Aralin 3

Pagsulat ng
Memorandum,
Adyenda at
Katitikan ng
Pulong
Naranasan mo na bang dumalo sa
isang pulong?
Paano mo ilalarawan ang pulong na
iyong dinaluhan?
Tatlong mahahalagang elemento sa
pagpupulong

◍ Memorandum
◍ Adyenda
◍ Katitikan ng pulong
 memorandum
isang kasulatang nagbibigay
o memo kabatiran tungkol sa
gagawing pulong o paalala
tungkol sa isang mahalagang
impormasyon, gawain,
nakasaad ang tungkulin, o utos
layunin o pakay ng
gagawing miting.
Ayon kay Dr. Darwin Bargo (2014) sa kanyang aklat na
Writing in the Discipline, ang mga kilala at malalaking
kompanya at mga institusyon ay kalimitang gumagamit ng
mga colored stationary para sa kanilang mga memo tulad ng
sumusunod:
 Puti - ginagamit sa mga pangkalahatang kautusan,
direktiba, o impormasyon
 Pink o rosas - ginagamit naman para sa request o order
na nanggaling sa purchasing department
 Dilaw o luntian - ginagamit naman para sa mga memo na
nanggaling sa marketing at accounting department
 Tatlong uri ng
memorandum
◍ Memorandum para sa kahilingan
◍ Memorandum para sa kabatiran
◍ Memorandum para sa pagtugon
1. Makikita sa letterhead ang logo at pangalan ng
kompanya, institusyon, o organisasyon gayundin ang
lugar kung saan matatagpuan ito at misnsan maging ang
bilang ng numero ng telepono.
2. Ang bahaging 'Para sa/Para Kay/Kina' ay naglalaman
ng pangalan ng tao o mga tao, o kaya naman ay grupong
pinag-uukulan ng memo. Para sa isang impormal na
memo ang Para Kay: Ailene ay sapat na. Ngunit sa mga
pormal na memo, mahalagang isulat ang buong pangalan
ng pinag-uukulan nito.
3. Ang bahagi namang 'Mula Kay' ay naglalaman ng pangalan ng
gumawa o nagpadala ng memo. Gaya ng bahaging ;Para sa/para
kay/Kina' maaaring gamitin na lamang ang unang pangalan ng
sumulat nito gaya halimbawa : Mula Kay: Nestor. Ngunit kung ito
ay pormal, isulat ang buong pangalan ng nagpadala.
4. Sa bahaging Petsa, iwasan ang paggamit ng numero gaya ng
11/25/15 o 30/09/15. Sa halip, isulat ang buong pangalan ng buwan
o ang dinaglat na salita nito tulad halimbawa ng Nobyembre o
Nob. kasama ang araw at taon upang maiwasan ang pagkalito.
5. Ang bahaging Paksa ay mahalagang maisulat nang payak,
malinaw, at tuwiran upang agad maunawaan ang nais ipabatid nito.
6. Kadalasang ang 'Mensahe' ay maikli lamang ngunit kung ito ay
isang detalyadong memo kailangang ito at magtaglay ng
sumusunod:
a. Sitwasyon- dito makikita ang panimula o layuninng memo.
b. Problema- nakasaad ang suliraning dapat pagtuunan ng pansin.
Hindi lahat ng memo at nagtataglay nito.
c. Solusyon- nagsasaad ng inaasahang dapat gawin ng kinuukulan.
d. Paggalang o Pasasalamat- wakasan ang memo sa pamamagitan
pagpapasalamat o pagpapakita ng paggalang.
7. Ang huling bahagi ay ang 'Lagda ng nagpadala'.
 WO#7
Gumawa ng memorandum:
Adgenda o
adyenda

nagtatakda ng mga
paksang tatalakayin
sa pulong
 Mga Hakbang sa Pagsulat ng Adyenda
1. Magpadala ng memo na maaaring nakasulat sa
papel o kaya naman ay isang e-mail na nagsasaad na
mgakaroon ng pulong tungkol sa isang tiyak na paksa
o layunin sa ganitong araw, oras, at lugar.
2. Ilahad sa memo na kailangan nilang lagdaan ito
bilang katibayan ng kanilang pagdalo o kung e-mail
naman, kinakailangang magpadala sila ng kanilang
tugon.
3. Gumawa ng balangkas ng mga paksang
tatalakayin kapag ang lahat ng mga adyenda o
paksa ay nagpadala na nalikom na.
4. Ipadala ang sipi ng adyenda sa mga taong
dadalo, mga dalawa o isang araw bago ang
pulong.
5. Sundin ang nasabing adyenda sa pagsagawa
ng pulong.
 Mga dapat tandaan sa Paggamit ng
Adyenda
1. Tiyaking ang bawat dadalo sa pulong ay
nakatanggap ng sipi ng mga adyenda.
2. Talakayin sa unang bahagi ng pulong ang
higit na mahahalagang paksa.
3. Manatili sa iskedyul ng adyenda ngunit
maging flexible kung kinakailangan.
4. Magsimula at magwakas sa itinakdang
oras na nakalagay sa sipi ng adyenda.
5. Ihanda ang mga kakailangang
dokumento kasama ng adyenda.
 WO #8
Gumawa ng adyenda mula sa
memorandum na inyong
ginawa.
 Katitikan ng pulong

-ito ay kalimitang isinasagawa nang

pormal, obhetibo, at komprehensibo o
nagtataglay ng lahat ng mahahalagang
detalyeng tinalakay sa pulong.
 Mahahalagang Bahagi ng Katitikan ng
Pulong
1. Heading- Ito ay naglalaman ng pangalan ng kompanya,
samahan, organisasyon, o kagawaran. Makikita rin dito ang
petsa, ang lokasyon, at maging ang oras ng pagsisimula ng
pulong.
2. Mga kalahok o dumalo- Dito nakalagay kung sino ang
nanguna sa pagpapadaloy ng pulong gayundin ang pangalan
ng lahat ng mga dumalo kasama ang mga panauhin. Maging
ang pangalan ng mga liban o hindi nakadalo ay nakatala rin
dito.
3. Pagbasa at pagpapatibay ng nagdaang katitikan ng
pulong- dito makikita kung ang nakalipas na katitikan ng
pulong ay napagtibay o may pagbabagong isinagawa sa
mga ito.
4. Action items o napagkasunduan (kasama sa bahaging
ito ang mga hindi pa natapos o mga proyektong bahagi ng
nagdaang pulong). Dito makikita ang mahahalagang tala
hinggil sa mga paksang tinalakay. Inilalagay rin sa
bahaging ito kung sino ang taong nanguna sa pagtalakay
sa isyu at maging ang desisyong nabuo ukol dito.
 5. Pabalita o patalastas- Hindi ito laging makikita sa katitikan
ng pulong ngunit kung mayroon mang pabalita o patalastas
mula sa mga dumalo tulad ng halimbawa ng mga suhestiyong
adyenda para sa susunod na pulong ay maaaring ilagay sa
bahaging ito.
6. Iskedyul ng susunod na pulong- Itinatala sa bahaging ito
kung kailan at saan gaganapin ang susunod na pulong.
7. Pagtatapos- Inilalagay sa bahaging ito kung anong oras
nagwakas ang pulong.
8. Lagda- mahalagang ilagay sa bahaging ito ang pangalan ng
taong kumuha ng katitikan ng pulong at kailan ito isinumite.
 Mga Dapat Gawin ng Taong Naatasang
Kumuha ng Katitikan ng Pulong
1. Hangga't maaari ay hindi participant sa nasabing
pulong.
2. Umupo malapit sa tagapanguna o presider ng pulong.
3. May sipi ng mga pangalan ng mga dadalo sa pulong.
Mahalaga na ma-tsek kung sino-sino ang dumalo sa
pulong at maging ang mga liban. Itala rin ang pangalan ng
mga taong dumating nang huli sa itinakdang oras maging
ang mga umalis nang umaga.
4. Handa sa mga sipi ng adyendang at katitikan ng
nakaraang pulong.
5. Nakapokus o nakatuon lamang sa nakatalang adyenda.
6. Tiyaking ang katitikan ng pulong na ginagawa ay
nagtataglay ng tumpak at kompletong heading.
7. Gumamit ng recorder kung kinakailangan.
8. Itala ang mga mosyon o pormal na suhestiyong
nabanggit sa pulong at sinusugan ng iba pang kasapi at
napagtibay ng samahan ay dapat maitala nang maayos.
9. Itala ang lahat ng paksa at isyung napagdesisyunan ng
koponan.
10. Isulat o isaayos agad ng mga datos ng katitikan pagkatapos
ng pulong.
a. Ulat ng Katitikan- Sa ganitong uri ng katitikan, ang lahat ng
detalyeng napag-usapan sa pulong ay nakatala.
b. Salaysay ng Katitikan- Isinasalaysay lamang sa katitikan na
ito ang lahat ng isyung napagkasunduan ng samahan.
c. Resolusyon ng Katitikan- Nakasaad lamang sa katitikan na
ito ang lahat ng isyung napagkasunduan.
 Mga Dapat Tandaan sa Pagsulat ng Katitikan ng Pulong
Ayon kay Dawn Rosenberg McKay, isang editor at may
akda ng The Everything Practice Interview Book at ng The
Everything Get-a-job Book, sa pagkuha ng katitikan ng pulong
mahalagang maunawaan ang mga bagay na dapat gawin bago
ang pulong, habang isinasagawa ang pulong, at pagkatapos ng
pulong.
Bago ang Pulong
 Magpasiya kung anong paraan ng pagtatala ng katitikan
ang iyong gagamitin. Maaaring gumamit ng bolpen at
papel, laptop, tablet, computer, o recorder.
 Tiyaking ang gagamitin mong kasangkapan ay nasa maayos na
kondisyon. Kung ikaw ay gagamit ng laptop siguraduhing ito
ay may sapat na bateryang kakailanganin para sa kabuuan ng
pulong.
 Gamitin ang adyenda para gawin nang mas maaga ang outline o
balangkas ng katitikan ng pulong.
Habang Isinasagawa ng Pulong
 Ipaikot ang listahan ng mga taong kasama sa pulong at hayaang
lagdaan ito ng bawat isa.
 Sikaping makilala kung sino ang nagsasalita sa oras ng pulong.
 Itala kung anong oras nagsimula ang pulong.
 Itala lamang ang mahahalagang ideya o puntos.
 Itala ang mga mosyon o mga suhestiyon.
 Itala at bigyang-pansin ang mga mosyong pagbobotohan o
pagdedesisyunan pa sa susunod na pulong.
 Itala kung anong oras natapos ang pulong.
Pagkatapos ng Pulong
 Gawin o buuin agad ang katitikan ng pulong pagkatapos na
pagkatapos habang sariwa pa sa isip ang lahat ng mga tinalakay.
 Huwag kalimutang itala ag pangalan ng samahan o organisayon,
pangalan ng komite, uri ng pulong (lingguhan, buwanan, taunan)
 Itala kung anong oras ito nagsimula at natapos.
 Isama ang listahan ng mga dumalo at maging ang
pangalan ng nanguna sa pagpapadaloy ng pulong.
 Basahing muli ang katitikan ng pulong bago
tuluyang ipasa sa kinauukulan para sa huling
pagwawasto nito.
 Ipasa ang sipi ng katitikan ng pulong kinauukulan
o sa taong nanguna sa pagpapadaloy nito.
Learning Assessment #
3
1. Si Kim ay naatasang magtala ng mga
importanteng detalye sa pulong. Anong
mahalagang elemento ng pulong ang
kanyang gagawin?
a. memorandum
b. Katitikan ng pulong
c. Adyenda
d. Wala sa nabanggit
2. Tatlong araw bago ang pulong ng mga guro
sa eskwelahan ay nagpamahagi na ang komite
ng dokumento kung saan ang mga paksang
tatalakayin ay nakasaad doon.
a. adyenda
b. memorandum
c. katitikan ng pulong
d. lahat ng nabanggit
3. para sa: pinag-uukulan ng
memo::Mula kay:______
a. kabahagi ng pulong
b. babasa ng memo
c. dadalo sa pulong
d. gumawa ng memo
4. Ang Human Resource Department ay magsasagawa
ng papupulong sa susunod na linggo, bago ang
pagpupulong sila ay naglabas muna ng isang
kabatiran na magkakaroon ng pagpupulong nakasaad
din dito ang layunin, petsa, lugar, at oras ng
pulong. Anong mahalagang elemento ng pagpupulong
ito?
a. memorandum
b. katitikan ng pulong
c. adyenda
d. pulong
5. memorandum:_____:: Adyenda::
paksang tatalakayin
a. isang batas
b. isang usapin
c. nagbibigay kabatiran
d. nagbibagay kaalaman
 Anim na aspeto ng pag-unawa
Paliwanag: Ano ang kahalagahan ng mga elemento
ng pagpupulong?
Pagpapakahulugan: Sa anong pandiwa mo
maihahambing ang mga mahahalagang elemento sa
pagpupulong? Bakit?
Aplikasyon: Sa paanong paraan mo magagamit ang
iyong mga natutunan sa paggawa ng memorandum,
adyenda at katitikan ng pulong sa iyong trabaho
sa hinaharap?
Pananaw: Ano ang maaaring mangyari kapag hindi
naglabas ng memorandum na magkakaroon ng
pagpupulong?
Pandama: Kung ikaw ay gagawa ng isang elemento ng
pagpupulong para sa pulong kasama ang presidente
ng Pilipinas, ano ang iyong gagawin: memorandum,
adyenda o katitkan ng pulong? Bakit?
Sariling-kaalaman: Sa paanong paraan mo pa mas
mapapalawig ang iyong kaalaman sa pagsulat ng mga
mahahalagang elemento sa pagpupulong?