PELAJARAN 10

KOMUNIKASI LISAN: TAKLIMAT

1.0

Pengenalan
Dalam tajuk ini, pelajar akan diperkenalkan dengan satu daripada aspek
komunikasi lisan iaitu taklimat.

2.0

Hasil Pembelajaran
Pada akhir pengajian ini, pelajar akan:
2.1
Memahami maksud taklimat.
2.2
Memahami cara-cara menyediakan taklimat.
2.3
Mengesan kesilapan-kesilapan yang sering dilakukan dalam penyediaan
taklimat.

3.0

Senarai Tajuk
3.1
Taklimat dan pertimbangan penyediaan taklimat
3.2
Format dan kandungan taklimat
3.3
Keperluan semasa menyampaikan taklimat

4.0

Istilah
4.1
Taklimat
Penerangan ringkas.

5.0

4.2

Khalayak
Orang ramai; orang banyak; umum. Orang ramai yang diberikan taklimat.

4.3

Orang bergelar
Orang yang mempunyai pangkat atau darjah kebesaran.

Tajuk
5.1

Taklimat dan Pertimbangan dalam Penyediaan Taklimat

5.1.1 Persembahan
Taklimat ialah penerangan ringkas.
Antara faktor yang perlu diambil kira dalam penyediaan taklimat adalah:
a) Pertimbangan tentang khalayak ramai

Khalayak ramai dalam konteks ini ialah orang ramai yang diberikan
taklimat. Dalam faktor khalayak ramai ini perlu ditentukan siapakah
khalayak yang boleh membantu untuk menentukan jenis taklimat
yang mereka perlukan.
Dengan menentukan taraf khalayak maka dapat ditentukan juga
bentuk bahasa, suasana dan kandungan taklimat.
Bilangan khalayak juga perlu diambil kira kerana dengan
mengetahui bilangan khalayak maka dapat membantu dalam
penyediaan nota, tempat, jamuan selepas taklimat dan lain-lain lagi
yang berkaitan.
b) Pertimbangan tentang suasana
Suasana di sini dimaksudkan sebagai keadaan semasa taklimat
dijalankan. Suasana boleh jadi formal, atau tidak formal. Suasana
adalah formal jika yang terlibat ialah orang kenamaan, pegawai
kerajaan, pelawat luar negara, orang bangsawan atau kerabat
diraja. Teks taklimat dalam suasana formal adalah lebih kompleks.
Taklimat menjadi tidak formal atau gabungan formal dengan tidak
formal jika khalayaknya terdiri daripada ibu bapa, pelajar, belia,
penduduk kampong, pekerja, petani dan yang seumpama
dengannya. Teks taklimat dalam suasana tidak formal adalah lebih
ringkas dan mudah.
c) Pertimbangan tentang taraf khalayak
Taraf khalayak juga perlu diambil kira oleh pemberi taklimat. Jika
khalayak terdiri dari orang kenamaan, menteri-menteri atau orang
bergelar maka pemberi taklimat perlu menyediakan teks sapaan
yang lebih kemas dan tertib.
5.1.2 Aktiviti
Senaraikan sebanyak mungkin golongan dalam masyarakat yang
dianggap sebagai khalayak kelas atasan.
5.2

Format dan kandungan taklimat

5.2.1 Persembahan
Format taklimat secara umumnya adalah seperti berikut:

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

Tajuk
Salam, sapaan biasa atau sapaan berprotokol
Kata-kata aluan
Pengenalan diri pemberi taklimat
Kandungan taklimat
Penutup
Sesi soal jawab

Kandungan taklimat ada dua iaitu:

a)

Apa yang hendak dimaklumkan atau disampaikan

Ini adalah perkara asas dalam mana-mana taklimat kerana apa
yang ingin dimaklumkan adalah intipati sesuatu taklimat. Malah
tujuan taklimat itu sendiri adalah untuk memaklumkan sesuatu.

b)

Apa yang khalayak ingin tahu

Terdapat taklimat tertentu yang bukan sahaja bertujuan untuk
member maklumat secara sehala tetapi juga bertujuan untuk
mendapatkan soalan-soalan dari khalayak.

5.2.2 Aktiviti
Anda adalah seorang pengurus pasukan bola sepak yang akan
mengadakan perlawanan persahabatan dengan sebuah pasukan
jemputan. Sediakan satu taklimat ringkas kepada pemain-pemain dalam
pasukan anda.
5.3

Keperluan semasa menyampaikan taklimat

5.3.1 Persembahan
Terdapat beberapa perkara penting yang perlu diambil kira dalam
penyediaan sesebuah taklimat supaya taklimat yang ingin disampaikan itu
adalah berkesan dan mampu mencapai matlamatnya. Antaranya adalah:
a)

Kemahiran mentafsirkan sesuatu

Kemahiran membuat penafsiran di sini bermakna boleh
menjelaskan makna sesuatu istilah, idea, atau konsep yang
disebutkan. Misalnya dalam bidang sukan, terdapat beberapa
konsep atau istilah kesukanan yang tidak begitu difahami oleh
orang kebanyakan. Pemberi taklimat perlu bijak untuk membuat
penafsiran supaya khalayak dapat memahami konsep sebenar
yang ingin disampaikan.

b)

Kemahiran memberi penjelasan

Memberi penjelasan bermakna memberi keterangan yang lengkap
dan difahami oleh khalayak. Kandungan taklimat kadang-kadang
adalah ringkas dan padat. Oleh itu pemberi taklimat perlu pandai
membuat penjelasan di mana perlu.

c)

Kemahiran menunjukkan sesuatu

Kadangkala dalam sesuatu taklimat, pemberi taklimat perlu
membuat demonstrasi atau menunjukkan sesuatu arah.

d)

Kemahiran menunjukkan perbezaan

Dalam taklimat juga kadangkala terdapat perkara-perkara yang
seakan-akan sama atau kelihatan sama tetapi sebenarnya tidak
sama. Di sinilah terletak kepentingan membezakan sesuatu.
Pemberi taklimat perlu menunjukkan perbezaan atau persamaan
sama ada tentang sesuatu konsep, keadaan, bentuk dan matlamat
dan sebagainya.

e)

Kemahiran naratif
Kemahiran naratif bermakna kemahiran dalam menerangkan atau
menceritakan sesuatu sama ada secara ringkas mahupun secara
terperinci.

f)

Kemahiran membuat laporan

Kadangkala juga sesuatu taklimat perlu disampaikan dalam bentuk
laporan-laporan yang ringkas tapi padat. Taklimat dalam bentuk
laporan lebih jelas, bersifat objektif dan tepat. Oleh itu penyampai
taklimat perlu mempunyai kemahiran dalam menyampaikan
taklimat yang berbentuk laporan.

g)

Peralatan yang sesuai dan mencukupi

Peralatan tertentu diperlukan semasa menyampaikan taklimat
untuk menambah keberkesanan taklimat. Alat-alat tertentu juga
boleh membantu menarik minat khalayak.
Antara peralatan atau bahan-bahan yang boleh membantu
menambah keberkesanan sesuatu taklimat ialah:
i)

Kertas edaran
Kertas edaran adalah maklumat tambahan dalam kertas
yang diberi kepada khalayak sebagai tambahan kepada

taklimat secara lisan yang diberikan. Selalunya kertas

edaran diberikan untuk menerangkan sesuatu maklumat
dengan lebih terperinci. Khalayak boleh membawa balik
kertas edaran tersebut. Misalnya dalam taklimat tentang
pendakian Gunung Kinabalu, kertas edaran mungkin
merupakan peta perjalanan ke puncak gunung.

h)

ii)

Overhead projector
Overhead projector digunakan untuk memancarkan imej
pada suatu layar di hadapan. Tujuan penggunaan alat ini
adalah untuk menunjukkan dengan lebih jelas tentang
perkara-perkara yang ditaklimatkan.

iii)

Rajah dan carta

Rajah dan carta digunakan untuk membantu taklimat.
Selalunya, penggunaan rajah dan carta dengan bantuan alat
overhead projector akan dapat memberi penjelasan yang
lebih terperinci tentang perkara yang ditaklimatkan itu.

iv)

Persembahan multimedia
Persembahan multimedia melalui tayangan slaid, video
ringkas atau persembahan powerpoint akan dapat
menambah nilai taklimat.

Gaya bahasa
Gaya bahasa pemberi taklimat juga sedikit sebanyak
mempengaruhi suasana taklimat. Nada dan intonasi yang
mendatar akan menyebabkan majlis taklimat menjadi beku dan
lesu. Khalayak mungkin bosan atau mengantuk mendengar
taklimat sedemikian rupa. Gaya bahasa yang menarik, sebutan
yang jelas dan terang, pertuturan yang lancar akan menjadikan
majlis taklimat itu menarik hati pendengar.

Contoh taklimat:
ARKIB NEGARA MALAYSIA
Oleh
Kurator Arkib Negara

Tajuk

Terima kasih saudara Pengerusi Majlis Yang Berusaha

Guru Besar Sekolah Kebangsaan Tiang Dua Batang,
Yang dihormati Guru Penasihat Persatuan Sejarah,
cikgu-cikgu dan ahli persatuan yang dikasihi.
Assalamualaikum wbt dan selamat pagi.
Salam 1Malaysia.

Sapaan biasa
Salam

Teks

Format

Saya selaku Kurator Arbib Negara Malaysia, terlebih

dahulu ingin merakamkan ucapan ribuan terima kasih
kepada
Pihak
Persatuan
Sejarah,
Sekolah
Kebangsaan Tiang Dua Batang kerana sudi
menjemput saya untuk memberi sedikit taklimat
mengenai Arkib Negara Malaysia ini.

Kata-kata aluan

Untuk tidak membuang masa lagi, marilah kita

bersama-sama mengenali dengan lebih dekat lagi
mengenai Arkib Negara Malaysia. Arkib Negara
Malaysia beralamat di Jalan Duta, 50568, Kuala
Lumpur. Mempunyai cawangan negeri di seluruh
Malaysia.
Kita tinjau kembali sejarah Arkib Negara Malaysia, di
tubuhkan pada 1 Januari 1957 sebagai pejabat rekod
awam. Pada tahun 1963, dikenali sebagai Arkib
Negara Malaysia. Seterusnya pada 1966, akta Arkib
Negara No.44, tahun 1996 diluluskan. Pada tahun
1982, Arkib Negara Malaysia telah berpindah ke
banggunan baru di Jalan Duta, Kuala Lumpur setelah
berada di Petaling Jaya sejak 1966.

Pengenalan Arkib Negara

Malaysia.
Sejarah penubuhan

Kemudian, pada tahun 2003, Akta Arkib Negara 2003

(Akta 629) diluluskan. Seterusnya, pada tahun 2008,
Arkib Negara telah diletakkan di bawah Kementerian
Perpaduan, Kebudayaan, Kesenian dan Warisan.

Sejarah penubuhan

Seterusnya, mari kita lihat misi dan visi Arkib Negara

Malaysia.
Visi Arkib Negara Malaysia adalah untuk melahirkan
warga Malaysia yang berilmu dan cintakan warisan
Negara. Manakala misi penubuhan Arkib Negara
Malaysia adalah untuk memperoleh, menyimpan, dan
memelihara
khazanah
warisan
Negara,
memasyarakatkan Arkib dan warisan negara dan
menjadikan Arkib Negara Malaysia sebagai Pusat
Sumber dan Penyelidikan Negara.

Misi dan visi

Para hadirin sekalian,

Antara fungsi Arkib Negara Malaysia adalah memberi
khidmat nasihat kepada jabatan-jabatan Kerajaan
mengenai pengurusan rekod awam yang sistematik
dan berkesan.
Selain itu, mengesan, mengumpul menyimpan dan
memelihara rekod dan bahan-bahan maklumat yang
mempunyai nilai kebangsaan dan sejarah sebagai
warisan khazanah negara.
Seterusnya, menyediakan kemudahan rujukan dan
penyelidikan kepada jabatan-jabatan Kerajaan dan
orang awam serta menjalankan program penyelidikan
dan
pendokumentasian
bagi
tujuan
memperlengkapkan maklumat mengenai sejarah
tanahair.
Akhir sekali, menyebarkan ilmu dan maklumat bernilai
sejarah dikalangan orang ramai.

Kandungan Taklimat
(Fungsi Arkib Negara
Malaysia)

Seterusnya, setelah kita melihat fungsi utamanya, mari

kita lihat pula pencapaian yang telah di capai oleh
Arkib Negara Malaysia sejak penubuhannya.
Arkib Negara Malaysia telah memperolehi sijil
pengiktirafan MS ISO 9002:1994 pada bulan Disember
2000 dimana skop perlaksanaannya ialah Perolehan
dan
Pemeliharaan
Fail-fail
Rasmi
Kerajaan.
Berdasarkan Surat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran
Awam Bil.2/2002 oleh MAMPU.
Arkib Negara Malaysia mula menaikkan taraf MS ISO
9002:1994 kepada MS ISO 9001:2000 pada bulan Jun
2003.
Dokumen MS ISO 9001:2000 Arkib Negara Malaysia
telah diluluskan oleh SIRIM dan mula dilaksanakan di
Arkib Negara Malaysia pada Januari 2004. SIRIM
telah menjalankan Audit Pematuhan pada 7 hingga 9
Julai 2004. Hasil dari Audit Pematuhan tersebut pihak
SIRIM berpuashati dengan pelaksanaan Sistem Kualiti
Arkib Negara Malaysia dan meluluskan permohonan
Arkib Negara Malaysia untuk mendapat
sijil
pengiktirafan MS ISO 9001:2000.

Kandungan Taklimat
(Pencapaian)

Sijil Pendaftaran Sistem Kualiti telah diberikan kepada

Arkib Negara Malaysia pada 10 September 2004.Majlis
penganugerahan Sijil Pendaftaran Sistem Kualiti (MS
ISO 9001) ini telah berlangsung pada 18 April 2005
semasa Majlis SIRIM-Industri 2005.
Dalam usaha menaiktaraf persijilan MS ISO tersebut,
Arkib Negara Malaysia telah mendapatkan khidmat

Kandungan Taklimat
(Pencapaian)

nasihat daripada INTAN (Institut Tadbiran Awam

Negara)
untuk
menyediakan
dokumen
dan
membangunkan sistem kualiti berdasarkan standard
MS ISO 9001:2000
Para hadirin sekalin,
Dalam menempuhi zaman serba moden, pihak arkib
telah menyediakan
Perkhidmatan Dalam Talian
(Online Access) kepada semua pengguna untuk
mencari bahan-bahan rujukan secara maya. Ini boleh
di capai melalui laman web rasmi Arkib Negara
Malaysia di http://www.arkib.gov.my

Kandungan Taklimat

Untuk makluman semua, pihak Arkib Negara Malaysia

tidak menegenakan apa-apa bayaran ketika melawat
untuk melakukan penyelidikan cuma terdapat
beberapa
bahagian
yang
memerlukan
surat
pengesahan dari pihak atasan arkib untuk melakukan
penyelidikan. Ini bagi menjaga khazanah negara yang
terdapat di sini.

Kandungan Taklimat
(Pengumuman)

Setakat inilah sahaja taklimat saya tentang Arkib

Negara Malaysia. Sebarang pertanyaan, sila
kemukakan kepada saya dalam sesi soal jawab
selepas ini.
Terima kasih.

Penutup

5.3.2 Aktiviti
Berikan ulasan anda terhadap contoh taklimat di atas.
6.0

Ringkasan
6.1
Taklimat bermakna penerangan ringkas.
6.2
Antara faktor yang perlu diambil kira dalam penyediaan taklimat ialah
pertimbangan tentang khalayak ramai, tentang suasana, dan tentang taraf
khalayak.
6.3
Format taklimat ialah tajuk, salam, sapaan, pengenalan diri, kandungan
taklimat, penutup dan soal jawab.
6.4
Ada dua kandungan taklimat iaitu apa yang hendak dimaklumkan dan apa
yang khalayak ingin tahu.
6.5
Keperluan penting semasa memberikan taklimat ialah kemahiran
mentafsir sesuatu, kemahiran memberi penjelasan, kemahiran
menunjukkan sesuatu, kemahiran membuat perbezaan, kemahiran naratif,
kemahiran membuat laporan.

7.0

Latihan Kendiri
1. Apakah maksud taklimat dan apakah pertimbangan-pertimbangan
penting yang perlu diambil kira dalam penyediaan taklimat.
2. Gariskan format taklimat.
3. Apakah kemahiran-kemahiran yang perlu ada semasa memberikan
sesuatu taklimat?

Jawapan:
Jawapan 1:
Taklimat ialah penerangan ringkas yang diberikan kepada sekumpulan
pendengar yang dinamakan khalayak. Antara pertimbangan penting yang
perlu diambil kira dalam penyediaan taklimat pertimbangan tentang
khalayak ramai. Mereka ialah orang ramai yang diberikan taklimat. Dalam
faktor khalayak ramai ini perlu ditentukan siapakah khalayak yang boleh
membantu untuk menentukan jenis taklimat yang mereka perlukan.
Pertimbangan lain ialah tentang suasana. Suasana di sini dimaksudkan
sebagai keadaan semasa taklimat dijalankan. Suasana boleh jadi formal,
atau tidak formal. Suasana adalah formal jika yang terlibat ialah orang
kenamaan, pegawai kerajaan, pelawat luar negara, orang bangsawan
atau kerabat diraja. Teks taklimat dalam suasana formal adalah lebih
kompleks.
Pertimbangan seterusnya ialah tentang taraf khalayak. Jika khalayak
terdiri dari orang kenamaan, menteri-menteri atau orang bergelar maka
pemberi taklimat perlu menyediakan teks sapaan yang lebih kemas dan
tertib.
Jawapan 2:
Format taklimat secara umumnya adalah seperti berikut:
a)
Tajuk
b)
Salam, sapaan biasa atau sapaan berprotokol
c)
Kata-kata aluan
d)
Pengenalan diri pemberi taklimat

e)
f)
g)

Kandungan taklimat
Penutup
Sesi soal jawab

Jawapan 3:
Antara kemahiran yang perlu ada semasa menyampaikan taklimat ialah
kemahiran untuk menafsir sesuatu, kemahiran memberikan penjelasan,
kemahiran untuk menunjukkan sesuatu, kemahiran menunjukkan perbezaan,
kemahiran naratif, dan kemahiran membuat laporan.