02/10/2023

QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN

TRONG TỔ CHỨC
Phần II
Cơ sở CNTT của HTTT quản lý

TS. Võ Thành Đức

Khoa Quản trị
Trường Đại học Kinh tế TP. HCM

Phần II
Cơ sở công nghệ thông tin của HTTT quản lý
Nội dung:

Các loại hệ thống thông tin

Chuỗi giá trị - vai trò của HTTT

TS. Võ Thành Đức 1

 02/10/2023

CÁC LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN

• Hệ thống thông tin tổ chức theo cấp quản lý:
⮚ Hệ xử lý giao dịch (Transaction Processing System - TPS)
⮚ Hệ thống thông tin quản lý (Management Information
System - MIS)
⮚ Hệ hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System – DSS)
⮚ Hệ tự động văn phòng (Office Auto
⮚ Hệ thống trợ giúp lãnh đạo (Executive Support System –
ESS)
⮚ Hệ thống quản lý tri thức (Knowledge Management
System – KMS)

CÁC LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN

• Hệ thống thông tin tổ chức theo chức năng nghiệp vụ:
⮚ Hệ thống thông tin tiếp thị
⮚ Hệ thống thông tin kinh doanh sản xuất
⮚ Hệ thống thông tin kế toán – tài chính
⮚ Hệ thống thông tin nhân sự - quản lý nguồn nhân lực
• Hệ thống thông tin tích hợp
⮚ Hệ thống thông tin toàn doanh nghiệp
(Enterprise System - ES)
⮚ Hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng
(Customer Relationship Management - CRM)
⮚ Hệ thống thông tin quản lý chuỗi cung ứng
(Supply Chain Management System – SCM)

TS. Võ Thành Đức 2

 02/10/2023

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ xử lý giao dịch (Transaction Processing System - TPS)
Mục đích của TPS
• TPS tự động hóa những hoạt động xử lý thông tin lập đi
lập lại bên trong các tổ chức để làm tăng tốc độ và tính
chính xác, đồng thời giảm chi phí xử lý mỗi giao dịch.
Điều đó làm cho tổ chức hoạt động có hiệu quả hơn.
• TPSs được sử dụng để xử lý một khối lượng thông tin lớn
nên các tổ chức sẵn sàng tiêu tốn chi phí đáng kể để thiết
kế chúng.
• TPS làm giảm hoặc loại trừ bớt sức người ra khỏi các tiến
trình giao dịch, do vậy nó làm giảm chi phí giao dịch và
làm giảm khả năng xảy ra lỗi dữ liệu đầu vào.

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ xử lý giao dịch (Transaction Processing System – TPS)
Tiến trình xử lý ( Process) Đầu ra (Output)
Đầu vào( Input)

Chứng từ gốc
- B/c thống kê
Những sự kiện, và tóm tắt.
giao dịch kinh Dữ liệu của TPS
doanh. - Đầu vào cho
HTTT khác.
- Phản hồi đến
Chương trình TPS người điều hành
Ba phương pháp nhập liệu - Lưu trữ hệ thống hoặc
khách hàng
- Thủ công - Tóm tắt
- Bán thủ công - Sắp xếp
- Tự động hoàn toàn - Cập nhật
- Kết hợp

Kiến trúc của một hệ xử lý giao dịch được mô tả theo mô hình hệ thống cơ bản

TS. Võ Thành Đức 3

 02/10/2023

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ xử lý giao dịch (Transaction Processing System - TPS)
Hai phương pháp xử lý chứng từ gốc
• Xử lý trực tuyến (Online processing) : Giao dịch được xử lý
và cung cấp kết quả ngay lập tức đến người điều
hành hệ thống hoặc khách hàng.
• Xử lý theo lô (Batch processing): Giao dịch được tập hợp
lại sau đó mới được xử lý chung một lần theo định kỳ.
Online TPS Batch TPS
Xử lý ghi danh đăng ký học tín chỉ Xử lý xếp loại sinh viên cuối khóa
Xử lý đặt chỗ trước trên chuyến máy bay Xử lý tiền lương
Xử lý đặt vé cho sự kiện thể thao hay
Xử lý đơn đặt hàng
buổi hòa nhạc
Xử lý tính tiền tại cửa hàng bán tạp hóa Xử lý chuyển khoản ở ngân hàng

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ thống thông tin quản lý
(Management Information Systems – MIS)
Mục đích của MIS
• MIS tạo ra các báo cáo định kỳ, báo cáo thường xuyên và
các báo cáo đặc biệt để hỗ trợ liên tục và định kỳ cho
những hoạt động ra quyết định quản lý toàn bộ doanh
nghiệp hoặc quản lý các bộ phận chức năng bên trong
doanh nghiệp.
• MIS giúp các nhà quản lý tầm trung tạo ra những quyết
định có hiệu quả hơn nhờ MIS được thiết kế để có được
thông tin đúng đắn được cung cấp đến đúng người, đúng
lúc nhằm giúp họ đưa ra những quyết định tốt hơn, cải
thiện năng lực quản lý.

TS. Võ Thành Đức 4

 02/10/2023

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ thống thông tin quản lý – MIS
Đầu vào Tiến trình xử lý Đầu ra
( Input) ( Process) (Output)

- Dữ liệu của TPSs - B/c định kỳ.

- B/c thường xuyên
- Dữ liệu bên trong
Dữ liệu của MIS - B/c đột xuất
- Những yêu cầu - B/c hỗ trợ chi tiết
thông tin bổ sung. - Phản hồi đến người
điều hành hệ thống.

Chương trình MIS

Tổng hợp MIS phục vụ cho cấp QL:
Phân tích ⮚ RQĐ cấu trúc hoặc bán cấu trú
Tóm tắt ⮚Định hướng việc điều hành
⮚Dự đoán, dự báo
⮚Định hướng nội bộ
⮚Xử lý dự án dài hạn

Kiến trúc của một hệ quản lý thông tin được mô tả theo mô hình hệ thống cơ bản

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Mối quan hệ giữa TPS và MIS
Các hệ thống xử lý giao dịch Các hệ thống thông tin quản lý
Dữ liệu của MIS
Hệ thống
Dữ liệu xử lý
đơn đặt
Dữ liệu
đơn đặt hàng bán hàng
hàng

Dữ liệu
Hệ thống giá thành
Dữ liệu hoạch định sản phẩm
theo dõi MIS Các loại Người QLý
nguồn NVL
sản xuất báo cáo
Dữ liệu
sản phẩm
dỡ dang
Hệ thống
Dữ liệu
sổ cái chung
kế toán Dữ liệu
chi phí

Mô hình mô tả việc MIS biến đổi DL ở mức giao dịch từ kho hàng, xưởng sản xuất và
kế toán thành DL của MIS và nó được sử dụng để cung cấp cho người QL các báo cáo

TS. Võ Thành Đức 5

 02/10/2023

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ thống thông tin quản lý
Các hoạt động được hỗ trợ bởi MIS
• Dự báo bán hàng
(Sales forecasting)
• Quản lý và dự báo tài chính
(Financial management and forecasting)
• Lập lịch trình và kế hoạch sản xuất
(Manufacturing planning and scheduling)
• Quản lý và lập kế hoạch hàng tồn kho
(Inventory management and planning)
• Lập dự trù kinh phí sản xuất và kinh phí quảng cáo
(Advertising and product pricing)

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ thống hỗ trợ ra quyết định – DSS

Mục đích của DSS
• DSS được thiết kế để hỗ trợ việc ra quyết định liên quan đến vấn
đề cụ thể diễn ra định kỳ trong tổ chức.
• DSS được các nhân viên ở cấp quản lý sử dụng để giải quyết
những vấn đề bán cấu trúc như lựa chọn nguồn nguyên vật liệu,
nhà cung cấp, nguồn tài trợ tài chính...
• DSS được thiết kế như một công cụ hỗ trợ ra quyết định dưới
hình thức "tương tác" chứ không đơn giản như việc người ta sử
dụng kết quả từ các hệ thống TPS, MIS một cách thụ động.
• DSS được phân tích theo mô hình "What-if” cho phép người sử
dụng đưa ra nhiều dữ liệu giả thiết liên quan đến vấn đề đang
xem xét và quan sát những thay đổi này ảnh hưởng thế nào đến
kết quả. Kết quả được biểu diễn dưới hai dạng thức: diễn giải
hoặc đồ họa.

TS. Võ Thành Đức 6

 02/10/2023

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ thống hỗ trợ ra quyết định – DSS
Tiến trình xử lý
Đầu vào Đầu ra (Output)
( Process)
( Input)

- Dữ liệu - B/cáo dạng đồ họa

- Mô hình - B/cáo dạng diễn giải.
Dữ liệu của DSS
- Phản hồi đến người
- Dữ liệu đầu vào và
điều hành hệ thống.
dữ liệu nhập bằng
tay.
Chương trình DSS
- Xử lý tương tác
dữ liệu và mô hình.
Ví dụ :
+ Mô phỏng
+Phương án tối ưu
+Dự báo

Kiến trúc của DSS được mô tả theo mô hình hệ thống cơ bản

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Một số mô hình của hệ hỗ trợ ra quyết định
Lĩnh vực Mô hình của DSS
Phân tích chi phí, Phân tích điểm hòa vốn, Kiểm toán, Phân tích và
Kế toán
ước tính thuế, phương pháp giảm giá, dự toán
Hợp tác KD Kế hoạch liên doanh, phân tích dự án.
Phân tích dòng tiền mặt chiết khấu, lợi nhuận đầu tư, dự toán vốn,
Tài chính
quản trị danh mục đầu tư chứng khoán, lợi nhuận sau thuế…
Dự đoán nhu cầu sản phẩm, phân tích chiến lược quảng cáo, những
Tiếp thị
chiến lược về giá, phân tích thị phần…
Những sự thương lượng với lao động, phân tích thị trường lao động,
Nhân sự
đánh giá kỹ năng nhân sự, xác định công tác phí…
Thiết kế sản phẩm, lịch trình sản xuất, phân tích phương tiện chuyên
chở, định mức danh mục hàng tồn kho, kiểm tra chất lượng, xác định
Sản xuất
nơi đặt nhà máy, nơi mua nguyên vật liệu, việc thay đổi công nghệ, bố
trí công việc, kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu.
Lập trình tuyến tính, mô phỏng, lập kế hoạch và định giá của dự án, lý
Khoa học quản lý
thuyết xếp hàng…
Phân tích hồi quy và tương quan, dự đoán dự báo, nghiên cứu các giả
Thống kê
thiết.

TS. Võ Thành Đức 7

 02/10/2023

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ thống hỗ trợ ra quyết định – DSS

Đặc điểm của DSS
⮚ Linh động (Flexible)
⮚ Tương tác giữa người và máy (interactive)
⮚ Không thay thế người ra quyết định
⮚ Thời gian sống ngắn
⮚ Mô phỏng theo sự thay đổi của thế giới thực
⮚ Tính đến hiện tại và dự báo tương lai
⮚ Chú ý đến kết quả giải quyết vấn đề
⮚ Người không chuyên có thể làm được

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP

QUẢN LÝ
Hệ thống hỗ trợ lãnh đạo
(Executive Support System – ESS)
Mục đích của ESS
• ESS được thiết kế để hỗ trợ cho những nhà quản lý cấp
cao nhất của tổ chức.
• ESS bao gồm công nghệ (Phần cứng, phần mềm, dữ liệu
và những thủ tục) và con người cần thiết để tổng hợp
thông tin và những người hỗ trợ giúp đỡ việc ra quyết
định ở cấp lãnh đạo.
• ESS cung cấp thông tin đến những nhà lãnh đạo ở dạng
thức tổng thể rất cao vì thế họ có thể xem xét tỉ mỉ thông
tin một cách nhanh chóng về xu hướng cũng như những
diễn biến bất thường đang xảy ra.

TS. Võ Thành Đức 8

 02/10/2023

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP

QUẢN LÝ
Hệ thống hỗ trợ lãnh đạo
Đầu vào Tiến trình xử lý Đầu ra
( Input) ( Process) (Output)

- B/c tóm tắt

- Dữ liệu bên trong:
- Phân tích xu hướng
TPS, MIS và CSDL
- Những tình huống
khác.
- Phản hồi đến người
- Dữ liệu bên ngoài: Dữ liệu của ESS điều hành hệ thống.
Những yêu cầu thông
tin bên ngoài.
ESS hỗ trợ cho nhà lãnh đạo:
✔Ra quyết định ở cấp lãnh đạo
Chương trình ESS ✔Giám sát các sự kiện bên
Hai loại dữ liệu đầu vào: trong/ngoài
✔Soft data Trình bày thông tin
dưới dạng biểu đồ
✔Giám sát nguồn lực của tổ chức
✔Hard data ✔Quản lý sự khủng hoảng
.....
✔Quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới
Kiến trúc của hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo mô tả theo mô hình HT cơ bản

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ thống hỗ trợ lãnh đạo
Đặc điểm của ESS
Thông tin mềm phải đáp ứng các yêu cầu sau:
⮚ Tin tức và thông tin phải mới nhất.
⮚ Thông tin thể hiện dưới dạng thức phù hợp với triết lý của
ESS.
Cổng thông tin làm dễ dàng việc thu thập thông tin mềm
và có những đặc điểm mạnh sau:
⮚ Có thể cá nhân hóa
⮚ Có thể chuyển thông tin đến hầu hết các thiết bị nhận
thông tin

TS. Võ Thành Đức 9

 02/10/2023

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ thống tự động văn phòng
(Office Automation System – OAS)
Mục đích của OAS
• OAS – là bộ siêu tập của phần cứng và phần mềm với mục đích
khai thác tài liệu, lập lịch trình sử dụng nguồn tài nguyên và thông
tin liên lạc.
• Những công cụ khai thác tài liệu bao gồm:
• Phần mềm xử lý văn bản (Word Processing)
• Phần mềm chế bản (Publishing software)
• Thiết bị phần cứng để in và sản xuất ra tài liệu.
• Những công cụ lập lịch trình (scheduling tools) bao gồm các lịch
điện tử (electronic calendars) giúp quản lý con người và nguồn tài
nguyên khác như là thiết bị và nhà xưởng.
• Những công nghệ thông tin liên lạc bao gồm e-mail, voice-mail,
fax, videoconferencing và groupware.

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ thống tự động văn phòng - OAS

Đầu vào Tiến trình xử lý Đầu ra

( Input) ( Process) (Output)

- Các tài liệu - Tin nhắn

- Kế hoạch làm việc - Báo cáo
- Dữ liệu - Lịch trình làm việc
Dữ liệu của OAS

Chương trình OAS

- Sắp xếp
- Kết hợp
- Tính toán
- Truyền thông

Kiến trúc của OAS được mô tả theo mô hình HT cơ bản

TS. Võ Thành Đức 10

 02/10/2023

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ thống tự động văn phòng
Những công nghệ cộng tác hỗ trợ làm việc nhóm
• Mục đích và đặc điểm của sự phối hợp nhóm:
• Tập hợp kiến thức, kỹ năng, thông tin và năng lực của nhiều người nhằm
các vấn đề một cách nhanh chónh và dễ dàng.
• Nhóm làm việc thường là các nhóm đặc nhiệm, tạm thời.
• Một người có thể tham gia cùng lúc nhiều nhóm.
• Những công cụ hỗ trợ làm việc nhóm:
• Video conferencing
• Groupware
• Electronic Meeting Software (EMS)
• Những ứng dụng cụ thể của EMS có thể kể:
• Hội nghị lập kế hoạch chiến lược
• Các nhóm tiếp thị tập trung
• Hội thảo và tái cấu trúc doanh nghiệp
• Hội nghị nâng cao chất lượng.

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ quản lý tri thức
(Knowledge Management System – KMS)
Định nghĩa và đặc điểm
• Tri thức được hình thành từ não người
• Con người sử dụng tri thức để tư duy và ra quyết định, tạo giá trị
• Quá trình phát triển tri thức luôn gắn liền với học hỏi, đổi mới và
sáng tạo.
• Sự tiến hóa của nhận thức luận khoa học đã hình thành một cấu trúc
thứ bậc của việc tạo ra tri thức: Ra quyết định
Hoạch định các hoạt động

Tri thức
Hiểu biết các dạng mẫu, quy luật Thông tin được kết hợp với
kinh nghiệm và sự phán quyết
Thông tin
Hiểu biết các mối quan hệ Dữ liệu được đặt trong bối cảnh
Dữ liệu
Số liệu hoặc sự kiện

TS. Võ Thành Đức 11

 02/10/2023

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ quản lý tri thức
Phân loại tri thức
• Biết cái gì (Know-what) là loại tri thức về sự kiện, ngày nay
tầm quan trọng giảm dần trong xã hội thông tin và sức mạnh
Internet.
• Biết tại sao (Know-why) là tri thức về thế giới tự nhiên, xã hội
và suy nghĩ của con người.
• Biết chủ thể (Know-who) là về thế giới của các quan hệ xã
hội, là tri thức về ai biết cái gì và ai đó được những gì. Việc
biết được chủ thể cần gì đôi khi còn quan trọng đối với quản
lý hơn là biết được các nguyên tắc quản lý.
• Biết không gian và thời gian (Know-where và Know-when)
đang ngày càng quan trọng trong nền kinh tế linh hoạt và năng
động.
• Biết cách làm (Know-how) là về các kỹ năng và khả năng thực
hành thành thạo công việc.

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ quản lý tri thức
Hai dạng tồn tại của tri thức
• Thứ nhất là dạng tri thức tường minh là những tri thức
đã được "mã hoá" và dễ dàng chuyển giao từ người này
sang người khác, thường nằm trong hệ thống văn bản của
tổ chức, các quy trình, quy tắc, hướng dẫn công việc,
chuẩn mực hoạt động, cơ sở dữ liệu,… những tri thức này
thường học được qua giáo dục và đào tạo chính quy.
• Dạng thứ hai là tri thức ẩn tàng là những tri thức thu
được từ sự trải nghiệm thực tế, dạng tri thức này thường
ẩn trong mỗi cá nhân và rất khó "mã hóa", thường bao
gồm: niềm tin, giá trị, kinh nghiệm, bí quyết, kỹ năng,…
Làm thế nào để tổ chức khai thác một cách có hiệu quả
tri thức nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất kinh
doanh chính của tổ chức để tạo gí trị?

TS. Võ Thành Đức 12

 02/10/2023

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ quản lý tri thức
Phân biệt giữa tri thức tường minh và tri thức ẩn tàng
Tri thức tường minh Tri thức ẩn tàng
(Hồ sơ hóa) (Bí quyết gắn liền với con người)
✔ Dễ dàng được hệ thống hóa ✔ Mang tính cá nhân
Đặc ✔ Có thể lưu trữ ✔ Mang tính bối cảnh cụ thể
tính ✔ Có thể chuyển giao, truyền đạt ✔ Khó khăn trong việc chính thức hóa
✔ Được diễn đạt, chia sẻ dễ dàng ✔ Rất khó tiếp nhận, truyền đạt,chia sẻ
✔ Các tài liệu chỉ dẫn họat động ✔ Các quá trình kinh doanh và truyền
✔ Các chính sách và thủ tục của đạt phi chính thức
Nguồn
tổ chức ✔ Các kinh nghiệm cá nhân
✔ Các báo cáo và cơ sở dữ liệu ✔ Sự thấu hiểu mang tính lịch sử
Quá trình chuyển đổi tri thức
1. Chia sẻ tri thức (Xã hội hóa): Quá trình chia sẻ những kinh nghiệm và tạo ra tri thức ẩn tàng;
2. Thu thập và mã hóa tri thức (Sự ngoại hiện): Quá trình nối kết các tri thức ẩn tàng thành
các khái niệm rõ ràng;
3. Tạo tri thức (Kết hợp): Quá trình phân loại và hội nhập thành các tri thức hiện hữu;
4. Phân phối tri thức (Sự tiếp thu): Quá trình biến các tri thức hiện hữu thành tri thức ẩn tàng.

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ quản lý tri thức

Tại sao phải quản lý tri thức
và quản lý như thế nào?
• Tri thức ẩn tàng sẽ bị tổn thất khi một nhân sự chủ chốt
rời khỏi tổ chức.
• Để quản lý tri thức các nhà quản lý đưa ra khái niệm vốn
trí tuệ. Vốn trí tuệ được chia làm ba nhóm:
⮚ Vốn nhân sự là những tri thức đang có trong đầu nhân viên.
⮚ Vốn khách hàng là các mối quan hệ với khách hàng.
⮚ Vốn cấu trúc là tri thức được lưu trữ bên trong tổ chức.
• Quản lý tri thức là công việc liên quan đến những nỗ lực
biến chuyển hai nhóm đầu của nhóm trí tuệ thành nhóm
thứ ba.

TS. Võ Thành Đức 13

 02/10/2023

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ quản lý tri thức
Hệ thống thông tin trong quản lý tri thức
Chia sẻ tri thức Phân phối tri thức

HT hỗ trợ nhóm Hệ thống văn phòng

✔Phần mềm ✔Xử lý văn bản
hỗ trợ nhóm ✔In ảnh
✔Intranet ✔Lịch điện tử
✔Truyền thông

HT trí tuệ nhân tạo Hệ thống công việc

✔Hệ chuyên gia tri thức
✔Hệ văn phòng ✔ CAD
thông minh ✔Hệ thống ảo
✔E-learning
Thu thập và
mã hóa tri thức Tạo tri thức

MẠNG CSDL Vi xử lý Phần mềm Internet

Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin dùng cho quản lý tri

thức

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ quản lý tri thức
So sánh việc xử lý tri thức và xử lý thông tin
Quá trình xử lý tri thức Xử lý thông tin
Dữ liệu, khái niệm Đầu vào Dữ liệu

Cơ sở tri thức
(Khái niệm) Cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu
Truy cập vào CSDL
Xử lý không dùng Xử lý Thuật toán
thuật toán
Hướng dẫn/giải thích Số liệu
các giải pháp Đầu ra

• Công việc thông tin chủ yếu là tạo ra hoặc xử lý thông tin.
• Nhân viên dữ liệu (Data Worker): Xử lý và phân tán thông tin
• Nhân viên tri thức (Knowledge Worker): Tạo ra tri thức và thông tin.

TS. Võ Thành Đức 14

 02/10/2023

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ quản lý tri thức
Hệ trí tuệ nhân tạo – artificial intelligence - AI
Mục đích:
• Phát triển các chương trình máy tính để thực hiện một
số các hành vi tri thức của con người
• Giúp cho DN tạo một cơ sở dữ liệu kiến thức
• Phục vụ cho một số các lĩnh vực đặc biệt
Ứng dụng của AI
• Xử lý ngôn ngữ tự nhiên
• Tự động hóa
• Nhận dạng các cảnh động (Hệ thống vệ tinh)
• Máy tự học.
• …

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ quản lý tri thức
Hệ chuyên gia – Expert System - ES
Mục đích:
• ES sử dụng phương pháp lập luận dựa trên cơ sở kiến
thức thuộc lĩnh vực vấn đề cụ thể để đưa ra lời khuyên
như một chuyên gia. Các quy luật được phát biểu dưới
hình thức IF-THEN.
• ES được sử dụng để bắt chước trí thông minh của con
người bằng cách vận dụng kiến thức hơn là những thông
tin đơn giản.
• ES thu thập kiến thức từ các chuyên gia và tập hợp nó
vào dạng thức thích hợp, đầy đủ có khả năng tạo ra
những lời đề nghị, lời khuyên.

TS. Võ Thành Đức 15

 02/10/2023

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ quản lý tri thức
Hệ chuyên gia – Expert System - ES
ES hỗ trợ những hoạt động như sau :
• Chẩn đoán y khoa
• Thiết lập cấu hình máy
• Chẩn đoán bệnh của xe ô tô
• Lập kế hoạch tài chính
• Hệ thống trợ giúp sử dụng máy tính (help
desk)
• Hỗ trợ ứng dụng phần mềm (Wizards)

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ quản lý tri thức
Hệ chuyên gia – Expert System - ES
Đầu vào Tiến trình xử lý Đầu ra
( Input) ( Process) (Output)

- Yêu cầu giúp đỡ Những lời đề nghị

Dữ liệu của ES và những lời
- Trả lời câu hỏi khuyên..

Chương trình ES
Dò tìm yêu cầu dựa vào
những lập luận và các
quy luật đã được lưu
trữ trong hệ thống.
Mô hình XL : If-Then

Kiến trúc của DSS được mô tả theo mô hình HT cơ bản

TS. Võ Thành Đức 16

 02/10/2023

HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ quản lý tri thức
Cấu trúc chung của ES
Kieán Heä
Giao dieän
thöùc thoáng
ngöôøi söû
chuyeân giaûi
duïng
gia thích
(Quy taéc)
Maùy suy luaän
Nhaø quaûn
(Ñieàu kieän keát
lyù/
luaän)
Lợi ích Ngöôøi
của ES söû
duïng
✔Giúp cho nhiều người có cùng
Heä thoáng trình độ “chuyên gia” để RQĐ.
thu thaäp ✔Tăng hiệu quả của quá trình RQĐ.
kieán thöùc ✔QĐ nhất quán, giảm phụ thuộc vào
Kieán thöùc Caùc söï con người.
chuyeân gia kieän ✔Có thể dùng làm công cụ huấn
(caùc quy cuï theå luyện tuyệt vời.
taéc) (CSDL) ✔Bảo tồn tri thức của chuyên gia.
Cô sôû kieán thöùc

HỆ THỐNG THÔNG TIN TÍCH HỢP

Hệ thống thông tin doanh nghiệp -Enterprise
Định nghĩa: System - ES
• Enterprise system (cũng được gọi là Enterprise-
wide information systems hay Enterprise
information systems) là hệ thống tích hợp các
chức năng và thông tin của quy trình kinh doanh
từ tất cả các vùng chức năng như tiếp thị và bán
hàng, thu ngân, mua hàng, việc chi tiêu tiền mặt,
nguồn nhân lực, sản xuất và hậu cần và báo cáo
kinh doanh.
• ES tạo ra khả năng hoạt động hợp tác giữa những
chức năng này và cung cấp một nguồn thông tin
trung tâm cho tổ chức.

TS. Võ Thành Đức 17

 02/10/2023

Hệ thống thông tin doanh nghiệp

Enterprise System - ES
Định nghĩa:
• Enterprise system (cũng được gọi là Enterprise-
wide information systems hay Enterprise
information systems) là hệ thống tích hợp các
chức năng và thông tin của quy trình kinh doanh
từ tất cả các vùng chức năng như tiếp thị và bán
hàng, thu ngân, mua hàng, việc chi tiêu tiền mặt,
nguồn nhân lực, sản xuất và hậu cần và báo cáo
kinh doanh.
• ES tạo ra khả năng hoạt động hợp tác giữa những
chức năng này và cung cấp một nguồn thông tin
trung tâm cho tổ chức.

Hệ thống thông tin doanh nghiệp

Enterprise System - ES
Ví dụ :
ES có thể làm đơn giản việc mua thiết bị văn phòng bằng như sau:
⮚ Cung cấp một đơn đặt hàng điện tử (lệnh mua hàng)
⮚ Áp dụng những nguyên tắc kinh doanh để đảm bảo rằng thông tin
đầy đủ và những sự phê duyệt thích hợp đã được lưu trữ.
⮚ Định tuyến chuyển đơn đặt hàng đến những người có thẩm quyền
thích hợp cho những xác nhận cụ thể.
⮚ Gởi đơn đặt hàng đến người mua trong hệ thống mua hàng để
chuẩn bị lệnh đặt mua gởi đến nhà cung cấp. Hệ thống có thể hỗ trợ
người mua chọn những nhà cung cấp phù hợp.
⮚ Đang được kết nối đến ES của các đối tác kinh doanh.
⮚ Hoàn tất quy trình kinh doanh bằng cách làm cho dữ liệu có ích đối
với việc quản lý và phân tích việc mua bán đang diễn ra và những
sự kiện liên quan tiếp theo.
⮚ Trong suốt quy trình mua hàng, các kiểm soát phải thực hiện bởi ES

TS. Võ Thành Đức 18

 02/10/2023

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Enterprise Resource Planning Systems - ERP
• ERP là những gói phần mềm có thể được sử dụng cho
những hệ thống cốt lõi (core systems) cần thiết hỗ trợ cho
ES.
• Mối quan hệ giữa ES và ERP có thể nghĩ đến là ES của tổ
chức phải bao gồm phần mềm quản lý quan hệ khách
hàng từ một nhà cung cấp, phần mềm quản lý kho và
chuyển hàng được phát triển như một chức năng bên
trong những hệ thống thông tin của công ty, và một ERP
từ một nhà cung cấp thứ 2. Bất kỳ một tổ hợp như thế là
có thể quan hệ được với nhau.
• Điểm giá trị là công ty có thể áp dụng tất cả những
module cung cấp bởi ERP của nhà cung cấp. Trong những
trường hợp đặc biệt ERP và ES là một

Những module phổ biến của ERP

• Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng
(Supply chain management sofware – SCM)
Hỗ trợ lập kế hoạch và thực hiện các bước trong
chuỗi cung ứng của tổ chức bao gồm hoạch định
nhu cầu; hàng tồn kho cần thiết; và sản xuất, phân
phối và bán sản phẩm.
• Phần mềm quản lý vòng đời sản phẩm
(Product lifecycle management – PLM) Q
Quản lý dữ liệu sản phẩm trong suốt vòng đời sản
phẩm, bắt đầu từ thiết kế (Design) sản phẩm, tiếp
tục đến bộ phận sản xuất và đỉnh điểm trong việc
xử lý sản phẩm ở cuối cuộc đời của nó.

TS. Võ Thành Đức 19

 02/10/2023

Những module phụ trợ phổ biến của ERP

• Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng
(Customer Relationship Management– CRM)
điển hình là Seibel systems.
⮚ Nó xây dựng và bảo dưỡng dữ liệu quan hệ khách
hàng của tổ chức. Những dữ liệu này được tập hợp
từ nhiều tương tác của khách hàng như Web, call
centers, field sales, và service calls.
⮚ Dữ liệu được tập hợp lại, được quản lý và phối
hợp qua toàn bộ tổ chức để hỗ trợ việc nhận diện,
thu hút và nắm giữ khách hàng, đồng thời tối đa
hóa những lợi ích từ những mối quan hệ này.

Những module phổ biến của ERP

• Phần mềm tự phục vụ khách hàng
(Customer seft-service software – CSS)
⮚ Thường là một phần mở rộng của phần mềm CRM, cho
phép những khách hàng của tổ chức hoàn thành một việc
điều tra hay thực hiện một giao dịch nào đó mà không cần
sự hỗ trợ của nhân viên của tổ chức.
⮚ Những chức năng này với những hệ thống ERP cho phép
khách hàng kiểm tra tình trạng những đơn đặt hàng của
họ, xem trước hàng hiện có trong kho ngay cả việc kiểm
tra kế hoạch sản xuất.
⮚ Phần mềm tự động bán hàng
(Sales force automation software– SFA)
Là phần mở rộng khác của phần mềm CRM, nó tự động
thực hiện những công việc bán hàng như theo dõi và xử lý
những đơn đặt hàng.

TS. Võ Thành Đức 20

 02/10/2023

Chuỗi giá trị của hệ thống doanh nghiệp

• ES tạo điều kiện quản lý chuỗi giá trị.
• Chuỗi giá trị là hệ thống những hoạt động
biến đổi đầu vào thành đầu ra có giá trị cho
khách hàng.
• Mục tiêu của tổ chức là tạo ra giá trị tăng
thêm cao nhất với chi phí thấp nhất nhằm
tăng lợi thế cạnh tranh.
• Ví dụ: Dell Computer

Chuỗi giá trị của tổ chức

Tiếp thị & Bán hàng

Hậu cần
Sản xuất

Những hoạt động chính

Vận Sản xuất Tiếp thị Lắp đặt

chuyển & & &
NVL Phân phối Bán hàng Dịch vụ
Công nghệ thông tin
Nguồn nhân lực

Kế toán

Những hoạt động phụ

Hệ thống giá trị của tổ chức

Chuỗi giá trị của nhà cung cấp Chuỗi giá trị của tổ chức Chuỗi giá trị của người mua

TS. Võ Thành Đức 21

 02/10/2023

Giá trị của những hệ thống tích hợp

• Một trong những giá trị được cung cấp bởi
ES là sự phối hợp những hoạt động tạo giá trị
trong chuỗi giá trị.
• Hệ thống thực hiện sự phối hợp này bằng
việc chia sẽ dữ liệu xuyên suốt các các quy
trình kinh doanh.
• Trong phần sau sẽ mô tả đều gì xảy ra khi
không có những hệ thống tích hợp và ES giải
quyết các vấn đề này như thế nào.

Hệ thống phục vụ KH không hiệu quả

3
Khách hàng Phòng Marketing
Xưởng sản xuất
6
Đơn hàng
4

2
Kho hàng
Đại diện phục vụ KH
Bộ phận Mua hàng
7
1 8 5
Dữ liệu khách hàng
Họ và Tên
Địa chỉ Phòng kế toán
Hạn mức tín dụng
Phòng tín dụng Nhà cung cấp

TS. Võ Thành Đức 22

 02/10/2023

Những vấn đề đặt ra

• Bạn có nghĩ rằng người đại diện phục vụ KH
muốn giữ KH trên phone suốt quy trình này?
• Bạn muốn xem xét điều này để có được dịch
vụ khách hàng tốt hơn?
Giải pháp để phục vụ KH hiệu quả
• Thiết lập hệ thống ATP (available to
promise) bằng việc kiểm tra hàng tồn kho và
lịch trình sản xuất.
• Giá và hạn mức tín dụng được quyết định
một cách tự động từ cơ sở dữ liệu.

ES hỗ trợ những quy trình của tổ chức

IS hỗ trợ chức năng của tổ chức trong nhiều cách:
• ES làm đơn giản chức năng hoạt động của tổ chức cũng
như những sự kiện kinh doanh xảy ra bằng việc cung cấp
dữ liệu theo yêu cầu để hoàn thành một sự kiện, việc áp
dụng các thước đo kinh doanh để đảm bảo rằng những sự
kiện được xử lý đúng mức và việc truyền thông yêu cầu
của hành động đến các bộ phận kinh doanh.
• IS lưu trữ những mẩu tin về những sự kiện kinh doanh đã
xảy ra.
• IS lưu trữ dữ liệu có ích cho việc tạo quyết định.
Ở đây chúng ta mô tả IS cung cấp việc hỗ trợ này như thế
nào? và những hỗ trợ đó trở nên mạnh mẽ như thế nào?
Để hiểurõ vấn đề, trước tiên chúng ta xem xét tổng thể về
việc thuthập dữ liệutrong quá trình thực hiện những quy
trình kinh doanh.

TS. Võ Thành Đức 23

 02/10/2023

ES hỗ trợ những quy trình của tổ chức

Việc thuthập dữ liệukhi quy trình kinh doanh diễn ra sẽ giúp cho
mọi người có thể tái tạo lại mọi khía cạnh của những gì đã xảy
ra, cho dù người đó làm việc trong bất kỳ bộ phận nào. Thường
thì dữ liệuđược thuthập và sắp xếp liên quan đến bốn W.
• Who – “Ai” là nói đến tất cả cá nhân và/hoặc tổ chức tham
gia vào sự kiện.
• What - “Cái gì” là nói đến tất cả các nguồn lực được biến
đổi như là kết quả của sự kiện.
• Where – ‘Ở đâu” là nói đến địa điểm mà trong đó sự kiện
diễn ra, nguồn tài nguyên được biến đổi trước và sau khi
các sự kiện và các tác nhân tham gia trong suốt sự kiện
diễn ra.
• When – “Khi nào” nghĩa là nói đến khoảng thời gian hoàn
thành sự kiện bao gồm cả những sự biến đổi nguồn tài
nguyên trong tương lai phát sinh từ sự kiện này.

ES hỗ trợ những quy trình của tổ chức

ES làm đơn giản chức năng của của quy trình kinh doanh
• Dữ liệu chính: là dữ liệu tham khảo
• Dữ liệu của sự kiện kinh doanh: là dữ liệu thu thập được trong mỗi
một sự kiện kinh doanh.
Phòng bán hàng Hệ thống thông tin – IS (Hoặc hệ thống doanh nghiệp - ES)
Tên trường Các đặc tính
Fields Characters
Dữ liệu
khách hàng mới Các mẩu tin
Records MaK TenK DC_KH GH_TDụng …
H H
KH05 HOA 2 THD 50 000 000 …
KH12 TIEN 3 NTN 100 000 000 …

Tạo mẩu tin

Khách hàng Một phần của bảng dữ liệu khách hàng

TS. Võ Thành Đức 24

 02/10/2023

ES hỗ trợ những quy trình của tổ chức

ES làm đơn giản chức năng của của quy trình kinh doanh
• Việc xử lý dữ liệu sự kiện kinh doanh
• Ví dụ: Nhập đơn đặt hàng của khách hàng.
Phòng tín dụng Hệ thống thông tin – IS (Hoặc hệ thống doanh nghiệp - ES)

Bảng dữ liệu khách hàng (Một phần)

Đơn đặt hàng MaKH TenKH DC_KH
của khách hàng
- Sửa chữa đơn hàng
Bảng dữ liệu đơn hàng (Một phần)
- Ghi nhận đơn hàng
- Cập nhật tồn kho SoDH Ma_KH Ng_DH
- Thông báo đến BP
kho hàng
Bảng dữ liệu tồn kho (Một phần)
MaHH TenHH SL_ton

Kho hàng

ES hỗ trợ những quy trình của tổ chức

ES ghi lại những sự kiện kinh doanh đã xảy ra
• Như một tiến trình của sự kiện kinh doanh, IS phải nắm bắt được dữ
liệu để theo dõi tiến trình kinh doanh. Để nắm bắt sự kiện bán hàng
chúng ta cần ghi lại những dữ liệu liên quan đến:
• Khách hàng và người bán (Who)
• Hàng hóa được đặt mua (What)
• Nơi giao hàng (Where)
• Ngày bán hàng và ngày hẹn giao hàng (When).
Những thông tin này sau đó sẽ được liên kết với những thông tin đã được lưu trữ
trước đó và có quan hệ với nó, ví dụ, nhà cung cấp sản phẩm không có sẵn. Dựa trên
thông tin tổng hợp, đơn mua hàng sẽ được gởi đến nhà cung cấp.
• Đối với đơn đặt mua hàng chúng ta ghi lại thông tin:
• Nhà cung cấp (Who)
• Hàng hóa (what)
• Nơi giao hàng (where)
• Ngày chuyển hàng từ nhà cung cấp đến công ty của chúng ta (When)

• Và liên kết đơn mua hàng vào đơn đặt hàng của khách hàng.

TS. Võ Thành Đức 25

 02/10/2023

ES hỗ trợ những quy trình của tổ chức

ES lưutrữ dữ liệucho việc ra quyết định
• Người quản sử dụng dữ liệu đã lưu trữ để ra quyết định
• Ví dụ: Người quản lý truy vấn dữ liệu theo yêu cầu
Người quản lý Hệ thống thông tin – IS (Hoặc hệ thống doanh nghiệp - ES)

Bảng dữ liệu khách hàng (Một phần)

MaKH TenKH DC_KH

Bảng dữ liệu đơn hàng (Một phần)

Xử lý
SoDH Ma_KH Ng_DH
truy vấn của
người quản lý
Bảng dữ liệu tồn kho (Một phần)
MaHH TenHH SL_ton

Những Module chính của ERP

Bán hàng và phân phối sản phẩm
(Sales and Distribution)
• Ghi nhận những đơn hàng của khách hàng
(Records customer orders)
• Vận chuyển hàng (Shipping )
• Lập hóa đơn (Billing)
• Kết nối vào các module khác (Connections to )
• Quản lý nguyên vật liệu
(Materials management module)
• Kế toán tài chính
(Financial accounting module)
• Kiểm toán (Controlling module)

TS. Võ Thành Đức 26

 02/10/2023

Những Module chính của ERP

Quản lý nguyên vật liệu
(Materials Management)
• Thu mua và quản lý sản phẩm từ những nhà cung cấp
(Acquisition and management of goods from vendors)
• Chuẩn bị đơn mua hàng (Purchase order
preparation)
• Nhận hàng (Receiving)
• Ghi nhận hóa đơn (Recording invoice)
• Tác động với các module (Interacts with )
• Bán hàng và phân phối sản phẩm
(Sales and distribution module)
• Kế toán tài chính (Financial accounting module)
• Kiểm toán (Controlling module)

Những Module chính của ERP

Kế toán tài chính
(Financial Accounting)
• Đóng vai trò trung tâm trong hệ thống ERP và hợp
nhất dữ liệu từ những module khác vào trong sổ cái
kế toán chung và các báo cáo tài chính.
• Sự kiện kinh doanh từ các module khác như SD,
MM được kết hợp sổ cái kế toán bởi module FI và
bao gồi trong đó các báo cáo kế toán, bảng cân đối,
báo cáo lãi lỗ và báo cáo luân chuyển tiền mặt.
• Modile FI bao gồm chức năng kế toán phải thu và
kế toán phải trả để ghi chép và quản lý dữ liệu trực
tiếp và hoàn tất sự kiện kinh doanh bắt đầu từ
module SD và MM

TS. Võ Thành Đức 27

 02/10/2023

Những Module chính của ERP

Nguồn nhân lực
(Human Resources)
• Tuyển dụng, quản lý và điều hành
nhân sự.
• Xử lý tiền lương (Payroll processing)
• Đào tạo và nghỉ dưỡng
(Training and travel)
• Các khoản phúc lợi, trợ cấp (Benefits)
• Các báo cáo nhân sự (Reports)

TS. Võ Thành Đức 28