ETE 4033 SUPERVISORY

FUNCTION
SEMESTER 4/ TAHUN 2 SVM ETE
PN. SITI ROSLIDA BINTI MUHAMMAD YUSOF
 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.1 TOPIC FOR BRIEFING (TAJUK TAKLIMAT)

PENGERTIAN TAKLIMAT
• Taklimat boleh ditakrifkan sebagai penerangan ringkas tentang sesuatu yang dihasilkan atau sesuatu
yang berlaku. Lebih jelas lagi, taklimat dikatakan sebagai ucapan untuk memaklumkan dan
disampaikan sama ada secara komunikasi dua hala dalam situasi formal atau kombinasi formal dan
tidak formal. Dalam taklimat ada sesi soal jawab antara komunikator (penyampai) dengan khalayak
(hadirin).
 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.1 TOPIC FOR BRIEFING (TAJUK TAKLIMAT)

PEMILIHAN TAJUK
• Memilih tajuk merupakan langkah untuk mengenal pasti perkara-perkara yang perlu diucapkan. Tajuk
merupakan idea utama penyampaian. Kesemua pemilihan tajuk sangat penting kepada penyampai supaya
mesej yang disampaikannya dapat dihayati oleh audien dengan berkesan.

• Di antara perkara-perkara yang diketahui oleh penyampai ialah:

i. Pilihlah subjek yang anda telah biasa, diminati atau anda benar-benar mempercayainya.

ii. Pilihlah topik yang baik yang dapat mengutus maklumat baru kepada audien serta sesuai dengan minat
mereka.

iii. Gunakan kemudahan perpustakaan untuk membuat penyelidikan tentang tajuk.

iv. Buat temu bual secara persendirian semasa menyelidik.

 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.1 TOPIC FOR BRIEFING (TAJUK TAKLIMAT)

PANDUAN MEMILIH TAJUK

i. Pilihlah subjek yang anda telah biasa, diminati atau anda benar-benar mempercayainya.

ii. Pilihlah topik yang baik yang dapat mengutus maklumat baru kepada audien serta sesuai dengan
minat mereka.

iii. Gunakan kemudahan perpustakaan untuk membuat penyelidikan tentang tajuk.

iv. Buat temu bual secara persendirian semasa menyelidik.

 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.1 TOPIC FOR BRIEFING (TAJUK TAKLIMAT)

MERANGKA DAN MENYUSUN TAJUK

• Setelah tajuk dipilih, penyampai hendaklah menyusun penyampaiannya supaya dapat difahami oleh
audien dengan berkesan.

• Di antara panduan yang boleh dituruti ialah;

i. Susunlah taklimat bagi membolehkan anda menentukan maklumat yang penting.

ii. Jelaskan huraian tajuk sehingga menjadi rangka taklimat.

iii. Gunakan ayat-ayat yang penuh semasa merangka teks taklimat.

iv. Pastikan rangka taklimat anda ringkas dan senang untuk diikuti.
 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.2 BRIEFING INFORMATION (MAKLUMAT TAKLIMAT)

PENYEDIAAN TAKLIMAT
• Taklimat memerlukan persediaan yang rapi dengan mempertimbangkan beberapa faktor semasa menyediakannya.

i. Pertimbangan Khalayak/Hadirin

• Penentuan siapakah khalayak yang boleh membantu untuk menentukan jenis taklimat yang mereka perlukan. Penentuan
taraf khalayak dapat menjelaskan bahasa, suasana dan kandungan taklimat. Menentukan bilangan khalayak yang boleh
membantu dalam penyedian nota, tempat, jamuan dan lain-lain lagi.

ii. Pertimbangan Suasana

• Suasana dikatakan formal apabila khalayak terdiri daripada orang kenamaan, pegawai kerajaan/swasta dan pelawat luar
Negara dan ada D.Y.T.M Tengku Mahkota atau Raja Muda. Suasana dianggap kombinasi formal dan tidak formal jika
khalayaknya terdiri daripada ibubapa, murid, belia, penduduk kampung, buruh, petani dan sebagainya. Lazimnya suasana
formal memerlukan teks taklimat yang kompleks manakala teks taklimat bagi suasana kombinasi formal dan tidak formal
adalah ringkas dan mudah.
 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.2 BRIEFING INFORMATION (MAKLUMAT TAKLIMAT)

KANDUNGAN TAKLIMAT
i. Apa yang hendak dimaklumkan :

• Taklimat begini mempunyai tujuan untuk memberitahu maklumat tentang pihak yang
menyampaikan taklimat itu.

ii. Apa yang hadirin ingin tahu :

• Taklimat jenis ini memerlukan penyedian yang teliti terlebih dahulu, seperti membuat penyelidikan,
pengumpulan data dari soal selidik, atau temubual serta menyusunnya dengan baik.
 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.2 BRIEFING INFORMATION (MAKLUMAT TAKLIMAT)

PENENTUAN BAHAN

i. Penentuan bahan-bahan taklimat melibatkan proses-proses memilih topik, penyelidikan

tajuk,merangka dan menyusun tajuk ,menyusun idea, merangka taklimat dan sebagainya. Kesemua
pekara di atas merupakan proses menyusun ucapan.

ii. Proses ini membolehkan penyampai meneliti dan membatas idea-idea serta menentukan maklumat-
maklumat yang ada itu sesuai atau tidak
 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.2 BRIEFING INFORMATION (MAKLUMAT TAKLIMAT)

MENYUSUN TAKLIMAT

• Penyusunan taklimat boleh:

i. Membantu penyampai mengembangkan ideanya selengkap-lengkapnya

ii. Membantu penyampai membicarakan sesuatu tajuk dalam tempoh yang terbatas

iii. Membantu audien menganalisis maklumat yang disampaikan

iv. Membantu audien memahami konsep-konsep utama.

 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.2 BRIEFING INFORMATION (MAKLUMAT TAKLIMAT)

LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN IDEA

• Diantara langkah yang perlu diambil dalam menyusun idea ialah

i. Mengenal pasti subjek yang mahu disampaikan.

ii. Setelah diteliti ketepikan perkara-perkara yang tidak penting dengan topik.

iii. Sediakan satu senarai idea-idea hujah utama.

iv. Kumpulkan maklumat yang menyokong perkara-perkara utama

v. Teliti dan halusi rangka sebelum menulis teks ucapan

 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.2 BRIEFING INFORMATION (MAKLUMAT TAKLIMAT)

PENGGUNAAN GAYA BAHASA DALAM TAKLIMAT

i. Disampaikan dalam keadaan formal dan rasmi.

ii. Pemilihan atau penggunaan kata mestilah tepat supaya mudah difahami oleh pendengar.

iii. Susunan ayat lebih ringkas dan tidak meleret-leret.

iv. Sebutan, intonasi, dan gaya pengucapan yang betul akan dapat menarik minat pendengar.
 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.3 TARGET AUDIENCE (SASARAN PENDENGAR)

PENGERTIAN AUDIEN- PENDENGAR

• Audien merupakan orang atau kumpulan orang yang akan mendengar sesuatu penyampaian.
Pengetahuan mengenai audien seperti latar belakang, kepercayaan, kedudukan sosial, pengetahuan,
serta penglibatan mereka dalam topik sangat penting.

• Seseorang penyampai perlulah menganalisis audiennya bagi menyesuaikan topik sangat penting,
mesej dan bahasa serta gaya bahasa pengucapannya.

• Analisis audien juga boleh memberi gambaran umum tentang sifat-sifat dan sikap-sikap audien
terhadap idea dan diri penyampai. Analisis audien melibatkan proses-proses menganalisis.
 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.3 TARGET AUDIENCE (SASARAN PENDENGAR)

TARAF AUDIEN (PENDENGAR/ KHALAYAK)

• Penyampai taklimat perlu mengetahui jenis khalayaknya. Pengetahuan ini dapat membantu penyampai dalam menyediakan
ucapan.

a. Satu taraf khalayak

• Tetamu yang hadir terdiri orang kenamaan ketua-ketua jabatan dan sebagainya

• Taklimat satu taraf khalayak mengandungi:

 Tajuk
 Salam, sapaan biasa atau salutasi berprotokol
 Kata-kata aluan
 Pengenalan diri /organisasi/ jawatan/ dan sedikit ringkasan taklimat.
 Kandungan taklimat
 Penutup
 Sesi soal jawab
 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.3 TARGET AUDIENCE (SASARAN PENDENGAR)

TARAF AUDIEN (PENDENGAR/ KHALAYAK)

b. Dua taraf khalayak
• Tetamu yang hadir terdiri daripada D.Y.M.M Sultan atau D.Y.T.M Raja Muda dan sebagainya.
• Taklimat dua taraf khalayak mengandungi:
 Tajuk
 Salam, salutasi berprotokol dan sapaan biasa
 Puji-pujian
 Ringkasan sembah taklimat
 Kandungan
 Sesi soal jawab
 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.3 TARGET AUDIENCE (SASARAN PENDENGAR)

CIRI-CIRI DEMOGRAFI
Di antara maklumat-maklumat demografi yang perlu diketahui ialah

i. Umur

ii. tahap pendidikan

iii. jenis pekerjaan

iv. status politik

v. pengaruh-pengaruh lain.
 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.3 TARGET AUDIENCE (SASARAN PENDENGAR)

CIRI-CIRI DEMOGRAFI
• Pengetahuan kepada ciri-ciri demografi membolehkan penyampai membuat jangkaan terhadap tindak balas audien
terhadap cadangan-cadangan yang dikemukakan dan membantu penyampai memilih strategi yang paling berkesan.

i. Kelakuan Umum

•Kelakuan umum audien juga boleh memberi gambaran reaksi yang bakal ditonjolkan oleh audien terhadap idea,
mesej, cadangan dan harapan penyampai.

ii. Sikap Terhadap Cadangan

• Maklumat demografi boleh memberi gambaran reaksi yang bakal ditonjolkan oleh audien idea, mesej, cadangan
dan harapan penyampai.

iii. Sikap Terhadap Penyampai

• Maklumat demografi biasanya boleh memberi gambaran kepada penyampai akan tanggapan audien terhadap
penyampai. Lebih-lebih lagi jika kalangan audien merupakan kenalan penyampai.
 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.3 TARGET AUDIENCE (SASARAN PENDENGAR)

KEMAHIRAN MEMBERI MAKLUM BALAS

a. Fokus kepada isu, bukan orang/personalitinya
I. Tujukan kepada perkara yang di dalam kawalannya, yang berkuasa diubahnya
II. Tepat pada waktunya
III. Beri cadangan pilihan
IV. Dengar penjelasannya – walaupun tidak bersetuju dengannya.

b. Bagi mengatasi masalah perbezaan bahasa, penyampai boleh menggunakan teknik dibawah :
i. Alat Bantuan Visual
ii. Demonstrasi
iii. Penterjemahan
 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.4 COMMUNICATION SKILL (KEMAHIRAN KOMUNIKASI)

DEFINISI KOMUNIKASI
• Sesuatu proses pemindahan maklumat, perasaan idea dan pemikiran daripada seseorang individu
kepada individu yang lain. Penyampaian dan penukaran maklumat dalam bentuk yang boleh difahami
oleh kedua-dua pihak.
 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.4 COMMUNICATION SKILL (KEMAHIRAN KOMUNIKASI)
 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.4 COMMUNICATION SKILL (KEMAHIRAN KOMUNIKASI)

BENTUK KOMUNIKASI
• Terdapat 2 jenis bentuk komunikasi, iaitu:

• i. Interpersonal
• a) Komunikasi seseorang dengan seorang yang lain atau lebih seorang
• b) Dibantu oleh alat-alat komunikasi seperti telefon, faks, emel , surat , memo , presentation, laporan.
• c) Jenis-jenis komunikasi
• (i) Arahan / Standard Operating Procedures /Manual
• (ii) Menganalisa mesej
• (iii) Mendapatkan maklumat
• (iv) Memikirkan teknik-teknik yang sesuai
 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.4 COMMUNICATION SKILL (KEMAHIRAN KOMUNIKASI)

BENTUK KOMUNIKASI
• Terdapat 2 jenis bentuk komunikasi, iaitu:

• i. Interpersonal
a) Komunikasi seseorang dengan seorang yang lain atau lebih seorang
b) Dibantu oleh alat-alat komunikasi seperti telefon, faks, emel , surat , memo , presentation,
laporan.
c) Jenis-jenis komunikasi - Arahan / Standard Operating Procedures /Manual, Menganalisa
mesej , Mendapatkan maklumat dan Memikirkan teknik-teknik yang sesuai .

d) Proses Komunikasi Inter Personal - Sama ada kita berkomunikasi melalui lisan,
penulisan atau pembacaan , Komunikasi merupakan suatu proses yang boleh dipecahkan kepada 5 fasa.
 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.4 COMMUNICATION SKILL (KEMAHIRAN KOMUNIKASI)

BENTUK KOMUNIKASI
ii. Intrapersonal

• Komunikasi intra personal ialah komunikasi yang terjadi dengan diri sendiri. Ia melibatkan
proses :

(a) Memperbaiki diri agar dapat berkomunikasi dengan baik

(b) Pembangunan diri ( prinsip , akhlak , sikap )

(c) Pembangunan fikiran ( kreatif & inovatif )

(d) Bermulanya komunikasi berkesan

 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.4 COMMUNICATION SKILL (KEMAHIRAN KOMUNIKASI)

PROSES BERKOMUNIKASI YANG BERLAKU

2
Idea menjadi
mesej

1 3
“ Sender “ Mesej
mempunyai dihantar
idea

5 4
Penerima memberi Penerima
maklumbalas mendapat
mesej
 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.4 COMMUNICATION SKILL (KEMAHIRAN KOMUNIKASI)

BENTUK KOMUNIKASI
(e) Kaedah Mendapatkan Maklumat

(i) Pembelajaran

(ii) Rujukan

(iii) Perbincangan

(iv) Pemerhatian

(f) Menyediakan bahan Komunikasi

(g) Proses Persiapan Untuk Berkomunikasi

 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.4 COMMUNICATION SKILL (KEMAHIRAN KOMUNIKASI)

PROSES PERSIAPAN UNTUK BERKOMUNIKASI

Analisis situasi / Dapat maklumat Buat persiapan

masalah
 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.4 COMMUNICATION SKILL (KEMAHIRAN KOMUNIKASI)

BENTUK KOMUNIKASI
(h) Jenis Format Bahan Komunikasi

(i) Angka & fakta

(ii) Sampel atau gambarajah

(iii) Penerangan

(iv) Visual Aid - Graf , Jadual , gambar

 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.4 COMMUNICATION SKILL (KEMAHIRAN KOMUNIKASI)

BENTUK KOMUNIKASI
(i) Pergerakan Badan (Body Language) dan Tanda (signs) semasa Berkomunikasi
Air muka Ia menunjukkan perasaan sebenar semasa
(i) berkomunikasi, seperti fokus, bosan , marah atau suka
dan sebagainya banyak mempengaruhi komunikasi

Isyarat tangan Terdapat isyarat tangan tertentu yang memberikan

(ii) maksud tertentu , sebagai

contoh , Lambaian tangan menunjukkan tanda

mengatakan “ Hello “
Perlulah jelas dan sesuai dengan keadaan . Contoh : Kita
(iii) Nada suara perlu menggunakan suara yang tegas semasa
menyampaikan arahan keselamatan dan disiplin
 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.4 COMMUNICATION SKILL (KEMAHIRAN KOMUNIKASI)

BENTUK KOMUNIKASI
(j) Kepada siapa kita bercakap dipengaruhi oleh protokol yang perlu diikuti mengikut pangkat
dan status.
Komunikasi hendaklah jelas dan boleh
(i) Pekerja bawahan disampaikan dalam bentuk arahan dan
memo.

Komunikasi perlu dijelaskan dalam bentuk

(ii) Penyelia atasan taklimat atau perbincangan serta
penghantaran laporan. Tidak boleh
menggunakan memo atau arahan ringkas.
 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.4 COMMUNICATION SKILL (KEMAHIRAN KOMUNIKASI)

BENTUK KOMUNIKASI
(k) Memperbaiki cara bercakap

(i) Keberkesanan percakapan

(ii) Meningkatkan perbendaharaan kata dan tatabahasa

(iii) Bahasa yang sesuai dan jelas

(iv) Membina keyakinan diri

(v) Mentafsirkan maklumat secepat mungkin

 CONTENT STANDARD 2: CONDUCT SECTION BRIEFING
(MENGURUSKAN TAKLIMAT BAHAGIAN)
2.4 COMMUNICATION SKILL (KEMAHIRAN KOMUNIKASI)

BENTUK KOMUNIKASI
(l) Rintangan – rintangan komunikasi

(i) Tanggapan yang berbeza

(ii) Perbezaan bahasa

(iii) Kebisingan

(iv) Keadaan emosi

(v) Komunikasi tidak kekal

(vi) Tiada keyakinan

 JOM ULANG KAJI

1. Berikan definisi taklimat.

2. Nyatakan dua faktor yang perlu dipertimbangkan semasa membuat persediaan sebelum memberi
sesuatu taklimat.

3. Nyatakan dua perkara yang perlu ada dalam kandungan taklimat.

4. Nyatakan empat kaedah utama dalam berkomunikasi.

5. Terdapat 2 jenis komunikasi yang perlu difahami terlebih dahulu. Nyatakan dua jenis komunikasi
tersebut.