Đồ án môn Quản trị Dự án TMDT

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.
HCM
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KINH DOANH
HỌC PHẦN QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT
BÁO CÁO MÔN HỌC
DỰ ÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ PHÒNG KHÁM
GVHD: Th.S Nguyễn Mạnh Tuấn
Nhóm thực hiện: 5
1. Lê Hồng Võ
2. Nguyễn Phúc Luân
3. Nguyễn Thảo Nhi
4. Võ Duy Hữu Lộc
5. Lê Linh Nhân
TP.Hồ Chí Minh, Tháng 04/2021

MỤC LỤC NỘI DUNG
Phần A: TỔNG QUAN ..................................................................................................... 1

A.I Giới thiệu dự án ............................................................................................. 1
A.I.1 Sơ nét phòng khám ........................................................................................................... 1
A.I.2 Yêu cầu hệ thống............................................................................................................... 1
A.II Các chức năng cơ bản ................................................................................... 2
A.II.1 Mô hình phân cấp chức năng............................................................................................ 2
A.II.2 Mô tả các chức năng ......................................................................................................... 2
A.III Mô tả tổng quát các quy trình nghiệp vụ .................................................. 3
Phần B: KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN ........................................................................ 5
B.I Project charter ............................................................................................... 5
B.I.1 Mục đích dự án ..................................................................................................................... 5
B.I.2 Mục tiêu dự án có thể đo lường và các tiêu chí thành công liên quan ................................ 5
B.I.3 Yêu cầu đối với dự án ........................................................................................................... 5
B.I.4 Lợi ích của dự án ................................................................................................................... 7
B.I.5 Sơ lược về phương pháp thực hiện dự án ........................................................................... 7
B.I.6 Rủi ro tổng thể của dự án ..................................................................................................... 8
B.I.7 Tóm tắt cột mốc tiến độ ....................................................................................................... 8
B.I.8 Nguồn tài chính được phê duyệt trước.............................................................................. 10
B.I.9 Danh sách các bên liên quan chính và Ma trận quản lý Stakeholder................................. 11
B.I.10 Tiêu chí thoát khỏi dự án .................................................................................................. 11
B.I.11 Giám đốc dự án được giao, trách nhiệm và cấp thẩm quyền .......................................... 13
B.II Scope Statement .......................................................................................... 14
B.II.1 Tóm tắt và mô tả dự án (Project summary and justification) ......................................... 14
B.II.2 Đặc điểm và yêu cầu sản phẩm (Product Characteristics and Requirements) ................ 14
B.II.3 Tóm tắt các sản phẩm phân phối dự án (Summary of Project Deliverables) ................. 16
a) Các sản phẩm phân phối liên quan đến quản lý dự án (Project management-related
deliverables) ................................................................................................................................ 16
b) Các sản phẩm phân phối liên quan (Product-related deliverables)................................ 16
B.II.4 Tiêu chí thành công của dự án (Project Success Criteria) ............................................... 17
B.III Phân rã công việc (Đính kèm File MS Project) ...................................... 17
B.III.1 Danh sách công việc (Task và sub-Task).......................................................................... 17
Báo cáo đồ án môn học, đề tài “Quản lý phòng khám”

B.III.2 Phân rã chức năng theo yêu cầu ..................................................................................... 23

B.III.3 Gantt Chart ...................................................................................................................... 24
B.III.4 Sơ đồ phân rã công việc WBS.......................................................................................... 25
B.IV Quản lý chi phí.............................................................................................. 27
B.IV.1 Trạng thái công việc ........................................................................................................ 27
B.IV.2 Dự báo ............................................................................................................................. 28
B.V Quản lý chất lượng và nhân sự ................................................................. 28
B.V.1 Quản lý chất lượng dự án ............................................................................................... 28
a) Quản lý chất lượng sản phẩm (QC) ................................................................................. 28
b) Quản lý chất lượng của quy trình (Process) – QA ....................................................... 29
B.V.2 Quản lý nhân sự dự án .................................................................................................... 31
B.VI Quản lý giao tiếp .......................................................................................... 34
B.VI.1 Cách để giao tiếp với các bên liên quan .......................................................................... 34
B.VI.2 Liệt kê ra các nhiệm vụ trên Kanban ............................................................................... 35
B.VII Quản lý rủi ro (Đính kèm File Excel) ....................................................... 35
B.VII.1 Một số công việc hoàn thành sớm so với dự kiến: Risk enhancement .......................... 35
B.VII.2 Nhân viên bị bệnh, bị thương: Risk mitigation ............................................................... 37
Tài liệu tham khảo ............................................................................................................. 38
PHỤ LỤC 1: PHÂN CÔNG THỰC HIỆN BÁO CÁO LẦN 1 ............................................ 39
PHỤ LỤC 7: PHÂN CÔNG THỰC HIỆN BÁO CÁO TOÀN VĂN................................... 41

MỤC LỤC HÌNH
Hình 1 Danh sách công việc (1).............................................................................. 18

Hình 10 Danh sách công việc (10) ......................................................................... 23
Hình 11 Danh sách công việc (11) ......................................................................... 23
Hình 12 Quản lý rủi ro .............................................................................................. 38

Phần A: TỔNG QUAN

A.I Giới thiệu dự án
A.I.1 Sơ nét phòng khám
ABC là phòng khám đa khoa chuyên cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe ngoại
trú chất lượng cao, chỉ hoạt động trong thành phố.
A.I.2 Yêu cầu hệ thống
❖ Nhà quản lý phòng khám muốn theo dõi tình hình kinh
doanh của doanh nghiệp tại mọi thời điểm thông qua sự
hỗ trợ của công nghệ.
Business need
❖ Ngoài ra, phòng khám muốn tiếp cận thêm nhóm khách
hàng ở những vùng cách xa thành thị hay gặp khó khăn
trong việc đi lại bằng cách đưa các y bác sĩ đến tận nơi.
❖ Xây dựng hệ thống giúp chuyển thông tin khách hàng có

nhu cầu dùng dịch vụ thăm khám tại nhà, tại phòng khám
Business đến doanh nghiệp;
request ❖ Ghi nhận đơn thuốc, lịch sử khám của từng bệnh nhân
phục vụ việc lập hóa đơn cũng như tạo ra báo cáo theo
thời gian thực cho nhà quản lý một cách tự động.
❖ Cắt giảm chi phí sử dụng giấy;

❖ Tối ưu hóa việc khám sức khỏe, tăng sự hài lòng cho
Business value khách hàng vì khách được chủ động chọn lịch hẹn, biết
mình cần chờ đợi bao lâu;
❖ Tránh được sự quá tải trong phòng khám.
1
A.II Các chức năng cơ bản

A.II.1 Mô hình phân cấp chức năng
A.II.2 Mô tả các chức năng

a) Lập lịch khám bệnh:
- Lịch khám chữa bệnh của từng bác sĩ dựa trên lịch hẹn với khách hàng;
- Tìm bác sĩ còn trống lịch phù hợp với nhu cầu khách hàng (Đối với khách
hàng chưa đăng ký lịch trước).
b) Lập lịch hẹn:

- Cho phép khách hàng đặt lịch hẹn tại nhà qua hệ thống đối với dịch vụ bác
sĩ gia đình.
- Cho phép khách hàng đặt lịch hẹn thăm khám tại phòng khám qua hệ thống
- Danh sách khách hàng đã đặt lịch hẹn với bác sĩ;
c) Sổ khám bệnh điện tử:

- Ghi nhận thông tin bệnh nhân: đơn thuốc, chỉ số sức khỏe, dị ứng…;
⇒ Giúp bác sĩ dễ dàng theo dõi lịch sử khám chữa bệnh, tình trạng sức khỏe,
tiền sử bệnh của bệnh nhân - thay thế cho sổ khám bệnh truyền thống.
d) Quản lý kho (Quản lý thuốc, VTYT):

2
- Lập danh mục hàng hóa (thuốc, VTYT);
- Nhóm chức năng CRUD (thêm, xóa, sửa, tìm kiếm);
- Giá vốn, giá bán;
- Nhập hàng;
- Xuất hàng.
e) Quản lý dịch vụ khám chữa bệnh:

- Lập phiếu sử dụng dịch vụ: khám chữa bệnh tại phòng khám, dịch vụ khám
tại nhà - bác sĩ gia đình;
- Lập bảng giá dịch vụ - giúp bệnh nhân tiện theo dõi ước lượng chi phí khi
lựa chọn dịch vụ.
f) Hóa đơn dịch vụ:

- Hóa đơn điện tử bán thuốc;
- Hóa đơn điện tử dịch vụ y tế khác (Khám bệnh, nội soi, siêu âm, x-ray….).
g) Quản lý bác sĩ, nhân viên y tế:

- Thông tin cá nhân (Thông tin định danh, trình độ chuyên môn, chuyên
khoa);
- Chất lượng phục vụ (Thông qua đánh giá từ phía bệnh nhân dưới dạng
comment, điểm rate, thư góp ý).
h) Lập Báo cáo:

- Báo cáo doanh thu theo ngày, tháng, quý, năm;
- Báo cáo sử dụng thuốc;
- Báo cáo sử dụng dịch vụ;
- Báo cáo tồn kho.
A.III Mô tả tổng quát các quy trình nghiệp vụ
- Khi khách hàng tới phòng khám đăng ký khám chữa bệnh:
3
⮚ Khách hàng chọn đăng ký khám chữa bệnh theo 2 cách:
+ Đăng ký trực tiếp tại phòng khám (C1);

+ Đăng ký trực tuyến qua hệ thống (C2).
⮚ Theo C1, nhân viên lễ tân sẽ thu thập thông tin khách hàng, kiểm tra lịch
khám chữa bệnh và báo với khách hàng. Tiếp đến, nhân viên lễ tân sẽ nhập
thông tin đăng ký của khách hàng vào lịch khám chữa bệnh.
⮚ Theo C2, khách hàng tự tiến hành đăng ký tài khoản trên hệ thống của
phòng khám, sau đó đặt lịch hẹn để được thăm khám.
- Khi hoàn tất xong các thủ tục đăng ký:
⮚ Khách hàng sẽ khám chữa bệnh theo như lịch đã đăng ký trước đó;
⮚ Trong quá trình khám chữa bệnh, bác sĩ có thể tra cứu hồ sơ bệnh án của
khách hàng cũng như các thông tin liên quan đến lịch sử thăm khám của họ;
⮚ Sau khi đã thực hiện xong việc khám chữa bệnh, bác sĩ có thể kê đơn thuốc
và các thông tin liên quan trên phiếu khám chữa bệnh và xét nghiệm viên lập
phiếu sử dụng dịch vụ;
⮚ Bác sĩ có thể lập lịch hẹn thăm khám (nếu có).
- Khi hoàn tất việc khám chữa bệnh:
⮚ Dược sĩ sẽ tiến hành kê đơn thuốc theo toa (Có thể tra cứu thuốc trong quá
trình kê đơn);
⮚ Kế toán sẽ tiến hành lập hóa đơn thanh toán (Lấy thông tin từ phiếu khám
chữa bệnh và phiếu sử dụng dịch vụ được lập trước đó) cho khách hàng;
⮚ Kế toán lập phiếu thu tiền sau khi đã nhận tiền từ khách hàng; in hóa đơn
nếu họ cần.
4
Phần B: KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN
B.I Project charter

B.I.1 Mục đích dự án
Hệ thống quản lý phòng khám được xây dựng nhằm giúp quản lý có thể theo
dõi được tình hình hiện tại của phòng khám; có thể tìm kiếm, lưu trữ và báo cáo
thống kê thông tin một cách dễ dàng và chính xác. Giúp bác sĩ dễ dàng nắm bắt
tình trạng sức khỏe bệnh nhân thông qua sổ khám bệnh điện tử. Giúp cho khách
hàng có thể theo dõi được lịch sử khám chữa bệnh cũng như các đơn thuốc đã
dùng và đặc biệt là giúp khách hàng có thể chủ động đặt lịch khám thông qua hệ
thống nhằm tránh được sự quá tải trong phòng khám và bệnh nhân được khám
chữa bệnh tại nhà (đối với dịch vụ bác sĩ gia đình).
B.I.2 Mục tiêu dự án có thể đo lường và các tiêu chí thành công liên quan
- Hệ thống đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong 5 đến 10 năm nữa;
- Hệ thống đảm bảo việc có thể cho phép tối đa 1000 lượt người truy cập đồng
thời vào hệ thống;
- Kinh phí dự kiến để xây dựng hệ thống (BAC): 10.420$ (Lưu ý: Các giá trị
chi phí được ước tính và trình bày bên dưới mang tính tương đối và giả sử
các giá trị sẽ không quá chênh lệch khi gắn chi phí cho các task và sub-task
còn lại của dự án);
- Thời gian dự kiến hoàn thành dự án: 6 tháng.
B.I.3 Yêu cầu đối với dự án
5
a) Yêu cầu nghiệp vụ
- Lưu trữ: nhằm lưu lại các thông tin cần thiết như danh sách khám bệnh,
thông tin khách hàng.
- Tra cứu: khách hàng có thể tra lại các đơn thuốc đã từng sử dụng, tình trạng
sức khỏe của mình ở những lần khám bệnh trước hay quản lý có thể tra lại
được các hóa đơn, báo cáo của những tháng, năm, quý trước.
- Tính toán: tính được tổng số lượng bệnh nhân đặt lịch hẹn trong ngày hôm
đó, tính được tổng tiển khám bệnh với đơn thuốc của khách hàng.
b) Yêu cầu hệ thống
- Chức năng tự động: tự đọ ng thông báo, nhắc nhở người dùng khi có những
thay đổi mới từ hệ thống.
- Chức năng sao lưu: lưu thông tin khách hàng đã từng đến phòng khám,
thông tin về hóa đơn, báo cáo và khôi phục lại dữ liệu khi có sự cố xảy ra.
- Phân quyền: phân ra các quyền truy cập vào hệ thống như quản lý, bác sĩ,
khách hàng.
- Tính bảo mật và an toàn: các dữ liệu thông tin phòng khám, khách hàng,
thông tin tài khoản đăng nhập của hệ thống cần được mã hóa, sao lưu để
6
tránh tình trạc thất lạc hoặc bị đánh cắp thông tin (sử dụng dịch vụ cloud để
lưu trữ và các phương thức mã hóa để bảo mật cho thông tin).
c) Yêu cầu chất lượng
- Tính tiến hóa: có thể thay đổi được các tham số về quy định như danh sách
vật tư y tế, danh sách thuốc.
- Tính tiện dụng: giao diện đơn giản, tự nhiên, thân thiện dễ sử dụng, dễ đọc,
đầy đủ thông tin.
- Tính hiệu quả: tốc độ xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác, xử
lý nhanh nhiều yêu cầu từ nhiều người khác nhau vào cùng một thời điểm.
- Tính tương thích: tương thích, sử dụng được trên nhiều thiết bị, hệ điều
hành khác nhau.
d) Yêu cầu kỹ thuật
- Dễ sửa: khi có lỗi xảy ra sẽ không gây ả nh hưởng tới chức năng, dữ liẹ u khá c
trong quá trình sửa lõ i và có thể tìm được ra lỗi một cách nhanh chóng.
- Dễ bảo trì: cập nhật phiên bản mới trong thời gian ngá n và tương thích với
dữ liẹ u trong phiên bả n cũ củ a phà n mè m. Thêm chức năng mới trong thời
gian ngá n. Dẽ dà ng trong viẹ c mở rọ ng và lưu trữ dữ liẹ u trong tương lai.
- Tái sử dụng: có thể áp dụng cho nhiều phòng khám khác nhau, dễ dàng trong
việc sửa đổi phần mềm để tương thích với từng phòng khám.
B.I.4 Lợi ích của dự án
- Tăng doanh thu, doanh nghiệp có thể thực hiện hợp đồng dịch vụ với những
bác sĩ và khách hàng mà không cần làm việc trực tiếp tại phòng khám.
- Kiểm soát tốt tài nguyên của doanh nghiệp (dược phẩm, thiết bị y tế,...)
- Liên kết mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chất lượng dịch vụ chăm sóc sức khỏe được hoàn thiện.
- Làm tăng độ tin cậy của thông tin công bố ra cộng đồng, của các bản báo cáo
tài chính.
B.I.5 Sơ lược về phương pháp thực hiện dự án
7
Vấn đề với hệ thống hiện tại của doanh nghiệp là làm sao quản lý hàng trăm
phiên bản và biến thể của tài liệu Excel, Word. Do đó, dự án sẽ xây dựng cơ sở liệu
dùng chung, sử dụng phần mềm, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin kết hợp với
những phương thức bảo mật để hoàn thiện quy trình quản lý. Bắt đầu từ việc lựa
chọn nhà cung cấp hệ thống uy tín, cho tới khi hệ thống mới vận hành ổn định và
tiếp tục duy trì.
B.I.6 Rủi ro tổng thể của dự án
Rủi ro Biểu hiện
Tiến độ thực hiện trì trệ nên thời gian dự án bị kéo dài hơn dự
kiến
Quy trình
Dự án vượt quá mức ngân sách đầu tư ban đầu
Dự án bị tạm ngưng vì những lý do khác
Kỹ thuật Gặp khó khăn khi chuyển dữ liệu cũ vào hệ thống mới
Đội ngũ triển khai không đủ cam kết gắn bó với dự án
Người dùng nội bộ không muốn đi theo cách làm việc mới
Con người
Nhà cung cấp không thể phát triển tiếp hệ thống trong tương
lai
Hệ thống không đáp ứng yêu cầu của quy trình nghiệp vụ
Sự tương thích doanh nghiệp

Mức độ linh hoạt và tích hợp với công việc hàng ngày thấp
B.I.7 Tóm tắt cột mốc tiến độ

CÁC GIAI ĐOẠN CÁC CỘT MỐC
2021
25/1 1/2 22/2 24/2 15/4 9/6 16/6
Lập kế hoạch
Khởi đầu dự án X
8
Project charter X
Quản trị và truyền

thông
Thông báo chính
X
thức
Các báo cáo tiến độ
X X X X X
của quản lý dự án
Họp nhóm thực hiện X X X X X X
Cập nhật tình hình

X X X X X X
cho trưởng dự án
Họp hội đồng lãnh
X X X X X X
đạo
Truyền thông nội bộ X X X X X
Phát triển
Lập kế hoạch quản
X
trị thay đổi và rủi ro
Chốt về phương thức
chuyển giao, tiêu X
chuẩn đánh giá
Tái thiết kế quy trình
và công cụ phục vụ X
việc tối ưu hóa
Thiết kế chương
trình huấn luyện X
người dùng
Lấy đồng thuận về
quy trình mới, công
X
cụ và chương trình
huấn luyện
Chốt kế hoạch và
X
chiến lược tập huấn
Cài đặt và cấu hình
X
môi trường máy chủ
Lập trình và kiểm
X
thử những tích hợp
Chuẩn bị cho việc lấy
X
ý kiến người dùng
9
Giải quyết các vấn đề

cấp thiết khác liên X
quan
Triển khai
Thu mua thuốc, vật
X
tư cần thiết
Cài đặt phần cứng,
X
phầm mềm
Triển khai các công
X
cụ
Chuẩn bị check list
X
triển khai
Tiến hành tập huấn X
Giải quyết các vấn đề

cấp thiết khác liên X
quan
Vận hành
Kiểm thử và sửa lỗi X
Triển khai quy trình

X
kiểm soát hệ thống
Thiết lập các quy
trình backup hệ X
thống
Kiểm soát nhu cầu
X
sử dụng và bảo trì
Đánh giá hiệu quả
X
hoạt động hệ thống
Đề xuất về hành
động phát triển, mở
X
rộng hệ thống trong
tương lai
B.I.8 Nguồn tài chính được phê duyệt trước

Phòng khám phê duyệt nguồn tài chính 1.000 (USD) cho bộ phận kế toán trong
giai đoạn lập kế hoạch. Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm duyệt các khoản chi liên
quan, phù hợp theo đề xuất của trưởng dự án.
10
B.I.9 Danh sách các bên liên quan chính và Ma trận quản lý Stakeholder
a) Các bên liên quan chính:
- Trưởng dự án: Nguyễn Phúc Luân
- Chủ sở hữu hệ thống - Nhà tài trợ - tổ chức thực hiện dự án: tổ chức - phòng
khám SPORTS MEDIC)
- Các thành viên trong đội dự án: Võ Duy Hữu Lộc, Lê Hồng Võ, Lê Linh Nhân,
Nguyễn Thảo Nhi
- Người dùng hệ thống: bác sĩ, tiếp tân, dược sĩ, xét nghiệm viên, thủ kho, viên
kế toán, quản lý, khách hàng đăng ký khám bệnh.
b) Ma trận trách nhiệm của các thành viên dự án
Lập
Thiết trình Kiểm
Phân Thiết Kết
Kế và thử
Khảo tích kế thúc
cơ sở tích và
sát chức giao dự
dữ hợp, sửa
năng diện án
liệu hệ lỗi
thống
Nguyễn
Phúc C P, A P I, R P I, C P
Luân
Võ Duy
Hữu P R, C C P, R P I, C P
Lộc
Lê
Hồng P R, C P I, C C P, R P
Võ
Nguyễn
Thảo C P, A C P, A R P, R P
Nhi
Lê Linh
P R, C C I, C C P, R P
Nhân
B.I.10 Tiêu chí thoát khỏi dự án

a) Tiêu chí đóng dự án:
- Đáp ứng được yêu cầu về phần mềm của các bên có thẩm quyền quyết định
trực tiếp vào dự án và phải có sự nhất trí chung với kết quả thực hiện;
11
- Triển khai thành công phần mềm cho phòng khám;
- Xem xét các vấn đề phát sinh trong quá trình thực thi phần mềm; Phải đảm
bảo tất cả mọi thứ không có vấn đề gì ảnh hưởng về sau;
- Đề xuất phương pháp cho tất cả vấn đề rủi ro có thể xảy ra;
- Kiểm kê chi phí dự án nằm trong phạm vi cho phép đối với ngân sách dự
kiến ban đầu của phòng khám
- Khách hàng thanh toán đầy đủ các khoản liệt kê trong hợp đồng theo đúng
thời hạn đề ra ngay từ ban đầu;
- Đảm bảo các hoạt động phát triển phần mềm diễn ra theo đúng tiến độ dự
kiến ban đầu.
b) Tiêu chí tạm ngưng dự án:
- Sau khi hoàn thành ở các cột mốc 25%, 50%, 75%,; bên thực hiện phần mềm
sẽ tiến hành báo cáo đồng thời các bên liên quan có ảnh hưởng trực tiếp đến
dự án sẽ tiến hành đánh giá và xem xét. Dự án sẽ tạm ngưng nếu có vấn đề
để các bên cần có thời gian để bàn bạc, đề xuất thay đổi kế hoạch;
- Cần thời gian để phòng khám bổ sung ngân sách để dự án được tiếp tục;
- Bên thực hiện dự án gặp vấn đề về nguồn lực cần có thời gian để giải quyết
trước khi dự án tiếp tục diễn ra;
c) Tiêu chí hủy dự án:
- Chỉ hoàn thành được 4/10 tiến độ khi dự án đã chạy được 80% thời gian dự
kiến;
- Chi phí dự án nằm ngoài phạm vi dự kiến ngân sách ban đầu của phòng
khám mà các bên liên quan không đồng thuận cho việc tiếp tục dự án;
- ⅗ thành viên bên liên quan muốn thay đổi trên 40% kế hoạch dự án ban
đầu;
- Phần mềm triển khai không đáp ứng đúng mong đợi của ⅗ các bên liên
quan;
- Khách hàng không thanh toán theo đúng những gì đã thỏa thuận trên hợp
đồng trước đó;
12
- Phần mềm trong quá trình thực thi gặp vấn đề nghiêm trọng không thể khắc
phục và sửa chữa trong thời gian cho phép;
B.I.11 Giám đốc dự án được giao, trách nhiệm và cấp thẩm quyền
- Giúp viết Project Charter (hiến chương dự án)
- Phụ trách dự án, nhưng không nhất thiết là phụ trách nguồn lực
- Xác định và phân tích các ràng buộc và giả định
- Hướng dẫn và chỉ đạo các nỗ lực lập kế hoạch dự án
- Chọn các quy trình phù hợp cho dự án
- Xác định sự phụ thuộc giữa các hoạt động
- Phân tích các yêu cầu tiến độ không thực tế và thực hiện hành động để tạo
ra một tiến độ thực tế
- Phát triển dự phòng thời gian và chi phí cho dự án
- Tích hợp các cấu phần của dự án thành một tổng thể gắn kết đáp ứng nhu
cầu của khách hàng
- Hoàn thiện và đạt được phê duyệt kế hoạch quản lý dự án
- Đảm bảo sự tương tác chuyên nghiệp giữa nhóm dự án và các bên liên quan
khác
- Project Manager phối hợp các tương tác giữa nhóm dự án và các bên liên
quan chính
- Hỗ trợ nhóm và các bên liên quan khác trong quá trình thực hiện dự án
- Xác định và cung cấp mức chất lượng cần thiết
- Xác định các bên liên quan, hỗ trợ sự tham gia của các bên liên quan và quản
lý sự mong đợi của các bên liên quan trong suốt dự án
- Quản lý kiến thức dự án, bao gồm chia sẻ bài học kinh nghiệm
- Quản lý và kiểm soát tài nguyên
- Duy trì kiểm soát dự án bằng cách đo lường hiệu suất và xác định phương
sai so với kế hoạch
13
- Giám sát rủi ro, truyền thông và sự tham gia của các bên liên quan để đảm
bảo chúng phù hợp với kỳ vọng
- Xác định sự cần thiết của các yêu cầu thay đổi, bao gồm các hành động khắc
phục và phòng ngừa được đề xuất hoặc sửa chữa lỗi
- Phê duyệt hoặc từ chối các thay đổi theo ủy quyền của ban kiểm soát thay
đổi (CCB), quản lý ban kiểm soát thay đổi, và thường xuyên ngồi trong ban
kiểm soát thay đổi
- Project Manager làm việc trực tiếp với các thành viên trong nhóm để giải
quyết các phương sai so với kế hoạch quản lý dự án
- Giữ cho các thành viên trong nhóm tập trung vào quản lý rủi ro và các phản
ứng/giải pháp có thể với các rủi ro
- Thực hiện đóng dự án vào cuối mỗi giai đoạn và cho toàn bộ dự án
- Thực hiện hoặc ủy thác hầu hết các hoạt động dự án
B.II Scope Statement

Project Title: Hệ thống thông tin quản lý phòng khám
Date: Ngày 04/03/2021
Prepared by: Lê Linh Nhân, Lê Hồng Võ
B.II.1 Tóm tắt và mô tả dự án (Project summary and justification)

Dự án được tiến hành trong giai đoạn tăng trưởng của doanh nghiệp. Để phục
vụ quá trình đó, một hệ thống thông tin sẽ được xây dựng song song mà không
làm gián đoạn hoạt động thăm khám bệnh thường nhật. Ngân sách ban đầu cho
dự án là 1.000 USD. Lợi ích dự án mang lại là doanh nghiệp có thể mở rộng phạm
vi kinh doanh dịch vụ và hơn hết là đạt được hiệu quả, tính minh bạch trong việc
quản lý nguồn lực.
B.II.2 Đặc điểm và yêu cầu sản phẩm (Product Characteristics and
Requirements)
- Mẫu và công cụ (Templates and tool): Phần mềm sẽ cho phép người dùng
được quyền tải xuống các tệp mà họ có thể sử dụng để tạo tài liệu và giúp
14
họ quản lý phòng khám. Các tệp này sẽ ở dạng Microsoft Word, Excel, PDF.
Ngoài ra, phần mềm phải cho phép kết nối với máy in để in hóa đơn, giấy tờ,
phiếu thu khi người dùng cần.
- Bảo mật và phân quyền (Security and decentralization): Để sử dụng

phần mềm thì mỗi nhân viên, bác sĩ, dược sĩ và quản lý phải có một tài khoản
riêng tương ứng với quyền hạn sử dụng của mình trên phần mềm. Ở đây
việc phân quyền lại chia ra thành 8 cấp độ: Bác sĩ, tiếp tân, dược sĩ, xét
nghiệm viên, thủ kho, viên kế toán, quản lý, khách hàng đăng ký khám bệnh
- Các yêu cầu chức năng (Function requirements): Phần mềm phải cung
cấp các chức năng hỗ trợ cho việc vận hành phòng khám từ các yêu cầu cơ
bản: Lập danh sách khám bệnh, Lập danh mục thuốc, dịch vụ, VTYT, Lập hóa
đơn thanh toán, Lập phiếu nhập thuốc/VTYT,… cho đến các yêu cầu nâng
cao hỗ trợ cho việc quản lý và ra quyết định: Lập báo cáo theo
tháng/quý/năm, thay đổi quy định.
- Các yêu cầu công nghệ (Technology requirements): Phần mềm phải dễ
sửa đổi, dễ bảo trì, tái sử dụng và dễ chuyển đổi.
- Tốc độ xử lý và sự tiện dụng (Processing speed and usability): Tốc độ

xử lý nhanh chóng, mượt mà, thao tác dễ dàng, hạn chế tối đa sự cố kỹ thuật
trong quá trình sử dụng.
- Tính năng tìm kiếm (Search feature:): Phần mềm phải có tính năng tìm
kiếm để người dùng tìm kiếm theo chủ đề và từ khóa.
- Máy tính người dùng phải có phần mềm để sử dụng truy cập vào hệ thống
- Trang mạng nội bộ phải hoạt động 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần, một
giờ một tuần để bảo trì hệ thống và bảo trì định kỳ khác, nếu thích hợp.
- Hệ thống thông tin phòng khám phải thu thập, quản lý, phân tích và xử lý dữ
liệu một cách kịp thời để nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ, cung cấp phản
hồi về hiệu suất của hệ thống, cải thiện chất lượng dữ liệu và sử dụng để đưa
ra các quyết định đúng đắn.
- Ngoài ra, phần mềm có thêm các đặc tính như: Có thể dùng bởi cả phòng
khám và bệnh nhân, Có khả năng tái sử dụng dữ liệu được thu thập từ các
15
hệ thống khác, tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn, bảo mật về dữ liệu y tế, chăm
sóc sức khỏe,…
B.II.3 Tóm tắt các sản phẩm phân phối dự án (Summary of Project
Deliverables)
a) Các sản phẩm phân phối liên quan đến quản lý dự án (Project
management-related deliverables)
Các nội dung liên quan đến quản lý dự án: Tình huống kinh doanh, điều lệ, hợp
đồng nhóm, tuyên bố phạm vi, WBS, lịch trình, cơ sở chi phí, báo cáo tiến độ, bản
trình bày dự án cuối cùng, báo cáo dự án cuối cùng, báo cáo rút kinh nghiệm và
bất kỳ tài liệu nào khác cần thiết để quản lý dự án.
b) Các sản phẩm phân phối liên quan (Product-related deliverables)
- Khảo sát (Survey): Khảo sát các nhà tư vấn và khách hàng hiện tại để giúp
xác định nội dung và tính năng mong muốn cho phần mềm, tài liệu thiết kế
hệ thống, phần mềm, phần cứng.
- Hướng dẫn sử dụng các công cụ, chức năng (Instructions for using functions
and tools): Phần mềm sẽ bao gồm thông tin về cách sử dụng một số công cụ
và chức năng
- Các bản báo cáo (Reports): Mỗi khi tới cuối tháng thì quản lý phòng khám
có thể dùng tài khoản đã được phân quyền để xem báo cáo tháng (Dựa trên
kết quả dữ liệu của hệ thống truy xuất, xử lý và phản ánh ra cho quản lý).
Thông qua việc xem xét tình hình hoạt động này để quyết định những chiến
lược cho phòng khám trong những tháng kế tiếp.
- Cơ sở dữ liệu chuyên gia (Expert database): Để cung cấp tính năng yêu cầu
chuyên gia, phần mềm phải bao gồm và truy cập cơ sở dữ liệu chuyên gia đã
được phê duyệt.
- Tính năng yêu cầu của người dùng (User Requests feature): Phần mềm sẽ
thu hút và xử lý các yêu cầu từ người dùng.
- Thiết kế (Design): Thiết kế ban đầu của phần mềm sẽ bao gồm quy trình,
màu sắc hình ảnh giao diện được yêu cầu. Sau đó, một bản thiết kế kiến trúc
hệ thống được đưa ra để người dùng xem xét. Thiết kế cuối cùng sẽ kết hợp
16
các nhận xét và thu thập các ý kiến từ người dùng.
- Trang chủ (Home page): Trang chủ phần mềm sẽ bao gồm các thanh công
cụ về chức năng, báo cáo, quy định sử dụng, tài khoản người dùng, trợ giúp
hướng dẫn người dùng, đổi mật khẩu, phân quyền và đăng xuất khỏi hệ
thống.
- Thay đổi quy định (Change rules): Phần mềm cho phép người dùng thay đổi
các quy định về danh sách khám bệnh, danh sách thuốc, dịch vụ, vật tư y tế,
số lượng bệnh nhân tối đa thăm khám trong ngày, hạn mức tồn kho tối thiểu
và tối đa của thuốc, VTYT,….
- Kế hoạch kiểm tra (Test plan): Kế hoạch kiểm tra sẽ ghi lại cách phần mềm
sẽ được kiểm tra, ai sẽ thực hiện kiểm tra và các lỗi sẽ được sữa chữa và báo
cáo như thế nào.
- Kế hoạch đo lường lợi ích của dự án (Project benefit measurement plan):

Đo lường mức độ hiệu quả và lợi ích của phần mềm đem lại cho phòng khám.
B.II.4 Tiêu chí thành công của dự án (Project Success Criteria)
Mục tiêu của chúng tôi là hoàn thành dự án này trong vòng 6 tháng với thời
gian không quá $ 10.420. Đồng thời, phải bàn giao dự án đúng thời hạn và hệ
thống hoạt động ổn định.
Nếu dự án mất nhiều thời gian hơn một chút để hoàn thành hoặc chi phí cao
hơn một chút so với kế hoạch, chúng tôi vẫn sẽ coi đó là một thành công nếu nó
có khả năng đáp ứng tốt các nhu cầu và giúp phòng khám đạt được mục đích kinh
doanh một cách hiệu quả.
B.III Phân rã công việc (Đính kèm File MS Project)

B.III.1 Danh sách công việc (Task và sub-Task)
17
Hình 1 Danh sách công việc (1)
18
19
20
21
22
B.III.2 Phân rã chức năng theo yêu cầu

- Chức năng phân rã: Quản lý kho;
- Nội dung: Đính kèm File MS Project.
Hình SEQ Hình \* ARABIC 4

2 Danh sách công việc (4)
(2) 23
B.III.3 Gantt Chart
Hình 10 Gantt Chart
Page | 24
B.III.4 Sơ đồ phân rã công việc WBS
Hình 11 Phân rã công việc theo WBS (Tổng)
Page | 25
Hình 12 Phân rã công việc theo WBS (1)
Page | 26
B.IV Quản lý chi phí

Giả sử: Dự án chạy được 1/3 thời gian; Trong đó, có 5 công việc đang trễ so
với kế hoạch ban đầu và 1 công việc sớm hơn dự định và chi phí thực sự (Actual
Cost - AC) lại ít hơn 10% so với kết quả từ MS Project.
• Lưu ý: Các giá trị chi phí được ước tính và trình bày bên dưới mang tính
tương đối và giả sử các giá trị sẽ không quá chênh lệch khi gắn chi phí cho
các task và sub-task còn lại của dự án.
B.IV.1 Trạng thái công việc

• Ngân sách tại thời điểm hoàn thành (Budget at completion - BAC)
▪ BAC = 10420 $
• Ngân sách dự trù cho tổng chi phí sẽ chi tiêu cho một công việc trong
suốt một giai đoạn định trước(Planned Value - PV)
▪ PV =BAC*%Kế hoạch hoàn thành = 10420 * 1/3
= 3473,33 $
• Giá trị đạt được (Earned Value - EV)
▪ EV= 5065 $
• Chỉ số thực hiện lịch biểu (Schedule Performance Index - SPI)
Page | 27
▪ SPI=EV / PV = 5065/3473,33
= 1,458
▪ SPI > 1 EV>PV → Dự án hoàn thành sớm hơn kế hoạch
• Sự thay đổi lịch (Schedule Variance - SV)
▪ SV = EV – PV = 5065– 3473,33
= 1591,67 $
• Chi phí thực sự (Actual Cost-AC)
• Tỷ số giữa giá trị thu được và chi phí thật sự (Cost Performance Index
- CPI)
CPI = EV / AC = 5065/5065
=1
CPI=1 → Phù hợp, không vượt ngân sách
B.IV.2 Dự báo
• Ước tính lúc hoàn thành (Estimate at Completion - EAC)
▪ EAC = BAC / CPI = 10420/1
= 10420 $
• Ước tính để hoàn thành (Estimate to Completion - ETC)
▪ ETC = EAC – AC = 10420 - 5065
= 5355 $
• Phát sinh lúc hoàn thành (Variance at Complete - VAC)
▪ VAC = BAC – EAC = 10420 -10420
=0$
B.V Quản lý chất lượng và nhân sự

B.V.1 Quản lý chất lượng dự án
a) Quản lý chất lượng sản phẩm (QC)
1. Thực hiện test tích hợp: giúp tìm ra những khiếm khuyết của trong tương
tác giữa các modun phần mềm khi chúng được tích hợp với nhau điều
mà lập trình viên có thể không phát hiện được trong giai đoạn Unit test.
Page | 28
2. Test Hệ thống: Kiểm thử kỹ lưỡng mọi đầu vào và đầu ra mong muốn,
giúp giảm thiểu xử lý sự cố sau khi triển khai và các cuộc gọi hỗ trợ, đóng
một vai trò quan trọng trong việc cung cấp một sản phẩm chất lượng cho
khách hàng.
3. Tổ chức các cuộc họp rà soát (review): Lịch biểu ngắn, chu kỳ kiểm tra
ngắn, chi phí kiểm thử thấp, gia tăng năng suất, cải tiến chất lượng sản
phẩm.
4. Tối ưu hóa các phương pháp test tự động (Automation Test): Test nhanh
hơn, giảm thiểu nguồn nhân lực, test được hiệu năng của chương trình,
tránh được lỗi do nhập sai dữ liệu.
5. Test dựa trên kinh nghiệm, phán đoán lỗi, hữu ích trong trường hợp yêu
cầu không rõ ràng và thời gian bị giới hạn.
6. Sử dụng các phép đo chất lượng: hỗ trợ đánh giá chất lượng sản phẩm.
7. Lập báo cáo lỗi hiệu quả:

Một báo cáo lỗi tốt sẽ giúp kiểm tra phần mềm hiệu quả hơn bằng cách
xác định rõ ràng vấn đề và theo cách này, các kỹ sư điều hướng giải quyết
nó. Nó phải là nền tảng và là hình thức giao tiếp hiệu quả giữa chuyên gia
QA và nhà phát triển. Một báo cáo được viết không tốt có thể dẫn đến sự
hiểu lầm nghiêm trọng.
8. Sử dụng công cụ hỗ trợ cho kiểm thử: Công cụ quản lý lỗi, phân tích code,
tạo test case, hỗ trợ kiểm thử tự động.
9. Tổ chức các cuộc họp Inspection: Kiểm tra sản phẩm để xác định xem nó
tuân thủ theo các yêu cầu, tiêu chuẩn kỹ thuật đưa ra hay không thông
qua việc đo lường, xem xét và thử nghiệm. Công tác kiểm tra có thể tiến
hành ở mọi cấp độ, kiểm tra tất cả các sản phẩm trong suốt quá trình dự
án.
b) Quản lý chất lượng của quy trình (Process) – QA
Page | 29
1. Sử dụng phương pháp Audit

- Một công cụ quan trọng để đảm bảo chất lượng. Đánh giá chất lượng
(Quality Audit) là một cuộc đánh giá có cấu trúc đối với các hoạt động quản
lý chất lượng cụ thể giúp xác định các bài học kinh nghiệm và có thể cải thiện
hiệu suất của các dự án hiện tại hoặc trong tương lai. Người đánh giá nội bộ
hoặc bên thứ ba có chuyên môn trong các lĩnh vực cụ thể có thể thực hiện
đánh giá chất lượng, các cuộc đánh giá chất lượng này có thể được lên lịch
hoặc ngẫu nhiên. Các kỹ sư thường thực hiện đánh giá chất lượng bằng cách
giúp thiết kế các thước đo chất lượng cụ thể cho một dự án, sau đó áp dụng
và phân tích các thước đo này trong toàn bộ dự án. Các mục tiêu đánh giá
chất lượng có thể bao gồm:
• Xác định tất cả các thực hành tốt và tốt nhất đang được thực hiện;
• Xác định tất cả sự không phù hợp, lỗ hổng và thiếu sót;
• Chia sẻ các thông lệ tốt được giới thiệu hoặc thực hiện trong các dự
án tương tự trong tổ chức và / hoặc ngành;
• Chủ động cung cấp hỗ trợ một cách tích cực để cải thiện việc thực hiện
các quy trình nhằm giúp nâng cao năng suất của nhóm; và
• Làm nổi bật những đóng góp của mỗi cuộc đánh giá trong kho bài học
kinh nghiệm của tổ chức.
- Nỗ lực tiếp theo để sửa chữa mọi thiếu sót sẽ dẫn đến giảm chi phí chất
lượng và tăng sự chấp nhận của nhà tài trợ hoặc khách hàng đối với sản
phẩm của dự án. Đánh giá chất lượng có thể được lên lịch hoặc ngẫu nhiên,
và có thể được thực hiện bởi các đánh giá viên nội bộ hoặc bên ngoài.
- Đánh giá chất lượng có thể xác nhận việc thực hiện các yêu cầu thay đổi đã
được phê duyệt bao gồm cập nhật, hành động khắc phục, sửa chữa khiếm
khuyết và hành động phòng ngừa.
2. BENCHMARKING (Đối sánh)
- So sánh các hoạt động, quy trình kỹ thuật của dự án đang thực hiện so với
hoạt động, quy trình kỹ thuật tương tự của dự án khác để tìm ra giải pháp
cải tiến hiệu quả.
- Giúp trả lời câu hỏi “Hoạt động nào là tốt nhất đối với vấn đề này, tổ chức
thực hiện tốt nhất ở đâu và chúng ta học hỏi gì ở họ?”.
Page | 30
3. Sử dụng các công cụ hỗ trợ

- Biểu đồ nhân quả (Cause-and-effet diagrams, ishikawa diagram, Fishbone
diagram): giúp lên danh sách và xếp loại những nguyên nhân tiềm ẩn.
- Biểu đồ Pareto: Chỉ ra 1 số lượng nhỏ nguyên nhân thương gây ra lượng lớn
vấn đề (Quy tắc 80/20), nhận biết và phân loại nguyên nhân quan trọng của
1 vấn đề dự án, tập trung xử lý nguyên nhân chính yếu →Sử dụng nguồn lực
tốt hơn.
- Biểu đồ tiến trình
- Biểu đồ kiểm soát (Control chart): Theo dõi sự biến động của các thông số
về đặc tính chất lượng sản phẩm. Theo dõi những thay đổi của quy trình để
kiểm soát tất cả các dấu hiệu bất thường xảy ra khi có dấu hiệu đi lên hoặc
đi xuống của biểu đồ.
- Phiếu kiểm soát (Checksheet): Kiểm tra phân bố số liệu của một chỉ tiêu của
quá trình thực hiện, kiểm tra các dạng khuyết tật, kiểm tra vị trí các khuyết
tật, kiểm tra nguồn gốc gây ra khuyết tật, kiểm tra xác nhận công việc.
- Biểu đồ mật độ phân bố (Histograms): Theo dõi sự phân bố của các thông
số của sản phẩm, quá trình → đánh giá năng quá trình có đáp ứng được yêu
cầu hay không, phòng ngừa vấn đề có thể xảy ra.
- Biểu đồ phân tán : Giải quyết các vấn đề và xác định điều kiện tối ưu bằng
cách phân tích định lượng mối quan hệ nhân quả giữa các biến số của 2 nhân
tố phụ thuộc.
4. Tổ chức các cuộc họp Interviewer:
- Các nhu cầu và kỳ vọng về chất lượng của dự án và sản phẩm, tiềm ẩn và rõ
ràng, chính thức và không chính thức, có thể được xác định bằng cách phỏng
vấn những người tham gia dự án có kinh nghiệm, các bên liên quan và các
chuyên gia chủ đề. Các cuộc phỏng vấn nên được thực hiện trong một môi
trường tin cậy và bảo mật để khuyến khích những đóng góp trung thực và
không thiên vị.
B.V.2 Quản lý nhân sự dự án

Xây dựng RACI
Nguyễn Nguyễn
Lê Hồng Lê Linh Võ Duy
STT Công việc Phúc Thảo
Võ Nhân Hữu Lộc
Luân Nhi
Phân
1 tích_Quản I A R C C
lý kho_Sơ
Page | 31
đồ Use
case
Phân
tích_Quản
2 lý kho_Sơ I C R A C
đồ Hoạt
động
Phân
tích_Quản
3 lý kho_Sơ I A C C R
đồ Use
case
Phân
tích_Quản
4 lý kho_Sơ I C C A R
đồ Hoạt
động
Phân
tích_Quản
5 lý kho_Sơ I A C R C
đồ Use
case
Phân
tích_Quản
6 lý kho_Sơ I C A R C
đồ Hoạt
động
Phân
tích_Quản
7 lý kho_Sơ I R C C A
đồ Use
case
Phân
tích_Quản
8 lý kho_Sơ I R C A C
đồ Hoạt
động
Phân
tích_Quản
9 lý kho_Sơ R A I C C
đồ Use
case
Page | 32
Phân
tích_Quản
10 lý kho_Sơ R C I A C
đồ Hoạt
động
Phân
tích_Mô
hình hóa
11 I A R C C
cấu
trúc_Vật tư
y tế
Phân
tích_Mô
12 hình hóa I C A R C
cấu
trúc_Thuốc
Phân
tích_Mô
hình hóa
13 cấu R I C A C
trúc_Giá
vốn, giá
bán
Phân
tích_Mô
hình hóa
14 I R A C C
cấu
trúc_Nhập
hàng
Phân
tích_Mô
hình hóa
15 I A C C R
cấu
trúc_Xuất
hàng
Lập trình
chức
16 năng_Danh I A C R C
mục vật tư
y tế
Lập trình
17 I C A R C
chức
Page | 33
năng_Danh
mục thuốc
Lập trình
chức
18 I C A R C
năng_Quản
lý tồn kho
Lập trình
chức
19 năng_Quản I A C C R
lý xuất
hàng
Lập trình
chức
20 năng_Quản I C R C A
lý nhập
hàng
R: Thực hiện
A: Phụ trách
C: Tư vấn
I: Được báo cáo
về tiến độ
B.VI Quản lý giao tiếp

Giả sử: Thành viên Võ Duy Hữu Lộc có việc bất khả kháng và không thể
làm việc trong 3 tuần. Công việc của anh ấy bao gồm việc test 1 chức năng của hệ
thống và sẽ bắt đầu sau 1 tuần, vì vậy cần phải bàn giao lại cho người khác.
B.VI.1 Cách để giao tiếp với các bên liên quan

- Mô tả cách giao tiếp: Dùng hình thức Interactive Communication.
+ Bước 1: Gửi mail thông báo đến các bên liên quan và ra các options về
hình thức họp yêu cầu mọi người lựa chọn. Trong trường hợp không thể sắp
xếp họp offline (Do vắng mặt của những người có thể thay Lộc đảm nhân
công việc) thì sẽ lên lịch họp online;
+ Bước 2: Thông báo về vấn đề trên và những việc nảy sinh liên quan cần
giải quyết trong buổi họp. Chọn ra người sẽ thay Lộc đảm nhận các công việc
trên;
Page | 34
+ Bước 3: Gửi mail recap lại kết quả cuộc họp.

- Phương tiện giao tiếp với các bên liên quan:
+ Thực hiện cả 2 cách thức offline và online
+ Offline: Giao tiếp face-to-face (Ưu tiên);
+ Online: Giao tiếp qua các nền tảng trực tuyến: Meet, Skype,…
B.VI.2 Liệt kê ra các nhiệm vụ trên Kanban

- Công cụ miễn phí, trực tuyến sử dụng: Trello
- 10 nhiệm vụ kiểm thử chức năng Quản lý kho:
+ Chuẩn bị dữ liệu test bệnh nhân;
+ Lập testcase quản lý kho;
• Thực hiện test giao diện quản lý kho:
+ Lập danh mục hàng hóa;
+ Quản lý hàng tồn kho;
+ Quản lý xuất, nhập hàng;
+ Quản lý giá bán, giá vốn;
• Thực hiện test chức năng quản lý kho:
+ Lập danh mục hàng hóa;
+ Quản lý hàng tồn kho;
+ Quản lý xuất, nhập hàng;
+ Quản lý giá bán, giá vốn.
B.VII Quản lý rủi ro

No Rank Risk Description Category Root Trigger Potential Risk Probabi Impa Stat
Cause s responses owner lity ct us
nhân
Vì nhân sự của dự án có năng đặt các mức
nhân sự viên có
Một số công việc hoàn lực tốt nên một số công việc thưởng cho chư
rủi ro quy của dự án thời trưởng dự trung trung
1 2 thành sớm so với kế hoàn thành sớm so với kế những nhân a xử
trình có năng gian làm án bình bình
hoạch hoạch. Kết quả là dự án có thể viên năng lý
lực tốt việc
hoàn thành sớm. suất cao
khác
Vì đã từng hợp tác với nhà đã

đã từng
cung cấp A nên bệnh viện mua bộ phận xảy
Tìm được nhà cung cấp hợp tác chi phí xem xét việc
được cơ sở hạ tầng công nghệ rủi ro thị thu mua trung ra,
2 1 cơ sở hạ tầng công nghệ với nhà thu mua ký kết hợp cao
thông tin giá rẻ. Kết quả là trường của phòng bình chư
thông tin giá rẻ cung cấp giảm đồng thu mua
bệnh viện cắt giảm một phần khám a xử
A
chi phí thu mua. lý
Page | 35
Vì chính phủ có chiến lược do chiến

chuẩn bị hồ
thúc đẩy việc số hóa nên bệnh lược thúc chư
Bệnh viện nhận được một có thêm sơ để được giám đốc
viện nhận được thêm kinh phí. rủi ro tài đẩy số trung a
3 3 khoản kinh phí cho dự án ngân xem xét nhận phòng thấp
Kết quả là bệnh viện có thể có chính hóa mà bình xảy
số hóa từ chính phủ sách hỗ trợ từ khám
thêm ngân sách đầu tư cho dự chính phủ ra
chính phủ
án. đề ra
sắp xếp thêm

do các công việc
Vì nguyên nhân chủ quan hay yêu tố bên cho nhân
một số
do các yêu tố bên ngoài nên ngoài, viên có công chư
Nhân viên bị bệnh, bị rủi ro con công trưởng dự
4 2 nhân viên bị bệnh, bị thương. VD: dịch việc hoàn thấp cao a xử
thương người việc bị án
Kết quả là có thể ảnh hưởng bệnh, tai thành sớm; lý
trì trệ
đến tiến độ của dự án. nạn giao bố trí nhân sự
thông v.v thay thế vào
dự án
chậm có một
Vì chậm phản hồi giữa các
phản hồi số phàn
thành viên dự án nên việc giao đặt vấn đề chư
rủi ro con giữa các nàn trưởng dự trung
5 3 Giao tiếp không hiệu quả tiếp chưa thật sự hiệu quả. Kết trong các thấp a xử
người thành trong án bình
quả là hiệu suất làm việc chưa buổi họp mặt lý
viên dự hòm thư
tối ưu.
án góp ý
điều chỉnh
ước tính; sắp đã
Vì ước tính thời gian chưa một vài
cột mốc xếp thêm xảy
chính xác nên một số công việc ước tính
Một số công việc trễ so rủi ro quy bị kéo công việc trưởng dự trung ra,
6 3 bị chậm trễ. Kết quả là có thể thời gian thấp
với kế hoạch trình dài cho nhân án bình chư
ảnh hưởng đến tiến độ của dự chưa
(trượt) viên có công a xử
án. chính xác
việc hoàn lý
thành sớm
B.VII.1 Một số công việc hoàn thành sớm so với dự kiến: Risk
enhancement
- Hành động ứng phó
+ Đặt nhiều mức thưởng cho nhân viên có năng suất làm việc cao hơn tiêu
chuẩn trung bình.
→ Ảnh hưởng:
+ Task thêm: tính năng suất trung bình của nhân viên, đánh giá chất lượng
của công việc sau khi hoàn thành.
+ Chi phí: các khoản thưởng thêm.
+ Kế hoạch quản lý thời gian: thời gian hoàn thành dự án có thể được rút
ngắn vì do công việc trước hoàn thành sớm, kéo theo công việc liền sau (nếu
phụ thuộc) cũng được tiến hành sớm hơn dự định.
+ Rủi ro kéo theo: chất lượng công việc chưa đảm bảo.
- Hành động ứng phó dự phòng
+ Giám sát liên tục công việc đang tiến hành
+ Hỗ trợ kịp thời trước những khó khăn

Page | 36
+ Tổ chức các khóa huấn luyện kỹ năng cho nhân viên
B.VII.2 Nhân viên bị bệnh, bị thương: Risk mitigation

- Hành động ứng phó
+ Bố trí nhân sự thay thế vào dự án;
+ Sắp xếp thêm công việc cho nhân viên có công việc hoàn thành sớm (nếu
có).
→ Ảnh hưởng:
+ Task thêm: trưởng dự án theo dõi tiến độ công việc thông qua các sơ đồ
để phân bổ hợp lý và có hành động kịp thời.
+ Chi phí: chi phí tiền công nhân sự mới.
+ Kế hoạch quản lý thời gian: có thể không đảm bảo thời hạn của dự án bởi
vì cần có khoảng thời gian để chuyển giao công việc.
+ Nguồn lực (nhân sự): có thể phải bố trí thêm nhân sự thay thế cho người
bị sự cố.
+ Rủi ro tồn đọng: công việc không được hoàn thành như mong đợi.
+ Rủi ro kéo theo: nhân viên khác bất bình vì không được chọn, tạo ra một
mớ hỗn độn,…
Page | 37
Hình 12 Quản lý rủi ro
Tài liệu tham khảo
1. Sách A guide to the project management body knowledge

(PMBOK@ guide)
2. Sách Information technology projecct management 8e (Kathy
Schwalbe)
3. Một số tài liệu tham khảo trên internet
Page | 38
PHỤ LỤC 1: PHÂN CÔNG THỰC HIỆN BÁO CÁO LẦN 1

STT Phần Nội dung chi tiết Đảm nhận
1 Giới thiệu ● Giới thiệu sơ nét về đề tài Lê Linh Nhân
2 Các chức năng ● Diễn giải chức năng Nguyễn Phúc Luân
3 cơ bán ● Vẽ sơ đô phân cấp Nguyễn Thảo Nhi
4 ● Mô tả sơ nét nghiệp vụ Lê Hồng Võ

Mô tả nghiệp vụ
5 ● Bổ sung và hoàn chỉnh Võ Duy Hữu Lộc
Tổng hợp Lê Linh Nhân

6 ● Tổng hợp và hoàn tất báo cáo
báo cáo Lê Hồng Võ

● Mục đích dự án
1 ● Mục tiêu dự án Nguyễn Thảo Nhi
● Yêu cầu đối với dự án
● Lợi ích của dự án
● Sơ lược về phương pháp thực
2 Lê Linh Nhân
hiện dự án
● Rủi ro tổng thể của dự án
● Tóm tắt cột mốc tiến độ
Project Charter ● Nguồn tài chính được phê
duyệt trước
3 Võ Duy Hữu Lộc
● Danh sách các bên liên quan
chính và Ma trận quản lý
Stakeholder
● Tiêu chí thoát khỏi dự án
● Giám đốc dự án được giao,
4 Lê Hồng Võ
trách nhiệm và cấp thẩm
quyền
Tổng hợp ● Tổng hợp, chỉnh sửa, bổ sung
5 Nguyễn Phúc Luân
báo cáo và hoàn tất báo cáo
Page | 39

1 Lê Hồng Võ
Scope Statement
2 Lê Linh Nhân
4 Phân rã công việc Nguyễn Thảo Nhi
theo WBS
Tổng hợp
6 Lê Hồng Võ
báo cáo

1 Lê Hồng Võ
Bài tập nhóm
3 Lê Linh Nhân
4 Quản lý thời gian Nguyễn Thảo Nhi
Thực hiện trên MS Project
biểu

1 Lê Hồng Võ
Tính toán chi phí
4 Nguyễn Thảo Nhi
Quản lý chi phí Thực hiện trên MS Project
5 Lê Linh Nhân
Tổng hợp
7 Lê Hồng Võ
báo cáo

Quản lý chất Thực hiện nội dung Word

lượng và nhân sự Thực hiện trên MS Project
Page | 40
PHỤ LỤC 7: PHÂN CÔNG THỰC HIỆN BÁO CÁO TOÀN VĂN
Lê Hồng Võ
1 Quản lý giao tiếp
Nguyễn Thảo Nhi
Lê Linh Nhân
2 Quản lý rủi ro
Võ Duy Hữu Lộc
Nguyễn Phúc Luân

3 Góp ý, chỉnh sửa Lê Linh Nhân
Võ Duy Hữu Lộc
Tổng hợp báo

4 Lê Hồng Võ
cáo
Page | 41

Đồ án môn Quản trị Dự án TMDT

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Đồ án môn Quản trị Dự án TMDT

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.

BÁO CÁO MÔN HỌC

DỰ ÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN

GVHD: Th.S Nguyễn Mạnh Tuấn

Nhóm thực hiện: 5

TP.Hồ Chí Minh, Tháng 04/2021

MỤC LỤC NỘI DUNG

Phần A: TỔNG QUAN ..................................................................................................... 1

Báo cáo đồ án môn học, đề tài “Quản lý phòng khám”

B.III.2 Phân rã chức năng theo yêu cầu ..................................................................................... 23

Báo cáo đồ án môn học, đề tài “Quản lý phòng khám”

MỤC LỤC HÌNH

Hình 1 Danh sách công việc (1).............................................................................. 18

Báo cáo đồ án môn học, đề tài “Quản lý phòng khám”

Phần A: TỔNG QUAN

❖ Xây dựng hệ thống giúp chuyển thông tin khách hàng có

❖ Cắt giảm chi phí sử dụng giấy;

A.II Các chức năng cơ bản

A.II.2 Mô tả các chức năng

b) Lập lịch hẹn:

c) Sổ khám bệnh điện tử:

d) Quản lý kho (Quản lý thuốc, VTYT):

- Lập danh mục hàng hóa (thuốc, VTYT);

- Nhóm chức năng CRUD (thêm, xóa, sửa, tìm kiếm);

- Giá vốn, giá bán;

e) Quản lý dịch vụ khám chữa bệnh:

f) Hóa đơn dịch vụ:

g) Quản lý bác sĩ, nhân viên y tế:

h) Lập Báo cáo:

- Báo cáo sử dụng thuốc;

- Báo cáo sử dụng dịch vụ;

- Báo cáo tồn kho.

A.III Mô tả tổng quát các quy trình nghiệp vụ

⮚ Khách hàng chọn đăng ký khám chữa bệnh theo 2 cách:

+ Đăng ký trực tiếp tại phòng khám (C1);

- Khi hoàn tất xong các thủ tục đăng ký:

⮚ Bác sĩ có thể lập lịch hẹn thăm khám (nếu có).

- Khi hoàn tất việc khám chữa bệnh:

Phần B: KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN

B.I Project charter

a) Yêu cầu nghiệp vụ

B.I.6 Rủi ro tổng thể của dự án

Rủi ro Biểu hiện

Dự án bị tạm ngưng vì những lý do khác

Đội ngũ triển khai không đủ cam kết gắn bó với dự án

Sự tương thích doanh nghiệp

B.I.7 Tóm tắt cột mốc tiến độ

Quản trị và truyền

Cập nhật tình hình

Giải quyết các vấn đề

Giải quyết các vấn đề

Triển khai quy trình

B.I.8 Nguồn tài chính được phê duyệt trước

- Trưởng dự án: Nguyễn Phúc Luân

B.I.10 Tiêu chí thoát khỏi dự án

- Triển khai thành công phần mềm cho phòng khám;

- Giúp viết Project Charter (hiến chương dự án)

- Xác định và phân tích các ràng buộc và giả định

- Hướng dẫn và chỉ đạo các nỗ lực lập kế hoạch dự án

- Chọn các quy trình phù hợp cho dự án

- Xác định sự phụ thuộc giữa các hoạt động

- Phát triển dự phòng thời gian và chi phí cho dự án

- Hoàn thiện và đạt được phê duyệt kế hoạch quản lý dự án

- Xác định và cung cấp mức chất lượng cần thiết