقل العملة مع إمكانية تعديله في إطار
الحدود المتاحة التي تم تحديدها في شاشة (تهيئة العمالت) في التهيئة العامة للنظام إذا كان المستخدم يملك
صالحية تعديل سعر التحويل في شاشة) صالحيات العمليات( بشرط عملة الوثيقة مختلفة عن العملة المحلية.
-سعر حتويل املخزون :يظهر فيه آليا سعر تحويل عملة المخزون إلى العملة المحلية مع إمكانية تعديله في إطار
الحدود المتاحة التي تم تحديدها في شاشة (تهيئة العمالت) في التهيئة العامة للنظام إذا كان المستخدم يملك
صالحية تعديل سعر التحويل (في شاشة صالحيات العمليات( بشرط أن تكون عملة المخزون مختلفة عن العملة
المحلية.
-رقم فاتورة املورد /تاريخ فاتورة املورد /رقم بوليصة الشحن :بيانات هذه الحقول تضاف يدويا من واقع
الوثائق ذات العالقة.
-طريقة عرض التكاليف :يستخدم هذا الحقل إذا كان مطلوبا من المستخدم إظهار تكلفة األصناف الذي سيتم
استالمها ،وسوف تظهر آليا في حقل (التكلفة) في البيانات التفصيلية:
متوسط التكلفة :يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت تكلفة التوريد هي متوسط تكلفة الصنف مع إمكانية التعديل. •
آخر سعر توريد -آخر سعر شراء :يتم تحديد أحد هذين الخيارين إذا كانت تكلفة توريد الصنف هي تكلفة •
آخر سعر توريد للصنف (توريد – استالم –مردود) أو تكلفة آخر سعر شراء (فاتورة الشراء) مع إمكانية
التعديل.
سعر املورد :يتم تحديد هذا الخيار إذا كانت تكلفة توريد الصنف هي السعر المحدد من المورد للصنف مع •
إمكانية التعديل.
-رقم املرجع /الرقم اليدوي /عدد املرفقات /البيان :كل هذه حقول اختيارية يدخلها المستخدم وفقا لطبيعة
البيانات على مستوى الحقل لغرض المعلومات.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 67
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 68
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
• املقطع التحليلي :يتم التعامل مع المقطع التحليلي وفقا لما تم تهيئته في شاشة ربط األصناف بالمقاطع في
نظام المخازن ،إذا افترضنا أن المنشأة تتعامل مع المقاس واللون كمقاطع وكان للصنف مقاس واحد ولون واحد
على سبيل المثال فيعرض النظام آليا المقطع التحليلي للصنف أما إذا تعددت مقاسات وألوان الصنف فيتم
إدخال بيانات المقطع التحليلي يدويا باالختيار من القائمة.
-وحدة القياس :يعرض النظام وحدة قياس الصنف المؤشر أمامها أنها وحدة مشتريات في شاشة بيانات األصناف
كوحدة افتراضية قابلة للتعديل.
-الكمية :في هذا الحقل يحدد المستخدم الكمية المستلمة من الصنف.
-الكمية اجملانية :في هذا الحقل يحدد المستخدم الكمية المجانية على مستوى الصنف.
-السعر :هذا الحقل إلدخال سعر الوحدة الواحدة من الصنف المحدد في العرض بالعملة المختارة في البيانات
الرئيسية.
-بيان الصنف :هذا الحقل إلدخال البيان على مستوى الصنف.
-األدلة الفرعية :يعتمد ظهور الدليل الفرعي في البيانات التفصيلية على اختيار (متعدد) في متغير طريقة استخدام
الدليل الفرعي في نظام الموردين ويظهر الدليل الفرعي باالسم الذي تم تعريفه في شاشة تعريف األدلة الفرعية
(مراكز تكلفة /مشاريع /أنشطة …/الخ) أما إذا كان الخيار في متغير طريقة استخدام الدليل الفرعي في نظام
الموردين هو (وحيد) سوف يستخدم الدليل الفرعي في تبويب البيانات اإلضافية فقط.
-حقل إضايف :2,1,0يضيف المستخدم البيانات في الحقول اإلضافية وفقا لمتغير عدد الحقول اإلضافية في
العمليات تحليلي في نظام إدارة الموردين.
ثالثا بيانات إضافية
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 69
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
تظهر األدلة الفرعية في التبويب بناء على خيار (وحيد) في متغير طريقة استخدام الدليل الفرعي في نظام الموردين في
هذا التبويب يتم ربط استالم الشراء باألدلة الفرعية (مركز التكلفة/المشروع/النشاط …الخ) باستخدام F9إذا تطلب األمر
ذلك.
رابعا املصاريف
هذا التبويب إلضافة المصاريف التي تؤثر على تكلفة األصناف ويتم إضافتها في هذا التبويب بناء على ثالثة طرق
نوضحها فيما يلي:
1املصاريف املرتبطة بتكاليف الشراء:
هي المصاريف المرتبطة بالمشتريات الخارجية التي يتم تهيئتها في نظام تكاليف الشراء وترتبط بطرق الشراء المتعارف
عليها ويتم عرضها آليا في هذا التبويب على النحو التالي:
-رقم وثيقة تكاليف الشراء :في هذا الحقل يستدعي المستخدم رقم وثيقة التكاليف من قائمة تكاليف الشراء فيترتب
على ذلك عرض بيانات المصروفات المرتبطة بوثيقة التكاليف الشراء المختارة آليا فيما عدى الضرائب التي تم
ترميزها في شاشة (القيود المالية لتكاليف الشراء) فإنها ال تعرض.
-نوع مصاريف الشراء :يعرض النظام بيانات هذا الحقل آليا بمجرد اختيار رقم وثيقة تكاليف الشراء وتمثل البيانات
في هذه الحالة طريقة واحدة من طرق الشراء المتعارف عليها (.)etc. ، C&F،CIF ،FOB
-تصنيف الضريبة :يعرض النظام بيانات هذا الحقل آليا بمجرد اختيار رقم وثيقة تكاليف الشراء.
-البيان :في هذا الحقل يضيف المستخدم البيان التوضيحي المناسب يدويا
-طريقة التوزيع :يتضمن هذا الحقل الخيارات التالية للتوزيع:
• توزيع آل :بموجب هذا الخيار يوزع النظام المبلغ اإلجمالي للمصاريف على األصناف المضافة في استالم
الشراء استنادا على قيمة الصنف إلى إجمالي األصناف.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 70
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
• مبلغ إدخال يدوي :بموجب هذا الخيار يترك للمستخدم توزيع المبلغ اإلجمالي للمصاريف على األصناف
المضافة في االستالم وذلك عن طريق تخصيص مبلغ معين من إجمالي المصاريف أمام كل صنف.
• نسبة إدخال يدوي :بموجب هذا الخيار يترك للمستخدم توزيع المبلغ اإلجمالي للمصاريف على األصناف
المضافة في االستالم وذلك عن طريق تخصيص نسبة معينة من إجمالي المصاريف أمام كل صنف.
-إعداد التكاليف :بالنقر على زر إعداد التكاليف يعمل النظام على توزيع المصاريف أمام األصناف في البيانات
التفصيلية وفقا لطريقة التوزيع المختارة.
-حفظ البيانات :بعد استكمال إضافة البيانات تحفظ البيانات.
2مصاريف املشرتيات احمللية
هي المصاريف المرتبطة بالمشتريات المحلية التي يتم تهيئتها في شاشة تهيئة مصاريف الشراء ويتم عرضها آليا في هذا
التبويب على النحو التالي:
-نوع مصاريف الشراء :هذا الحقل الختيار نوع المصروف المرتبط بمصروفات الشراء المحلية من واقع
المصروفات التي تم تهيئتها في شاشة تهيئة مصاريف الشراء باستخدام F9ويترب على ذلك تعبئة بيانات الحقول
التالية:
• رقم /اسم املصروف :يعرض النظام بيانات الحقلين آليا بمجرد اختيار نوع مصاريف الشراء.
• رقم /اسم احلساب :يعرض النظام بيانات الحقلين آليا بمجرد اختيار نوع مصاريف الشراء ويكونا قابلين
للتعديل في حالة إذا كان مؤشر إدخال الحساب في العمليات فعاال في شاشة تهيئة مصاريف الشراء.
• العملة :تعرض العملة آليا بمجرد اختيار نوع مصاريف الشراء في حالة أن للمصروف عملة واحدة في الدليل
المحاسبي أما إذا كانت أكثر من عملة فيتم اختيار العملة من قبل المستخدم باستخدام .F9
• سعر التحويل :يعرض النظام آليا سعر التحويل بمجرد تحديد العملة في حقل العملة مع إمكانية تعديله في
إطار الحدود المتاحة التي تم تحديدها في شاشة (تهيئة العمالت) في التهيئة العامة للنظام إذا كان المستخدم
يملك صالحية تعديل سعر التحويل في شاشة) صالحيات العمليات( بشرط عملة الوثيقة مختلفة عن العملة
المحلية.
• املبلغ :يضاف المبلغ أمام كل مصروف في هذا الحقل من قبل المستخدم يدويا.
• املبلغ بعملة الفاتورة :يعرض النظام آليا المبلغ بعملة الفاتورة.
-تصنيف الضريبة :هذا الحقل الختيار نوع تصنيف الضريبة المطلوب من قائمة تصنيف الضرائب باستخدام F9
ويترتب على ذلك تعبئة الحقول التالية آليا:
• نسبة الضريبة %مبلغ الضريبة.
-البيان :في هذا الحقل يضيف المستخدم البيان التوضيحي المناسب يدويا
-طريقة التوزيع :سبق شرح آلية العمل في الحقل في البند أوال (المصاريف المرتبطة بتكاليف الشراء).
-إعداد التكاليف :سبق شرح آلية العمل في الحقل في البند أوال (المصاريف المرتبطة بتكاليف الشراء).
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 71
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 72
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
يستخدم هذا التبويب إلنزال البيانات التفصيلية في الشاشة من واقع وثائق معينة حيث بعد إضافة بيانات الحقول في
البيانات الرئيسية والنقر على تبويب (إنزال من) ينفذ المستخدم اإلجراءات التالية في هذا التبويب:
-نوع إنزال الوثيقة :يعرض النظام آليا نوع إنزال الوثيقة (وثائق مراقبة) كون وثيقة أمر الشراء أو بيانات الشحن
من الوثائق المراقبة حيث يمكن تنزيل كمية أمر الشراء أو الكمية من واقع بيانات الشحن مرة واحدة أو أكثر من مرة
في االستالم.
-نوع الوثيقة :يعرض النظام آليا نوع الوثيقة (أمر الشراء /بيانات الشحن) حيث يمكن إنزال كمية األصناف
وبيانتاها من واقع إحدى الوثيقتين.
-رقم الوثيقة :في هذا الحقل يختار المستخدم رقم الوثيقة المطلوبة (رقم أوامر الشراء المعتمدة /بينات الشحن).
-تاريخ /نوع (الوثيقة) :يعرض النظام آليا بيانات الحقلين بعد النقر على زر تنفيذ.
-تنفيذ :بالنقر على تنفيذ يعرض النظام آليا بيانات الحقول في البيانات التفصيلية وفقا لما تدوينه في وثيقة أمر
الشراء أو بيانات الشحن حسب الوثيقة المختارة.
-حفظ البيانات :يعد استكمال إدخال البيانات في التبويب تحفظ البيانات.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 73
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
يتضمن تبويب الحقول اإلضافية إنشاء حقول جديدة قد يحتاجها المستخدم لغرض عرض بيانات أو معلومات إضافية عن
استالم الشراء واالستفادة منها في التقارير ويمكن تعديل مسميات الحقول اإلضافية وطبيعة البيانات فيها من خالل شاشة
تهيئة الحقول اإلضافية في (إدارة النظام /إعدادات النظام /المدخالت) كما يمكن تعديل مسميات الحقول اإلضافية بالدخول
إلى العمليات في شريط القوائم والنقر على زر تعديل النصوص وإجراء التعديالت الالزمة في مسميات الحقول.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 74
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
فاتورة الشراء
االستخدام :الغرض من الشاشة توثيق فواتير مشتريات األصناف (المحلية /األجنبية) وقيدها على حساب وسيط المشتريات،
والحساب (الدائن) حسب طريقة الدفع كما يمكن إضافة أي أعباء أخرى على الفاتورة ال تؤثر على تكلفة الصنف ويمكن
للمستخدم إضافة األصناف الخدمية فقط يدويا في فاتورة الشراء بينما إضافة األصناف السلعية تنزل من واقع سند استالم الشراء
كما يمكن إنزال األصناف الخدمية فقط من واقع أمر الشراء مباشرة إلى الفاتورة.
طريقة استخدام الشاشة :تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة أو بالضغط على F6على النحو التالي:
أوال البيانات الرئيسية
-السنة :يعرض النظام السنة المالية آليا بمجرد النقر على زر إضافة ويمكن االستعالم عن سندات سنوات سابقة
بالنقر على استعالم في شريط المهام أو بالضغط على زر F7ثم تحديد السنة المطلوبة ثم الضغط على زر تنفيذ
االستعالم .F8
-الوحدة املالية :تظهر في هذا الحقل الوحدة المالية التي دخل عليها المستخدم وهي الوحدة المالية التي سيتم فيها
تدوين بيانات الفاتورة مع إمكانية اختيار وحدة مالية أخرى إذا كان للمستخدم صالحيات العمل على أكثر من وحدة
مالية.
-نوع الوثيقة الفرعي :يتم ترميز نوع الوثيقة الفرعي من شاشة أنواع وثائق عمليات نظام الموردين حيث يختار
المستخدم نوع الوثيقة الفرعي باستخدام F9أو بالنقر على المربع الصغير الموجود في الحقل.
-رقم الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع رقم الوثيقة التسلسلي وفقا للتهيئة التي تمت في شاشة تهيئة تسلسل
العمليات في مدخالت إدارة النظام حيث يتم تهيئة تسلسل رقم الوثيقة على مستوى كل شاشة.
-تاريخ الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع تاريخ الوثيقة ويستخدم حسب تهيئة تاريخ الوثيقة الذي تم تحديده
في نظام إدارة الموردين وما إذا كان التاريخ آلي يمكن تعديله أو آلي ال يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 75
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-تاريخ الرتحيل :يتم في الحقل التعامل مع تاريخ الترحيل ويعرض النظام آليا تاريخ اليوم الذي أضاف فيه
المستخدم كتاريخ افتراضي قابل للتعديل.
-العملة :يتم في الحقل استدعاء عملة شراء األصناف التي سيتم استالمها من قائمة العمالت باستخدام .F9
-سعر التحويل :يعرض النظام آليا سعر التحويل بمجرد تحديد العملة في حقل العملة مع إمكانية تعديله في إطار
الحدود المتاحة التي تم تحديدها في شاشة (تهيئة العمالت) في التهيئة العامة للنظام إذا كان المستخدم يملك
صالحية تعديل سعر التحويل في شاشة) صالحيات العمليات( بشرط عملة الوثيقة مختلفة عن العملة المحلية.
-سعر حتويل املخزون :يظهر فيه آليا سعر تحويل عملة المخزون إلى العملة المحلية مع إمكانية تعديله في إطار
الحدود المتاحة التي تم تحديدها في شاشة (تهيئة العمالت) في التهيئة العامة للنظام إذا كان المستخدم يملك
صالحية تعديل سعر التحويل (في شاشة صالحيات العمليات( بشرط أن تكون عملة المخزون مختلفة عن العملة
المحلية.
-رقم فاتورة املورد :هذا الحقل إلدخال رقم فاتورة المورد يدويا من واقع وثيقة الفاتورة.
-تاريخ فاتورة املورد :هذا الحقل إلدخال تاريخ فاتورة المورد يدويا من واقع وثيقة الفاتورة.
-رقم املندوب :في هذا الحقل يستدعي المستخدم رقم المندوب من قائمة مندوبي الشراء باستخدام .F9
-تاريخ االستحقاق :يعرض النظام تاريخ يوم تسجيل بيانات المردود كتاريخ افتراضي قابل للتعديل إلى التاريخ الذي
يستحق فيه المبلغ إذا كان المردود آجل.
-رقم اسم املخزن :يعتمد استخدام المخزن على متغير استخدام تعدد المخازن في العمليات فإذا كان المتغير غير
فعال في هذه الحالة يستخدم المخزن في البيانات الرئيسية ويعتبر استخدامه إجباريا ،أما إذا كان فعاال يعتبر
استخدامه في البيانات الرئيسية اختياريا على اعتبار أن المخزن في هذه الحالة سيتم التعامل معه على مستوى كل
صنف في البيانات التفصيلية ،ويختار المستخدم رقم المخزن المطلوب من قائمة باستخدام .F9
-رقم املرجع /الرقم اليدوي /عدد املرفقات /البيان :كل هذه حقول اختيارية يدخلها المستخدم وفقا لطبيعة
البيانات على مستوى الحقل لغرض المعلومات.
-طريقة الدفع :تحدد طريقة دفع قيمة من قبل المستخدم على النحو التالي:
• نقدي :يحدد هذا الخيار في حالة دفع مبلغ الفاتورة نقدا من الصندوق.
• بنكي :يحدد هذا الخيار في حالة دفع مبلغ الفاتورة بشيك خصما على حساب بنكي.
• أجل :يحدد هذا الخيار في حالة ما إذا كانت الفاتورة آجلة الدفع وسيتم قيدها لحساب المورد.
• إىل حساب :يحدد الحساب المطلوب من الدليل المحاسبي في حالة ما إذا كانت طريقة الدفع لحساب آخر.
مالحظـــة :عن ــد اختي ــار أي طريق ــة م ــن ط ــرق ال ــدفع تتح ــول الحق ــول ذات العالق ــة
بالطريقة المختارة إلى حقول إجبارية.
-رقم الصندوق :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة الدفع (نقدا) ،وفيه يستدعي المستخدم رقم الصندوق
المطلوب دفع قيمة الفاتورة منه من قائمة بيانات الصناديق باستخدام .F9
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 76
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-املبلغ النقدي :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة الدفع (نقدا) ،أيضا وفيه يضيف المستخدم المبلغ
المطلوب دفعه يدويا.
-نوع احلركة البنكية :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة الدفع (بنكي) ،ويتضمن الحقل أكثر من خيار للدفع
لبنكي هي (شيك /إيداع /تحويل) يعرض النظام في الحقل (شيك) كخيار افتراضي قابل للتعديل بأحد الخيارات المتاحة.
-رقم البنك :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة الدفع (بنكي) ،وفيه يستدعي المستخدم رقم البنك المطلوب دفع
قيمة الفاتورة منه من قائمة بيانات البنوك باستخدام .F9
-مبلغ البنك :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة الدفع (بنكي) ،أيضا وفيه يضيف المستخدم المبلغ
المطلوب دفعه يدويا.
-احلساب البنكي :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة الدفع (بنكي) ،أيضا وفيه يختار المستخدم رقم
الحساب البنكي المطلوب من قائمة الحسابات في البنك.
-رقم الشيك /اإلشعار /تاريخ الشيك :وفيه يستدعي رقم (الشيك/اإلشعار) من قائمة حافظة الشيكات باستخدام
F9فيعرض النظام تاريخ الشيك المختار آليا.
-رقم املورد :هذا الحقل إجباري مطلوب إضافته مهما كانت طريقة الدفع ،وفيه يستدعي المستخدم رقم المورد
المطلوب من قائمة بيانات الموردين باستخدام .F9
-املبلغ األجل :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة الدفع (آجل) ،أيضا ،وفيه يضيف المستخدم المبلغ
المطلوب دفعه يدويا.
-الرقم الضريبي :يعرض النظام آليا الرقم الضريبي للمورد بمجرد تحديد المورد في حقل رقم المورد.
-رقم احلساب :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة الدفع (إلى حساب) وهي الحالة التي ال تكون فيه طريقة
الدفع غير الطرق الدفع المتعارف عليها (نقدي /بنكي /آجل) كأن يتم على سبيل المثال شراء مستلزمات مكتبية
ونظر لكون المكتبة البائعة للقرطاسية ال يمكن اعتبار حسابها في المنشأة
ا وقرطاسية لغرض استخدامها في المنشأة
كمورد في حسابات الموردين الرئيسين وإنما يمكن إضافة حساب المكتبة في إطار األرصدة الدائنة األخرى هذا
الحساب هو الذي سوف يتم استدعائه في هذا الحقل.
-مبلغ احلساب :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة الدفع (إلى حساب) ،أيضا ،وفيه يضيف المستخدم
المبلغ المطلوب دفعه يدويا.
-اسم املستفيد :يقصد بالمستفيد من عملية سداد قيمة الفاتورة ويختار من قائمة باستخدام .F9
-تصنيف الضريبة :يعرض النظام التصنيف الضريبي بمجرد النقر على زر إضافة قابل للتعديل من قبل
المستخدم.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 77
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 78
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
• اخلصم :4،3،2،1يعتمد استخدام الخصم على متغير استخدام الخصم على مستوى الصنف وعدد الخصومات
وفقا لمتغير عدد الخصومات في نظام الموردين ويعرض النظام آليا بيانات هذه الحقول وفقا لما تم تهيئته في
شاشة تهيئة منح خصومات الشراء.
• املقطع التحليلي :يتم التعامل مع المقطع التحليلي وفقا لما تم تهيئته في شاشة ربط األصناف بالمقاطع في
نظام المخازن ،إذا افترضنا أن المنشأة تتعامل مع المقاس واللون كمقاطع وكان للصنف مقاس واحد ولون واحد
على سبيل المثال فيعرض النظام آليا المقطع التحليلي للصنف أما إذا تعددت مقاسات وألوان الصنف فيتم
إدخال بيانات المقطع التحليلي يدويا باالختيار من القائمة.
-وحدة القياس :يعرض النظام وحدة قياس الصنف المؤشر أمامها أنها وحدة مشتريات في شاشة بيانات األصناف
كوحدة افتراضية قابلة للتعديل.
-الكمية :في هذا الحقل يحدد المستخدم الكمية المطلوبة من الصنف.
-الكمية اجملانية :في هذا الحقل يحدد المستخدم الكمية المجانية على مستوى الصنف.
-السعر :هذا الحقل إلدخال سعر الوحدة الواحدة من الصنف المحدد في الفاتورة بالعملة المختارة في البيانات
الرئيسية.
-بيان الصنف :هذا الحقل إلدخال البيان على مستوى الصنف.
-األدلة الفرعية :يعتمد ظهور الدليل الفرعي في البيانات التفصيلية على اختيار (متعدد) في متغير طريقة استخدام
الدليل الفرعي في نظام الموردين ويظهر الدليل الفرعي باالسم الذي تم تعريفه في شاشة تعريف األدلة الفرعية
(مراكز تكلفة /مشاريع /أنشطة …/الخ) أما إذا كان الخيار في متغير طريقة استخدام الدليل الفرعي في نظام
الموردين هو (وحيد) سوف يستخدم الدليل الفرعي في تبويب البيانات اإلضافية فقط.
-حقل إضايف :2,1,0يضيف المستخدم البيانات في الحقول اإلضافية وفقا لمتغير عدد الحقول اإلضافية في
العمليات تحليلي في نظام إدارة الموردين.
ثالثا بيانات إضافية
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 79
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
تظهر األدلة الفرعية في التبويب بناء على خيار (وحيد) في متغير طريقة استخدام الدليل الفرعي في نظام الموردين في
هذا التبويب يتم ربط استالم الشراء باألدلة الفرعية (مركز التكلفة/المشروع/النشاط …الخ) باستخدام F9إذا تطلب األمر
ذلك.
رابعا بيانات أخرى
هذا التبويب لغرض المعلومات وذلك للتعرف على نوع الشحن (يختار من القائمة) واسم السائق الناقل لألصناف (يختار
من القائمة) ورقم السيارة (يضاف يدويا)
خامسا بيان األقساط
هذا التبويب يمكن المستخدم من توزيع الفاتورة على أقساط سواء كانت شهرية أو حسب أيام وفقا لما يحدده المستخدم،
وتتمثل طريقة العمل في التبويب بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي:
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 80
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-طريقة التوزيع :في هذا الحقل يختار المستخدم طريقة التوزيع من القائمة (آخر الشهر /باأليام).
-عدد األيام :هذا الحقل يظهر إذا كان الخيار الذي حدده المستخدم في الحقل السابق هو باأليام.
-عدد الدفعات :في هذا الحقل يضيف المستخدم عدد األقساط المطلوب دفعها سواء كانت طريقة التوزيع باأليام أو
آخر الشهر.
-تنفيذ :بالنقر على زر تنفيذ ينفذ النظام آلية توزيع األقساط وتواريخها آليا وفقا لإلعدادات التي تمت في الحقول
السابقة.
سادسا تسعري األصناف
الغرض من هذا التبويب توفير إمكانية تسعير أو تحديث أسعار بيع لألصناف التي تضمنتها فاتورة الشراء ويمكن
للمستخدم من خالل هذا التبويب إضافة تسعيرة البيع على مستوى كل األصناف الواردة في الفاتورة أو على مستوى كل
صنف في البيانات التفصيلية وفيما يلي طريقة استخدام التبويب:
-مستوى التسعرية :في هذ الحقل يختار المستخدم مستوى (نوع) التسعيرة المناسب من قائمة مستويات التسعيرة.
-العملة :يختار المستخدم العملة من قائمة العمالت باستخدام .F9
-سعر التحويل :يعرض النظام آليا سعر التحويل بمجرد تحديد العملة في حقل العملة مع إمكانية تعديله في إطار
الحدود المتاحة التي تم تحديدها في شاشة (تهيئة العمالت) في التهيئة العامة للنظام إذا كان المستخدم يملك
صالحية تعديل سعر التحويل في شاشة) صالحيات العمليات( بشرط عملة الوثيقة مختلفة عن العملة المحلية.
-طريقة احتساب السعر :يختار المستخدم في هذا الحقل الطريقة المناسبة الحتساب سعر بيع األصناف من
القائمة وتتضمن القائمة طريقتين األولى هي (السعر) ويعني السعر الذي سيتم تحديده لبيع الصنف في هذ التبويب
والثانية (السعر مطروحا منه الخصم) إن وجد.
-املعامل :يتضمن هذا الحقل معامالت احتساب السعر وتتضمن
• ( )+ويعني إضافة المبلغ أو النسبة المحددة على سعر الشراء.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 81
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 82
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
سابعا ضريبة
في هذا التبويب يعرض النظام آليا بيانات ومبالغ الضريبة المحتسبة في فاتورة الش ارء حسب التصنيف الضريبي الذي تم
اختياره في البيانات الرئيسية.
ثامنا أعباء املشرتيات
يعرض هذا التبويب آليا أعباء المشتريات التي تضاف في فاتورة المشتريات وهي ال تدخل ضمن تكلفة أصناف الفاتورة
وإنما يتم قيدها في حساب األعباء إذا كان مؤشر إنزال األعباء آليا مفعال في شاشة تهيئة أعباء المشتريات في نظام
المشتريات أما إذا لم يكن المؤشر مفعال فيتم إدخال األعباء من قبل المستخدم يدويا على النحو التالي:
-رقم /اسم (العبء) :يختار المستخدم رقم العبء المطلوب من قائمة األعباء باستخدام .F9
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 83
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-رقم احلساب :يقصد به الحساب الرئيسي المحدد لألعباء اإلضافية في الدليل المحاسبي ويعرضه النظام آليا
بمجرد تحديد رقم العبء.
-احلساب التحليلي :يقصد به الحساب التحليلي للحساب الرئيسي المحدد لألعباء اإلضافية في الدليل المحاسبي
إن وجد ويعرضه النظام آليا بمجرد تحديد رقم العب.
-النسبة :يقصد به نسبة األعباء اإلضافية المحددة ويعرض النظام آليا النسبة المحددة للعبء بمجرد تحديد رقم
العبء.
-املبلغ :يقصد به مبلغ األعباء اإلضافية المحدد ويعرض النظام آليا المبلغ المحدد للعبء بمجرد تحديد رقم العبء.
-حساب الطرف اآلخر :يقصد به الحساب الرئيسي الدائن المقابل لألعباء اإلضافية في الدليل المحاسبي ويعرضه
النظام آليا بمجرد تحديد رقم العبء.
-احلساب التحليلي :يقصد به الحساب التحليلي لحساب الطرف اآلخر المحدد لألعباء اإلضافية في الدليل
المحاسبي (إن وجد) ويعرضه النظام آليا بمجرد تحديد رقم العبء.
-الضريبة /مبلغ الضريبة :يعرض النظام بيانات نسبة الضريبة ومبلغ الضريبة آليا.
-حفظ البيانات :بعد استكمال العملية تحفظ البيانات ويترتب على عملية الحفظ احتساب أعباء المشتريات وتحميلها
للحسابات المحددة وتوزيع مبلغ العبء على أصناف الفاتورة.
تاسعا إنزال من
هذا التبويب مخصص إلنزال البيانات التفصيلية لألصناف في فاتورة الشراء آليا من وثائق مراقبة (أمر شراء/استالم
الشراء) فمن واقع وثيقة (أمر الشراء) يتم إنزال األصناف الخدمية فقط إلى الفاتورة ،حيث ال يمكن إنزال أمر شراء الى
الفاتورة يتضمن أصناف سلعية إال بعد إنزاله في وثيقة استالم الشراء ،ومن واقع وثيقة استالم الشراء يتم إنزال األصناف
السلعية إلى الفاتورة وطريقة العمل في هذا التبويب بعد استكمال إدخال البيانات الرئيسية على النحو التالي:
-نوع إنزال الوثيقة :يعرض النظام في هذا الحقل خيار وثيقة مراقبة إلنزال البيانات.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 84
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-نوع الوثيقة :بعد أن يتم تحديد وثيقة مراقبة في الحقل السابق يعرض النظام في الحقل الخيارات المتاحة (أمر
الشراء /استالم الشراء) الستدعاء الخيار المناسب.
-رقم الوثيقة :يستدعي المستخدم (أمر الشراء /استالم الشراء) من القائمة حسب نوع الوثيقة المحددة باستخدام .F9
-تاريخ الوثيقة :يعرض النظام تاريخ الوثيقة المختارة آليا بمجرد اختيار رقم الوثيقة.
-النوع :يعرض النظام النوع آليا بمجرد اختيار رقم الوثيقة.
-رقم العقد /تاريخ العقد /مبلغ العقد :يعرض النظام آليا بيانات هذه الحقول بمجرد اختيار رقم الوثيقة.
-تنفيذ :بالنقر على زر تنفيذ يعرض النظام بيانات األصناف آليا في البيانات التفصيلية من واقع نوع ورقم الوثيقة
المختارة.
عاشرا حقول إضافية
يتضمن تبويب الحقول اإلضافية إنشاء حقول جديدة قد يحتاجها المستخدم لغرض عرض بيانات أو معلومات إضافية عن
فاتورة الشراء واالستفادة منها في التقارير ويمكن تعديل مسميات الحقول اإلضافية وطبيعة البيانات فيها من خالل شاشة
تهيئة الحقول اإلضافية في (إدارة النظام /إعدادات النظام /المدخالت) كما يمكن تعديل مسميات الحقول اإلضافية بالدخول
إلى العمليات في شريط القوائم والنقر على زر تعديل النصوص وإجراء التعديالت الالزمة في مسميات الحقول.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 85
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
املبحث الرابع
طلب املردود
ومردود استالم
الشراء وفاتورة
مردود الشراء
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 86
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
طلب املردود
االستخدام :الغرض من الشاشة تمكين المنشأة من ممارسة مهام مردودات المشتريات وفقا للصالحيات الممنوحة للعاملين
في المنشأة ،حيث يمكن لمستخدم معين إعداد طلب مردود عن طريق (تحديد رقم الوثيقة /بدون تحديد رقم الوثيقة) بينما
مستخدم آخر ال يمكنه إعداد طلب مردود (بدون تحديد رقم الوثيقة) حسب الصالحية الممنوحة له وفي حالة تحديد رقم الوثيقة
يتم التعامل مع طلب المردود وفقا لنوع الوثيقة (استالم الشراء /فاتورة شراء) ويترتب على الخيار األول (استالم الشراء) تنزيل
بيانات الطلب من واقع وثيقة استالم الشراء والخيار الثاني (فاتورة الشراء) يترتب عليه إنزال بيانات الطلب من واقع وثيقة
فاتورة الشراء.
طريقة استخدام الشاشة :تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة أو بالضغط على F6على النحو التالي:
أوال البيانات الرئيسية
-السنة :يعرض النظام السنة المالية آليا بمجرد النقر على زر إضافة ويمكن االستعالم عن سندات سنوات سابقة
بالنقر على استعالم في شريط المهام أو بالضغط على زر F7ثم تحديد السنة المطلوبة ثم الضغط على زر تنفيذ
االستعالم .F8
-الوحدة املالية :تظهر في هذا الحقل الوحدة المالية التي دخل عليها المستخدم وهي الوحدة المالية التي سيتم فيها
تدوين طلب المردود مع إمكانية اختيار وحدة مالية أخرى إذا كان للمستخدم صالحيات العمل على أكثر من وحدة
مالية.
-نوع الوثيقة الفرعي :يتم ترميز نوع الوثيقة الفرعي من شاشة أنواع وثائق عمليات نظام الموردين حيث يختار
المستخدم نوع الوثيقة الفرعي باستخدام F9أو بالنقر على المربع الصغير الموجود في الحقل.
-رقم الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع رقم الوثيقة التسلسلي وفقا للتهيئة التي تمت في شاشة تهيئة تسلسل
العمليات في مدخالت إدارة النظام حيث يتم تهيئة تسلسل رقم الوثيقة على مستوى كل شاشة.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 87
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-تاريخ الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع تاريخ الوثيقة ويستخدم حسب تهيئة تاريخ الوثيقة الذي تم تحديده
في نظام إدارة الموردين وما إذا كان التاريخ آلي يمكن تعديله أو آلي ال يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
-نوع املردود :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع نوع المردود ويتضمن (تحديد رقم الوثيقة /مردود بدون رقم الوثيقة)
ويترتب على (تحديد رقم الوثيقة) إنزال بيانات الطلب من استالم شراء أو فاتورة شراء ،أما (مردود بدون رقم الوثيقة)
يمكن المستخدم من استكمال إضافة البيانات في طلب المردود يدويا.
-نوع الوثيقة :يفعل العمل في هذا الحقل إذا كان نوع المردود (تحديد رقم الوثيقة) ويختار المستخدم فيه نوع الوثيقة
من القائمة باستخدام F9ما إذا كانت استالم شراء /أو فاتورة شراء حسب األحوال.
• سنة املردود :يعرض النظام السنة المالية التي دخل فيها المستخدم كسنة افتراضية قابلة للتعديل من قبل
المستخدم لتحديد السنة المالية التي وقع فيها المردود.
• رقم الوثيقة :يختار المستخدم رقم الوثيقة المطلوبة وفقا لنوع الوثيقة المحدد في حقل نوع الوثيقة.
-العملة :يتم في الحقل استدعاء عملة قيمة األصناف المرتجعة من قائمة العمالت باستخدام .F9
-سعر التحويل :يعرض النظام آليا سعر التحويل بمجرد تحديد العملة في حقل العملة مع إمكانية تعديله في إطار
الحدود المتاحة التي تم تحديدها في شاشة (تهيئة العمالت) في التهيئة العامة للنظام إذا كان المستخدم يملك
صالحية تعديل سعر التحويل في شاشة) صالحيات العمليات( بشرط عملة الوثيقة مختلفة عن العملة المحلية.
-سعر حتويل املخزون :يظهر فيه آليا سعر تحويل عملة المخزون إلى العملة المحلية مع إمكانية تعديله في إطار
الحدود المتاحة التي تم تحديدها في شاشة (تهيئة العمالت) في التهيئة العامة للنظام إذا كان المستخدم يملك
صالحية تعديل سعر التحويل (في شاشة صالحيات العمليات( بشرط أن تكون عملة المخزون مختلفة عن العملة
المحلية.
-رقم فاتورة املورد :هذا الحقل إلدخال رقم فاتورة المورد يدويا من واقع وثيقة الفاتورة.
-تاريخ فاتورة املورد :هذا الحقل إلدخال تاريخ فاتورة المورد يدويا من واقع وثيقة الفاتورة.
-رقم املندوب :في هذا الحقل يستدعي المستخدم رقم المندوب من قائمة مندوبي الشراء باستخدام .F9
-تاريخ االستحقاق :يعرض النظام تاريخ يوم تسجيل بيانات المردود كتاريخ افتراضي قابل للتعديل إلى التاريخ الذي
يستحق فيه المبلغ إذا كان المردود آجل.
-رقم اسم املخزن :يعتمد استخدام المخزن على متغير استخدام تعدد المخازن في العمليات فإذا كان المتغير غير
فعال في هذه الحالة يستخدم المخزن في البيانات الرئيسية ويعتبر استخدامه إجباريا ،أما إذا كان فعاال يعتبر
استخدامه في البيانات الرئيسية اختياريا على اعتبار أن المخزن في هذه الحالة سيتم التعامل معه على مستوى كل
صنف في البيانات التفصيلية ،ويختار المستخدم رقم المخزن المطلوب من قائمة باستخدام .F9
-رقم املرجع /الرقم اليدوي /عدد املرفقات /البيان :كل هذه حقول اختيارية يدخلها المستخدم وفقا لطبيعة
البيانات على مستوى الحقل لغرض المعلومات.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 88
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-طريقة الدفع :تحدد طريقة دفع قيمة طلب المردود اختياريا في حالة نوع الوثيقة فاتورة شراء فقط على النحو
التالي:
• نقدي :يحدد هذا الخيار في حالة استالم مبلغ وثيقة المردود نقدا إلى الصندوق.
• بنكي :يحدد هذا الخيار في حالة استالم مبلغ وثيقة المردود بشيك إضافة إلى الحساب البنكي.
• أجل :يحدد هذا الخيار في حالة ما إذا كانت مبلغ وثيقة المردود سوف يدفع الحقا وسيتم قيد المبلغ على
حساب المورد.
• إىل حساب :يحدد الحساب المطلوب من الدليل المحاسبي في حالة ما إذا كانت طريقة الدفع على حساب
آخر.
مالحظـــة :عن ــد اختي ــار أي طريق ــة م ــن ط ــرق ال ــدفع تتح ــول الحق ــول ذات العالق ــة
بالطريقة المختارة إلى حقول إجبارية.
-رقم الصندوق :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة استالم المبلغ (نقدا) ،وفيه يستدعي المستخدم رقم
الصندوق المطلوب استالم قيمة وثيقة المردود إليه من قائمة بيانات الصناديق باستخدام .F9
-املبلغ النقدي :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة استالم المبلغ (نقدا) ،أيضا وفيه يضيف المستخدم
المبلغ المطلوب استالمه يدويا.
-نوع احلركة البنكية :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة االستالم (بنكي) ،ويتضمن الحقل أكثر من خيار
لالستالم لبنكي هي (شيك /إيداع /تحويل) يعرض النظام في الحقل (شيك) كخيار افت ارضي قابل للتعديل بأحد
الخيارات المتاحة.
-رقم البنك :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة استالم المبلغ (بنكي) ،وفيه يستدعي المستخدم رقم البنك
المطلوب إيداع قيمة وثيقة المردود فيه من قائمة بيانات البنوك باستخدام .F9
-مبلغ البنك :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة استالم المبلغ (بنكي) ،أيضا وفيه يضيف المستخدم
المبلغ المطلوب استالمه يدويا.
-احلساب البنكي :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة استالم المبلغ (بنكي) ،أيضا وفيه يختار المستخدم
رقم الحساب البنكي المطلوب من قائمة الحسابات في البنك.
-رقم الشيك /اإلشعار /تاريخ الشيك :وفيه يستدعي رقم (الشيك/اإلشعار) من قائمة حافظة الشيكات باستخدام
F9فيعرض النظام تاريخ الشيك المختار آليا.
-رقم املورد :هذا الحقل إجباري مطلوب إضافته مهما كانت طريقة االستالم ،وفيه يستدعي المستخدم رقم المورد
المطلوب من قائمة بيانات الموردين باستخدام .F9
-املبلغ األجل :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة استالم المبلغ (آجل) ،أيضا ،وفيه يضيف المستخدم
المبلغ المطلوب استالمه يدويا.
-الرقم الضريبي :يعرض النظام آليا الرقم الضريبي للمورد بمجرد تحديد المورد في حقل رقم المورد.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 89
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-رقم احلساب :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة االستالم (من حساب) وهي الحالة التي ال تكون فيه
طريقة الدفع غير الطرق الدفع المتعارف عليها (نقدي /بنكي /آجل) كأن يتم على سبيل المثال إرجاع مستلزمات
مكتبية وقرطاسية تم ش ارئها من (مكتبة ما) ونظ ار لكون المكتبة البائعة للقرطاسية ال يمكن اعتبار حسابها في المنشأة
كمورد في حسابات الموردين الرئيسين وإنما يمكن إضافة حساب المكتبة في إطار األرصدة الدائنة األخرى هذا
الحساب هو الذي سوف يتم استدعائه في هذا الحقل لتحميله بقيمة المردود.
-مبلغ احلساب :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة استالم قيمة المردود (من حساب) ،أيضا ،وفيه يضيف
المستخدم المبلغ المطلوب استالمه يدويا.
-اسم املستفيد :يقصد بالمستفيد الشخص المستلم مبلغ قيمة وثيقة المردود ويختار من قائمة باستخدام .F9
-تصنيف الضريبة :يعرض النظام التصنيف الضريبي بمجرد النقر على زر إضافة قابل للتعديل من قبل
المستخدم.
ثانيا البيانات التفصيلية
تعرض البيانات التفصيلية آليا من واقع فاتورة الشراء إذا كان نوع المردود (تحديد رقم الوثيقة) ونوع الوثيقة (فاتورة شراء) أو
من واقع استالم الشراء إذا كان نوع المردود (تحديد رقم الوثيقة) ونوع الوثيقة (استالم الش ارء) أما إذا كان نوع المردود
(مردود بدون رقم الوثيقة) فيتم إضافة البيانات التفصيلية يدويا على النحو التالي:
-رقم الصنف :يختار المستخدم رقم الصنف المطلوب إرجاعه يدويا من قائمة األصناف باستخدام F9وبعد اختيار
الصنف يعرض النظام بيانات الحقول التالية آليا وفيما يلي توضيح طبيعة البيانات على مستوى كل حقل:
• العبوة :يظهر هذا الحقل بعد تحديد المتغير إظهار عبوة الصنف في العمليات وتظهر بشكل آلي ويقصد بها
العبوة التي تحتويها وحدة القياس من الوحدة الرئيسية للصنف حسب الترميز الذي تم في بيانات األصناف.
• الوحدة العددية :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع األصناف التي لها وحدات قياس (وزن أو مساحة) وفي
نفس الوقت يمكن التعامل معها بوحدات عددية (الحديد/السراميك /البالط .الخ) فإذا تم اختيار وحدة مقاسة
بالمساحة أو الوزن في حقل (وحدة القياس) فيتم في هذا الحقل اختيار الوحدة العددية المناسبة للعملية.
• قيمة املعامل :يعرض النظام آليا المعامل الذي تم تدوينه في بيانات األصناف في حالة التعامل مع األوزان
ويمكن تعديل قيمة المعامل إذا تم تفعيل مؤشر (قابل للتعديل) للوحدة العددية في شاشة (بيانات األصناف)،
وبموجب هذا المعامل تظهر كمية الصنف المقاسة بالوزن المقابل للكمية العددية المدخلة في حقل (الكمية
العددية) أو العكس.
• عرض حقل إضايف 1من بيانات األصناف يف العمليات :يعرض هذا الحقل البيانات التي تم اختيارها لهذا
المتغير في نظام إدارة الموردين باستخدام F9على سبيل المثال (المجموعة تحت الفرعية ،نوع الصنف ،نشاط
الصنف ..الخ).
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 90
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
• عرض حقل إضايف 2من بيانات األصناف يف العمليات :يعرض هذا الحقل البيانات التي تم اختيارها لهذا
المتغير في نظام إدارة الموردين باستخدام F9على سبيل المثال (المجموعة الفرعية ،نوع الصنف ،نشاط
الصنف ..الخ).
• الشد :يظهر هذا الحقل إذا تم تفعيل متغير عرض حزمة الشد للصنف في العمليات ويعرض فيه قيمة الشد
التي تم تحديدها للصنف في شاشة بيانات األصناف.
• الكمية العددية :يعرض هذا الحقل -في حالة التعامل مع األوزان –الكمية العددية وسيقوم النظام بتحويلها
إلى كمية مقاسة في حقل الكمية بناء على قيمة المعامل ،كما يمكن إدخال الكمية المقاسة وسيقوم النظام
بتحويلها إلى كمية عددية.
• الكمية املتوفرة :يعرض النظام الكمية المتوفرة من الصنف آليا.
• اخلصم :4،3،2،1يعتمد استخدام الخصم على متغير استخدام الخصم على مستوى الصنف وعدد الخصومات
وفقا لمتغير عدد الخصومات في نظام الموردين ويعرض النظام آليا بيانات هذه الحقول وفقا لما تم تهيئته في
شاشة تهيئة منح خصومات الشراء.
• املقطع التحليلي :يتم التعامل مع المقطع التحليلي وفقا لما تم تهيئته في شاشة ربط األصناف بالمقاطع في
نظام المخازن ،إذا افترضنا أن المنشأة تتعامل مع المقاس واللون كمقاطع وكان للصنف مقاس واحد ولون واحد
على سبيل المثال فيعرض النظام آليا المقطع التحليلي للصنف أما إذا تعددت مقاسات وألوان الصنف فيتم
إدخال بيانات المقطع التحليلي يدويا باالختيار من القائمة.
-وحدة القياس :يعرض النظام وحدة قياس الصنف المؤشر أمامها أنها وحدة مشتريات في شاشة بيانات األصناف
كوحدة افتراضية قابلة للتعديل.
-الكمية :في هذا الحقل يحدد المستخدم الكمية المطلوب إرجاعها من الصنف.
-الكمية اجملانية :في هذا الحقل يحدد المستخدم الكمية المجانية على مستوى الصنف.
-السعر :هذا الحقل إلدخال سعر الوحدة الواحدة من الصنف المحدد في الطلب بالعملة المختارة في البيانات
الرئيسية.
-بيان الصنف :هذا الحقل إلدخال البيان على مستوى الصنف.
-األدلة الفرعية :يعتمد ظهور الدليل الفرعي في البيانات التفصيلية على اختيار (متعدد) في متغير طريقة استخدام
الدليل الفرعي في نظام الموردين ويظهر الدليل الفرعي باالسم الذي تم تعريفه في شاشة تعريف األدلة الفرعية
(مراكز تكلفة /مشاريع /أنشطة …/الخ) أما إذا كان الخيار في متغير طريقة استخدام الدليل الفرعي في نظام
الموردين هو (وحيد) سوف يستخدم الدليل الفرعي في تبويب البيانات اإلضافية فقط
-حقل إضايف :2,1,0يضيف المستخدم البيانات في الحقول اإلضافية وفقا لمتغير عدد الحقول اإلضافية في
العمليات تحليلي في نظام إدارة الموردين.
-حفظ البيانات :بعد استكمال عملية إدخال البيانات يتم الحفظ.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 91
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
تظهر األدلة الفرعية في التبويب بناء على خيار (وحيد) في متغير طريقة استخدام الدليل الفرعي في نظام الموردين في
هذا التبويب يتم ربط استالم الشراء باألدلة الفرعية (مركز التكلفة/المشروع/النشاط …الخ) باستخدام F9إذا تطلب األمر
ذلك.
رابعا ضريبة
في هذا التبويب يعرض النظام آليا بيانات التصنيف الضريبي الذي تم اختياره في البيانات الرئيسية.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 92
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
يعرض هذا التبويب آليا أعباء المشتريات التي تضاف في فاتورة المشتريات وهي ال تدخل ضمن تكلفة أصناف الفاتورة
وإنما يتم قيدها في حساب األعباء إذا كان مؤشر إنزال األعباء آليا مفعال في شاشة تهيئة أعباء المشتريات في نظام
المشتريات أما إذا لم يكن المؤشر مفعال فيتم إدخال األعباء من قبل المستخدم يدويا على النحو التالي:
-رقم /اسم (العبء) :يختار المستخدم رقم العبء المطلوب من قائمة األعباء باستخدام .F9
-رقم احلساب :يقصد به الحساب الرئيسي المحدد لألعباء اإلضافية في الدليل المحاسبي ويعرضه النظام آليا
بمجرد تحديد رقم العبء.
-احلساب التحليلي :يقصد به الحساب التحليلي للحساب الرئيسي المحدد لألعباء اإلضافية في الدليل المحاسبي
إن وجد ويعرضه النظام آليا بمجرد تحديد رقم العب.
-النسبة :يقصد به نسبة األعباء اإلضافية المحددة ويعرض النظام آليا النسبة المحددة للعبء بمجرد تحديد رقم
العبء.
-املبلغ :يقصد به مبلغ األعباء اإلضافية المحدد ويعرض النظام آليا المبلغ المحدد للعبء بمجرد تحديد رقم العبء.
-حساب الطرف اآلخر :يقصد به الحساب الرئيسي الدائن المقابل لألعباء اإلضافية في الدليل المحاسبي ويعرضه
النظام آليا بمجرد تحديد رقم العبء.
-احلساب التحليلي :يقصد به الحساب التحليلي لحساب الطرف اآلخر المحدد لألعباء اإلضافية في الدليل
المحاسبي (إن وجد) ويعرضه النظام آليا بمجرد تحديد رقم العبء.
-الضريبة /مبلغ الضريبة :يعرض النظام بيانات نسبة الضريبة ومبلغ الضريبة آليا.
-حفظ البيانات :بعد استكمال العملية تحفظ البيانات ويترتب على عملية الحفظ احتساب أعباء المشتريات وتحميلها
للحسابات المحددة وتوزيع مبلغ العبء على أصناف الفاتورة.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 93
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
حقول إضافية
يتضمن تبويب الحقول اإلضافية إنشاء حقول جديدة قد يحتاجها المستخدم لغرض عرض بيانات أو معلومات إضافية عن
طلب المردود واالستفادة منها في التقارير ويمكن تعديل مسميات الحقول اإلضافية وطبيعة البيانات فيها من خالل شاشة
تهيئة الحقول اإلضافية في (إدارة النظام /إعدادات النظام /المدخالت) كما يمكن تعديل مسميات الحقول اإلضافية بالدخول
إلى العمليات في شريط القوائم والنقر على زر تعديل النصوص وإجراء التعديالت الالزمة في مسميات الحقول.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 94
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
طريقة استخدام الشاشة :تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة أو بالضغط على F6على النحو التالي:
أوال البيانات الرئيسية
-السنة :يعرض النظام السنة المالية آليا بمجرد النقر على زر إضافة ويمكن االستعالم عن سندات سنوات سابقة
بالنقر على استعالم في شريط المهام أو بالضغط على زر F7ثم تحديد السنة المطلوبة ثم الضغط على زر تنفيذ
االستعالم .F8
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 95
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-الوحدة املالية :تظهر في هذا الحقل الوحدة المالية التي دخل عليها المستخدم وهي الوحدة المالية التي سيتم فيها
تدوين بيانات مردود استالم الشراء مع إمكانية اختيار وحدة مالية أخرى إذا كان للمستخدم صالحيات العمل على
أكثر من وحدة مالية.
-نوع الوثيقة الفرعي :يتم ترميز نوع الوثيقة الفرعي من شاشة أنواع وثائق عمليات نظام الموردين حيث يختار
المستخدم نوع الوثيقة الفرعي باستخدام F9أو بالنقر على المربع الصغير الموجود في الحقل.
-رقم الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع رقم الوثيقة التسلسلي وفقا للتهيئة التي تمت في شاشة تهيئة تسلسل
العمليات في مدخالت إدارة النظام حيث يتم تهيئة تسلسل رقم الوثيقة على مستوى كل شاشة.
-تاريخ الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع تاريخ الوثيقة ويستخدم حسب تهيئة تاريخ الوثيقة الذي تم تحديده
في نظام إدارة الموردين وما إذا كان التاريخ آلي يمكن تعديله أو آلي ال يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
-تاريخ الرتحيل :يتم في الحقل التعامل مع تاريخ الترحيل ويعرض النظام آليا تاريخ اليوم الذي أضاف فيه
المستخدم كتاريخ افتراضي قابل للتعديل.
-رقم املورد :يتم في الحقل استدعاء المورد المطلوب إرجاع األصناف إليه من قائمة الموردين باستخدام .F9
-رقم املخزون :يتم في الحقل استدعاء المخزن الذي سيتم إرجاع األصناف منه من قائمة المخازن باستخدام .F9
-العملة :يتم في الحقل استدعاء عملة قيمة األصناف المرتجعة من قائمة العمالت باستخدام .F9
-سعر التحويل :يعرض النظام آليا سعر التحويل بمجرد تحديد العملة في حقل العملة مع إمكانية تعديله في إطار
الحدود المتاحة التي تم تحديدها في شاشة (تهيئة العمالت) في التهيئة العامة للنظام إذا كان المستخدم يملك
صالحية تعديل سعر التحويل في شاشة) صالحيات العمليات( بشرط عملة الوثيقة مختلفة عن العملة المحلية.
-سعر حتويل املخزون :يظهر فيه آليا سعر تحويل عملة المخزون إلى العملة المحلية مع إمكانية تعديله في إطار
الحدود المتاحة التي تم تحديدها في شاشة (تهيئة العمالت) في التهيئة العامة للنظام إذا كان المستخدم يملك
صالحية تعديل سعر التحويل (في شاشة صالحيات العمليات( بشرط أن تكون عملة المخزون مختلفة عن العملة
المحلية.
-رقم املندوب :حقل اختياري يستدعى المندوب المختص من القائمة باستخدام F9لغرض المعلومات.
-رقم حساب الفارق :يعرض النظام آليا رقم حساب الفارق إذا تم ترميزه في شاشة الحسابات الوسيطة في (نظام
اإلعدادات العامة /المدخالت العامة) وإذا لم يتم ترميزه يتم إدخاله من الشاشة ويكون القيمة المخزنية للصنف أقل
من سعر الصنف أثناء الصرف أو مدينا بالفارق إذا كانت القيمة المخزنية للصنف أكبر من سعر الصنف أثناء
الصرف.
-رقم املرجع :هذا الحقل إلدخال رقم المرجع يدويا أو يستدعى من قائمة تهيئة البيانات والمراجع في اإلعدادات
العامة إذا كان من المراجع المهيئة هناك.
-الرقم اليدوي /عدد املرفقات /رقم فاتورة املورد /تاريخ فاتورة املورد :كل هذه الحقول اختيارية تدخل
يدويا من قبل المستخدم لغرض المعلومات.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 96
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-البيان :هذا الحقل إلدخال بيان توضيحي يدويا أو يستدعى من قائمة تهيئة البيانات والمراجع في اإلعدادات العامة
إذا كان من البيانات المهيئة هناك.
ثانيا البيانات التفصيلية
يتم إضافة البيانات التفصيلية في مردود االستالم بإحدى الطرق التالية:
1إضافة البيانات التفصيلية عبر تبويب (إنزال من) ويحدد في حقل نوع المردود خيار (تحديد رقم الوثيقة) وفي حقل نوع
الوثيقة (استالم شراء أو طلب مردود) وفي حقل (رقم الوثيقة) تستدعى الوثيقة المحددة وسوف ومن ثم يتم النقر على
زر تنفيذ فيعرض النظام البيانات التفصيلية آليا سوف نوضح آلية العمل تفصيال في تبويب تنزيل
2إضافة البيانات التفصيلية يدويا وقبل حفظ البيانات يحدد في حقل نوع المردود خيار (مردود بدون رقم الوثيقة) وآلية
إدخال البيانات التفصيلية يدويا على النحو التالي:
-رقم الصنف :يختار المستخدم رقم الصنف المطلوب إرجاعه يدويا من قائمة األصناف باستخدام F9وبعد اختيار
الصنف يعرض النظام بيانات الحقول التالية آليا وفيما يلي توضيح طبيعة البيانات على مستوى كل حقل:
• العبوة :يظهر هذا الحقل بعد تحديد المتغير إظهار عبوة الصنف في العمليات وتظهر بشكل آلي ويقصد بها
العبوة التي تحتويها وحدة القياس من الوحدة الرئيسية للصنف حسب الترميز الذي تم في بيانات األصناف.
• الوحدة العددية :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع األصناف التي لها وحدات قياس (وزن أو مساحة) وفي
نفس الوقت يمكن التعامل معها بوحدات عددية (الحديد/السراميك /البالط .الخ) فإذا تم اختيار وحدة مقاسة
بالمساحة أو الوزن في حقل (وحدة القياس) فيتم في هذا الحقل اختيار الوحدة العددية المناسبة للعملية.
• قيمة املعامل :يعرض النظام آليا المعامل الذي تم تدوينه في بيانات األصناف في حالة التعامل مع األوزان
ويمكن تعديل قيمة المعامل إذا تم تفعيل مؤشر (قابل للتعديل) للوحدة العددية في شاشة (بيانات األصناف)،
وبموجب هذا المعامل تظهر كمية الصنف المقاسة بالوزن المقابل للكمية العددية المدخلة في حقل (الكمية
العددية) أو العكس.
• عرض حقل إضايف 1من بيانات األصناف يف العمليات :يعرض هذا الحقل البيانات التي تم اختيارها لهذا
المتغير في نظام إدارة الموردين باستخدام F9على سبيل المثال (المجموعة تحت الفرعية ،نوع الصنف ،نشاط
الصنف ..الخ).
• عرض حقل إضايف 2من بيانات األصناف يف العمليات :يعرض هذا الحقل البيانات التي تم اختيارها لهذا
المتغير في نظام إدارة الموردين باستخدام F9على سبيل المثال (المجموعة الفرعية ،نوع الصنف ،نشاط
الصنف ..الخ).
• الشد :يظهر هذا الحقل إذا تم تفعيل متغير عرض حزمة الشد للصنف في العمليات ويعرض فيه قيمة الشد
التي تم تحديدها للصنف في شاشة بيانات األصناف.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 97
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
• الكمية العددية :يعرض هذا الحقل -في حالة التعامل مع األوزان –الكمية العددية وسيقوم النظام بتحويلها
إلى كمية مقاسة في حقل الكمية بناء على قيمة المعامل ،كما يمكن إدخال الكمية المقاسة وسيقوم النظام
بتحويلها إلى كمية عددية.
• الكمية املتوفرة :يعرض النظام الكمية المتوفرة من الصنف آليا.
• اخلصم :4،3،2،1يعتمد استخدام الخصم على متغير استخدام الخصم على مستوى الصنف وعدد الخصومات
وفقا لمتغير عدد الخصومات في نظام الموردين ويعرض النظام آليا بيانات هذه الحقول وفقا لما تم تهيئته في
شاشة تهيئة منح خصومات الشراء.
• املقطع التحليلي :يتم التعامل مع المقطع التحليلي وفقا لما تم تهيئته في شاشة ربط األصناف بالمقاطع في
نظام المخازن ،إذا افترضنا أن المنشأة تتعامل مع المقاس واللون كمقاطع وكان للصنف مقاس واحد ولون واحد
على سبيل المثال فيعرض النظام آليا المقطع التحليلي للصنف أما إذا تعددت مقاسات وألوان الصنف فيتم
إدخال بيانات المقطع التحليلي يدويا باالختيار من القائمة.
-وحدة القياس :يعرض النظام وحدة قياس الصنف المؤشر أمامها أنها وحدة مشتريات في شاشة بيانات األصناف
كوحدة افتراضية قابلة للتعديل.
-الكمية :في هذا الحقل يحدد المستخدم الكمية المطلوب إرجاعها من الصنف.
-الكمية اجملانية :في هذا الحقل يحدد المستخدم الكمية المجانية على مستوى الصنف.
-السعر :هذا الحقل إلدخال سعر الوحدة الواحدة من الصنف المحدد في الطلب بالعملة المختارة في البيانات
الرئيسية.
-بيان الصنف :هذا الحقل إلدخال البيان على مستوى الصنف.
-األدلة الفرعية :يعتمد ظهور الدليل الفرعي في البيانات التفصيلية على اختيار (متعدد) في متغير طريقة استخدام
الدليل الفرعي في نظام الموردين ويظهر الدليل الفرعي باالسم الذي تم تعريفه في شاشة تعريف األدلة الفرعية
(مراكز تكلفة /مشاريع /أنشطة …/الخ) أما إذا كان الخيار في متغير طريقة استخدام الدليل الفرعي في نظام
الموردين هو (وحيد) سوف يستخدم الدليل الفرعي في تبويب البيانات اإلضافية فقط.
-حقل إضايف :2,1,0يضيف المستخدم البيانات في الحقول اإلضافية وفقا لمتغير عدد الحقول اإلضافية في
العمليات تحليلي في نظام إدارة الموردين.
-نوع املردود :هذا الحقل في تبويب إنزال من ويحدد في خيار (مردود بدون رقم الوثيقة).
-حفظ البيانات :بعد استكمال عملية إدخال البيانات يتم الحفظ.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 98
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
تظهر األدلة الفرعية في التبويب بناء على خيار (وحيد) في متغير طريقة استخدام الدليل الفرعي في نظام الموردين في
هذا التبويب يتم ربط استالم الشراء باألدلة الفرعية (مركز التكلفة/المشروع/النشاط …الخ) باستخدام F9إذا تطلب األمر
ذلك.
رابعا إنزال من
هذا التبويب مخصص إلنزال البيانات التفصيلية لألصناف في مردود استالم الشراء من استالم شراء /طلب مردود (وثائق
مراقبة) وطريقة العمل في هذا التبويب بعد استكمال إدخال البيانات الرئيسية على النحو التالي:
-نوع إنزال الوثيقة :يختار المستخدم في هذا الحقل خيار وثيقة مراقبة إلنزال البيانات
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 99
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-نوع املردود :يحدد المستخدم في هذا الحقل (تحديد رقم وثيقة) إذا كان المطلوب إنزال البيانات من وثيقة (طلب
مردود أو استالم شراء) أو يحدد في هذا الحقل (مردود بدون رقم وثيقة) إذا كان المستخدم سوف يضيف البيانات
يدويا كما أسلفنا في البند ثانيا البيانات التفصيلية.
-نوع الوثيقة :هذا الحقل يفعل العمل به إذا كان الخيار (تحديد رقم الوثيقة) في حقل نوع المردود هو المحدد وفي
هذا الحقل يختار المستخدم نوع الوثيقة (طلب مردود أو استالم شراء) من القائمة باستخدام .F9
-رقم الوثيقة :يستدعي المستخدم رقم الوثيقة المختارة في الحقل (نوع الوثيقة) من القائمة باستخدام .F9
-تاريخ الوثيقة :يعرض النظام تاريخ الوثيقة آليا بمجرد اختيار رقم الوثيقة.
-النوع :يعرض النظام نوع طلب الشراء آليا بمجرد اختيار رقم الوثيقة.
-سنة املردود :يعرض النظام سنة المردود آليا.
-تنفيذ :بالنقر على زر تنفيذ يعرض النظام بيانات األصناف آليا في البيانات التفصيلية من واقع نوع ورقم الوثيقة
المنزلة.
حقول إضافية
يتضمن تبويب الحقول اإلضافية إنشاء حقول جديدة قد يحتاجها المستخدم لغرض عرض بيانات أو معلومات إضافية عن
مردود استالم الشراء واالستفادة منها في التقارير ويمكن تعديل مسميات الحقول اإلضافية وطبيعة البيانات فيها من خالل
شاشة تهيئة الحقول اإلضافية في (إدارة النظام /إعدادات النظام /المدخالت) كما يمكن تعديل مسميات الحقول اإلضافية
بالدخول إلى العمليات في شريط القوائم والنقر على زر تعديل النصوص وإجراء التعديالت الالزمة في مسميات الحقول.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 100
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
طريقة استخدام الشاشة :تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة أو بالضغط على F6على النحو التالي:
أوال البيانات الرئيسية
-السنة :يعرض النظام السنة المالية آليا بمجرد النقر على زر إضافة ويمكن االستعالم عن سندات سنوات سابقة
بالنقر على استعالم في شريط المهام أو بالضغط على زر F7ثم تحديد السنة المطلوبة ثم الضغط على زر تنفيذ
االستعالم .F8
-الوحدة املالية :تظهر في هذا الحقل الوحدة المالية التي دخل عليها المستخدم وهي الوحدة المالية التي سيتم فيها
تدوين بيانات فاتورة مردود الشراء مع إمكانية اختيار وحدة مالية أخرى إذا كان للمستخدم صالحيات العمل على
أكثر من وحدة مالية.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 101
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-نوع الوثيقة الفرعي :يتم ترميز نوع الوثيقة الفرعي من شاشة أنواع وثائق عمليات نظام الموردين حيث يختار
المستخدم نوع الوثيقة الفرعي باستخدام F9أو بالنقر على المربع الصغير الموجود في الحقل.
-رقم الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع رقم الوثيقة التسلسلي وفقا للتهيئة التي تمت في شاشة تهيئة تسلسل
العمليات في مدخالت إدارة النظام حيث يتم تهيئة تسلسل رقم الوثيقة على مستوى كل شاشة.
-تاريخ الوثيقة :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع تاريخ الوثيقة ويستخدم حسب تهيئة تاريخ الوثيقة الذي تم تحديده
في نظام إدارة الموردين وما إذا كان التاريخ آلي يمكن تعديله أو آلي ال يمكن تعديله أو إدخال التاريخ يدوي.
-تاريخ الرتحيل :يتم في الحقل التعامل مع تاريخ الترحيل ويعرض النظام آليا تاريخ اليوم الذي أضاف فيه
المستخدم كتاريخ افتراضي قابل للتعديل.
-رمز املورد :هذا الحقل إجباري مطلوب إضافته مهما كانت طريقة الدفع ،وفيه يستدعي المستخدم رقم المورد
المطلوب من قائمة بيانات الموردين باستخدام .F9
-العملة :يتم في الحقل استدعاء عملة شراء األصناف التي سيتم ردها من قائمة العمالت باستخدام .F9
-سعر التحويل :يعرض النظام آليا سعر التحويل بمجرد تحديد العملة في حقل العملة مع إمكانية تعديله في إطار
الحدود المتاحة التي تم تحديدها في شاشة (تهيئة العمالت) في التهيئة العامة للنظام إذا كان المستخدم يملك
صالحية تعديل سعر التحويل في شاشة) صالحيات العمليات( بشرط عملة الوثيقة مختلفة عن العملة المحلية.
-سعر حتويل املخزون :يظهر فيه آليا سعر تحويل عملة المخزون إلى العملة المحلية مع إمكانية تعديله في إطار
الحدود المتاحة التي تم تحديدها في شاشة (تهيئة العمالت) في التهيئة العامة للنظام إذا كان المستخدم يملك
صالحية تعديل سعر التحويل (في شاشة صالحيات العمليات( بشرط أن تكون عملة المخزون مختلفة عن العملة
المحلية.
-رقم فاتورة املورد :هذا الحقل إلدخال رقم فاتورة المورد يدويا من واقع وثيقة الفاتورة.
-تاريخ فاتورة املورد :هذا الحقل إلدخال تاريخ فاتورة المورد يدويا من واقع وثيقة الفاتورة.
-رقم املندوب :في هذا الحقل يستدعي المستخدم رقم المندوب من قائمة مندوبي الشراء باستخدام .F9
-تاريخ االستحقاق :يعرض النظام تاريخ يوم تسجيل بيانات المردود كتاريخ افتراضي قابل للتعديل إلى التاريخ الذي
يستحق فيه المبلغ إذا كان المردود آجل.
-رقم اسم املخزن :يعتمد استخدام المخزن على متغير استخدام تعدد المخازن في العمليات فإذا كان المتغير غير
فعال في هذه الحالة يستخدم المخزن في البيانات الرئيسية ويعتبر استخدامه إجباريا ،أما إذا كان فعاال يعتبر
استخدامه في البيانات الرئيسية اختياريا على اعتبار أن المخزن في هذه الحالة سيتم التعامل معه على مستوى كل
صنف في البيانات التفصيلية ،ويختار المستخدم رقم المخزن المطلوب من قائمة باستخدام .F9
-رقم املرجع /الرقم اليدوي /عدد املرفقات /البيان :كل هذه حقول اختيارية يدخلها المستخدم وفقا لطبيعة
البيانات على مستوى الحقل لغرض المعلومات.
-طريقة الدفع :تحدد طريقة دفع قيمة فاتورة المردود اختياريا من قبل المستخدم على النحو التالي:
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 102
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
• نقدي :يحدد هذا الخيار في حالة استالم مبلغ فاتورة المردود نقدا إلى الصندوق.
• بنكي :يحدد هذا الخيار في حالة استالم مبلغ فاتورة المردود بشيك إضافة إلى الحساب البنكي.
• أجل :يحدد هذا الخيار في حالة ما إذا كانت مبلغ فاتورة المردود سوف يدفع الحقا وسيتم قيد المبلغ على
حساب المورد.
• إىل حساب :يحدد الحساب المطلوب من الدليل المحاسبي في حالة ما إذا كانت طريقة الدفع على حساب
آخر.
مالحظـــة :عن ــد اختي ــار أي طريق ــة م ــن ط ــرق ال ــدفع تتح ــول الحق ــول ذات العالق ــة
بالطريقة المختارة إلى حقول إجبارية.
-رقم الصندوق :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة الدفع (نقدا) ،وفيه يستدعي المستخدم رقم الصندوق
المطلوب دفع قيمة الفاتورة منه من قائمة بيانات الصناديق باستخدام .F9
-املبلغ النقدي :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة الدفع (نقدا) ،أيضا وفيه يضيف المستخدم المبلغ
المطلوب دفعه يدويا.
-نوع احلركة البنكية :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة الدفع (بنكي) ،ويتضمن الحقل أكثر من خيار
للدفع لبنكي هي (شيك /إيداع /تحويل) يعرض النظام في الحقل (شيك) كخيار افتراضي قابل للتعديل بأحد الخيارات
المتاحة.
-رقم البنك :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة الدفع (بنكي) ،وفيه يستدعي المستخدم رقم البنك المطلوب
دفع قيمة الفاتورة منه من قائمة بيانات البنوك باستخدام .F9
-مبلغ البنك :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة الدفع (بنكي) ،أيضا وفيه يضيف المستخدم المبلغ
المطلوب دفعه يدويا.
-احلساب البنكي :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة الدفع (بنكي) ،أيضا وفيه يختار المستخدم رقم
الحساب البنكي المطلوب من قائمة الحسابات في البنك.
-رقم الشيك /اإلشعار /تاريخ الشيك :وفيه يستدعي رقم (الشيك/اإلشعار) من قائمة حافظة الشيكات باستخدام
F9فيعرض النظام تاريخ الشيك المختار آليا.
-املبلغ األجل :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة الدفع (آجل) ،أيضا ،وفيه يضيف المستخدم المبلغ
المطلوب دفعه يدويا.
-الرقم الضريبي :يعرض النظام آليا الرقم الضريبي للمورد بمجرد تحديد المورد في حقل رقم المورد.
-رقم احلساب :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة الدفع (من حساب) وهي الحالة التي ال تكون فيه طريقة
الدفع غير الطرق الدفع المتعارف عليها (نقدي /بنكي /آجل) كأن يتم على سبيل المثال شراء مستلزمات مكتبية
وقرطاسية لغرض استخدامها في المنشأة ونظ ار لكون المكتبة البائعة للقرطاسية ال يمكن اعتبار حسابها في المنشأة
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 103
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
كمورد في حسابات الموردين الرئيسين وإنما يمكن إضافة حساب المكتبة في إطار األرصدة الدائنة األخرى هذا
الحساب هو الذي سوف يتم استدعائه في هذا الحقل.
-مبلغ احلساب :يستخدم هذا الحقل في حالة اختيار طريقة الدفع (من حساب) ،أيضا ،وفيه يضيف المستخدم
المبلغ المطلوب دفعه يدويا.
-اسم املستفيد :يقصد بالمستفيد من عملية سداد قيمة الفاتورة ويختار من قائمة باستخدام .F9
-تصنيف الضريبة :يعرض النظام التصنيف الضريبي بمجرد النقر على زر إضافة قابل للتعديل من قبل
المستخدم.
ثانيا البيانات التفصيلية
يتم إضافة البيانات التفصيلية في مردود االستالم بإحدى الطرق التالية:
1إضافة البيانات التفصيلية عبر تبويب (إنزال من) ويحدد في حقل نوع المردود خيار (تحديد رقم الوثيقة) وفي حقل نوع
الوثيقة (فاتورة شراء أو طلب مردود أو مردود استالم شراء) وفي حقل (رقم الوثيقة) تستدعى الوثيقة المحددة وسوف
ومن ثم يتم النقر على زر تنفيذ فيعرض النظام البيانات التفصيلية آليا سوف نوضح آلية العمل تفصيال في تبويب
تنزيل.
2إضافة البيانات التفصيلية يدويا وقبل حفظ البيانات يحدد في حقل نوع المردود خيار (مردود بدون رقم الوثيقة) وآلية
إدخال البيانات التفصيلية يدويا على النحو التالي:
-رقم الصنف :يختار المستخدم رقم الصنف المطلوب إرجاعه يدويا من قائمة األصناف باستخدام F9وبعد اختيار
الصنف يعرض النظام بيانات الحقول التالية آليا وفيما يلي توضيح طبيعة البيانات على مستوى كل حقل:
• العبوة :يظهر هذا الحقل بعد تحديد المتغير إظهار عبوة الصنف في العمليات وتظهر بشكل آلي ويقصد بها
العبوة التي تحتويها وحدة القياس من الوحدة الرئيسية للصنف حسب الترميز الذي تم في بيانات األصناف.
• الوحدة العددية :يستخدم هذا الحقل للتعامل مع األصناف التي لها وحدات قياس (وزن أو مساحة) وفي
نفس الوقت يمكن التعامل معها بوحدات عددية (الحديد/السراميك /البالط .الخ) فإذا تم اختيار وحدة مقاسة
بالمساحة أو الوزن في حقل (وحدة القياس) فيتم في هذا الحقل اختيار الوحدة العددية المناسبة للعملية.
• قيمة املعامل :يعرض النظام آليا المعامل الذي تم تدوينه في بيانات األصناف في حالة التعامل مع األوزان
ويمكن تعديل قيمة المعامل إذا تم تفعيل مؤشر (قابل للتعديل) للوحدة العددية في شاشة (بيانات األصناف)،
وبموجب هذا المعامل تظهر كمية الصنف المقاسة بالوزن المقابل للكمية العددية المدخلة في حقل (الكمية
العددية) أو العكس.
• عرض حقل إضايف 1من بيانات األصناف يف العمليات :يعرض هذا الحقل البيانات التي تم اختيارها لهذا
المتغير في نظام إدارة الموردين باستخدام F9على سبيل المثال (المجموعة تحت الفرعية ،نوع الصنف ،نشاط
الصنف ..الخ).
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 104
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
• عرض حقل إضايف 2من بيانات األصناف يف العمليات :يعرض هذا الحقل البيانات التي تم اختيارها لهذا
المتغير في نظام إدارة الموردين باستخدام F9على سبيل المثال (المجموعة الفرعية ،نوع الصنف ،نشاط
الصنف ..الخ).
• الشد :يظهر هذا الحقل إذا تم تفعيل متغير عرض حزمة الشد للصنف في العمليات ويعرض فيه قيمة الشد
التي تم تحديدها للصنف في شاشة بيانات األصناف.
• الكمية العددية :يعرض هذا الحقل -في حالة التعامل مع األوزان –الكمية العددية وسيقوم النظام بتحويلها
إلى كمية مقاسة في حقل الكمية بناء على قيمة المعامل ،كما يمكن إدخال الكمية المقاسة وسيقوم النظام
بتحويلها إلى كمية عددية.
• الكمية املتوفرة :يعرض النظام الكمية المتوفرة من الصنف آليا.
• اخلصم :4،3،2،1يعتمد استخدام الخصم على متغير استخدام الخصم على مستوى الصنف وعدد الخصومات
وفقا لمتغير عدد الخصومات في نظام الموردين ويعرض النظام آليا بيانات هذه الحقول وفقا لما تم تهيئته في
شاشة تهيئة منح خصومات الشراء.
• املقطع التحليلي :يتم التعامل مع المقطع التحليلي وفقا لما تم تهيئته في شاشة ربط األصناف بالمقاطع في
نظام المخازن ،إذا افترضنا أن المنشأة تتعامل مع المقاس واللون كمقاطع وكان للصنف مقاس واحد ولون واحد
على سبيل المثال فيعرض النظام آليا المقطع التحليلي للصنف أما إذا تعددت مقاسات وألوان الصنف فيتم
إدخال بيانات المقطع التحليلي يدويا باالختيار من القائمة.
-وحدة القياس :يعرض النظام وحدة قياس الصنف المؤشر أمامها أنها وحدة مشتريات في شاشة بيانات األصناف
كوحدة افتراضية قابلة للتعديل.
-الكمية :في هذا الحقل يحدد المستخدم الكمية المطلوب إرجاعها من الصنف.
-الكمية اجملانية :في هذا الحقل يحدد المستخدم الكمية المجانية على مستوى الصنف.
-السعر :هذا الحقل إلدخال سعر الوحدة الواحدة من الصنف المحدد في الطلب بالعملة المختارة في البيانات
الرئيسية.
-بيان الصنف :هذا الحقل إلدخال البيان على مستوى الصنف.
-األدلة الفرعية :يعتمد ظهور الدليل الفرعي في البيانات التفصيلية على اختيار (متعدد) في متغير طريقة استخدام
الدليل الفرعي في نظام الموردين ويظهر الدليل الفرعي باالسم الذي تم تعريفه في شاشة تعريف األدلة الفرعية
(مراكز تكلفة /مشاريع /أنشطة …/الخ) أما إذا كان الخيار في متغير طريقة استخدام الدليل الفرعي في نظام
الموردين هو (وحيد) سوف يستخدم الدليل الفرعي في تبويب البيانات اإلضافية فقط.
-حقل إضايف :2,1,0يضيف المستخدم البيانات في الحقول اإلضافية وفقا لمتغير عدد الحقول اإلضافية في
العمليات تحليلي في نظام إدارة الموردين.
-نوع املردود :هذا الحقل في تبويب إنزال من ويحدد في خيار (مردود بدون رقم الوثيقة).
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 105
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
تظهر األدلة الفرعية في التبويب بناء على خيار (وحيد) في متغير طريقة استخدام الدليل الفرعي في نظام الموردين في
هذا التبويب يتم ربط استالم الشراء باألدلة الفرعية (مركز التكلفة/المشروع/النشاط …الخ) باستخدام F9إذا تطلب األمر
ذلك.
رابعا ضريبة
في هذا التبويب يعرض النظام آليا بيانات التصنيف الضريبي الذي تم اختياره في البيانات الرئيسية.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 106
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
يعرض هذا التبويب آليا أعباء المشتريات التي تضاف في فاتورة مردود المشتريات وهي ال تدخل ضمن تكلفة أصناف
الفاتورة وإنما يتم قيدها في حساب األعباء إذا كان مؤشر إنزال األعباء آليا مفعال في شاشة تهيئة أعباء المشتريات في
نظام المشتريات أما إذا لم يكن المؤشر مفعال فيتم إدخال األعباء من قبل المستخدم يدويا على النحو التالي:
-رقم /اسم (العبء) :يختار المستخدم رقم العبء المطلوب من قائمة األعباء باستخدام .F9
-رقم احلساب :يقصد به الحساب الرئيسي المحدد لألعباء اإلضافية في الدليل المحاسبي ويعرضه النظام آليا
بمجرد تحديد رقم العب.
-احلساب التحليلي :يقصد به الحساب التحليلي للحساب الرئيسي المحدد لألعباء اإلضافية في الدليل المحاسبي
إن وجد ويعرضه النظام آليا بمجرد تحديد رقم العب.
-النسبة :يقصد به نسبة األعباء اإلضافية المحددة ويعرض النظام آليا النسبة المحددة للعبء بمجرد تحديد رقم
العبء.
-املبلغ :يقصد به مبلغ األعباء اإلضافية المحدد ويعرض النظام آليا المبلغ المحدد للعبء بمجرد تحديد رقم العبء.
-حساب الطرف اآلخر :يقصد به الحساب الرئيسي الدائن المقابل لألعباء اإلضافية في الدليل المحاسبي ويعرضه
النظام آليا بمجرد تحديد رقم العبء.
-احلساب التحليلي :يقصد به الحساب التحليلي لحساب الطرف اآلخر المحدد لألعباء اإلضافية في الدليل
المحاسبي إن وجد ويعرضه النظام آليا بمجرد تحديد رقم العبء.
-الضريبة /مبلغ الضريبة :يعرض النظام بيانات نسبة الضريبة ومبلغ الضريبة آليا.
-حفظ البيانات :بعد استكمال العملية تحفظ البيانات ويترتب على عملية الحفظ احتساب أعباء المشتريات وتحميلها
للحسابات المحددة وتوزيع مبلغ العبء على أصناف الفاتورة.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 107
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
هذا التبويب مخصص إلنزال البيانات التفصيلية لألصناف في فاتورة مردود الشراء من فاتورة شراء /طلب مردود /مردود
استالم شراء (وثائق مراقبة) وطريقة العمل في هذا التبويب بعد استكمال إدخال البيانات الرئيسية على النحو التالي:
-نوع إنزال الوثيقة :يختار المستخدم في هذا الحقل خيار وثيقة مراقبة إلنزال البيانات
-نوع املردود :يحدد المستخدم في هذا الحقل (تحديد رقم وثيقة) إذا كان المطلوب إنزال البيانات من وثيقة (طلب
مردود أو فاتورة شراء أو مردود استالم شراء) أو يحدد في هذا الحقل (مردود بدون رقم وثيقة) إذا كان المستخدم
سوف يضيف البيانات يدويا كما أسلفنا في البند ثانيا البيانات التفصيلية.
-نوع الوثيقة :هذا الحقل يفعل العمل به إذا كان الخيار (تحديد رقم الوثيقة) في حقل نوع المردود هو المحدد وفي
هذا الحقل يختار المستخدم نوع الوثيقة (طلب مردود أو استالم شراء) من القائمة باستخدام .F9
-رقم الوثيقة :يستدعي المستخدم رقم الوثيقة المختارة في الحقل (نوع الوثيقة) من القائمة باستخدام .F9
-تاريخ الوثيقة :يعرض النظام تاريخ الوثيقة آليا بمجرد اختيار رقم الوثيقة.
-النوع :يعرض النظام نوع طلب الشراء آليا بمجرد اختيار رقم الوثيقة.
-سنة املردود :يعرض النظام سنة المردود آليا.
-تنفيذ :بالنقر على زر تنفيذ يعرض النظام بيانات األصناف آليا في البيانات التفصيلية من واقع نوع ورقم الوثيقة
المنزلة.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 108
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
يتضمن تبويب الحقول اإلضافية إنشاء حقول جديدة قد يحتاجها المستخدم لغرض عرض بيانات أو معلومات إضافية عن
فاتورة مردود الشراء واالستفادة منها في التقارير ويمكن تعديل مسميات الحقول اإلضافية وطبيعة البيانات فيها من خالل
شاشة تهيئة الحقول اإلضافية في (إدارة النظام /إعدادات النظام /المدخالت) كما يمكن تعديل مسميات الحقول اإلضافية
بالدخول إلى العمليات في شريط القوائم والنقر على زر تعديل النصوص وإجراء التعديالت الالزمة في مسميات الحقول.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 109
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
الفصــل الرابع
التقارير
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 110
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
املبحث األول
طريقة استعراض
التقارير
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 111
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 112
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
-إخفاء املعامالت التي ال حتتوي على قيم افرتاضية :تفعيل هذا المؤشر سيعمل النظام على إخفاء المعامالت
(حقول التقرير الفارغة) في البيانات التفصيلية للشاشة.
-عنوان التقرير :يعرض النظام عنوان التقرير آليا وهو عباره عن تجميع السم المجموعة الرئيسية +التقرير
-تذييل التقرير :يضيف المستخدم تذييال مناسبا للتقرير إذا تطلب األمر وسيظهر أسفل التقرير.
اجلزء الثاني :هذا الجزء يتضمن إعدادات التقارير التي يمكن من خاللها التحكم بهيئة وشكل التقرير وطريقة عرضه
ووجهة عرضه وفيما يلي توضيح آلية العمل في هذا الجزء:
-ظهور الرتويسة :يتحكم المستخدم بظهور الترويسة من عدم ظهورها في هذا الحقل باالختيار من القائمة.
-وجهة الطباعة :يتيح هذا الحقل للمستخدم تحديد الوجهة المناسبة التي سيعرض فيها التقرير ويتيح الحقل أكثر من
وجهة ( في الشاشة ،في ملف ،الطابعة ،بريد الكتروني).
-اسم الطابعة :في هذا الحقل يختار المستخدم الطابعة التي سيتم عبرها طباعة التقرير من الطابعات المتاحة في
الشبكة.
-إظهار قيم املعامالت :في هذا الحقل يختار المستخدم طريقة إظهار المعامالت الخاصة بالتقرير إذا كان للتقرير
معامالت والخيارات المتاحة ( التظهر /بداية التقرير /نهاية التقرير).
-عدد النسخ :يحدد عدد النسخ المطلوب طباعتها من التقرير يتيح النظام من 1إلى 99نسخة.
-خمرج التقرير :يحدد المستخدم صيغة التقرير المطلوبة من الصيغ التي يتيحها النظام ( ،PDFاكسل،Word ،
.)Html
-اللغة :يحدد المستخدم اللغة المطلوب أن تظهر بها التقارير من القائمة.
-متثيل املبالغ :يتحكم المستخدم بطريقة تمثيل المبالغ في التقرير بختيار واحد من الخيارات التي يتيحها النظام (
القيمة المدخلة /اآلالف/عشرات اآلالف /مئات اآلالف /ماليين ).
اجلزء الثالث :هذا الجزء يتضمن البيانات التفصيلية لشاشة التقارير وهو عبارة عن نتيجة لإلعدادات التي تمت في
الجزئين األول والثاني في البيانات الرئيسية حيث يتم هنا في البيانات التفصيلية عرض الحقول التي سوف يتضمنها التقرير
وفقا لنوع التقرير المحدد في البيانات الرئيسية وإذا ما تتطلب األمر حصر بيانات التقرير إلى أدنى مستوى ممكن فيتم
تعبيئة الح قول في البيانات التفصيلية (من _ إلى) كأن يتم تحديد التقرير من رقم وثيقة إلى رقم وثيقة أو من تاريخ إلى
..الخ وبالتالي فلترة بيانات التقرير حسب حاجة ومتطلبات المنشأة.
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 113
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
املبحث الثاني
تقارير نظام
املشرتيات
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 114
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 115
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 116
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 117
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 118
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 119
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 120
نظام إدارة المشتريات (أونكس آي إكس) اإلصدار األول – دليل المستخدم
فهرس
المحتويات العودة للفهرس 121