‫مهارات وفنون اإلتيكيت والبروتوكول‬

‫د‪ .‬كمال محمد الشاعر‬

‫أستاذ مساعد‬
‫كلية التربية ‪ -‬جامعة فلسطين‬
‫المحاضرة التاسعة‬

‫‪ ‬‬ ‫‪1‬‬
 ‫الفصل الثاني‬
‫الزيارات الرسمية‬
‫المراحل المختلفة لإلعداد والتخطيط والتنفيذ لبرنامج زيارة رسمية‪،‬وذلك‬
‫على النحو التالي‪:‬‬
‫أوالً‪ :‬اإلعداد لبرنامج زيارة رسمية‪.‬‬
‫ثانيا ً‪ :‬التخطيط المبدئي للبرنامج‪.‬‬
‫ثالثا ً‪ :‬التخطيط النهائي لبرنامج‪.‬‬
 ‫أوال‪ :‬اإلعداد لبرنامج زيارة رسمية‪:‬‬
‫يس'تلزم اإلعداد ل'برنامج زيارة رس'مية ضرورة حص'ول رج'ل المراس'م أ'و رج'ل‬
‫العالقات العام'ة عل'ي معلومات دقيق'ة‪ ،‬ومؤكدة‪ ،‬وال تقوم عل'ي االحتماالت تشم'ل‬
‫اآلتي‪:‬‬
‫‪ -1‬االسم الكامل للضيف‪ ،‬واأللقاب أو الرتب التي تسبق اسمه أو تلحقه‪.‬‬
‫‪ -2‬اسم الدولة التي ينتمي إليها الضيف‪ ،‬وشعارها‪ ،‬ونشيدها الوطني‪.‬‬
‫‪ -3‬مدة الزيارة بالتحدي''د‪ ،‬وموع''د الوص''ول‪ ،‬والس''فر‪ ،‬ووس''يلة الس''فر‪ ،‬ومكان‬
‫االستقبال‪ ،‬ويراعي ضرورة االتفاق المسبق علي ذلك مع الجانب المضيف‪.‬‬
‫‪ -4‬الهدف األس'اسي للزيارة‪ ،‬ه'ل ه'ي زيارة عم'ل‪ ،‬أ'و س'ياحة أ'و خاص'ة‪ ،‬أ'و‬
‫زيارة مرور‪ ،‬أو أن الزيارة تتضمن أكثر من هدف؟‬
‫‪ -5‬تعيين مرافقة أو مرافق في حالة اصطحاب الضيف الزائر للسيدة قرينته‪.‬‬
‫‪ -6‬بيانات كامل'ة ع'ن أس'ماء ووظائ'ف أعضاء الوف'د وه'ل يض'م تشكي'ل الوف'د وفود‬
‫أخري" إعالمية أو رجال أعمال"‬
‫‪ -7‬اللغ'''ة المس'''تخدمة ف'''ي المباحثات وأثناء الزيارة وذل'''ك إلعداد مجموع'''ة‬
‫الترجمة المناسبة في حالة االحتياج إلي مترجمين‪.‬‬
‫‪ -8‬الرغبات العام'ة للضي'ف مث'ل األماك'ن العام'ة الت'ي يرغ'ب ف'ي زيارته'ا أ'و‬
‫األشخاص الذين يرغب في مقابلتهم‪.‬‬
‫‪ -9‬الرغبات الخاص'ة للضي'ف مث'ل عادات'ه ف'ي أماك'ن اإلقام'ة‪ ،‬والم'بيت‪ ،‬وأنواع‬
‫الطعام التي اليتناولها أو التي يطلبها ويفضلها‪.‬‬
‫‪ -10‬المشاركون ف'ي المباحثات بي'ن الداع'ي والضي'ف أ'و ف'ي االجتماعات الت'ي‬
‫تعقد مع كبار المسئولين في الدولة‪.‬‬
‫‪ -11‬وتنعك'س هذه المعلومات عل'ي نجاح الزيارة واختيار مكان اإلقام'ة المناس'ب‬
‫للضي''ف والوف''د المراف''ق‪ ،‬وكذل''ك ووس''ائل االنتقال المناس''بة‪ ،‬ويج''ب أ''ن تكون‬
‫السيارة المخصصة للضيف مميزة عن باقي سيارات الوفد المرافق‪.‬‬
 ‫ثانيا‪ :‬التخطيط المبدئي للبرنامج‪:‬‬
‫تقوم عل'ي االحتماالت يت'م التخطي'ط المبدئ'ي ل'برنامج الزيارة الرس'مية‪ ،‬وذل'ك‬
‫بإعداد برنام'''ج مختص'''ر يتضم'''ن الخطوط العريض'''ة للزيارة‪ ،‬والمقابالت‬
‫واالجتماعات الت'ي يجريه'ا الت'ي يجريه'ا الضي'ف ف'ي ك'ل يوم م'ن أيام الزيارة‬
‫دون تحديد أي تفصيالت أو توقيتات وتتضمن هذه الخطوة ما يلي‪:‬‬
‫‪ -1‬التوازن م''ن حي''ث الكثاف'ة ف'ي برنام'ج ك''ل يوم م''ن أيام الزيارة فال يجوز‬
‫بقدر اإلمكان أ'ن يكون ال'برنامج مزدحم'ا ف'ي يوم‪ ،‬بينم'ا تق'ل كثافت'ه ف'ي اليوم‬
‫التالي‪.‬‬
‫‪ -2‬يج''ب أ''ن يتضم''ن برنام''ج بجان''ب الزيارات الرس''مية أ''و عق''د جلس''ات‬
‫المباحثات أ'و المفاوضات برنام'ج س'ياحي ق'د يكون داخ'ل مدين'ة القدس فق'ط‪،‬‬
‫وق'د يمت'د إل'ي بع'ض المدن الس'ياحية األخرى مث'ل" رام هللا' بي'ت لح'م غزة‪...‬ال'خ"‬
‫وف'ي الزيارات الرس'مية للدول'ة أوالزيارات الحكومي'ة يمك'ن االس'تعانة ببع'ض‬
‫األجهزة المختص'ة مث'ل وزارة الس'ياحة‪ ،‬أ'و وزارة الثقاف'ة‪ ،‬وهيئ'ة اآلثار كم'ا ق'د‬
‫يتضمن برنامج الزيارة بعض دور العبادة أو المناطق الصناعية‪.‬‬
‫‪ -3‬يج'ب أ'ن يتضم'ن برنام'ج يوم الوص'ول إقام'ة مآدب'ه عشاء رس'مي بقيمه'ا‬
‫الجان''ب المضيف‪ .‬إذا كان موع''د الوص''ول مناس''با لذل''ك‪ ،‬ويهدف الترحي''ب‬
‫بالضيف والوفد المرافق‪.‬‬
‫أم'ا إذا كان موع'د الوص'ول متأخ'ر تقام مآدب'ه العشاء الرس'مي ف'ي اليوم التال'ي‬
‫للوص'ول يج'ب أ'ن يتضم'ن برنام'ج الزيارة وقت'ا أ'و أوقات لجول'ة أ'و جوال حرة‬
‫قد يرغب الضيف القيام بها‪.‬‬
‫‪ -4‬يراع'ي ف'ي موع'د إجراء مباحثات الضي'ف م'ع المضي'ف أ'ن يكون مناس'با‬
‫للطرفين‪ ،‬وعادة ما يبدأ في صباح اليوم التالي لوصول الضيف‪.‬‬
‫‪ -5‬تؤخذ الموافقة من الجانبين علي الخطة المبدئية للزيارة‪.‬‬
 ‫ثالثا‪ :‬التخطيط النهائي للبرنامج‪:‬‬
‫بع'د الحص'ول عل'ي موافق'ة الضي'ف‪ ،‬والمضي'ف عل'ي الخط'ة المبدئي'ة ل'برنامج‬
‫الزيارة‪ ،‬يُبدأ بإعداد التخطي''ط النهائ''ي ل''برنامج الزيارة‪ ،‬ويج''ب عل''ي المشتغ''ل‬
‫بالعالقات العام''ة أ''و المراس''م أ''ن يكون دقيق''ا ف''ي إعداده''ا‪ ،‬وأال تكون الخط''ة‬
‫نظري'ة ال يص'لح تطبيقه'ا م'ن حي'ث الواق'ع أ'و تتضم'ن بنود ومواعي'د يت'م حذفه'ا عن'د‬
‫بدء الزيارة لعدم إمكاني'ة تنفيذه'ا‪ ،‬ويرك;ز التخطي;ط النهائ;ي لل;برنامج عل;ي األمور‬
‫التالية‪:‬‬
‫‪ -1‬إعداد الجدول الزمن'ي ل'برنامج الزيارة‪ ،‬والوق'ت الذي يس'تغرقه ك'ل نقط'ة ف'ي‬
‫الزيارة‪ ،‬والمدة الت'ي يس'تغرقها الوص'ول إليه'ا‪،‬وكذل'ك مدة العودة منه'ا‪ ،‬ويكون‬
‫التحديد بالتوقيت المحلي للدولة المضيفة‪.‬‬
‫‪ -2‬تحدي''د خ''ط الس''ير لك''ل مكان م''ن أماك''ن الزيارة وزمن''ه‪ ،‬ويس''ترشد ف''ي‬
‫الزيارات الحكومي'ة ذات المس'توي العال'ي بإدارة المرور المختص'ة ف'ي المدين'ة‬
‫لتحديد أنسب وأسرع خطوط السير‪.‬‬
‫‪ -3‬يحدد تفصيال أسماء ووظائف المستقبلين في كل مكان من أماكن الزيارة‪.‬‬
‫‪ -4‬تحديد نوع مراسم االستقبال التي سوف تتم عند وصول الضيف إلي أرض‬
‫الوط ن كاس تعراض حرس شرف‪ -‬أ ن وج د ومكان ه وذل ك عن د زيارة الملوك‬
‫والمودعين وأسبقياتهم‬
‫‪ -5‬تحدي د أماك ن اإلقام ة‪ ،‬وأرقام األجنح ة أ و الغرف إذا كان ت اإلقام ة ف ي‬
‫الفنادق‪ ،‬وكذلك أرقام السيارات بالنسبة لرئيس الوفد‪ ،‬والوفد المرافق‪.‬‬
‫مالحظات عامة‪:‬‬
‫‪ -1‬يراعي تقديم الورود إلي قرينة الضيف الزائر عند وصولهم إلي المطار أو‬
‫عند وصولهم إلي مكان اإلقامة‪.‬‬
‫‪ -2‬تقدي م الهداي ا التذكاري ة للضي ف ومرافقي ه أ و األوس مة الت ي تمن ح ف ي حال ة‬
‫الزيارات الرس مية الحكومي ة إذا اس تدعت األهمي ة إل ي ذل ك بشرط اس تخدام مبدأ‬
‫المعاملة بالمثل‪.‬‬
‫‪ -3‬يتف ق م ن خالل أجهزة المراس م بي ن الجان بين عم ا إذا كان ت هناك تبادل‬
‫للكلمات خالل مآدب ه العشاء الرس م الت ي يدع و إليه ا المضي ف عل ي شرف‬
‫الضي ف وم ا إذا كان ت مجرد كلمات ترحي ب ومجامل ة‪ ،‬أ و كلمات س ياسية أ و‬
‫تتعلق ببعض الموضوعات المتخصصة والتي تتعلق بالهدف من الزيارة‪.‬‬
‫‪ -4‬ترتي ب لقاء م ع الص حافة ووس ائل اإلعالم المختلف ة للضي ف والمضي ف‬
‫والوفود المشارك ة ف ي الزيارة بهدف الحدي ث إليه م س واء ف ي شك ل مؤتم ر‬
‫ص حفي أ و لقاءات فردي ة وق د تشم ل هذه اللقاءات الضي ف فق ط أ و الضي ف‬
‫والمضيف والوفد المرفق‪.‬‬
‫‪ -5‬إخطار األجهزة األمنية في حالة الزيارات الرسمية الحكومية أو إذا كانت‬
‫الشخص ية غي ر حكومي ة ولكنه ا ذات مس توي هام ف ي المجتم ع الدول ي وذل ك‬
‫بهدف حماية الضيف والوفد المرافق‪ ،‬أو لتسهيل وتأمين تحركاته وهي قاعدة‬
‫عامة جري عليها العرف الدولي‬
‫‪ -6‬يجوز ف ي حاالت كثيرة معامل ة الضي ف حت ى ل و كان ف ي زيارة خاص ة‬
‫نف س المعامل ة الت ي يلقاه ا ف ي حال ة وجوده ف ي جول ة ف ي زيارة رس مية إال إذا‬
‫رغب الضيف تجنب الرسميات‪ ،‬ويسري نفس الوضع بالنسبة للضيف في زيارة‬
‫رس مية ث م اس تدعت ظروف ه بع د الزيارة الرس مية إل ى التواج د ف ي الدول ة لهدف‬
‫خاص بالضيف‪.‬‬
‫ختاما ً‪ ..‬وفقكم هللا لما فيه الخير وسدد خطاكم ورفع‬
‫منزلتكم‬
‫مدرس المساق‬
‫أخوكم الدكتور‪ /‬كمال محمد الشاعر‬

‫‪10‬‬