‫لعل من أبرز مهام السكرتير سواء في المؤسسات الحكومية أو التجارية هي مهمه إع داد‬

‫تنظيم السفريات التي يقوم بها الرؤساء أو موظفو المؤسسة التي يعمل به ا خاص ة تل ك ال تي‬
‫تتعل ق بالعم ل ‪ ،‬وق د ين اط ب ه إع داد وتنظيم الس فريات أو ال رحالت الجماعي ة ال تي تض م‬
‫الموظفين العاملين بمؤسسته وذلك ليس بقصد العمل فقط بل ربما للترفية وقضاء االجازات‪.‬‬
‫ويتوقف نج اح الس كرتير في ه ذا الش أن على م ا يتص ف ب ه من اس تعدادات وص فات‬
‫شخصية ‪ ،‬فضال عن معلوماته المتعلقة بوكاالت السفر ومكاتب السياحة وأنظمة المواصالت‬
‫البرية ‪ ،‬والبحرية ‪ ،‬والجوية في هذا البلد الذي يعمل به بصفة خاصة وفي العالم بصفة عامة‪،‬‬
‫إذا يجب على السكرتير أن يكون على عالقة مستمرة بالمؤسسات ذات العالقة بالسفر العالقة‬
‫بالسفر حتى يحصل على أحدث األدلة ‪ ،‬وأحدث الج داول ال تي تدل ه على مواعي د الط ائرات‬
‫والقطارات وسيارات النقل العامة ‪ ،‬كم ا يحص ل على أح دث خرائ ط الط رق‪ ،‬وأح دث أدل ة‬
‫الفن ادق ودرجاته ا وأس عارها ‪ ،‬وعلي ه أن يك ون على بين ة بمعامل ة المنت دبين م و م وظفي‬
‫مؤسسته من الناحية المالية حتى يستطيع أن يحدد التعويض ال ذي يحص ل علي ه الموظ ف أو‬
‫الرئيس لتغطية نفقات رحلته ان كانت بقصد العمل ‪.‬‬
‫وهنا توجد مختصر لبعض العمليات ‪:‬‬
‫اعداد السفريات بصفة عامة ‪:‬‬ ‫‪-‬‬
‫يستحس ن أن يك ون الس كرتير على ص لة دائم ة بالمؤسس ات الخاص ة بالس فر كش ركات‬ ‫‪.1‬‬
‫الطيران ‪ ،‬والسكك الحديدية ‪ ،‬ومحالت تأجير السيارات للحصول على أحدث أدلة المواعيد ‪،‬‬
‫وأحدث أدلة األجور ‪ ،‬وأحدث خرائط الطرق ‪.‬‬
‫من األفضل أن يكون على عالقة بوكاالت السفر ‪ ،‬ومك اتب الس ياحة إذا أنه ا تق وم بخ دمات‬ ‫‪.2‬‬
‫جليلة للمسافرين سواء في الداخل أو الخارج‪.‬‬
‫يفضل أن يرج ع الس كرتير باس تمرار ألدل ة الفن ادق لمعرف ة درجاته ا وأجوره ا والخ دمات‬ ‫‪.3‬‬
‫والتسهيالت التي تقدمها ‪.‬‬
‫يفضل دائما التعرف على النظم النقدية الخاصة بالبالد التي سيمر بها المسافر اذا كان مس افر‬ ‫‪.4‬‬
‫خارجا ‪ .‬ويمكن الحصول على هذه المعلومات من البنوك والمؤسسات المالية ‪.‬‬
‫‪ -‬إعداد سفريات الرئيس ‪:‬‬
‫ال شك أن خطة الرحلة ستوضع من قبل الرئيس ‪ ،‬إذ أنه س يحدد االم اكن ال تي س يزورها في‬
‫رحلته ‪ ،‬كما أنه سيبين أسماء الشخصيات التي يود مقابلتها ‪ ،‬أو االجتماعات التي سيحضرها‬
‫ومواعيدها ‪ ،‬ولربما حدد أس ماء الفن ادق ال تي ي رغب أن يقيم فيه ا في الم دن المختلف ة ال تي‬
‫سيمر بها ‪ .‬وعموما فان على السكرتير مهام كثيرة سواء عند االعداد للرحلة أو أثن اء غي اب‬
‫الرئيس أو عند عودته‪ .‬ويمكنا تقسيم عمل السكرتير إلى مراحل كاآلتي ‪:‬‬
‫‪ -1‬االعداد للرحلة‬
‫أ‌‪ -‬يجب االستعالم من الرئيس عن وسيلة السفر التي يفضلها ‪.‬‬
‫ب‌‪ -‬بعد الحصول على موافقة الرئيس على مواعيد القيام ومواعي د الرحي ل ووس يلة الس فر ال تي‬
‫يفضلها ‪ ،‬على السكرتير أن يحجز مكانا من كل محطة قيام ‪.‬‬
‫ت‌‪ -‬االتصال بالفنادق التي يفصلها الرئيس في الجهات المسافر اليها لحجز المكان لمبيته ان كانت‬
‫السفرية تستدعي المبيت ‪ ،‬واذا لم يكن لل رئيس فن دق معين فيمكن الرج وع إلى أدل ة الفن ادق‬
‫التي تصدرها الجهات المختصة الختيار أنسبها ويجب عند حجزها أن تحدد نوع الغرفة ‪.‬‬
‫واذا تم حجز الغرفة فيجب على السكرتير أن يبلغ الفندق عن اس م ال رئيس ووظيفت ه وموع د‬
‫وص وله وال وقت المحتم ل لرحيل ه ‪ ،‬كم ا يح اول الس كرتير أن يحص ل على موافق ة الفن دق‬
‫كتابة ‪ ،‬ويرفق هذه الموافقة باالوراق التي يأخذها الرئيس معه ‪.‬‬
‫ث‌‪ -‬إعداد بيان بخطة سير الرحلة ‪ ،‬وجدول بمواعيد الرئيس ومواعيد الطائرات او القط ارات أو‬
‫وسائل المواصالت االخرى ‪ ،‬لتي سيستعملها الرئيس أثناء رحلته ‪ .‬كذلك إعداد قائمة بأس ماء‬
‫االشخاص أو الهيئات التي سيتصل بها خالل رحلته وعما اذا كان قد تقابل مع أي من ه ؤالء‬
‫االشخاص سابقا‪.‬‬
‫ج‌‪ -‬جمع و إعداد المعلومات والبيانات والمستندات الخاصة بالعمل والتي قد يحتاج اليها الرئيس‬
‫في المهمة المسافر من أجلها ‪.‬‬
‫ح‌‪ -‬على السكرتير أن يعد الترتيبات المالية الخاصة برئيسة ويعد االجراءات الخاصة بها‪.‬‬
‫خ‌‪ -‬طبيعي أن يكون السكرتير قد أبلغ باالتفاق مع رئيسه كل الشخصيات والهيئات والمؤسس ات‬
‫التي سيجتمع بها الرئيس أثناء الرحلة ‪.‬‬
‫‪ -2‬واجبات السكرتير أثناء غياب الرئيس في الرحلة ‪:‬‬
‫ال شك أن مسئوليات السكرتير تزيد عند غياب ال رئيس عن مكتب ه ‪ ،‬بخالف م ا يظن البعض‬
‫من أن السكرتير يستطيع أن يتمتع باجازة طيبة خالل فترة غياب الرئيس ‪ ،‬فالسكرتير الناجح‬
‫هو الذي يضع نصب عينيه مص لحة العم ل ومص لحة رئيس ه ‪ ،‬فبعض المس ائل يس تطيع أن‬
‫يتصرف ويبت فيها السكرتير بناءا على خبرته من عمله مع رئيسه وبعض المس ائل الب د أن‬
‫يحيلها الى شخصيات أخرى مسؤوله في المؤسسة ‪ .‬ومس ائل أخلى ال يمكن البت فيه ا اال من‬
‫قبل الرئيس وتحفظ في ملف خاص الى حين عودة الرئيس‪.‬‬
‫كذلك على الس كرتير أن يع د قائم ة بأس ماء زوار ال رئيس ط وال ف ترة غياب ه والغ رض من‬
‫زيارتهم – أن أمكن ‪ ،‬كما من االفضل اعداد بيان بكل المكالمات الهاتفية الهام ة ال تي ح دثت‬
‫طوال فترة تغيب الرئيس‪.‬‬
‫‪ -3‬واجبات السكرتير بعد عودة الرئيس من الرحلة ‪:‬‬
‫يجب على السكرتير ان يعد ملفين ذلك الطالع الرئيس عليهما فور عودته‪:‬‬
‫أحدهما لمجرد العلم ‪ ،‬ويحوي االوراق والمراسالت التي اتخ ذ فيه ا ق رارات س واء من قب ل‬
‫السكرتير أو من قبل أية شخصية أخرى في المؤسسة ‪ .‬واآلخر وه و األهم ‪ ،‬يح وي االوراق‬
‫والمراسالت التي لم يتخذ فيها القرار بعد ‪ ،‬وال تي تنتظ ر عودت ه ليق رر فيه ا م ايرى‪ .‬وه ذه‬
‫االوراق يجب داخ ل المل ف حس ب أهميته ا بحيث يك ون أول مايقاب ل ال رئيس االهم ف المهم‬
‫فاالقل أهمية على ان تتخذ فيها االجراءات الالزمة بأسرع ما يمكن حتى ال تت أخر أك ثر مم ا‬
‫تأخرت ‪.‬‬
‫كذلك يجب على السكرتير أن يساعد رئيسه في إعداد التقرير الخاص بالرحلة ‪ ،‬ف ال ش ك أن‬
‫المؤسسة التي يعمل بها تطلب منه تقريرا يوضح االمور التي كان مسافرا من أجلها ‪.‬‬
‫‪ -‬إعداد السفريات الجماعية وتنظيم الرحالت ‪:‬‬
‫ويقصد بهذا الن وع من ال رحالت ‪ ،‬الس فريات ال تي تض م مجموع ة كب يرة من الم وظفين أو‬
‫عائالتهم ‪ ،‬وفد تكون بقصد العمل كما يحدث في حاالت السفر يقصد التدريب أو السفر بقصد‬
‫الدراسة في بعثات جماعية ‪ ،‬وقد تكون بقصد الترفيه كم ا يح دث في بعض المؤسس ات ال تي‬
‫تساعد موظفيها على قضاء اجازات جماعية ممتعة بأجور منخفضة ‪.‬‬
‫لذلك يتعين على السكرتير ان يسترشد بالخطوات التالية ‪:‬‬
‫‪ -1‬دراسة برنامج الرجلة دراسة وافية من حيث الهدف منها ‪ ،‬واالماكن الم راد زيارته ا والبالج‬
‫المختلفة التي يتضمنها خط سير الرحلة ‪.‬‬
‫‪ -2‬دراس ة وس ائل المواص الت المناس بة اذ ان كث ير من ش ركات الط يران ومؤسس ات الس كك‬
‫الحديدية وشركات المواصالت العامة تمنح انواعا من الخصم قد تصل في بعض االحيان الى‬
‫‪. %50‬‬
‫‪ -3‬دراس ة ن وع الفن ادق الموج ودة في البالد ال تي س يقيم به ا الجماع ة ‪ ،‬واالتص ال بجمعي ات‬
‫السياحة في البالد المختلفة للحصول على أقصى تخفيض مسموح به ‪.‬‬
‫‪ -4‬معرف ة ع دد أعض اء الرجل ة واس م ك ل مهم والحص ول على ص ور حديث ة لهم خاص ة في‬
‫الرحالت الخارجي ة ال تي تحت اج الى اس تخراج ج وازات س فر ‪ ،‬والحص ول على تأش يرات‬
‫خروج ودخول للبالد لتي ستشملها الرحلة‪.‬‬
‫‪ -5‬وعموم ا فأن ه يفض ل في ه ذا الن وع من ال رحالت االعتم اد على اح دى وك االت الس فر او‬
‫شركات السياحة المتخصصة بتنظيم برنامج الرحلة وحج ز الت ذاكر في وس ائل المواص الت‬
‫المختلفة ‪.‬‬
‫‪ -‬إعداد السفريات لموظفي الحكومة ‪:‬‬
‫كثيرا ما يكلف موظفي الدولة للقيام بمهام خارج المدينة التي توجد به ا مق ار وظ ائفهم ‪ ،‬وفي‬
‫هذه الرحالة تكون أجرة سفرتهم على حساب الدولة‪ .‬كما يعطى مث ل ه ذا الموظ ف مبلغ ا من‬
‫المال يسمى بدل انتداب تعويضا له عن النفقات التي سيص رفها اثن اء إقامت ه في ه ذه المهم ة‬
‫الرسمية‪.‬‬

‫هن ا بعض التطبيق ات ال تي تس اعد الس كرتير في حج وزات الط يران والفن ادق والس يارات‬
‫وغيرها ‪:‬‬
‫أوال تطبيق بوكينج ( ‪: ) BOOKING‬‬
‫وهذا التطبيق يساعد في حجوزات الفنادق والشقق في حول العالم ‪.‬‬
‫ثانيا تطبيق أكسبيديا ( ‪: ) EXPEDIA‬‬
‫وهذا التطبيق يساعد في حجوزات الطيران والسيارات و الفنادق في حول العالم ‪.‬‬