MERANCANG AKTIVITI

V
❑ PELAPORAN AKTIVITI
❑ HEBAHAN MEDIA

SIJIL EKSEKUTIF KESUKARELAWANAN UUM-ISM

©HAK MILIK SAPSP, UUM, 2021
 SINOPSIS MODUL
• MERANCANG AKTIVITI KESUKARELAWANAN V

• Topik ini akan mendedahkan peserta kepada fasa penting perancangan aktiviti
kesukarelawanan iaitu melaporkan semua gerak kerja yang telah dirancang dan dilaksanakan.
Format penulisan laporan yang sistematik akan didedahkan kepada peserta. Teknik hebahan
media untuk aktiviti kesukarelawanan yang telah dilaksanakan juga akan diberikan sebagai
satu kaedah yang efektif dalam mewar-warkan peranan dan fungsi sukarelawan dan organisasi
kerja sukarela dalam aktiviti kesukarelawanan bersama komuniti di luar sana.

SIJIL EKSEKUTIF KESUKARELAWANAN UUM-ISM

©HAK MILIK SAPSP, UUM, 2021
 LAPORAN AKTIVITI KESUKARELAWANAN
Laporan aktiviti merujuk kepada laporan secara berkala yang perlu disediakan
1 sukarelawan/organisasi.

Laporan merupakan ringkasan maklumat mengenai pencapaian

2 (keberjayaan/kegagalan) aktiviti kesukarelawanan dan pencapaian sukarelawan
dalam tempoh masa tertentu untuk organisasi kerja sukarela.

3 Laporan kebiasaannya ditulis selepas aktiviti kesukarelawanan selesai dilaksanakan.

Ketika proses menyediakan laporan, perlu rujuk semula kepada kertas

4 kerja awal yang disediakan sewaktu perancangan program.

SIJIL EKSEKUTIF KESUKARELAWANAN UUM-ISM

©HAK MILIK SAPSP, UUM, 2021
 Laporan aktiviti ini juga akan menjadi perspektif yang akan menarik perhatian pihak

5 berkepentingan bagi membantu sukarelawan/organisasi mendapatkan belanjawan

yang lebih tinggi, pertambahan sumber manusia dan pengaruh/sokongan yang lebih
besar dari pemegang taruh.

Laporan aktiviti juga adalah peluang untuk berkongsi pelbagai perspektif berkaitan
6 nilai program yang telah dilaksanakan.

Pertimbangkan laporan ini sebagai platform khas untuk memperihalkan tentang

7 prestasi aktiviti kesukarelawanan.

Laporan boleh berbentuk pendek atau panjang dalam format informal atau
8 formal – format laporan perlu ‘dipatuhi’

SIJIL EKSEKUTIF KESUKARELAWANAN UUM-ISM

©HAK MILIK SAPSP, UUM, 2021
 LAPORAN AKTIVITI KESUKARELAWANAN
• Berbeza mengikut kehendak/keperluan organisasi atau penaja.
• Maklumat penting yang perlu dimasukkan di dalam laporan:
➢Tajuk program
➢Butiran aktiviti yang dilaksanakan
➢Perbelanjaan dana yang diperolehi
➢Sumbangan/tajaan yang diperolehi
➢Jawatankuasa pelaksana kerja
➢Lampiran bergambar
SIJIL EKSEKUTIF KESUKARELAWANAN UUM-ISM
©HAK MILIK SAPSP, UUM, 2021
 PELAPORAN AKTIVITI
Cara termudah adalah dengan membuat dokumen yang mudah diakses dan penuh dengan maklumat
yang memberi impak: Laporan Tahunan Pengurusan Sukarelawan.

Pencapaian Misi Organisasi Kredibiliti Program

01 Sebagai individu yang terlibat
menguruskan sukarelawan dan program
02 Pengurus sukarelawan perlu memberi
tumpuan terhadap kesan kepada
kesukarelawanan, peranan dan sukarelawan ketika berkongsi maklumat
pengaruh luar biasa yang dimiliki oleh mengenai program kerana kredibiliti
sukarelawan dalam membantu program sukarelawan ini menghubungkan
pencapaian misi organisasi sukarelawan misi organisasi dan nilai sukarelawan.
adalah perlu diberi perhatian.
Pengiktirafan
03 Promosi Program
Mempromosikan program sukarelawan
04 Pengiktirafan peranan sukarelawan
dalam organisasi - dengan itu
untuk advocate dan memberitahu
meningkatkan sokongan untuk program
pengarah eksekutif/ahli lembaga
dan memperkukuhkan kedudukan
pengarah/pemegang taruh dalam
organisasi kerja sukarela.
organisasi
SIJIL EKSEKUTIF KESUKARELAWANAN UUM-ISM
©HAK MILIK SAPSP, UUM, 2021
 Laporan berimpak…
Apa yang perlu dimasukkan dalam pelaporan aktiviti kesukarelawanan

Maklum balas daripada tinjauan Data/Maklumat berimpak tinggi

mendapatkan beberapa komen positif
mengumpulkan data ini, laporan tersebut
dari tinjauan kepuasan program
akan menunjukkan kejayaan hasil program.
tersebut. Ini akan memberikan nilai
tambah kepada laporan
Data/Maklumat tambahan
Sertakan visual/grafik semua jenis data untuk menunjukkan
keberkesanan program dan menggambarkan
Lebih sukar bagi otak manusia untuk menyerap
penglibatan sukarelawan dan kumpulan
teks tanpa gambar untuk memahami laporan
sasar.
tersebut. Kumpulkan sebanyak foto
sukarelawan, kakitangan, dan (jika mungkin) Statistik asas
klien anda. Sekiranya mempunyai grafik yang memasukkan maklumat mengenai jumlah
memperincikan kesan program .sukarelawan, jumlah jam sukarelawan, dan nilai
kesukarelawaann, itu juga sangat bagus. kewangan dengan jam tersebut. Data sebegini
membantu pembaca memahami skop program
Kisah sukarelawan yang dilaksanakan.
Individu memproses maklumat dengan pantas apabila
mereka menerima mesej dalam bentuk cerita. Pastikan Sebarang pengiktirafan khas yang diterima
.
untuk memasukkan beberapa kisah sukarelawan dan Penghargaan luaran adalah penggalak kredibiliti yang kuat.
hasil usaha mereka untuk kumpulan sasar. Adakah sukarelawan dikenali dengan cara apa pun? Adakah
anugerah yang dimenangi? Ada liputan media khas - artikel
SIJIL EKSEKUTIF KESUKARELAWANAN UUM-ISM akhbar atau cerita televisyen? Pastikan untuk memasukkan
©HAK MILIK SAPSP, UUM, 2021 pautan dalam laporan.
 https://assets.ctfassets.net/2w85ks0ylymt/zhshZQENDNyet8SIAJZHr/
b1443c396106baa2f974dcc2492f5266/cw_AnnualReport_2018_2.pdf

Contoh
Pelaporan Bertulis

SIJIL EKSEKUTIF KESUKARELAWANAN UUM-ISM

©HAK MILIK SAPSP, UUM, 2021
 Tujuan Laporan …
• laporan aktiviti kesukarelawanan adalah untuk diberikan kepada
penaja/pemegang taruh serta untuk tujuan simpanan dan
penambahbaikan.
• Setiap program yang dilaksanakan perlu didokumenkan bagi proses
pembelajaran dan penambahbaikan.
• Bagi projek yang ditaja, laporan pelaksanaan projek perlu diserahkan
kepada penaja. Justeru itu, bahagian ini mengenengahkan kaedah
serta perkara-perkara yang perlu ada di dalam laporan

SIJIL EKSEKUTIF KESUKARELAWANAN UUM-ISM

©HAK MILIK SAPSP, UUM, 2021
 Panduan Asas Menulis Laporan

SIJIL EKSEKUTIF KESUKARELAWANAN UUM-ISM

©HAK MILIK SAPSP, UUM, 2021
SIJIL EKSEKUTIF KESUKARELAWANAN UUM-ISM
©HAK MILIK SAPSP, UUM, 2021
 HEBAHAN MEDIA
Media Cetak
Suratkhabar, flyer, brosur, kain
rentang, banner, kenyataan media
Media Elektronik
Radio, televisyen
Media Sosial
Telegram, WhatsApp, Facebook,
Instagram
SIJIL EKSEKUTIF KESUKARELAWANAN UUM-ISM
©HAK MILIK SAPSP, UUM, 2021
Media Sosial sebagai marketing tool
❑ Kemudahan akses yang mudah dan cepat
kerana tidak memerlukan dana besar dan
kepelbagaian sumber untuk
mempromosikan sesuatu kempen/program.
❑ Komunikasi masa nyata antara individu
yang terlibat dalam program tersebut
yang boleh membantu dalam memantau
perjalanan program.
❑ Kesedaran tentang kempen/program disebar luas
dalam kalangan kumpulan sasar dan masyarakat
umum, membantu dalam menjayakan program.
❑ Maklum balas dan komunikasi menjadi
mudah dan pihak pemegang taruh dapat
memberikan cadangan mereka untuk
penambahbaikan.
 Pro vs Kontra?
Kerja Sukarela

Dalam Aktiviti
Mengiklankan peluang
sukarela di organisasi dan
Media mempromosikannya di
Mewujudkan peluang pelbagai saluran
untuk menjalin hubungan
Fungsi dengan masyarakat
memaksimumkan setempat
penglibatan,
mempromosikan
Suntikan elemen ‘human
sukarelawan dan
interest' dapat membuat atau
meningkatkan kesedaran
menyebar luas cerita di media,
mengenai kempen yang
menghidupkan isu, dan
dijalankan oleh
membiarkan masyarakat
sukarelawan/organisasi kerja
berempati dengan isu-isu
sukarela
sosial dan permasalahan yang
wujud dalam persekitaran
kerja sukarela
SIJIL EKSEKUTIF KESUKARELAWANAN UUM-ISM
©HAK MILIK SAPSP, UUM, 2021
 SOALAN LATIHAN: TUGASAN PORTFOLIO
Topik: Merancang Aktiviti Kesukarelawanan V

i. Selepas aktiviti kesukarelawanan dilaksanakan, bagaimanakah laporan

aktiviti dibuat?

ii. Adakah penglibatan pihak media penting dalam aktiviti kesukarelawanan?

SIJIL EKSEKUTIF KESUKARELAWANAN UUM-ISM

©HAK MILIK SAPSP, UUM, 2021
 Terima Kasih!

SIJIL EKSEKUTIF KESUKARELAWANAN UUM-ISM

©HAK MILIK SAPSP, UUM, 2021