Organizacija doeka i prijema gosta

Poslovi prijema gosta

Gost mora imati osjeaj da je dobrodoao da bi se to postiglo osoblje hotela mora biti istinski zainteresirano za gosta (nasmijano, vedro, oslovljavati goste njihovim imenima, dobro sluati, izbjegavati rasprave i prepirke tj. gost mora osjetiti da je vaan)
Prije dolaska gostiju u hotel prijamni je odjel duan pripremiti sve za njihov prijam. Nakon dolaska u jutarnju smjenu recepcionar je duan provjeriti:

odlazak gostiju predvien za dananji dan neiznajmljene sobe od juer tj. ve slobodne sobe danas zauzete sobe u kojima su gosti i koji nee danas otii eventualno sobe koje se popravljaju, tzv. sobe na bolovanju najavu dolazaka gostiju prema rezervacijama na dananji dan prvo jutarnje izvjee domainstva.

Usporeivanjem navedenog stanja u sobama recepcionar e prema najavama dolazaka na dananji dan odrediti sobe koje e iznajmiti gostima. Zatim e obaviti sve pripremne radnje kako bi se ubrzala prijava i smjetaj gostiju. U pripremne radnje mogli bismo ubrojiti: blokiranje soba za dananji dolazak provjera soba u koje dolaze VIP gosti priprema hotelskih iskaznica (osobito za skupine gostiju) priprema kljueva (osobito za skupine)

Prilikom dolaska gosta u hotel, doekuje ga poasni vratar, koji pozdravlja gosta dobrodolicom, pomae mu izai iz vozila kao i pri vaenju prtljage koju predaje nosau prtljage te ga upuuje na recepciju.

Ako gost ima dokument o potvrenoj rezervaciji, recepcionar e zamoliti da ga vidi, a zatim diskretno provjeriti ispravnost dokumenta s najavom rezervacije. Nakon razgovora s gostom u vezi s potvrenim uvjetima iz rezervacije i boravkom u hotelu, te usaglaavanjem oko toga, recepcionar e zamoliti gosta osobne dokumente (osobnu iskaznicu ili putovnicu).

Zatim se gostu uruuje formular za registraciju i olovka, sa zamolbom da ga popuni itljivo (velikim slovima), a za to vrijeme e recepcionar ispisati hotelsku iskaznicu, pripremiti klju i napraviti kratku prijavu, te objasniti gostu osnovne pojedinosti u vezi s boravkom u uporabom hotelskih usluga, npr. vrijeme usluivanja obroka, radno vrijeme hotelskog bazena, mogunost upotrebe posebnih usluga i sl.

Zatim gostu prua iskaznicu, a klju nosau prtljage koji gostu pokazuje put do sobe, nosi prtljagu, otvara vrata sobe te prvi ulazi u sobu, stavlja prtljagu za predvieno mjesto i gostu pokazuje sobu i ureaje u njoj, te ga upuuje u njihov rad.

Ako je gost ve vie puta boravio u hotelu, ne bi ga trebalo svaki put pri dolasku zamarati istim formalnostima oko prijama. Gostu je puno drae ako ga vea na ulazu doeka nosa prtljage s kljuem njegove sobe i izravno ga prati u sobu. Gost e se malo odmoriti, osvjeiti i sii do recepcije.

Prijem gosta bez rezervacije

Ako gost dolazi u hotel bez potvrene rezervacije, iznimno je potreban gostoljubiv, profesionalan i dobrodoao pristup svi djelatnika prijamnog odjela. Ako slobodnih soba nema, gosta se o tome obavijesti, ali ga se tada moe ljubazno uputiti u najblii hotel koji ima slobodnih soba.

U sluaju da ima slobodnih soba, s gostom se dogovara o vrsti sobe, vrsti i cijeni usluge, duini boravka, tj.datumu odlaska, i nainu plaanja. Ako gost ostaje due od 1 noenja mora se napraviti prijam rezervacije i uputiti na evidentiranje u slubu rezervacija. Kad se gost odlui za boravak,postupak prijama je isti kao i za goste s rezervacijom.

Dolazi li gost prvi put u hotel, moe mu se ponuditi da sam izabere sobu glede opremljenosti i poloaja (ako to prije nije dogovoreno). Dunost pomonika efa recepcije ili glavnog recepcionara, a u manjim hotelima domaice, da gostu pokae sobe. Mora paziti da pokazuje potpuno pospremljenu sobu. Recepcionar privremeno blokira sobu kako je ne bi izdao dok traje pokazivanje.

Prijem skupine gostiju

Skupine gostiju gotovo uvijek u hotel dolaze s potvrenom rezervacijom smjetaja (bilo potvrdom da je ve plaeno, bilo voucherom, narudbenicom, kreditnim pismom, ekom ili nekim drugim sredstvom plaanja). Prilikom dolaska , dobrodolicu i ugodan boravak u hotelu poeli im obvezatno ef recepcije ili direktor hotela.

Dobro je da vodi ili turistiki pratitelj skupine sugerira gostima da priekaju u hotelskom holu, dok on s recepcionarom ne dogovori njihov razmjetaj po sobama. Ako je korespondencija hotelijera s agencijom uredna, valja pretpostaviti da recepcionar ima vaeu rooming listu na osnovi koje su pripremljene sobe, hotelske iskaznice i kljuevi.Vrlo je vano da se svim gostima iz skupine izdaju sobe na istom katu.

Voditelj skupine predaje recepcionaru original voucher i eventualne izmjene prema svojoj rooming listi, odnosno broju gostiju, a gosti prema brojevima soba predaju osobne isprave, te dobivaju hotelsku iskaznicu s kljuem; potom odlaze u sobe uz pratnju nosaa prtljage, (domaice ili portira).

Sve ostale pojedinosti oko dogovora o vremenu boravka, eventualnih izmjena aranmana, izleta i drugih posebnih usluga, voditelj skupine dogovara s predstavnikom recepcije. Recepcionar mora naznaiti u kojoj je sobi voditelj skupine i voza.

Radila: Kamenjaevi Almina, IV-1