KOLEJ VOKASIONAL SEPANG

JALAN DENGKIL,
43000 DENGKIL, SELANGOR

KERTAS PENERANGAN
INFORMATION SHEET

KOD NAMA DAN PROGRAM /

TEKNOLOGI AUTOMOTIF
PROGRAM CODE AND NAME

TAHUN / YEAR 1 SVM MTA SEMESTER 4

NO DAN TAJUK MODUL/

MTA 4012 – WORKSHOP SUPERVISION
MODULE NO AND TITLE

NO DAN PERNYATAAN
TUGASAN / TASK(S) NO AND 2. CONDUCT BRIEFING SESSION
STATEMENT

The person who is competent in this Course Outcomes shall be

able to perform supervisory skills so that the workshop is
administered professionally in accordance with company
requirements. Upon completion of this competency unit, students
will be able to:
OBJEKTIF PENCAPAIAN  Prepare Work Schedule
AKHIRAN / TERMINAL  Conduct Briefing Session
PERFORMANCE OBJECTIVE
 Prepare Sectional Operation Budget Information
 Monitor Staff Performance
 Coordinate Staff Training
 Monitor Workshop Safety
 Monitor Clean Air Environment

NO KOD / CODE NO KP/MTA4012/2-7 Muka : 01 Drp : 7

NAMA PELAJAR

NO KAD PENGENALAN

KELAS

TARIKH

TAJUK : PENGENDALIAN TAKLIMAT PEKERJA

TITLE
 No Kod / Code Num KP/MTA4012/2-7 Muka/Page : 2 Drpd/of : 7

TUJUAN : Kertas penerangan ini bertujuan untuk memberi pendedahan kepada

AIMS pelatih mengenai pengendalian taklimat kepada pekerja.

1.0 Taklimat dan Pertimbangan dalam Penyediaan Taklimat

1.1 Persembahan

Taklimat ialah penerangan ringkas.

Antara faktor yang perlu diambil kira dalam penyediaan taklimat adalah:

a) Pertimbangan tentang khalayak ramai

Khalayak ramai dalam konteks ini ialah orang ramai yang diberikan
taklimat. Dalam faktor khalayak ramai ini perlu ditentukan siapakah khalayak
yang boleh membantu untuk menentukan jenis taklimat yang mereka perlukan.

Dengan menentukan taraf khalayak maka dapat ditentukan juga bentuk

bahasa, suasana dan kandungan taklimat. Bilangan khalayak juga perlu diambil
kira kerana dengan mengetahui bilangan khalayak maka dapat membantu dalam
penyediaan nota, tempat, jamuan selepas taklimat dan lain-lain lagi yang
berkaitan.

b) Pertimbangan tentang suasana

Suasana di sini dimaksudkan sebagai keadaan semasa taklimat dijalankan.
Suasana boleh jadi formal, atau tidak formal. Suasana adalah formal jika yang
terlibat ialah orang kenamaan, pegawai kerajaan, pelawat luar negara, orang
bangsawan atau kerabat diraja. Teks taklimat dalam suasana formal adalah lebih
kompleks.

Taklimat menjadi tidak formal atau gabungan formal dengan tidak formal
jika khalayaknya terdiri daripada ibu bapa, pelajar, belia, penduduk kampong,
pekerja, petani dan yang seumpama dengannya. Teks taklimat dalam suasana
tidak formal adalah lebih ringkas dan mudah.

c) Pertimbangan tentang taraf khalayak

 No Kod / Code Num KP/MTA4012/2-7 Muka/Page : 3 Drpd/of : 7

Taraf khalayak juga perlu diambil kira oleh pemberi taklimat. Jika khalayak
terdiri dari orang kenamaan, menteri-menteri atau orang bergelar maka pemberi
taklimat perlu menyediakan teks sapaan yang lebih kemas dan tertib.

2.0 Format dan kandungan taklimat

2.1 Persembahan

Format taklimat secara umumnya adalah seperti berikut:

a) Tajuk
b) Salam, sapaan biasa atau sapaan berprotokol
c) Kata-kata aluan
d) Pengenalan diri pemberi taklimat
e) Kandungan taklimat
f) Penutup
g) Sesi soal jawab

Kandungan taklimat ada dua iaitu:

a) Apa yang hendak dimaklumkan atau disampaikan

Ini adalah perkara asas dalam mana-mana taklimat kerana apa yang ingin
dimaklumkan adalah intipati sesuatu taklimat. Malah tujuan taklimat itu sendiri
adalah untuk memaklumkan sesuatu.

b) Apa yang khalayak ingin tahu

Terdapat taklimat tertentu yang bukan sahaja bertujuan untuk memberi
maklumat secara sehala tetapi juga bertujuan untuk mendapatkan soalan-soalan
dari khalayak.

3.0 Keperluan semasa menyampaikan taklimat

No Kod / Code Num KP/MTA4012/2-7 Muka/Page : 4 Drpd/of : 7

3.1 Persembahan

Terdapat beberapa perkara penting yang perlu diambil kira dalam

penyediaan sesebuah taklimat supaya taklimat yang ingin disampaikan itu
adalah berkesan dan mampu mencapai matlamatnya. Antaranya adalah:

a) Kemahiran mentafsirkan sesuatu

Kemahiran membuat penafsiran di sini bermakna boleh menjelaskan
makna sesuatu istilah, idea, atau konsep yang disebutkan. Misalnya dalam
bidang sukan, terdapat beberapa konsep atau istilah kesukanan yang tidak
begitu difahami oleh orang kebanyakan. Pemberi taklimat perlu bijak untuk
membuat penafsiran supaya khalayak dapat memahami konsep sebenar yang
ingin disampaikan.

b) Kemahiran memberi penjelasan

Memberi penjelasan bermakna memberi keterangan yang lengkap dan
difahami oleh khalayak. Kandungan taklimat kadang-kadang adalah ringkas dan
padat. Oleh itu pemberi taklimat perlu pandai membuat penjelasan di mana
perlu.

c) Kemahiran menunjukkan sesuatu

Kadangkala dalam sesuatu taklimat, pemberi taklimat perlu membuat
demonstrasi atau menunjukkan sesuatu arah.

d) Kemahiran menunjukkan perbezaan

Dalam taklimat juga kadangkala terdapat perkara-perkara yang seakan-
akan sama atau kelihatan sama tetapi sebenarnya tidak sama. Di sinilah terletak
kepentingan membezakan sesuatu. Pemberi taklimat perlu menunjukkan
perbezaan atau persamaan sama ada tentang sesuatu konsep, keadaan, bentuk
dan matlamat dan sebagainya.

e) Kemahiran naratif
Kemahiran naratif bermakna kemahiran dalam menerangkan atau menceritakan
sesuatu sama ada secara ringkas mahupun secara terperinci.
f) Kemahiran membuat laporan
No Kod / Code Num KP/MTA4012/2-7 Muka/Page : 5 Drpd/of : 7

Kadangkala juga sesuatu taklimat perlu disampaikan dalam bentuk

laporan-laporan yang ringkas tapi padat. Taklimat dalam bentuk laporan lebih
jelas, bersifat objektif dan tepat. Oleh itu penyampai taklimat perlu mempunyai
kemahiran dalam menyampaikan taklimat yang berbentuk laporan.

g) Peralatan yang sesuai dan mencukupi

Peralatan tertentu diperlukan semasa menyampaikan taklimat untuk
menambah keberkesanan taklimat. Alat-alat tertentu juga boleh membantu
menarik minat khalayak.

Antara peralatan atau bahan-bahan yang boleh membantu menambah

keberkesanan sesuatu taklimat ialah:

i) Kertas edaran
Kertas edaran adalah maklumat tambahan dalam kertas yang diberi
kepada khalayak sebagai tambahan kepada taklimat secara lisan yang
diberikan. Selalunya kertas edaran diberikan untuk menerangkan sesuatu
maklumat dengan lebih terperinci. Khalayak boleh membawa balik kertas
edaran tersebut. Misalnya dalam taklimat tentang pendakian Gunung
Kinabalu, kertas edaran mungkin merupakan peta perjalanan ke puncak
gunung.

ii) Overhead projector

Overhead projector digunakan untuk memancarkan imej pada suatu
layar di hadapan. Tujuan penggunaan alat ini adalah untuk menunjukkan
dengan lebih jelas tentang perkara-perkara yang ditaklimatkan.

iii) Rajah dan carta

Rajah dan carta digunakan untuk membantu taklimat. Selalunya,
penggunaan rajah dan carta dengan bantuan alat overhead projector akan
dapat memberi penjelasan yang lebih terperinci tentang perkara yang
ditaklimatkan itu.

iv) Persembahan multimedia

Persembahan multimedia melalui tayangan slaid, video ringkas atau
persembahan powerpoint akan dapat menambah nilai taklimat.
 No Kod / Code Num KP/MTA4012/2-7 Muka/Page : 6 Drpd/of : 7

h) Gaya bahasa
Gaya bahasa pemberi taklimat juga sedikit sebanyak mempengaruhi
suasana taklimat. Nada dan intonasi yang mendatar akan menyebabkan majlis
taklimat menjadi beku dan lesu. Khalayak mungkin bosan atau mengantuk
mendengar taklimat sedemikian rupa. Gaya bahasa yang menarik, sebutan yang
jelas dan terang, pertuturan yang lancar akan menjadikan majlis taklimat itu
menarik hati pendengar.

4.0 Penerangan komunikasi

Asal-usul perkataan komunikasi ialah berasal daripada bahasa orang latin

iaitu commucure yang bermaksud pertuturan ataupun percakapan di antara
individu dengan individu lain .Mempunyai peranan utama dalam sebuah
organisasi iaitu kawalan,motiwasi menyampaikan emosi dan sebagai penyampai
maklumat. Melalui komunikasi juga pekerja-pekerja bawahan dapat di letakan
dalam keadaan bermotivasi.Tanpa motivasi yang baik mustahil sutu kerja di
laksanakan dengan cekap dan cemerlang.

5.0 Komunikasi dalaman

Adalah suatu jenis komunikasi yang penting kerana ia memainkan

peranan untuk memastikan kelicinan dan keberkesanan organisasi. Tujuan
komunikasi ini ialah memberitahu, mengendalikan sesuatu, Mengarahkan
sesuatu,memberikan motivasi dan merundingkan sesuatu pekara.

5.1 Terdapat beberapa kaedah dalam komunikasi dalaman iaitu;

i. PENULISAN
Penulisan adalah suatu kaedah komunikasi yang paling popular dalam
sebuah organisasi.Contohnya berkenaan pelantikan seorang pekerja
baru,surat kenaikan pangkat dan pemaklumat status.

ii. NOTIS
Notis adalah bahan bertulis yang digunakan untuk perkembangan
syarikat,notis keselamatan dan kebajikan sosial pekerja.
 No Kod / Code Num KP/MTA4012/2-7 Muka/Page : 7 Drpd/of : 7

iii. MINIT
Ia adalah bahan penulisan berkenaan perkara-perkara yang dibincangkan
dalam mesyuarat tertentu.

iv. LISAN
Komunikasi secara lisan dalam pejabat biasanya berlaku melalui aktiviti
berikut;

a) PERBUALAN
Satu kaedah biasa digunakan oleh pengurus kepada kakitangan lain yang
biasanya dilakukan secara bertentangan wajah ataupun melalui telefon.

b) MESYUARAT
Ketika mesyuarat semua agenda yang dirancang akan
dibincangkan.Perbincangan ini memerlukan penyertaan semua peserta
mesyuarat bagi memastikan supaya sesuatu mesyuarat itu berkesan.

c) TELEFON,INTERKCOM DAN PAGING

Dalam pengunaan perantaraan ini,pihak yang berkomunikasi tidak dapat
melihat antara satu sama lain.Oleh itu penerima mesej hanya mendengar
suara penyampai mesej sahaja.

v. VISUAL
Visual adalah kaedah komunikasi bagi menyampaikan maklumat tertentu
dalam bentuk gambar,carta dan graf yang berwarna warni dan
menarik.Tujuan maklumat disampaikan dalam bentuk ini supaya penerima
maklumat mudah dan dapat memahami dengan cepat.

6.0 Pengawalan

Proses memantau prestasi, membandingkan prestasi dengan matlamat

dan membetulkan sebarang penyampaian yang berlaku. Pengawalan
merupakan fungsi terakhir untuk menentukan bahawa prestasi organisasi telah
dicapai mengikut perancangan masalah dalam penyusunan dikenalpasti dan
langkah tertentu diambil faktor-faktor didalam organisasi, keinginan dan sifat
kakitangan yang ada hubungan dengan prestasi dan tingkah laku perlu diberi
perhatian dan diawasi