HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ NGÂN SÁCH

Các thao tác chính trong trên hệ thống:

1. Upload ngâ n sá ch đã đượ c tạ m duyệt/phê duyệt ngoà i ngâ n sá ch

2. Upload ngâ n sá ch theo planning & Release bú t toá n ngâ n sá ch
3. Reverse bú t toá n ngâ n sá ch đã Up
4. Điều chuyển NS trên hệ thố ng
5. Carry ngâ n sá ch từ nă m trướ c sang nă m nay
6. Tra cứ u bú t toá n NS trên hệ thố ng.

Một số điểm cần lưu ý khi upload và quản lý ngân sách trên hệ thống
1. Mỗ i bú t toá n đổ ngâ n sá ch sẽ có 01 Document Number riêng biệt.
2. Sau khi đã Post bú t toá n ngâ n sá ch, chỉ có thô ng tin trong phầ n Short Texts và Long Texts là có thể sử a. Cá c
thô ng tin liên quan khá c (giá trị, ngà y thá ng, ngườ i phụ trá ch,…) khô ng thể thay đổ i.
3. Mộ t bú t toá n ngâ n sá ch có thể có mộ t hay nhiều dò ng. Tổ ng giá trị củ a cá c dò ng sẽ đượ c hiển thị trong
phầ n Header data.

Thông tin chung về document type và budget type:

Process Document Type Budget Type Trường hợp sử dụng

Enter Z1 (Budget Entry) BI (Budget Initial) Sử dụ ng khi up NS upload lầ n đầ u
Z2 (Budget Adjustment) BI (Budget Initial) Sử dụ ng trong trườ ng hợ p thay đổ i
NS dò ng tiền so vớ i file đã submit.
Transfer Z2 (Budget Adjustment) A1 (Budget Adjustment) Sử dụ ng khi điều chuyển NS
Return Z2 (Budget Adjustment) A1 (Budget Adjustment) Sử dụ ng khi thu hồ i NS đã upload
Supplement Z1 (Budget Entry) A2 (Bổ sung ngoà i NS) Sử dụ ng khi up cá c khoả n ngoà i NS
đượ c phê duyệt
Z1 (Budget Entry) A3 (sử dụ ng NS nă m NS nă m trướ c chưa sử dụ ng, nă m
trướ c cò n lạ i) nay xin chi bổ sung do chưa trích
trướ c. Trườ ng hợ p nà y rấ t hạ n chế
sử dụ ng

1. Upload ngân sách theo NS được phê duyệt/phê duyệt ngoài NS:
Tcode: FMBB
Bước 1: Và o Process, chọ n loạ i process muố n thự c hiện, trong đó :

Enter Upload ngâ n sá ch lầ n đầ u (á p dụ ng cho á p NS đã đượ c tạ m duyệt/phê

duyệt)
Supplement Upload cá c khoả n ngoà i ngâ n sá ch đượ c phê duyệt

Bước 2: Version: Lự a chọ n Version 0. (lưu ý: cá c version khá c đượ c sử dụ ng khi đượ c phê duyệt)
Bước 3: Document Type và Budget Type: Thố ng nhấ t sử dụ ng cá c document Type khi upload ngâ n sá ch
như sau:

Process Document Type Budget Type Trường hợp sử dụng

Enter Z1 (Budget Entry) BI (Budget Initial) Sử dụ ng khi up NS upload lầ n đầ u
Supplement Z1 (Budget Entry) A2 (Bổ sung ngoà i NS) Sử dụ ng khi up cá c khoả n ngoà i NS
đượ c phê duyệt
Bước 4: Additional Data: Trườ ng bổ sung thô ng tin (Yêu cầ u điề n đầ y đủ để phụ c vụ cho mụ c đích kiể m soá t sau
nà y).

Manager Điền tên ngườ i quả n lý Ngâ n sá ch/Ngườ i phê duyệt

Document header text Điền tố i đa 50 ký tự , ghi nộ i dung củ a bú t toá n.
Text name Lự a chọ n standard text
Year cohort
Tính nă ng phụ c vụ cho việc tuâ n thủ quy định củ a Chính Phủ Mỹ.
Basis
(Khô ng á p dụ ng cho Việt Nam)
Legislation

Bước 5. Trạng thái:

Hold: Giữ lạ i bú t toá n ngâ n sá ch trên hệ thố ng, có thể xử lý tiếp sau nà y. (Ngườ i sử dụ ng có thể tự gá n cho bú t
toá n NS ở trạ ng thá i Hold mộ t Document Number để tra cứ u và sử dụ ng sau nà y).
Prepost: Tương tự như Hold, trạ ng thá i nà y đượ c sử dụ ng để Up bú t toá n NS lên hệ thố ng, nhưng NS chưa thể
sử dụ ng. (Hệ thố ng sẽ tự gá n mộ t Document Number cho bú t toá n).

Post: Ấ n và o biểu tượ ng hoặ c phím tắ t Ctr + S để Post bú t toá n Ngâ n sá ch.
Post (Reversal) hoặc Prepost (Reversal): Bú t toá n ngâ n sá ch đã bị Reverse trên hệ thố ng.
LƯU Ý:
Với bút toán ngoài NS yêu cầu thêm trên trường Additional report:
(i) header text: Ghi rõ Đổ ngoà i NS cho mụ c đích gì, ngà y duyệt...Ví dụ : 0506_Ngoà i NS: hạ ng mụ c vò i
nướ c nó ng....

(ii) Chọ n và o biểu tượ ng , chọ n Creat -> Creat attachments kèm phầ n phê duyệt ngâ n sá ch lên hệ
thố ng, đả m bả o đẩ y đủ thô ng tin như phê duyệt, số tiền phê duyệt, cá c thô ng tin trọ ng yếu khá c...(chú ý
ko upload tranh ả nh, quá nhiều nộ i dung dẫ n đến nặ ng hệ thố ng)

2. Thu hồi ngân sách đã up trên hệ thống

Sử dụ ng Return để thu hồ i NS đã up trên hệ thố ng.
Tcode: FMBB
Bước 1: Và o Process, chọ n loạ i Return muố n thự c hiện, trong đó :

Process Document Type Budget Type Trường hợp sử dụng

Return Z2 (Budget Adjustment) A1 (Budget Adjustment) Thu hồ i NS đã up trên hệ thố ng

Bước 2: Yêu cầ u thêm thô ng tin trên trườ ng Additional Data:

(i) header text: Ghi rõ lý do thu hồ i NS. Ví dụ : THNS theo yêu cầ u củ a bộ phậ n hoặ c THNS do lỗ i kỹ
thuậ t trên NS ....
(ii) Personal resp.: ghi rõ ai là ngườ i phê duyệt cho thu hồ i NS. Ví dụ : GM/KTT Vù ng....

Bước 3: Chọ n và o biểu tượ ng , chọ n Creat -> Creat Notes và notes chi tiết nguyên nhâ n thu hồ i ngâ n sá ch.
3. Reverse bút toán ngân sách

Sử dụ ng Reverse để thu hồ i cá c bú t toá n NS up sai trên hệ thố ng. Bú t toá n NS sau khi reverse, sẽ chuyển về trạ ng
thá i Posted (Reversal) hoặ c Preposted (Reversal).

Tcode: FMBB
Bước 1: Và o Edit, chọ n Find (hoặ c ấ n phím tắ t Ctr + F)

Revs. Incr. Budget Sử dụ ng để quả n lý ngâ n sá ch vớ i cá c chi phí biến đổ i theo doanh thu.
(Revenue Increase  Khô ng có phâ n quyền để xem Rules đang set trên hệ thố ng
Budget) cho phầ n nà y như thế nà o nên khô ng sử dụ ng.

Bước 2: Điền Document Year và Document Number cầ n Reverse

Bước

3: Chọ n và o biểu tượ ng , chọ n Creat -> Creat Notes và notes chi tiết nguyên nhâ n Revese bú t toá n
ngâ n sá ch.

Bước 4: Và o Document, chon Reverse (hoặ c ấ n phím tắ t Ctr + F2)

Bước 5: Kiểm tra trạ ng thá i (Status) củ a Document, nếu đã chuyển sang Posted
(Reversal) hoặ c Preposted (Reversal) có nghĩa là đã reverse thà nh cô ng.

4. Điều chuyển Ngân sách trên hệ thống:

Sử dụ ng để điều chuyển ngâ n sá ch giữ a cá c FC/CI theo phê duyệt trên CNPQ
Tcode: FMBB
Bước 1: Lự a chọ n Process Transfer và điền đầ y đủ cá c thô ng tin yêu cầ u.
Bước 2: Điền thô ng tin về FC/CI điều chuyển NS trong phầ n Lines (Lưu ý: Total Sender phả i bằ ng Total
Receiver thì mớ i có thể điều chuyển)
Bước 3: Additional Data: điền thô ng tin tó m tắ t về NS điều chuyển.

Bước 4: Chọ n và o biểu tượ ng , chọ n Creat -> Creat Attachment và đính kèm Email CBLĐ đồ ng ý cho
điều chuyển NS theo CNPQ.

LƯU Ý:
Với bút toán điều chuyển giao dịch NS yêu cầu thêm trên trường Additional report:
(iii) header text: Ghi rõ lý do điều chuyển NS. Ví dụ : ĐCNS theo yêu cầ u củ a bộ phậ n hoặ c ĐNNS do lỗ i kỹ
thuậ t trên NS ....
(iv) Personal resp.: ghi rõ ai là ngườ i phê duyệt cho giao dịch điều chuyển NS. Ví dụ : GM/KTT Vù ng....

5. Carry ngân sách từ năm trước sang sử dụng trong năm nay (hạ n chế sử dụ ng
trườ ng hợ p nà y vì rấ t ít khi xả y và đều cầ n đượ c phê duyệt theo đú ng CNPQ)

Tcode: FMBB
Bước 1: Và o Process, chọ n Carry Over

Carry Over Z2 (Budget Adjustment) CF (Budget Carryforward) Sử dụ ng khi carryforward NS

Bước 2: Điền thô ng tin nă m trướ c (Sender Year). Ví dụ :

Bước 3: Chọ n và o biểu tượ ng , chọ n Creat -> Creat Attachment và đính kèm Email phê duyệt củ a
CBLĐ

Bước 4: Additional Data: điền thô ng tin tó m tắ t về NS Carry Over.

6. Tra cứu bút toán Ngân sách trên hệ thống:

Tcode: FMEDDW
Bước 1: Budget Category, chọ n 9F
Bước 2: Entry Document Number: điền số Document Number củ a bú t toá n ngâ n sá ch.
(Cá c range dữ liệu bên dướ i đượ c sử dụ ng để tìm kiếm trong trườ ng hợ p khô ng biết chính xá c số Document
Number củ a bú t toá n ngâ n sá ch)