Float Management (quản lý tiền đang chuyển):

Float management (quản lý tiền đang chuyển) liên quan đến việc kiểm soát
việc thu và chi tiền mặt. Mục tiêu của việc thu tiền mặt là tăng tốc độ thu tiền
và giảm độ trễ giữa thời gian khách hàng thanh toán hóa đơn và thời điểm tiền
mặt có thể sử dụng, để kiểm soát thanh toán và giảm thiểu chi phí của công ty
liên quan đến việc thanh toán.

Tổng thời gian thu hoặc chi có thể chia làm 3 phần:
1. Mailing time (Thời gian chuyển tiền): trong đó séc được lưu giữ trong hệ
thống bưu điện hay séc đang trên đường vận chuyển đến điểm đến.
2. Processing delay (Trì hoãn xử lý): là thời gian người nhận séc xử lý khoản
thanh toán và gửi séc vào ngân hàng để thu tiền.
3. Availability delay (Độ trễ khả dụng): là thời gian cần thiết để hoàn tất séc
qua hệ thống ngân hàng.

Để quản lý được float (tiền đang chuyển) trước tiên chúng ta sẽ tìm hiểu về
cách tính float (tiền đang chuyển)
Measuring Float : The size of the float depends on both the dollars and the
time delay involved
(Cách tính Float : Float lớn hay nhỏ phụ thuộc vào cả số tiền và độ trễ thời gian
liên quan đến quá trình chuyển tiền )

Ví dụ: mỗi tháng công ty cần gửi 1 tấm séc có giá $500 cho tiểu bang
khác.Công ty cần 5 ngày để tấm séc tới được điểm đến (the mailing time) và
cần một ngày để người nhận đem tấm séc đến ngân hàng (the processing
delay). Ngân hàng của người nhận giữ tấm séc ngoài tiểu bang trong ba ngày
(availability delay). Tổng số ngày bị trì hoãn là 5+1+3=9 ngày. Có nghĩa là sẽ
cần 9 ngày để tấm séc từ chỗ người gửi đến chỗ người nhận và thành tiền có
thể sử dụng.

Trong trường hợp này, disbursement float (số tiền đang chuyển do chi) trung
bình hàng ngày của công ty là bao nhiêu? Đầu tiên, công ty có float (số tiền
đang chuyển) là $500 trong 9 ngày, vì vậy tổng số tiền đang chuyển là 9 ×
$500 = $4.500. Giả sử có 30 ngày trong tháng, float (số tiền đang chuyển)
trung bình hàng ngày là $4.500/30 = $150.

Điều này có nghĩa là, trung bình mỗt ngày, book balance (số dư trên sổ sách)
của công ty thấp hơn $150 so với available balance (số dư khả dụng) của công
ty, thể hiện disbursement float (số tiền đang chuyển do chi) trung bình là $150.
Ví dụ: (trường hợp nhận 2 món hay séc) Già sử Concepts, Inc., nhận được hai
mặt hàng mỗi tháng như sau:

Average daily float (số tiền đang chuyển trung bình mỗi ngày) bằng tổng float
(số tiền đang chuyển) chia cho tổng số ngày trong tháng (giả sử 1 tháng có 30
ngày)

Average daily float = Total float/Total days = $60,000,000/30 (giả sử 1 tháng

có 30 ngày) = $2,000,000

Vì vậy, trung bình một ngày có 2 triệu USD chưa được thu và không thể sử dụng.
Tiếp đến chúng ta sẽ tìm hiểu về cách làm giảm hoặc xóa bỏ float nhờ vào
công nghệ EDI và luật Check 21.
ELECTRONIC DATA INTERCHANGE AND CHECK 21: THE END
OF FLOAT?
EDI
Electronic data interchange hay trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) là một thuật ngữ
chung đề cập đến thực tiễn trao đổi thông tin điện tử, trực tiếp ngày càng tăng
giữa tất cả các loại hình doanh nghiệp.
Một ứng dụng quan trọng của EDI, thường được gọi là financial EDI, hay
FEDI, để chuyển giao thông tin điện tử tài chính và vốn giữa các bên, từ đó
loại bỏ hóa đơn giấy, séc giấy vân vân.
Ví dụ: hiện nay có thể sắp xếp để tài khoản séc của bạn được ghi nợ trực tiếp
mỗi tháng để thanh toán nhiều loại hóa đơn và các công ty hiện nay thường
xuyên gửi tiền lương trực tiếp vào tài khoản của nhân viên. Tổng quát hơn,
EDI cho phép người bán gửi hóa đơn điện tử cho người mua, do đó tránh được
việc gửi hóa đơn qua đường bưu điện. Sau đó, người mua có thể ủy quyền
thanh toán, việc này cũng được thực hiện bằng điện tử. Sau đó, ngân hàng của
họ sẽ chuyển tiền vào tài khoản của người bán tại một ngân hàng khác (giống
như mình chuyển tiền mua hàng shopee hay để mua trà sữa á nhưng mà nó
phức tạp hơn so với công nghệ hiện tại mà chúng ta sử dụng). Hiệu quả thực sự
của công nghệ này là khoảng thời gian cần thiết để bắt đầu và hoàn thành một
giao dịch kinh doanh được rút ngắn đáng kể và float sẽ giảm mạnh hoặc bị loại
bỏ. Khi việc sử dụng FEDI tăng lên, việc quản lý float sẽ phát triển để tập
trung nhiều hơn vào các vấn đề xung quanh việc trao đổi thông tin trên máy vi
tính và chuyển tiền.
Một trong những hạn chế của EDI (và FEDI) là tốn kém và phức tạp để lắp đặt.
Tuy nhiên, với sự phát triển của Internet, một hình thức EDI mới đã xuất hiện:
e - commerce hay thương mại điện tử e-comm hay EC, là dịch vụ mua bán sản
phẩm trên các hệ thống điện tử như Internet và các mạng máy tính. Một số các
sàn thương mại điện tử phổ biến trên thế giới giúp bạn mua sắm ở bất cứ đâu
có thể kể đến như Amazon, Ebay, Bestbuy,…
Check 21
Check 21 hay Đạo luật Check Clearing for the 21st Century, bắt đầu có hiệu
lực vào ngày 29 tháng 10 năm 2004. Trước Check 21, ngân hàng nhận séc phải
gửi tấm séc giấy đến ngân hàng của khách hàng trước khi thực hiện thanh toán.
Nhưng giờ đây, ngân hàng có thể gửi hình ảnh điện tử của tấm séc đến ngân
hàng của khách hàng và nhận thanh toán ngay lập tức. Trước đây, thù tục thanh
toán cho séc ngoài tiểu bang có thể mất ba ngày để hoàn tất. Nhưng với Check
21, thời gian thanh toán thường là một ngày và thường séc có thể được thanh
toán vào cùng ngày nó được viết. Do đó, Check 21 đã giảm float một cách
đáng kể.
ACCELERATING COLLECTIONS: AN EXAMPLE (Ví dụ về cách đẩy
nhanh việc thu tiền bằng lockbox)

Quyết định có sử dụng dịch vụ quản lý tiền mặt của ngân hàng kết hợp với phương
pháp lockboxes và concentration banks (hộp an toàn và tập trung tiền mặt) hay
không tùy thuộc vào vị trí khách hàng của công ty và tốc độ của hệ thống bưu chính
tại nơi công ty được đặt. Ví dụ, Tập đoàn Atlantic, đặt tại Philadelphia, đang cân
nhắc sử dụng phương pháp lockbox (hộp an toàn). Collection delay hay độ trễ của
việc thu tiền của nó hiện là tám ngày (nghĩa là thời gian từ lúc chuyển đến khi nhận
được tiền là 8 ngày).
Hệ thống lockbox (hộp an toàn) được đề xuất đặt tại Los Angeles và do Ngân hàng
Thái Bình Dương vận hành. Ngân hàng Thái Bình Dương đã phân tích hệ thống thu
tiền mặt của tập đoàn Atlantic và kết luận rằng hệ thống này có thể giảm thời gian
thu tiền xuống hai ngày. Cụ thể, ngân hàng đã đưa ra các thông tin sau về hệ thống
lockbox (hộp an toàn) được đề xuất.
Hệ thống này sẽ giảm:
Reduction in mailing time = 1.0 day
Reduction in clearing time = .5 days
Reduction in firm processing time = .5 days Total = 2.0 days
Được biết thêm là:
Daily interest on Treasury bills (lãi suất hằng ngày của tín phiếu kho bạc)
= 0.025%
Average number of daily payments to lockboxes (số lượng séc trung bình cần thanh
toán mỗi ngày cho lockbox (hộp an toàn) = 2,000
Average size of payment (quy mô trung bình cần phải thanh
toán) = $600
Ngân hàng Thái Bình Dương đã đồng ý vận hành hệ thống lockbox (hộp an toàn)
này với mức phí $0.25 cho mỗi séc được xử lý. Atlantic có nên sử dụng hệ thống
không?
Trước hết, cần xác định lợi ích của hệ thống lockbox hộp an toàn. Số tiền một ngày
trung bình cần để vận hành hệ thống thu tiền hiện tại của Alantic là $1.2 million (=
2,000 × $600). Thời gian thu tiền sẽ giảm đi hai ngày, do đó hệ thống lockbox (hộp
an toàn) sẽ làm tăng số dư ngân hàng thu được lên 1,2 triệu USD × 2 = 2,4 triệu
USD.
Nói cách khác, hệ thống lockbox (hộp an toàn) sẽ làm tăng 2,4 triệu USD cho công
ty bằng cách giảm thời gian processing, mailing và clearing (xử lý, thời gian chuyển
tiền và thanh toán bù trừ) xuống hai ngày. Từ cuộc thảo luận trước đó, chúng ta biết
rằng 2,4 triệu đô la này là PV của dự án sử dụng lockbox (hộp an toàn).
Để tính NPV (net present value: giá ròng), chúng ta cần xác định PV của chi phí.
Đầu tiên, với 2.000 séc mỗi ngày và $0,25 mỗi séc, chi phí hàng ngày để thanh toán
2000 séc là $500. Chi phí này sẽ phát sinh mỗi ngày. Với lãi suất 0,025% mỗi ngày,
PV do đó là 500 USD/0,00025 = $2 triệu. NPV là 2,4 triệu USD - 2 triệu = 400.000
USD.
-> Sử dụng hệ thống lockbox (hộp an toàn) sẽ lời $400.000 mỗi ngày => Tập đoàn
Alantic nên sử dụng.