HÜLYA DİLEK KAYAOĞLU

SAĞLAMA İŞİ ve SAĞLAMA YOLLARI

©HER HAKKI SAKLIDIR

Sağlama işi, en eski kütüphanecilik işidir. Kütüphanelerde ayrı bir sağlama bölümünün ortaya
çıkması, kitap ticaretinin ve bütçe olanaklarının gelişmesiyle beraber gerçekleşmiştir. II. Dünya Savaşı
sonuna değin, çoğunlukla bağışlara dayanan kütüphane hizmetlerinin çehresi, satınalmaların
artmasıyla değişmiş, sağlama işinin de önemi artmıştır.65 ALA'da dağınık olarak bu işle ilgili çeşitli
komite ve kurallar, 1950'li yılların ortalarında, sağlama işinin başlı başlına önemli bir konu olarak
algılanmasının sonucu olarak Kaynaklar ve Teknik Hizmetler Bölümü (Division of Resources and
Technicai Services) adı altında bir Sağlama Seksiyonu (Section of Acquisition) halinde örgütlenmiştir.
Bu seksiyon, 1973 yılında 'Kaynaklar Seksiyonu' (Section of Resources) adını almıştır.66
Aynı zamanda bu dönem, kavram tartışmasının yapıldığı bölümden de hatırlanabileceği gibi,
seçim, sağlama ve derme geliştirme etkinliklerinin birbiriyle ilişkisinin tartışılmaya başlandığı ve
büyük kütüphanelerde, seçim ile sağlamanın birbirinden ayrıldığı dönemlerdir.
Dolayısıyla, daha önceleri seçim kararının verilmesi ile başlatılmakta olan sağlama süreci,
sağlama ve seçim işlerinin ayrı bilgi ve beceri gerektiren işler olarak algılanılması nedeniyle, ancak
1970’li yıllardan itibaren birbirinden ayrı olarak ele alınmaya başlanmıştır. Artık sağlama bölümünün
materyal seçiminde nadiren sorumluluğu bulunur.67 Ancak, bu ayrım yapay bir ayrımdır. Aslında tüm
kütüphane iş ve hizmetlerinin birbiriyle organik bağı vardır. Oluşturulan yapay bölümler, aynı amaca
hizmet eden parçalardır. Bütünün başarısı, bu parçaların başarılarının toplamıdır.68
Neyin kütüphane dermesine katılacağını belirleyen seçim kararı verildikten sonra, materyali
dermeye dahil etmek için bir dizi rutin işlemin yapılmasını gerektiren, sağlamaya sıra gelir. Sağlama
işi, satınalma, bağış, değişim ya da derleme yollarını kullanarak, seçilen materyali kütüphane
dermesine katma işidir. Tıpkı Bloomberg ve Evans'ın
"sağlama işi, kütüphanenin koleksiyonuna materyal satınalmayı kapsar, sipariş,
muhasebe ve gelen materyalin işlemlerinin tamamlanması konularım içerir."69

65 Rose Mary Magrill, Acquisitions Matıagemevt and Collection Development in Libraries. J.B. Cerhin. 2ıuİ. ed. Chicago: ALA, 1989 s.76;
66 Stepheıı Ford, The Acquisiliorı of Library Materials. 2nd, Chicago: ALA, 1974 s.XİÎ
67 Marty Bloomberg, Kütüphane Teknisyenleri için Teknik Hizmetlere Giri.f. G. Edward Evans. Çev. Nilüfer Tuncer. Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği, 1989 s.5
68 Ford, a.e., s.xi-xii
69 Bloomberg- Evans, a.e., s.4


Satınalma terimi alanımızda bir kavram haline gelmiştir ve birleşik kullanılır.
biçimindeki ifadelerinde olduğu gibi, sağlama ile sipariş bazen birbirinin yerine de kullanılan iki ayrı
terimdir.70

Ancak, unutulmamalıdır ki, sipariş yalnızca satınalma ile ilgiliyken, sağlama, satınalma
dışındaki bağış, değişim ve derleme yollarını da içerir. Sağlamanın satınalma ile eşanlamlı olarak
kullanılmasının asıl nedeni, belki de satınalmanm görece en önemli sağlama yolu olmasından
kaynaklanır. The ALA Glossary ofLibrary and Information Science adlı yayında da sağlama için,
"alınmasına karar verilen bilgi kaynaklarının satınalma, değişim ya da bağış
yoluyla kütüphaneye kazandırılması, satın alman bilgi kaynaklarının fatura
işlemleri ve sağlama işlevleriyle ilgili kayıtlanıl tutulması"71
biçiminde, hem sağlamanın yalnızca satınalma yoluyla ilgili iş ve işlemlere ilişkin olmadığım, hem de sağlamada
satınalmanm önemini vurgulayan bir tanıma yer verilmiştir.
Sağlama bölümü, hem kütüphanenin bir hizmet birimi olarak, hem de kütüphane hizmetlerinin tümü
açısından özel ve genel amaçlara sahip bir bölümdür. Sağlama bölümü, en genel anlamda dermeyi güncel ve
yararlanılabilir kılmak amacıyla, seçilen materyali en uygun yolla dermeye katma amacım güder. Kitap ve medya
ticaretine ilişkin bilgiyi geliştirmek; seçim ve derme geliştirme sürecine yardımcı olmak; dermeye eklenecek olan
materyal isteklerinin işlemlerini gerçekleştirmek; derme geliştirme için ayrılan ödenekleri ve fonları düzenli olarak
izlemek; gerekli tüm kayıtları tutmak ve ödenek ve fonların harcanmasına ilişkin raporları oluşturmak; genel amaçlar
arasında ifade edilirken; materyali mümkün olduğunca hızlı sağlamak; tüm iş ve işlemlerde yüksek düzeyde doğrulıık
sağlamak; iş sürecini basit kılmak; en düşük düzeyde bir birim maliyet tutturmayı başarmak ve diğer kütüphane
birimleri ve satıcı (vendor) firmalarla yalın ve samimi çalışma ilişkileri kurmak; sağlama bölümünün iç amaçları
olarak belirlenmiştir. Sağlama bölümünün amaçlan, sağlama yollan, sağlama işlemlerine ilişkin öncelikler, personel
gereklilikleri, önceleri sağlama politikaları adı altında ifade edilirken artık daha geniş bir terim olan derme geliştirme
politikaları adı altında ifade edilir. Derme geliştirme politikaları, dermenin kuruluşu ve geliştirilmesine ilişkin tüm
politikaları kapsar. Seçim, sağlama, yararlandırma, değerlendirme, ayıklama ve korumaya ilişkin tüm politika
bildirimlerini de kapsamak durumunda
70 Ford, a,e., s.xii
71 The ALA Glossary of Library and Information Science. 2nd.ec!. Heartstill Youııg vd. Chicago: ALA, 1983 s.3
olduklarından72 burada ayrıca bir alt başlık olarak sağlama politikalarına değinilmeyecektir.
Sağlama işinin zaman içinde algılanışındaki farklılığa bağlı olarak bu bölümde çalışacak elemanların
sayı ve niteliklerinde de farklılaşma gerçekleşmiştir. Örneğin Wulfekotter, sağlama kütüphanecisinin
işini iyi yapabilmesi için onun yalnız mesleki temelinin iyi olmasının yeterli olmadığını, yayın hayatı
ve kitap ticareti konusunda da bilgili olmasının gerektiğini ifade eder. Ona göre, sağlama bölümünde
çalışacak eleman, teknik açıdan yüksek donanımlı bir işadamı olarak işini yapar.73 Ford da sağlama
bölümünde çalışan kütüphanecinin kitap ve diğer medya bilgisinin ve yayın hayatı ile yayın ticareti ve
temel kataloglama bilgisinin gerekliliğine dikkat çekmektedir. Ancak, sağlama bölümünde yapılan
işlerin çoğunun rutin (clerical) işler olduğu ve bu bölümde daha çok profesyonel olmayan elemanların
çalıştırılması gerektiği konularında bilimciler ve uygulamacılar arasında fikir birliği oluşmuştur.74
Örneğin, büyük bir üniversite kütüphanesinde sağlama işinin örgütlenmesine göre her bir sağlama
yolu ya da materyal türü için bir profesyonel eleman sorumluluk alabilir. Ancak, rutin ve tekrar
gerektiren işler için profesyonel olmayan elemanlardan yararlanılabilir. "Sağlama işlerinin çoğunun
yapısı standartlaşmış olduğu için, sağlama bölümünde çok sayıda kütüphaneciye ihtiyaç yoktur.
Bununla birlikte, işin büyük kısmı özel kütüphane gereçleri hakkında bilgi ve becerileri
öngördüğünden, gerekli eğitimi almış kütüphane yardımcıları, bu bölümdeki işlerin çoğunluğunu
yaparlar."75 Bu konuda uyulması gereken ilke, kişinin işi yapabilecek bilgi, beceri ve eğitime sahip
olup olmadığından emin olmaktır. Ancak, öyle dununlar olabilir ki, işin gerektirdiğinden daha fazla
niteliklere sahip olan bir eleman, zamanla iş performansını düşürebilir ya da erken istifa edebilir. İşin
gerektirdiği kadar bilgi ve beceriye sahip olan bir eleman içinse, sürekli aynı işi yapmak sıkıcı olabilir.
Aynı işin dönüşümlü olarak ya da yarı zamanlı elemanlarca yapılması, bu soruna özellikle akademik
kütüphaneler için çözüm olabilir. Profesyonel
72. Edwarcl Evans, Developing Library Science and Information Çenter Collections. 2nd. ecl. Littleton, Colorado: Libraries Unlimİted, Iııc ,1987 s.213-214.
73 Gertrude YVulfekotter, Aecjuisiton Work Processes Iııvolved in Building Library Collections. vSeattle: The University of Washington Press, 1961 s.7-8
74 Ford, a.e. s.27-28, Mary Duncoıı Carter BuUding Library Collections. 4th ed, \VJ. Bonk, Rose Mary Magrill. Metucheıı: Scarecrow, 1974 s.295-296; Richard Boss, Aut.omati.ng Library Acquisitiorı$:
lssu.es and Outlook. N.Y: Knowledge Industry Pub. ine, 1982, s.21
75 Bloomberg ve Evans, a.e., s.41
elemanların da işlerini uygun olarak yürütüp yürütmediklerini görmek için, zaman zaman
denetlenmesi gerektiği, burada ayrıca dile getirilmelidir.76
Marty Bloomberg ve Evans, sağlama bölümünde yapılan 40 farklı etkinlik belirlemiştir. Ancak, bu 40
farklı işten yalnızca 15 tanesinin yani, baskısı tükenmiş yayın isteklerinin doğrulanmasının, yabancı
yayınların doğrulanmasının, sorunlu isteklerin denetiminin, satıcı firmaların belirlenmesinin, bütçeyi
hazırlamanın, fon dağıtımı' yapmanın, faturaların ödeme için onayının, yıllık bilanço kayıtlarının,
bağış sağlamanın ve yapılan bağışları değerlendirmenin, bütün personele görev dağıtımı yapmanın,
satıcı firmalarla ilişkileri sürdürmek ve politika ile yöntemler hakkında karar verilmesinin profesyonel
kiitüphanecilerce yapılması gerekenler olduğunu ifade eder. Yakından incelendiğinde bu işlerin,
planlama, değerlendirme ve karar verme gibi daha üst düzeyde ve yönetim işleri olduğu ortaya
çıkar.77 Bu aşamada, profesyonel eleman sayısı ile profesyonel olmayan eleman sayısı arasında nasıl
bir orantının kurulması gerektiği sorunuyla karşılaşılır. Carter (ve diğerleri) 1 profesyonel elemana
ortalama 3 profesyonel olmayan elemanın düşmesini önermiştir.78 Ancak, bu konuda kütüphanenin
politikası önemlidir.

Sağlama Bölümünün İşlevleri

Kütüphane türü, büyüklüğü ve yönetim yapısı, sağlama işinde bazı çeşitliliklere neden
olmaktadır. Örneğin, üniversite kütüphanelerinde hem öğretim, hem de araştırma bulgularını içeren
materyali sağlamada zaman kazanmak için, sağlama işinin tipik aşamalarının dışına çıkılmakta, onaylı
planlarla kapsamlı planların da sağlamada kullanılması nedeniyle bazı değişikliklere gidilebilmektedir.
Kuşkusuz, bu durum, sağlama işinin aşamalarının hiç işletilmediği anlamına gelmemelidir.
Sağlama işinin kapsamı ve yoğunluğu açısından, kütüphanenin büyüklüğü en az kütüphane
türü kadar önemli bir konudur. Büyük kütüphanelerdeki sağlama işinin boyutları, her yıl milyonlarca
dolar ödemenin yapıldığı orta ölçekli bir şirketle eş değerde görülebilir. Bu kütüphaneler, doğal olarak
mali açıdan da karmaşık bir yapıya sahiptirler. Ayrıca, bu tür kütüphanelerde sağlama işi materyal
türüne göre örgütlenip, her yayın türü için yine satınalma biçimine göre (doğrudan sipariş, onaylı plan
ve kapsamlı plan,
76 Ford, a.e., s,27-28
77 Blooıııbcrg- Evaııs , a.e., s.K, 14, 52-53

7K M.D. Carter, Building IJbrary CoLleclions. 4th ed. VV.J. Bonk, Rose Mary Magrill. Me-tuchen NJ.: Soarecrow, 1974 s. 295-296
bağış, değişim vb. gibi) ait bölümlere ayrılabilir. Bu da her birimin etkinliklerini izleyen bir yöneticiyi
gerektirir. Büyük kütüphanelerde bazen sağlama işinde çalışan personel sayısı, küçük kütüphanelerin
tüm personel sayısından daha fazladır. Çalışanların, uzmanlık gerektiren bilgi ve becerilere sahip
olması ve buna göre işe yerleştirilmeleri söz konusudur. Diğer yandan, kütüphanenin bağlı olduğu
kuruluşa ve o kuruluşun yapısına uygun olarak, sağlama işi çeşitlilik gösterir, özellikle kamuya ait
kütüphanelerde, hem yasal, hem de yönetimsel sınırlandırmalar yaşanır. Örneğin devlet
üniversitesinde, anlaşma yapılan satıcılardan, önce materyali sağlamaları istenmekte; ancak satıcılara
siparişi ilk kez kabul ya da red etme hakkı veriliyorsa sipariş yerine getirilmediğinde; kütüphanenin
önü geçici olarak kapatılmış oluşmaktadır. Yönetim yapısına göre mali işlemler de belirlenir. Bu
durum, bazı zaman kütüphaneye zaman kaybettirirken; bağlı olunan kuruluşun büyüklüğüne ve
kaynaklarına bağlı olarak da yarar sağlamasına yol açar. Örneğin, pahalı sistemler satın alabilecek bir
kuruluşa bağlı olarak çalışmak, bu anlamda yarar getirir.79
Ford, sağlama bölümünde yerine getirilen işlevleri 14 ana başlık altında toplamış;80 Boss,
sağlama sürecini seçim kararı ile başlatmış, bu süreci 10 aşamada göstermiştir.*1 Bloomberg ve Evans
da sağlama bölümünde yapılan iş ve işlemleri 40 ayrı başlıkta ele almıştır.82 .
Kütüphane türü, büyüklük ve yönetimsel yapıya göre farklılık gösteren sağlama süreci, aslında
aynı kütüphane türünde benzer büyüklükteki ve yönetimsel yapıdaki kütüphaneler için dahi farklılıklar
gösterir. Bunun nedeni, her kütüphanenin başlı başına özgün bir yapı arz etmesidir. Her kütüphanenin
içinde bulunduğu genel çevre ayııı olsa bile, özel çevresi ve onun koşulları farklıdır. Yine de sağlama
bölümünde yapılmakta olan belli başlı işleri, gerektiğinde ayrmtılandırılabilen, 11 ayrı başlık altında
ele almak mümkündür. Bunlar:
1. İsteklerin alınması.
2. İsteklere ilişkin bibliyografik bilginin elde edilmesi ve kütüphanede mevcut olup olmadıklarının denetiminin
yapılması.

3. satınalma sürecinin sipariş verilerek başlatılması.

4. Siparişi verilen yayınlara ilişkin kayıtların tutulması.

79 Magrill ve Corbin, s. 81-84
80 Ford, a.e,, s.19-20
81 Richard Boss, Aul.omat.ing' Library Acquisit.ions: Issues and Outlook. N Y: Knov/ledge Indııstry ine, 1982 s. 16
82Blomberg ve Evans, a.e., s.52-53
5. Yayınların kabul edilmesi ve kontrolünün yapılması.

6. Yayın ödemelerinin yapılması

7. Sipariş kayıtlarının kesinleştirilmesi.

8. Yerine getirilmeyen siparişler için uyarıda bulunmak ya da siparişin

iptali.

9. Özel durumlara ilişkin işlemler.

10. Bağış ve değişim etkinliklerinin örgütlenmesi.

11. Her türden performans istatistiklerinin geliştirilmesi ve analizi.

Sağlama bölümünde yapılan iş ve işlemlerde görülen çeşitlilik, sağlama bölümünün

örgütlenmesinde de yaşanır. Çünkü daha önce de belirtildiği gibi, sağlama bölümleri yerel koşullardan
en fazla etkilenen bölümlerdir. Elbette bu durum, örgütlenmeye ilişkin hiç bir ortak noktanın olmadığı
anlamına gelmez. Ancak, örgütlenme biçimlerini olabildiğince basit ve işlevsel kılma eğilimi
olmalıdır. Yaşanan ekonomik zorluklar, sağlama bölümlerinde de verimli bir örgütlenmeyi zorunlu
kılmıştır.

Sağlama İşinin Örgütlenmesi

Yayın türünde ve sayısında yaşanan artış, kütüphanelerin mali açıdan daha fazla
desteklenmelerini gerektirir. Dolayısıyla, pahalı kuruluşlar olan kütüphanelerde iyi bir örgütlenmenin
varlığı kaçınılmazdır. Sağlama işinin de tüm kütüphanenin amaç ve hedeflerini karşılayacak
doğrultuda örgütlenmesi gerekir. Boss, büyük kütüphanelerde başlı başına bir sağlama bölümünün var
olduğu bir örgütlenmenin bulunduğunu, bazen de materyal türlerine göre bir ayrımın yapıldığı bir
örgütlenme ile sağlama işinin gerçekleştirildiğini; küçük kütüphanelerde ise teknik hizmetler,
sorumluluğunda ya da bizzat kütüphane yöneticisince yapılan bir iş olduğunu söylemiştir.83
Sağlama işinin örgütlenmesi ve yönetimi kütüphane türlerine ve büyüklüklerine göre çeşitlilik
gösterse de, temelde tüm kütüphanelerde benzerdir. Küçük kütüphanelerde, başlı başına bir sağlama
bölümü olmayabilir, en küçüklerinde bir kütüphaneci tüm işleri yapabilir. Ancak, en küçük üniversite
kütüphanesinde bile sağlamanın ayrı bir bölüm olarak örgütlenmesi, daha yaygın bir örgütlenme
biçimidir. Çünkü, üniversite kütüphanelerinde diğer bazı kütüphanelere göre hem daha yoğun, hem de
uzmanlık gerektiren sağlama,

83 Boss, a.e., s.l 5

özellikle de satınalma gerçekleştirilir.84 Sağlama işinin örgütlenmesinde yaygın olarak kullanılan
başlıca iki yöntem vardır. İlki, satınalma, değişim ve bağış olmak üzere sağlama yollarına göre
oluşturulan örgüt yapısıdır. Kütüphanenin sağlama işi, çoğu kez bu yollar göz önüne alınarak
örgütlenir. Satınalmalar bir birim tarafından yapılırken, diğer işlemler, bir başka birim tarafından
gerçekleştirilir.85 Bu yapının da çeşitlenmesi söz konusudur. Materyal türü ayrımı gözetilmeden her
materyal için tek bir süreçte işlemler gerçekleştirileceği gibi, sağlama, materyal türüne göre de
örgütlenebilir: Kitaplar, süreli yayınlar ve kitap dışı materyaller gibi bir örgütlenmeye de gidilebilir.
Ancak, bu durumda her materyal türü için yine sağlama türüne göre bir ikinci örgütlenmenin
yapılması gerekir. Özellikle süreli yayınların sağlanıp kullanıma hazır hale getirilmesi başlı başına bir
iştir. Materyal türüne göre örgütlenmeden en çok yararı, bu tür yayınların sağladıkları söylenebilir.
Süreli yayınlar birimi, sipariş listelerini hazırlar ve sağlama bölümüne teslim eder; gelen sayıların
kayıtlarını tutar; gelmeyenler için uyarı yazısı hazırlar; faturalar onaylanır ve onaylanmış faturalar
ödeme için sağlama bölümüne yollanır. Sağlama bölümü de fon dengelerine ve dağılımlarına ilişkin
kayıtları tutar ve süreli yayınlar birimine aylık ya da daha kısa aralıklarla bildirimler yollar.86 Ancak,
eğer bu iş sağlama bölümünün sorumluluğunda örgütlenirse, süreli yayınların sağlanmasında
satınalma, bağış ve değişim gibi ayrı bölümlemeler yapılmayacak; daha ekonomik ve verimli bir
biçimde tek bir süreçte işlemler bitirilecektir. 87

Sağlama Yolları

Kütüphaneye yayın sağlamanın geleneksel 4 temel yolu vardır. Bunlar, satınalma, bağış,
değişim ve derlemedir. Kütüphane, doğrudan ödeme yaparak satınalma yoluyla dermesini
geliştirirken, bağış ve değişim yoluyla da herhangi bir ödeme yapmaksızın dermeye katkıda bulunur.
"Ancak, her kütüphane dermesini kurmak, geliştirmek, canlı tutmak için bu dört yolu birden
kullanmaz. Değiş-tokuşun yapılabilmesi için, fazla nüshaların olması gerekir. Derleme yolu için
kütüphanenin bu yoldan yararlanacağını gösteren yasanın varlığı söz konusudur. Bu yolların en
önemlisi satınalmadır. Eldeki paranın akıllıca harcanması gereği, bu önemi arttırır. Hangi yayının
alınacağına karar vermek
84 Ford, a.e., s.20-21
85 Magrill- Corbin, a.e., s.77
86 Ford, a.e., s. 18
87 a.e., s.23-24
113
için yapılan seçim, ancak, bu yolla bilinçle ve düzenli yürütülebilir."88 Aşağıda sağlama yollan ve
bunlara ilişkin sürecin adımları ayrı ayrı ele alınmaktadır.

Satınalma

Kütüphanenin bütçesi dahilinde yayıncılardan, toptancılardan ya da aracı firmalardan materyal

satın alınması yoludur. Satınalma süreci bir sonraki derste ve notta ayrıca ele alınacaktır.

Bağış

Birçok kütüphane için bağış yoluyla sağlanan materyalin ve para bağışının, dermenin kurulup

geliştirilmesinde önemli yeri vardır. Üniversite kütüphaneleri için de öğretim elemanlarının ya da

araştırmacıların istedikleri araştırma materyallerini bu yolla elde etmek mümkündür. Bağış ya da

değişim yoluyla bazı materyaller ücretsiz olarak elde ediliyorsa da bu yayınların sipariş ve kabul

işlemlerinin yapılması için de para harcandığı unutulmamalıdır. Broadus, ücretsiz sağlanan ya da çok

ucuza satın alınabilen materyallerin kütüphaneye maliyetini aşağıdaki 5 maddede ele alır.215 Buna

göre;

1. Materyalin talep edilmesine karar vermek, zaman alır. Eğer bağış yapanlara böyle bir
talepte bulunulursa, yığın halinde materyal kütüphaneye gönderilebilir. Evde temizlik
yapılarak gönderilen cömert bağış yığını içinden kütüphane için değerli olanların seçilmesi
gereklidir.

213 Richard Boss. Aulomalirıg Library Ac.quisitwns: Issues and Outlook. N.Y: Knovvledge Iııdustry Pub. Inc.,1982 s.21
214 Ford, a.e., s.26-27; Magrilİ ve Corbin, a.e., s.78-80
215 Broadus,s.87
 2. Hemen hemen her kütüphane, ücretsiz materyale sahip olmak için önceden hazırlanmış olan
formları kullanır. Ancak, siparişin maliyeti yine vardır. Materyal geldiğinde paketleri açmak
ve postayı ayırmak, maliyete ayrıca eklenmelidir.

3. Materyalleri kullanıma hazır hale getirmek için, araç-gereç maliyeti ve asıl önemlisi
personel zamanının maliyeti vardır.

4. Materyalin işlemleri bitip, rafta yerlerini aldıklarında bile maliyete eklenecek masraf devam
eder.

5. Kütüphane, o materyalden kurtulmak istese de alman materyali dermeden çıkartmanın da

maliyeti bulunmaktadır. Özellikle, bu amaçla harcanan personel zamanı kayda değer oranda
maliyete yansır. Bu yüzden, satınalma yoluyla sağlanan materyal için uygulanan seçim
ilkeleri, ücretsiz ya da ucuza satınalınan materyaller ve bağış dermeleri için de uygulanmalıdır.

Bağışlar, talep edilen bağışlar (solicited gifts) ve kendiliğinden gelen bağışlar olarak ikiye ayrılır.
Ayrıca, sorun çıkarsalar da, para bağışları da kabul edilmelidir. Talep edilen bağışlar, kütüphanenin üst
düzey yetkililerinden birinin nazikçe bağış olarak almayı talep ettiği ve kütüphanenin ihtiyaçlarım
karşılayacağı düşünülen materyallerdir. Kendiliğinden gelen bağışlar, politikalara uygun olmayan
sınırlamalar ve istekler getirmediği sürece hoşnutlukla karşılanan bağışlardır. Bağışların, talep ve
kabul edilme koşullarının derme geliştirme politikasında yer alması, kaçınılmazdır. Bu politika ile
bağış olarak kabul edilen materyallerin satınalma yoluyla gelen materyalle aynı önemde olduğu, aynı
dikkat ve özenin bu materyaller için de gösterildiği ortaya konulmaktadır. Bağışların talep edilmesi,
kayıtlarının tutulması, işlemlerinin yapılması ve dermeden çıkartılmalarına ilişkin ölçüleri de
içerdikleri için ayrıca önemlidirler.216 Burada Chapman tarafından farklı bir tez ortaya atılır. Ona
göre, hiç bir bağış geri çevrilmemelidir. Bağışların hepsi aynı biçimde kabul edilmelidir.
Talep edilmiş bağışlarla ilgili işlemler, satınalma yoluyla sağlanan materyallerin işlemleriyle aynıdır.
Yani, öncelikle seçimin yapılması gerekir. Talep edilecek bağışların seçimi, değişik kuram ve
örgütlerin istenmesi halinde
216 Magrill ve Corbin a.e., s.217-21 S
217 Liz Chapman, Buying Booksfor Libraries. Lonclou: Clive Bingley, 1989 s.91-92
verebilecekleri materyal listelerinin taranması ya da bağış yapanlarla doğrudan bağlantının
kurulmasını gerektirir. Bağış yapacak kişilerin bağış yaptıkları materyalin nasıl işlenip, kullanıma
sunulacağına ilişkin bilgilendirilmesinin kaçınılmaz olduğu, burada özellikle belirtilmelidir. Bu
konuda hazırlanmış bir el kitabının sunulması, ilerde ortaya çıkacak sorunların da önüne geçilmesini
sağlar. Seçim yapıldıktan sonra arama yapılır; bibliyografik bilgi tam olarak biraraya getirilir ve
kütüphane için eserin istenmeyen bir fazla nüsha olmayacağı anlaşılır. Bağış isteği, çok kopyalı
formlar kullanılıyorsa, ilk nüshası doldurularak gönderilir. Daha sonra, bu kayıt sipariş dizinine
eklenir; böylece gelecekteki çift nüsha atımları önlenir ve materyal gelince diğer işlemler için
kullanılır. Özellikle kimden nelerin bağış olarak alındığına dair ayrıca kayıt tutulmalıdır. Tüm bağış
dermesi kabul edildikten sonra, bağış dermesinin büyüklüğüne bağlı olarak bir kartla ya da kütüphane
yöneticisince imzalanmış bir mektupla bağış yapana resmi olarak teşekkür edilmelidir.218
Ancak, ikinci dununda yani, kütüphanenin talebi olmaksızın yapılmak istenen bağışlar sorun
çıkartabilir. Her şeyden önce, kütüphane dermesi için yapılan bağışın kullanıcı ihtiyaçlarına
uygunluğu, bağış dermesi güncel tutulmak zorunda ise bunu kütüphanenin yapıp yapamayacağı, bağış
dermesinin işlemlerinin yapılması, yerleştirilmesi veya kullanıma sunulması konusunda herhangi bir
sınırlama getirilip getirilemeyeceği ve kütüphanenin kendi iş yüküne ek olarak, bağış dermesinin
kullanıma hazır hale getirilmesinin maliyetinin karşılanıp karşılanamayacağı; yeterli ve uygun yerin
olup olmadığı göz önüne alınması gereken konulardır. Bağışların neden kabul edilemeyeceği açıkça ve
anlaşılır bir biçimde ifade edilip, önerilen bağışın daha iyi değerlendirilebileceği kütüphane
seçenekleri de sunulabilmelidir. Unutulmamalıdır ki, bağışlayandan gelen materyalin bir kez
kütüphane için uygun olmaması, bundan sonra gelenlerin uygun olmayacağı anlamına gelmez. 219
Bağış yapan kişiler, yaptıkları bağışın değeri kadar tutarı vergiden düşmek isteyebilirler. Bu
dunımda kütüphaneye yapılan bağışa değer biçmek gerekir. îlke olarak bu işi kütüphane yapamaz.
Çünkü kütüphane bu anlaşmada hem taraftır, hem de değer biçme işini yapacak uzmanı olmayabilir.
Ancak, materyal fiyatları için kaynak sağlanarak, bağış yapana yardımcı olunabilir. Bu konuda
sorumluluk, ilke olarak bağış yapan kişinindir. Bağış yapan kişi ya da
218 Mary Duncan Carter, Building Library Collectiorıs. W,J. Bonk, R.M. Magrill. 4th ed. Scarecrow, 1974 s.317
219 Ford, a.e., s.156 ve Magrill ve Corbin, a.e., s. 219-220
kurum, değer biçme işine harcadığı parayı da vergiden düşebilir. Bazı durumlarda değer biçmenin

maliyeti, bağışlanan dermeninkinden daha fazla olabilir. Bu durumda değer biçmekten vazgeçmek

daha akıllıcadır.220

Amerikan Kolej ve Araştırma Kütüphaneleri Derneği'nin Nadir Eserler ve El Yazmaları Seksiyonunun

El Yazmaları Dermesi Komitesi, (Committee 011 Manuscripts Section of Üıe Association of College

and Research Libraries) 1973 yılında, bağış dermelerinin değerlerinin belirlenmesi konusunda

hazırladığı bir çalışması vardır. Bağışlara Değer Biçme Hakkında. Bir Bildirim (A Statement on

Appraisal of Gifts) adlı bu çalışmada, hem bağış yapan hem de bağışı kabul eden kütüphanenin

sorumlulukları ayrıntılı olarak ele alınmıştır. Bildirimde kısaca şu konulara dikkat çekilmiştir.221

1. Kütüphaneye yapılan bağışın değerini biçme, bu işt^n vergiden düşerek yarar sağlayacak olan

bağışlayana aittir.

2. Kütüphane, bağışlayanın çıkarlarını her zaman için korumalıdır.

3. Hem kendisini, hem de bağış yapanı korumak için kütüphane, değer biçme olayına taraf olarak

katılmamalıdır. Ancak, bazı küçük bağışlar zaman ve masraf açısından yük getirmedikleri için,

kütüphane bağışlayana yardım eder.

4. Üçüncü bir taraf bağışa bir değer biçse bile, kütüphane bu değeri onaylamış sayılmaz.

5. Arşivci, kütüphaneci, uzman olarak mahkemede yeteneğini kanıtlayabileceğine inanıyorsa,

kütüphane materyali için bağımsız biri olarak değer biçebilir. Yine de, değer biçmenin kütüphane

tarafından da onaylanması gerektiği önerilmektedir.

Louise ve Virgil P. Diodato, büyük bir akademi kütüphanesine satınalma ve değişim yoluyla sağlanan

yayınların kullanımı ile bağış yoluyla sağlanan yayınların kullanımının karşılaştırmasını yaparak bağış

yoluyla sağlamanın etkinliğini belirlemeyi amaçladıkları çalışmanın sonunda, bağış olan eserlerin

maliyet/kullanım oranının, bağış olmayanlarınkiyle aynı olduğunu ortaya koymuşlardır.222 Öyleyse

kütüphane bağış yoluyla sağlamaya gereken özeni gösterirse, başka yollarla dermesine katamayacağı,

kütüphanesi ve kullanıcısı için değerli olan eserleri kütüphanesine kazandırabilir.

220 ForcI, a.e., s.158
221 Ford, a.e., s,206.
222 Magrİli ve Corbiıı, a.e., s.230-231
 Değişim

Değişim yoluyla materyal sağlama, uzun bir geçmişi olan ve dermeye katkıda bulunabilecek
bir diğer sağlama yoludur. Değişim yoluyla sağlamanın gerçekleşmesi için, ya istenen materyalin
ticari yollarla elde edilememesi ya da istenen materyallerin değişim yoluyla elde edilmesinin diğer
sağlama yollarından daha ekonomik olması gerekir. Bazı yayınların satın alınması, değişim yoluyla
elde edilmelerinden daha ucuza gelebilir. Bu bakımdan, bazı kütüphaneciler bu sağlama yolunu
kullanma taraftarı değillerdir. Ancak, değişim, özellikle ticari yolla elde edilemeyen yayınlar için
oldukça uygun bir yoldur. Ayrıca, değişim nüshası olarak kullanılacak materyaller, artık derme için
yararı olmadığına karar verilmiş olanlardır. Değişim yoluyla sağlanan bu materyallere karşılık, derme
için anlamlı olan materyalleri elde etme olanağı da vardır. Çift nüshaların bu biçimde
değerlendirilmesi ayrıca anlamlıdır. Değişim, doğrudan ve dolaylı değişim olmak üzere ikiye
ayrılabilir. Doğrudan değişimde, kütüphaneler birbiriyle ilişki kurarlar. Bu yolla değişim, beraberinde
hız getirir. Dolaylı değişim ise, ulusal değişim merkezleri kanalıyla uluslararası değişimi de mümkün
kılar.223 Farklı değişim yöntemleri vardır. Bunlar:224
1. Birebir değişim (Piece by piece): Bir kitaba karşılık bir kitap ya da CD gibi.

2. Başlığa karşılık başlık (Title by title): Daha çok süreğen yayın değişiminde kullanılan bir
yöntemdir.

3. Değere karşılık değer (Value by Value): Benzer değerdeki materyaller arasında yapılan
değişim.

4. Sayfaya karşılık sayfa (Page by Page): Eşdeğer sayfa sayısına uygun olarak karşılıklı
değişimin yapıldığı yöntem.

Bu yöntemlere bir tane daha eklenebilir. O da, bir kütüphanenin elindeki değişim için
kullanacağı her şeyin, diğer bir kütüphanenin kullanacaklarıyla değiştirilmesidir. Kütüphaneler
arasında daha çok 1. ve 2. yöntem yaygın olarak kullanılır. Magrili ve Corbin, yabancı ülke
kütüphaneleriyle daha çok 3. ve 4. yöntemlerin daha sık kullanıldığını ifade eder. Kuşkusuz, hem
büyüklük, hem de önem ve fiyat açısından değişim nüshalarının eşdeğer nitelikte olması uygundur.
Gerçi her zaman bu türden eşdeğerlik söz konusu olmayabilir. Ancak, hangi yöntem kullanılırsa

223 Magrili ve Corbin., a.e., s.225-227

224 Ford, a.e., s. 162
kullanılsın, değişim yolunun örgütlenişi ve kullanımına ilişkin ilkelerin ve ölçütlerin, derme geliştirme
politikasında yer alması esastır.225
Değişim için kullanılan materyaller, kütüphanelerin kendi kuramlarının yayınları, çift nüshalar
ve değişim için özel olarak satın almanlar olmak üzere üçe ayrılır 226 Kütüphanelerin kendi
kuramlarının yayınlarını bir diğer kütüphanenin bağlı olduğu kurumun yayınları ile değiştirmeleri,
çoğunlukla üniversite ve araştırma kütüphaneleri arasında gerçekleştirilen bir yoldur.227 Çift . nüsha
materyaller, değişim nüshası olarak kullanılabilecekleri gibi (bağış yoluyla gelen çift nüshaları
değişim yoluyla kullanmak da akıllıcadır) iyi durumda olanlar satılabilir ya da son aşamada, artık
kullanıcılar için hiçbir biçimde anlam ifade etmeyeceğine karar verilenler dermeden çıkartılırlar.228
Kütüphanenin başka hiçbir biçimde satın alamayacağı materyaller, başka bir kütüphanenin değişim
listesinde yer alabilirler. Bu dununda, o kütüphanenin değişim nüshası olarak sağlamak istediği
materyaller, yine değişim nüshası olarak kullanılmak üzere satın alınabilir.
Değişim yoluyla sağlamanın ilk adımı, gizil değişim örgütlerinin seçimidir. Bunun için aşağıdaki
kaynaklardan yararlanılabilir229:
* The IFLA Handbook on the International Exchange of Publication: Uluslararası değişime ilişkin
geniş açıklamalar ve tartışmalar içerir. The Unesco Journal of Information Science, Librarianship ve
Archives Administratiorı adlı dergiyle de ek bilgiler elde edilir. Bu yayın yılda 4 kez yayınlanır ve
değişim için elde edilebilir olan yayınları listeler.
*Th,e World ofLearning (London, Europe, Annual)
*World Guide to Libraries
*Yearbook of International Organizations (Union of International Associations) *World Guide to
Libraries (Bovvker)
* International Library Directory (A.P. Wales)

225 Magriİl ve Corbin, a.e., s.227

226 Ford, a.e., s. 161 ve Magriİl ve Corbin, a.e., s. 227-228
227 Bloomberg ve Evans, a.e., s. 148-149
228 Mary Duncaıı Carter, Building Library Collectiorıs. 4th ed. W.J. Bonk, Rose Mary Magriİl. Scarecrovv, 1974 s.318
229 Gertrude Wulfekotter, Acejuisiîon Work Processes Involved in Building Library Collectiorıs, vSeattle: ' The Uni versity of Washingtoıı Press, 1961 s. 122; Stephen Ford, The Acquisi.ti.on of Library
Materials. 2nd. Chicago: ALA, 1974 s.161; Rose Mary Magriİl, Acquisitions Management and Collection Development. in Libraries. J.B. Corbin. 2nd ed. Chicago: ALA, 1989 vS.228
Doğrudan değişimi gerçekleştirmek için, ilgili kunmıa önceden hazırlanmış değişim listesi ve değişim
koşullarının yazıldığı bir mektupla başvurulur. Değişim, çok fazla bürokrasi gerektiren, zaman alıcı bir
sağlama yoludur.230 Değişime konu olan, giden ve gelen materyale ilişkin kayıtlar, kartlar halinde ya
da makinece okunabilir kayıtlar halinde tutulabilir. Değişim ortağının tam adresi, tarih ve tüm kayda
değer yazışmaların konusu, değişim materyalinin bibliyografik künyeleri, sayısı ve değerlerine ilişkin
kayıtlar tutulmalıdır. İster çok kopyalı fişler, isterse bilgisayar kullanılsın, ısmarlama fişleri, işlemde
dizinine konulmalıdır. Kayıtların olabildiğince açık ve anlaşılır olması gerekir. Değişim yoluyla gelen
materyalin, özellikle süreğen yayınlar ve diğer sağlama yolları arasında erimemesi, sorun
çıkartmaması için, iyi bir örgütlenme yapılmalıdır.231
Değişim amaçlı değişik programlar vardır. Çift nüshaların değişimini olanaklı kılan değişim
programları, daha çok aynı konu dermesine sahip kütüphaneler arasında - tıp, hukuk, vb.- bölgesel ya
da ulusal kapsamda işler. Bir kütüphane için gereksiz olan bir yapıt, diğerinin önemli bir gereksinimini
karşılayacak özellikte olabilir ya da baskısı bitmiş bir yapıt, bu yolla en ucuz bir biçimde dermeye
katılabilir. Çünkü, bu yolla sadece gönderilen çift nüsha yayınların listesinin hazırlanılıp,
dağıtılmasının maliyeti karşılanmaktadır. A.B.D.'de 1944 yılından bu yana, hem ülke içinde, hem de
dışında olan birkaç yüz kütüphanenin üyesi olduğu. Fazla Nüsha Değişim Birliği, (Duplicates
Exchange Union, DEU) bu konuya ilişkin olarak verilebilecek en eski örneklerdendir. DEU, ALA
tarafından yönetilmektedir. Bu birliğe üye her kütüphane, hiç olmazsa yılda bir kez elindeki çift
nüshaların bir listesini hazırlayıp diğer üye ülkelere göndermekle yükümlüdür. Süreğen yayın sayıları,
en popüler değişim araçlarıdır. Ancak, kitap, mikrofonn v.b. materyaller de değişim amaçlı
kullanılabilir. Bazı değişim programları, üyelik aidatı gerektirmezken, bazılarında böyle bir koşul
olabilir. Her durumda da, değişime sunulacakların listesini hazırlayıp diğer katılımcılara göndermek
gerekir. Bazı uygulamalarda bıı listeler bir merkezde toplanmakta; üyelere çoğaltılıp gönderilen bu
listeler her kütüphane tarafından incelenip siparişler doğrudan o kütüphaneye yapılarak, gönderme
masrafları talep eden kütüphanece ödenmektedir. USBE (Universal Serials and Books Exchange, Inc.)
1948 yılında oluşturulan "bütün ülkelerden ve her konudan yayınlara depo görevi gören..."232 bir
başka değişim programıdır. Bu programa üye olan
230 Liz Chapman, Bu.yi.ng Books for Li.brari.es. Loııclon: Clive Bingley, 1989 s.92
231 Magrill ve Corbin, s.227-228
232 Bloomberg ve Evans, a.e., s.l 49
kütüphanelerden gelen çift nüshalar, USBE deposunda birarada tutulur. İstendiğinde, belirli alanlar
için listeler oluşturulup, talep eden kütüphaneye gönderilir. Bu programa katılarak gönderme
masraflarım karşılamayı kabul eden üyeler, USBE kayıtlarına çevrimiçi arama hizmeti ile
ulaşabilirler.233
Son olarak, değişim ve bağış yoluyla sağlama yollarının birlikte ele alınma, işleri bütünleşik
bir biçimde yürütme yaklaşımının varlığına dikkat çekmek yerinde olacaktır. Kuşkusuz, hem değişim,
hem de bağış yoluyla sağlamanın kütüphane içinde örgütlenme biçimi, kütüphanenin büyüklüğüne ve
bu yollarla yapılan sağlamanın hacmine bağlı olarak değişebilir. Bu iki işin birlikte ele alınması
yönündeki eğilimin, başlıca üç nedeni vardır. Gerek bağış, gerekse değişim yoluyla sağlamada hem
doğrudan ödeme yoktur, hem de yeni yayınların sağlanması bu yolla pek gerçekleşmez. Ayrıca, pek az
kütüphane, ayrı ayrı örgütlenmiş bağış ve değişim bölümlerinin maliyetini karşılayabilir. Ancak, nasıl
örgütlenirse örgütlensinler, diğer tüm bölümlerde bulunan kütüphanecilerin ve derme geliştirme ile
ilgili kütüphanecilerin bağış ve değişim dermeleri üzerinde öneri getirebilmesi sağlanmalıdır234

Derleme
Kütüphanelerin derleme yoluyla yayın sağlayabilmesi için, derleme yasasından yararlanmaları
gereklidir. Derleme yasasından yararlanan kütüphanelere, o ülke içinde yayınlanan her materyalden bir
nüsha ücretsiz olarak sağlanabilir. Derleme nüshası, bir ülkede basılan eserin derleme yasası gereğince
ayrılan sayısına denir. Her ülkenin milli kütüphanesi, derleme nüshası almak hakkına sahiptir. Diğer
kütüphaneler için o ülkenin koşullarına göre farklı örgütlemeler de yapılabilir. Magrili ve Corbin,
kişiler, kuramlar ve yayıncılar kanalıyla da kütüphanelerin derleme (deposit) kütüphanesi olarak
beslenebileceğine dikkat çeker.235 Ülkemizde 1934 yılında çıkartılan Basma Yazı ve Derleme
Kanunu ile 6 kütüphaneye, Türkiye’de yayınlanan kitap dergi vb. eserlerden birer nüsha ücretsiz
olarak sağlanmaktaydı. (TBMM Kütüphanesi seçim yaparak). Derleme Kanunu’nun ülkemiz
koşullarında, öncelikle, yaptırım gücünün azlığı, ikinci olarak da yayıncıların bu konunun öneminin
pek farkında olmamaları nedenleriyle iyi işletilememekteydi. Bu yasanın iyi işletilmesi demek, hem
yayınların hızla kütüphanelere girmesiyle, kullanıcıların güncel bilgiye erişiminin sağlanması, hem de
bunlara bibliyografik erişimi mümkün kılacak basılı ya da elektronik ortamdaki bibliyografyaların
hızlı ve eksiksiz hazırlanması demektir. 2012 yılında Derleme Yasası güncellenmiştir. Güncellenen
yasanın tam adı: ÇOĞALTILMIŞ FİKİR VE SANAT ESERLERİNİ DERLEME KANUNU’dur.
“Derme Oluşturma ve Geliştirme” kapsamında ayrıca ele alınacaktır.
233 Magrili ve Corbin, a.e., s.229-230
234 Magrİll ve Corbin, a.e., s.216-217
235 Magrili ve Corbin, a.e., s.224-225
Hülya Dilek Kayaoğlu. Derme Oluşturma ve Geliştirme…İstanbul: Mavibulut,1999.