МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

СУМСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Навчально-науковий інститут бізнесу, економіки та менеджменту
Кафедра економічної кібернетики

Індивідуальне завдання
із дисципліни “Системний аналіз та економічна кібернетика”
Варіант 17 «Проведення інвентаризації на підприємстві»

Студента 4-го курсу

Групи ЕК-01а/2
Спеціальності 051 «Економіка»
Харченка Д. М.
к.т.н., доцен
Гриценко Костянтин Григорович

Суми – 2023 рік

1 Дослідження процесу інвентаризіції на підприємстві

1.1 Дослідження основних процесів та підпроцесів.

Основні процеси:

Планування інвентаризації:

 Визначення обсягу інвентаризації.

 Планування робочих груп та розподіл завдань.

 Розробка графіка проведення інвентаризації.

 Визначення необхідних ресурсів (людських, матеріальних,

технічних).
Підготовка до інвентаризації:

 Підготовка документації для інвентаризації.

 Підготовка інвентарних засобів та обладнання.

 Навчання персоналу, який братиме участь у проведенні

інвентаризації.
Проведення інвентаризації:

 Фізичне облік товарів і матеріалів.

 Запис ідентифікаційної інформації (штрих-коди, серійні

номери тощо).
 Збір даних про кількість, якість та стан інвентарю.

 Використання технічних засобів для прискорення процесу.

Аналіз та перевірка результатів:

 Порівняння фактичних даних із зазначеними в обліку.

 Виявлення та усунення відмінностей та невідповідностей.

 Аналіз причин виявлених розбіжностей.

 Створення звіту про результати інвентаризації.

Підпроцеси:

Визначення обсягу інвентаризації:

  Взаємодія з відділами для визначення зон інвентаризації.

 Аналіз минулих інвентаризацій для визначення найбільш критичних

об'єктів.

Підготовка документації:

 Розробка інструкцій з проведення інвентаризації.

 Створення переліку необхідних документів для заповнення під час

інвентаризації.

Фізичне облік товарів:

 Визначення точних місць розташування товарів на складі.

 Використання сканерів для швидкого сканування штрих-кодів.

Порівняння фактичних даних:

 Використання спеціального програмного забезпечення для

порівняння фактичних даних із зазначеними в системі обліку.

1.2 Дослідження підрозділів компанії

Відділ логістики та складської справи:

 Завдання:

 Забезпечення правильного розміщення товарів на складі.

 Здійснення контролю за постачаннями та вивезенням

продукції.
 Дії виконавців:

 Розташування товарів на складі відповідно до визначених зон

і категорій.
 Проведення перевірок згідно з логістичними процедурами.

 Ресурси:

 Складське обладнання.

 ІТ-системи для контролю за запасами.

Відділ обліку та фінансів:

  Завдання:

 Ведення фінансового обліку запасів.

 Контроль за правильністю обліку витрат на інвентаризацію.

 Дії виконавців:

 Проведення фінансового аналізу інвентаризаційних витрат.

 Забезпечення відображення результатів інвентаризації в

обліку.
 Ресурси:

 Фінансові інформаційні системи.

Відділ кадрів:

 Завдання:

 Розподіл робочих груп та координація роботи персоналу під

час інвентаризації.
 Навчання персоналу щодо правил проведення інвентаризації.

 Дії виконавців:

 Планування графіків роботи.

 Організація навчань та тренінгів.

 Ресурси:

 Системи управління кадрами.

Відділ технічної підтримки:

 Завдання:

 Забезпечення роботи технічних засобів під час інвентаризації.

 Виправлення технічних неполадок.

 Дії виконавців:

 Підтримка роботи сканерів, програмного забезпечення і

технічного обладнання.
 Швидка реакція на технічні проблеми під час інвентаризації.

 Ресурси:

 Технічні засоби та обладнання.

Відділ збуту:

 Завдання:

 Інформування клієнтів та партнерів про плановану

інвентаризацію.
 Вирішення питань, пов'язаних із замовленнями та поставками

в період інвентаризації.
 Дії виконавців:

 Співпраця з клієнтами для уточнення зручних часів для їхніх

операцій.
 Вирішення непередбачених ситуацій, що можуть виникнути

під час інвентаризації.

 Ресурси:

 Комунікаційні та інформаційні системи.

1.3 Дослідження виконавців процесу

Розглянемо ролі та виконавців у процесі інвентаризації, не зазначаючи
конкретних прізвищ:

Координатор інвентаризації:

 Обов'язки:

 Розподіл завдань між робочими групами.

 Координація роботи всіх відділів під час інвентаризації.

 Звітність перед вищим керівництвом щодо прогресу

проведення інвентаризації.
 Дії:

 Планування графіку роботи.

 Організація зустрічей та нарад із робочими групами.

Лідер робочої групи:

 Обов'язки:

 Організація роботи своєї групи під час інвентаризації.

 Контроль за точністю та швидкістю фізичного обліку.

  Вирішення невідповідностей та узгодження результатів з

іншими групами.
 Дії:

 Розподіл завдань між членами групи.

 Взаємодія із відділами логістики та обліку для вирішення

проблем.
Складський робітник:

 Обов'язки:

 Фізичний облік товарів на складі.

 Запис ідентифікаційної інформації.

 Взаємодія зі сканерами та іншим технічним обладнанням.

 Дії:

 Сканування штрих-кодів та внесення даних в систему.

 Перевірка відповідності фактичних даних системним.

Фахівець з обліку та фінансів:

 Обов'язки:

 Ведення фінансового обліку запасів.

 Контроль за правильністю обліку витрат на інвентаризацію.

 Дії:

 Аналіз фінансових показників інвентаризації.

 Взаємодія з іншими відділами для уточнення фінансової

інформації.

1.4 Дослідження основних документів

В процесі інвентаризації на підприємстві використовуються різноманітні

документи для організації та контролю за проведенням процедури. Розгляньмо
основні документи, які можуть використовуватися:

План інвентаризації:

 Опис:
  Документ, що містить загальний план проведення
інвентаризації.
 Інформація:

 Дати проведення інвентаризації.

 Розподіл завдань між робочими групами.

 Очікувані результати та звітність.

Інструкції з інвентаризації:

 Опис:

 Документ, який містить деталізовані вказівки та правила щодо

проведення інвентаризації.
 Інформація:

 Правила фізичного обліку товарів.

 Процедури роботи з ідентифікаційною інформацією (штрих-

коди, серійні номери).

 Інструкції з вирішення невідповідностей та виключення

помилок.
Журнал інвентаризації:

 Опис:

 Документ для фіксації фактичних результатів інвентаризації.

 Інформація:

 Кількість та якість інвентарю, виявленого під час

інвентаризації.
 Результати порівняння фактичних даних із системним
обліком.
 Перевірка індентифікаційної інформації.

Акти невідповідностей:

 Опис:

 Документ, який фіксує будь-які невідповідності між

фактичними даними і системним обліком.
  Інформація:

 Опис виявлених помилок та невідповідностей.

 Рішення щодо коригування обліку.

Звіт інвентаризації:

 Опис:

 Документ, який містить зведену інформацію про проведену

інвентаризацію.
 Інформація:

 Результати інвентаризації за кожним підрозділом чи товарною

категорією.
 Загальні висновки та рекомендації.

Технічна документація:

 Опис:

 Документація, пов'язана з використанням технічних засобів

під час інвентаризації (сканери, програмне забезпечення

тощо).
 Інформація:

 Інструкції з експлуатації технічних засобів.

 Інформація щодо відладки та усунення можливих проблем.

1.5 Дослідження завдання виконавців

Складський робітник:

 Завдання:

 Забезпечити фізичний облік товарів на складі відповідно до

вказівок інструкцій з інвентаризації.

 Здійснювати точне внесення ідентифікаційної інформації

(штрих-коди, серійні номери) в систему.

 Повідомляти лідера групи про виявлені невідповідності та

проблеми.
Лідер робочої групи:
  Завдання:

 Розподілити завдання між членами групи та забезпечити їх

зрозумілість.
 Контролювати робочий процес під час інвентаризації.

 Вирішувати невідповідності та здійснювати взаємодію з

іншими групами.
Фахівець з обліку та фінансів:

 Завдання:

 Аналізувати фінансові аспекти інвентаризації, враховуючи

витрати та визначаючи фінансовий результат.

 Здійснювати співпрацю з іншими відділами для отримання

точної фінансової інформації.

Технічна підтримка:

 Завдання:

 Забезпечити належну роботу технічних засобів під час

інвентаризації (сканери, програмне забезпечення).

 Вирішувати технічні проблеми та невідповідності.

 Забезпечити підтримку користувачам у використанні

технічних засобів.
Координатор інвентаризації:

 Завдання:

 Розробити графік інвентаризації та розподіл завдань між

групами.
 Забезпечити ефективну координацію роботи всіх виконавців

під час інвентаризації.

 Підготовити звітність для вищого керівництва.

Ці завдання допомагають забезпечити впорядкованість та ефективність в ході

інвентаризації, а також визначають відповідальності кожного виконавця в
контексті своєї ролі в процесі.
1.6 Дослідження дій виконавців

Складський робітник:

 Сканування та фізичний облік:

 Здійснює фізичний облік товарів на складі.

 Сканує штрих-коди або вводить ідентифікаційні дані у

систему.
 Реєстрація виявлених невідповідностей:

 Реєструє будь-які невідповідності між фактичними даними та

системним обліком.
 Повідомляє лідера групи про виявлені проблеми.

Лідер робочої групи:

 Розподіл завдань:

 Розподіляє завдання між членами групи з урахуванням їхніх

навичок та ефективності.
 Контроль робочого процесу:

 Слідкує за точністю та швидкістю фізичного обліку.

 Вирішує невідповідності та координує роботу групи.

 Взаємодія з іншими групами:

 Взаємодіє з лідерами інших груп для узгодження результатів

та вирішення загальних проблем.

Фахівець з обліку та фінансів:

 Аналіз фінансових аспектів:

 Виконує аналіз фінансових витрат, пов'язаних із здійсненням

інвентаризації.
 Визначає фінансовий результат інвентаризації.

 Співпраця з іншими відділами:

 Взаємодіє з відділами логістики, обліку та іншими для

отримання точної фінансової інформації.

Технічна підтримка:
  Робота з технічним обладнанням:

 Забезпечує належну роботу технічних засобів під час

інвентаризації, включаючи сканери та програмне
забезпечення.
 Виправляє технічні проблеми та забезпечує підтримку
користувачам.
Координатор інвентаризації:

 Розробка графіку та розподіл завдань:

 Планує графік інвентаризації та розподіляє завдання між

робочими групами.
 Координація роботи виконавців:

 Забезпечує ефективну координацію всіх виконавців під час

інвентаризації.
 Звітність:

 Підготовляє звітність для вищого керівництва, включаючи

результати та рекомендації.

1.7 Дослідження ресурсів (грошові, матеріальні, інформаційні, технічні і т.д.)

Грошові ресурси:

 Інвестиції:

 Засоби, які витрачаються на підготовку та проведення

інвентаризації, включаючи найм персоналу, придбання
технічного обладнання та інші витрати.
 Оплата праці:

 Заробітна плата для учасників інвентаризації, включаючи

складських робітників, лідерів груп, фахівців з обліку та інші

категорії працівників.
Матеріальні ресурси:

 Товари на складі:

 Товари та матеріали, які підлягають інвентаризації.

  Офісне обладнання:

 Технічні засоби для проведення адміністративних та

організаційних робіт, такі як комп'ютери, принтери, меблі
тощо.
Інформаційні ресурси:

 Системи обліку:

 ІТ-системи та програмне забезпечення для ведення обліку

товарів та проведення інвентаризації.

 Документація:

 Інструкції, журнали, звіти та інші документи, що

використовуються для організації та документування
інвентаризації.
Технічні ресурси:

 Сканери та обладнання для ідентифікації:

 Технічні засоби для автоматизованого збору ідентифікаційної

інформації з товарів.
 Комунікаційні засоби:

 Засоби зв'язку між різними групами та виконавцями для

координації дій та вирішення питань.

Людські ресурси:

 Персонал:

 Спеціалізований персонал, який виконує завдання

інвентаризації, включаючи складських робітників, лідерів
груп, фахівців з обліку та координатора інвентаризації.
 Технічний персонал:

 Фахівці, що відповідають за роботу технічного обладнання та

ІТ-систем.
Ці ресурси є ключовими для успішної інвентаризації, і їхній належний розподіл
та ефективне використання є важливими чинниками управління цим бізнес-
процесом.

1.7 Виділення додаткових параметрів, які повинні характеризувати бізнес-

процес (час, необхідність автоматизації, використання електронних
повідомлень тощо).
Час:

 Тривалість процесу:

 Оцінка часу, необхідного для проведення інвентаризації від

початку до кінця.
 Час обробки результатів:

 Час, потрібний для аналізу та обробки результатів

інвентаризації.
 Терміни відшкодування невідповідностей:

 Час, необхідний для виправлення та відшкодування виявлених

невідповідностей.
Необхідність автоматизації:

 Рівень автоматизації:

 Ступінь використання автоматизованих систем та технічних

засобів у процесі інвентаризації.

 Потреба у вдосконаленні автоматизації:

 Визначення можливостей та потреб у вдосконаленні

автоматизованих рішень для підвищення ефективності.
Використання електронних повідомлень:

 Система звітності та сповіщення:

 Оцінка системи звітності та сповіщення для оперативного

контролю та інформування сторін.

 Використання електронної пошти та сповіщень:
  Роль електронної пошти та інших електронних засобів для

комунікації між учасниками.

Ресурси та вартість:

 Вартість проведення інвентаризації:

 Загальні витрати на проведення інвентаризації, включаючи

заробітну плату, обладнання та інші витрати.

 Розподіл бюджету:

 Розподіл бюджетних ресурсів між різними аспектами

інвентаризації.
Якість результатів:

 Точність інвентаризації:

 Визначення точності фізичного обліку в порівнянні із

системним обліком.
 Результативність заходів:

 Оцінка ефективності заходів, вжитих для виправлення

виявлених невідповідностей.
Інформаційна безпека:

 Захист конфіденційності даних:

 Забезпечення безпеки та конфіденційності інформації,

зокрема, персональних даних та фінансових показників.
 Запобігання кіберзагрозам:

 Впровадження заходів для запобігання кібератак та

забезпечення стійкості інформаційної інфраструктури.
Ступінь задоволення клієнтів:

 Оцінка клієнтської задоволеності:

 Збір і аналіз відгуків та задоволення клієнтів від проведення

інвентаризації.
 Вдосконалення процесу на основі відгуків:
  Використання відгуків клієнтів для вдосконалення та
оптимізації процесу.

2. Етапи проведення інвентаризації на підприємстві (рис. 1)

Етап 1: Підготовка до Інвентаризації

1.1 Визначення Обсягу та Мети Інвентаризації:

 Проведення аудиту складської бази даних для визначення

асортименту товарів.
 Узгодження з керівництвом переліку груп товарів, що підлягають

інвентаризації.
 Сформулювання конкретних мета та завдань інвентаризації
(наприклад, виявлення розбіжностей, оновлення даних тощо).

1.2 Розробка Плану Інвентаризації:

 Складання робочого графіка, враховуючи робочі години та

плановану кількість товарів.
 Визначення відповідальних осіб за кожну групу товарів.

 Розподіл обов'язків між робочими групами та лідерами.

 Розробка чіткої системи звітності для моніторингу прогресу.

Етап 2: Організація Робочих Груп

2.1 Визначення Складських Робітників:

 Оголошення вакансій або вибір робітників з наявного персоналу.

 Проведення тренінгів з роботи зі сканерами, обладнанням для

фізичного обліку.
 Встановлення системи комунікації для ефективного обміну
інформацією.
2.2 Розподіл Завдань та Підготовка Лідера Групи:

 Організація зустрічей для розподілу завдань між робітниками та

лідерами груп.
 Підготовка лідерів груп до координації роботи своїх підлеглих.

 Створення резервного плану для вирішення можливих проблем.

Етап 3: Фізичний Облік Товарів

3.1 Сканування та Фізичний Облік:

 Налаштування сканерів та інших пристроїв перед початком

інвентаризації.
 Сканування штрих-кодів або введення індивідуальних кодів для

кожного товару.
 Забезпечення позначення товарів, що вже пройшли фізичний облік.

3.2 Реєстрація Невідповідностей:

 Використання спеціального програмного забезпечення для фіксації

всіх розходжень між фактичними та системними даними.

 Систематична перевірка правильності введених даних та їхній

відповідності реальному стану складу.

Етап 4: Контроль та Координація

4.1 Контроль Робочого Процесу:

 Встановлення системи моніторингу для слідкування за точністю та

швидкістю роботи кожної групи.

 Негайне реагування на виявлені проблеми та невідповідності.

4.2 Взаємодія з Іншими Групами:

 Проведення щоденних нарад для обміну інформацією та узгодження

планів дій.
 Використання засобів комунікації для оперативного розв'язання

спільних питань.
Етап 5: Завершення Інвентаризації

5.1 Аналіз та Підготовка Звіту:

 Систематичний аналіз результатів інвентаризації та порівняння їх із

системним обліком.
 Підготовка детального звіту із виявлених розходжень та
рекомендацій для майбутньої роботи.

5.2 Виправлення Невідповідностей та Оновлення Обліку:

 Вирішення виявлених проблем та невідповідностей відповідно до

визначеного плану виправлення.

 Оновлення облікових даних в системі.

Етап 6: Аналіз та Оптимізація

6.1 Вартісний Аналіз та Оцінка Результатів:

 Розрахунок загальної вартості інвентаризації та порівняння затрат із

запланованим бюджетом.
 Аналіз ефективності та визначення можливостей для економії

коштів.

6.2 Вдосконалення Процесу:

 Виявлення факторів, які можуть бути оптимізовані для поліпшення

ефективності інвентаризаційного процесу.

 Розробка плану вдосконалення для впровадження змін у майбутніх

інвентаризаціях.
 Рис. 1 — Діаграма IDEF0 процесу інвентаризації.

Опис діаграми IDEF0 процесу інвентаризації:

Дана діаграма показує основні етапи процесу інвентаризації, починаючи
від визначення цілей і завдань інвентаризації і закінчуючи підготовкою звіту.

Діаграма складається з наступних етапів:

Визначення цілей і завдань інвентаризації. На цьому етапі визначаються

цілі і завдання інвентаризації, а також складаються плани і програми
інвентаризації.

Розробка плану обсягу та мети інвентаризації. На цьому етапі

визначається обсяг інвентаризації (які товари та матеріали підлягають
інвентаризації) і її мета (визначення фактичної наявності товарів і матеріалів,
виявлення нестач і надлишків).

Мета та завдання інвентаризації. На цьому етапі визначаються конкретні

завдання інвентаризації, які необхідно виконати для досягнення її мети.
 Вдосконалення процесу інвентаризації. На цьому етапі розглядаються
можливості вдосконалення процесу інвентаризації, наприклад, за рахунок
використання сучасних технологій.

Реєстрація невідповідностей. На цьому етапі реєструються всі виявлені

невідповідності між фактичною наявністю товарів і матеріалів і даними
бухгалтерського обліку.

Виправлення невідповідностей. На цьому етапі всі виявлені

невідповідності усуваються.

Розподіл завдань та підготовка лідера групи. На цьому етапі

розподіляються завдання між учасниками інвентаризації і готується лідер
групи.

Фізичний облік товарів і матеріалів. На цьому етапі здійснюється

фізичний облік товарів і матеріалів, тобто їх фактична кількість підраховується
та фіксується.

Взаємодія з іншими групами працівників. На цьому етапі здійснюється

взаємодія з іншими групами працівників, наприклад, з охороною, складськими
працівниками та бухгалтерами.

Сканування та контроль робочого процесу. На цьому етапі здійснюється

сканування робочого процесу інвентаризації для виявлення можливих проблем.

Аналіз та оцінка результатів. На цьому етапі аналізуються результати

інвентаризації та робляться висновки про її ефективність.
 Рис. 2 — діаграма IDEF3 процесу інвентаризації.

Опис діаграми:
Етап 1: Підготовка до інвентаризації

На цьому етапі визначається обсяг та мета інвентаризації, а також

розробляється план інвентаризації. Для визначення обсягу інвентаризації
проводиться аудит складської бази даних для визначення асортименту товарів.
Для визначення мети інвентаризації узгоджується з керівництвом перелік груп
товарів, що підлягають інвентаризації, та формулюються конкретні мета та
завдання інвентаризації (наприклад, виявлення розбіжностей, оновлення даних
тощо). Для розробки плану інвентаризації складається робочий графік,
визначаються відповідальні особи за кожну групу товарів, розподіляються
обов'язки між робочими групами та лідерами, розробляється чітка система
звітності для моніторингу прогресу.
Етап 2: Організація робочих груп
 На цьому етапі визначаються склад робочих груп, розподіляються
обов'язки між ними та проводиться підготовка робітників до інвентаризації. Для
визначення складу робочих груп оголошуються вакансії або вибираються
робітники з наявного персоналу. Для розподілу обов'язків між робочими
групами проводяться зустрічі для обговорення завдань та відповідальності. Для
підготовки робітників до інвентаризації проводяться тренінги з роботи зі
сканерами, обладнанням для фізичного обліку товарів, а також встановлюється
система комунікації для ефективного обміну інформацією.

Етап 3: Фізичний облік товарів

На цьому етапі проводиться сканування або ручний облік товарів. Для
сканування товарів використовуються сканери штрих-кодів. Для ручного обліку
товарів використовуються спеціальні бланки. Під час фізичного обліку товарів
також реєструються всі розбіжності між фактичними та системними даними.

Етап 4: Контроль та координація

На цьому етапі проводиться контроль робочого процесу та взаємодія з
іншими групами. Для контролю робочого процесу використовуються система
моніторингу та звітність. Для взаємодії з іншими групами проводяться зустрічі
та використовуються засоби комунікації.

Етап 5: Завершення інвентаризації

На цьому етапі аналізуються результати інвентаризації, виправляються
розбіжності та оновлюється облік. Для аналізу результатів інвентаризації
використовуються спеціальне програмне забезпечення. Для виправлення
розбіжностей розробляється план виправлення. Для оновлення обліку
використовуються системи автоматизованого управління складом.

Етап 6: Аналіз та оптимізація

На цьому етапі проводиться вартісний аналіз та оцінка результатів
інвентаризації, а також розробляється план вдосконалення. Для вартісного
аналізу використовуються спеціальні методи та інструменти. Для оцінки
результатів інвентаризації використовуються такі показники, як точність,
своєчасність, ефективність тощо. Для розробки плану вдосконалення
використовуються результати аналізу та оцінки.

Діаграма IDEF3 інвентаризації складу показує, як проходить процес

інвентаризації складу.