FEATURED PAPYROS ECM SOLUTION

Διαχείριση Εγγράφων & Ροών Εργασίας

σε Κατασκευαστικά Έργα
Οργανώστε τα έγγραφα των έργου σας, αυτοματοποιήστε καθημερινές εργασίες,
μειώστε τα λειτουργικά κόστη και αποκτήστε έλεγχο στις εσωτερικές
διαδικασίες.

Η διαχείριση έργων απαιτεί την οργάνωση μεγάλου όγκου πληροφορίας και την συνεργασία πολλών ανθρώπων
(υπεύθυνοι έργων, σύμβουλοι, μηχανικοί, εργολάβοι κ.α.). Συγκεκριμένα, σε κάθε στάδιο διεκπεραίωσης ενός έργου
πρέπει να ακολουθούνται πολύπλοκες και χρονοβόρες διαδικασίες, σε τεχνικό, επιχειρησιακό αλλά και κανονιστικό
επίπεδο.

Καθημερινά η ομάδα σας παρακολουθεί, σχολιάζει και εγκρίνει μελέτες, προϋπολογισμούς, χρονοδιαγράμματα,
αιτήματα αλλαγών, τεχνικά σχέδια, πιστοποιητικά από υπεργολάβους και προμηθευτές και ταυτόχρονα τεκμηριώνει
και επικοινωνεί την πρόοδο των εργασιών στους ενδιαφερόμενους του έργου.

Ακόμα, συχνά λαμβάνουν χώρα κρίσιμες συνεδριάσεις, διαμοιράζονται πρακτικά και δημιουργούνται αναφορές
(reports), ενώ τα στελέχη σας επισκέπτονται το εργοτάξιο και φωτογραφίζουν με το smartphone ή το tablet τους,
καταγράφοντας την πρόοδο του έργου.
Για την έγκαιρη και ορθή παράδοσή ενός έργου, κρίσιμη προϋπόθεση είναι η αποτελεσματική λήψη αποφάσεων σε
διαφορετικά επίπεδα διοίκησης. Για αυτόν τον λόγο τα αρμόδια στελέχη πρέπει να έχουν πλήρη ενημέρωση για την
πορεία των διαδικασιών των έργων που επιβλέπουν, όπου και αν βρίσκονται, για να προβούν στις απαραίτητες
αποφάσεις κι ενέργειες.

Τη λύση στις παραπάνω ανάγκες έρχεται να δώσει ένα πληροφοριακό σύστημα Διαχείρισης Επιχειρησιακού
Περιεχομένου (Enterprise Content Management ECM).

Το Papyros λειτουργεί ως το κεντρικό αποθετήριο για όλη την πληροφορία του έργου, μέσω του οποίου θα
υλοποιούνται ψηφιακά, τυποποιημένα και αυτοματοποιημένα οι σχετικές διαδικασίες.

Η πλατφόρμα Papyros ECM της Modus έχει δοκιμαστεί επιτυχώς για περισσότερα από 25 χρόνια σε εκατοντάδες
εγκαταστάσεις, παρέχοντας στους χρήστες τα απαραίτητα εργαλεία διαχείρισης εγγράφων, αυτοματοποίησης
διαδικασιών, παραγωγής αναφορών και στατιστικών στοιχείων, συνθέτοντας έτσι τη πλήρη εικόνα 360ο για κάθε έργο
και για όλα τα έργα συνολικά.

Με την εφαρμογή του Papyros σε όλα τα τμήματα που εμπλέκονται στη διαχείριση του έργου επιτυγχάνονται τα
παρακάτω ενδεικτικά οφέλη για την επιχείρηση σας:

▪ Ορθή και έγκαιρη λήψη αποφάσεων, βασισμένη σε ενημερωμένα στοιχεία και έντυπα

▪ Επιτάχυνση της απομακρυσμένης συνεργασίας των στελεχών του έργου στη σύνταξη, σχολιασμό και την
υπογραφή εγγράφων.

▪ Μείωση λειτουργικού κόστους από την αντικατάσταση των έγχαρτων διαδικασιών με νέες
ηλεκτρονικές (>20%)

▪ Τυποποίηση και αυτοματοποίηση διαδικασιών ελέγχου του έργου

▪ Αποτελεσματική διαχείριση και επίλυση διαφωνιών με αντισυμβαλλόμενους και συνεργάτες

▪ Παρακολούθηση σημαντικών ημερομηνιών λήξης και ανανέωσης συμβάσεων, αδειδοτήσεων κ.α.

▪ Πλήρης διαφάνεια και έλεγχος στις εσωτερικές διαδικασίες

▪ Διασφάλιση συμμόρφωσης με νόμους και κανονισμούς και ελαχιστοποίηση νομικού ρίσκου

Διαχείριση Έργων
από τον υπολογιστή,
το τάμπλετ ή το κινητό!
Αυτοματοποιήστε τον κύκλο της παρακολούθησης των έργων σας,
αξιοποιώντας τα εργαλεία διαχείρισης εγγράφων, ροών εργασίας
και ψηφιακών υπογραφών της πλατφόρμας Papyros ECM.
Φόρμες Αιτημάτων Συνεργατών
Εξαλείψτε την χρονοβόρα συλλογή και παρακολούθηση
αιτημάτων εργολάβων και λοιπών συνεργατών, με την χρήση
ειδικά σχεδιασμένων ηλεκτρονικών φορμών και διακινήστε
την εισερχόμενη πληροφορία και σχετικά έγγραφα σε όλη την
επιχείρηση για έλεγχο και έγκριση.
Διαχείριση Εγγράφων & Εκδόσεων
Αρχειοθετήστε ηλεκτρονικά συμβάσεις, σχέδια, καταστάσεις και
αλληλογραφία σε ένα κεντρικό και ασφαλές αποθετήριο
εγγράφων. Τηρήστε αυτόματα το ιστορικό των αλλαγών (track
changes), σχολίων, εγκρίσεων και εκδόσεων για κάθε αρχείο
και διευκολύνετε τη συνεργασία μεταξύ διαφορετικών
τμημάτων.
Απομακρυσμένη Συνεργασία
Συνεργαστείτε απομακρυσμένα, διαχειριστείτε τις καθημερινές σας
εργασίες, οπουδήποτε κι αν βρίσκεστε, από το laptop, το tablet ή το
smartphone σας.
Παρακολούθηση Κρίσιμων Ημερομηνιών
Μειώστε τον χρόνο απασχόλησης του προσωπικού
στην τήρηση συμβατικών υποχρεώσεων και στην
παρακολούθηση σημαντικών ημερομηνιών (πχ. Λήξεις
αδειοδοτήσεων). Ορίστε αυτοματοποιημένες ενημερώσεις για
δεσμευτικές ημερομηνίες εκτέλεσης, ανανέωσης, λήξης
συμβάσεων ή και διαγραφής ευαίσθητων εγγράφων με την
πάροδο των χρόνων και περιορίστε σημαντικά το νομικό ρίσκο
του οργανισμού σας.
Ροές Σχολιασμού & Έγκρισης
Δρομολογήστε έγγραφα και σε όλα τα τμήματα της επιχείρησης
για σχόλια, έλεγχο, έγκριση και ψηφιακή υπογραφή.
Τυποποιείστε τις εσωτερικές σας διαδικασίες βάση των
συμβατικών υποχρεώσεων σας και διασφαλίστε την έγκυρη και
αποδοτική ολοκλήρωση των Έργων.
Πρότυπα Έγγραφα (Templates)
Επιταχύνετε την έκδοση εγγράφων με τη λειτουργία δημιουργίας
εγγράφου από πρότυπο της πλατφόρμας Papyros ECM. Σχεδιάστε τα
δικά σας πρότυπα, ώστε να αντλούν στοιχεία από τρίτα πληροφορικά
συστήματα και καταργήστε επαναλαμβανόμενες και χαμηλής αξίας
εργασίες.
Ψηφιακές & Ηλεκτρονικές Υπογραφές
Επιταχύνετε τη διαδικασία υπογραφής συμβάσεων και άλλων
εγγράφων με πελάτες, προσωπικό ή προμηθευτές με ψηφιακές
Eidas υπογραφές και διασφαλίστε τη συμμόρφωση της
επιχείρησής σας με το νέο ευρωπαϊκό κανονιστικό πλαίσιο.
Διασύνδεση με Τρίτα συστήματα
Προσφέρετε εύκολη & ασφαλή πρόσβαση σε συμβάσεις, συμβάσεις
και στη σχετική αλληλογραφία μέσα απότο περιβάλλον στο οποίο
είναι πιο εξοικειωμένο τοπροσωπικό μέσω των εργαλείων
διασύνδεσης της πλατφόρμας Papyros ECM με τις back-office
εφαρμογές της επιχείρησης (Outlook, Word, ERP,CRM, HRMS κλπ.)
600+ εγκαταστάσεις, 600.000+ χρήστες, 25+ έτη εμπειρίας

Ελ. Βενιζέλου (Γράμμου) & Αρτέμιδος

183 45 Μοσχάτο, Αθήνα
+30 210 9414900 | info@modus.gr