KOLEJ AITC KUCHING (L00922)

LOT 3073-3086, OF PARENT LOT 2988, BLOCK 12,

JALAN USAHAJAYA, MUARA TABUAN,
93350, KUCHING SARAWAK.

KERTAS PENERANGAN
KOD DAN NAMA PROGRAM G452-002-3:2018 LIGHT VEHICLE – DIAGNOSE SERVICE

TAHAP 3
NO. DAN TAJUK UNIT G452-002-3:2018-C01 AUTOMOTIVE WORKSHOP
KOMPETENSI SUPERVISION

1. PREPARE WORKSHOP WORK SCHEDULE

NO. DAN PENYATAAN
AKTIVITI KERJA
2. CONDUCT BRIEFING SESSION
3. PREPARE WORKSHOP SECTIONAL OPERATION BUDGET
INFORMATION
4. MONITOR WORKSHOP STAFF PERFORMANCE
5. COORDINATE WORKSHOP STAFF TRAINING
6. MONITOR WORKSHOP SAFETY
7. MONITOR ENVIRONMENT QUALITY

NO. KOD G452-002-3:2018-C01/KP(2/7) Muka Surat : 1 Drp : 9

TAJUK:
PENGURUSAN BAHAGIAN TAKLIMAT.

TUJUAN:
Kertas penerangan adalah bertujuan untuk menerangkan mengenai fungsi penyeliaan
bagi menyelia dan menyelaras pelaksanaan kerja untuk memantau kemajuan kerja,
mengadakan perjumpaan dan taklimat.

PENERANGAN:
NO. KOD G452-002-3:2018-C01/KP(2/7) Muka /Surat : 2 : 9

2.0 MENJALANKAN SESI TAKLIMAT

2.1 Taklimat Dan Pertimbangan Dalam Penyediaan Taklimat.

2.1.1 Persembahan
Taklimat ialah penerangan ringkas.
Antara faktor yang perlu diambil kira dalam penyediaan taklimat adalah:
A) Pertimbangan tentang khalayak ramai
Khalayak ramai dalam konteks ini ialah orang ramai yang diberikan taklimat.
Dalam faktor khalayak ramai ini perlu ditentukan siapakah khalayak yang
boleh membantu untuk menentukan jenis taklimat yang mereka perlukan.
Dengan menentukan taraf khalayak maka dapat ditentukan juga bentuk
bahasa, suasana dan kandungan taklimat. Bilangan khalayak juga perlu
diambil kira kerana dengan mengetahui bilangan khalayak maka dapat
membantu dalam penyediaan nota, tempat,jamuan selepas taklimat dan lain-
lain lagi yang berkaitan.

B) Pertimbangan tentang suasana

Suasana disini dimaksudkan sebagai keadaan semasa taklimat dijalankan.
Suasana boleh jadi formal, atau tidak formal. Suasana adalah formal jika yang
terlibat ialah orang kenamaan, pegawai kerajaan, pelawat luar negara, orang
bangsawan atau kerabat diraja. Teks taklimat dalam suasana formal adalah
lebih kompleks. Taklimat menjadi tidak formal atau gabungan formal dengan
tidak formal jika khalayaknya terdiri daripada ibu bapa,pelajar, belia,penduduk
kampong,pekerja,petani dan yang seumpama dengannya. Teks taklimat dalam
suasana tidak formal adalah lebih ringkas dan mudah.

C) Pertimbangan tentang taraf khalayak

NO. KOD G452-002-3:2018-C01/KP(2/7) Muka /Surat : 3 : 9

Taraf khalayak juga perlu diambil kira oleh pemberi taklimat. Jika khalayak
terdiri dari orang kenamaan, menteri-menteri atau orang bergelar maka
pemberi taklimat perlu menyediakan teks sapaan yang lebih kemas dan tertib.

3.0 Format dan kandungan taklimat

3.1 Persembahan
Format taklimat secara umumnya adalah seperti berikut:
a) Tajuk
b) Salam,sapaan biasa atau sapaan berprotokol
c) Kata-kata aluan
d) Pengenalan diri pemberi taklimat
e) Kandungan taklimat
f) Penutup
g) Sesi soal jawab

Kandungan taklimat ada dua iaitu:

a) Apa yang hendak dimaklumkan atau disampaikan.
Ini adalah perkara asas dalam mana-mana taklimat kerana apa yang ingin
dimaklumkan adalah intipati sesuatu taklimat. Malah tujuan taklimat itu sendiri
adalah untuk memaklumkan sesuatu.

b) Apa yang khalayak ingin tahu

Terdapat taklimat tertentu yang bukan sahaja bertujuan untuk memberi
maklumat secara sehala tetapi juga bertujuan untuk mendapatkan soalan-soalan
dari khalayak.

4.0 Keperluan semasa menyampaikan taklimat

4.1 Persembahan
NO. KOD G452-002-3:2018-C01/KP(2/7) Muka /Surat : 4 : 9

Terdapat beberapa perkara penting yang perlu diambil kira dalam

penyediaan sesebuah taklimat supaya taklimat yang ingin disampaikan itu
adalah berkesan dan mampu mencapai matlamatnya. Antaranya adalah:
a) Kemahiran mentafsirkan sesuatu
Kemahiran membuat penafsiran di sini bermakna boleh menjelaskan makna
sesuatu istilah, idea, atau konsep yang disebutkan. Misalnya dalam bidang
sukan, terdapat beberapa konsep atau istilah kesukanan yang tidak begitu
difahami oleh orang kebanyakan. Pemberi taklimat perlu bijak untuk membuat
penafsiran supaya khalayak dapat memahami konsep sebenar yang ingin
disampaikan.
b) Kemahiran memberi penjelasan
Memberi penjelasan bermakna memberi keterangan yang lengkap dan
difahami oleh khalayak. Kandungan taklimat kadang-kadang adalah ringkas
dan padat. Oleh itu, pemberi taklimat perlu pandai membuat penjelasan di
mana perlu.
c) Kemahiran menunjukkan sesuatu
Kadangkala dalam sesuatu taklimat, pemberi taklimat perlu membuat
demonstrasi atau menunjukkan sesuatu arah.
d) Kemahiran menunjukkan perbezaan
Dalam taklimat juga kadangkala terdapat perkara-perkara yang seakan-akan
sama ataua kelihatan sama tetapi sebenarnya tidak sama. Di sinilah terletak
kepentingan membezakan sesuatu. Pemberi taklimat perlu menunjukkan
perbezaan atau persamaan sama ada tentang sesuatu
konsep,keadaan,bentuk dan matlamat dan sebagainya.
e) Kemahiran naratif
Kemahiran naratif bermakna kemahiran dalam menerangkan atau
menceritakan sesuatu sama ada secara ringkas mahupun secara terperinci.

f) Kemahiran membuat laporan

Kadangkala juga sesuatu taklimat perlu disampaikan dalam bentuk laporan
NO. KOD G452-002-3:2018-C01/KP(2/7) Muka /Surat : 5 : 9

laporan yang ringkas tapi padat. Taklimat dalam bentuk laporan lebih jelas,
bersifat objektif dan tepat. Oleh itu, penyampai taklimat perlu mempunyai
kemahiran dalam menyampaikan taklimat yang berbenruk laporan.
g) Peralatan yang sesuai dan mencukupi
Peralatan tertentu diperlukan semasa menyampaikan taklimat untuk
menambah keberkesanan taklimat. Alat-alat tertentu juga boleh membantu
menarik minat khalayak.
Antara peralatan atau bahana-bahan yang boleh membantu menambah,
keberkesanan sesuatu taklimat ialah:
i. Kertas edaran
Kertas edaran adalah maklumat tambahan dalam kertas yang diberi kepada
khalayak sebagai tambahan kepada taklimat secara lisan yang diberikan.
Selalunya kertas edaran diberikan untuk menerangkan sesuatu maklumat
dengan lebih terperinci. Khalayak boleh membawa balik kertas edaran
tersebut. Misalnya dalam taklimat tentang pendakian Gunung kinabalu,
kertas edaran mungkin merupakan peta perjalanan ke puncak gunung.
ii. Overhead projector
Overhead projector digunakan untuk memancarkan imej pada suatu layar di
hadapan. Tujuan penggunaan alat ini adalah untuk menunjukkan dengan
lebih jelas tentang perkara-perkara yang ditaklimatkan.
iii.Rajah dan carta
Rajah dan carta digunakan untuk membantu taklimat. Selalunya,
penggunaan rajah dan carta dengan bantuan alat overhead projector akan
dapat memberi penjelasan yang lebih terperinci tentang perkara yang
ditaklimatkan itu.
iv.Persembahan multimedia
Persembahan multimedia melalui tayangan slaid,video ringkas atau
persembahan power point akan dapat menambah nilai taklimat.

h) Gaya bahasa
Gaya bahasa pemberi taklimat juga sedikit sebanyak menpengaruhi suasana
NO. KOD G452-002-3:2018-C01/KP(2/7) Muka /Surat : 6 : 9

taklimat. Nada dan intonasi yang mendatar akan menyebabkan majlis taklimat
menjadi beku dan lesu. Khalayak mungkin bosan atau mengantuk mendengar
taklimat sedemikian rupa. Gaya bahasa yang menarik,sebutan yang jelas dan
terang, pertuturan yang lancar akan menjadikan majlis taklimat itu menarik
hati pendengar.

5.0 Penerangan Komunikasi

Asal-usul perkataan komunikasi ialah berasal daripada bahasa orang lain iaitu
commucure yang bermaksud pertuturan ataupun percakapan di antara individu
dengan individu lain. Mempunyai peranan utama dalam sebuah organisasi iaitu
kawalan,motivasi menyampaikan emosi dan sebagai penyampai maklumat.
Melalui komunikasi juga pekerja-pekerja bawahan dapat di letakan dalam
keadaan bermotivasi. Tanpa motivasi yang baik mustahil sutu kerja di laksanakan
dengan cekap dan cemerlang.

6.0 Komunikasi dalaman

Adalah suatu jenis komunikasi yang penting kerana ia memainkan peranan untuk
memastikan kelicinan dan keberkesanan organisasi. Tujuan komunikasi ini ialah
memberitahu, mengendalikan sesuatu. Mengarahkan sesuatu memberikan
motivasi dan merundingkan sesuatu perkara.

6.1 Terdapat beberapa kaedah dalam komunikasi dalaman iaitu:

a. Penulisan
Penulisan adalah suatu kaedah komunikasi yang paling popular dalam sebuah
organisasi. Contohnya berkenaan pelantikan seorang pekerja baru, surat kenaikan
pangkat dan pemaklumat status.

b. Notis
Notis adalah bahan bertulis yang digunakan untuk perkembangan syarikat,notis
NO. KOD G452-002-3:2018-C01/KP(2/7) Muka /Surat : 7 : 9

keselamatan dan kebajikan sosial pekerja.

c. Minit
Ia adalah bahan penulisan berkenaan perkara-perkara yang dibincangkan dalam
mesyuarat tertentu.

d. Lisan
Komunikasi secara lisan dalam pejabat biasanya berlaku melalui aktiviti berikut:

i) Perbualan
Satu kaedah biasa digunakan oleh pengurus kepada kakitangan lain yang
biasanya dilakukan secara bertentangan wajah ataupun melalui telefon.

ii) Mesyuarat
Ketika mesyuarat semua agenda yang dirancang akan dibincangkan.
Perbincangan ini memerlukan penyertaan semua peserta mesyuarat bagi
memastikan supaya sesuatu mesyuarat itu berkesan.

iii) Telefon, interkcom dan paging

Dalam penggunaan perantaraan ini, pihak yang berkomunikasi tidak dapat
melihat antara satu sama lain. Oleh itu, penerima mesej hanya mendengar
suara penyampai mesej sahaja.

e. Visual
Visual adalah kaedah berkomunikasi bagi menyampaikan maklumat tertentu
dalam bentuk gambar, carta dan graf yang berwarna warni dan menarik. Tujuan
maklumat disampaikan dalam bentuk ini supaya penerima maklumat mudah dan
dapat memahami dengan cepat.

7.0 Pengawalan
Proses memantau prestasi, membandingkan prestasi dengan matlamat dan
NO. KOD G452-002-3:2018-C01/KP(2/7) Muka /Surat : 8 : 9

membetulkan sebarang penyampaian yang berlaku. Pengawalan merupakan

fungsi terakhir untuk menentukan bahawa prestasi organisasi telah dicapai
mengikut perancangan masalah dalam penyusunan dikenalpasti dan langkah
tertentu diambil faktor-faktor didalam organisasi, keinginan dan sifat kakitangan
yang ada hubungan dengan prestasi dan tingkah laku perlu diberi perhatian dan
diawasi.

SOALAN:
NO. KOD G452-002-3:2018-C01/KP(2/7) Muka /Surat : 9 : 9

1. Apakah maksud pertimbangan dalam penyediaan taklimat ?

2. Apakah format dan kandungan taklimat yang perlu disediakan ?

3. Apakah keperluan yang perlu semasa menyampaikan taklimat ?

4. Apakah peralatan yang sesuai untuk penyediaan taklimat ?

5. Berapakah kaedah dalam komunikasi dalaman ?

RUJUKAN:
1. Supervisory books
2. EQA and its regulation
3. Ed May ( 2003 ) Automotive Mechanic Vol 2,7 th Edition,Mc Graw-Hill Australia
ISBN: 0074712969