Digitális megoldások a vállalati életben

Folyamatok és IT rendszerek

Dr. Varga Krisztián

Adatelemzés és Informatika Intézet
1
 Mai témáink

Folyamat- Információ- Integrált

menedzsment rendszer vállalat-
alapok irányítási
rendszerek

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 2

 Funkció (szervezeti egység) és folyamat
• A vállalati funkciók a munkamegosztásban létrejövő
tevékenységcsoportok, amelyek azonos, vagy közelálló szerepet
töltenek be a vállalatok alapvető céljainak ellátásában.
– Ilyen például a marketing, HR, IT, logisztika, termelés, szolgáltatás,
pénzügy.
• A folyamatok azonban az egyes funkciók együttműködésével
mennek végbe!

(Chikán, 2003)

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 3

 Marketing

Ügyfél, piac Termék-

megismerése fejlesztés

Folyamatok és Értékesítés Ügyfélszolgálat

funkciók Értékesítés
Szolgáltatás
létesítés
Számla-
információ
Ügyfél-
Számlázás szolgálat
Műszaki
Számlázás Behajtás
hibakezelés

Szolgáltatás biztosítás

Kapacitás
Üzemeltetés
kezelés

Folyamat Információrendszer ERP rendszer

 A folyamat
Tevékenységek
Funkciókon
logikai Célorientált
átnyúlik
kapcsolata

Bemenetek Kimenetek Erőforrások

Végeredménye Bizonyos A szervezet

értéket jelent az rendszerességgel szempontjából
ügyfélnek lezajlik fontos

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 5

 Információrendszer:
– Osztályozás a szervezeti struktúra szerint

Egy információrendszer (IR) kiszolgálhat szervezeti

funkciókat, üzleti egységeket és teljes vállalatokat is. PC PC
Unix
Enterprise
Server

PC
Hub

• Funkcionális IR Serial Terminals

In-house operations

Mux Thin

• Integrált IR
Client

Thin
Client

• Szervezetközi IR DIALUP/T1/T3/ISDN/FRAME RELAY

DIALUP/T1/T3/ISDN/FRAME RELAY
Mux

Az információrendszerek Thin Client

PC
Mux

általában elektronikus
Thin Client
Appliance PC

hálózatokon keresztül
Appliance Appliance
Unix Server
Enterprise Store 3
Server Appliance

kapcsolódnak On-line Multi-station Store

Store Location 1
Server
Store 3

On-line Multi-station Store

Store Location 2
Online Telenet System using the Internet

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 6

 Információrendszer:
– Osztályozás a funkcionális egység szerint

Egy információrendszer (IR) egy vállalat valamennyi funkcióját

támogathatja

Point-of-Sale (POS)
• Üzemvitel
• Számvitel
• Pénzügy
• Marketing
• HR
Tranzakciófeldolgozó rendszerek
(Transaction Processing Systems, TPS):
rutin és ismétlődő feladatokat automatizál, melyek
kritikusak a szervezet működése szempontjából

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 7

 Információrendszer:
– Osztályozás a funkcionális egység szerint

Egy információrendszer (IR) egy vállalat valamennyi funkcióját

támogathatja

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 8

 Szervezetközi rendszerek

Két vagy több szervezet

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 9
 Információrendszer :
– Osztályozás a támogatott funkció szerint

Felső- Felsővezetői rendszerek

vezetés
Vezetői információrendszerek
Közép- Döntéstámogató rendszerek
vezetés Intelligens rendszerek

Tudás és Tudásmenedzsment rendszerek

adatmunkások Irodaautomatizáló rendszerek

Operatív szint Tranzakciófeldolgozó rendszerek

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 10

 Információrendszer :
– Osztályozás a támogatott funkció szerint

⚫ Tranzakció feldolgozó rendszerek (TPS)

⚫ Bemenetek: tranzakciók, események

⚫ Feldolgozás: frissítés (updating)

Felső-
vezetés ⚫ Kimenet: részletes jelentések

⚫ Felhasználók: operatív személyzet

Közép-
vezetés Példa: számlakiegyenlítés
Példa: egyetemi információs rendszer
Tudás és
adatmunkások

Operatív szint

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 11

 Információrendszer :
– Osztályozás a támogatott funkció szerint

⚫ Tudásmenedzsment rendszerek (KMS

vagy KWS)
⚫ Bemenetek: terv specifikáció
Felső-
vezetés ⚫ Feldolgozás: modellezés

⚫ Kimenet: tervek, grafikák

Közép- ⚫ Felhasználók: technikai személyzet

vezetés
Példa: mérnöki tervező munkaállomás

Tudás és
adatmunkások

Operatív szint

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 12

 Információrendszer :
– Osztályozás a támogatott funkció szerint

⚫ Irodaautomatizálási rendszerek (OAS)

⚫ Elmozdulás a “papírmentes” iroda
felé
Felső-
vezetés ⚫ A munkafolyamatok újratervezése

⚫ Integrált szoftverek

Közép- ⚫ Ergonomikus tervezés

vezetés ⚫ Világos, kellemes munkakörnyezet

Tudás és Példa: prezentációs grafikák

adatmunkások

Operatív szint

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 13

 Információrendszer :
– Osztályozás a támogatott funkció szerint
⚫ Vezetői Információrendszerek (MIS)
⚫ Bemenet: nagymennyiségű adat

⚫ Feldolgozás: egyszerű modellek

Felső- ⚫ Kimenet: összefoglaló jelentések

vezetés ⚫ Strukturált és félig strukturált
döntések
Közép- ⚫ Jelentési kontroll orientáció
vezetés
⚫ Múlt és jelen adataira alapszik

⚫ Belső orientációjú
Tudás és
⚫ Hosszadalmas tervezést igényel
adatmunkások

Példa: éves költségvetés tervezés

Operatív szint

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 14

 Tranzakciós adatok a vezetői
információrendszerek számára

TPS MIS
Rendelés Eladási
feldolgozási adatok
rendszer
Megrendelési adatok Termelés
egység-
Nyersanyagellátás költsége
tervezési rendszer MIS Jelentések
Termék-
változási
Termelési adatok
adatok
Főkönyvi
rendszer Kiadási Vezetők
adatok

Számviteli adatok MIS adatok

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 15

 Információrendszer :
– Osztályozás a támogatott funkció szerint
⚫ Döntéstámogató rendszerek (DSS)
⚫ Bemenetek: kismennyiségű adat

⚫ Feldolgozás: interaktív

⚫ Kimenetek: döntési elemzés

Felső-
vezetés ⚫ Rugalmas, adaptív, gyors

⚫ A felhasználó kontrollálja a
Közép- bemeneteket és kimeneteket
vezetés ⚫ Nem professzionális a programozás

⚫ A döntési folyamat támogatása

Tudás és ⚫ Kifinomult modellezési eszközök
adatmunkások
Példa: szerződési költségek elemzése

Operatív szint

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 16

 Információrendszer :
– Osztályozás a támogatott funkció szerint
⚫ Felsővezetői információrendszerek (EIS)
⚫ Stratégiai szint

⚫ Bemenetek: aggregált adatok

⚫ Kimenetek: előrejelzések
Felső-
vezetés ⚫ Felsővezetés eszköze

⚫ Interaktív feldolgozás
Közép- ⚫ Személyre szabott
vezetés
⚫ Összeköti a vezetőt a többi
szervezeti szinttel
Tudás és ⚫ Fenntartása nagyon költséges
adatmunkások
⚫ Kiterjedt támogatást igényel

Példa: 5 éves működési terv

Operatív szint

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 17

 Nézzünk példákat!

Profit tervezés
Felső- Emberi erőforrás menedzsment
vezetés
Értékesítést támogató rendszer

Közép-
Szöveg feldolgozás
vezetés Árazás elemzés
Pénzügyi és számviteli rendszerek
Tudás és
Szimuláció
adatmunkások
Termelés üzemezése

Operatív szint

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 18

 Folyamatkategóriák
Stratégiai / irányítási folyamatok
• Több folyamatnak szabnak irányt

Alapfolyamatok (mag-, kulcsfolyamatok)

• A szervezeti célok megvalósításához kapcsolódó
tevékenységek
Támogató folyamatok
• Alapfolyamatokat támogatnak

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 19

 Példa folyamatok
Iparág: Ingatlanhasznosítás

Stratégiai és Támogató
Alapfolyamatok
irányítási folyamatok folyamatok
• Stratégiaalkotás, • Ingatlan • Marketing és
tervezés hasznosítás kommunikáció
• Kontrolling • Ingatlan értékesítés • Gazdasági
• Belső ellenőrzés • Ingatlan adminisztráció,
• Minőségbiztosítás üzemeltetés könyvelés
• Stratégiai HRM • Ingatlan fejlesztés • Beszerzés
• Működésfejlesztés • Ingatlan gazdasági • HRM
adminisztráció • Üzemeltetés
• Ügyfélszolgálat • Informatika

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 20

 Folyamatmenedzsment
A szervezet belső Ellenőrzés,
működésének és ezen monitorozás

keresztül a termékek
és szolgáltatások
minőségének
folyamatos javítása Üzleti
Irányítás,
tervezés folyamat- Elemzés
menedzsment

Változás-
kezelés

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 21

 Miért is beszélünk erről ennyit???
Mert megfelelő folyamatmenedzsment rendszer esetén…
A folyamatok átláthatóbbak lesznek

Minimálisra csökkenthető a folyamatok közötti redundancia

A folyamatoknak gazdájuk, felelősük lesz

Közös folyamatok mentén gondolkozik mindenki

Kidolgozható egy egységesen elfogadott mérőszámrendszer

A folyamatok elemezhetővé válnak

A vállalati folyamatok értékelése tárgyilagos lesz

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 22

 A folyamatok komplexek!

A felmérés elején
úgy gondoltuk, hogy
a legtöbb Közben kiderült,
folyamatunk hogy ici-picit
egyszerű. bonyolultabbak…

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 23

 Folyamatfejlesztés lehetséges módjai

Folyamatos folyamatfejlesztés (CPI) Radikális folyamatátalakítás (BPR)

• Meglévő folyamatokra, • Tevékenységek és folyamatok

tevékenységekre koncentrál újradefiniálása
• Inkrementális, állandó • Innovatív, nem visszatérő változtatási
folyamatfejlesztés folyamat
• Lehetséges egyes alfolyamatok • Alapelv a teljes folyamat vizsgálata,
vizsgálata, fejlesztése fejlesztése
• A meglévő szervezeti felépítés alakítása • A folyamatokon alapuló szervezeti
• Minden szervezeti cél és hatékonysági struktúra bevezetése
kritérium együttes vizsgálata • Hangsúly a folyamat hatékonyságon és
• Viszonylagos stabilitás, kontrollált az informatikai támogatás
változtatással hatékonyságán
• Instabil átalakulás
• Bottom-up folyamat
• Top-down folyamat

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 24

 Az IT és a folyamatmenedzsment kapcsolata

Folyamatok megfelelő
feltérképezésével, leírásával
• IT rendszerek feladata specifikálható
• IT megoldások fejleszthetőek a folyamatok
automatizálásához, támogatásához
• IT támogatás nyerhető magukhoz a
folyamatmenedzsment feladatokhoz

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 25

 Az EIS-től az OLAP-ig

EIS
DSS OLAP

MIS
OLTP
TPS

OLAP: Online Analytical Processing

OLTP: Online Transaction Processing
Folyamat Információrendszer ERP rendszer 26
 Az integráció szintjei

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 27

 Az integrált rendszer struktúrája

HR Pénzügy

Interfész Központi adatbázis Interfész

VEVŐK SZÁLLÍTÓK
Marketing Logisztika

Belső architektúra

Ellátási lánc

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 28

 Definíció I.
Az ERP és MRP rendszerek olyan
modulokból felépülő alkalmazások, amelyek szoftveres megoldást
kínálnak
a termelés, a logisztika, az értékesítés, a HR-gazdálkodás és a
pénzügyi elszámolás tranzakcióinak
valós idejű, egységes és integrált kezelésére.

Material Requirements Planning

MRP
Termelésirányítási rendszer
Enterprise Resource Planning
ERP
Integrált vállalatirányítási rendszer

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 29

 Definíció II.
Egy vállalat
Egységes
valamennyi
információs
feldolgozását
rendszer
megvalósít(hat)ja

Az adat a
Minden adat csak keletkezése
egyszer szerepel pillanatában kerül
rögzítésre
Folyamat Információrendszer ERP rendszer 30
 Előnyök
Könnyebb információhoz jutás

Hibák aránya csökken (Automatizmus, egyszeres adatbevitel)

A vállalat tevékenysége jobban nyomon követhető

Alacsonyabb munkaigény

Optimalizálható folyamatok

Javul a szervezeten belüli kommunikáció

Földrajzi távolságok jelentősége csökken

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 31

 Hátrányok, nehézségek

Belső hálózat
Igény „percrekész” Hatáskörök
fejlesztése
adatokra átrendeződése
elkerülhetetlen

Az egyszeres Precíz jogosultság- Minden egy helyen

adatbevitel kiosztás iránti – biztonsági
buktatói igény kérdések

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 32

 Történelem
Szigetrendszerek
Funkcionális rendszerek Kommunikációs problémák
Nehézkes integráció

1960-tól Anyagszükséglet számítása

Termelésirányítási Automatizált megrendelések
rendszerek (MRP) Termelés és pénzügy integrációja

A teljes vállalati működés támogatása

1990-től
Integráció az értékláncon belül…
Vállalatirányítási
… és a logisztikai láncban is
rendszerek (ERP)
ERP I. és II. generáció

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 33

 Alapvető elvárások
Széles
Rugalmasság Integrálhatóság Modularitás
funkcionalitás

Felhasználóbarát Folyamat-
Nyitottság Biztonság
kezelési mód orientáltság

Megbízhatóság Egységesség Gazdaságosság Nemzetköziség

Valós idejű
tranzakció-
feldolgozás

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 34

 Növekvő elvárások a második generációs
ERP-kkal szemben
Customer Relationship Management
CRM
Vevői kapcsolatok kezelése
Supplier Relationship Management
SRM
Szállítói kapcsolatok kezelése
Supply Chain Management
SCM
Ellátási lánc menedzsment
Product Lifecycle Management
PLM
Termékek teljes életciklusának kezelése
Elektronikus üzletmenet
E-business
Internet-alapú kommunikáció
Business Intelligence
BI
Üzleti intelligencia (elemzések, adatbányászat)

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 35

 MIÉRT történik a bevezetés?
1990-től: Funkcionalitás
Tudja mindazt, amit előírnak LEGYEN bevezetés
Amit az eddigiek tudtak Nagyvállalati szektor
Amit az anyavállalat elvár

2000-től: Optimalizáció
Hatékonyságnövelés Minél kedvezőbb bevezetés
Jobb kapacitáskihasználás Nagy- és középvállalatok
Folyamatoptimalizáció
Költségcsökkentés és előrejelzés

2005-től: Alkalmazkodóképesség
Kockázatcsökkentés Észrevétlen bevezetés
Stabilitás megteremtése és megőrzése Kis-és középvállalatok
Jó minőségű adatok a döntéshozatalhoz

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 36

 MIKET vezetnek be?

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 37

 Az ERP-t használják mindenre?

Folyamat Információrendszer ERP rendszer

38
 Hogyan történik a bevezetés?
Igények specifikálása

Tenderkiírás

Értékelés, választás

Bevezetés előkészítése
Üzleti folyamatok újraszervezése Tervezés Rendszer testre szabása

Rendszerbevezetés
Adatmigráció Integrálás Tesztelés Oktatás

Éles üzembeállás
Utómunkálatok

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 39

 Vevő és eladó?
Az ERP rendszer
fejlesztője

A bevezetést végző
Független tanácsadó cég
(helyi forgalmazó)

ERP rendszert
bevezetni tervező
vállalat
Folyamat Információrendszer ERP rendszer 40
 Költség és haszon

A bevezetés teljes költsége

nagyjából hatszorosa
a licencdíjnak

Az ERP hasznai
nem mérhetők közvetlenül

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 41

 ERP bevezetési költségek

ERP
bevezetési Betanítás
visszaesés

ERP szakértők
Integrálás és
növekvő
tesztelés
bérigénye

Tanácsadók Személyre
költsége szabás

Adatok
átvitele,
átalakítása

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 42

 Személyre szabás…
Italokkal kereskedő vállalat…
• Alap „mértékegységek”
– Teli rekesz = x db üveg, y liter ital és egy darab rekesz
– Üres rekesz = x db üveg, 1 db rekesz
– Rekesz = 1 db rekesz
– Teli vagy üres raklap = z db üres vagy teli rekesz
– Kamion/furgon/ifa = w db raklap (teli vagy üres)
• Térfogat-nyilvántartás
– Mennyiség= v ×teli rekesz térfogata

• Legkisebb értékesíthető mennyiség?

• És mi legyen egy fél rekesszel???

Forrás: erpblog.hu

Folyamat Információrendszer ERP rendszer 43

 Top 10 ERP Software Vendors, Market Size and
Market Forecast 2021-2026

Folyamat Információrendszer ERP rendszer

44