1.

Kiểm soát nội bộ quy trình chấm công

1.1. Cơ sở và phương pháp lập:
Bảng chấm công được mở theo từng bộ phận, treo công khai do nhân viên trong
phòng Tổ chức và nhân viên kinh tế phân xưởng căn cứ vào tình hình thực tế của bộ
phận, phân xưởng để chấm công cho từng người, có thể chấm theo ngày công, giờ
công,…

Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm
công chuyển Bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như Giấy chứng nhận nghỉ
việc hưởng BHXH, giấy xin nghỉ việc không hưởng lương,... về bộ phận kế toán kiểm
tra, đối chiếu qui ra công để tính lương và bảo hiểm xã hội.

1.2. Quy trình chấm công

CÁC BỘ PHẬN BỘ PHẬN NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG

Lập bảng Nhập dữ

chấm công liệu

Bảng chấm công

Bảng chấm công Tập tin

Bảng chấm công

Ký xác
nhận

Bảng chấm công

đã phê duyệt
Hàng ngày, người lao động quét thẻ vào và ra công ty. Tổ trưởng các bộ phận ghi
nhận giờ lao động, ăn trưa, tăng ca của công nhân vào bảng chấm công, đồng thời theo
dõi những thông tin bất thường trong tổ của mình như công nhân nghỉ trong ngày,
công nhân về sớm, công nhân đến muộn… Sau đó cuối ngày, tổ trưởng gửi bảng chấm
công có xác nhận cho phòng nhân sự nhập liệu và sáng ngày hôm sau nhận lại để theo
dõi.
Cuối tháng, nhân viên nhân sự tiền lương có trách nhiệm tổng hợp thời gian lao
động của tất cả công nhân viên trên bảng chấm công (số công, thời gian làm thêm,
công chuyên cần…). Sau khi tổng hợp, đối chiếu với dữ liệu từ máy quét thẻ, bảng
chấm công được in ra giao cho trưởng các bộ phận (sản xuất, kinh doanh, kế toán,
kho,…) xác nhận.

1.3. Đánh giá rủi ro và phương án đề xuất

Rủi ro Biện pháp

Một số máy chấm công bằng cách quẹt Cần thiết lập hệ thống phần mềm chấm
thẻ không thực sự hiệu quả khi có sự công bằng vân tay để giải quyết được
tiếp tay giữa các nhân viên (bảo vệ, vấn đề.
nhân sự kiểm tra quẹt/đóng dấu vào
thẻ). Nhân viên A có thể nhờ nhân viên
B quẹt thẻ chấm công dùm.

Số lượng nhân viên lớn, tình trạng làm
việc của mỗi nhân viên khác nhau: số
buổi nghỉ, cố ca làm thêm, hoa hồng,…
làm cho việc chấm công trở nên phức
tạp dễ gây nhầm lẫn cho bộ phận quản
lý.
Tối ưu hóa máy móc, sử dụng phần
mềm chấm công để xử lý từ đó tự động
tổng hợp giờ làm việc, làm thêm giờ, đi
muộn/về sớm, nghỉ... của nhận viên

Nhân viên gian lận trong việc chấm Áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
công Người chấm công khác Kế toán tiền
lương.