BÀI TẬP BUỔI 6

Họ tên: Đỗ Thị Dịu

MSSV: 2156210015
Đề: Tìm hiểu khái quát về 5S và ứng dụng của 5S trong công tác văn phòng.
1. 5S là gì? Tác dụng/ý nghĩa của 5S?
5S là phương pháp quản lý, sắp xếp môi trường làm việc có nguồn gốc từ
Nhật Bản. Đây là hệ thống tổ chức không gian làm việc sạch sẽ, ngăn nắp để
công việc được thực hiện một cách hiệu quả. Nó được viết tắt của 5 từ
trong tiếng Nhật gồm: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ),
Seiketsu (Săn sóc), và Shitsuke (Sẵn sàng).

Tác dụng
- Quản lý thời gian tốt hơn: loại bỏ các vật dụng không cần thiết, sắp xếp lại các
dụng cụ quan trọng sẽ giúp loại bỏ tình trạng đồ đạc lộn xộn. Người lao động sẽ
phải đỡ mất thời gian để tìm kiếm đồ dung, thay vào đó họ có thể tập trung làm
việc hiệ quả tốt hơn.

- Ít lãng phí không gian: bằng cách bỏ bớt đi những đồ dung không cần thiết,
bạn sẽ có được không gian để chứa những vật dụng hữu ích hơn. Việc tận dụng
tối đa không gian làm việc và nguồn luwjjc sẽ góp phần tối đa lợi ích doanh
nghiệp.

- Giảm tỷ lệ thương tật: thường xuyên sắp xếp và dọn dẹp sẽ góp phần giảm bớt
nguy cơ tại nạn khi người lao động di chuyền/tìm đồ.

- Cải thiện tính nhất quán và chất lượng: tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc giúp
giảm thiểu đáng kể sai sót và cải thiện năng suất làm việc.

- Nâng cao tinh thần nhân viên: Khi nguyên tắc 5S được áp dụng hiệu quả,
người lao động sẽ nhận thấy rằng đóng góp của họ được coi trọng, từ đó cảm
thấy tự hào về công việc.

 Những lợi ích của việc áp dụng quy trình 5S đã được ghi nhận tại nhiều tổ
chức.
2. Nội dung của 5S (nói riêng từng S) là gì?
 Sàng lọc: Seiri hay Sàng lọc có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng
theo trật tự. Đây chính là bước đầu tiên doanh nghiệp cần làm trong thực
hành 5S. Nội dung chính của S1 là phân loại, di dời những thứ không cần
thiết, có thể bán đi hoặc tái sử dụng.
Sắp xếp: Tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ
tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại.
Sạch sẽ: Thường xuyên vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ thông qua
việc tổ chức vệ sinh tổng thể và tổ chức vệ sinh hàng ngày máy móc vật
dụng và khu làm việc. S3 hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm
thiểu rủi ro, tai nạn đồng thời nâng cao tính chính xác của máy móc thiết
bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn).
Săn sóc: Luôn luôn kiểm tra, duy trì 3S ở trên. Bằng việc phát triển S4,
các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo tiêu chuẩn đã đặt ra và
tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp.
Sẵn sàng: Nghĩa là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong
cho mọi người trong thực hiện 5S

3. 5S có thể được vận dụng thế nào trong công tác văn phòng
Việc sàng lọc với sắp xếp tài liệu hợp lý khiến nó trở nên có hệ thống, giúp
người làm việc dễ dàng xác định, tìm kiếm tài liệu ( áp dụng S1, S2)
Không gian làm việc ngăn nắp, bố trí phù hợp tạo cảm giác thoải mái, từ đó
người làm việc cảm thấy phấn khởi, nâng cao hiệu suất công việc (áp dụng
S2, S3)
Môi trường văn phòng thường khá máy móc làm dễ nhàm chán. Cần có
phương pháp cải tiến để duy trì công tác ổn định (áp dụng S4)
Trong thời kỳ mọi thứ thay đổi nhnh chóng thì công tác văn phòng cũng
phải đi theo xu hướng của thời đại, không được bó buộc trong khuôn khổ cũ
mà luôn ngừng “ thay áo”, tiếp nhận những kỹ thuật mới giúp ích trong quá
trình công tác, làm việc. (áp dụng S5).