Belge Yönetimine Giriş I

Ders 6

Arşivsel Uygulama Çalışmaları

Yönetim işiyle uğraşan atanmış personelin bir kısmının yönetim

tarafından oluşturulan belgeleri düzenleme ve koruma işlevini öteden beri bir
görev olarak üstlenip yapmaya başladıkları en azından teorik olarak
düşünülebilir. Bu konuda, arkeolojik kazıların ortaya koyduğu toplu arşiv
buluntularının korunduğu arşivler ve bu arşivlerin sahip oldukları iç
düzenleri konusu aydınlandıkça, gelecekte çok daha fazla şey söylemek
mümkün olabilecektir. Bu durum, ayrıca, ilk arşiv kurumları ve sistemleriyle
günümüz arşivleri ve sistemleri arasında bir bağın olup–olmadığı sorusuna
cevap bulmamızı sağlayabilecek önemli ipuçlarını ve gelişmeleri de
beraberinde getirebilir.
İlk meslek mensuplarını arşivsel düzenleme uygulamalarına iten neden
ne olmuştur? Bu uygulamaların gerçekten bir gerekçesi var mıydı? Yoksa
bütün bunları (gerekçeleri ve sorgulamaları) bir kenara bırakarak, ilk
meslektaşların uygulamaya dönük çabalarını basitçe kişisel bir merak
duygusuyla mı ifade etmeliyiz? Kazılar sonucunda gün yüzüne çıkartılan
belgeler belli bir düzene sahip miydi? Eğer bu belgeler belli bir düzene sahip
idiyse, o zamanlar gerçekleştirilen bu düzenleme nasıl bir özellik ta-
şımaktaydı? Belgeler, hangi yöntemlerle koruma altına alınmışlardı? Ve
nihayet, zamanın uygulamaları günümüz uygulama ilkeleriyle ne gibi
benzerliklere sahipti? Bu soruların tatminkâr bir biçimde cevaplanması,
kuşkusuz, söz konusu döneme ait arşivsel düzenleme ilkeleri ve koruma
önlemleri hakkında aydınlatıcı bilgiler edinilmesine bağlıdır.
Dönemin çalışmalarından hareketle, günümüze göre ilkel olduklarını
düşünebileceğimiz bu toplulukların ilk arşiv hizmetlerini örgütleyen uy-
gulayıcılarının ortaya koymuş oldukları arşivsel düzenlemelerin, hiç de öyle
hafife alınır bir yanının olmadığını, hatta bugünün düzenleme ilkelerine
yakınlıkları ve benzerlikleri nedeniyle hayretler uyandırdığını ifade etmek
gerekir. Bu durum, bizlere, ilgili dönemin uygulayıcılarının (arşivcilerinin) ilgi
alanlarına giren koruma ve düzenleme işine büyük önem verdiklerini ortaya
koymaktadır. Eski dönemlere ilişkin arşivsel uygulama örneklerini ise, ancak
arkeolojik kazılardan elde edebiliyoruz.
Tarihin bu eski dönemlerine ilişkin arşiv materyallerinin neredeyse doğal
şartlarda ve hemen hemen hiç bozulmadan günümüze kadar ulaşmış olmasını
da, Mezopotamya’nın iklim şartlarında aramak gerekir. Söz konusu
coğrafyanın iklimi, organik maddelerin genellikle bozulmaya uğramadan
günümüze kadar ulaşmasını sağlamıştır. Bunun aksine, farklı iklim
şartlarında gelişen uygarlıklardan günümüze pek bir şey kalmadığı
görülmektedir. Örneğin, Atina’nın iklimi pek az kayıt aracının günümüze
kadar ulaşmasını sağlamıştır. Bu nedenle, eski Grek medeniyetine ait daha
çok taş kitabeler biçiminde kaydedilmiş bilgiler mevcuttur.
Burada, konu açısından önemli bir nokta olan arşivciliğin geçirdiği
gelişim aşamaları konusunu da kısaca belirtmek gerekmektedir. Morgens
Weitemeyer, arşivciliğin gelişimini üç aşamaya ayırmaktadır: (1) İlk arşivlerin,
depolama alanlarıyla ilişkili oldukları düşüncesiyle, arşiv materyallerinin depo
alanlarının yanına yerleştirilmesi; (2) arşivlerin depo alanlarından ayrılarak
bağımsız kurumlara veya binalara kavuşmaları; (3) arşivlere tarihsel /
araştırma değerinin yüklenmesi. Weitemeyer, bu üç noktayı makalesinde
dayanak ve örnekleriyle birlikte geniş bir şekilde açıklamaktadır.
Arşiv materyallerinin düzenlenmesi konusunu da üç temel alana ayırmak
mümkündür: (1) Belgelerin korunması; (2) belgelerin düzenlenmesi ve (3)
nihayet söz konusu belgelerden yararlan(dır)ma.

1. Belgelerin Korunması
Öncelikle tartışılması gereken konu, ilk zamanlarda birbirinden
ayrılmadığını bildiğimiz arşiv ve kütüphane kavramları ile bunların sahip
oldukları malzeme tipleridir. Bunu yaparken de zamanın bakış açılarından
yararlanmak gerekmektedir. Yukarıda ifade edildiği gibi, ilk dönemlerde bu iki
kavram arasında veya içerik bakımından farklı olan bu türler arasında
depolama yeri bakımından bir ayrım gözetilmemiştir. Ancak, arşiv ve
kütüphane arasında hem fonksiyonel, hem de materyal açısında (günümüzde
olduğu gibi) bir fark olması gerekmektedir. Bu fark ise, öncelikle, bu
malzemelerin ilişkili ve sahip oldukları fonksiyonlardan ileri gelmektedir. Bu
bakış açısıyla arşivler, kurumların yönetimsel fonksiyonları çerçevesinde
üretilen veya hayatın fenomenlerinin kaydedildiği ve yönetimsel, yasal,
ekonomik prosedürler doğrultusunda kullanılan belgelerle ilgilenirken;
kütüphaneler de, temelde zihinsel faaliyetlerin ürünü olan din, edebiyat,
matematik, felsefe vb. konular kapsamında üretilen çalışmaların toplandığı ve
hemen veya daha sonra insanlara bilgi hizmeti vermek için kurulan
kurumlardır.
Olof Pedersén, eski Ortadoğu’nun arşivleri ve kütüphaneleri üzerine
yapmış olduğu araştırmasında, kazılar sonucunda ortaya çıkartılan
tabletlerin iki temel kurumla (arşivler ve kütüphanelerle) ilişkili olduklarını
belirtmenin mümkün gözüktüğünü ifade etmektedir. Pedersén,
araştırmasında ortaya koyduğu 253 ayrı kuruma (arşiv ve kütüphane) ait
tabletlerin değerlendirilmesi sonucunda, bunların 27’sinin bir kütüphane
veya arşiv olarak tanımlanamadığını, aksine bunların arşiv–kütüphane (arşiv
kısmı olan kütüphane) veya kütüphane–arşiv (kütüphane kısmı olan arşiv)
biçiminde ele alınabileceğini ortaya koymuştur. Bu durum, ilgili kurumun
hangi kısmının daha büyük veya daha fazla belge barındırdığıyla ilgilidir. Bu
bilgiler, arşiv ile kütüphane kurumu arasında temel ayrımların gözetildiğini
ve bu bakış açısıyla değerlendirilerek materyallerin kurumsal anlamda
birbirinden ayrıldığını otaya koymaktadır. İlgili konunun ve coğrafyanın
önemli araştırmacılarından olan G. Goossens da, “Görünen o ki, gerçekte,
Mezopotamya ve komşu ülkelerde, bizim şu anda yaptığımız gibi, arşiv
malzemesi ile kütüphane malzemesi ayrı ayrı korunuyordu” şeklindeki
ifadesiyle benzer bir bakış açısına sahip olduğunu açıkça ortaya koymuştur.
Söz konusu arşiv ve kütüphane kurumları arasında bir değerlendirme
yapan Petersén, ele aldığı 253 kurumdan %89’unun, içerdikleri metin
tipinden dolayı arşiv karakterine sahip bulunduğunu veya bağlantılı arşiv
olarak tanımlanabileceğini belirtmektedir. Bu 253 kurumdan 55’i (%22) ise,
sadece kütüphane veya bir arşivin kütüphane bölümü idi. Petersén, bölgeler
bazında yaptığı değerlendirmelerle de bu sonuçları doğrulamıştır. Örneğin
Orta Babil’deki 15 arşiv ve kütüphanenin 12’si sadece arşiv fonksiyonunu icra
edebilecek belgelerden oluşmaktaydı. Hitit bölgesinde ortaya çıkartılan 42
arşiv ve kütüphanenin ise sadece 16’sı kütüphane veya birleştirilmiş arşiv
veya kütüphane olarak dikkat çekmektedir.
Buradan anlaşılan, kurumların, fonksiyonları ve barındırdıkları belgeler
itibariyle önemli ölçüde birbirinden ayrı olarak kuruldukları ve faaliyetlerini
sürdürdükleri veya (belki de) kurumların ihtiyaç duydukları bilgi gereğince,
kendilerine destekleyici nitelikte başka tür yeni materyaller edindikleridir.
Bundan hareketle, arşivlerin, bağlı bulundukları kurumun bünyesinde
(ancak arşiv birimi içinde) yeni bir bölüm açtıkları düşünülebilir. Günümüzde
arşivlerin çoğunun araştırmacıların araştırmalarını destekleyici bir de
kütüphaneye sahip olması, bu bağlamda bir benzerlik olduğunu
hatırlatmaktadır. Ancak bu benzerliğin, o günün arşivlerinde muhtemelen
araştırma yapılmamış olması dolayısıyla, günümüzdeki gibi fonksiyonel bir
benzerliğe işaret etmediği üzerinde durulması gerekmektedir.
İlk arşivlerin depolama alanlarıyla ilişkili oldukları düşüncesiyle depo
mahallerinin yanına yerleştirildikleri de görülmektedir. Bunu, arşivlerin
gelişiminin ilk aşaması olarak kabul etmek mümkündür. 3000’lerde Cemde’t–
Nasr’da örnekleri görülen bu depolara Sümerce’de Édubba / Tablet Evi
denilmekteydi.1 Yine mühür anlamına gelen kisib kelimesiyle de Ékisibba yani
Mühür Evi ve depo anlamına gelen bir kavram kullanılmıştır. Bundan sonraki
gelişmeler gerçekten dikkat çekicidir. Örneğin, III. Ur Hanedanlığı
zamanından (2112–2000) kalma bir belgede, çeşitli belgelerin tablet evine
getirildiği yazılıdır. Bu da, yönetimsel belgelerin depolandığı (belki de merkezi)
bir arşivin varlığına işaret etmektedir. Akkadlar’da da Sümerce Édubba gibi
Bittuppi, Bitkunukki adı verilen tablet evleri vardı. Bunlar, depolama alanı ile

1 Sümerce’de Édubba kelimesi okul anlamında da kullanılmış olup, bu durum, bize; okul,
depo ve arşiv kelimeleri arasında bir bağ olduğunu, en azından aynı bina içerisinde ve iç içe
bir durum arz ettiklerini göstermektedir.
arşiv arasındaki ilişkiyi dil bilimsel açıdan ispat etmekte; arkeolojik kazılardan
elde edilen bilgiler de bu sonuçları desteklemektedir.
III. Ur Hanedanlığı’na ait iki arşiv binasının ortaya çıkartılması da,
bunların (plan bilgilerinden hareketle) arşiv fonksiyonunu icra etmek üzere
planlandığını ve özgün arşiv binalarının bu dönemde inşa edilmeye
başlandığını göstermektedir. Bu arşivde, birbirine dar geçitlerle bağlanan
odalarda 70.000 tablet bulunmuştur. Daha küçük olmakla birlikte, bunların
benzerleri Nuzi, Kalhu, Sippar ve Der’de yapılan kazılarda da ortaya
çıkartılmıştır. Nuzi’de bulunan arşiv odası ise, bir duvarla tapınaktan ayrılmış
gibidir. Bu arşive merdivenler vasıtasıyla girilmekteydi. Özgün arşiv
binalarında simetrik olmayan plan yansımaları, bu binaların artan belge
yığınları karşısında yetersiz kaldıklarını ve yeni ihtiyaçlar doğrultusunda
binaya yeni ilavelerin yapıldığını (Bkz. Fotoğraf 1) düşündürmektedir.

Fotoğraf 1: Lagaş’daki arşiv Binası

Uruk, Ur, Nippur, Lagaş (Tello), Kiş gibi Sümer şehirlerinde yapılan
kazılar sonucunda binlerce kil tabletin ortaya çıkartıldığı bilinmektedir.
Öncelikle ifade edilmelidir ki, eski Ön Asya devletlerinde arşivler, genellikle,
kurumların yönetim birimlerine göre sapa bir yerde değil, aksine kurumlara,
kurumların yönetim merkezine yakın diyebileceğimiz bir noktada
depolanmıştır. Yerleşim düzenindeki bu yakın depolama, hiç kuşku yok ki,
yönetim erkinin belgelere ve arşivlere gösterdiği ilgi ve verdiği önemi ortaya
koymaktadır. Birçok saray ve tapınak arşivlerinde, arşivlerin çoğunlukla
zemin, nadiren de üst katlarda depolandıkları anlaşılmaktadır. Bu bilgiler de,
zamanın arşivlerinin genel devlet arşivi niteliğine sahip olmaktan ziyade,
belgeleri üreten örgütlere ait kurum veya birim arşivi özelliğine sahip
bulunduklarına işaret etmektedir.
Arşiv malzemelerinin depolandıkları alanları, sadece kamu kurum
arşivleri için değil, aynı zamanda özel diyebileceğimiz arşivler açısından da
değerlendirmek gerekmektedir. Kültepe–Kaniş kazılarında kimi tüccarların
evlerinde bulunan ticari nitelikli özel arşivlerden birinin, zemin veya bodrum
katında değil, üst katta yerleştirildiği anlaşılmıştır. Ancak, her zaman aynı
uygulama hayata geçirilmemiştir. Genel uygulama niteliğine sahip özel arşiv
yerleştirmelerinin evlerin zemin katlarında olduğu bilinmektedir. Bu bilgiler,
Assurlu tüccarların arşivlerine önem verdikleri şeklinde kolaylıkla
yorumlanabilir. Çünkü Assurlu tüccarlar ve bölgenin diğer tüccarları, ev-
lerinin zemin katlarında değerli eşyalarını korudukları ve kilit altında tut-
tukları iyi inşa edilmiş birer hazine odalarına sahiptiler. Assurlular, buraya
Mühürlü / Mahfuz Oda adını vermişlerdir. Kaniş’te yapılan kazılarda, şimdiye
kadar, ticari içerikli yaklaşık yetmiş kadar arşiv bulunmuştur.
Yukarıda verilen bilgiler, bize, arşivlerin rast gele mekânlara
yerleştirilmediğini, aksine iyice düşünüldükten sonra mekânsal seçimin
gerçekleştirildiğini göstermektedir. Bundan, arşivlere önem verildiği anlamı
kolaylıkla çıkartılabilir. Aksi takdirde, tüccarın kendine göre daha fazla önemli
olan bir başka amaçla bu mekânı kullanması gerekirdi. Bundan başka,
böylesine hassas koruma eğilimi göstermiş olan bir uygarlığın, mekân
seçiminde malzemenin zarar görmeyeceği bir yeri göz önünde bulundurmuş
olabileceğini de düşünebiliriz. Bu bakımdan, arşiv binalarının veya bina
içindeki depoların, en azından doğal afetler bakımından korunaklı yerlere
yapılmış olduğu yönünde bir değerlendirme kolaylıkla yapılabilir.
Arşivlerin korunması konusunda üzerinde durulması gereken bir başka
nokta da, belgelerin seçilmiş mekân içinde nasıl bir yere konulduğu ve
korunmaları için ne tür malzemelerden yararlanıldığıdır. Belgelerin gelişigüzel
bir biçimde rast gele bir zemin üzerine bırakılmadığı yine eldeki örneklerden
anlaşılmaktadır. Sümer şehirlerinde Uruk, Ur, Nippur, Lagaş (Tello), Kiş
yapılan kazılar, tabletlerin üzerine konulması için katlı tahta raf yapılarının
(Bkz. Fotoğraf 2) oluşturulduğunu ve kullanıldığını, bazen de (maliyetinin
düşük olması dolayısıyla kullanım oranı %10’un üzerinde olan) kil kaplardan
(Bkz. Fotoğraf 3) ve sepetlerden yararlanıldığını ortaya koymaktadır. Bu
durum, muhtemelen, söz konusu tahta rafların sadece koruma amaçlı olarak
kullanılmadığını, aynı zamanda, arşiv için ayrılan alanda mekânsal bir
sorunla karşılaşılmaması, yani aynı alanda daha fazla belge depolanması için
bu katlı ağaç raflardan yararlanıldığını, en azından böyle bir eğilime işaret
ettiğini göstermektedir. Bu katlı rafların (belki de) depo alanlarında yetersizlik
veya darlık sorunuyla karşılaşılması yüzünden üretildiği de düşünülebilir.
Belgelerin yerleştirildiği araçlar arasında, ayrıca, tahtadan sandıkları ve bir
tapınağın (Babil’de) odalarında içinde tabletler olan kamıştan yapılmış
urnaları (sepetleri) sayabiliriz. Hamurabi’nin iktidarının 32. yılında denetim
altına alınan Mari Krallığı’nın önemli yönetimsel belge serileri de sepetlerde
korunmuştur. Tabletlerin taş duvarlara oyulmuş nişler (Bkz. Fotoğraf 4) veya
küpler içinde saklandığı da olmuştur. Belgelerin nemden korunmaları için de
bitumen adı verilen bir maddeyle kaplandıkları bilinmektedir.

Fotoğraf 2: Ahşap kil tablet rafları (rekonstrüksiyon)

 Fotoğraf 3: Kil tablet kabı

Fotoğraf 4: Duvara oyulmuş tablet nişleri (Korsabad)

 Bu noktada ele alınabilecek son konu ise, arşivlerin hangi kurumlarda
koruma altına alındıklarıdır. Lagaş (Tello) ve Nuzi’deki örnekler, ilk örneklerin
aksine, daha sonraki arşiv yapılarının sadece ayrı bölmeler halinde olduklarını
ve bir duvarla diğer işler için kullanılan mekânlardan ayrı tutulduklarını
göstermemekte, aynı zamanda arşivin bağımsız bir yapıya ve statüye
büründüğünü de gözler önüne sermektedir. Tabletlerin korunduğu diğer bir
alan da (2000’li yıllarda Babil Kralı Hammurabi tarafından yaptırılan
örneklerde olduğu gibi) tapınaklardır.
Yukarıda arşiv binalarıyla ilgili olarak verilen ayrıntılar, çok dikkat çekici
bilgilerden oluşmaktadır. Bu durumu da, daha sonraki dönemlerle şu şekilde
karşılaştırabiliriz: İlk olarak, Ortaçağ’da Abbasîler zamanında (M.S. 749-1258)
Bağdat’ta Büyük Arşiv adı verilen bağımsız bir arşiv binasından haberdarız.
Ortadoğu’da kurulan zamanın bütün devletlerinde de (belki daha çok kurum
arşivi statüsünde kurulan) arşiv kurumlarının mevcut olduğu da rahatlıkla
söylenebilir. M.S. 14. yüzyılın ikinci yarısında ve 15. yüzyılda arşivlerdeki
belgenin çoğalması, Avrupa açısından benzer gelişmeleri de beraberinde
getirmiştir. Avrupa’da M.S. 16. yüzyılda ve sonraki dönemde arşiv
malzemeleri, üretildikleri kurumlardan tam anlamıyla ayrılarak bağımsız
kurumlarda koruma altına alınmaya başlanmıştır. Buna ilk örnekler olarak,
İspanya (Simancas 1542) ve İngiltere’de (1580) sırf arşivlerin yerleştirilmesi
için yapılan binalar gösterilebilir. Öteden beri kurum arşivlerine sahip olduğu
bilinen Osmanlı Devleti’nde ise, bağımsız bir devlet arşiv binası ancak 1845
yılında Hazine-i Evrak adıyla kurulmuştur.
Diğer yandan, tabletlerin arşivdeki yerleştirilmesi konusuna da burada
değinmek gerekmektedir. Bu konuya, III. Ur Hanedanlığı zamanından bir
örnek vermek mümkündür. Lagaş, Umma, Puziriş–Dagan ve Ur gibi şehirlerde
bulunan tabletlerin sol ucunda bir birine yakın iki delik vardır. Bu delikler,
tabletin kamış ipler geçirilerek tablet sandığına bağlanması için açılmıştır.
Nuzi arşivinden elde edilen bilgiler, bu sandıkların tahtadan yapıldıklarını
göstermektedir. Bunların kamıştan sepet şeklinde yapılmış olanları da vardır.
Lagaş ve Nippur gibi şehirlerde bulunan tablet sandıkları, 40–50 cm.
yüksekliğinde ve genişliğindedir.