QUY TRÌNH VẬN HÀNH CHUẨN

Standard Operating Procedure

Mã văn bản (Code) Bộ phận (Dept.) Ký hiệu Số trang
(Code) (Page)
SOP SE
015 03
TÊN QUY TRÌNH (SOP Title) Hiệu lực từ (Effective) :

GIÁM SÁT HÀNG HÓA RA VÀO

SUPERVISING OF IN AND OUT GOODS
Trưởng bộ phận Giám đốc duyệt Ngày hiệu chỉnh:

(Head of Department’s signature) (General Manager’s signature) (Adjustment Date)

Số lần hiệu chỉnh (No. of

Adjustment times): 00

I. MỤC ĐÍCH
 Để bảo đảm an toàn cho tính mạng và tài sản của khách cư ngụ và của khách sạn – nhà
hàng.

II. TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN

1. Các vật phẩm không được phép đưa vào khách sạn – nhà hàng bằng lối cổng Tiếp tân,
bao gồm:
 Hàng quốc cấm.
 Trái cây nặng mùi (sầu riêng).
 Vật dụng cờ bạc.
 Chất dễ cháy nổ.
 Hoá chất nguy hiểm (Vd: Axít, ...).
 Thực phẩm tươi sống hoặc đã được chế biến.
2. Hàng hoá của nhà cung cấp phải được đưa vào khách sạn – nhà hàng qua lối cổng bảo
vệ.
3. Các nhà cung cấp thường xuyên khi ra vào cổng bảo vệ phải xuất trình giấy tờ và được
cấp thẻ “Visitor” (không cần phải gọi điện vào bộ phận liên quan để được xác nhận).
(Xem quy trình giám sát việc ra vào của khách liên hệ).

SOP – SE – 015.00 Page 1 of 3

 4. Bảo vệ thông báo cho các bộ phận liên quan xuống nhận hàng (bộ phận yêu cầu, kế
toán).
5. Nhân viên bảo vệ kiểm tra để bảo đảm đúng số lượng và chủng loại hàng hoá/ vật tư
mang vào so với phiếu đặt hàng (Purchase Order) do bộ phận kế toán phát hành cho
nhà cung cấp/ hoá đơn của nhà cung cấp. Nếu phù hợp, ký xác nhận vào phiếu đặt
hàng/ hoá đơn (ghi rõ họ tên người ký, ngày giờ).
6. Các loại hàng hoá vật tư luân chuyển/ mượn, vào/ ra khỏi khách sạn – nhà hàng cũng
phải có phiếu đề nghị/ lệnh điều chuyển của bộ phận có liên quan và có sự đồng ý của
ban giám đốc. Bảo vệ ghi rõ tên loại hàng, số lượng, bộ phận yêu cầu nhập - xuất, lý
do nhập - xuất vào sổ “Luân chuyển hàng hoá”, lưu lại phiếu đề nghị/ lệnh điều
chuyển.
7. Bộ phận bảo vệ có trách nhiệm kiểm tra đúng số lượng và chủng loại hàng ra cổng ghi
trong giấy. Ký và ghi rõ họ tên, lưu giữ lại giấy mang hàng hoá ra cổng. Ghi nhận vào
sổ “Luân chuyển hàng hoá”.
8. Bảo vệ lập biên bản, báo cáo ngay với lãnh đạo trực tiếp khi gặp những trường hợp bất
thường như số lượng, chủng loại hàng mang ra không khớp so với giấy phép,...
Lưu ý: Trưởng bộ phận bảo vệ có nhiệm vụ tổng hợp và báo cáo số lượng hàng hoá
luân chuyển chưa hoàn tất trong tháng.

III. PHỤ LỤC

1. Bảng kiểm tra (Check list):

ST
Danh mục kiểm tra Văn bản tham khảo Đánh giá Ghi chú
T
Thực hiện theo đúng các quy
1 Xem tiến trình thực hiện.
định trong tiến trình.

2. Mẫu sổ “Luân chuyển hàng hoá” (nhập/ xuất)

Ngà Tên hàng hoá /

Giờ Số lượng Giấy phép Lý do Giao/ nhận ký Bảo vệ ký
y vật tư

SOP – SE – 015.00 Page 2 of 3

 GIẤY MANG HÀNG HÓA RA CỔNG
(Permission for taking out Hotel’s Items)
Họ và tên (Name) :.................................................
Chức vụ (Position) :..............................................
Bộ phận (Dept.) :.............................. ...............
Thời gian mang ra cổng (Date) : . . . . . ./. . . . ./200….
Chi tiết về hàng hóa (Details of products):

STT CHI TIẾT VỀ HÀNG HÓA ĐƠN SỐ GHI CHÚ

(No.) (Description of Items) VỊ LƯỢNG (Notes)
(Unit) (Quantity)
1
2
3
Tổng cộng: món hàng
(Total of Items) :
Phần kiểm tra và xác nhận
Của Bộ phận Bảo vệ KS
Giờ ra (Time out) :.............
Giờ vào (Time in) :.............
Bảo vệ ký tên (Security Officer’s Name)

Ngày . . . . . .tháng . . . .năm 201..

Trưởng Bộ phận
Ban Giám đốc duyệt (Head of Dept.)
(Board of Management’s Approval)

Signature

SOP – SE – 015.00 Page 3 of 3