Mô hình hóa quy trình

Các phương pháp truyền thống để phân tích quy trình sử dụng các phương pháp thiết kế và phân
tích hệ thống đã được thiết lập là một phần của các phương pháp như phương pháp thiết kế và
phân tích hệ thống có cấu trúc (SSADM). Những cách tiếp cận như vậy thường sử dụng phương
pháp phân cấp để thiết lập:
• các quy trình và các quy trình con cấu thành của chúng;
• sự phụ thuộc giữa các quy trình;
• đầu vào (tài nguyên) cần thiết cho quá trình và đầu ra

Các phương pháp xác định quy trình dựa trên hoạt động là Các quy trình và quy trình con về
cơ bản là các hoạt động hoặc nhiệm vụ cần được hệ thống thông tin nghiệp vụ thực hiện. Các quy
trình kinh doanh quan trọng là các yếu tố của chuỗi giá trị; chúng bao gồm hậu cần đầu vào (bao
gồm cả mua sắm), sản xuất, hậu cần đầu ra hoặc phân phối và quản lý quan hệ khách hàng hoặc
hoạt động bán hàng và tiếp thị.

Quá trình
Một phần của hệ thống có mục đích hoặc mục tiêu được xác định rõ ràng và đầu vào và đầu ra
được xác định rõ ràng

Lập bản đồ quy trình

Xác định vị trí và trách nhiệm đối với các quá trình trong một tổ chức.

Các quy trình kinh doanh hiện tại thường chồng chéo các lĩnh vực chức năng khác nhau của doanh
nghiệp. Vì vậy, trước khi xác định các hoạt động chi tiết, nhà phân tích cần xác định vị trí xảy ra
các quy trình trong tổ chức và ai chịu trách nhiệm về chúng

Phân tích công việc

Xác định các nhiệm vụ khác nhau, trình tự của chúng và cách chúng được chia nhỏ

Phân tích nhiệm vụ và phân rã nhiệm vụ

Trước khi thiết kế và triển khai một quy trình như 'chuẩn bị đề xuất', cần phải phân tích chi tiết
hơn. Điều này thường được gọi là phân tích nhiệm vụ

Cấp độ 1: quy trình kinh doanh được chia thành:

Cấp độ 2: các hoạt động được chia thành:
Cấp độ 3: nhiệm vụ và cuối cùng:
Cấp độ 4: nhiệm vụ phụ.
Những lợi ích chính của quy trình làm việc là:
• Cải thiện hiệu quả - tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh giúp loại bỏ nhiều bước không cần
thiết.
• Kiểm soát quy trình tốt hơn - cải thiện việc quản lý các quy trình kinh doanh đạt được thông qua
việc tiêu chuẩn hóa các phương pháp làm việc và sự sẵn có của các quy trình kiểm toán.
• Cải thiện dịch vụ khách hàng - tính nhất quán trong các quy trình dẫn đến khả năng dự đoán tốt
hơn về mức độ đáp ứng với khách hàng.
• Tính linh hoạt - kiểm soát phần mềm đối với các quy trình cho phép thiết kế lại chúng phù hợp
với nhu cầu kinh doanh đang thay đổi.
• Cải tiến quy trình kinh doanh - tập trung vào các quy trình kinh doanh dẫn đến tinh giản và đơn
giản hóa chúng.

Quy trình phụ thuộc

Các phần phụ thuộc của quy trình tóm tắt thứ tự các hoạt động diễn ra, theo các quy tắc kinh
doanh chi phối các quy trình. các hoạt động thường diễn ra theo trình tự và nối tiếp nhau; đôi khi
các hoạt động có thể xảy ra đồng thời, khi chúng được gọi là song song

Quản lý quy trình làm việc (WFM)

Tự động hóa các luồng thông tin; cung cấp các công cụ để xử lý thông tin theo một bộ quy tắc thủ
tục.
Hệ thống quy trình làm việc tự động hóa các quy trình kinh doanh kỹ thuật số bằng cách cung cấp
một khung có cấu trúc để hỗ trợ một quy trình. Các ứng dụng của quy trình làm việc trong kinh
doanh kỹ thuật số bao gồm các truy vấn hành động từ khách hàng bên ngoài hoặc xử lý các truy
vấn hỗ trợ nội bộ. Quy trình làm việc giúp quản lý quy trình kinh doanh bằng cách đảm bảo rằng
các nhiệm vụ được ưu tiên thực hiện:

- sớm nhất có thể

- bởi đúng người
- yêu cầu hợp lý.
Phần mềm quy trình làm việc cung cấp các chức năng để:
• phân công nhiệm vụ cho mọi người;
• nhắc nhở mọi người về nhiệm vụ của họ, là một phần của hàng đợi quy trình công việc;
• cho phép cộng tác giữa những người chia sẻ nhiệm vụ;
• truy xuất thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, chẳng hạn như thông tin cá nhân của khách
hàng;
• cung cấp cái nhìn tổng quan cho người quản lý về tình trạng của từng nhiệm vụ và hiệu quả hoạt
động của nhóm.

Đối với một công ty B2B, các ứng dụng quy trình làm việc kỹ thuật số có thể bao gồm:

1 Quy trình làm việc hành chính. Các nhiệm vụ hành chính nội bộ như quản lý các đơn đặt hàng
mua sắm, đặt kỳ nghỉ và đào tạo.
2 Quy trình sản xuất. Quy trình làm việc hướng tới khách hàng hoặc nhà cung cấp, chẳng hạn
như cơ sở dữ liệu hỗ trợ khách hàng dựa trên mạng nội bộ hoặc extranet và hệ thống quản lý kho
được tích hợp với hệ thống của nhà cung cấp.

Sơ đồ mạng (GAN)
Sơ đồ mạng được gọi là GAN (mạng hoạt động tổng quát), ở đây các nút được thêm vào giữa các
hộp đại diện cho các nhiệm vụ, để xác định chính xác các lựa chọn thay thể tồn tại sau khi hoàn
thành một nhiệm vụ. Tình huống phổ biến nhất là một hoạt động phải theo sau một hoạt động
khác - ví dụ: việc kiểm tra danh tính khách hàng phải được theo sau bởi việc kiểm tra tín dụng.

Mục đích
Để minh họa cách sử dụng biểu đồ quy trình dòng chảy để đơn giản hóa quy trình kinh
doanh.
Tiểu sử
Bảng 9.2 được lập sau khi quan sát các nhiệm vụ được thực hiện trong dự án phân tích hệ thống
tại một công ty B2B. Vấn đề chính là sự chậm trễ hiện đang xảy ra khi MD phải ủy quyền một
hóa đơn trị giá 10.000 bảng Anh. Công ty có thể được giảm giá 10% nếu thanh toán được thực
hiện trong 10 ngày.
Hoạt động
Phải tạo ra cách làm việc hiệu quả hơn, cơ cấu lại quy trình làm việc bằng cách điền vào một bảng
dữ liệu, đưa ra các giả định về vai trò đã thay đổi và cung cấp thông tin chi tiết về phần mềm mới
cần thiết để hỗ trợ quy trình làm việc. Xem Bảng 9.3.

Mô hình chuỗi quy trình hướng sự kiện (EPC)

Phương pháp được sử dụng rộng rãi nhất để mô tả các sự kiện và quy trình kinh doanh là phương
pháp chuỗi quy trình hưởng sự kiện (EPC).
Các thành phần khác nhau của mô hình EPC được thể hiện trong Bảng 9.5 chúng bao gồm các
loại phụ thuộc khác nhau đã được xem xét trước đó trong Bảng 9.4
Xác thực một mô hình quy trình mới
Mô tả quy trình kinh doanh được đề xuất như một mô hình trong đó các đối tượng kinh doanh
khác nhau tương tác với nhau. Sau khi mô hình đã được điều chỉnh, giai đoạn hướng dẫn sẽ bao
gồm nhiều chi tiết hơn trong kịch bản và nhóm thiết kế sẽ đóng vai các dịch vụ mà đối tượng cung
cấp. Giai đoạn cuối cùng là kiểm tra chất lượng, trong đó không xảy ra việc gỡ lỗi tại chỗ - chỉ
mô tả các tương tác giữa các đối tượng.