Tiểu luận Kế toán Kiểm toán - Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina - 972122

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH
TIỀN LƢƠNG TẠI CÔNG TY TNHH YUJIN VINA
GV : Ths. Trần Thị Thu Hằng
LỚP : K11405B
TP.HCM, 26/4/2015
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 0
BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ
Tên MSSV Công việc
Nguyễn Thị Mỹ Hạnh K114050858 Tìm hiểu chính sách tiền lƣơng
Nguyễn Thị Hằng K114050860 Vẽ lƣu đồ quy trình tiền lƣơng
Giới thiệu đặc điểm kinh doanh và cơ cấu

Đỗ Thị Thuỳ Mai K114050886
của công ty
Tìm hiểu chức năng – mục tiêu của quy
Võ Thị Kim Nhung K114050894
trình tiền lƣơng
Trần Thị Hồng Nhƣ K114050898 Mô tả quy trình tiền lƣơng
Vũ Thị Huyền Thanh K114050913 Vẽ lƣu đồ quy trình nghiệp vụ
Võ Thị Huyền Thƣơng K114050931 Tìm hiểu hệ thống chứng từ
Đặng Thị Vân K114050952 Mô tả quy trình nghiệp vu
MỤC LỤC
Phần 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUJIN VINA 5

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ........................................................................5
1.2 Chức năng và nhiệm vụ. ....................................................................................6
1.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty: ....................................................................7
1.4 Cơ cấu các phòng ban liên quan đến chu trình thanh toán lƣơng ......................8
Phần 2: CHU TRÌNH TIỀN LƢƠNG TẠI CÔNG TY TNHH YUJIN VINA .............13
2.1 Khái quát về chu trình tiền lƣơng ....................................................................13
2.2 Các chính sách liên quan đến tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina .......14
2.3 Thực trạng chu trình tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina .....................17
2.4 Hệ thống chứng từ áp dụng trong quy trình .....................................................22
Phần 3: ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY
TRÌNH TIỀN LƢƠNG ..................................................................................................34
3.1 Nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ về quy trình tính lƣơng: ..........34
3.2 Rủi ro quy trình chấm công: ............................................................................35
3.3 Rủi ro quy trình tính lƣơng: .............................................................................37
3.4 Rủi ro quy trình thanh toán lƣơng:...................................................................37
Kết luận..........................................................................................................................39
DANH MỤC BẢNG BIỀU, HÌNH VẼ

Bảng 1.1: Chính sách chuyên cần
Bảng 3.1: Rủi ro quy trình chấm công
Bảng 3.2: Rủi ro quy trình tính lƣơng
Bảng 3.1: Rủi ro quy trình thanh toán lƣơng
Hình 1.1: Hình ảnh Công ty TNHH Yujin Vina
Hình 2.1: Mẫu bảng chấm công
Hình 2.2: Mẫu bảng chấm công thêm giờ
Hình 2.3: Mẫu bảng thanh toán tiền lƣơng
Hình 2.4: Mẫu bảng thanh toán tiền thƣởng
Hình 2.5: Mẫu bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
Hình 2.6: Mẫu Phiếu lƣơng nhân viên
Hình 2.7: Mẫu Giấy Ủy nhiệm chi
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý
Sơ đồ1.2: Sơ đồ Phòng kế toán
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ Phòng nhân sự
Sơ đồ 2.1: Quy trình tiền lƣơng
Sơ đồ 2.2: Lƣu đồ quy trình chấm công
Sơ đồ 2.3: Lƣu đồ quy trình tính lƣơng
Sơ đồ 2.4: Lƣu đồ thanh toán lƣơng
Sơ đồ 2.5: Lƣu đồ hạch toán lƣơng
Lời mở đầu
---
Trong nền kinh tế thị trƣờng hiện nay, các yếu tố doanh thu và chi phí luôn là
mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị, đặc biệt là chi phí tiền lƣơng luôn đƣợc
xem là một trong vấn đề quan trọng. Có thể nói, tiền lƣơng đóng vai trò nhƣ một phần
thu nhập của ngƣời lao động nhằm bồi đắp, tái sản xuất sức lao động để công nhân,
nhân viên tham gia sản xuất đạt đƣợc hiệu quả cao nhất.
Liệu có giải pháp nào giúp các nhà quản trị tự đánh giá tính hiểu quả hay mức độ
rủi ro của quy trình tính lƣơng của doanh nghiệp mình một cách dễ dàng? Điều gì sẽ
xảy ra nếu nhƣ công ty không có quy trình tính lƣơng một cách chặt chẽ? Giải pháp để
tìm ra hƣớng sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả? Để trả lời cho những câu hỏi
trên thì việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình tiền lƣơng trở
thành một yêu cầu cấp thiết đối với tất cả các doanh nghiệp bởi vì nhờ đó doanh
nghiệp hoàn toàn có thể tự chủ động tìm giải pháp phòng ngừa và quản lý rủi ro nhất là
đối với các doanh nghiệp có số lƣợng công nhân viên lớn.
Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó, bài tiểu luận này nhằm mục đích tìm hiểu về
vấn đề “Kiểm soát nội bộ quy trình tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina”. Qua
đó, nhóm em đƣa ra những phân tích, nhận định tổng quát đề xuất một số kiến nghị
nhằm hoàn thiện hơn Kiểm soát nội bộ quy trình tiền lƣơng tại đơn vị.
Phần 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUJIN VINA
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
- Tên công ty : CÔNG TY TNHH YUJIN VINA

- Địa chỉ : Khu Chế Xuất Linh Trung, Phƣờng Linh Trung,
Quận Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
- Ngày thành lập : 30/10/1997
- Mã số thuế : 0301484202
- Vốn điều lệ : 50 tỷ đồng
- Số tài khoản : 47110000015335 (NH Techcombank CN Sài Gòn)
- Số điện thoại : 08 38975952
- Fax : 08 38975955
- Giám Đốc : Dae Ki Moon
Hình 1.1 Hình ảnh Công ty TNHH Yujin Vina
 Lịch sử hình thành.

- Ngày 30/10/1997 Công ty TNHH Yujin Vina đƣợc Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ Việt
Nam cấp giấy phép hoạt động.
- Tháng 1/1998 Công Ty TNHH Yujin Vina đƣợc khởi công xây dựng tại khu
chế xuất Linh Trung, quận Thủ Đức, với diện tích 12.000 m2, với số vốn đầu tƣ
ban đầu là 162 tỷ đồng tƣơng đƣơng với 9,6 triệu USD. Công suất 43,400,000
sản phẩm/ 1 năm.
 Quá trình phát triển.
- Tháng 07/1998 Công ty TNHH Yujin Vina đi vào hoạt động với một xƣởng sản
xuất chính. Và đến ngày 03 tháng 10 năm 1998 chuyến hàng đầu tiên đƣợc xuất
xƣởng trong niềm hân hoan phấn khởi của Ban Giám Đốc và toàn thể cán bộ
công nhân viên của công ty.
- Đến năm 2000 do nhu cầu sản xuất kinh doanh, Công ty quyết định đầu tƣ thêm
một phân xƣởng mới với diện tích là 5430 m2và công xuất 21,600,000 sản
phẩm/ 1 năm. Nâng tổng mức vốn đầu tƣ lên 16,6 triệu USD.
- Hiện nay, với sự phát triển công ty đang sử dụng một lƣợng lao động tƣơng đối
lớn: khoảng 1000 công nhân viên.
1.2. Chức năng và nhiệm vụ.
 Chức năng của công ty:

Công ty TNHH Yujin Vina có chức năng sản xuất, kinh doanh và cung ứng cho
thị trƣờng các sản phẩm nhƣ muỗng, nĩa, dao, móc khóa bằng thép không gỉ chất
lƣợng cao, đáp ứng nhu cầu nội địa và xuất khẩu.
 Nhiệm vụ của công ty:
Đóng góp vào sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. Đảm bảo kinh doanh có
hiệu quả, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng với chất lƣợng tốt nhất. Đảm bảo
quyền lợi của ngƣời lao động ngoài ra công ty có nhiệm vụ mở rộng thị trƣờng kinh
doanh trong và ngoài nƣớc nhằm tăng cƣờng vị thế, tăng giá trị vốn góp cho các cổ
đông và tạo nhiều công ăn việc làm góp phần ổn định xã hội.
1.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty:

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý
BAN GIÁM ĐỐC
Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Kho, Phân

Nhân Sự Kế toán KD QLCL XNK xƣởng
Nguồn: Phòng Nhân sự
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:

- Ban Giám đốc: Điều hành chung hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm về
hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh trƣớc hội đồng quản trị. Xây dựng chiến lƣợc
và triển khai thực hiện chiến lƣợc sau khi đƣợc hội đồng quản trị phê duyệt.
- Phòng Nhân sự. Xây dựng quy hoạch công tác tuyển dụng, đánh giá và phát
triển nhân lực phù hợp với kế hoạch chiến lƣợc phát triển và kế hoạch sản xuất của
công ty.
Thực hiện công tác lập kế hoạch đơn giá tiền lƣơng, phân bổ và quyết toán quỹ
tiền lƣơng. Thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ phụ cấp, hƣu trí và các chế độ
chính sách khác cho ngƣời lao động trong .Quản lý công tác thi đua khen thƣởng, kỷ
luật cán bộ, nhân viên và ngƣời lao động. Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên, ngƣời lao
động theo quy định hiện hành.
- Phòng Kế toán: Thực hiện các nghiệp vụ kế toán tài chính của công ty. Tổ
chức hạch toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế đúng quy dịnh và lập báo cáo mỗi kỳ.
Hằng năm phối hợp với phòng kinh doanh để phân tích tình hình hoạt động của công
ty, đề xuất giải pháp cho Ban giám đốc
- Phòng Kinh doanh: Liên hệ với khách hàng và ký kết các hợp đồng kinh tế.
Nghiên cứu, lựa chọn thị trƣờng mục tiêu, thiết kế, hoạch định chiến lƣợc kinh doanh.
Kết hợp với các phòng xuất nhập khẩu làm thủ tục xuất và nhập khẩu hàng hóa.
- Phòng Quản lý chất lƣợng: Kiểm soát, quản lý chất lƣợng sản trong quá trình
sản xuất. Cập nhật và xây dựng các tiêu chuẩn nhằm đánh giá chất lƣợng sản phẩm.
- Phòng Xuất nhập khẩu: Quản lý các nghiệp vụ xuất-nhập khẩu trong công ty.
Phụ trách khâu bán hàng, nhận đơn hàng từ khách hàng, chuyển phòng sản xuất
làm lệnh sản xuất. Khai thác trong nƣớc hay nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ
quá trình sản xuất.
- Kho, phân xƣởng: Có nhiệm vụ sản xuất ra sản phẩm (muỗng, nĩa, dao…)
đảm bảo chất lƣợng và số lƣợng sản phẩm theo kế hoạch đề ra. Bào quản, phân phối
sản phẩm và nguyên vật liệu cho sản xuất và nhận nguyên vật liệu từ nhà cung ứng.
Nhận thành phẩm từ xƣởng sản xuất và xuất thành phẩm theo phiếu xuất kho hàng
hóa.
1.4. Cơ cấu các phòng ban liên quan đến chu trình thanh toán lƣơng
1.4.1. Cơ cấu phòng Kế toán:

- Hình thức tổ chức kế toán tập trung, đơn vị có sơ đồ bộ máy kế toán gồm 6
thành viên cụ thể nhƣ sau:
Sơ đồ1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán
Kế Toán Trƣởng
Kế toán Tổng
hợp Thủ Quỹ
Kế toán Kế toán Kê toán

thanh toán kho bán hàng
(Nguồn: Phòng kế toán)
Chức năng nhiệm vụ của từng thành viên.

- Kế toán trƣởng:
Có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán
Có ý kiến bằng văn bản với ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán về
việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật ngƣời làm kế toán,
thủ kho, thủ quỹ;
Yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thời tài
liệu liên quan đến công việc kế toán. Báo cáo bằng văn bản cho ngƣời đại diện theo
pháp luật của đơn vị kế toán khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán
trong đơn vị.
- Kế toán tổng hợp:
Tổng hợp, đối chiếu, kiểm tra các phần hạch toán của các phần hành kế toán
trƣớc khi số liệu đƣợc chính thức chấp nhận trong phần mềm kế toán
Lập và phân bổ các khoản chi phí trả trƣớc ngắn hạn, dài hạn, phân bổ chi phí
khấu hao tài sản cố định. Lập các bút toán kết chuyển doanh thu- chi phí, lãi lỗ cuối
tháng.
Lập Bảng cân đối kế toán, Bảng cân đối số phát sinh, Báo cáo kết quả họat động
kinh doanh, Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ và các báo cáo nội bộ theo yêu cầu của nhà
quản trị, báo cáo thuế, báo cáo thống kê, báo cáo nội bộ.
- Thủ quỹ:
Quản lý tiền mặt của Công ty, ghi chép và phản ảnh một cách đầy đủ các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt vào sổ quỹ.
Thực hiện việc thu- chi theo chứng từ đã đƣợc ký duyệt và báo cáo quỹ hàng
ngày và kiểm kê quỹ hàng tuần
- Kế toán thanh toán:
Thu thập chứng từ, hóa đơn, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan
đến công nợ phải thu, phải trả, hàng tháng thực hiện bút toán ghi nhận chi phí lƣơng,
các khoản trích theo lƣơng, đồng thời lập Ủy nhiệm chi thực hiện thanh toán lƣơng
cho nhân viên công ty bằng chuyển khoản ngân hàng.
Theo dõi, lập chứng từ thanh toán công nợ theo đúng đối tƣợng, thời gian quy
định và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán.
- Kế toán kho:
Thực hiện công tác nhập- xuất hàng hóa theo đúng đối tƣợng kế toán.
Lập báo cáo nhập xuất- tồn vào cuối tháng.
Phối hợp với thủ kho, nhân viên kho để tồ chức kiểm kê hàng tháng.
- Kế toán bán hàng:
Lập hóa đơn bán hàng và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , theo dõi
công nợ phải thu theo từng đối tƣợng khách hàng, chi tiết theo tuổi nợ.
Lập báo cáo bán hàng, báo cáo phân tích bán hàng và báo cáo tình hình nợ phải
thu hàng tháng và lập báo cáo thuế GTGT hàng tháng.
1.4.2. Tổ chức công tác phòng Nhân sự:

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ Phòng nhân sự
Trƣởng phòng
Tuyển dụng Chính sách

Tiền lƣơng
Đào tạo Chế độ
(Nguồn: Phòng Nhân sự )
Chức năng, nhiệm vụ cùa từng thành viên

- Trƣởng phòng
Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến
lƣợc của công ty.Tƣơng tác, hỗ trợ các phòng, ban khác khi họ có yêu cầu hay khó
khăn trong vấn đề nhân sự. Tham mƣu cho Ban giám đốc về việc xây dựng cơ cấu tổ
chức, điều hành của công ty và xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ chức-Hành chánh-
Nhân sự.
- Nhân sự Tuyển dung – Đào tạo
Hoạch định những chính sách phù hợp thu hút ngƣời tài cho công ty đồng thời
lập kế hoạch tuyển dụng lao động theo yêu cầu của các phòng ban trong công ty. Xây
dựng chính sách thăng tiến và luân chuyển nhân sự trong công ty. Hỗ trợ bộ phận khác
trong việc quản lý nhân sự và hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo và
phát triển nhân viên.Phối hợp với các phòng ban khác xác định nhu cầu đào tạo để lựa
chọn hƣớng phát triển đào tạo theo yêu cầu của công ty. Phối hợp với các phòng ban tổ
chức hƣớng dẫn các nhân viên mới hội nhập với công việc. Tổ chức các khóa đào tạo
ngắn hạn cho nhân viên các kỹ năng và kiến thức cần thiết phục vụ cho công ty.
- Nhân sự Chính sách – chế độ
Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong Công ty, xây
dựng cơ cấu tổ chức của công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện. Xây dựng hệ
thống các quy chế, quy trình, quy định, chính sách nhân sự cho công ty và, thực hiện
các chế độ cho ngƣời lao động. Xây dựng quy chế lƣơng thƣởng, các biện pháp
khuyến khích – kích thích ngƣời lao động làm việc và giải quyết những thắc mắc của
nhân viên trong hợp đồng lao động hay trong chính sách của công ty.
- Nhân sự tiền lƣơng
Hàng tháng dựa vào bảng chấm công của từng phòng ban, tiến hành lập bảng
thanh toán lƣơng và phiếu lƣơng nhân viên để tính lƣơng và các khoản trích theo
lƣơng cho từng lao động. Tiến hành cập nhật số lƣợng lao động để tạo tài khoản Ngân
hàng cho từng lao động.
Phần 2: CHU TRÌNH TIỀN LƢƠNG TẠI CÔNG TY TNHH

YUJIN VINA
2.1. Khái quát về chu trình tiền lƣơng
a. Khái niệm về tiền lƣơng

Có nhiều cách hiểu về tiền lƣơng, xét trên góc độ ngƣời lao động thì tiền lƣơng
có thể là thu nhập của ngƣời lao động. Xét trên góc độ ngƣời sử dụng lao động thì tiền
lƣơng là chi phí của ngƣời sử dụng lao động. Xét trên góc độ thị trƣờng, tiền lƣơng là
giá cả hàng hoá sức lao dộng. Trong quy trình tiền lƣơng, tiền lƣơng sẽ đƣợc hiểu là
các khoản thu nhập mang tính thƣờng xuyên mà nhân viên của công ty đƣợc hƣởng từ
công ty.
Tiền lƣơng là yếu tố quan trọng trong quá trình sử dụng và quản lý nhân sự trong
công ty. Có thể kể ra một số chức năng cơ bản của tiền lƣơng nhƣ sau: kích thích lao
động, giám sát lao động, điều hoà lao động.
b. Các chức năng cơ bản, mục tiêu của chu trình tiền lƣơng
Định nghĩa chu trình tiền lƣơng
Quy trình tiền lƣơng đƣợc ghi nhận từ thời gian làm việc của ngƣời lao động khi
quét thẻ và ghi nhận trong Bảng chấm công cho đến khi việc thanh toán lƣơng đƣợc
thực hiện và ghi nhận một cách chính xác vào hệ thống kế toán.
Các chức năng cơ bản

- Xác định mức lƣơng
- Chấm công
- Tính lƣơng
- Trả lƣơng
- Ghi nhận và báo cáo
Mục tiêu của quy trình
- Mục tiêu chức năng xác định mức lƣơng: Xác định mức lƣơng phù hợp với
quy định của pháp luật, chính sách của công ty và phù hợp với năng lực, chức
vụ cho từng nhân viên.
- Mục tiêu chức năng chấm công: Chấm đúng, chấm đủ

- Mục tiêu chức năng tính lƣơng: Tiền lƣơng của từng nhân viên đƣợc tính toán
một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời.
 Nhân sự của công ty luôn đƣợc cập nhật một cách đầy đủ, chính xác và
kịp thời.
 Sức lao động của từng nhân viên luôn đƣợc đánh giá theo quy định về
chấm công của công ty.
 Tiền lƣơng công ty đƣợc tính một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời trên
cơ sở chấm công.
- Mục tiêu chức năng thanh toán lƣơng: Tiền lƣơng của nhân viên toàn công ty
luôn đƣợc chi trả đầy đủ, chính xác từng ngƣời, chính xác số lƣợng và kịp
thời.
- Mục tiêu chức năng ghi nhận và báo cáo: Ghi nhận và báo cáo một cách đúng,
đủ, kịp thời, ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu về tất cả các chức năng của công ty
quy định.
2.2.Các chính sách liên quan đến tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina
a. Chính sách tính lƣơng
 Lực lƣợng lao động bao gồm: nhân viên văn phòng, công nhân phân xƣởng
 Công ty ký hợp đồng lao động với nhân viên làm công việc ổn định, lâu dài sau
thời gian thử việc là 2 tháng. Trong thời gian thử việc công nhân viên đƣợc trả
75% lƣơng chính thức.
 Theo quy định của công ty, thời gian làm việc hàng ngày là 8 tiếng, cụ thể nhƣ
sau:
- Buổi sáng bắt đầu từ 7h30 đến 11h30
- Buổi chiều bắt đầu từ 12h30 đến 16h30
 Công nhân làm việc quá 16h30 đƣợc tính vào thời gian tăng ca. Thời gian tăng
ca chỉ đƣợc tính khi có sự yêu cầu làm thêm của tổ trƣởng (trƣởng
phong) và yêu cầu tính thêm giờ cần có sự phê duyệt của trƣởng phòng.
- Khi công nhân về sớm hay ra cổng phải điền đầy đủ thông tin vào giấy ra
cổng, có xác nhận của tổ trƣởng (trƣởng phòng), công nhân ra cổng chuyển
giấy ra cổng cho bảo vệ.
- Công nhân nghỉ có lý do chính đáng (ốm đau, bố mẹ mất,…) phải thông báo
trƣớc 3 ngày trừ trƣờng hợp đột xuất phải nêu rõ lý do. Nếu công nhân tự ý nghỉ
phép, trong giới hạn 3 ngày tùy theo mức độ nghiêm trọng thì tổ trƣởng đánh
giá tính chuyên cần và nếu nghỉ quá 3 ngày thì mỗi ngày trừ 2% lƣơng.
 Quy định về chính sách chuyên cần đối với nhân viên trong công ty:
Bảng2.1: Chính sách chuyên cần
Thời gian công tác

Trên 4 năm Dƣới 4 năm và thử việc
Công tháng
Đủ công 4 công chuyên cần 2 công chuyên cần
Nghỉ một ngày 2 công chuyên cần 1.5 công chuyên cần
(1 công chuyên cần = 1 ngày lƣơng)
 Trƣởng của mỗi bộ phận sẽ là ngƣời phê duyệt số giờ làm cho
nhân viên của họ trên bảng chấm công. Vào cuối mỗi tháng, công ty sẽ tổng
hợp bảng chấm công để hoàn thành bảng thanh toán tiền lƣơng trình cho Kế
toán trƣởng và Giám đốc ký duyệt.
 Nhân viên văn phòng và công nhân phân xƣởng đƣợc trả lƣơng 1 lần trong một
tháng (vào ngày 05 của mỗi tháng).
 Công ty trả tiền lƣơng, tiền thƣởng, những khoản phụ cấp và những thu nhập
khác theo lƣơng đƣợc quy định phù hợp với quy định của pháp luật và chính
sách nội bộ của công ty.
Cơ sở tính lương
 Công thức tính lƣơng:
)
)+ Phụ cấp – Các khoản giảm trừ lương
 Trên tổng số lƣơng trả cho ngƣời lao động, công ty sẽ giữ lại một phần của bảo
hiểm y tế (1,5%) và bảo hiểm xã hội (8%), bảo hiểm thất nghiệp (1%) từ ngƣời
lao động.
 Công ty sẽ chịu 18% bảo hiểm xã hội và 3% bảo hiểm y tế, 1% bảo hiểm thất
nghiệp, 2% kinh phí công đoàn trên mức lƣơng cơ bản.
 Máy quẹt thẻ ghi lại số ngày và thời gian làm việc của ngƣời lao động ở văn
phòng và nhà máy (bảng chấm công do tổ trƣởng và các bộ phận có liên quan
ghi nhận).
 Lƣơng của ngƣời lao động đƣợc theo dõi và tính toán dựa trên số giờ làm việc
trên bảng chấm công khi đã đối chiếu dữ liệu từ máy quẹt thẻ.
 Các trƣờng hợp sau sẽ không đƣợc tính lƣơng
- Quẹt đúng 1 lần trong ngày (có quẹt thẻ vào mà không quẹt thẻ ra hoặc
ngƣợc lại).
- Trƣờng hợp quên thẻ, phải báo với cấp trên có trách nhiệm liên quan, nếu
không sẽ không đƣợc tính vào thời gian làm việc chính thức.
- Nhân viên có quyền lợi quẹt thẻ ra hoặc vào trong một số trƣờng hợp đặc biệt
có phê duyệt của cấp trên. Ngoài ra, thời gian vệ sinh cho mỗi cá nhân là 3 –
5 phút/lần. Giờ ra và vào ăn trƣa 1 tiếng/ngƣời/ngày.
 Nhân sự tiền lƣơng tính tiền lƣơng, các khoản trích theo lƣơng và thuế thu nhập
cá nhân trên excel theo luật lao động của Việt Nam và chính sách lƣơng của
công ty.
 Kế toán thanh toán chịu trách nhiệm lập Ủy nhiệm chi gửi lên ngân hàng yêu
cầu thanh toán lƣơng qua tài khoản ngân hàng cho từng nhân viên.
3. Thực trạng chu trình tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina
Chu trình tiền lƣơng tại công ty gồm 3 hoạt động cơ bản:
- Chấm công
- Tính lƣơng
- Thanh toán lƣơng và ghi nhận, báo cáo
Sơ đồ 2.1: Quy trình tiền lƣơng

BP NHÂN SỰ TIỀN
NHÂN VIÊN CÁC BỘ PHẬN PB KẾ TOÁN BAN GIÁM ĐỐC
LƢƠNG
Tập hợp bảng

Đi làm Chấm công
chấm công và các
hàng ngày
chứng từ liên quan
Ký xác nhận
bảng chấm công
Tính lƣơng, in Kế toán trƣởng Phê duyệt
phiếu lƣơng phê duyệt bảng bảng thanh
TT lƣơng toán lƣơng
Ký nhận Phiếu lƣơng

Phê duyệt
Lập UNC
UNC
Lập bảng
Thanh toán
lƣơng
Thanh toán,
Hạch toán lƣơng
a. Quy trình chấm công

Sơ đồ 2.2: Lƣu dồ quy trình chấm công
CÁC BỘ PHẬN BỘ PHẬN NHÂN SỰ TIỀN LƢƠNG
Lập bảng Nhập dữ liệu

chấm công vào Excel và
tổng hợp
Bảng chấm Bảng chấm

công Tập
công
tin
BCC
Bảng chấm công
Ký xác
nhận
Bảng chấm công

đã phê duyệt
Hàng ngày, ngƣời lao động quét thẻ vào và ra công ty. Tổ trƣởng các bộ phận ghi
nhận giờ lao động, ăn trƣa, tăng ca của công nhân vào bảng chấm công, đồng thời theo
dõi những thông tin bất thƣờng trong tổ của mình nhƣ công nhân nghỉ trong ngày, công
nhân về sớm, công nhân đến muộn… Sau đó cuối ngày, tổ trƣởng gửi bảng chấm công có
xác nhận cho phòng nhân sự nhập liệu và sáng ngày hôm sau nhận lại để theo dõi.
Cuối tháng, nhân viên nhân sự tiền lƣơng có trách nhiệm tổng hợp thời gian lao
động của tất cả công nhân viên trên bảng chấm công (số công, thời gian làm thêm, công
chuyên cần…). Sau khi tổng hợp, đối chiếu với dữ liệu từ máy quét thẻ, bảng chấm công
đƣợc in ra giao cho trƣởng các bộ phận (sản xuất, kinh doanh, kế toán, kho,…) xác nhận.
b. Quy trình tính lƣơng

Sơ đồ 2.3: Lƣu đồ quy trình tính lƣơng
BP NHÂN SỰ TIỀN LƢƠNG KẾ TOÁN TRƢỞNG GIÁM ĐỐC
Các bộ phận
Xét Xét
duyệt duyệt
Bảng chấm công
Nhập liệu và
lập bảng Bảng TT
thanh toán lƣơng Bảng TT
lƣơng lƣơng
Bảng TT
lƣơng Tập
tin
Bảng
TT
KT tổng KT thanh toán

hợp
Sau khi nhận đƣợc bảng chấm công đã đƣợc xác nhận từ trƣởng các bộ phận, nhân
viên nhân sự tiền lƣơng căn cứ trên bảng chấm công, danh sách thay đổi bậc lƣơng công
nhân của các tổ, danh sách cán bộ công nhân viên nghỉ chế độ trong tháng, danh sách
công nhân nghỉ việc để tính lƣơng, tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập cá
nhân.
Việc tính lƣơng đƣợc thực hiện trên phần mềm excel. Sau đó in ra phiếu lƣơng
phát cho toàn thể nhân viên để ký xác nhận, khiếu nại nếu có sai sót trƣớc khi lập bảng
thanh toán lƣơng. Bảng thanh toán lƣơng đƣợc lập thành 2 liên gửi cho Kế toán trƣởng và
Giám đốc ký duyệt. Sau đó một liên đƣợc gửi cho kế toán tổng hợp, liên còn lại gửi cho
kế toán thanh toán.
c. Quy trình thanh toán và hạch toán lƣơng

Sơ đồ 2.4: Lƣu đồ thanh toán lƣơng
KẾ TOÁN THANH TOÁN GIÁM ĐỐC
Phòng nhân sự tiền Ngân hàng

lƣơng Bảng TT
UNC
lƣơng
Bảng Thanh GBN

toán lƣơng
Xét duyệt
Ghi
Lập UNC
sổ
UNC đã
Bảng TT
Bảng TT xét duyệt lƣơng
GBN Sổ kế
UNC lƣơng
toán
A
Ngân hàng
Sau khi nhận đƣợc bảng thanh toán lƣơng từ phòng nhân sự tiền lƣơng. Kế toán
thanh toán lập Ủy nhiệm chi (2 liên) để đề nghị thanh toán lƣơng kèm với Bảng thanh
toán lƣơng đã đƣợc ký duyệt trƣớc đó. Bộ chứng từ đƣợc đƣa cho Ban giám đốc ký duyệt.
Sau đó kế toán thanh toán gửi bộ chứng từ qua ngân hàng để tiến hành thanh toán. Sau
khi thanh toán, Ngân hàng gửi Giấy báo nợ tới kế toán thanh toán .
Sơ đồ 2.5: Lƣu đồ hạch toán lƣơng
BP nhân sự tiền lƣơng
Bảng TT
lƣơng
Ghi sổ
Bảng TT Sổ kế
lƣơng toán
Kế toán tổng hợp căn cứ vào bảng thanh toán tiền lƣơng đã đƣợc ký duyệt tiến hành
lập bút toán và định khoản chi phí lƣơng, các khoản trích theo lƣơng... vào số cái trong
kỳ. Nhận đƣợc GBN kế toán thanh toán để tiến hành hạch toán số lƣơng thực tế chi trả
trong kỳ.
Định kỳ, Kế toán tổng hợp so sánh giữa Quỹ lƣơng kế hoạch với chi phí lƣơng thực
tế, nếu có chênh lệch lớn phải báo lại cho Kế toán trƣởng để có biện pháp xử lý kịp thời.
5. Hệ thống chứng từ áp dụng trong quy trình
a. Bảng chấm công: Do tổ trƣởng, trƣởng phòng lập (2 liên)
Phƣơng pháp ghi nhận: Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm…) phải lập bảng chấm
công hàng tháng.
Tên cột Nội dung

Cột A, B Ghi số thứ tự, họ và tên từng ngƣời trong bộ phận công tác.
Cột C Ghi ngạch bậc lƣơng hoặc cấp bậc chức vụ của từng ngƣời.
Ghi tổng số công hƣởng lƣơng thời gian của từng ngƣời trong tháng.
Cột 1->31
Ghi tổng số công hƣởng lƣơng thời gian của từng ngƣời trong tháng.
Cột 32
Ghi tổng số công nghỉ việc và ngừng việc hƣởng 100% lƣơng của từng
Cột 33
ngƣời trong tháng.
Ghi tổng số công nghỉ việc và ngừng việc hƣởng các loại % lƣơng của từng
Cột 34
ngƣời trong tháng.
Ghi tổng số công nghỉ hƣởng bảo hiểm xã hội của từng ngƣời trong tháng.
Cột 35
Bảng chấm công gồm 3 chữ ký:
 Ngƣời chấm công : Ký để xác nhận việc chấm công

 Phụ trách bộ phận: Ký để kiểm tra việc chấm công là đúng, đủ theo quy định
 Ngƣời duyệt: Phê duyệt việc chấm công
Số liên: 2 liên
 Liên 1 chuyển cho đại diện các bộ phận để xác nhận, phê duyệt.
 Liên 2 chuyển cho bộ phận nhân sự tiền lƣơng để làm cơ sở lập Bảng thanh toán
tiền lƣơng.
Hình 2.1: Mẫu bảng chấm công

Đơn vi:………..
Bộ phận:……….
BẢNG CHẤM CÔNG
Tháng….năm….
Ngày trong tháng Quy ra công
ngạch Số Số
bậc công công
Số Số
lƣơng nghỉ nghỉ
Họ và công công Số
hoặc việc, việc,
STT hƣởng hƣởng công
cấp bậc 1 2 3 … 31 ngừng ngừng
tên
lƣơng lƣơng hƣơng
chức việc việc
sản thời BHXH
vụ hƣơng hƣơng
phẩm gian
100% …%
lƣơng lƣơng
A B C 1 2 3 … 31 32 33 34 35 36
Cộng
Ngày….tháng…năm.....
Ngƣời chấm công Phụ trách bộ phận Ngƣời duyệt
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
- Lƣơng sản phẩm: SP - Nghỉ phép: P

- Lƣơng thời gian: + - Hội nghị, học tập: H
- Ốm, điều dƣỡng: Ô - Nghỉ bù: NB
- Con ốm: Cô - Nghỉ không lƣơng: KL
- Thai sản: TS Ngừng việc: N
- Tai nạn: T - Lao động nghĩa vụ: LĐ
b. Bảng chấm công làm thêm giờ: Do bộ tổ trƣởng hay trƣởng phòng lập
Phƣơng pháp ghi nhận
Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm...) có phát sinh làm thêm ngoài giờ làm việc
theo quy định thì phải lập bảng chấm công làm thêm giờ.
Cột A, B Ghi số thứ tự, họ và tên từng ngƣời trong bộ phận công tác.
Ghi số giờ làm thêm của các ngày (Từ giờ...đến giờ...) từ ngày 01 đến ngày
Cột 1->31
cuối cùng của tháng.
Cột 32 Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày thƣờng trong tháng
Cột 33 Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày nghỉ thứ bảy, chủ nhật
Cột 34 Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày lễ, tết
Ghi tổng số giờ làm thêm vào buổi tối (tính theo quy định của pháp luật)
Cột 35
không thuộc ca làm việc của ngƣời lao động.
Gồm 3 chữ ký:
 Đại diện của bộ phận có ngƣời làm thêm: xác nhận việc làm thêm giờ của nhân
viên.
 Ngƣời chấm công: xác nhận việc chấm công làm thêm giờ.
 Ngƣời duyệt: phê duyệt việc chấm công làm thêm giờ.
Số liên: 2 liên
 Liên 1 chuyển cho đại diện các bộ phận để xác nhận, phê duyệt.
 Liên 2 chuyển cho bộ phận nhân sự tiền lƣơng để làm cơ sở lập Bảng thanh toán
tiền làm thêm giờ.
Hình 2.2: Mẫu bảng chấm công thêm giờ

Đơn vi:………..
Địa chỉ:……….
Số…………
BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ
Tháng….năm….
Ngày trong tháng Cộng làm thêm giờ
Số
Họ và tên Ngày Ngày thứ bảy, Ngày Làm
TT 1 2 3 … 31
làm việc chủ nhật lễ, tết đêm
A B 1 2 3 … 31 32 33 34 35
Cộng
NT: Làm thêm ngày làm việc ( từ giờ….đến giờ….)

NN: Làm thêm ngày thứ bảy, chủ nhật ( từ giờ….đến giờ….)
NL: Làm thêm ngày lễ, tết ( từ giờ….đến giờ….)
Đ: Làm thêmbuổi đêm
Xác nhận của bộ phận Ngƣời chấm công Ký duyệt
(ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Ngày…tháng…năm…
c.Bảng thanh toán tiền lƣơng: Do nhân viên nhân sự tiền lƣơng lập
Phƣơng pháp ghi nhận:

Cột A, B Ghi số thứ tự, họ tên của ngƣời lao động đƣợc hƣởng lƣơng.
Cột C Ngƣời lao động ký nhận khi nhận lƣơng kỳ II

Cột 1,2 Ghi bậc lƣơng, hệ số lƣơng của ngƣời lao động
Cột 3,4 Ghi số công và số tiền tính theo lƣơng thời gian.
Ghi số công và số tiền tính theo lƣơng thời gian hoặc ngừng, nghỉ việc
Cột 5,6
hƣởng các loại % lƣơng
Cột 7 Ghi các khoản phụ cấp thuộc quỹ lƣơng.
Ghi số phụ cấp khác đƣợc tính vào thu nhập của ngƣời lao động nhƣng
Cột 8
không nằm trong quỹ lƣơng, quỹ thƣởng
Ghi tổng số tiền lƣơng và các khoản phụ cấp mà ngƣời lao động đƣợc
Cột 9 hƣởng.
Cột 10 Ghi số tiền tạm ứng kỳ I của mỗi ngƣời

Cột 11,12,13,14 Ghi các khoản phải khấu trừ khỏi lƣơng của ngƣời lao động và tính ra
tổng số tiền phải khấu trừ trong tháng.
Cột 15 Ghi số tiền còn đƣợc nhận kỳ II.
Bảng thanh toán tiền lƣơng đƣợc lập hàng tháng. Cơ sở để lập Bảng thanh toán tiền
lƣơng là các chứng từ liên quan nhƣ: Bảng chấm công.
Bảng thanh toán tiền lƣơng gồm 3 chữ ký:
 Ngƣời lập phiếu: xác nhận việc lập phiếu

 Kế toán trƣởng: kiểm tra lƣơng có tính đúng và đủ không
 Giám đốc: phê duyệt việc tính lƣơng.
Số liên: Lập thành 2 liên, gửi cho kế toán trƣởng, giám đốc xác nhận sau đó:
 Liên 1 gửi cho kế toán thanh toán để thanh toán lƣơng

 Liên 2 gửi cho kế toán tổng hợp để ghi sổ chi phí lƣơng
Hình 2.3: Mẫu bảng thanh toán tiền lƣơng
d. Bảng thanh toán tiền thƣởng
Do kế toán thanh toán lập.
Góc trên bên trái của Bảng thanh toán tiền thƣởng phải ghi rõ tên đơn vị, bộ phận
đƣợc thƣởng.

Cột A,B,C Ghi số thứ tự, họ tên, chức vụ, của ngƣời đƣợc thƣởng
Cột 1 Ghi bậc lƣơng hiện đang đƣợc hƣởng để tính ra lƣơng hàng tháng.
Cột 2,3 Ghi rõ loại thƣởng đƣợc bình xét, số tiền đƣợc thƣởng theo mỗi loại.
Cột D Ngƣời đƣợc thƣởng ký nhận tiền thƣởng.
Gồm 3 chữ ký:
 Ngƣời lập bảng: xác nhận việc lập bảng

 Kế toán trƣởng: kiểm tra tiền thƣởng có tính đúng và đủ không
 Giám đốc: phê duyệt việc tính lƣơng thƣởng.
Hình 2.4: Mẫu bảng thanh toán tiền thƣởng
Đơn vị:…………
Bộ phận:……….
BẢNG THANH TOÁN TIỀN THƢỞNG

Tháng….năm…. Số………..
Mức thƣởng
Chức Bậc Ghi
STT Họ và tên Xếp loại
vụ lƣơng Số tiền Ký nhận chú
thƣởng
A B C 1 2 3 D E
Cộng
Tổng số tiền (viết băng chữ):……………………………
Ngày….tháng…năm.....
Ngƣời lập biểu Kế toán trƣởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
e. Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
Do bộ phận kế toán lập
Góc trên bên trái của Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ phải ghi rõ tên đơn vị, bộ
phận làm việc.
Dòng tháng năm: Ghi rõ tháng và năm mà ngƣời lao động tiến hành làm thêm giờ.
Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ và tên của ngƣời làm việc thêm giờ .
Cột 1: Ghi hệ số lƣơng ngƣời lao động đang hƣởng.
Cột 2: Ghi hệ số phụ cấp chức vụ ngƣời lao động đang hƣởng.
Cột 3: Ghi tổng số hệ số ngƣời làm thêm đƣợc hƣởng (Cột 3 = cột 1 + cột 2).
Cột 4: Ghi tiền lƣơng tháng đƣợc hƣởng tính bằng: Lƣơng tối thiểu (Theo quy định
của nhà nƣớc) nhân với (x) Hệ số lƣơng cộng với (+) Phụ cấp chức vụ.
Cột 5: Ghi mức lƣơng ngày đƣợc tính bằng Lƣơng tối thiểu (theo quy định của Nhà
nƣớc) x (hệ số lƣơng + hệ số phụ cấp chức vụ)/ 22 ngày.
Cột 6: Ghi mức lƣơng giờ đƣợc tính bằng Cột 5 chia cho 8 giờ.
Cột số giờ làm thêm ngày thƣờng, số giờ làm thêm ngày thứ 7, chủ nhật, số giờ làm
thêm ngày lễ (Cột 7, 9, 11) căn cứ vào bảng chấm công làm thêm giờ thực tế của tháng đó
để ghi.
Cột thành tiền của làm thêm ngày thƣờng (cột 8) = số giờ (cột 7) x mức lƣơng giờ
(cột 6) x Hệ số làm thêm theo quy định hiện hành.
Cột thành tiền của làm thêm ngày thứ 7, CN (cột 10) = số giờ (cột 9) x mức lƣơng
giờ (cột 6) x Hệ số làm thêm theo quy định hiện hành.
Cột thành tiền của làm thêm ngày lễ, tết (cột 12) = số giờ (cột 11) x mức lƣơng giờ
Cột thành tiền làm thêm buổi đêm (cột 14) = số giờ (cột 13) nhân (x) mức lƣơng giờ
Cột 15: Ghi tổng cộng số tiền Cột 15 = cột 8 + cột 10 + cột 12 + cột 14.
Cột 16,17: Ghi số giờ công nghỉ bù của những ngày làm thêm và số tiền tƣơng ứng
của những ngày nghỉ bù phải trừ không đƣợc thanh toán tiền.
Cột 17 = cột 16 x cột 6 x Hệ số làm thêm theo quy định hiện hành.
Cột 18: Ghi số tiền làm thêm thực thanh toán cho ngƣời làm thêm.
Cột 18 = cột 15 - cột 17.
Cột C - Ký nhận: Ngƣời làm thêm sau khi nhận tiền phải ký vào cột này.
Gồm 3 chữ ký:
 Ngƣời lập bảng: xác nhận việc lập bảng

 Kế toán trƣởng: kiểm tra tiền làm thêm giờ có tính đúng và đủ không
 Giám đốc: phê duyệt việc tính lƣơng làm thêm giờ.
Hình 2.5: Mẫu bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LÀM THÊM GIỜ

Tháng................năm..............
Số:.....................
Tổng số tiền viết bằng chứ……………………………………………………………

(Kèm theo .chứng từ gốc: Bảng chấm công làm thêm ngoài giờ tháng .......năm........)
Ngày............tháng...........năm...........
Kế toán trƣởng Ngƣời duyệt
Ngƣời lập biểu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)
f. Phiếu lƣơng từng ngƣời
Do nhân viên nhân sự tiền lƣơng lập.
Mục đích: Để ngƣời lao động xác nhận số lƣơng mình đƣợc hƣởng đã đƣợc tính
đúng chƣa.
Hình 2.6: Mẫu Phiếu lƣơng nhân viên

PHIẾU LƢƠNG NHÂN VIÊN
Tháng…Năm.... Đơn vị tính: VND
g. Ủy nhiệm chi
Do kế toán thanh toán lập ( 2 liên).
Ủy nhiệm chi gồm 2 chữ ký:
 Ngƣời lập: Xác nhận việc lập phiếu

 Giám đốc: phê duyệt việc chi tiền trả lƣơng cho nhân viên
Hình 2.7: Mẫu giấy Ủy nhiệm chi
Phần 3: ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT

NỘI BỘ QUY TRÌNH TIỀN LƢƠNG
3.1. Nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ về quy trình tính lƣơng:
Nhìn chung hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lƣơng tƣơng đối phù hợp
với đặc điểm kinh doanh của công ty. Các cơ chế kiểm soát đáp ứng đƣợc cơ bản nhu cầu
quản lý nhân sự.
Lƣơng của nhân viên văn phòng và công nhân phân xƣởng vừa đƣợc tính toán dựa
trên số giờ làm việc trên bảng chấm công do tổ trƣởng theo dõi vừa có sự đối chiếu với
dữ liệu từ máy quẹt thẻ nên giải quyết một vài khó khăn nhƣ nếu nhân viên quên quẹt thẻ
thì dù có mặt đi làm cũng không đƣợc tính ngày công lao động, những trƣờng hợp nhân
viên cố tình gian lận nhờ ngƣời quẹt thẻ dùm, hoặc nhờ ngƣời khác làm sẽ dẫn đến ảnh
hƣởng rất nhiều đến năng suất lao động và gây tổn thất cho công ty. Tuy nhiên, để hệ
thống quy trình thêm chặt chẽ, đề xuất việc sử dụng bằng quẹt thẻ bằng dấu vân tay.
Tất cả nhân viên đều đƣợc trả lƣơng qua tài khoản ngân hàng và lƣơng sẽ đƣợc trả
một lần vào ngày đầu tháng (thƣờng là ngày 05 hàng tháng), do đó rủi ro của việc trả
lƣơng không đúng thời gian rất có thể xảy ra đặc biệt là vòng lƣu động tiền của công ty
lúc khó khăn =>Trong quá trình kiểm tra hợp đồng lao động và việc thanh toán lƣơng,
nên chú trọng kiểm tra tính đúng kỳ của việc thanh toán lƣơng.
3.2. Rủi ro quy trình chấm công:
Bảng 3.1: Rủi ro quy trình chấm công:
Thủ tục kiểm soát Rủi ro có thể xảy ra Biện pháp

Việc xác nhận phiếu lƣơng Sai sót hoặc nhầm lẫn cuối Việc đối chiếu nên đƣợc
của công nhân viên đƣợc tháng mới đƣợc điều chỉnh, thực hiện hàng tuần để hạn
thực hiện vào cuối tháng. khiến khối lƣợng công việc chế sai sót xảy ra.
tăng lên.
Dữ liệu chấm công đƣợc Khâu nhập liệu sẽ tốn khá Việc ứng dụng phần mềm
nhập và lƣu trên phần mềm nhiều thời gian, dễ xảy ra chấm công sẽ giải quyết
excel sai sót, nhầm lẫn dữ liệu đƣợc nhƣợc điểm của
lƣu trữ trong nhiều file độc excel, tiết kiệm nhân lực,
lập đảm bảo chấm công chính
xác hơn.
Tính bảo mật chƣa cao, khả
năng truy cập bất hợp pháp Hạn chế, phân quyền truy
là rất cao, rủi ro mất dữ cập và theo dõi quá trình sử
liệu. dụng
Bảng chấm công đƣợc lập Với số liên này khi luân Bảng chấm công nên lập
một liên chuyển trong chu trình làm 2 liên. Một liên đƣa
không đủ đáp ứng nhu cầu cho trƣởng các bộ phận lƣu
sử dụng của các bộ phận. sau khi xác nhận.
Bảng chấm công do từng tổ Công nhân thông đồng với Dùng hệ thống quẹt thẻ vân
trƣởng các bộ phận lập ra tổ trƣởng nhƣ khai khống tay
và Trƣởng bộ phận phê số giờ tăng ca, cố tính
duyệt bảng chấm công, không xóa tên những nhân
đồng thời chịu trách nhiệm viên đã nghỉ việc, ký thay,
về bảng chấm công này ký hộ, trốn việc...
3.3. Rủi ro quy trình tính lƣơng:
Bảng 3.2: Rủi ro quy trình tính lƣơng:

Thủ tục kiểm soát Rủi ro Biện pháp
Việc tính lƣơng đƣợc Nhập dữ liệu và thiết lập Sử dụng phần mềm quản lý
thực hiện trên phần mềm công thức tính toán sai dẫn nhân sự tiền lƣơng.
excel. đến việc tính toán sai, phần Có sự kiểm tra, tính toán
mềm excel không tự kiểm tra lại.
đƣợc.
Bảng thanh toán lƣơng Bộ phận nhân sự không có dữ Bảng thanh toán lƣơng lập
lập thành 2 liên: 1 liên liệu để đối chiếu và lƣu. 3 liên. Một liên cho phòng
gửi kế toán thanh toán, 1 nhân sự lƣu.
liên gửi cho kế toán tổng
hợp
3.4. Rủi ro quy trình thanh toán lƣơng
Bảng 3.3: Rủi ro quy trình thanh toán lƣơng:
Thủ tục kiểm soát Rủi ro có thể xảy ra Biện pháp

- Kế toán thanh toán lập Nhân viên không nhận Phòng nhân sự phải đối
Ủy nhiệm chi kèm theo đƣợc tiền lƣơng do sai sót chiếu số Tài khoản ngân
Bảng thanh toán lƣơng về số Tài khoản ngân hàng. hàng của từng nhân viên
đƣợc ký duyệt trình cho Số dƣ tài khoản tiền gửi trƣớc và sau khi lập Bảng
Giám đốc phê duyệt Ngân hàng của công ty thanh toán tiền lƣơng.
không đủ để trả lƣơng cho Kế toán thanh toán phải cập
- Sau đó gửi Ủy nhiệm nhân viên trong kỳ nhật Quỹ lƣơng kế hoạch
chi và Bảng thanh toán và so sánh với số dƣ tài
lƣơng đã đƣợc ký duyệt khoản Tiền gửi ngân hàng
qua Ngân hàng để tiến của công ty và báo cáo cho

hành trả lƣơng vào từng Kế toán trƣởng để có biện
tài khoản của từng nhân pháp xử lý khi có sự kiện
viên. bất thƣờng xảy ra.
Kết luận
Dựa theo quá trình tìm hiểu và phân tích quy trình tiền lƣơng tại Công ty TNHH
Jujin Vina, nhóm em nhận thấy việc chấm công và tính lƣơng một cách chính xác cho
ngƣời lao động đòi hỏi phải có một hệ thống kiểm soát thật chặt chẽ. Từ các điều khoản
trong chính sách tiền lƣơng phải rõ ràng đến khâu chấm công xác định thời gian làm việc
và giám sát ngƣời lao động trong quá trình làm việc, tổng hợp những sự việc bất thƣờng
cuối cùng là việc thanh toán lƣơng cho từng lao động đòi hỏi phải có sự phối hợp làm
việc xuyên suốt giữa tất cả phòng ban trong công ty, mà đặc biệt là phòng nhân sự và
phòng kế toán.
Hiện nay trên thị trƣờng cũng có nhiều giải pháp quản trị nguồn nhân lực (ERP), đó
là một mô hình quản trị chặt chẽ, có thể kiểm soát đƣợc những rủi ro trong chu trình tiền
lƣơng bằng hình thức chấm công, nhƣng nó đòi hỏi một khoản đầu tƣ rất lớn nên vẫn
chƣa đƣợc phổ biến tại nƣớc ta. Tiền lƣơng là vấn đề rất quan trọng đối với bất kỳ một
doanh nghiệp nào, nó là động lực để giúp ngƣời lao động làm việc nhiệt tình hơn và gắn
bó với công ty hơn, chính vì vậy việc tính đúng số lƣơng và phát lƣơng kịp thời cho công
nhân, nhân viên sẽ quyết định một phần nào quá trình hoạt động sản xuất lâu dài của
doanh nghiệp.

Tiểu luận Kế toán Kiểm toán - Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina - 972122

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Tiểu luận Kế toán Kiểm toán - Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina - 972122

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT

KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH

TIỀN LƢƠNG TẠI CÔNG TY TNHH YUJIN VINA

GV : Ths. Trần Thị Thu Hằng

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

Tên MSSV Công việc

Nguyễn Thị Hằng K114050860 Vẽ lƣu đồ quy trình tiền lƣơng

Giới thiệu đặc điểm kinh doanh và cơ cấu

Trần Thị Hồng Nhƣ K114050898 Mô tả quy trình tiền lƣơng

Vũ Thị Huyền Thanh K114050913 Vẽ lƣu đồ quy trình nghiệp vụ

Võ Thị Huyền Thƣơng K114050931 Tìm hiểu hệ thống chứng từ

Đặng Thị Vân K114050952 Mô tả quy trình nghiệp vu

Phần 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUJIN VINA 5

1.2 Chức năng và nhiệm vụ. ....................................................................................6

1.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty: ....................................................................7

2.1 Khái quát về chu trình tiền lƣơng ....................................................................13

2.4 Hệ thống chứng từ áp dụng trong quy trình .....................................................22

3.2 Rủi ro quy trình chấm công: ............................................................................35

3.3 Rủi ro quy trình tính lƣơng: .............................................................................37

3.4 Rủi ro quy trình thanh toán lƣơng:...................................................................37

DANH MỤC BẢNG BIỀU, HÌNH VẼ

Phần 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUJIN VINA

1.1. Lịch sử hình thành và phát triển

- Tên công ty : CÔNG TY TNHH YUJIN VINA

 Lịch sử hình thành.

1.2. Chức năng và nhiệm vụ.

 Chức năng của công ty:

 Nhiệm vụ của công ty:

1.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty:

BAN GIÁM ĐỐC

Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Kho, Phân

Nguồn: Phòng Nhân sự

Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:

1.4.1. Cơ cấu phòng Kế toán:

Kế toán Kế toán Kê toán

(Nguồn: Phòng kế toán)

Chức năng nhiệm vụ của từng thành viên.

- Kế toán tổng hợp:

- Kế toán thanh toán:

Lập báo cáo nhập xuất- tồn vào cuối tháng.

- Kế toán bán hàng:

1.4.2. Tổ chức công tác phòng Nhân sự:

Tuyển dụng Chính sách

(Nguồn: Phòng Nhân sự )

Chức năng, nhiệm vụ cùa từng thành viên

- Nhân sự Chính sách – chế độ

- Nhân sự tiền lƣơng

Phần 2: CHU TRÌNH TIỀN LƢƠNG TẠI CÔNG TY TNHH

2.1. Khái quát về chu trình tiền lƣơng

a. Khái niệm về tiền lƣơng

Các chức năng cơ bản

- Mục tiêu chức năng chấm công: Chấm đúng, chấm đủ

a. Chính sách tính lƣơng

Thời gian công tác

Đủ công 4 công chuyên cần 2 công chuyên cần

(1 công chuyên cần = 1 ngày lƣơng)

 Công thức tính lƣơng:

 Các trƣờng hợp sau sẽ không đƣợc tính lƣơng

Sơ đồ 2.1: Quy trình tiền lƣơng

Tập hợp bảng

Ký nhận Phiếu lƣơng