HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÔNG CỤ CONVERT FUND 2020

I – NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG VÀ CONVERT FUND

1. Đảm bảo số liệu fund được lên tương ứng từ các khoản chi phí đã lập trên BPC;

2. Đảm bảo thống nhất nguyên tắc convert chung trên toàn Vinpearl.

II – YÊU CẦU CỦA DỮ LIỆU ĐẦU VÀO

Dữ liệu được dùng để convert fund cho năm 2020 bao gồm 2 nguồn như sau: Nguồn từ BPC (Báo cáo Opex,
Báo cáo Capex); Nguồn từ các file điều chỉnh fund theo đặc thù cơ sở (Khoản hỗ trợ điều kiện sinh hoạt cho
Phú Quốc, Fund tương ứng với chi phí đêm phòng FOC của cơ sở nhận dịch vụ…).

Trong đó, yêu cầu dữ liệu đầu vào cụ thể như sau:

1. Dữ liệu BPC:

Báo cáo Opex: Cần lưu ý đối với phần nhập liệu chi phí sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng kỹ thuật, cụ thể:

- Đối với các khoản chi phí Bảo trì bảo dưỡng định kỳ, chi phí được ghi nhận khi phát sinh => chỉ được nhập
liệu trên IOP05;

- Đối với các khoản chi phí sửa chữa chưa phân bổ hết từ năm trước mang sang => chỉ được nhập liệu trên
IOP06;

- Đối với các khoản chi phí sửa chữa lớn phát sinh trong năm (được tập hợp ở file trình Capex) => chỉ được
nhập liệu phần chi phí phân bổ theo thời gian quy định trên IOP11 (Chi phí sửa chữa lớn < 100 triệu ghi nhận
hết vào chi phí 1 lần tại tháng hoàn thành công việc; Chi phí sửa chữa lớn từ 100 đến 300 triệu thực hiện phân
bổ vào chi phí trong 12 tháng kể từ tháng hoàn thành công việc; Chi phí sửa chữa lớn từ > 300 triệu thực hiện
phân bổ vào chi phí trong 36 tháng kể từ tháng hoàn thành công việc).

Các trường hợp nhập liệu không theo nguyên tắc trên fund sẽ không được convert đúng.

Báo cáo Capex: Cần lưu ý đối với phần nhập liệu trên ICP06, trường hợp ngoài phần điều chỉnh cho phần Hợp
đồng BCC còn điều chỉnh các khoản chi phí khấu hao/phân bổ khác như: Điều chỉnh giảm/tăng chi phí khấu
hao/phân bổ do dự kiến thanh lý, điều chuyển tài sản/nhận điều chuyển tài sản => Cần điều chỉnh phần chi phí
khấu hao/phân bổ này tại sheet ADJ vào Commitment Item O040.

2. Dữ liệu điều chỉnh:

Cần chuẩn bị file tính cho các Fund center và Commitment Items điều chỉnh, cơ sở của việc điều chỉnh.

III – CẤU TRÚC CỦA TOOL CONVERT FUND

File được chia thành 5 phần như sau:

1. Phần Master: Sheet Master - Gồm 3 loại mapping như sau:

- Mapping giữa Cost center với Fund center;

- Mapping giữa Account trên Báo cáo Opex với Commitment Items;

- Mapping giữa Asset type 5 trên báo cáo Capex với Commitment Items.

2. Phần nhập liệu: Gồm 4 sheet màu vàng: Opex, Capex và ADJ, trong đó:

- Sheet Opex: Nhập dữ liệu từ Báo cáo Opex => Copy và Paste dữ liệu vào vùng bôi vàng (từ Cột A đến cột R);

- Sheet Capex: Nhập dữ liệu từ Báo cáo Capex => Copy và Paste dữ liệu vào vùng bôi vàng (từ Cột A đến cột T);

- Sheet ADJ: Nhập dữ liệu điều chỉnh fund theo từng Fund center và Commitment Items => Nhập dữ liệu vào
vùng bôi vàng (từ Cột A đến cột N) và ghi chú về lý do điều chỉnh => Trường hợp lý do điều chỉnh không hợp lý
sẽ bị loại bỏ nếu làm tăng fund.

3. Phần convert fund: Gồm 3 sheet màu xanh lá cây: Pivot_Opex, Pivot_Capex, trong đó:

- Sheet Pivot_Opex: Sử dụng để convert các khoản chi phí Opex sang fund, phân tách các khoản chi phí lên
fund và không lên fund (Chi phí phân bổ SHS, chi phí phân bổ CCDC)

- Sheet Pivot_Capex: Sử dụng để convert Chi phí đầu tư mua sắm FF&E, OS&E và Nâng cấp, cải tạo từ data
trên BPC thành fund.
4. Phần Báo cáo: Gồm 3 sheet màu xanh lam: Tong_hop, BC Bo phan, trong đó:

- Sheet Tong_hop: Tổng hợp data fund sau khi convert, bao gồm kết quả từ 4 sheet nhập liệu màu vàng.

- Sheet BC Bo phan: Tổng hợp Ngân sách PnL và Ngân sách fund theo từng bộ phận => Mục đích tách dữ liệu
chuyển về các bộ phận tự theo dõi và quản lý Chi phí và fund của bộ phận mình.

5. Phần checking: Sheet Check data => Mục đích thực hiện việc convert fund tự động và kiểm tra kết quả
convert fund.

IV – HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TOOL CONVERT FUND

1. Bước 1: Chuẩn bị và copy dữ liệu vào tool convert fund

Lưu ý: Nếu cần thực hiện xóa dữ liệu trước khi copy dữ liệu mới bằng cách nhấn “Xóa data cũ” tại sheet Check
data
- Thực hiện kết xuất báo cáo Opex và Capex dạng raw data bằng Analysis như sau:

+ Đối với báo cáo Opex:

Bước 1.1: Đăng nhập vào Analysis (Dùng user và pass đăng nhập BPC để log in vào Analysis) và chọn Báo cáo
Opex theo thứ tự như sau:
Chọn Analysis => Chọn Insert Data Source => Chọn Select Data Source for Analysis => Chọn BPC Role:
Analysis Report data BPC => Chọn OPEX.002

Lưu ý: Trường hợp Chọn Onsert Data Source thấy xuất hiện Báo cáo OPEX.002 trên cửa sổ thì có thể chọn
luôn mà không cần làm theo thứ tự trên.

Bước 1.2: Khai báo thông tin của cơ sở cần lấy dữ liệu

Segment: Điền mã segment lấy dữ liệu theo định dạng 000000xxxx

Fiscyear: Chọn năm Ngân sách

Scenario: Chọn Kịch bản Ngân sách (SC01 – Kịch bản chọn; SC02 – Kịch bản xấu; SC03 – Kịch bản rất xấu);

Version: Chọn Version Ngân sách trên BPC muốn convert fund.

Sau khi set đầy đủ các trường thì Báo cáo Opex có dạng như sau:

Thực hiện chọn Repeat Member ở các dòng trống như sau: Chọn Analysis Design => Chọn Crosstab => Chọn
Repeat Members

Kết quả cuối cùng nhận được như sau:

Bước 1.3: Thực hiện copy dữ liệu từ cột A đến cột R và Paste vào vùng màu vàng tương ứng tại sheet Opex
của tool convert fund

+ Đối với Báo cáo Capex:

Bước 1.4: Chọn Báo cáo Capex => Thực hiện tương tự Bước 1.1 nhưng chọn Báo cáo CAPEX.002 thay cho Báo
cáo OPEX.002

Bước 1.5: Khai báo thông tin của cơ sở cần lấy dữ liệu

Costcenter: Set trường Cost center từ số thứ tự nhỏ nhất đến số thứ tự lớn nhất (Ví dụ: Từ xxxx0000 đến
xxxx999999, thay xxxx bằng mã segment).

Version: Chọn Version Ngân sách trên BPC muốn convert fund.

Scenario: Chọn Kịch bản Ngân sách muốn convert fund.

Segment: Điền mã segment lấy dữ liệu theo định dạng 000000xxxx

Fiscyear: Chọn năm Ngân sách

Sau khi set đầy đủ các trường thì Báo cáo Capex có dạng như sau:
Thực hiện chọn Repeat Member ở các dòng trống như sau: Chọn Analysis Design => Chọn Crosstab => Chọn
Repeat Members

Kết quả cuối cùng nhận được như sau:

Bước 1.6: Thực hiện Copy dữ liệu từ cột A đến cột T và Paste vào vùng màu vàng tương ứng tại sheet Capex
của tool convert fund.

- Thực hiện chuẩn bị dữ liệu Điều chỉnh fund: Theo form tương tự sheet ADJ của tool convert fund.

2. Bước 2: Thực hiện Refesh Pivot Table và nhập thông số convert fund tại sheet Pivot_Opex

Refesh Pivot Table bằng cách nhấn nút Refesh Pivot Table tại sheet Check data

Nhập thông số convert fund tại sheet Pivot_Opex, cụ thể:

- Tại cột U sheet Pivot_Opex thực hiện chọn thông số như sau:

+ Chọn “All”: Nếu chi phí phát sinh tháng nào fund cũng phát sinh tháng đó (Ví dụ: Chi phí tháng 1 là 1 triệu thì
fund của tháng 1 cũng là 1 triệu).
+ Chọn “1, 2,…,11,12”: Dùng để chuyển chi phí của 12 tháng về fund của 1 tháng nào đó trong năm (Ví dụ: Chi
phí mỗi tháng phát sinh 1 triệu, nếu chọn ở cột U là tháng 4 thì fund tháng 4 sẽ là 12 triệu và các tháng khác
fund sẽ bằng 0).

+ Chọn “Quy”: Dùng để chuyển chi phí từng tháng về theo Quý, ở đây để đơn giản fund sẽ được convert về
tháng 1, 4, 7 và 12 (Ví dụ: Chi phí mỗi tháng phát sinh 1 triệu, nếu chọn “Quy” thì fund sẽ thể hiện ở tháng 1,
4, 7 và 12 mỗi tháng 3 triệu, còn các tháng còn lại fund sẽ bằng 0).

3. Bước 3: Thực hiện Refesh và Filter data bằng cách nhấn nút Refesh & Filter data tại sheet Check data

Căn cứ data fund có được tại sheet Tong_hop cơ sở thực hiện Pivot Table để tổng hợp fund cuối cùng sử dụng
để upload trên BPC.

Lưu ý:

- Trường hợp upload thẳng bằng T-code FMBB => data fund để số Dương (+);

- Trường hợp upload lên SAP và thực hiện release hàng tháng bằng T-code FMCYLOAD => data fund để số Âm
(-).

4. Bước 4: Kiểm tra dữ liệu đầu vào và đầu ra

Tại sheet Check data thực hiện kiểm tra số liệu tại các bảng như sau:

- Bảng kiểm tra tính hợp lý của việc convert fund Opex:
Chỉ tiêu (Tr. VNĐ) Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cả năm
Tổng Doanh thu 86,918.36 83,458.24 79,911.31 78,757.04 72,005.64 75,644.87 97,898.05 91,090.31 57,656.61 77,744.46 77,275.00 82,777.51 961,137.38
Tổng Dòng tiền Opex 36,659.76 33,330.48 34,094.62 33,658.98 32,281.30 33,018.42 38,127.98 35,270.28 29,842.27 33,332.67 31,769.71 34,520.11 405,906.57
Chênh lệch 50,258.60 50,127.75 45,816.69 45,098.06 39,724.34 42,626.45 59,770.07 55,820.03 27,814.34 44,411.79 45,505.28 48,257.40 555,230.81

=> Điền tổng Doanh thu vào các tháng tương ứng => Kiểm tra phần chênh lệch và đảm bảo fund không bị đồn
quá nhiều về 1 tháng dẫn đến chênh lệch là số Âm hoặc không đều giữa các tháng.

- Bảng kiểm tra số liệu kết xuất từ Analysis với Báo cáo FR:
=> Thực hiện điền số liệu Chi phí trên GOP1 và dưới GOP1 của Báo cáo FR vào ô D36 và D39 => Đảm bảo các
điểm checking phải bằng 0.