TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

-----***-----

ĐỀ TÀI
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO
CỬA HÀNG KINH DOANH QUẦN ÁO

Giảng viên hướng dẫn: ThS.Nguyễn Thị Hải Yến

Nhóm: 11
Sinh viên thực hiện: Trần Đức Mạnh-2121050332
Đỗ Thu Huệ-2121050331
Phạm Thị Kim Ngân-2121050373
Phạm Thu Hảo-2121050613

Hà Nội – 2024
 MỤC LỤC
1.TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI...................................................................................................................5
1.1.Lý do chọn đề tài.......................................................................................................................5
1.2.Phân công..................................................................................................................................5
2.GIỚI THIỆU HỆ THỐNG CỬA HÀNG............................................................................................5
2.1.Tổng quan về hệ thống quản lý bán hàng..............................................................................5
2.2.Cách thức cung cấp dịch vụ.....................................................................................................6
3.MÔ TẢ BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA SHOP...............................................................6
3.1.Mô tả bài toán...........................................................................................................................6
3.2.Một số biểu mẫu và quy định của cửa hàng...........................................................................7
3.3.Mục đích xây dựng hệ thống.................................................................................................14
3.4.Hiện trạng hệ thống cũ..........................................................................................................14
3.5.Đánh giá hệ thống quản lý.....................................................................................................14
4.PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG CỦA CỬA HÀNG BÁN QUẦN ÁO........................15
4.1.Các thông tin vào ra của hệ thống........................................................................................15
4.1.1.Mục tiêu quản lý..........................................................................................................15
4.1.2.Đầu vào của hệ thống...................................................................................................15
4.1.3.Đầu ra của hệ thống.....................................................................................................16
4.2.Phân tích hệ thống quản lí bán hàng....................................................................................16
4.2.1.Phiếu khảo sát..............................................................................................................16
4.2.2.Kết quả phiếu khảo sát.................................................................................................16
4.3.Quy trình nghiệp vụ bài toán................................................................................................17
4.3.1.Quản lý kho hàng.........................................................................................................17
4.3.2.Quản lý nhân viên........................................................................................................18
4.3.3.Quản lý khách hàng thân thiết......................................................................................18
4.4.4.Quản lý bán hàng.........................................................................................................18
4.5.5.Thống kê báo cáo.........................................................................................................18
5.PHÂN TÍCH YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG.....................................................................................19
5.1. Mô tả hệ thống.......................................................................................................................19
5.2. Biểu đồ ngữ cảnh...................................................................................................................20
5.3. Sơ đồ phân rã chức năng......................................................................................................20
2
 5.3.1. Miêu tả chi tiết chức năng lá.......................................................................................21
5.3.2. Bảng phân tích xác định các chức năng, tác nhân và hồ sơ........................................22
5.4. Các hồ sơ dữ liệu....................................................................................................................25
5.5. Ma trận thực thể chức năng.................................................................................................25
5.6. Biểu đồ luồng dữ liệu.............................................................................................................26
5.6.1. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng nhập hàng...............................................................26
5.6.2. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng nhập hàng...............................................................27
5.6.3. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng bán hàng.................................................................28
5.6.4. Biểu đồ luồng dữ liệu giải quyết sự cố với nhà cung cấp...........................................29
5.6.5. Biểu đồ luồng dữ liệu giải quyết sự cố với khách hàng..............................................29
5.6.6. Biểu đồ luồng dữ liệu lập báo cáo...............................................................................30
5.7. Các biểu đồ hoạt động...........................................................................................................30
5.7.1. Biểu dồ dạng chuẩn.....................................................................................................30
5.7.2. Biểu đồ dạng công ty..................................................................................................30

3
 LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay tin học là ngành phát triển không ngừng, thời kỳ công nghiệp hóa đòi hỏi thông tin
nhanh chóng, chính xác. Tin học càng ngày càng chiếm một vị trí quan trong trong cuộc sống hàng
ngày, trong các ngành khoa học kỹ thuật, dịch vụ và xã hội. Đất nước ta đang có những chuyển biến to
lớn trong tất cả mọi lĩnh vực, các ngành kinh tế, các ngành khoa học kỹ thuật và cũng nư đời sống xã
hội. Đảng và nhà nước ta cũng rất coi trọng vấn đề áp dụng tin học vào các lĩnh vực của đời sống xã
hội. Sự nghiệp hóa, công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước cần đến sự phát triển của công nghệ
thông tin.
Với sự gia tăng thị trường thời trang và sự cạnh tranh ngay càng gay gắt, việc tối ưu hóa quy
trình kinh doanh và cải thiện trải nghiệm mua sắm của khách hàng là yếu tố quyết định sự thành công
của một cửa hàng. Điều này đặt ra nhu cầu phát triển và triển khai các hệ thống thông tin hiện đại nhằm
giúp quản lý cửa hàng một cách hiệu quả và linh hoạt.
Đối với việc quản lý kinh doanh trong cửa hàng quần áo. Nếu không có sự hỗ trợ của tin học,
việc quản lý này phải cần khá nhiều người, chia thành nhiều khâu, mới có thế quản lý được toàn bộ các
đơn hàng, chu trình nhập xuất phức tạp. Các công việc này đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, mà sự
chính xác và hiệu quả không cao vì đa số đều làm bằng thủ công rất ít tự động. Một số nghiệp vụ như
tra cứu, thống kê và hiệu chỉnh thông tin khá vất vả. Ngoài ra còn có một số khó khăn về vấn đề lưu trữ
khá đồ sộ, dễ bị thất lạc, tốn kém,... Trong khi đó, các nghiệp vụ này hoàn toàn có thể tin học hóa một
cách dễ dàng. Với sự giúp đỡ của tin học, việc quản lý sẽ trở lên đơn giản, thuận tiện, nhanh chóng và
hiệu quả hơn rất nhiều.

4
5.PHÂN TÍCH YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG
5.1. Mô tả hệ thống
Hoạt động kinh doanh của cửa hàng quần áo chủ yếu diễn ra 2 quá trình:
 Quá trình nhập hàng: Cửa hàng được cung cấp hàng từ nhà cung cấp với các mặt hàng,
mẫu mã khác nhau. Khi cửa hàng có nhu cầu cung cấp hàng thì cửa hàng sẽ liên hệ với
nhà cung cấp và yêu cầu họ gửi thông tin chi tiết về các mặt hàng và báo giá. Sau khi thỏa
thuận cửa hàng sẽ tiến hành ký hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp. Quá trình giao hàng
sẽ được thực hiện theo thời gian đã thỏa thuận giữa cửa hàng và nhà cung cấp. Khi nhân
hàng, bộ phận quản lý kho kiểm tra hàng, nếu khớp với hợp đồng mua hàng thì lập hóa
đơn mua hàng đồng thời chuyển cho kế toán viết phiếu chi để thanh toán tiền với nhà
cung cấp, ngược lại thì sẽ có thông tin phản hồi với nhà cung cấp. Sau khi nhận hàng bộ
phận quản lý kho sẽ kiểm hàng và nhận hàng đồng thời lập chứng từ nhập kho và cập nhật
danh mục hàng vào sổ nhập kho.
 Quá trình bán hàng: Khi cửa hàng nhận được yêu cầu cung cấp hàng của khách hàng,
nhân viên sẽ gửi báo giá các mặt hàng cho khách hàng. Sau khi thống nhất, nếu đồng ý
khách hàng sẽ gửi yêu cầu mua hàng thông qua đơn đặt hàng, telephole,... Bộ phận bán
hàng sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng, xác nhận và cập nhật vào sổ khách hàng sau đó chuyển
cho bộ phận quản lí kho, đồng thời cập nhật danh sách khách hàng vào sổ khách hàng.
Dựa trên các thông tin trong đơn đặt hàng, thủ kho sẽ kiểm tra số lượng hàng trong kho,
nếu đáp ứng đủ yêu cầu của khách hàng thì lập chứng từ xuất kho và cập nhật danh mục
hàng xuất vòa sổ xuất kho, sau đó chuyển hàng cho bộ phận bán hàng để tiến hành giao
hàng cho khách. Ngược lại thì trình lên lãnh đạo để có kể hoạch nhập hàng về. Bộ phận
bán hàng, khi nhận được hàng từ kho sẽ kiểm tra hàng và lập hóa đơn bán hàng đồng thời
thực hiện giao hàng đến tận nơi cho khách hàng nếu có yêu cầu. Bộ phận bán hàng khi
nhận được yêu cầu thanh toán sẽ lập phiếu thu để thực hiện thanh toán với khách hàng.
5.2. Biểu đồ ngữ cảnh
Biểu đồ ngữ cảnh có ba thành phần cơ bản:
 Một tiến trình duy nhất mô tả toàn hệ thống, trong đó có tên hệ thống và có chỉ số là 0.
 Các tác nhân (các yếu tố môi trường của hệ thống).
 Các tương tác giữa hệ thống với tác nhân, chúng là các luồng dữ liệu đi từ các tác nhân vào hệ
thống hay ngược lại.

5
5.3. Sơ đồ phân rã chức năng

5.3.1. Miêu tả chi tiết chức năng lá

 Yêu cầu thông tin hàng hóa: Khi cửa hàng có nhu cầu cung cấp hàng từ nhà cung cấp thì
nhân viên cửa hàng sẽ yêu cầu nhà cung cấp gửi danh sách các thông tin chi tiết về các

6
 loại mặt hàng, mẫu mã, giá cả của từng mặt hàng,... để cửa hàng lên kế hoạch nhập hàng
về.
 Lập hợp đồng mua hàng: Sau khi thỏa thuận, chủ cửa hàng sẽ tiến hành kí hợp đồng mua
hàng với nhà cung cấp, trong hợp đồng thống nhất về số lượng, giá cả, chủng loại hàng,
phương thức thanh toán, thời gian giao hàng,... và các yêu cầu chất lượng của hàng hóa.
 Kiểm tra hàng: Khi nhà cung cấp giao hàng, bộ phận quản lí kho có trách nhiệm kiểm tra
hàng, đối chiếu hàng nhận về với hợp đồng mua hàng, xác nhận hàng về mặt chất lượng,
số lượng, mẫu mã...
 Lập hóa đơn mua hàng: Sau khi bộ phận quản lí kho kiểm tra hàng, so sánh với hợp đồng
mua hàng, nếu khớp thì xác nhận và lập hóa đơn mua hàng và chuyển cho bộ phận kế
toán để làm thủ tục thanh toán với nhà cung cấp.
 Lập phiếu chi: Khi nhận được yêu cầu thanh toán, thủ quỹ sẽ xác nhận sau đó lập phiếu
chi để thực hiện thanh toán với nhà cung cấp.
 Lập chứng từ nhập kho: Sau khi kiểm tra hàng, bộ phận quản lí kho sẽ lập chứng từ nhập
kho để làm thủ tục nhập hàng vào kho.
 Cập nhật vào sổ nhập kho: Khi nhâph hàng vào kho thì đồng thời bộ phận quản lí kho sẽ
cập nhật danh mục hàng hóa vào sổ nhập kho.
 Tiếp nhận đơn đặt hàng: Khách hàng có yêu cầu mua hàng, khách hàng sẽ tham khảo đơn
giá, mua hàng từ cửa hàng. Sau đó sẽ gửi yêu cầu mua hàng cho cửa hàng thông qua đơn
đặt hàng. Nhân viên cửa hàng sẽ có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu đặt hàng của khách
hàng, giải thích các thắc mắc hoặc phản hồi từ khách hàng.
 Vào sổ khách hàng: Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng, nhân viên cửa hàng sẽ cập nhật đơn
đặt hàng, thông tin khách hàng vào sổ cửa hàng. Để cửa hàng có phương án cung cấp
hàng cho khách hàng.
 Kiểm tra kho: Thông qua sổ khách hàng, bộ phận quản lí kho phải thường xuyên kiểm tra,
theo dõi và lắm các thông tin về các mặt hàng trong kho để có kế hoạch cung cấp đủ hàng
cho khách hàng hoặc lên kế hoạch gửi lãnh đạo để nhập hàng về.
 Lập chứng từ xuất kho: Sau khi kiểm tra hàng, nếu thấy đủ hàng, bộ phận quản lí kho sẽ
kiểm hàng và lập chứng từ xuất kho để bản giao cho bộ phận bán hàng.
 Vào sổ xuất kho: Sau khi xuất hàng, bộ phận quản lí kho phải cập nhật danh mục hàng
xuất vào sổ xuất kho
 Lập hóa đơn bán hàng: Bộ phận bán hàng, khi nhận được hàng từ kho sẽ đối chiếu hàng
với đơn đặt hàng của khách hàng, nếu thấy khớp thì viết hóa đơn bán hàng và giao hàng
cho khách hàng.
 Lập phiếu thu: Bộ phận kế toán sau khi nhận được hóa đơn bán hàng từ kho sẽ đối chiếu
hàng với đơn đặt hàng của khách hàng, nếu thấy khớp thì viết phiếu thu và gửi lại cho
khách hàng.
 Kiểm tra sự cố: Quá trình bán hàng diễn ra hàng loạt các công việc, các sự cố xảy ra là
điều không thể tránh khỏi. Khi xảy ra sự cố, nhân viên cửa hàng kiểm tra sự cố, xem xét
mức độ sự cố để đưa ra các giải pháp xử lí thích hợp
 Lập biên bản sự cố: Sau khi kiểm tra sự cố, nhân viên cửa hàng sẽ lập biên bản sự cố. Tùy
thuộc vào tình hình thực tế mà có các mức bồi thường hoặc bắt bồi thường cụ thể.

7
  Thanh toán: Để giảii quyết sự cố, bộ phận kế toán sẽ tùy thuộc vào biên bản sự cố mà tiến
hành thanh toán tiền với khách hàng. Bồi thường tiền hoặc yêu cầu khách hàng phải bồi
thường tiền cho cửa hàng
 Lập báo cáo: Lập báo cáo là công việc diễn ra định kì theo tuần hoặc thoe tháng, khi có
nhu cầu của lãnh đạo công ty, nhân viên cửa hàng phải đưa ra được các báo cáo theo yêu
cầu của lãnh đạo một cách nhanh nhất, đảm bảo chính xác.
5.3.2. Bảng phân tích xác định các chức năng, tác nhân và hồ sơ

Động từ + bổ ngữ Danh từ Nhận xét

Yêu cầu thông tin hàng hóa Nhà cung cấp Tác nhân
Báo giá của

Lập hợp đồng mua hàng Nhà cung cấp Tác nhân
Hợp đồng mua hàng Hồ sơ dữ liệu

Kiểm tra hàng Bộ phận quản lý kho Tác nhân

Nhà cung cấp Tác nhân
Hợp đồng mua hàng Hồ sơ dữ liệu

Lập hóa đơn mua hàng Bộ phận quản lý kho Tác nhân
Hóa đơn mua hàng Hồ sơ dữ liệu

Viết phiếu chi Bộ phận kế toán

Tác nhân
Phiếu chi
Hồ sơ dữ liệu
Số thu chi
Hồ sơ dữ liệu

Lập chứng từ nhập kho Chứng từ nhập kho

Hồ sơ dữ liệu
Bộ phận quản lí kho
Tác nhân

Vào sổ nhập kho Bộ phận quản lý kho

Tác nhân
Sổ nhập kho
Hồ sơ dữ liệu

Gửi báo giá Khách hàng

Tác nhân
Bộ phận bán hàng
8
 Đơn giá Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu

Tiếp nhận đơn đặt hàng Bộ phận bán hàng Tác nhân
Khách hàng Tác nhân

Vào sổ khách hàng Bộ phận bán hàng Tác nhân

Sổ khách hàng Hồ sơ dữ liệu

Kiểm tra kho hàng Đơn đặt hàng Hồ sơ dữ liệu

Bộ phận quản lý kho Tác nhân

Lập chứng từ xuất kho Bộ phận quản lý kho Tác nhân

Chứng từ xuất kho Hồ sơ dữ liệu
Bộ phận bán hàng Tác nhân

Vào sổ xuất kho Sổ xuất kho Hồ sơ dữ liệu

Bộ phận quản lý kho Tác nhân

Lập hóa đơn bán hàng Bộ phận bán hàng Tác nhân
Hóa đơn bán hàng Hồ sơ dữ liệu
Khách hàng Tác nhân

Viết phiếu thu Bộ phận kế toán Tác nhân

Phiếu thu Hồ sơ dữ liệu
Sổ thu chi Hồ sơ dữ liệu

Kiểm tra sự cố Nhân viên Tác nhân

Khách hàng Tác nhân

9
 Lập biên bản sự cố Nhân viên Tác nhân
Khách hàng Tác nhân

Thanh toán Khách hàng Tác nhân

Bộ phận kế toán Tác nhân

Lập báo cáo Quản lý cửa hàng Tác nhân

5.4. Các hồ sơ dữ liệu

Các hồ sơ dữ liệu:
 D.1 Bảng báo giá
 D.2 Hợp đồng mua hàng
 D.3 Hóa đơn mua hàng
 D.4 Phiếu chi
 D.5 Chứng từ nhập kho
 D.6 Sổ nhập kho
 D.7 Đơn giá
 D.8 Đơn đặt hàng
 D.9 Sổ khách hàng
 D.10 Chứng từ xuất kho
 D.11 Sổ xuất kho
 D.12 Hóa đơn bán hàng
 D.13 Phiếu thu
 D.14 Sổ thu chi
 D.15 Biên bản sự cố
Các tác nhân:
 Tác nhân bên ngoài
o Khách hàng
o Nhà cung cấp
o Quản lí cửa hàng
 Tác nhân bên trong
o Bộ phận quản lí kho
o Bộ phận kế toán
o Bộ phận bán hàng

5.5. Ma trận thực thể chức năng

Ma trận thực thể chức năng nhằm xác định mối liên hệ giữa các chức năng và thực thể trong hệ
thống. Bao gồm các dòng là các chức năng ở mức tương đối chi tiết, các cột là thực thể. Cho phép xem
xét, phát hiện ra những khiếm khuyết trong khảo sát, loại bỏ những chức năng và thực thể
10
 Mỗi ô giao giữa dòng và cột có thể là
 C – chức năng tạo ra dữ liệu mới trong thực thể
 R – chức năng đọc dữ liệu trong thực thể
 U – chức năng cập nhật dữ liệu trong thực thể

5.6. Biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram_DFD) là một công cụ đồ họa mô tả luồng dữ liệu
luân chuyển trong một hệ thống và những hoạt động xử lý được thực hiện bởi hệ thống đó. Ở biểu đồ
luồng dữ liệu mức ngữ cảnh ta xác định chức năng và tác nhân tác động vào hệ thống, các thông tin ra
vào giữa chúng.
5.6.1. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng nhập hàng

11
12
5.6.2. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng nhập hàng

13
5.6.3. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng bán hàng

14
5.6.4. Biểu đồ luồng dữ liệu giải quyết sự cố với nhà cung cấp

5.6.5. Biểu đồ luồng dữ liệu giải quyết sự cố với khách hàng

15
 5.6.6. Biểu đồ luồng dữ liệu lập báo cáo

5.7. Các biểu đồ hoạt động

Hai dạng biểu diễn của biểu đồ phân rã chức năng:
Mô hình phân rã chức năng nghiệp vụ có thể biểu diễn ở hai dạng là dạng chuẩn và dạng công ty.
5.7.1. Biểu dồ dạng chuẩn
Dạng chuẩn được sử dụng đế mô tả các chức năng cho một miền khảo sát (hay một hệ thống
nhỏ). Biểu đồ dạng chuẩn là biểu đồ hình cây. Ở mức cao nhất chỉ gồm một chức năng, gọi là "chức
năng gốc" hay "chức năng đỉnh" . Những chức năng ờ mức thấp nhất gọi là "chức năng lá".

5.7.2. Biểu đồ dạng công ty

Dạng này được sử dụng để mô tả tổng thể toàn bộ chức năng của một tổ chức có quy mô lớn. Ở
dạng công ty, mô hình thường gồm ít nhất hai biểu đồ trở lên. Một "biểu đồ gộp" mô tả toàn bộ công
ty với các chức năng thuộc mức gộp (từ hai đến ba mức). Các biểu đồ còn lại là các "biểu đồ chi tiết"
dạng chuẩn để chi tiết mỗi chức năng lá của biểu đồ gộp. Nó tương ứng với các chức năng mà mỗi bộ
phận của tổ chức thực hiện, tức là một miền được khảo cứu.
Trên thực tế, người ta không chi tiết hoá ngay tất cả các chức năng ở mức thấp nhất
của biểu đồ. Thứ nhất, đó là việc làm rất tốn kém. Thứ hai, thật sự không cần thiết phải xây

16
dựng HTTT cho mọi bộ phận chức năng của tố chức. Để chọn những bộ phận tiếp tục khảo
sát và chi tiết hoá mô hình, người ta thường phải nghiên cứu phạm vi miền nghiệp vụ của tổ
chức liên quan đến hệ thống cần xây dựng.

17