T.C.

CUMHURBAŞKANLIĞI
Devlet Arşivleri Başkanlığı

Arşiv İş ve İşlemleri

Fatih YILMAZ

fatih.yilmaz@devletarsivleri.gov.tr
 Arşiv Mevzuatı ve Arşiv Bilinci

Geleceğin Geçmişini Oluşturan

Tüm Belge Üreticilerine İthafen!
Arşiv Mevzuatı ve Arşiv Bilinci
Milli arşivlerimizin korunması ve
11 Numaralı değerlendirilmesiyle ilgili her türlü görev, 11
Cumhurbaşkanlığı
Numaralı Cumhurbaşkanlığı kararnamesi ile
Kararnamesi
Devlet Arşivleri Başkanlığına verilmiştir.

5070
Sayılı Kanun “Elektronik İmza Kanunu”

4982 “Bilgi Edinme Hakkı Kanunu”

Sayılı Kanun

Devlet Arşiv Hizmetleri TS Standartları

Hakkında Yönetmelik 13212; 13298
Arşiv Mevzuatı ve Arşiv Bilinci
Gelecek bilgiyle şekillenir; tarih belgeyle yazılır.

Orhun Kitabeleri
yazarı bilinen en eski Türk belgesidir.

Neden Kaplumbağa kaidesi?

Arşiv Mevzuatı ve Arşiv Bilinci
Gelecek bilgiyle şekillenir; tarih belgeyle yazılır.

En Eski
Osmanlı Belgesi
I.Murad’a Kandilci Abdullah’ın duası
1360

Kağıt ve mürekkep
660 yıl nasıl dayanabildi?
 Arşiv Mevzuatı ve Arşiv Bilinci

Piri Reis’in Haritasının

Diğer Parçalarına
Ne Oldu?
-Osman Hamdi Bey
-Halil Ethem Bey
Arşiv Mevzuatı ve Arşiv Bilinci
Belge/Bilgi İlişkisi

1517 Ridaniye Savaşı’ndan

2003 Körfez Savaşı’na
Bilgi ve Belge aktarımı
 Arşiv Mevzuatı ve Arşiv Bilinci
Belgelerin gelecek nesillere aktarılması

Belgelerimiz Korunabiliyor mu?

25.08.2000
Tarihli Haber
 Arşiv Mevzuatı ve Arşiv Bilinci
Tasarruf

Bir Ton kağıt üretimi için 17 ağaç kesilir. Dünyada her üç

ağaçtan biri kağıt üretimi için kesilmektedir.

Bir Ton kağıt, 36 ton Karbon gazı salınımına neden

olur.

Bir Ton kağıt üretimi için 26 Ton su harcanır.

 Dosyalama Usulleri ve Belge Yönetimi

Kavramlar

Belge

Kamu kurum ve kuruluşları ile

gerçek ve tüzel kişilerin iş ve işlemleri
neticesinde oluşan, üretim biçimleri ve
donanım ortamları ne şekilde olursa
olsun bir bilgiyi içeren yazılmış,
çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli
veya elektronik kayıtlardır.
 Dosyalama Usulleri ve Belge Yönetimi

Kavramlar

Dosya

Aynı konuyu, işi veya faaliyeti içeren

yazılar grubudur.
 Dosyalama Usulleri ve Belge Yönetimi

Kavramlar

Vaka Dosyası
Her bir işlem için açılan, yürütülen iş ve
faaliyet ile ilgili tüm belgelerin bir arada
tutulduğu dosyadır.
Personel dosyası
Proje dosyası
Mahkeme dosyası
Öğrenci dosyası
Etkinlik veya seminerler
Eğitim Programları
 Dosyalama Usulleri ve Belge Yönetimi

Kavramlar

Dosya Bütünlüğü
 Dosyalama Usulleri ve Belge Yönetimi

Fiziksel Belgenin Üretimi ve Dosyalanması

 Belge konusuna göre seçilen Standart Dosya Plan kodu ve Resmi

Yazışmalar Hakkında Usul ve Esaslara göre üretilir.

Konusuna, faaliyetine ve hangi işin bir parçasıysa ona ait dosyasına

kaldırılır.
 Dosyalama Usulleri ve Belge Yönetimi

Fiziksel Belgenin Üretimi ve Dosyalanması

Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında

Yönetmeliğe göre resmi yazışmalar;
- Elektronik ortamda e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun olarak
hazırlanır,
- Güvenli elektronik imza ile imzalanır
- Muhatapları ile elektronik ortamda paylaşılır,
- Elektronik ortamda saklanır,
- Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler, çıktısı alınarak el
yazısıyla atılan imza ile imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz.
Dosyalama Usulleri ve Belge Yönetimi

Fiziksel Belgenin Üretimi ve Dosyalanması

 Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda resmî yazışmalar, el

yazısıyla imzalanan belgelerle yapılır. Bu belgelerin gönderilmesi ve
saklanması fiziksel ortam şartlarına göre gerçekleştirilir;

 Çok Gizli, Gizli, Özel yazılar bu kapsamda değerlendirilir. Bu

yazışmaların sadece sayı alma ve kayıt işlemleri elektronik ortamda
gerçekleştirilir.

 Hizmete Özel yazılar da gizli yazışma türleri içerisinde

değerlendirilse de Yazışma Usul ve Esaslarında elektronik ortamda
üretilmelerine müsaade edilmiştir.
Dosyalama Usulleri ve Belge Yönetimi

Fiziksel Belgenin Üretimi ve Dosyalanması

Belgeler gelen ve giden şeklinde aynı dosyada değil;

konusuna yada faaliyetine göre açılan dosyalarda
kronolojik olarak dosyalanır.
Dosyalama Usulleri ve Belge Yönetimi

Elektronik Belgenin Üretimi ve Dosyalanması

 Belge konusuna göre seçilen Standart

Dosya Plan kodu ve Resmi Yazışmalar
Hakkında Usul ve Esaslara göre üretilir.

 Varsa diğer bir SDP koduyla il ve ülke

koduyla yada özel kodla ilişkilendirilir.
Dosyalama Usulleri ve Belge Yönetimi

Elektronik Belgenin Üretimi ve Dosyalanması

Personel Dosyaları
Proje Dosyaları
Satın alma Dosyaları
Eğitim Dosyaları
Olurlar
Şirketler
Ülkeler/İller/İlçeler
 Dosyalama Usulleri ve Belge Yönetimi

Kavramlar
STANDART DOSYA PLANI KONU GRUPLARI
000-099
  KONU GRUPLARI KOD
Ortak Alan ARALIĞI
(Tüm kamu kurum GENEL KONULAR 000-099
ve kuruluşları) ANA HİZMET FAALİYETLERİ 100-599
  Araştırma ve Planlama İşleri 600-619
  Basın ve Halkla İlişkiler İşleri 620-639
  Hukuk İşleri 640-659
100-599
  Teftiş/Denetim İşleri 660-679
Ana Hizmet   Bilgi-İşlem İşleri 700-719
Faaliyetleri   Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği 720-749
  Emlak ve Yapım İşleri 750-769
  Eğitim İşleri 770-799
600-969   İdari ve Sosyal İşler 800-819
  Tanıtım ve Yayın İşleri 820-839
Ortak Alan
  Mali İşler 840-869
(Tüm kamu   Özel Kalem ve Protokol İşleri 870-899
kurum ver   Personel İşleri 900-929
kuruluşları)   Satınalma ve Satış İşleri 930-949
  Sivil Savunma İşleri 950-969
Standart Dosya Planı
 Dosyalama Usulleri ve Belge Yönetimi

Kavramlar

000-099
Ortak Alan
(Tüm kamu kurum
ve kuruluşları)

100-599
Ana Hizmet
Faaliyetleri

600-969
Ortak Alan
(Tüm kamu kurum
ver kuruluşları)
 Dosyalama Usulleri ve Belge Yönetimi

Standart Dosya Planı Kullanımı

020 Olurlar, Onaylar Kodunun Kullanımı

Eğitici Görevlendirme
Sayı : E.72424901-774.01.04-0854 Yazışma kodu/belge üretimi
Konu: Eğitici Temini

903.07.02 020 Personel Özlük Dosyası

Personel Özlük İşleri Olurlar/onaylar Fatih YILMAZ [C-317]
-Görevlendirme
-Kurumdışı
 Dosyalama Usulleri ve Belge Yönetimi

Standart Dosya Planı Kullanımı

99 Diğer Kodunun Kullanımı

Sadece ortak alanlarda

190 adet diğer kodu var.

99 Diğer kodu kullanırken mümkün

olduğunca ilgili olduğu konunun diğeri
seçilmelidir.
 Dosyalama Usulleri ve Belge Yönetimi

Standart Dosya Planı Kullanımı

 Dosyalama Usulleri ve Belge Yönetimi

Standart Dosya Planı Kullanımı

İmza

Parmak İzi

Elle atılan imza

Elektronik İmza İnkar edememe

Kimlik
doğrulama
Veri bütünlüğü
Biometrik İmza
 Dosyalama Usulleri ve Belge Yönetimi

Kurum Adı/Logo

Kurum Kodu

Dosya Kodu

Dosya Konusu

Dosya Yılı

Fiziki Dosyalama
 Dosyalama Usulleri ve Belge Yönetimi

Fiziki Dosyalama
 Hatalı Dosyalama

T.C.
CUMHURBAŞKANLIĞI T.C. T.C. T.C. T.C.
DEVLET ARŞİVLERİ CUMHURBAŞKANLIĞI CUMHURBAŞKANLIĞI CUMHURBAŞKANLIĞI CUMHURBAŞKANLIĞI
BAŞKANLIĞI DEVLET ARŞİVLERİ DEVLET ARŞİVLERİ DEVLET ARŞİVLERİ DEVLET ARŞİVLERİ
BAŞKANLIĞI BAŞKANLIĞI BAŞKANLIĞI BAŞKANLIĞI
Strateji Geliştirme Strateji Geliştirme
Dairesi Başkanlığı Strateji Geliştirme Strateji Geliştirme Strateji Geliştirme
Dairesi Başkanlığı Dairesi Başkanlığı
565454 565454 565454
Dairesi Başkanlığı Dairesi Başkanlığı
565454 565454
000

ULAŞTIRMA VE ALTYAPI BAKANLIĞI

Muhtelif Yazışmalar
Genel Konular

Gelen Evrak

Giden Evrak

2018 2018 2018

2018

25.08.2022 201829
Fiziksel Evrakın Osmanlıda Teşekkülü
ve Dosyalanması

Belge, geleniyle gideniyle, ekleriyle

bir bütündür.

Osmanlı Devleti’nde Belge Örneği

 Arşiv İşlemleri

Arşiv Belgesi
Son işlem tarihi üzerinden yirmi yıl geçmiş veya
on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca
bağlanmış bulunan ve günlük iş akışı içinde
işlevi bulunmayan üretim biçimi ne olursa olsun
geleceğe, tarihi, siyasi, ekonomik… değer olarak
intikal etmesi gereken belgedir.

Arşivlik Belge
Süre bakımından arşiv belgesi vasfını kazanmayan veya
bu süreyi doldurmasına rağmen güncelliğini
kaybetmeyen, hizmetin yürütülmesi açısından işlevi olan
belgedir.
 Arşiv İşlemleri

Kurum ve kuruluşlara getirilen

mükellefiyetler
Ellerinde bulundurdukları her türlü belgenin;
-yangın, hırsızlık, rutubet, sıcaklık, su baskını, toz
ve her türlü hayvan ve haşeratın tahribatına karşı
korunmasından ve mevcut asli düzenleri içerisinde
muhafaza edilmesinden sorumlular.

Ayıklama ve İmha İşlemleri

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının

Teşkili
 Belge Yönetimi

Belgeleri, üretim aşamasından itibaren ele alarak değerlendirmek,

düzenlemek, ayıklamak ve istenildiğinde hizmete sunmak için gerçekleştirilen
uygulama ve teoriler bütününü,
 Belge Yöneticisi

Belgenin üretim, dağıtım, paylaşım, erişim, koruma ve güvenlik

süreçlerine dair iş ve işlemlerini belirler.
 Belge Devir İşlemleri

Her yılın ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait

dosya/klasörler uygunluk kontrolünden
geçirilir. 10-14 Yıl
İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi
taşıyan dosya/klasör etiketi üzerine en yüksek
gizlilik dereceli belgenin ibaresi yazılır.

İşlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak

eksiklikleri giderilmiş dosya/klasörler, müteakip takvim yılının
ilk üç ayı içerisinde arşivlere devredilir.
Belge Devir İşlemleri

Her yılın ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait

10-14 Yıl
dosya/klasörler uygunluk kontrolünden geçirilir.

x
Yönetim Genel Sekreterlik

60969406
50.02.04
Yönetim
Kararlar
Kurulu
Kararları

1997/1-12
1997 1997
Belge Devir İşlemleri

İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan

dosya/klasör etiketi üzerine en yüksek gizlilik dereceli
belgenin ibaresi yazılır. 10-14 Yıl
Genel Sekreterlik

60969406
050.02.04
Yönetim
Kurulu
Kararları

1997/1-12
1997
Gizli
 Birim Arşivi

1-5 Yıl

Kamu kurum ve kuruluşlarında yapılan iş ve işlemler, haberleşmeler ile

gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler neticesinde oluşan, güncelliğini
kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içinde işlevi bulunan ve
kullanılan belgelerin ilgili birimlerince belirli bir süre saklandığı arşivdir.
 Birim Arşivine Belge Devri
EK-2

DOSYA/KLASÖR İÇERİK LİSTESİ

İşlemi tamamlanan dosyalar, birim arşivine “Dosya İçerik Birimi: Edebiyat Fakültesi / Tarih Bölümü
Sıra
Tarih Sayı Konusu
Dosya No: 25

Adedi Açıklamalar
No
Listesi” ve uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt 1 01.09.2004 8850 Ders Programları Oluru 1

defterleri veya föyleri ile birlikte teslim edilir.

2 05.06.2004 8500 Seçmeli Ders Programları 20

3 23.07.2004 8666 Zorunlu Ders Programları 10

4 2000-2005 - Program Örnekleri 60

Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzerleri Birim
Arşivine devredilmez ilgili birimlerinde
muhafaza edilir.

Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme birim

arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli
düzenleri bozulmadan saklanır.
Birim ve Kurum Arşivlerine Devir Örnekleri
Birim ve Kurum Arşivlerine Devir Örnekleri
 Kurum Arşivi

Yükümlülerin merkez teşkilatlarında yer alan, belgelerin birim arşivlerine ve

merkezi arşivlere nazaran daha uzun süreli saklandığı arşivlerdir.
 Üniversite Arşivleri

Kurum Belge Merkezi ve Arşivi

 Üniversite merkez teşkilatı içerisinde yer alan, birim belge merkezi ve arşivine
göre belge ve materyallerini daha uzun süreli muhafaza eden,

 ayıklama-imha işlemlerini yürüten,

 üniversitenin tümünün belge yönetimi ve arşiv çalışmalarını koordine eden ve

denetleyen

birimdir.
 Üniversite Arşivleri

Birim Belge Merkezi ve Arşivi

 Üniversite birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucu

 kendiliğinden oluşan,

 günlük iş akışı içinde kullanılan

 güncel ve yarı güncel belge ve materyallerin belirli bir süre saklandığı ve gerekli
işlemlerin yapıldığı

arşivlerlerdir.
 Üniversite Arşivleri

Ayrıcalıklı Belge Merkezi ve Arşivi

 Fakülte, enstitü, yüksekokul, hastane gibi üniversite birimlerinin görev ve

faaliyetleri sonucu kendiliğinden oluşan,

 belge/dosya ve materyallerin saklandığı,

 belge/dosya ve materyalleri koruma, saklama, değerlendirme, ayıklama-imha

işlemlerini

 Kurum Belge Merkezi ve Arşivi’nin koordine, denetim ve talimatları

doğrultusunda yürüten
arşivdir.
Belgenin Devlet Arşivlerine Devri

Saklama Süreli Dosya Planlarına

göre kurumlarında bulunması
gereken süreyi tamamlayan «Arşiv
Malzemesi» kapsamındaki belgeler
Dosya Planlarına göre aksiyonlar
alırlar.

Planlarda yer alan «A» kodlu dosya

ve belgeler ise uzun süre saklanmak
ve devletin hafızasında yer almak
maksadıyla Devlet Arşivleri
Başkanlığına devredilir.
 Mehmet Akif Ersoy Üniversitesi

20 Temmuz 1982 tarih ve 41 sayılı kanun hükmünde kararname ile kurulan

Akdeniz Üniversitesi Rektörlüğüne bağlanan Burdur Eğitim Fakültesi ve Burdur Meslek
Yüksek Okulu ile yola çıkılan oluşum 1992 yılında 3837 sayılı yasa ile kurulan
Süleyman Demirel Üniversitesi'ne bağlanarak devam etmiştir. 01.03.2006 tarih ve 5467
sayılı kanunla kurulmuştur.
20 Temmuz 1982 tarih ve 41 sayılı kanun hükmünde kararname ile
kurulan Akdeniz Üniversitesi Rektörlüğüne bağlanan Burdur Eğitim
Fakültesi ve Burdur Meslek Yüksek Okulu ile yola çıkılan oluşum 1992
yılında 3837 sayılı yasa ile kurulan Süleyman Demirel Üniversitesi'ne
bağlanarak devam etmiştir. 01.03.2006 tarih ve 5467 sayılı kanunla
kurulmuştur.
Belgenin Devlet Arşivlerine Devri
 Tasfiye İşlemleri/Ayıklama ve İmha

Ayıklama Saklama

Transfer İmha
 Kamu kurum ve kuruluşlarının üstlenmiş oldukları görev ve
fonksiyonları sonucu belgeler meydana gelmektedir.
Bu belgelerden Arşiv Belgesi niteliği kazananlar süresiz bir
şekilde saklanmakta iken ileride kullanılmasına ve saklanmasına
lüzum görülmeyen belgeler ise oluşturulan planlar doğrultusunda
tasfiye edilmektedir.
 Bu planlar Arşiv Belgesi Tespit Çalışmaları ve Saklama Süreli
Standart Dosya Planı gibi çalışmalardır.
Bu çalışmalar sonucunda hangi belgelerin ne kadar saklanacağı
ve saklama süresi sonunda hangi işlemlere tabi olacağı belirlenmiştir.
Kurum ve kuruluşların saklanmasına lüzum görülmeyen belgeler
üzerindeki çalışmaları Ayıklama ve İmha komisyonlarınca yerine
getirilmektedir.
Ayıklama ve İmhanın Amaç ve Önemi

Arşivlerde biriken belgelerden, işlemi tamamlanmış olup da

herhangi bir değere sahip olmayanları ayıklayıp, imha ederek
bu mekânlardaki yer darlığına ve karışıklığa son vermek
 Ayıklama ve İmhanın Amaç ve Önemi

Kullanılabilir ve bir değere sahip olan belgelerin kolayca

düzenlenmesini ve bu belgelere hızlı ulaşımın sağlanmasını
temin etmek, yer ve iş kaybına mâni olmaktır.
 Ayıklama ve İmhanın Amaç ve Önemi

Bir çok kurum ve kuruluşun arşivleri belgelerle doludur,

istenen bilgi ve belgelere erişim zaman almakta veya belgelere
hiç erişilememektedir.
Bunun başlıca sebebi ise düzenli ve sistemli bir arşivlemenin
olmaması, periyodik ayıklama ve imha işleminin
yapılamayışıdır.
 Ayıklama ve İmhanın Amaç ve Önemi

Kurum ve kuruluşlarca işlemi tamamlanan veya denetim

süresini tamamlayan belgeler içlerinde “arşiv belgesi”
olabileceği düşünülmeksizin imha edilmiştir.

Bu tutum kişisel ve kurumsal hakların kaybolmasına, Türk

tarihine ışık tutacak Devlet ve Millet hayatını ilgilendirecek
belgelerin yok olmasına sebep olmuştur.
 Ayıklama ve İmhanın Amaç ve Önemi

Ayıklama ve İmha Komisyonları marifetiyle yapılacak bir

ayıklama ve imha işlemi “Arşiv belgesi”nin kayba uğramasını
önleyecektir.
Ayıklama ve İmhanın Komisyonlarının Teşkili
 Tasfiye İşlemleri/Ayıklama ve İmha
Kurum Belge Merkezi ve Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu
Başkan
Üniversite Genel Sekreteri Değişken üyeler
Daimi Üye
Üye:
Üye: Ayıklama-İmha
Kurum Belge Merkezi ve işlemleri yapılacak birimin
Arşivi Müdürü Birim Amiri
Üye:
Üye:
Ayıklama-İmha
Üniversitenin iş, işlem ve
işlemleri yapılacak birimin
hizmetleri hakkında bilgi ve tecrübe
Birim Belge Merkezi ve
sahibi, üniversite mezunu rektörlük
Arşivi sorumlusu
personeli
Üye:
Ayıklama-İmha işlemleri
yapılacak birim personeli
 Tasfiye İşlemleri/Ayıklama ve İmha
Ayrıcalıklı Belge Merkezi ve Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu
Başkan
Fakülte, Yüksekokul, Enstitü Sekreterleri,
Merkez Sekreterleri/Müdürleri, Hastane
Müdürü/Müdür Yardımcısı vb.

Daimi Üye Değişken üyeler

Üye: Üye:
Ayrıcalıklı Birim Belge Ayıklama-İmha
Merkezi ve Arşivi işlemleri yapılacak Ünite
sorumlusu/sorumluları Amiri
Üye:
Ayıklama-İmha işlemleri
yapılacak ünite personeli
Tasfiye İşlemleri/Ayıklama ve İmha

İmha işlemi Kurum Belge Merkezi ve Arşivi tarafından yapılır.

Birim Belge Merkezi ve Arşivinde ayıklama ve imha işlemleri yapılmaz.

Kurum Belge Merkezi ve Arşivi tarafından hazırlanan belge/dosya imha

listeleri için Devlet Arşivleri Başkanlığının onayı alınır.

Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşivleri tarafından hazırlanan belge/dosya imha

listeleri için Rektörlük Kurum Belge Merkezi ve Arşivi’nin onayı alınır.

İmha listeleri ve imha onayları olmayan belge/dosya ve materyaller Kurum Belge

Merkezi ve Arşivi tarafından teslim alınmaz.
 Ayıklama Ve İmha Komisyonlarının Çalışma
Esasları
Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen
malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri
ayıklamaya tâbi tutarlar.
Komisyon, her yılın mart ayı başında çalışmaya başlar.
Komisyon üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu
ile alır. Tereddüt halinde söz konusu belgelerin saklanmasına
karar verilmiş sayılır.
İmhası reddedilen belgeler sonraki yıllarda ilgili komisyonca
yeniden değerlendirilir.
Ayıklama İşlemine Tabi Tutulmayacak Belgeler

■ Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan,

■ Mevzuat hükümleri ve saklama planlarına göre saklama
süresini tamamlamayan,
■ Herhangi bir davaya konu olan belgeler, öngörülen saklama
süresi tamamlanıncaya veya sonuçlanıncaya kadar, ayıklama
ve imha işlemine tabi tutulamaz.
 İmha Edilecek Belgeler

Şekli ne olursa olsun her çeşit tekit yazıları,

Elle, daktilo ile veya başka bir teknikle yazılmış her çeşit
müsveddeler,
Resmî veya özel her çeşit zarflar (Tarihî değeri olanlar hariç),
Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan
yazışmalardan geriye kalanlar (anket, soru kâğıtları, istatistik
formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve
benzeri hazırlık dokümanları),
 İmha Edilecek Belgeler

Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve

çoğaltılmış örnekleri,
Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire,
kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin
fazla kopyaları,
Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası
gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat
hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan
yazışmalar,
 İmha Edilecek Belgeler

Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür,

kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli
yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve
dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar,
kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür,
sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği
sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde
tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,
 İmha Edilecek Belgeler

Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü
yazışmalar,
İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve
şikâyetler,
Sınav duyuruları, başvurular, sınav tutanakları, sınav yazılı
kâğıtları, sınav sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri.
Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları,
davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,
 İmha Edilecek Belgeler

Elektronik ortamda hazırlanmış olan belgelerde de yukarıda

sayılan hükümlere bağlı kalmak kaydı ile sistem tarafından
dosya planları ve saklama planlarına göre imha listeleri
hazırlanır. Oluşturulan listelerin komisyonca değerlendirilmesi
yapıldıktan sonra onayı müteakip belgelerin kendisi, üst verisi ve
günlük işlem bilgileri silinir veya sistem dışına alınır.
SDP ile İmha Edilecek Belgeler
 TCK 138

Kanunların belirlediği sürelerin geçmiş

olmasına karşın verileri sistem içinde
yok etmekle yükümlü olanlara
görevlerini yerine getirmediklerinde bir
yıldan iki yıla kadar hapis cezası verilir.
 İmha Listelerinin Düzenlenmesi ve Kesinlik
Kazanması

İmha edilecek belgeler için İmha Listesi hazırlanır ve listenin her

sayfası komisyonun başkanı ve üyeleri tarafından imzalanır.
Hazırlanan imha listeleri;
Merkez teşkilatlarda, Devlet Arşivleri Başkanlığının uygun
görüşü alındıktan sonra, kurum ve kuruluşun en üst amirinin
veya yetki verdiği kişinin onayına müteakip,
Taşra, bölge ve yurt dışı teşkilatlarında ise kurum arşivinin
uygun görüşü alındıktan sonra bu birimlerin en üst amirinin veya
yetki verdiği kişinin onayına müteakip kesinlik kazanır.
 İmha Listelerinin Düzenlenmesi ve Kesinlik
Kazanması

Onay işlemlerinde belgelerin ne şekilde imha edileceği hususu

belirtilir.
İmhasına karar verilen belgeler, imha işlemleri kesinlik
kazanıncaya kadar düzenli bir şekilde muhafaza edilmelidir.
İmha işlemi, düzenlenecek tutanakla tespit edilir.
Hazırlanan imha listeleri, tutanakları ve bunlarla ilgili her türlü
belge on yıl süreyle muhafaza edilir.
İmha Şekilleri

İmha edilecek belgeler, başkaları tarafından görülüp okunması

mümkün olmayacak şekilde parçalanır ve geri dönüşümde
kullanılmak üzere değerlendirilir.
Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş
belgenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.
E-Arşivlerde tutulan belgelerin imhası, görülüp okunması ve
kullanılması mümkün olmayacak şekilde sistemden çıkarılarak
tasfiye edilir.
Örnek İmha Listesi
 İMHA TUTANAĞI

Ayıklama ve İmha Komisyonu’nca ……………………………………..

birimine ait evrak ayıklama işlemine tabi tutulmuş ve muhafazasına lüzum
görülmeyenler, imha listeleri hazırlanmak suretiyle imhaya ayrılmıştır.
.................................................................................. sayılı ………………
Makamının onayını müteakip, yukarıda zikredilen evrak ……………. tarihinde,
kıyılmak suretiyle imha edilmiştir.

Başkan Üye Üye Üye Üye

 İmha İşlemi
(Devlet Arşivleri Başkanlığı Ergazi Atık Kağıt Parçalama ve Balyalama Ünitesi )
77
İmha Öncesi İmha Sonrası

80
İmha Öncesi İmha Sonrası

81
Tavsiyeler

Bir web sitesi oluşturularak Belge Yönetimi ve Arşiv çalışmaları ile ilgili her
türlü bilgi, rehber, çalışma, duyuru, haber vb. personele iletilmelidir.
Bu web sitesinde şunlar yer almalıdır:

 Genel belge yönetimi ile ilgili prosedürlerin hazırlanması.

 Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt Yönergelerinin hazırlanması.
 İmza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergelerinin hazırlanması.
 Dosya Planının uygulanması.
 Belgelerin korunmasına ilişkin süreçlerin belirlenip takibinin yapılması.
 Belge/Bilgi erişim yükümlülüklerinin belirlenmesi.
 Belge/Dosya değerlendirme ayıklama ve imha süreçlerinin belirlenmesi.
Soru-Cevap
 Teşekkürler…
fatih.yilmaz@devletarsivleri.gov.tr

Belge Tespit ve Değerlendirme Dairesi Başkanlığı

2021