KHÁI QUÁT VỀ 5S

Mục Lục
Nội Dung Trang

I. Khái Niệm Về 5S
5S là một phương pháp sắp xếp, quản lý nơi làm việc theo phương pháp của Nhật Bản.
5S là viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật bao gồm Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, và
Shitsuke tương ứng với 5 từ trong tiếng anh Sort ( Sàng lọc), Set in order ( Sắp xếp),
Shine ( Sạch sẽ), Standardize ( Săn sóc), Sustain ( Sẵn sàng). Nhờ vào tiêu chuẩn này
mà các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất có thể xây dựng một hệ thống và triết lý
quản lý sản xuất vững vàng.

II. S1-Sàng Lọc( Seiri )

Sàng lọc là gì?

Đây là bước đầu tiên của phương pháp 5S. Công việc của tiêu chuẩn này đó là phân
loại, tổ chức lại các vật dụng, hồ sơ, máy móc hay thiết bị. Thống kê tần suất sử dụng
để đưa ra biện pháp xử lý hiệu quả.

Vì sao bạn phải làm sàng lọc?

Sàng lọc cho phép ban có một không gian làm việc đầy hiệu quả hơn bằng cách loại
bó sự lộn xônkhông cần thiết. Đây cũng là bước đầu tiên hưởng tới việc mở ra một
không gian có thể được sử dụng trong những công việc khác.

Phân loại trước khi sàng lọc:

Mọi thử bao gồm vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, công cụ, tài liệu, hồ sơ... gọi
chung là vật đựng có thể chia thành 2 nhóm như sau:

 Vật dụng có thể dùng

 Vật dụng không cần dung
III. S2 – sắp xếp ( Seiton )

A. Sắp xếp là gì

Là hoạt động bố trí các vật dụng cần thiết (có thể dùng) tại những vị trí hợp lý, ngăn
nắp, trật tự, logic, tiện lợi và đảm bảo an toàn khi sử dụng. Là sắp xếp kỹ lưỡng các
mục còn lại sau khi sàng lọc, giúp các mục được sử dụng thường xuyên có thể dễ dàng
truy cập và cung cấp cho mỗi mục một ngôi nhà rõ ràng và dễ tìm. Sau khi dọn sạch
những đồ vật không cần thiết, bạn có thể sắp xếp những gì còn lại.

B. Vì sao chúng ta cần phải sắp xếp?

Sắp xếp sẽ cho phép mọi đồ vật có một ngôi nhà cụ thể. nơi có thể dễ dàng tìm thấy nó
và có thể dễ dàng trả lại nó. Nó làm giảm chất thải do chuyển động quá mức vì các vật
dụng được đặt ở những vị trí thuận tiện hơn. Đây cũng là bước thứ hai trên con đường
mở ra không gian có thể được sử dụng một cách chiến lược nhằm hướng tới mục tiêu
cải thiện sản xuất.

Tạo môi trường quản lý và kiểm soát trực quan theo nguyên tắc 5D (5 dễ): Dễ tìm, Dễ
thấy, Dễ lấy, Dễ kiểm tra và Dễ trả lại.

Giúp loại bỏ lãng phí: Lãng phí do di chuyển, tìm kiếm. Lãng phí thời gian, công sức.
Lãng phí do thiệt hại bởi môi trường làm việc thiếu an toàn (đồ đạc bừa bộn trên kệ dễ
gây rơi đỗ, vật cản ở lối đi dễ gây vấp ngã,...)

Là chìa khóa cho sự chuẩn hóa – nhất quán trong cách hiểu cũng như trong thực hiện
và vận hành. Từ đó, mọi người đều có thể nhanh chóng, dễ dàng tìm kiếm được vật
dụng cần thiết hoặc trả lại đúng vị trí ban đầu. Bất kì vật dụng cần thiết nào cũng phải
có vị trí quy định riêng của nó, kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng và mọi người đều
có thể nhận

diện được.
 C. Thực hiện sắp xếp và lưu ý:
1. Xác định vị trí thích hợp

Để xác định vị trí thích hợp cho từng vật dụng, bạn có thể áp dụng sơ đồ Spaghetti
(hay còn gọi là sơ đồ mì Ý) để nhìn ra những điểm chưa hợp lý. Sau đó tiến hành bố
trí, sắp xếp cho thích hợp.

Lập lại bản đồ Spaghetti theo cách bố trí mới và áp dụng. Đánh giá hiệu quả và tiếp
tục cải tiến.

Sơ Đồ Spaghetti

Cần lưu ý đến một số nguyên tắc như: FIFIO trong lưu trữ, U shape trong bố trí vật
dụng tại khu vực vận hành... Đặt các vật dụng tại nơi làm việc theo mức độ sử dụng.
Thường dùng thì đặt ở gần hơn và ngược lại. Đặt gần nhau nếu chúng thường được sử
dụng chung với nhau hoặc sắp xếp thành từng bộ... Sắp xếp sao cho thuận tiện khi thao
tác (vừa tầm tay, vừa tầm với).

2. Nhận dạng đúng vị trí đã quy định

Sau khi chọn được vị trí thích hợp, việc tiếp theo là làm sao để mọi người biết và tuân
thủ cho đúng.

Một số chiến lược thường được

áp dụng:

- Chiến lược ký hiệu sơn màu:

Xác định vị trí trên sàn, lối đi,
hành lang, treo trên tường,. bằng
cách sơn màu chỉ thị (hoặc băng
keo dính có màu). Kích thước bề
rộng và màu sắc của vạch màu
cần phải được chuẩn hóa trong
tổ chức. Kích thước thường dùng khoảng 7-10 cm. Dưới đây là một ví dụ tham khảo
cho việc quy định vạch màu.

- Chiến lược bảng ký hiệu (Signboard): Xác định vật dụng, vị trí, số lượng lưu trữ. Có
thể là số lượng chính xác hoặc giới hạn số lượng min-max.

- Chiến lược mã hóa màu sắc.

IV. S3 – Sạch sẽ ( Seiso )

Sạch sẽ là bước số 3 trong phương pháp quản lý và sắp xếp nơi làm việc 5S của Nhật
Bản. “Sạch sẽ” hiểu đơn giản nghĩa là “giúp mọi thứ được sạch sẽ bóng loáng” – ám
chỉ hoạt động giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, giữ cho không gian, thiết bị, môi trường
xung quanh được sáng sủa, sạch sẽ và an toàn.

Vì sao sạch sẽ lại quan trọng trong doanh nghiệp?

Sạch sẽ trong 5S giúp duy trì sự hài lòng cho khách hàng và nhân viên nơi làm việc,
giúp cho nhân viên được làm việc có hiệu quả hơn.

Giữ cho môi trường làm việc sạch sẽ, thoáng mát, dễ chịu.

Tạo cảm giác dễ chịu, thoải mái, giảm căng thẳng cho nhân viên.

Đảm bảo mỹ quan, vẻ chuyên nghiệp cho không gian làm việc, tạo được ấn tượng tốt
với các khách hàng ghé thăm.

Thông qua lau dọn, giữ vệ sinh, các hỏng hóc ở dụng cụ, máy móc, thiết bị cũng sẽ
được kịp thời phát hiện, từ đó có thể được bảo trì và thay mới đúng hạn, không ảnh
hưởng đến năng suất lao động, không để lại rủi ro mất an toàn lao động.

Ứng dụng Sạch sẽ vào môi trường doanh nghiệp

 - Vệ sinh hàng ngày
 Xác định đối tượng cần được vệ sinh
 Phân chia nhiệm vụ cho nhân viên
 Xác định phương pháp
 Tiến hành làm sạch
- Kiểm tra từng loại thiết bị
- Bảo trì và cải thiện
V. S4 – săn sóc (seiketsu)
1. Săn sóc là gì?

- Là “tiêu chuẩn hóa” việc sàng lọc, sắp xếp, dọn dẹp nơi làm việc, duy trì những việc
đã thực hiện và cải tiến liên tục để tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn. Săn
sóc là bước thứ tư của phương pháp 5S, nhằm đặt ra những tiêu chuẩn mới về vệ sinh,
ngăn nắp và thúc đẩy nhân viên tuân thủ theo các tiêu chuẩn đó.

2. Thực hiện săn sóc như thế nào?

- Xác lập một hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu
sắc. Tạo môi trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ.

- Tạo thói quen thực hiện S3

 Phân công trách nhiệm thực hiện S3

 Lồng ghép nghĩa vụ 3S vào công việc hàng ngày.
 Kiểm tra lại tình trạng của việc duy trì

- Phát triển lên bước “ngăn ngừa”

Vì chúng ta chỉ mới thành công trong việc tạo dựng nền tảng của S4. Ngăn ngừa sự
tích trữ, sự bừa bộn, lộn xộn và sự dơ bẩn. Khi thấy đồ đạc bừa bãi ta lập tức sắp xếp
lại. Khi thấy sàn bị dơ ta lập tức làm sạch ...Sau khi tìm được nguồn gốc các vấn đề,
chúng ta bắt tay vào việc ngăn ngừa cho từng “S".

- Ngăn ngừa việc tích lũy vật dụng không cần thiết (S1)
là các vật dụng đã tích tụ rồi mới áp dụng. Vì vậy, để chủ động hơn, thay vì để tích tụ
rồi giải quyết thì hãy ngăn ngừa việc tích tụ ngay từ đầu. Chỉ nhập, giữ những vật dụng
cần thiết, đúng thời điểm và với số lượng vừa đủ

- Ngăn ngừa sự lộn xộn (S2)

Có hai phương pháp để thực hiện việc này. Một là hạn chế việc đặt vật dụng sai vị trí.
Hai là làm cho việc đặt sai chỗ không thể xảy ra được.

+ Ở cách thứ nhất, việc cần làm là tối ưu hóa việc quản lý trực quan như: Sử dụng
nhãn dán, định danh, bảng hiệu, vạch phân cách ... được quy định rõ ràng. Thiết lập
thành quy chuẩn và phổ biến, đào tạo rộng khắp cho toàn thể nhân viên tuân thủ đúng.
Như vậy sẽ hạn chế việc đặt sai vị trí.

+ Cách thứ hai là hạn chế việc phải trả lại vật dụng sau khi dùng. Như vậy, việc đặt sai
chỗ sẽ không thể xảy ra. Ví dụ dễ thấy là tại các quầy lễ tân ngân hàng, sẽ có 1 hoặc 2
cây bút với đế gác bút được dán cố định xuống bàn. Bạn muốn mang đến chỗ khác, đặt
sai vị trí cũng không được. Một ví dụ khác là tích hợp chức năng của vật dụng để hạn
chế số khả năng đặt sai vị trí. Cụ thể là đồ bấm móng tay và dũ móng tay. Hai món này
được tích hợp thành 1 món. Giúp giam kha nang đat sai vị trí tu 2 kha nang (bam
mong tay va dua mong tay) xuống còn 1 khả năng.

- Ngăn ngừa sự dơ bẩn (S3)

Mục đích nhằm giảm thiểu thời gian cũng như công sức cho việc dọn dẹp, lau chùi,
làm sạch. Thông qua công cụ 5Why, chúng ta sẽ biết được nguồn gốc tác nhân gây
bẩn. Từ đó, tìm biện pháp cải tiến để ngăn ngừa từ trước. Ví dụ chiếc máy tiện khi vận
hành làm phát tán bụi bẩn, mảnh vụn ... ta có thể đặt khung chắn/ tấm chắn quanh vị trí
thải ra bụi, mảnh vụn. Điều này giúp hạn chế việc phải lau chùi cho cả căn phòng.

VI. S5 – sẵn sàng (seiton)

1. Sẵn sàng là gì?

là thói quen tự giác, duy trì nề nếp, tác phong, tuan thủ quy ịnh tại nơi làm việc ở mức
tốt nhất để bắt đầu vào các hoạt động kinh doanh của tổ chức, tăng năng suất làm việc.

2. Vì sao sẵn sàng lại quan trọng trong 5S?

Những vấn đề xảy ra khi thiếu đi sự cam kết sẵn sàng thực hiện đúng 5S mọi lúc.

 Những vật dụng không cần thiết rồi sẽ lại chồng chất đầy ắp dù đã làm sàng lọc
trước đó.
 Rồi sẽ có những vật dụng không được đặt lại đúng vị trí của nó dù đã có kế
hoạch và phổ biến cách sắp xếp.
 Rác thải, dơ bẩn sẽ lại để đó chờ đội dọn dẹp thay vì thực hiện ngay ở mỗi ca,
mỗi ngày bởi mọi người như đã thiết lập.
 Thậm chí có khả năng quay về như lúc chưa hề có 5S, chưa hề biết 5S là gì ...
Mà 5S thì có thể nói là nền tảng cho sự tồn vong của doanh nghiệp.

Do đó, nếu không có duy trì đúng các hoạt động 5S một cách tự giác từ mọi người
thì việc thực hiện các S trước đó cũng sẽ nhanh chóng và dễ dàng bị sụp đổ.

3. Xây dựng sẵn sàng như thế nào?

Có một sự thật là khi nhìn vào một tổ chức không có 5S hoặc 5S thiếu hiệu quả.
Thiếu sự tự giác, kỷ luật trong công tác 5S. Thì sự nhận xét, phê bình đưa ra lúc này
không phải chỉ đến những nhân viên cụ thể. Mà là các lãnh đạo của tổ chức thiếu đi
sự quan tâm sâu sát để thiết lập, điều chỉnh nhân viên của họ khi 5S chưa được thực
hiện tốt. Ban lãnh đạo cần tìm cách để xây dựng, thiết lập để những hành động làm
5S trở thành việc không thể thiếu của mỗi người thay vì than phiền về điều kiện 5S
chưa được tốt hoặc nhân viên thiếu tính kỷ luật, tự giác.