Điều hà nh quố c tế có tính chấ t cô ng việc khá c điều hà nh nộ i địa.

Á p lự c đố i vớ i điều hà nh
quố c tế khô ng phả i là deal giá vớ i nhà cung cấ p, đề xuấ t thanh toá n, … mà là sự chủ độ ng,
khả nă ng sắ p xếp cô ng việc, hoà n thà nh kịp deadline. Khả nă ng ngoạ i ngữ là phả i có (vì là m
việc nhiều vớ i nướ c ngoà i) nhưng cũ ng khô ng cầ n trình độ quá cao (có thể trau dồ i trong
quá trình là m việc). Bên cạ nh đó , nhiều kỹ nă ng mềm cầ n thiết hơn & giú p ích trong quá
trình là m việc hơn. VD:
 Thà nh thạ o cá c ứ ng dụ ng vă n phò ng: Word, Excel, PowerPoint
 Kỹ nă ng tổ ng hợ p thô ng tin
 Khả nă ng ghi nhớ
 Kỹ nă ng tìm kiếm thô ng tin
 Nhanh nhạ y trong việc sử dụ ng cá c ứ ng dụ ng, phầ n mềm, …

CÔNG VIỆC ĐIỀU HÀNH QUỐC TẾ

1. Phố i hợ p vớ i bộ phậ n IT, xâ y dự ng và quả n trị website hộ i nghị.
2. Quả n trị đă ng ký tham dự , quả n trị đă ng ký tó m tắ t, toà n vă n bá o cá o, …
3. Quả n trị đặ t phò ng, xe, vé, tour, xin visa, … củ a đạ i biểu tham dự hộ i nghị qua cá c kênh
khá c nhau.
4. Cá c cô ng việc thư ký cho hộ i nghị: gử i giấ y mờ i, kêu gọ i tà i trợ , hỗ trợ hậ u cầ n, liên hệ
bá o cá o viên, giụ c bà i, tậ p hợ p bà i vở , edit Kỷ yếu, …
5. Đi care hộ i nghị mình phụ trá ch (nếu cầ n).
6. Nhữ ng cô ng việc phá t sinh khá c theo yêu cầ u củ a sale, quả n lý (phá t sinh có liên quan
đến cô ng việc chính củ a điều hà nh quố c tế nhằ m mụ c đích sale hoặ c điều hà nh đoà n).

Chi tiết từ ng đầ u việc đượ c mô tả bên dướ i. Tuy nhiên, trong thự c tế sẽ phá t sinh nhữ ng
tình huố ng khá c nhau, điều hà nh cầ n linh hoạ t xử lý.

XÂY DỰNG & QUẢN TRỊ WEBSITE HỘI NGHỊ

Cô ng việc sẽ kết hợ p vớ i bộ phậ n IT, điều hà nh chủ yếu lên cá c biểu mẫ u, test lỗ i, quả n trị data
sau khi hoà n thiện website nên khô ng liên quan quá nhiều đến chuyên mô n củ a IT.
1. Tên miền website
Cá c hộ i nghị thườ ng đă ng ký tên miền vớ i 3 lự a chọ n:
+ Sử dụ ng tên miền có sẵ n. VD: https://iwamsn.ac.vn/. Trườ ng hợ p nà y, điều hà nh cầ n
yêu cầ u khá ch hà ng cung cấ p tà i khoả n admin, IP, … (check lạ i vớ i IT hoặ c cho IT liên
hệ trự c tiếp). IT Hoà Bình cầ n đả m bả o bả o mậ t thô ng tin, chỉ điều chỉnh, update nhữ ng
phầ n đượ c yêu cầ u.
+ Tạ o sub-domain trên tên miền có sẵ n. VD: https://omeg16.maygiatoc.com/. Trườ ng
hợ p nà y, IT bên khá ch hà ng có thể tự tạ o sub-domain rồ i cung cấ p tà i khoả n admin để
IT Hoà Bình là m tiếp. Hoặ c, khá ch hà ng cung cấ p tà i khoả n admin củ a tên miền gố c, IT
Hoà Bình sẽ tự tạ o sub-domain.
+ Đă ng ký tên miền mớ i. VD: https://acine2021.com/. Tên miền đă ng ký mớ i nên
khá ch hà ng có thể tự lự a chọ n tên miền hoặ c Hoà Bình đưa ra cá c phương á n tên miền
khả dụ ng (dự a trên tên viết tắ t củ a hộ i nghị). Check tính khả dụ ng củ a tên miền qua
website : https://www.matbao.net/.
 Vớ i trườ ng hợ p đă ng ký tên miền mớ i, điều hà nh quố c tế có thể chủ độ ng check tính
khả dụ ng củ a tên miền, chố t tên miền vớ i khá ch hà ng  Chuyển IT đă ng ký tên miền 
IT chủ độ ng lự a chọ n nhà cung cấ p, chuyển lạ i bá o giá & thô ng tin thanh toá n cho điều
hà nh  Điều hà nh là m đề xuấ t thanh toá n.

Tên miền mớ i đă ng ký có hiệu lự c trong 1 nă m. Sau 1 nă m, tuỳ yêu cầ u củ a khá ch hà ng

mà có thể tiếp tụ c hoặ c khô ng tiếp tụ c gia hạ n tên miền. Nhà cung cấ p tên miền sẽ gử i
mail thô ng bá o cho IT. Điều hà nh cầ n kiểm tra lạ i yêu cầ u rồ i đề nghị IT tiếp tụ c gia hạ n
hay khô ng. Nếu tiếp tụ c gia hạ n, điều hà nh là m đề xuấ t thanh toá n phí gia hạ n cho nhà
cung cấ p.

2. Giao diện website

Giao diện website hộ i nghị tương đố i đơn giả n, khô ng yêu cầ u đồ hoạ , hiệu ứ ng bắ t mắ t.
Thô ng thườ ng, sẽ có 3 trườ ng hợ p xả y ra :
+ Khá ch hà ng có thể ưng 1 mẫ u giao diện nà o đó & yêu cầ u Hoà Bình dự ng lạ i. Trong
quá trình dự ng, có thể trao đổ i vớ i khá ch hà ng tuỳ chỉnh để phù hợ p vớ i nộ i dung củ a
hộ i nghị.
+ Điều hà nh có thể gử i khá ch hà ng 1 số mẫ u giao diện website hộ i nghị Hoà Bình đã
thự c hiện để khá ch hà ng chọ n, sau đó Hoà Bình sẽ tuỳ chỉnh mà u sắ c, hình ả nh, nộ i
dung cho phù hợ p vớ i hộ i nghị củ a khá ch hà ng.
+ Khá ch hà ng cung cấ p nộ i dung sẽ upload lên website, từ đó điều hà nh sẽ sắ p xếp bố
cụ c cá c phầ n & design 1 mẫ u template cho khá ch. Thô ng thườ ng bả n demo sẽ dự ng
trong word để khá ch hình dung & điều chỉnh nếu cầ n. Sau khi chố t vớ i khá ch sẽ chuyển
sang IT để tạ o template.

Website có nhiều thiết kế, giao diện đẹp, hiện đạ i, đa dạ ng. Tuy nhiên, vớ i website hộ i
nghị sẽ xoay quanh 2 loạ i chủ yếu:
+ Menu ngang

+ Menu dọ c
 + Đố i vớ i website có menu ngang. Thanh menu sẽ nằ m ngang, trên cù ng. Dướ i thanh
menu sẽ là banner ả nh. Nếu hộ i nghị chia quá nhiều menu thì có thể đặ t thanh menu
nằ m trên & dướ i banner ả nh. Bố cụ c thanh menu + banner ả nh (hoặ c chỉ thanh menu)
sẽ giữ nguyên từ giao diện trang chủ đến giao diện nộ i dung cá c menu.
Dướ i thanh menu & banner ả nh là phầ n diện tích dà nh cho nộ i dung website, có thể
chừ a diện tích bên trá i hoặ c bên phả i (thườ ng là bên phả i) để là m slidebar. Slidebar có
thể dù ng để hiển thị cá c mố c thờ i gian quan trọ ng, logo đố i tá c, nhà tà i trợ , quả ng cá o,
…
Dướ i cù ng là footer bao gồ m contact, sơ đồ web, …

+ Đố i vớ i website có menu dọ c. Thanh menu sẽ nằ m dọ c bên trá i hoặ c bên phả i

(thườ ng là bên trá i). Cá c menu con có thể ẩ n hoặ c hiển thị. Nếu thanh menu nằ m dọ c
thì hạ n chế slidebar vì sẽ là m giả m diện tích nộ i dung củ a website. Dướ i cù ng vẫ n là
footer.

Mà u sắ c củ a website thườ ng đi theo logo củ a hộ i nghị, logo củ a BTC. Thườ ng nền sẽ là

mà u trắ ng & mà u chủ đạ o chọ n cá c mà u tươi sá ng, sắ c nét, dễ chịu như xanh lá , xanh
biển, đỏ

3. Font chữ
Font chữ sử dụ ng trên website nên chọ n font rõ rà ng, dễ đọ c, dễ nhìn. 1 website có thể
sử dụ ng nhiều font chữ nhưng nên có quy luậ t (VD: header thố ng nhấ t 1 loạ i font, nộ i
dung thố ng nhấ t 1 loạ i font). Khô ng nên dù ng quá nhiều font chữ cho 1 website, tố i đa
nên dù ng 3 font. Ngô n ngữ sử dụ ng cũ ng quyết định việc sử dụ ng font nà o. Tiếng Anh
thì OK, cò n Tiếng Việt thì cầ n dù ng cá c font Unicode chuẩ n trong tiếng Việt, như vậ y sẽ
đả m bả o trang web khô ng bị lỗ i font khi hiển thị tiếng Việt.
Cá c font thườ ng đượ c sử dụ ng là Roboto, Arial, Helvetica, Tahoma, Calibri, …

Cỡ chữ cũ ng cầ n lưu ý. Header cầ n cỡ to hơn nộ i dung & thố ng nhấ t trong toà n website.
VD: Header để cỡ 20 & bold thì toà n bộ Header trong website phả i thố ng nhấ t như vậ y.
4. Sơ đồ website
Từ nhữ ng nộ i dung & yêu cầ u do khá ch hà ng cung cấ p, điều hà nh sẽ xâ y dự ng sơ đồ
website gồ m nhữ ng menu chính & cá c menu con.
Mộ t website hộ i nghị thườ ng có sơ đồ web như sau:
+ Home
+ General information
- Committees
- Speakers
- Announcement
- Venue
+ Abstract
- Call for Abstract
- Abstract template
- Abstract submission
+ Registration
- Registration fee
- Online Register
+ Program
+ Sponsor
- Sponsorship Benefits
- Exhibition
+ Travel Info.
- Visa support
- Accommodation
- Transportation
- Tour
+ Contact

5. Upload nội dung lên website

+ Nộ i dung đa phầ n do khá ch hà ng cung cấ p (VD: Announcement, Danh sá ch
Committee, Speaker, Call for paper, …). Trướ c khi chuyển cho IT để upload lên website,
điều hà nh cầ n kiểm tra chính tả , trình bà y, edit lạ i nếu cầ n.
+ Mộ t số nộ i dung điều hà nh phả i tự soạ n (VD: conference venue, visa support,
transportation, …)
+ Mộ t số biểu mẫ u, điều hà nh phả i lên nộ i dung, format, chuyển cho khá ch hà ng duyệt,
xong cho IT để dự ng form online (VD: abstract submission, full paper submission,
online registration, …). Biểu mẫ u cầ n bao gồ m form đă ng ký, phả n hồ i sau khi đă ng ký
(phả n hồ i trên giao diện website sau khi hoà n thà nh đă ng ký & phả n hồ i qua email. Nếu
đă ng ký kết hợ p thanh toá n thì nộ i dung phả n hồ i phả i tuỳ chỉnh cho phụ hợ p vớ i hình
thứ c & tình trạ ng thanh toá n).
+ Mộ t số nộ i dung chứ a thô ng tin bá n phò ng ở , xe đó n - tiễn sâ n bay, tour, cầ n lên nộ i
dung, form bả ng  chuyển sale điền giá  chuyển IT để tạ o cá c cổ ng booking online.

6. Test lỗi website

 + Đố i vớ i cá c biểu mẫ u online, cổ ng booking online, điều hà nh cầ n tiến hà nh test xem
có lỗ i nà o khô ng, nộ i dung cá c phả n hồ i có chuẩ n khô ng, phầ n thanh toá n có hoạ t độ ng
khô ng? Cầ n test tấ t cả cá c trườ ng hợ p có thể xả y ra & fix hết lỗ i trướ c khi public cá c
biểu mẫ u & cổ ng booking.
+ Dữ liệu sẽ đượ c lưu trữ trên trang admin, IT sẽ cung cấ p tà i khoả n cho điều hà nh. Có
thể xuấ t dữ liệu thà nh file excel. Kiểm tra dữ liệu thu đượ c sau khi hoà n thà nh đă ng ký
online. Dữ liệu thu đượ c có đầ y đủ khô ng? Dữ liệu hiển thị có dễ tra cứ u khô ng? Yêu
cầ u IT điều chỉnh cho phù hợ p để điều hà nh dễ dà ng trích xuấ t dữ liệu, phụ c vụ có việc
quả n trị đă ng ký, bá o cá o sau nà y.

7. Quản trị nội dung website

+ Nộ i dung website sẽ cậ p nhậ t từ lú c khở i tạ o đến lú c hộ i nghị diễn ra & sau khi hộ i
nghị kết thú c. Điều hà nh nên là đầ u mố i giữ a khá ch & IT để check nộ i dung khá ch cung
cấ p, điều chỉnh đồ ng bộ toà n bộ nộ i dung website, kiểm tra tiến độ & kết quả hiện thị
củ a nộ i dung.
+ Tuỳ thuộ c và o IT xâ y dự ng trang quả n trị admin mà điều hà nh có thể chủ độ ng chỉnh
sử a nộ i dung website hay khô ng? Thườ ng, IT chỉnh luô n trên code nên điều hà nh
khô ng tự chỉnh đượ c mà vẫ n yêu cầ u IT update & kiểm tra kết quả .

QUẢN TRỊ ĐĂNG KÝ THAM DỰ, ĐĂNG KÝ TÓM TẮT, TOÀN VĂN, …
Sau khi public form đă ng ký, form submit abstract, full paper, điều hà nh có nhiệm vụ quả n trị
dữ liệu đă ng ký, bà i vở upload lên & bá o cá o hà ng tuầ n cho khá ch hà ng.
1. Submit abstract, full paper
+ Cầ n tổ ng hợ p 1 file excel DS củ a tấ t cả abstract (full paper) đã submit & 1 folder chứ a
nộ i dung abstract (mỗ i abstract là 1 file, thườ ng là file word). DS cầ n liệt kê đầ y đủ cá c
trườ ng thô ng tin đạ i biểu đã cung cấ p. Mỗ i đă ng ký cầ n có ID riêng. ID nà y giú p thuậ n
tiện trong việc lưu file nộ i dung abstract (full paper).
+ Cô ng việc tổ ng hợ p & bá o cá o submit abstract, full paper khá đơn giả n. Chỉ cầ n
download dữ liệu từ admin xuố ng, că n chỉnh bả ng biểu, điều chỉnh tên file chứ a nộ i
dung cho khớ p vớ i DS là xong.

2. Quản trị đăng ký

+ Thô ng tin đă ng ký cũ ng cầ n tổ ng hợ p thà nh 1 file excel & chứ a đầ y đủ cá c trườ ng
thô ng tin đạ i biểu đã cung cấ p.
+ Quả n trị đă ng ký sẽ phứ c tạ p hơn nếu tích hợ p thêm phầ n thanh toá n, cầ n kiểm tra
tình trạ ng thanh toá n củ a từ ng đă ng ký, hỗ trợ đạ i biểu thanh toá n, xá c nhậ n & gử i
Phiếu thu/ Invoice khi thanh toá n thà nh cô ng.
+ Hình thứ c thanh toá n đang á p dụ ng bao gồ m:
- Thanh toá n Online qua OnePay: hiện mớ i á p dụ ng vớ i thẻ thanh toá n quố c tế (Visa,
Mastercard, JCB, American Express, …). Cô ng ty tính phí 5% cho mỗ i giao dịch thà nh
cô ng. 5% nà y có thể do đạ i biểu chịu hoặ c khá ch hà ng chịu (check lạ i vớ i sale & khá ch
hà ng để bà n giao cho IT khi xâ y dự ng form). Chị đang bà n vớ i cô ng ty để ký thêm phầ n
thanh toá n qua thẻ thanh toá n nộ i địa nhưng hiện vẫ n chưa triển khai.
 - Thanh toá n chuyển khoả n: Phí tham dự hộ i nghị khô ng xuấ t HĐ VAT. Tà i khoả n
nhậ n phí có thể là tà i khoả n củ a khá ch hà ng hoặ c tà i khoả n củ a Hoà Bình. Cô ng ty
khô ng tính phí thu hộ đố i vớ i thanh toá n chuyển khoả n.
- Thanh toá n on-site: có thể thanh toá n bằ ng tiền mặ t hoặ c cà thẻ. Cô ng ty tính phí 3%
cho mỗ i giao dịch cà thẻ thà nh cô ng. 3% nà y có thể do đạ i biểu chịu hoặ c khá ch hà ng
chịu (check lạ i vớ i sale & khá ch hà ng để bà n giao cho take care khi triển khai dịch vụ ).

Trong thự c tế, khi xem dữ liệu download từ hệ thố ng, sẽ thấ y nhiều đă ng ký trù ng,
đă ng ký lỗ i, đă ng ký test. Điều hà nh cầ n lọ c dữ liệu, xoá đă ng ký test, lỗ i, trù ng. Đạ i
biểu có thể đă ng ký nhiều lầ n nhưng chỉ thanh toá n 1 lầ n thà nh cô ng  cầ n xoá
nhữ ng đă ng ký khô ng thà nh cô ng.

QUẢN TRỊ ĐẶT PHÒNG, XE, VÉ, TOUR, XIN VISA, … CỦA ĐẠI BIỂU
THAM DỰ HỘI NGHỊ QUA CÁC KÊNH KHÁC NHAU
Cô ng việc củ a điều hà nh quố c tế chỉ bao gồ m việc tạ o form booking, xử lý request (nhậ n
request, yêu cầ u khá ch hà ng thanh toá n & gử i xá c nhậ n đến khá ch hà ng), tổ ng hợ p danh sá ch.
Điều hà nh quố c tế khô ng cầ n deal giá , ký hợ p đồ ng & là m việc trự c tiếp vớ i nhà cung cấ p.

Danh sá ch sau khi tổ ng hợ p, tuỳ và o dịch vụ mà chuyển cho bộ phậ n liên quan để triển khai:
+ Danh sá ch phò ng  chuyển cho điều hà nh nộ i địa hoặ c chuyển thẳ ng cho khá ch sạ n (thoả
thuậ n giữ a điều hà nh nộ i địa & quố c tế)
+ Danh sá ch xe  chuyển cho bộ phậ n xe để điều xe
+ Danh sá ch tour  chuyển cho điều hà nh tour để điều tour
+ Riêng vớ i request xin visa, điều hà nh quố c tế sẽ là m từ A-Z (điền form yêu cầ u online, nộ p
đơn & lấ y kết quả từ cụ c xuấ t nhậ p cả nh). Có hướ ng dẫ n riêng về mụ c nà y.

Danh sá ch phò ng, tour, xe cũ ng cầ n cậ p nhậ t đầ y đủ & chuyển cho bộ phậ n take care để cá c
bạ n care dịch vụ & thu tiền nếu cầ n.

Cá c kênh nhậ n request từ khá ch hà ng bao gồ m:

+ Cổ ng BookandPay. Nếu hộ i nghị có website & có xâ y dự ng form booking online thì cá c
request sẽ đượ c lưu tạ i cổ ng BookandPay. Khô ng như đă ng ký tham dự hộ i nghị, khá ch hà ng
khô ng thể chọ n hình thứ c thanh toá n & thanh toá n online tự độ ng. Điều hà nh sau khi nhậ n
đượ c request, cầ n kiểm tra lạ i tình trạ ng phò ng  gử i xá c nhậ n cù ng link thanh toá n đến
khá ch hà ng qua mail  gử i xá c nhậ n đặ t phò ng
+ Request gử i qua mail. Nhiều hộ i nghị khô ng có website. Đă ng ký tham dự , đặ t phò ng, xe,
tour, … sẽ đượ c điền trong Registration form gử i qua mail. Hình thứ c nà y thườ ng á p dụ ng vớ i
cá c hộ i nghị củ a nhà nướ c hoặ c BTC chi trả chi phí cho đạ i biểu tham dự . Vẫ n tổ ng hợ p request
& xá c nhậ n dịch vụ như bình thườ ng.

Đố i vớ i booking phò ng ở , mỗ i hộ i nghị, sale & điều hà nh sẽ lên list cá c khá ch sạ n bao gồ m
địa điểm tổ chứ c & cá c khá ch sạ n vệ tinh vớ i khoả ng cá ch đi bộ . Mỗ i khá ch sạ n trong list
cũ ng đượ c block 1 số lượ ng phò ng nhấ t định. Nếu request vẫ n nằ m trong khoả ng block thì
auto confirm. Nếu phá t sinh ngoà i khoả ng block, cầ n check lạ i vớ i khá ch sạ n trướ c khi xá c
nhậ n vớ i khá ch. Có khả nă ng phả i giớ i thiệu hạ ng phò ng cao/ thấ p hơn hoặ c khá ch sạ n khá c.
Cầ n chú ý cá c mố c COD, phố i hợ p vớ i điều hà nh nộ i địa để lấ y thêm hoặ c nhả bớ t phò ng.