Professional Documents
Culture Documents
*Nguyên tắc 4: Kiểm soát phải phù hợp với đặc điểm
của doanh nghiệp
-Đánh giá phải phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất và
nhân lực của doanh nghiệp.
- Để cho việc kiểm soát có hiệu quả cao cần xây dựng 1
quy trình và các nguyên tắc kiểm soát bán hàng phù hộ
với nét văn hóa của doanh nghiệp.
*Nguyên tắc 5: Kiểm soát phải đưa đến hành động cải
tiến
- Việc kiểm soát bán hàng chỉ được coi là đúng đắn nếu
những sai lệch so với kế hoạch được tiến hành điều
chỉnh, thông qua việc làm lại kế hoạch bán hàng, sắp xếp
lại tổ chức .
-Kiểm soát bán hàng chức năng quản trị rất quan trọng,
có liên qua mật thiết với các chức năng hoạch định , tổ
chức nhân.
3.Phương pháp kiểm soát bán hàng
3.1. Kiểm soát theo dữ liệu
Để kiểm soát hoạt động bán hàng nhà quản trị bán hàng
thường sử dụng các
phương pháp kiểm soát bán hàng sau:
-Phân tích dữ liệu thống kê:
Đây là phương pháp dễ thực hiện nhất vì các dữ kiện này
luôn có sẵn. Ta có thể sử dụng các dữ kiện định lượng
như tài chính, kế toán, chúng ta còn có các dữ kiện định
tính loại dữ kiện này tuy khó đo lường nhưng lại thường
cung cấp hoặc những thông tin rất có ý nghĩa đối với việc
kiểm soát. Phương pháp này cần đảm bảo:
+ Việc đánh giá phải được tiến hành định kỳ đều đặn.
+ Đơn vị sử dụng trong đánh giá phải thống nhất.
+ Quy tắc sử dụng trong hệ thống thông tin kiểm soát và
thống nhất.
+ Công cụ đo lường phải đồng nhất.
+ Không thay đổi người kiểm soát.
-Dấu hiệu báo trước
Phương pháp này yêu cầu nhà quản trị phải dự đoán
trước và nhanh chóng nhận biết các dấu hiệu, “triệu
chứng” báo hiệu những trong tranh hoạt động của bán
hàng.
-Quan sát trực tiếp và tiếp xúc
Nhà quản trị quan sát hay nói chuyện với nhân viên của
mình, rồi thông qua hành động, cử chỉ, thái độ, giọng nói
của nhân viên mà nắm bắt, cảm nhận được thông tin.Sử
dụng phương pháp này tuy mất nhiều thời gian và chi phí
nhưng nó cho phép nhà quản trị nắm bắt được tình hình
thực tế và cảm nhận những vấn đề.
-Giám sát
Dự báo thay thế cho việc đánh giá những kết quả cuối
cùng trong nhiều trường hợp cho phép phản ứng nhanh
chóng kịp thời và do vậy tăng cường hiệu quả của kiểm
soát. Điều này được sử dụng trong giai đoạn tiền kiểm.
Hiện nay các trung tâm thương mại thường sử dụng các
loại thiết bị hiện đại để theo dõi và kiểm soát hoạt động
bán hàng như hệ thống thẻ từ, hệ thống camera, hệ thống
mã vạch, hệ thống thiết bị báo động...
3.2 .Kiểm soát theo quy trình
*Để kiểm soát hoạt động bán hàng nhà quản trị bán hàng
thường sử dụng quy trình bán hàng theo các bước sau:
-Bước 1: xác định các vùng kiểm soát
Trước hết nhà quản trị bán hàng cần phải xác định các
vùng kiểm soát. Xác định các phương pháp kiểm soát
dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp về những mục tiêu
được thực hiện trong các giai đoạn của kế hoạch bán
hàng.
-Bước 2: thiết lập tiêu chuẩn đánh giá
+ Tiêu chuẩn định lượng:
-Chỉ tiêu doanh số: Danh số kế hoạch và tỉ lệ gia tăng
doanh số
-Chỉ tiêu lợi nhuận: Loi nhuận trên một đơn vị sản phẩm
lợi nhuận tổng thể về chi phí bán hàng
-Chỉ tiêu khách hàng: Số lượng khách hàng hiện tại
xuống mới tăng lên số khách hàng ngưng bán hàng về số
khách hàng bán hàng trở lại.
-Chỉ tiêu bao phủ thi trường: Số của hàng nhận hàng
bán, phạm vi phân bố các cửa hàng.
-Chỉ tiêu thời gian bán hàng thời gian viếng thăm khách
hàng trong ngày và thời gian dành cho khách hàng.
+Tiêu chuẩn định tính :
Một số tiêu chuẩn định tính cơ bản được sử dụng trong
đánh giá nhân viên bán hàng thường tập trung yếu tố sau:
+ Hình thức, trang phục
+ Ý thức tổ chức kỷ luật
+ Giao tiếp ứng xử
+ Tinh thần làm việc theo nhóm
+ Ý thức phát triển cá nhân
+ Kiến thức hiểu biết sản phẩm
+ Kiến thức hiểu biết sản phẩm
+ Kiến thức hành nghề , đối thủ cạnh tranh
+ Kỹ năng đàm phán
+ Kỹ năng tổ chức công việc
+ Khả năng chịu trách nhiệm trong công việc
-Bước 3: Đo lường kết quả thực hiện
+Nếu các tiêu chuẩn được ra một cách thích hợp và nếu
có các phương tiện để xác định một cách chính xác rằng
cấp dưới đang làm gì, các nhà quản trị bán hàng có thể
đánh giá thành quả thực tế của những nhân viên bán
hàng. Tuy nhiên sự đánh giá đó không phải bao giờ cũng
thực hiện được.
-Bước 4: So sánh kết quả hoạt động với tiêu chuẩn
+Bước này là so sánh bước 3 với bước 2.
+ Các nhà quản trị bán hàng thường so sánh kết quả thực
hiện so với tiêu chuẩn trong kế hoạch đề ra bằng cách
giám sát khu vực bán hàng, quan sát tình hình thực hiện.
-Bước 5: Xác định mức độ kết quả đạt được
+Khi có kết quả đo được từ hoạt động bán hàng của nhân
viên tính bằng tiền hoặc tính bằng khách hàng.
+Ví dụ: doanh số bán hàng hoặc đơn vị sản phẩm, hàng
hóa, dịch vụ, số lượng đơn đặt hàng, tổng dự trữ, chi phí
bán hàng,... Để làm căn cứ cho chính sách động viên,
khen thưởng nhân viên bán hàng.
-Bước 6: Thay đổi, điều chỉnh sai lệch
+Khi khám phá ra sự sai lệch, người quản trị bán hàng
cần phải
tập trung phân tích sự kiện tìm nguyên nhân sai lệch.
Nếu biết rõ
nguyên nhân thì nhà quản trị sẽ không gặp khó khăn gì
khi thực
hiện các biện pháp thích hợp để điều chỉnh.
+Sự khắc phục những sai lầm trong bán hàng có thể là
điều chỉnh
sai lệch bằng cách tổ chức lại bộ phận bán hàng, phân
công các bộ
phận, đào tạo nhân viên, tuyển thêm nhân viên, thay đổi
tác phong
lãnh đạo, hoặc điều chỉnh mục tiêu.
4. Giới thiệu kinh nghiệm kiểm soát bán hàng đạt hiệu
quả
4.1. Một số công cụ kiểm soát bán hàng
*Để kiểm soát hoạt động bán hàng nhà quản trị
thường sử dụng các công cụ kiểm soát sau:
-Hóa đơn bán hàng: thường chia làm hai liên, một giao
cho khách một giữ lại doanh nghiệp.
-Thư khiếu nại hay phàn nàn của khách hàng: những lá
thư khiếu nại về việc các điều kiện liên quan đến mua
bán không được thực hiện theo đúng yêu cầu thỏa thuận:
khiếu nại chậm giao hàng, khiếu nại hàng hóa kém phẩm
chất,... thông qua thư khiếu nại của khách hàng doanh
nghiệp sẽ biết mức độ đáp ứng nhu cầu của khách hàng,
những thắc mắc của khách hàng. Dựa vào đó để đưa ra
những phương hướng giải quyết phù hợp.
-Thư góp ý và phiếu thăm dò khách hàng: là các văn bản
soạn thảo theo mẫu sẵn, được để ở vị trí thuận tiện, dễ
thấy để điều tra ý kiến khách hàng. Thông qua thư góp ý
về phiếu thăm dò, doanh nghiệp sẽ chủ động nắm bắt
được sự hài lòng của khách hàng và đồng thời tìm hiểu
được sự kỳ vọng của khách hàng vào doanh nghiệp.
-Báo cáo hoạt động bán hàng: những số liệu phản ánh kết
quả hoạt động bán hàng là công cụ quan trọng để đánh
giá hoạt động bán hàng.
-Báo cáo tình hình thị trường: báo cáo làm rõ tình hình
các đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung ứng,... các
báo cáo này thường được làm định kỳ đôi khi đột xuất,
cung cấp cho nhà quản trị các thông tin về thị trường để
ra quyết định điều chỉnh hoạt động bán hàng.
4.2. Một số công cụ đánh giá kết quả bán hàng.
+ Kết quả hoạt động bán hàng: những số liệu phản ánh
kết quả hoạt động bán hàng là công cụ quan trọng để
đánh giá, được biểu hiện trong báo cáo kết quả hoạt động
bán hàng.
+ Hóa đơn bán hàng: thường được nhân làm hai liên, một
liên giao cho khách, một liên lưu tại doanh nghiệp.
+ Thư khiếu nại hay phàn nàn của khách hàng: số lượng
thư khiếu nại tỉ lệ nghịch với hiệu quả hoạt động bán
hàng và tỉ lệ thuận với những nỗ lực cải tiến hoạt động
bán hàng.
+Thư góp ý: thường được soạn theo mẫu sẵn, được để ở
vị trí thuận tiện, dễ lấy thường ở gần cửa ra vào.
4.3. Điều chỉnh hợp đồng bán hàng
- Được thực hiện xuất phát từ nguyên nhân dẫn đến sai
lệch giữa kết quả hoạt động bán hàng được đánh giá ở
trên với tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng đó xây
dựng.Có một số cách thức điều chỉnh hoạt động bán hàng
được hình thành gắn liền với nguyên nhân của sai lệch.
- Điều chỉnh mục tiêu bán hàng dự kiến điều chỉnh chính
sách bán hàng.
- Điều chỉnh chương trình hoạt động.
- Tiến hành những hoạt động dự phòng nhằm chuyển
hướng kết quả tương lai hoặc ảnh hưởng đến kết quả
công việc giai đoạn sau.
II.Liên hệ thực tế doanh nghiệp
Quy Trình kiểm soát của Vinamilk