Pengurusan GERKO

SISTEM FAIL
DAN
SURAT
MENYURAT

02/04/17 1
 Skop / Tajuk ( 2 jam )
Sistem dan jenis-jenis fail
Prosedur penulisan surat rasmi
Komunikasi rasmi melalui media
eletronik

02/04/17 2
 Apakah Sistem Fail?
Satu proses klasifikasi, penyususan
dan penyimpanan rekod supaya
ianya dapat diperolehi dengan
segera apabila dikehendaki
Seorang pegawai / pengurus perlu
mengetahui teknik penyimpanan,
rekod-rekod pentadbiran dan
penyelenggaraan fail

02/04/17 3
 Definisi fail
Proses penyimpanan segala rekod dan
dokumen untuk simpanan selamat
atau satu rangkaian aktiviti yang
bermula dan berkahir pada titik yang
sama

02/04/17 4
 Ciri-Ciri Umum Sistem Fail
Sesuatu dokumen itu mudah dicari
dan diperoleh dengan cepat apabila
diperlukan
Sistem fail itu tidak kompleks,
mudah dikendalikan dan difahami
serta tidak mengelirukan
Sistem fail perlu disesuaikan dengan
keperluan organisasi
02/04/17 5
 Ciri-Ciri Umum Sistem Fail
Sistem fail boleh diubahsuai jika perlu,
mengikut kehendak dan keadaan
organisasi.
Sistem fail perlu melibatkan kos yang
paling minimum
Dokumen yang difailkan perlu mendapat
perlindungan keselamatan daripada
kebakaran, kekotoran, bencana alam dan
kebocoran rahsia organisasi
Sistem fail perlu menggunakan ruang
yang paling minimum

02/04/17 6
 Pengkelasan Fail
Fail boleh dikelaskan berdasarkan;
Abjad
Perkara
Angka
Tempat dan kawasan
Menggunakan kod;
Nombor
Ringkasan

02/04/17 7
 .pengkelasan fail
Tahap pertama:
01. Kurikulum
02. Kokurikulum
03. Hal Ehwal Pelajar
04. Kewangan
05. Asrama

Kokurikulum SRKBT/02

02/04/17 8
 ..pengkelasan dan nombor
fail
Tahap kedua
Nombor Perkara
02/01 JK Kokurikulum
02/02 Sukan dan permainan
02/03 Unit Berunifom
02/04 Kelab dan Persatuan
Kokurikulum/Unit Berunifom SRKBT/02/03/

02/04/17 9
 ..pengkelasan dan nombor
fail
Tahap Ketiga
Nombor Perkara
01 Persekutuan
Pengakap
02 Pandu Puteri
03 Puteri Islam
04 Bulan Sabit Merah
SRKBT/02/03/02 Pandu Puteri
02/04/17 10
 ..pengkelasan dan nombor
fail
Tahap keempat
Nombor Perkara
01 Mesyuarat
02 Maklumat Ahli
03 Perlembagaan
04 Perancangan tahunan

SRKTB/02/03/02/01( ) - Mesyuarat
02/04/17 11
 Peringkat Keselamatan Fail
JENIS FUNGSI WARNA
RAHSIA BESAR Keselamatan Kuning berpalang
Negara merah (depan &
belakang)
RAHSIA Tender Merah Jambu
Kewangan berpalang Depan /
Belakang
SULIT Laporan sulit Hijau
Soalan
TERHAD Fail peribadi Putih
Dokumen
BIASA Terbuka Putih
Harian
02/04/17 12
 Sampul Kecil
Satu fail sementara dibuka keranafail
asal tidak ditemui.
Mengandungi satu tajuk sahala
Apabila sudah digunakan. Ianya
hendaklah ditutup dan dimasukkan ke
dalam fail besar
Fail ini tidak aktif

02/04/17 13
 Kertas Minit
Satu fail satu kertas minit.
Setiap surat masuk dan keluar perlu
diminitkan dan direkod
Menggunakan Borang Am 6
Kertas minit disematkan di sebelah kiri
fail
Kandungan masuk = dakwat merah
Kandungan keluar = dakwat hitam

02/04/17 14
 Penutupan Fail
Fail hendaklah ditutup setelah
mengandungi >= 100 kandungan(1
inci)
Setelah fail penuh, catatkan jilid 1 dan
menggunakan fail jilid 2 ;
MPKTR/02/03/Jld. 2/ ( )
Fail yang memerlukan tindakan
segera, dilabelkan Segera(Am 99B)
@ Tindakan Serta Merta(Am 99)

02/04/17 15
 Prosedur Penulisan Surat
Rasmi
Kategori Surat Rasmi :
Surat - menyurat dari jabatan
kerajaan dan persatuan induk dan
sebaliknya
Surat panggilan mesyuarat
memohon jawatan
Memohn ceramah.
Memohon lawatan.

02/04/17 16
 Format Umum
Logo, nama dan alamat persatuan
Nama jawatankuasa tertinggi (jika
perlu)
Nombor fail ( Ruj. Tuan & Ruj. Kami)
Tarikh
Alamat Penerima
Melalui (jika berkenaan)
Menghadap / pembukaan surat
02/04/17 17
 .format umum
Tajuk surat
Pembukaan dan kandungan surat
Cogan kata
Tandatangan, nama dan gelaran jawatan
Surat-surat salinan
Kependekan(initial) nama penulis dan
jurutaip

02/04/17 18
 Komunikasi rasmi
Media eletronik
Radio
Televisyen
E-mail
Faks
Media cetak
Akhbar
Majalah
Lain-lain
Poster
Banner
Brosur

02/04/17 19
 Bahan Rujukan
Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994),
Pengurusan Kokurikulum, Kuala
Lumpur: Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd.

Kementerian Pendidikan Malaysia.

(1990 ). Buku Panduan Gerak Kerja
Kokurikulum Sekolah Rendah.
Kuala Lumpur: Pusat Perkembangan
Kurikulum dan Dewan Bahasa dan
Pustaka

02/04/17 20
 Rumusan
Guru penasihat / jurulatih yang baik perlu arif
mengenai pengurusan fail dan dapat menulis
surat yang tepat dan berkesan
Mengawas dan memantau jawatankuasa
menguruskan fail dan surat menyurat
Surat menyurat merupakan imej persatuan
dan organisasi

02/04/17 21
 Tugasan(3 org 1kump)
Surat pemberitahuan tentang
lawatan kokurikulum ke pihak luar.
Surat Jemputan kepada VVIP untuk
perasmian/penutupan
Surat permohonan menggunakan
kemudahan kemudahan di Institusi
lain

02/04/17 22
 Surat jemputan kepada IPG lain
berkaitan pertandingan Jemputan
Surat menjemput penceramah luar bagi
satu program di ipg
Surat makluman kepada pihak POLIS
berkaitan Ekspedisi Ke Gunung Tahan
Surat memohon bantuan kewangan dari
pihak swasta bagi menjayayakan
kempen anti denggi
02/04/17 23