CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT

2. Các loại kiểm soát

2.3 Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát
Kiểm soát toàn bộ: là kiểm soát được tiến hành trên tất cả các lĩnh vực hoạt động,
các bộ phận, các khâu, các cấp nhằm đánh giá tổng quát mức độ thực hiện các mục tiêu
chung.
Kiểm soát bộ phận: là kiểm soát được thực hiện đối với từng lĩnh vực hoạt động,
từng bộ phận, từng khâu, từng cấp.
Kiểm soát cá nhân: là kiểm soát được thực hiện đối với từng con người cụ thể trong
tốt chức.
2.4 Theo đối tượng kiểm soát
Kiểm soát cơ sở vật chất kỹ thuật: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình
hình cơ sở vật chất kỹ thuật của tổ chức như đánh giá thực trạng nhà xưởng, máy móc,
thiết bị…
Kiểm soát con người: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá con người trên các
mặt: năng lực, tính cách, phẩm chất, kết quả thực hiện công việc, tính trung thực, lòng
trung thành, tinh thần trách nhiệm, sự thỏa mãn với công việc...
Kiểm soát thông tin: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá chất lượng của
thông tin trong hoạt động của tổ chức trên các mặt như: rõ ràng và đầy đủ, chính xác và
trung thực, hệ thống và tổng hợp, cô đọng và lôgic.
Kiểm soát tài chính: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình hình tài chính
của tổ chức như đánh giá các nguồn vốn, tình hình cân đối thu – chi, tình hình thực hiện
ngân sách, công nợ…
3. Quy trình kiểm soát
Quy trình kiểm soát trong tổ chức có thể minh họa bằng sơ đồ sau đây:
 Xác định Đo lường So sánh với Nếu không Tiếp tục
các tiêu kết quả tiêu chuẩn hoặc
chuẩn kiểm hoạt động có sai lệch
kiểm soát công
soát nhận kết
quả
Nếu có
sai lệch

Điều chỉnh
theo tiêu
chuẩn

3.1 Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát

Tiêu chuẩn kiểm soát là những chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ mà dựa vào đó có thể đo
lường và đánh giá kết quả thực tế của hoạt động.
Khi các định các tiêu chuẩn kiểm soát, cần phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:
- Tiêu chuẩn và mục tiêu: Tiêu chuẩn kiểm soát phải gắn với mục tiêu của tổ chức,
hay phải hướng đến mục tiêu của tổ chức.
- Tiêu chuẩn và dấu hiệu thường xuyên: Tiêu chuẩn đánh giá cho một hoạt động,
cho một cá nhân hay cho một tổ chức phải bao quát hết được các giai đoạn đó.
- Tiêu chuẩn và quan sát tổng hợp: Tiêu chuẩn là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần
được thực hiện, nên phải gắn với yêu cầu đặt ra của nhiệm vụ. Tuy nhiên, không
nên có quá nhiều tiêu chuẩn, bởi vì nếu có quá nhiều tiêu chuẩn làm cho sự chú ý
của người quản lý bị phân tán và dễ xa rời những yếu tố quan trọng nhất. Mặt
khác, nếu có quá nhiều tiêu chuẩn thì khả năng thực thi sẽ khó khăn. Vấn đề cốt
yếu là lựa chọn trong tất cả các tiêu chuẩn có thể sử dụng những tiêu chuẩn có liên
quan đến hướng biểu thị toàn bộ hoạt động của tổ chức.
- Tiêu chuẩn và trách nhiệm: Khi xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát, phải xác định
được quan hệ giữa tiêu chuẩn và người chịu trách nhiệm về tác nghiệp được kiểm
 soát. Trong trường hợp cùng một tác nghiệp do nhiều người thực hiện thì phải
định ra cho mỗi giai đoạn, và do đó cho mỗi người phụ trách những tiêu chuẩn
riêng.
- Xác định mức chuẩn: Sau khi xác định tiêu chuẩn. vấn đề là định mức cho các tiêu
chuẩn đó. Mức chuẩn thể hiện những mong muốn về kết quả đạt được. Tuy nhiên,
mức chuẩn này không được trở thành quá cứng nhắc, trái lại phải chấp nhận một
quyền tự do hành động nào đó để có thể tính đến những điều kiện thay đổi mà một
tác nghiệp phải chịu. Mức chuẩn càng được lượng hóa cụ thể càng tốt.
- Sử dụng các tiêu chuẩn định tính: Trong một số trường hợp, khó có thể đánh giá
bằng con số định lượng, chẳng hạn như đánh giá lòng trung thành của nhân viên,
tinh thần trách nhiệm của nhà quản trị cấp dưới, sự thỏa mãn hay niềm tin của
khách hàng vào sản phẩm hàng hóa, dịch vụ… khi đó cần phải sử dụng các tiêu
chuẩn định tính. Bên cạnh đó, ở một số đối tượng, một số hoạt động đòi hỏi phải
bổ sung tiêu chuẩn định tính bên cạnh các tiêu chuẩn định lượng mới đánh giá một
cách đầy đủ, chính xác và khách quan.
3.2 Đo lường kết quả hoạt động
Căn cứ vào những tiêu chuẩn đã được xác định trong bước 1, tiến hành đo (đối với
những hoạt động sắp xảy ra và kết thúc), hoặc lường trước (đối với những hoạt động sắp
xảy ra) nhằm phát hiện sai lệch và nguy cơ sai lệch với những mục tiêu đã được xác định.
Yêu cầu đối với đo lường kết quả:
- Hữu ích
- Có độ tin cậy cao
- Không lạc hậu
- Tiết kiệm
Các phương pháp đo lường kết quả:
- Quan sát các dữ liệu
- Sử dụng các dấu hiệu báo trước
- Quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân
- Dự báo
 - Điều tra
3.3 So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát
Căn cứ vào kết quả đo lường, tiến hành so sánh kết quả hoạt động với tiêu chuẩn đã
được xác định, từ đó phát hiện ra sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn, tìm nguyên nhân
của sự sai lệch đó. Kết quả so sánh có thể xảy ra các trường hợp sau:
1. Kết quả thực tế phù hợp với tiêu chuẩn quy định
2. Kết quả thực tế lớn hơn (tốt hơn) so với tiêu chuẩn quy định
3. Kết quả thực tế nhỏ hơn (xấu hơn) so với tiêu chuẩn quy định
Sau khi xác định được mức độ sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn, tìm nguyên
nhân của sự sai đó, công việc tiếp theo là tiến hành thông báo.
Yêu cầu thông báo:
- Phải kịp thời
- Phải đầy đủ
- Phải chính xác
- Phải đúng đối tượng
3.4 Tiến hành điều chỉnh
Đây là bước cuối của quá trình kiểm soát, bao gồm những công việc, giải pháp cụ
thể tác động trực tiếp đến đối tượng kiểm soát cần điều chỉnh để hướng chúng đi đến
những trạng thái mong đợi đã được định ra trong kế hoạch điều chỉnh.
Các hoạt động điều chỉnh:
- Điều chỉnh mục tiêu dự kiến
- Điều chỉnh chương trình hành động
- Tiến hành những hành động dự phòng
- Không hoạt động gì cả
Yêu cầu đối với hoạt động điều chỉnh:
- Phải nhanh chóng, kịp thời
- Điều chỉnh với “liều lượng” thích hợp
- Điều chỉnh phải hướng tới kết quả