MỘT SỐ GỢI Ý TRIỂN KHAI DỰ ÁN NHÓM

I. NGUYÊN TẮC THIẾT LẬP MỤC TIÊU

1. Thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART
Tiêu chí SMART trong thiết lập mục tiêu là sự kết hợp của năm yếu
tố: Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-Bound. Cụ thể:

Specific - Cụ thể

Mục tiêu càng lớn thì càng cần sự cụ thể. Không nên đặt mục tiêu một cách
mơ hồ, chung chung. Mục tiêu càng rõ ràng thì sự khả thi càng cao. Khi xác
định rõ mình muốn gì, bạn sẽ biết mình cần làm gì để đạt được điều đó.

Measurable – Đo lường được

Một dự án có thành công hay không phụ thuộc vào việc đo lường kết quả so
với mục tiêu. Tức là khi xây dựng mục tiêu theo nguyên tắc SMART, bạn phải
đưa mục tiêu gắn với con số cụ thể. Đưa ra những con số cụ thể giúp gia tăng
động lực, giúp thuận tiện trong việc đánh giá dự án.

Attainable - Khả thi

Nên đặt những mục tiêu có khả năng thực hiện được trong điều kiện cụ thể,
ứng với năng lực của bản thân.hoặc nhóm… Hãy chia thành nhiều mục tiêu nhỏ
và lần lượt hoàn thành chúng. Cứ như vậy mục tiêu ban đầu sẽ đạt được khi
hoàn thành các mục tiêu nhỏ.

Relevant/Realistic - Thực tế

Tính thực tế cũng tương đồng với khả năng thực hiện. Cần tính toán chi tiết
đến các yếu tố để tăng tính thực tế cho mục tiêu như: kinh phí thực hiện, nhân
lực, nguồn vốn, thời gian…
 Time bound – Có thời hạn

Thời gian thực hiện ảnh hưởng rất lớn đến khả năng thành công đồng thời là
đòn bẩy thúc đẩy sự nỗ lực. Xây dựng khung thời gian thực hiện còn giúp tăng
tính kỷ luật cho cá nhân hoặc đội nhóm. Bạn có thể điều chỉnh thời gian sao cho
hợp lý để mục tiêu nhanh chóng hoàn thành.

2. Một vài ví dụ về mục tiêu SMART

Những ứng dụng trong cuộc sống của mục tiêu SMART là gì? Một vài ví dụ
về mục tiêu SMART để cải thiện cuộc sống bạn có thể tham khảo là:

 Học ngoại ngữ 30 phút/ngày, 6 ngày/tuần: Đưa ra thời gian cụ thể thực
hiện nghiêm túc việc học tập sẽ giúp bạn biết được khả năng thực hiện của
bản thân và đánh giá độ hiệu quả.

 Thuyết trình trước đám đông: Hãy tìm hiểu về những chủ đề và chuẩn bị
PowerPoint cho những buổi thuyết trình mà bạn sắp tham gia. Diễn tập
liên tục với sự nghiêm túc, bạn sẽ mang đến những buổi thuyết trình thú vị
 Xây dựng mối quan hệ xã hội: Đặt mục tiêu tham dự 3-5 buổi gặp gỡ, giao
lưu với đồng nghiệp, đối tác vào các tháng hoặc quý. Bạn sẽ có thêm nhiều
mối quan hệ tăng cơ hội phát triển bản thân.

 Ngủ sớm dậy sớm: Đặt mục tiêu ngủ vào 12h và thức dậy vào 5h sáng.
Hãy dùng quỹ thời gian một cách thông minh, thói quen tốt sẽ giúp bạn có
sức khỏe tuyệt vời

 Lên kế hoạch công việc: Xác định lịch trình làm việc mỗi ngày giúp bạn
tránh được sự cố phát sinh bất ngờ. Lên kế hoạch cho công việc theo mục
tiêu SMART là gì? Chính là sự cụ thể trong khung giờ như: giờ nào gửi
báo cáo, giờ nào họp bộ phận, giờ nào đi khảo sát thị trường...

 Chữa chứng nghiện mạng xã hội: Đặt ra quy định mỗi ngày online
facebook 1-2h và dành thời gian để làm những công việc khác.

Lưu ý: Khi thực hiện mục tiêu, bạn phải liên tục kiểm tra để biết tiến độ đang
như thế nào, có thể rút ngắn thời gian thực hiện hay không và cần có những thay
đổi nào để tối thiểu hóa thời gian thực hiện.

(Nguồn: https://www.topcv.vn/muc-tieu-smart-la-gi)

II. NGUYÊN TẮC LẬP KẾ HOẠCH

1. Mô hình 5W1H

5W1H là viết tắt của: Who, What, Where, When, Why, How

Để lập được một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể, bạn cần phải xác định mình
nên làm gì (What), tại sao cần làm điều này (Why), ai làm (Who), khi nào làm
(When), làm ở đâu (Where), và làm như thế nào (How). Cụ thể hơn:

– Xác định 1W (why): mục tiêu, yêu cầu công việc là gì? Tại sao tôi phải
làm công việc này? Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của tôi?
Nếu tôi không thực hiện điều này, hậu quả có thể xảy ra là gì?
 Khi bắt tay vào một công việc, điều đầu tiên nên xem xét chính là Why với
nội dung như trên. Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu, bạn sẽ biết hướng
trọng tâm các đầu việc vào mục tiêu để đảm bảo hiệu quả cuối cùng.

– Xác định 1W (what): nội dung công việc là gì? Để hoàn thành nó, cần
triển khai những đầu việc nào? Hãy đảm bảo sắp xếp các đầu việc theo đúng
trình tự, bước sau là sự phát triển của bước trước, để quá trình triển khai được
diễn ra mạch lạc và suôn sẻ.

– Xác định 3W (where, when, who), trong đó:

+ Where: (ở đâu?) có thể bao gồm các câu hỏi sau:

 Công việc đó thực hiện tại đâu?

 Giao hàng tại địa điểm nào?

 Kiểm tra tại bộ phận nào?

 Thử nghiệm những công đoạn nào? v.v…

+ When: (khi nào?) Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi
nào kết thúc…

 Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được
mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.

 Có 4 loại công việc khác nhau: công việc quan trọng và khẩn cấp, công
việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng
không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Bạn
phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.

+ Who: (ai?) bao gồm các khía cạnh sau:

 Ai làm việc đó

 Ai kiểm tra

 Ai hỗ trợ
  Ai chịu trách nhiệm,…

– Xác định 1H (how): triển khai cụ thể như thế nào?

 Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng bước
trong kế hoạch công việc)?

 Tiêu chuẩn để triển khai là gì?

 Nếu cần đến sự hỗ trợ của máy móc thì cách thức vận hành chúng như
thế nào?

2. Mô hình 5W2H

Đây là mô hình mở rộng của 5W1H, tức là nó cũng bao gồm Who, What,
Where, When, Why, How và bổ sung thêm 1 chữ H nữa, đại diện cho How
much/ How many

How much/ How many ở đây có nghĩa là khâu dự trù kinh phí, cụ thể: Bạn
Cần Bao Nhiêu Tiền (Chi Phí) Để Làm Công Việc Này

Câu hỏi này không khó nhưng lại là vấn đề nhạy cảm. Cần phải có một dự
toán kĩ lưỡng và rõ ràng, như vậy khi có những sự chênh lệch xảy ra thì sẽ dễ
dàng để rà soát hơn, đồng thời cũng cần tìm hiểu kĩ về chi phí trên thị trường để
tránh giá quá cao so với mặt bằng chung.

3. Mô hình 5W1H2C5M

Cũng là một mô hình mở rộng của 5W1H, mô hình “đồ sộ” này sẽ giúp bạn
lên kế hoạch chi tiết đến cả quá trình kiểm tra tiến độ và đo lường hiệu quả công
việc.

2C có nghĩa là Xác Định Phương Pháp Kiểm Soát (Control) và Xác Định
Phương Pháp Kiểm Tra (Check), trong đó:

Cách thức kiểm soát (Control) sẽ liên quan đến:

– Công việc đó có đặc tính gì?

 – Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?

– Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?

– Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu.

Phương pháp kiểm tra (Check) liên quan đến các nội dung sau:

– Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao
nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.

– Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay
thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).

– Ai tiến hành kiểm tra?

– Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?

– Trong tổ chức của bạn không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành
kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những
điểm trọng yếu.

– Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những
điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20% số lượng nhưng chiếm đến 80% khối lượng
sai sót.

5 chữ M để xác định nguồn lực thực hiện công việc: Man, Money,
Material, Machine, Method

+ Man = nguồn nhân lực (Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình
độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp? Ai hỗ trợ? Ai kiểm
tra? Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ
không?)

+ Money = Kinh phí triển khai

+ Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng (Xác định tiêu chuẩn
nguyên vật liệu? Tiêu chuẩn nhà cung ứng? Phương pháp và thời hạn giao
hàng?)
 + Machine = máy móc/công nghệ

+ Method = phương pháp làm việc

Nguồn: https://blog.topcv.vn/5w1h-5w2h-5w1h2c5m-nguyen-tac-lap-ke-hoach-
trong-moi-cong-viec/