İşletme Yönetimi 2

Damla KARAYİĞİT
KOORDİNASYON İŞLEVİ
● Düzenleştirme, uyumlaştırma ve eşgüdüm olarak da ifade edilen koordinasyon yönetimin
dördüncü işlevidir.
● Üretim faktörlerinin bir işbirliği içinde bulunmaları gereken işletme, aslında bir uyumlaştırma
aracıdır ve uyumlaştırmanın başarısı veya başarısızlığı işletmeyi de güçlü veya zayıf kılar.
● Bu manada koordinasyon tüm yönetim faaliyetlerinin ayrılmaz bir parçası ve diğer yönetim
işlevlerinin yerine getirilmesi için gerekli bir faktördür.
● Koordinasyon, organizasyon üyesi olan çalışanların çabalarını birleştirmek ve zaman
açısından uyumlu kılmak, gayeye varmak için iş ve faaliyetlerin birbiri peşi sıra gelebilmesi
ve birbirini tamamlaması için gerekli olan yönetimin dördüncü bir işlevdir.
● Diğer bir tanımla koordinasyon, bir işbirliği sistem ve mekanizması olarak bir işletmenin
düzenli ve sürekli çalışabilmesi için hedefler, faaliyetler, organlar ve kişiler arasında uyum ve
işbirliğinin sağlanmasını ifade eder.
KOORDİNASYON İŞLEVİ
● Günümüzde sürekli büyüyen ve karmaşık hale gelen organizasyonlarda
haberleşme düzeni ile koordinasyon arasında çok sıkı bir ilişki bulunmaktadır.
● Organizasyonun değişik bölümlerinin ve bu bölümlerin yöneticileriyle
yönetilenlerin birbirlerinin yaptıkları işlerden haberli olması koordinasyon
açısından büyük önem taşımaktadır.
● Haberleşme düzeni iyi işlemeyen bir organizasyonda bölümler, kararsız ve
birbirlerinin rakibi durumuna düşebilir.
● Koordinasyon görevinin etkinliği için; iyi ve sade bir organizasyon yapısının
kurulması, plan ve programların uyumlaştırılması, iyi bir haberleşme düzeninin
kurulması, organizasyonda işbirliği anlayışının geliştirilmesi, gönüllü
koordinasyonun özendirilmesi gibi temel noktalara dikkat edilmesi gerekir.
Koordinasyon ilkeleri
● 1. İyi ve basit bir organizasyon yapısının kurulması: Organizasyon çalışmaları
yürütülürken koordinasyon ihtiyaçları da dikkate alınmalıdır. Birbirleriyle ilişkili ve birbirini
tamamlayan bölüm ve çabaların imkânlar dâhilinde aynı bölümde toplanmaları organize
etmede karışıklığı önleyip sade bir organizasyon yapısı kurulmasını sağlayacağı gibi bu
sadelik koordinasyon çalışmalarını da kolay ve karışıklığa meydan vermeyecek şekilde
yürütülmesini sağlar. Sade bir organizasyon yapısı, yöneticiye iş ve faaliyetlerin birbiri
peşi sıra veya aynı zamanda yapılmasını kolayca yürütme ve kontrol etme imkânı verir.
● 2. Sorumlu kişiler arasında yüz yüze görüşme sağlanması: Yönetim faaliyetlerinde
yöneticiler ve yönetilenler işlerin yürütülmesi sırasında ortaya çıkan problemleri açmak
için yüz yüze görüşmelerinin sağlanması gerekir. Yönetim kademesindeki tüm sorumlu
kişiler uygun pozisyonlarda birbirleri ile yüz yüze görüşerek koordinasyon daha etkili
sağlanmış olur.
Koordinasyon ilkeleri
● 3. Plan ve programların uyumlaştırılması: Plan ve programlar kuruluşların hedefine ulaşmalarında
mühim bir yeri olan araçlardır. Kurumun her bir bölümündeki faaliyetlerin diğer bölümlerdeki
faaliyetler üzerinde olan etkisi sebebiyle, bu faaliyetlerde yapılan her ayarlama, yeni bir durum ortaya
çıkardığından diğer bölümlerdeki faaliyetler de bu yeni duruma uyacak bir ayarlamaya ihtiyaç
gösterir. Farklı bölümlerdeki çalışanlar meseleleri yalnız kendi bölümleri açısından değil, bölümler
arasındaki etkileri açısından da plan ve program koordinasyonu yoluyla düşünmeye alıştırılmalıdır.
● 4. İyi bir iletişim düzeninin kurulması: Koordinasyon faaliyetlerinde haberleşme düzeni; bir insanın
sinir sisteminin çevreden ve organizmadan algıladıklarını karar organı olan beyine ulaştırmaları ve
beyinden çıkacak emirleri tekrar organlara ulaştırılması gibi önemli bir görev yürütür. Kuruluşun farklı
bölümlerinin merkezle diyalogu haberleşme kanalları yoluyla gerçekleşir. Bu manada haberleşme,
işletmenin muhtelif bölümleri arasında ve çevreye ilişkin olarak birbirine bağlı faaliyetlerin oluşu
hakkında bilgi veren ve koordinasyon yapılmasına geniş ölçüde imkân sağlayan temel bir araçtır.
Koordinasyon ilkeleri
● 5. Koordinasyon işlevi sürekli olarak uygulanmalı: Yönetim faaliyetlerinde
koordinasyon süreklilik gösterir. İşletmenin farklı alt bölümler arasında ortaya
çıkan meseleler ancak koordinasyon aracılığı ile fark edilir ve yine çözüm
koordinasyon aracılığı ile uygulanır. Bu açıdan koordinasyon bir defaya mahsus
yapılan bir çalışma değil sürekli yapılması gereken bir faaliyet olarak görülür.
● 6. Organizasyonda işbirliği anlayışının kurulup geliştirilmesi: İşletmeler
birlikte çalışılan mekânlar olarak sosyal bir yapıya sahiptir. Faaliyetlerin etkin ve
verimli bir şekilde yürütülebilmesi işletmelerde işbirliği anlayışının
gerçekleştirilmesine bağlıdır. Koordinasyon birden fazla bölüm ve kişiyi
ilgilendirmesinden dolayı başarısı için bu bölümlerde çalışanlar arasında işbirliği
anlayışının kurulup geliştirilmesi gerekir.
Koordinasyon ilkeleri

● 7. Gönüllü koordinasyonun teşviki: İşletmede çalışan kişilerin kendi

gayelerini işletme gayeleriyle uyumlaştırarak kabul etmeleri sonucu ortaya
çıkan uyumsuzlukları gönüllü olarak çözmeye çalışmaları mümkündür. Farklı
bölümlerde çalışan kişilerin, karşılaştıkları meseleler hakkında bilgilenmeleri
ve üst yöneticilerinin müdahaleleri olmadan kendi aralarında konuşup
halletmeleri gönüllü koordinasyonu ifade eder.
Koordinasyon Çeşitleri
● Koordinasyon faaliyeti organizasyon içi ilişkilere bağlı olarak dörde ayırarak incelenir:
● 1. Dikey Koordinasyon: Yönetici ve astları arasındaki koordinasyona dikey koordinasyon
denir. Bir pazarlama müdürünün beş yardımcısı varsa ve her yardımcının iki şefi varsa
müdür ile yardımcılar ve yardımcılar ile şefler arasında dikey koordinasyon vardır.
● 2. Yatay Koordinasyon: Üstlerle astlar arasında daha ziyade işin yapılması konusunda
sağlanan koordinasyona rağmen yatay koordinasyon aynı organizasyon basamağında
çalışan yöneticiler arasında sağlanır. Yatay koordinasyon aynı bölümde çalışan kişiler
arasında olabileceği gibi değişik bölümlerin yöneticileri arasında sağlanabilir. Yatay
koordinasyonda iki durum söz konusu olabilir.
○ Birincisi, bir üstün liderliğinde veya onun başkanlığında biçimsel olmayan gruplar meydana
getirerek veya komiteler yoluyla koordinasyon sağlanır.
○ İkincisi, astların kendi aralarında genellikle gönüllü olarak sağladıkları koordinasyondur.
Koordinasyon Çeşitleri
● 3. Merkezi Koordinasyon: Koordinasyonun sağlanmasında bazen bir başka yol olan
merkezi bir koordinasyon ünitesi kurulur. Merkezi bilgi sistemi veya bilgisayar bürosu
veya merkezi bir muhasebe bölümü kurulabilir. Muhtelif bölümlerdeki görevliler üste
müracaat etmeden merkezi koordinasyon birimiyle ilişki kurabilir.
● 4. Çapraz Koordinasyon: Diyagonal koordinasyon olarak da ifade edilen çapraz
koordinasyon, bir bölümdeki çalışanlarla, diğer bölümlerde görev alan diğer çalışanlar
arasında gerçekleşen bir koordinasyon şeklidir. Çapraz koordinasyon, farklı bölümlerde
yer alan kişiler arasındaki ilişkileri yani kurumun farklı kademe ve konumdaki
birimlerinin, hiyerarşik kanalları kullanmadan gerçekleştirdikleri koordinasyon şeklidir.
Bu iletişim yardımıyla kuruluşlarda, farklı birimlerin birbirlerinin sorumluluklarını daha iyi
anlamaları ve yardımlaşmaları kolaylaşır. Çapraz haberleşme yoluyla kuruluş çalışanları
kendilerini çok yönlü geliştirme ve yaptıkları işleri farklı boyutları ile değerlendirebilirler.
KONTROL İŞLEVİ
● Yönetim süreci planlama ile başlar kontrol işleviyle tamamlanır ve işletmelerin gayelerine ulaşıp
ulaşmadıkları veya ne ölçüde ulaştıkları yönetimin son işlevi olan kontrol işleviyle belirlenir.
● Kontrol (teftiş, denetim) işlevi, organizasyonun gayelerine ulaşıp ulaşamadığını veya ne ölçüde
ulaştığını araştırmak ve gayelerden sapmalar olduğunda düzeltici tedbirleri alma faaliyetidir.
● Kontrol, arzulanan gayelere ulaşılıp ulaşılmadığını veya hangi ölçüde ulaşıldığını araştırmak,
gerekirse düzeltici tedbirleri almaktır.
● Yönetim birimlerinde kontrol, elemanlar (müfettiş, denetçi) aracılığı ile sadece risk zamanlarında
değil her zaman tüm iş süreçleri için yapılır.
● Özellikle risk odaklı kontrol, iç müfettişler (denetçiler) tarafından her bir konu ve iş süreçleri değil,
öncelikli olan süreç ve konular kontrol kapsamına alınarak, gelecekte tehdit ve tehlike olan
meseleler baştan çözülür.
● Kontrol her yönetim birimi için gereklidir; yönetime yardımcı olur. Kontrol elemanı amirin eli, kulağı
ve gözü gibidir. Kontrolsüz güç, güç olmadığı gibi teftiş görmeyen yönetimde, yönetim değildir.
KONTROL İŞLEVİ
● İşletmelerin gayelerine ulaşmaları ve başarılı olmaları iyi bir yönetim sistemine
sahip olmalarına bağlıdır.
● Yönetimin ilk işlevi olan planlama ile başlayan süreç kontrol işlevi ile işletmenin
kendi alanında belirlenen kriterlere göre kontrolü ile yönetim faaliyeti sonlanır.
● Kontrolün gerçekleştirilebilmesi için gayeler ve faaliyet standartları belirlenir ve bu
kontrol için bir ölçü olur.
● Faaliyet standartları, gerçekleşen sonuçların ölçülebilmesi için ortaya konmuş
kıstasları oluştururlar. Kontrol edilen faaliyet sonunda ortaya çıkmış olan gerçek
netice standartla karşılaştırılır ve gerekirse düzeltici tedbirler alınır. Böylece
faaliyetlerin standartlara uygun şekilde yerine getirilmesi sağlanır.
KONTROL İŞLEVİ
● Etkin bir kontrol sisteminin kurulabilmesi için bazı temel ilkeler bulunmaktadır.
Bunlar; (1)stratejik noktaların kontrolü, (2)geri bildirim, (3)esnek kontrol,
(4)organizasyon yapının uygunluğu, (5)öz kontrol, (6)doğrudan kontrol ve
(7)insan unsuru.
● Her yönetici hazırladığı planların başarısını görmek için kontrol yapma
ihtiyacını duyar.
● Faaliyetlerin hazırlanan planlara uygun şekilde gerçekleşip gerçekleşmediği
ancak kontrol ile ortaya çıkarılabilir.
● Diğer yönetim işlevlerinin neyi ne ölçüde başardığını doğru olarak
belirleyebilmek için, iyi bir kontrol sistemi kurmak gerekir. Bu sebeple, kontrol
bazı niteliklere sahip olmalıdır
Kontrolün özellikleri
● 1. Gayelere ve planlara dayanmalıdır.
● 2. İlgili faaliyetin gereklerini ve ihtiyaçlarını yansıtmalıdır.
● 3. Organizasyona uygun ve ekonomik olmalıdır.
● 4. Düzeltici tedbirleri almalıdır.
● 5. Kapsayıcı ve anlaşılabilir olmalıdır.
● 6. Kontrol sık sık gözden geçirilmelidir.

● İşletme işlevleri ile yönetim işlevlerinin bağdaştırılması bağlamında işletmenin işlevleri olan
satın alma, üretim, pazarlama, finans, insan kaynakları, muhasebe, AR-GE, halkla ilişkiler ile
yönetimin işlevleri olan, planlama, organizasyon, sevk ve idare, koordinasyon ve kontrol tüm
işletme işlevleri için tek tek yerine getirilmesi gereken faaliyet grupları olarak birbirinden
ayrılamaz niteliklerdir.
Kontrol Sürecinin Aşamaları
● Planlanan hususlara ve gayelere ne ölçüde ulaşıldığı, kontrol sonunda
anlaşılır. Bunun için kontrol safhalarının tamamlanması gerekir.
Standartların Belirlenmesi
● Kontrol sürecinin birinci safhası gaye, plan ve siyasetler çerçevesinde standartların
belirlenmesidir.
● Her işletme mutlaka gayelerine ulaşmak ve başarılı olmak ister ve bunun içinde hedeflerine
ulaşıp ulaşmadığı veya hangi ölçüde başarılı olduğunun tespiti ise, bazı ölçülerin varlığı ile
mümkündür. Bu başarı ölçüleri anlamındaki kontrol standartları; gerçek sonuçların
ölçülebilmesi ve değerlendirilebilmesi için ortaya konmuş kıstaslardır.
● Kurumun üst yönetim tarafından belirlenen genel gayeleri bölünerek, bölümlerin gayeleri
ortaya konulur ve bu gayeler faaliyet standartlarının belirlenmesine yardımcı olur. Böylece
faaliyetlerin hangi kıstaslara uygun olarak yürütülmesi gerektiğini gösteren standartlar
belirlenir, bu faaliyetlerden sorumlu olan kişiler, faaliyetlerini hangi standartlara uygun şekilde
yerine getireceklerini bilir ve ona uygun hareket eder.
● Kontrol edilen faaliyetin neye göre başarılı veya başarısız olduğunu belirlemek için elde
kontrol edilen faaliyete ilişkin önceden belirlenmiş bir kontrol standardı bulunmalıdır.
Kontrol standartları
● 1. Fiziki standartlar: Para ile ifade edilemeyen ve fiziki özelliğe sahip bulunan bu standartlar
üretilen ürün ve emekte kullanılır. Bir birim üretim için harcanan emek saati, birim başına
harcanan enerji gibi.
● 2. Maliyet standartları: Para ölçüleri ile ilgili maliyet standartları ürünlerin üretimi için gerekli
olan harcamaları ifade ederler. Bir ürünün üretiminde yapılan dolaylı ve dolaysız harcamalar,
emeğe ödenen ücretler, birim başına hammadde harcamaları gibi.
● 3. Sermaye standartları: Kâr-zarar hesabı ve bilânço ile ilgili standartlar olarak; cari varlıkların
cari borçlara oranı, sabit yatırımların toplam yatırım içindeki yeri, hisse senedi stoku gibi.
● 4. Gelir standartları: Bu standartlar para ile ifade edilen değerlerin satışlara uygulanmasıyla
oluşur. Belirli bir pazarda nüfus başına satış, ürün başına gelir gibi.
● 5. Maddi olmayan standartlar: Fiziki veya para anlamında rakamlarla ifade edilemeyen veya
fiziki ölçülere dayanmayan; çalışanların performansı, pazarlama elemanının müşteriye
göstereceği nezaket gibi belirlenmesi çok zor olan standartlardır.
Gerçekleşen Durumun Belirlenmesi
● Kontrolün ikinci aşamasında, standartların belirlenmesinden sonra gerçekleşen
durumun ortaya konması gerekir.
● Kontrol faaliyetinde gerçekleşmiş durumun ne olduğu tespit edilmezse, daha
önce belirlenmiş olan standartlarla herhangi bir mukayese etme imkânı olmaz.
● Kontrolün birinci safhasında standartları yani olması gerekeni veya isteneni
belirledikten sonra, ikinci aşamada gerçekleşen durumu yani olanı tespit etmek
gerekir.
● Böylece olması gereken ile mevcudu mukayese imkânı doğar. Önemli bir safha
olan gerçek durumun belirlenmesi, her şeyden önce bir gözlem, analiz ve
yorum gerektirir. Sadece bakmak ve görmek kâfi değil, gerçekleşen durumun
doğru olarak belirlenmesi için kesinlikle anlamak ve muhakeme etmek gerekir.
Gerçekleşen Durumun Belirlenmesi

● Gerçek durum, oluşmuş veya oluşmakta olan bir olayı doğrudan doğruya
müşahede veya bu olaya ilişkin kayıtları incelemek yoluyla belirlenir.
● Olayın gözlenmesi yoluyla yapılan kontrol objektif olma zorundadır. Bu
sebeple,dikkatli, anlayışlı ve sabırlı olmak; sathi ve acele gözlem ve kanaatten
ise kaçınmak gerekir.
● Gerçek durum doğru olarak ortaya konulmazsa, iyi belirlenmiş standartlardan
arzu edilen ölçüde fayda sağlanamaz.
Standartlarla Gerçekleşen Durumun Karşılaştırılması
● Kontrolün üçüncü safhası standartlarla gerçekleşen durumun mukayese edilmesidir.
Kontrol ile gerçekleşen durumun belirlenmesiyle, karşılaştırma yapma imkânı elde edilir.
Böylece ortaya çıkan sonuçların, kontrolün birinci safhasında belirlenen standartlarla
kıyaslanıp yorumlanması yeni bir aşamayı oluşturur.
● Kıyaslama yapıldığı zaman standartlarla gerçekleşen sonuçlar birbirine uymakta ve
aralarında bir fark veya sapma yok ise bu durumda bir bakıma ortada herhangi bir mesele
de yok demektir. Aksi takdirde doğru olmayan standartlar ve hatalı olarak belirlenen
gerçekleşmiş durum, işletmeyi yanlış sonuçlara götürür ve büyük zararlara uğratabilir.
● Standartlarla gerçekleşen neticeler karşılaştırıldığında, ikisi arasında bir fark veya sapma
var ve bu fark veya sapma olumlu ise, gerçekleşen sonucun standarttan daha iyi olmasını
ifade eder. Böyle bir durumda işletme hedeflediğinden daha iyi bir sonuca ulaşmış olur.
Olumsuz sapma ise, gerçekleşen sonucun standarttan daha düşük olmasını ifade eder.
Düzeltici Tedbirlerin Alınması

● Kontrolün dördüncü ve son safhası sapmalar sebebiyle düzeltici tedbirlerin

alınmasıdır. Standartlardan olumsuz anlamda bir sapma var ise, düzeltici
tedbirlerin alınması gerekir.
● Böyle bir durumda sapmanın nereden kaynaklandığı ortaya çıkarılır ve
sapmadan sorumlu yönetici sapmayı düzeltmesi için ihtar edilir.
● Sapmanın tespit edilmemesi ve ilgili yöneticinin uyarılmaması durumunda,
standarda uymayan faaliyetin devam etmesi gibi istenilmeyen bir durumla
karşılaşılır.
Düzeltici Tedbirlerin Alınması

● Başarısız faaliyetlerin devam etmesine meydan vermemek için; plan, bütçe,

istatistik, kontrol raporları ve başa baş analizleri gibi çeşitli kontrol araçlarından
faydalanmak yoluyla organizasyonda düzeltici tedbirlerin alınması gerekir.
● Düzeltici tedbirlerde uygun olmayan standartların fark edilmesi durumunda, bu
standartların doğru olarak yeniden belirlenmesine fırsat tanır. Sapmaların
olması, faaliyetlerin standartların altında kaldığını dolayısıyla başarılı
olmadığını gösterir.
● Bu başarısızlığı önlemek için, ortaya çıkan sapmaların mutlaka nereden
kaynaklandığı belirlenmeli, sorumluları bulunmalı ve düzeltici tedbirleri almaları
için uyarılmalıdırlar.
Kontrol Türleri
● Yönetim faaliyeti esnasında işletmede kontrol yapılacak yerin çok iyi tespit
edilmesi gerekir. Kontrolün; ileri besleme kontrolü, faaliyet esnasında yapılan
kontrol ve geri besleme kontrolü olarak üç türü mevcuttur:
● 1. İleri Besleme Kontrolü: İleri besleme kontrolü organizasyon içine akan
emek gibi kaynakları, materyal ve finansal kaynakları üzerinde odaklaşır. Ön
kontrol veya önleyici kontrol olarak da isimlendirilen bu kontrolün gayesi,
organizasyon görevlerini yerine getirmeye başladığı zaman meseleleri
önlemek için girdi kalitesinin yeterli ölçüde yüksek olmasını sağlamaktır. İleri
besleme kontrolü ileride oluşacak durumu kapsar ve sapmaları meydana
gelmeden önce teşhis etme ve tedbir alma faaliyetlerinde bulunur.
Kontrol Türleri
● 2. Faaliyet Esnasında Yapılan Kontrol: Faaliyet esnasında yapılan kontrol,
planlanmış standartlara uygun şekilde yürütülmelerini sağlamak için, yerine
getirilmekte olan çalışanların faaliyetlerini gözler. Faaliyet esnasında yapılan
kontrol yaygın bir kontrol şeklidir, çünkü güncel iş faaliyetlerini değerlendirir.
Bu kontrol başarı standartlarına dayanır ve çalışanların görevlerine ve
davranışlarına kılavuzluk edecek kuralları ve usulleri kapsar. Faaliyet
esnasında yapılan kontrol, çalışanların iş faaliyetlerinin doğru neticeler
üretmesini sağlamak gayesiyle gerçekleştirilir.
Kontrol Türleri

● 3. Geri Besleme Kontrolü: Geri besleme kontrolü organizasyonun çıktıları

üzerinde odaklaşır. Faaliyet sonrası kontrol veya çıktı kontrolü olarak da
isimlendirilen geri besleme kontrolü, organizasyonun görevi tamamlandıktan
sonra nihai mal veya hizmet üzerinde yoğunlaşır