THEO DÕ I XỬ LÝ TÀ I LIỆ U GIẤ Y TỜ

Để hiểu đượ c mố i quan hệ giữ a số liệu ngoà i đờ i và số liệu trên giấ y củ a mộ t mặ t hà ng

trong hệ thố ng, hã y theo dõ i thay đổ i thự c tế củ a mộ t mặ t hà ng trong kho hà ng đồ ng
thờ i ghi lạ i nhữ ng gì đang xả y ra vớ i số liệu trên giấ y củ a mặ t hà ng đó trong cù ng
khoả ng thờ i gian.
Ta có thể phá t hiện ra khi nà o hai dữ liệu chênh lệch nhau và khi nà o có lỗ i hệ thố ng
chẳ ng hạ n như mộ t mó n đồ đượ c di chuyển nhưng khô ng có giấ y tờ nà o cho phép hà nh
độ ng đó .
Phụ lụ c 1–2 cung cấ p mộ t ví dụ về điều gì có thể xả y ra nếu số liệu tồ n tạ i trên giấ y và số
liệu thự c tế củ a mộ t mặ t hà ng bắ t đầ u nhả y vọ t lên trướ c hoặ c sau nhau mà ngườ i thủ
kho khô ng hiểu đượ c lý do tạ i sao có việc nà y xả y ra.
Ví dụ :
Carr Enterprises hoạ t độ ng sá u ngà y mỗ i tuầ n, từ thứ Hai đến thứ Bả y. Nó có mộ t hệ
thố ng kiểm kê đượ c cậ p nhậ t và o lú c 4:45 chiều hà ng ngà y. Mặ c dù đượ c cậ p nhậ t hà ng
ngà y nhưng số lượ ng trên hồ sơ và trên kệ ở Phò ng Kho Nhỏ số 1 thườ ng khô ng câ n đố i.
Giá m đố c kho hà ng củ a Carr - Nate, đã quyết định đếm mọ i thứ trong Phò ng chứ a hà ng
nhỏ số 1 và o thứ Sá u hà ng tuầ n. Anh ấ y là m như vậ y trong hai thá ng. Và o cuố i thá ng thứ
hai, anh ấ y tứ c giậ n - cá c con số vẫ n khô ng khớ p.
Carr thuê Shawn, mộ t thá m tử kiểm kê xuấ t sắ c, để giú p truy tìm nguồ n gố c củ a vấ n đề.
Anh ấ y tin rằ ng mình đang đếm rấ t cẩ n thậ n, và nếu có vấ n đề gì thì đó là ở má y tính.
Nate tuyên bố vớ i mọ i ngườ i rằ ng “má y tính luô n bị lỗ i”.
Và o thứ Hai lú c 5:15 chiều, Shawn đề nghị họ kiểm tra mộ t hạ ng mụ c có vẻ mấ t câ n bằ ng
so vớ i số liệu củ a tuầ n trướ c.
Nate tuyên bố , "Tô i sẽ cho anh xem." Đưa mộ t bả n Bá o cá o Tình trạ ng Hà ng tồ n kho
hoà n toà n mớ i ra trướ c mũ i Shawn, Nate nó i: “Hã y nhìn nhữ ng vậ t dụ ng nà y. Nó bá o có
12 cá i trong kho. Khi chú ng tô i đếm chú ng và o tuầ n trướ c thì có 12 cá i. Tô i đã xem bá o
cá o sá ng nay và thấ y có 13 cá i trong số họ . Bâ y giờ nó ghi là có 12 cá i, nhưng tô i vừ a
nhìn và o kho hà ng thì thấ y có 15 cá i. Thấ y chưa, tô i đã bả o rồ i mà – má y tính luô n luô n
sai mà .”
Shawn hỏ i liệu anh ấ y có thể xem bả ng đếm củ a Nate vớ i cá c vậ t dụ ng trên đó từ tuầ n
trướ c khô ng. Tờ giấ y trô ng như thế nà y:
 Stock Status Report
Location Part Number Description U/M Quantity
AB1002 9063 Gidgets ea 127
AB1003 2164 Gadgets ctn 36
AB1004 1878 Widgets ea 10 12
AB1005 9201 Doodads dz 98
AB1006 5769 Whoohahs pkg 105 101

Shawn hỏ i ý nghĩa củ a cá c ký hiệu đó .

Nate trả lờ i rằ ng khi bả ng đếm có số lượ ng sai, anh ấ y sẽ “X” nó , viết lạ i đú ng số lượ ng và
chuyển tờ giấ y đó và o mụ c nhậ p dữ liệu.
Shawn hỏ i khi Nate nộ p bả ng đếm củ a mình. Nate trả lờ i, "Thứ Sá u – sao thế?"
Shawn nó i, “Tô i hiểu rằ ng anh phả i nộ p tờ giấ y và o thứ Sá u. Tô i đang hỏ i, mấ y giờ anh
nộ p chú ng?” Nate nó i anh ấ y là m việc đó và o khoả ng 5 giờ chiều. Nghĩ rằ ng Shawn đang
chỉ trích mình, Nate phò ng thủ nó i: “Nà y, họ bậ n nhậ p dữ liệu từ 4:30 trở đi. Họ đang
thự c hiện việc cắ t giả m, cậ p nhậ t và nhữ ng thứ tương tự . Vì vậ y tô i đợ i cho đến khi họ
là m xong.”
Shawn hỏ i khi nà o bả ng đếm củ a Nate đượ c nhậ p và o hệ thố ng. Nate nó i rằ ng anh ấ y
khô ng biết.
Shawn hỏ i Hillary, nhâ n viên nhậ p dữ liệu, khi nà o cá c tờ giấ y củ a Nate đượ c nhậ p và o.
Hillary trả lờ i rằ ng cô ấ y khô ng đặ t cô ng việc củ a Nate lên hà ng đầ u. Shawn vẫ n kiên trì.
Anh ấ y hỏ i lạ i, "Ai đã điền và o bả ng đếm củ a Nate và khi nà o chú ng hoà n thà nh?" Hillary
trả lờ i rằ ng cô ấ y là m việc và o thứ bả y nhưng để lạ i cá c tờ giấ y cho Carolyn, nhâ n viên
nhậ p dữ liệu khá c, nhậ p và o thứ hai.
Shawn hỏ i Hillary liệu cô ấ y có nhậ p bấ t kỳ widgets nà o và o hệ thố ng và o thứ Bả y
khô ng. Cô ấ y nó i rằ ng cô ấ y đã nhậ p thêm ba widgets và o hệ thố ng và o thứ Bả y.
Shawn hỏ i Carolyn cá ch cô ấ y xử lý việc nhậ p thô ng tin củ a Nate. Cô ấ y trả lờ i rằ ng cô ấ y
kéo mụ c trên mà n hình má y tính lên, kiểm tra xem tổ ng số trong má y tính có khớ p vớ i
số tiền viết tay củ a Nate hay khô ng và nếu khô ng, cô ấ y sẽ thay đổ i số liệu trong hệ thố ng
để khớ p vớ i số liệu củ a Nate.
Shawn đã lậ p biểu đồ về dò ng cho cá c vậ t dụ ng và anh ấ y đưa ra nhữ ng điều sau:
 Số lượng
Số lượng
Ngày trên hồ Ghi chú
trên kệ
sơ

- Khi bắ t đầ u kinh doanh và o thứ Sá u, hệ thố ng

tin rằ ng có 10 vậ t dụ ng. Thự c tế là có 12.
- Nate khô ng ghi lạ i kí hiệu cộ ng hoặ c trừ trên
Thứ sá u – bả ng đếm củ a mình. Anh ta gạ ch bỏ số 10 và viết
đó ng cử a và o số 12. Anh ta khô ng nộ p bả ng đếm củ a mình
10 12
doanh cho đến khi hệ thố ng đượ c cậ p nhậ t cho ngà y
nghiệp hô m đó .
- Khi kết thú c giờ là m việc và o thứ Sá u, hệ thố ng
vẫ n tin rằ ng có 10 vậ t dụ ng.
 Thự c tế là có 12.

- Khô ng ai nhậ p thô ng tin củ a Nate và o thứ Bả y.

Thứ bả y – Nate khô ng biết điều nà y - anh ấ y chưa kiểm tra.
đó ng cử a - Ba vậ t dụ ng đượ c thêm và o hệ thố ng và o thứ
13 15
doanh Bả y. - Khi kết thú c giờ là m việc và o thứ Bả y, hệ
nghiệp thố ng tin rằ ng có 13 vậ t dụ ng trong kho.
 Thự c tế có 15 vậ t dụ ng.

- Bá o cá o Tình trạ ng Hà ng tồ n kho củ a sá ng Thứ

Thứ hai – Hai phả n á nh cá c con số củ a Thứ Bả y.
13 15
sá ng sớ m - Trong ngà y thứ Hai, Carolyn xó a số 13 và nhậ p
số 12 từ tờ giấ y củ a Nate.

- Khi hệ thố ng đượ c cậ p nhậ t lú c 4:45 chiều thứ

Hai, Hồ sơ tồ n kho và Bá o cá o tình trạ ng Hà ng tồ n
Thứ hai –
kho mớ i phả n á nh rằ ng có 12 vậ t dụ ng.
đó ng cử a
12 15 - Thự c tế là có 15 vậ t dụ ng.
doanh
 Khi Nate bắ t đầ u đếm và o thứ Sá u, hệ thố ng
nghiệp
đã só t 2 vậ t dụ ng và sang thứ Hai, hệ thố ng
đã só t 3 vậ t dụ ng!

Như có thể thấ y từ ví dụ trong Phụ lụ c 1–2, số liệu thực và số liệu trên giấy của một
món đồ có thể nhảy vọt lên nhau. Điều quan trọng là phải hiểu rằng những tài liệu
này có thể tồn tại khác biệt hoàn toàn với nhau nếu như không có sự theo dõi sát
sao cách sản phẩm và thông tin sản phẩm di chuyển trong hệ thống.
Ý nghĩa của câu chuyện này: nếu bạn định ghi lại những thay đổi về số lượng hàng
tồn kho nhưng sẽ có các sự kiện tồn kho xen vào trước khi bất kỳ ai nhập thông
tin, thì bạn phải sử dụng hệ thống ký hiệu "cộng/trừ", ví dụ: +3, -4, . .. Khi bạn sử
dụng hệ thống ký hiệu cộng/trừ, nhân viên nhập dữ liệu sẽ cộng hoặc trừ số liệu
hiện tại, số liệu này sẽ bao gồm mọi sự kiện can thiệp

Trao đổi dữ liệu điện tử

(Electronic data interchange)

Những người quản lý kho trở nên bối rối nếu không có quy trình kiểm tra bản in
trên giấy mà họ có thể theo dõi. Làm sao có thể:
• một đơn đặt hàng được đặt?
• đơn hàng có được chấp nhận không?
• xác nhận đơn hàng được đưa ra?
• Hướng dẫn vận chuyển có được đưa ra không?
• thông báo sắp xếp vận chuyển được đưa ra?
• thời hạn sử dụng giấy tờ có được tạo ra cho một hạng mục trước khi nó được
đưa vào cơ sở không?
Tấ t cả nhữ ng sự kiện nà y và hơn thế nữ a có thể xả y ra trong mô i trườ ng khô ng cầ n giấ y
tờ thô ng qua trao đổ i dữ liệu điện tử .
Trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic data interchange - EDI) là nơi các giao dịch
kinh doanh thông thường được gửi qua các đường truyền thông tin tiêu chuẩn
(chẳng hạn như đường dây điện thoại) giữa các máy tính trong công ty hoặc giữa
máy tính của người mua và máy tính của nhà cung cấp.
Mộ t ví dụ về EDI trong mộ t cô ng ty
- Tại thời điểm nhập đơn hàng, thông tin về đơn hàng đó được truyền điện tử đến
bộ phận vận chuyển hoặc các hoạt động lựa chọn và vận chuyển đơn hàng, tới bộ
phận kế toán cho mục đích thanh toán, bộ phận bán hàng để xác minh đơn hàng,
v.v.
Mộ t ví dụ về EDI vớ i nhà cung cấ p
Ngườ i mua đặ t hà ng điện tử trự c tiếp từ má y tính củ a họ đến má y tính củ a nhà cung cấ p.
Sau đó , má y tính củ a nhà cung cấ p sẽ xá c nhậ n đơn hà ng bằ ng điện tử và truyền thô ng
tin về đơn hà ng đến bộ phậ n kế toá n và vậ n chuyển củ a nhà cung cấ p. Má y tính củ a nhà
cung cấ p cũ ng thô ng bá o điện tử cho ngườ i vậ n chuyển về lô hà ng sắ p tớ i. Má y tính củ a
ngườ i vậ n chuyển xá c nhậ n điện tử việc nhậ n hà ng và cung cấ p cho nhà cung cấ p thô ng
tin nhậ n hà ng và giao hà ng. Sau đó , má y tính củ a nhà cung cấ p sẽ thô ng bá o cho má y
tính củ a bạ n về ngà y, giờ , v.v. về đợ t giao hà ng sắ p tớ i. Tấ t cả điều nà y sẽ đượ c thự c hiện
mà khô ng cầ n bấ t kỳ sự can thiệp nà o củ a con ngườ i ngoà i việc đặ t hà ng ban đầ u.
- Người mua đặt hàng điện tử trực tiếp => Máy tính của nhà cung cấp => Xác nhận
đơn hàng => Truyền thông tin đến bộ phận kế toán và vận chuyển => Thông báo
điện tử cho người vận chuyển => Xác nhận việc nhận hàng => Cung cấp thông tin
nhận hàng và giao hàng => Thông báo về ngày, giờ nhận hàng.
Để EDI hoạ t độ ng, tấ t cả nhữ ng ngườ i tham gia hệ thố ng phả i đồ ng ý vớ i cá c quy tắ c
nghiêm ngặ t về nộ i dung, định dạ ng và cấ u trú c tin nhắ n.

Tóm tắt lại:

Mục tiêu của chương này là chỉ ra rằng hàng tồn kho tồn tại trong hệ thống của
bạn vừa là một hạng mục vật chất vừa là một hạng mục tồn tại trong hồ sơ của
bạn.