DOKÜMAN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ

DOKÜMAN KODU KY-PR-001

TARİH 19.07.2020
REVİZYON NUMARASI 3

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN
Yönetim Sistemleri Şefi Yönetim Sistemleri Müdürü

1. AMAÇ:
Bu prosedür, Yönetim Sistemleri ile ilgili tüm dokümanların kontrolü ve yönetimi için gerekli işlemleri
belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

2. UYGULAMA ALANI - AÇIKLAMALAR:

Yönetim Sistemleri

3. İLGİLİ DOKÜMANLAR - STANDARTLAR:

TS - EN - ISO 9001
TS - EN - ISO 14001
TS ISO 45001
TS - ISO / IEC 27001
TS - EN - ISO 50001
Sistem Güvenliği Talimatı (BT-TA-007)
Bilgi Yedekleme ve Yedeklerin Güvenliği Talimatı (BT-TA-001)
Kullanıcı Tanıtma Talimatı (BT-TA-003)
Dış Kaynaklı Dokümanlar Listesi (Standartlar) (KY-LS-001)
Yasal ve Diğer Şartlar Uygunluk Değerlendirme Tablosu (ÇF-LS-003)
Dış Kaynaklı Dokümanlar Bulundurma Matrisi (KY-MTR-003)
Yönetim Sistemleri Genel Yönlendirme Talimatı (KY-TA-004)

4. PROSEDÜR:
ABC A.Ş.’de, Yönetim Sistemleri dokümantasyonuna ait tüm işlemler DYS(Doküman Yönetim sistenmi)
yazılımı üzerinde gerçekleştirilir.
Programda her bir prosese ait kendi adını taşıyan birer klasör yer almaktadır. Bu klasörlerin içerisinde;
 Akış Semaları
 Formlar - Etiketler
 Görev Tanımları
 Kalibrasyon (İzleme ve Ölçme Cihazı Kullanan Proseslerde Bulunmaktadır.)
 Listeler
 Personel Yeterlilik Matrixleri
 Proje Dosyaları
 Proses Kartları
 Planlar
 Prosedürler
 Talimatlar
 Teknik Şartnameler (Girdi Kontrol Yapan Proseslerde Bulunmaktadır.)
DYS programında tüm kullanıcılar, tüm dokümanları okuma yetkisine sahiplerdir. Kullanıcılar yalnızca
kendi proseslerine ait klasörlerde değişiklik yapma yetkisine sahiplerdir.

4.1. Doküman Hazırlama

4.1.1. Entegre Yönetim Sistemi menüsünden Doküman İşlemleri seçeneği altındaki Doküman

1
Hazırlama seçilir.
4.1.2. Açılan pencerede dokümanın oluşturulacağı proses seçilir. “+” işareti, ilgili prosesin klasörleri
olduğu anlamına gelmektedir. Prosese ait doküman oluşturulacak klasör seçilerek butonu tıklanır.
4.1.3. Doküman Bilgileri menüsünde, oluşturulacak dokümana ait Doküman Kodu otomatik olarak
ekrana gelir. Doküman Adı tanımlanır. Diğer bilgiler sistem tarafından otomatik olarak verilir.
4.1.4. Diğer Bilgiler menüsünde, atıfta bulunulan dokümanlara ait Referans Doküman bilgisi ve varsa
Sistem - Madde No. bilgisi (Sistem - Madde No. doldurulması zorunlu alan değildir) girilir. Atıfta
bulunulan dokümanlara ait Referans Doküman bilgisinin girilmesi sonucu; dokümanlardaki
revizyonların, atıftaki dokümanları etkileyebilme olasılığına karşı, DYS tarafından bilgilendirme
maillerinin gönderilmesi sağlanmış olur.
4.1.5. Yetki menüsünde, oluşturulacak dokümana ait okuma, yazdırma, hazırlama - revize ve iptal
işlemleri ile ilgili kimlerin yetkili olacağına dair bilgiler bulunmaktadır. Bu bilgiler sistem tarafından
otomatik olarak verilir ve değiştirilemez. (Bölüm bazlı olarak 6 aylık periyodlarda alınan Doküman
Matris Raporu (DYS Doküman Modülü) tüm Bölüm Yöneticileri’ne iletilerek yetki kontrollerinin
yapılması istenir. Var olan değişiklikler yapılarak doküman yetkilerinin güncelliği sağlanır. Bu işlemler;
DYS Sistem Yöneticisi tarafından yapılmaktadır.)
4.1.6. Dağıtım menüsünde, oluşturulacak dokümana ait dağıtım işleminin hangi prosese bağlı kişilere
veya kullanıcı gruplarına yapılacağına dair bilgiler bulunmaktadır. Bu kişi ya da gruplar dokümanı
okumakla sorumlu kişilerdir, doküman yayınlandığında okuma bildirimi e-posta olarak bu kişilere /
gruplara bildirilir. Bu bilgiler sistem tarafından otomatik olarak verilir ve değiştirilemez. (Bilgiler;
prosese ait klasör ayarlarından gelmektedir. Ayarlar, DYS Sistem Yöneticisi tarafından yapılmaktadır.)
4.1.7. Onay menüsünde, oluşturulacak dokümana ait onay işleminin kim tarafından yapılacağına dair
bilgiler bulunmaktadır. Bu bilgiler sistem tarafından otomatik olarak verilir ve değiştirilemez. (Bilgiler;
prosese ait klasör ayarlarından gelmektedir. Ayarlar, DYS Sistem Yöneticisi tarafından yapılmaktadır.)
4.1.8. Görüş menüsünde, oluşturulacak dokümana ait görüş bildirmesi istenen kişi ya da gruplara dair
bilgiler tanımlanabilmektedir. veya butonları kullanılarak görüşü istenen kişi yada gruplar belirlenebilir.
4.1.9. Kontrollü Kopya menüsünde, oluşturulacak dokümana ait Kontrollü Dağıtım Yerlerine dair
bilgiler tanımlanabilmektedir.
4.1.10. Kullanım Yeri menüsünde, oluşturulacak doküman ait bağlı bulunduğu proses dışında
kullanımına izin verilen (Sadece okuma işlemi yapılabilir.) başka prosesler tanımlanabilmektedir.
4.1.11. Süreç menüsünde, oluşturulacak dokümana ait süreçler tanımlanabilmektedir.
4.1.12. Ek Dosyalar menüsünde, oluşturulacak doküman ait ek dosyalar sisteme eklenebilmektedir. Bu
işlem için butonu kullanılarak dosya seçimi ve yüklemesi yapılır.
4.1.13. Ürün menüsünde, oluşturulacak dokümana ait var ise ürün bilgisi tanımlanabilmektedir.
4.1.14. Anket menüsünde, oluşturulacak dokümana ait bilgi ölçümlemesi için çeşitli sorulardan oluşan
bir anket tanımlanabilmektedir.
4.1.15. Doküman menüsünde, oluşturulacak dokümana ait şablon dosya bilgisayarımıza indirilebilir,
şablon doldurularak oluşturulan taslak dosya sisteme yüklenebilir. Şablon dosyayı bilgisayarımıza
indirmek için butonu kullanılır. Oluşturulan taslak dosya ise butonu kullanılarak sisteme yüklenir.
Sisteme yüklenen taslak dosyayı görmek için butonu kullanılır.
4.1.16. Dokümantasyon Uygulama İşlemleri Tablosu’nda (Tablo 4.12) belirtilen sorumlular tarafından
hazırlanan dokümanın, kontrol ve onay işlemleri için gönderimi sağlanır.
4.1.17. Doküman, DYS Sistem Yöneticisi tarafından Yönetim Sistemleri’ne uygunluğu açısından gözden
geçirilir. DYS Sistem Yöneticisi’nin onayı sonrasında doküman ilgili müdürün onayına gönderilir. DYS
Sistem Yöneticisi tarafından onaylanmayan dokümanlar için DYS Sistem Yöneticisi tarafından ret
nedeni belirtilir. Ret nedeninde belirtilen düzeltmeler gerçekleştirildikten sonra, program tarafından
DYS Sistem Yöneticisi’nin onayı sonrası ilgili müdürün onayına gönderilir

● Bilgisayar ortamındaki doküman ve veri saklanması işlemleri; Sistem Güvenliği Talimatı (BT-TA-007),
Bilgi Yedekleme ve Yedeklerin Güvenliği Talimatı (BT-TA-001) ve Kullanıcı Tanımlama Talimatı (BT-TA-
003) yönlendirmesinde yapılmaktadır. Tüm dokümanların ilk yayınlarında; yürürlük tarihi, hazırlayan,

2
onaylayan bilgileri ve doküman numarası yer alır. Yeni oluşturulan dokümanın Revizyon No.’su “0”
olarak belirtilir. (Ürün barkod etiketi ve firma iletişim formları hariç.)
4.2. Doküman Onayı
DYS Sistem Yöneticisi tarafından onaylanan dokümanlar program tarafından otomatik olarak bölüm
müdürünün onayına gönderilir. (E-posta ile bildirim yapılır. Ayrıca DYS Programında Bekleyen İşlerim
başlığı altında Onay Bekleyen Dokümanlar olarak listelenir.)
4.3. Doküman Dağıtımı
Doküman dağıtımı; proseslere ait klasörlerin hazırlanması sırasında, proses - klasör bazlı olarak
ayarlanan Dağıtım Matrisleri yönlendirmesinde yapılmaktadır. Dağıtım Matrislerinde yer alan kişi ya
da gruplara dağıtımı yapılan dokümanlar, Bekleyen İşlerim menüsünde Okunması Gereken Doküman
Listesi başlığı altında görülebilir. Dağıtım Matrisleri proses ve klasör bazlı hazırlanmıştır. (Örn.:
Prosedürler ile ilgili klasörlere ait Dağıtım Matrislerinde “Tüm Kullanıcılar ” bulunmaktadır.)
Ayrıca, çalışma ortamında asılı olması gereken dokümanlar için; doküman hazırlama aşamasında iken
Kontrollü Kopya sayfasında Dağıtım Yeri Ekle butonu tıklanır. Kontrollü dağıtım yapılacak yerler
eklenir. Dağıtım yeri doküman ilk kez hazırlanırken belirlenir. Doküman revizyonunda bu bilgiyi tekrar
belirlemeye gerek yoktur.
4.4. Doküman Revizyonu
4.4.1. DYS programında Entegre Yönetim Sistemi başlığının altından sırasıyla Doküman İşlemleri ve
Doküman Revizyonu başlıkları seçilir. Açılan ekrandan revize edilecek doküman hangi prosese ait ise o
prosesteki ilgili doküman tipini gösteren klasör seçilir.
4.4.2. Revize edilecek doküman seçildikten sonra İleri butonu tıklanır. Ekranda “Doküman başarıyla
kaydedildi. Revizyon işlemleri başlamıştır.” notu görünür.
4.4.3. Revizyon Bilgileri menüsünden, revizyona ilişkin alanlar doldurulur. (Revizyon Nedeni,
Revizyonda Yapılanlar vb.)
4.4.4. Doküman menüsünde Dokümanı Görüntüle butonu tıklanır. Doküman masaüstüne
kaydedilerek
yapılan gerekli değişiklikler sonrası Dosya Ekle butonu ile sisteme geri yüklenir. Dosya yüklendikten
sonra Gönder butonuna tıklanır, doküman kontrol için DYS Sistem Yöneticisine gönderilmiş olur.
Sonraki süreç 4.2. maddesinde (Doküman Onayı) tarif edilmiştir.
4.5. Doküman İptali
4.5.1.DYS programında Entegre Yönetim Sistemi başlığının altında sırasıyla Doküman İşlemleri ve
Doküman İptal İşlemi başlıkları seçilir. Açılan ekrandan iptali istenecek doküman hangi prosese ait ise
o
prosesteki ilgili doküman tipini gösteren klasör seçilir.
4.5.2. İptali istenen dokuman seçildikten sonra İleri butonu tıklanır. Doküman Bilgileri sayfasında iptal
nedeni belirtilir. Sonrasında Gönder butonuna tıklanarak iptal için onaya gönderilir. Ekranda “Onay
işlemine aşağıdaki kullanıcılar ile devam edilecektir.” notu yer alır.
4.5.3. İptal edilecek doküman sırasıyla önce DYS Sistem Yöneticisi’nin sonra da ilgili bölüm müdürünün
onayına sunulur.
4.6. Dokümanların Gözden Geçirilmesi
Doküman Gözden Geçirme Periyodu ayarı DYS sistem kurulumu sırasında yapılmıştır. Bu ayar tüm
klasörler için 6 aydır. Gözden Geçirme Periyodu bilgilendirmesi hem DYS üzerinden hem de e-posta
aracılığı ile yapılmaktadır.
DYS üzerinden Gözden Geçirilecek Dokümanlar’a ulaşmak için aşağıdaki adımlar izlenir;
4.6.1. Bekleyen İşlerim menüsünde Gözden Geçirilecek Dokümanlar başlığı altından ilgili doküman
numarası tıklanır.
4.6.2. Açılan sayfada, Görüntüle butonu tıklanarak doküman görüntülenir.
4.6.3. Görüntülenen doküman için revizyon ihtiyacı bulunmuyorsa; Açıklama kısmına “Doküman
incelenmiştir,revizyon ihtiyacı bulunmamaktadır.” ifadesi yazılır ve Kaydet butonu tıklanır.
4.6.4. Görüntülenen doküman için revizyon ihtiyacı bulunuyorsa; Revizyon Başlat butonu tıklanarak
revizyon başlatılır. Sonraki süreç 4.2. ve 4.4. maddelerinde (Doküman Onayı ve Doküman Onayı) tarif
edilmiştir.

3
4.7. Elektronik Ortam Dışında Saklanması Gereken Dokümanlar
Doküman Görme menüsü ile ilgili doküman görüntülenir. Ekranın sağ üst köşesinde yer alan Kontrollü
Kopya Yazdır butonu tıklanır. Açılan ekranda kopya sayısı belirtilir ve Dosya Görüntüle butonuna
tıklanır ve açılan doküman yazdırılır. Yazdırılan dokümanın arka planında “Kontrollü Kopyadır.” notu
bulunmaktadır.
4.8. Doküman Kodlaması
Dokümanlar aşağıda belirtildiği gibi kodlanır;
Proses Kodu - Doküman Kodu - Doküman Numarası
KY - TA - 001
4.8.1. Bölüm, Birim Tanım ve Kodları Tablosu
.
.
.
.
4.8.2. Doküman Tipleri ve Kodları
Doküman Tipi Doküman Kodu
Akış Şemaları AS
Etiketler ET
Formlar FM
Görev Tanımları GT
İzinler – Lisanslar IL
Kaizen Raporları KK
Kalibrasyon Raporları KL
Listeler LS
Matrisler MTR
Organizasyon Şemaları OS
Proses Kartları PK
Planlar PLN
Politikalar PLT
Prosedürler PR
Raporlar RP
Sunumlar SNM
Sertifikalar SRT
Dış Kaynaklı Dokümanlar ST
Sözleşmeler SZ
Talimatlar TA
Tahliye Planları TP
Teknik Şartnameler TS
El Kitapları YEK
4.9. Kapsam Dışı Dokümanlar
Muayene - Deney Raporları bu uygulamaların dışında tutulmaktadır.
4.10. Dış Kaynaklı Dokümanlar
4.10.1.Yerli - yabancı standartlar ve yasal mevzuatlardaki değişikliklerin tarafımıza bildirilmesi için, TSE
ve Lebib Yalkın firmasından bir yıllık dönemlerde bilgi alınır. Firmamız yılda bir kez, yerli ve yabancı
standartların listelerini TSE Ankara'ya, yasal mevzuatların listelerini XYZ firmasına bildirir. TSE Ankara
ve XYZ firması söz konusu standartların ve yasal mevzuatların güncelliğinin takibi ile ilgili yıllık abonelik
ücretini fabrikaya yazılı olarak bildirir. ABC A.Ş. tarafından gerekli ödeme sağlandığında, bir yıllık
abonelik kapsamında TSE Bilgi İşlem ve Enformasyon Daire Başkanlığı ve XYZ firması, firmamız adına
bir yıl boyunca ilgili dokümanların güncelliğini takip eder.
4.10.2.Dış Kaynaklı Dokümanlar Listesi’ne (KY-LS-001) kayıt edilerek yerli - yabancı standartların takibi
sağlanır.

4
Mevzuat ve yönetmeliklerin takibi ise Yasal ve Diğer Şartlar Uygunluk Değerlendirme Tablosu (ÇF-LS-
003) ile sağlanır.
4.10.3. Sözleşme gereği müşterilerden gelebilecek herhangi bir doküman, Lojistik Planlama Müdürlüğü
ve Arge - Ürge Müdürlüğü tarafından incelenir. Bu doküman, Yönetim Sistemleri dokümantasyonuna
dahil edilecekse bu prosedür şartlarına uygun olarak hazırlanır ve onaylanarak yürürlüğe girer. Bu tür
dış kaynaklı dokümandaki değişikliklerin takibi Lojistik Planlama Müdürlüğü ve Arge - Ürge Müdürlüğü
tarafından, onayı ise Yönetim Temsilcisi tarafından yapılır.
4.10.4. Dış kaynaklı dokümanların proses bazında bulundurulması, Dış Kaynaklı Doküman Bulundurma
Matrixi (KY-MTR-003) yönlendirmesi ile sağlanır.
4.11. Proses İş Akış Şemalarında Kullanılan Semboller
.
.
.
4.12. Dokümantasyon Uygulama İşlemleri Tablosu
…

Yönetim Temsilcisi’nin Yönetim Sistemleri prosesine delege ettiği işler, Yönetim Sistemleri Genel
Yönlendirme Talimatı’nda (KY-TA-004) belirtilmiştir.