KONTROLA

POJAM I DEFINICIJA KONTROLE

 Kontrola predstavlja jednu od osnovnih faza procesa
menadžmenta. Za sam pojam kontrola u literaturi i
praksi su zastupljeni i drugi termini, kao što su:
verifikacija, provera, nadzor, monitoring i slično.
 Rodonačelnik klasične škole Anri Fajol je kontrolu
definisao kao aktivnost koja se sastoji u verifikacji
da li se svi poslovi obavljaju u skladu sa usvojenim
planskim ciljevima, izdatim naredbama i utvrđenim
principima.
 Iz navedenih definicija se jasno može izvući
zaključak da je kontrola, iako poslednja u redu,
izuzetno značajna faza menadžmenta, jer
zahvaljujući kontroli dobijamo informacije o
tome da li su ostvareni rezultati adekvatni
planiranom i željenom stanju u organizacionom
sistemu.
 ZNAČAJ KONTROLE
 Pod uticajem velikog broja ograničavajućih
faktora,koji mogu biti intrni i eksterni , dolazi do
odstupanja stavrnog od planiranog stanja. Prema
tome, ovakva odstupanja su u okviru
organizacionih sistema redovna pojavakoju treba
podvrgnuti adekvatnoj kontroli, kojom bi se
devijacije prvo utvrdile, a nakon toga, preuzele
adekvatne korektivne akcije, sa ciljem da se one
otklone ili svedu na minimum.
 Zaposleni i njihovo prihvatanje dodeljenih
zadataka takođe imaju veliki uticaj na pojavu
devijacija. Prihvatanje zadataka od strane
zaposlenih će zavisiti i od njihovog znanja,
stepena obučenosti, posedovanja i prihvatanja
neophodnih informacija, njihove motivisanosti za
rad...
 Kao jedan od faktora devijacija često se navodi
neslaganje interesa preduzeća sa interesima
pojedinaca u njemu. U slučaju ove pojave, sigurno
će se pojaviti velika odstupanja između planiranih
i ostvarenih rezultata.
 PROCES KONTROLE

 Sam proces kontrole obuhvata poređenje

ostvarenih rezultata- učinaka sa normiranim,
definisanje i analiziranje razlika između njih, kao
i preduzimanje korektivnih akcija, kako bi se te
devijacije otklonile u narednom vremenskom
periodu.
 Sam proces kontrole odvija se uvek i četiri faze, a
to su:
1. uspostavljanje standarda,
2. merenje rezultata,
3. utvrđivanje odstupanja,
4. sprovođenje korektivne akcije.
 Kontrolu možemo sresti kao:
kontrolu proizvodnje, kontrolu zaliha gotovih
proizvoda, kontrolu pojedinih organizacionih
delova ...
USPOSTAVLJANJE STANDARDA- NORMATIVA I METODA MERENJA
REZULTATA, ODNOSNO UČINKA

 Prva osnovna faza u procesu kontrole je

uspostavljanja standarda- normativa rezultata,
odnosno učinaka. Za ovu fazu se kaže da je
primarna, jer ukoliko nemamo jasno utvrđenje
normative onda je nemoguće sprovesti proces
kontrole.
 Standarde moramo povremeno kontrolisati jer oni
pod uticajem raznih faktora internih i eksternih,
nužno se menjaju i usaglašavaju.
 Klasifikaciju normativa dali su Kunc i Variha, i to
su:
1. fizički standardi,
2. standardi troškova,
3. standardi kapitala,
4. standardi prihoda,
5. standardi programa.
 Treba pomenuti i neopipljive standarde. To su
standardi koji su neopipljivi najčešće se u
preduzeću vezuju za: standarde morala, standarde
sa javnošću, definisanje prihvatljivog imidža....
 U praksi se upravo navedeni standardi mogu
definisati korišćenjem četiri osnovna metoda, a to
su:
1. istorijski,
2. komparativni,
3. tehnički i
4. subjketivni.
 Istorijski model se koristi uvek kada se standardi
mogu postaviti na bazi postojećeg iskustva osoba
koje definišu standarde.
 Komparativni metod definisanja standarda zahteva
korišćenje iskustva koje poseduje preduzeće slične
ili iste delatnosti.
 Tehnički standardi nejčešće se mogu sresti u vidu
raznih tabela koje nam jasno prezentiraju koliko se,
npr., osnovnog materijala troši za pojedine
proizvode.
 Subjektivni metod postavljanja standarda vezuje se
za iskustvo menadžera koji te standarde i postavlja.
MERNJE OSTVARENOG REZULTATA- UČINKA
 Nakon obavljene prve faze u procesu kontrole prelazi se
na drugu fazu u okviru koje je potrebno ostvarene
učinke i izmeriti.
 Prilikom merenja učinaka mora se strogo voditi računa
o:
1. Merenje se mora sprovoditi u direktnoj vezi sa
standardima, jer u suprotnom slučaju se mogu meriti
pojedine veličine, koje sa stanovišta kontrole nisu
bitne.
2. Merenje mora biti validno, tj. da dobijene veličine
predstavljaju izmerene učinke i da se mogu kao
rezultat koristiti u dužem vremenskom periodu.
 PORĐENJE OSTVARENOG SA NORMATIVNIM
UČINKOM
 U momentu kada u procesu kontrole imamo sa
jedne strane jasno definisane standarde- normative
učinaka, i sa druge strane potpuno i jasno izmerene
ostvarene učinke, možemo preći na narednu fazu
procesa kontrole, a to je poređenje ostvarenog sa
normativnim učinkom.
 Menadžeri moraju da reaguju samo na odstupanja
koja su neubičajena i koja izlaze iz okvira
dozvoljenih tolerancija.
 KOREKTIVNE AKCIJE

 Preuzimanje korektivne akcije uvek se preduzima

u cilju otklanjanja negativnih posledica po
poslovanje preduzeća kao celine. U tom cilju
neminovno je potrebno analizirati devijaciju,
utvrditi uzroke njene pojave i iste otkloniti u što
je moguće kraćem roku.
 KOREKCIJA
DEVIJACIJA

TRANSFORMACIJA

PRONALAŽENJE
DEVIJACIJE
INPUT

IZLAZ
Šema korektivne akcije putem povratne sprege
PROCES KONTROLE PO NJUMENU
 Po Njumenu, proces kontrole se sprovodi kroz
sledećih pet faza:
1. Definisanje željenih rezultata,
2. Izvođenje projekcije rezutata,
3. Uspostavljanje standarda,
4. Uspostavljanje informacione mreže,
5. Ocena informacija i preduzimanje korektivne
akcije.
 Definisanje željenih rezultata mora da bude veoma jasno i
precizno, što podrazumeva da se svi zainteresovni mogu
upoznati sa željenim rezultatom kroz njegovo potpuno
kvantitativno i kvalitativno određenje.
 Izvođenje projekcije rezultata nam obezbeđuje i određenje
projekcije rezultata, odnosno ostvarene rezultate.
 Uspostavlljanje standarda je veoma bitna faza kontrole i
strogo se mora voditi računa o postavljanju objektivnih i
realnih standarda.
 Uspostavljanje informaione mreže je veoma bitno za
donošenje kvalitetnih odluka od strane menadžmenta u
preduzeću.
 Korektivna akcija se javlja samo onda kada se utvrde
devijacije koje se ne mogu tolerisati i kojemogu da ugroze
poslovanje preduzeća kao celine.
 VRSTE KONTROLE

 U literaturi se najčešće sreće podela na četiri

osnovne vrste kontrole i to:
1. “Eks ante”kontrola,
2. Kibernetska kontrola,
3. Binarna kontrola,
4. “Eks post” kontrola.
 “ Eks ante” kontrola ili predkontrola,
podrazumeva izradu budžeta za ljudke i materijalne
resurse, pre pojave poslovne akcije.
 Kibernetska kontola ili popularnije “kontrola
unapred” se javlja onda kada se kontrolom utvrde
devijacije, pre nego što se proces završio.
 Binarna kontrola ima samo dve isključive odlike:
nastaviti ili obustaviti dalje odvijanje procesa.
 “Eks post” kontrola je kontrola koja meri rezultate
nakon završenog procesa. Omogućava da nakon
završetka nekog procesa merimo njegove rezultate.
 Često se kao osnov za klasifikaciju vrsta kontrole
uzima i vrsta izveštaja koja se podnosi, u cilju
prevazilaženja razlika između željenog i stvarnog
stanja u preduzeću. Po ovom osnovu najčešće se
javljaju sledeće vrste kontrole:
1. Dnevna ili operacijska kontrola,
2. Menadžerska kontrola,
3. Finansijska kontrola.
 Operacijska kontrola obuhvata svakodnevnu kontrolu
operacija, odnosno merenje njenih učinaka, kako bi se
eventualne devijacije na operacijama mogle odmah
otklonti.
 Menadžerska kontrola se vezuje za delovanje i rad
pojedinih menadžera u preduzeću. U merila
menadžerske kontrole najčešće spdaju učinci kao što su:
ukupni obim prodaje, ukupan prihod, ukupni troškovi,
troškovi rada, troškovi materijala, prihod i gubitak.
 Finansijska kontrola se u stručnoj literaturi sreće kao:
1. Predhodna kontrola,
2. Tekuća kontrola,
3. Naknadna kontrola.
 Predhodna kontrola se veoma često u praksi i
literaturi naziva i preventivnom kontrolom, jer
nam ona omogućava otklanjanje devijacija i pre
momenta njenog nastajanja.
 Tekuća kontrola se vrši u momentu odvijanja
pojedinih procesa. Tekuća kontrola se podudara
sa operacijskom kontrolom.
 Naknadna kontrola se javlja nakon završenog
procesa i rezultati ovakve kontrole se koriste kao
osnov i sredstvo za buduće planiranje,
nagrađivanje, obučavanje i druge akcije koje
menadžeri sprovode.
OSNOVNE KARAKTERISTIKE PROCESA KONTROLE

 Proces kontrole je zasnovan i podržan adekvatnim

informacionim sistemom, čiji je osnovni zadatak
da obezbedi pouzdane informacije.
 Proces kontrole se mora sprovoditi na vreme. To
podrezumeva blagovremeno prikupljanje
informacija, njihovo sortiranje, klasifikovanje i na
kraju korišćenje, kako bi donela adekvatne odluke
od strane menadžmenta, u pravcu sprovođenja
korektivnih akcija i poboljšanja funkcionisanja
preduzeća kao celine.
 Objektivnost kontrole je jedna od veoma značajnih
karakteristika. Sam proces kontrole mora biti ekonomski
opravdan. Uštede koje se ostvare procesom
kontrole,moraju biti veće ili makar jednake troškovima
koji se jave kod istog.
 Kontrola mora biti usklađena sa karakteristikama
organizacije, njenim poslovnim tokom, kao i potrebama
preduzeća, jer u suprotnom slučaju , kontrola kao proces
neće biti svrsishodna.
 Kontrola se često definiše kao nužno fleksibilan proces.
Zbog sve izrazitije turbulencije okruženja u kojem
preduzeća žive i rade neophodno je da sistem kontrole
bude adaptilniji.
 Kontrola je obavezno fokusirana na strateškim elementima
sistema.
 FINANSIJSKA KONTROLA

 U metode finansijske kontrole treba uključiti:

1. finansijske izveštaje
2. racio brojeve,
3. analizu prelomne tačke,
4. budžet,
5. reviziju.
 FINANSIJSKI IZVEŠTAJI
 Zahvaljujući finansijskim izveštajima, menadžment
preduzeća je u prilici da prati veoma bitne parametre
funkcionisanja organizacionog sistema ,a to su: opšte
finansijsko stanje, likvidnost i rentabilnost.
 Opšte finansijsko stanje izražava se razlikom između
ukupnog kapitala i ukupnog duga.
 Pokazatelji likvidnosti imaju za cilj da ukažu na sposobnost
preduzeća da plaća svoje dospele novčane obaveze.
 Rentabilnost preduzeća predstavlja jedan od veoma
značajnih parametara uspeha poslovanja preduzeća i
izražava se ostvarenim profitom.
 Finansijski izveštaji, koji se u praksi najčešće
sreću su:
1. bilans stanja,
2. bilans uspeha,
3. izveštaj o gotovinskim tokovima,
4. kapitalni biznis.
 Bilans stanja pruža uvid u stanje određene
organizacije. Zahvaljujući bilansu stanja, dobija
se slika stanja aktive, obaveza i kapitala,
najčešće na dan 31.12. tekuće godine.
 Bilans uspeha daje sliku finansijskog uspeha poslovanja
konkretnog privrednog subjekta u određenom
vremenskom periodu. Bilans uspeha bi trebalo da da
jasan uvid u ostvaren prihod u određenom vremenskom
periodu, najčešće godinu dana.
 Izveštaj o gotovinskim tokovima daje sliku o tome kako
se koristi gotovina. Izvešaj o gotovinskim tokovima ima
obično svoje sastavne delove: izveštaj o gotovinskim
tokovima koji su nastali na bazi finansijskih
aktivnosti, izveštaj o gotovinskim tokovima koji su
nastali na osnoovu investicionih aktivnosti...
 Na kraju godine se formira kapitalni bilans koji se
izražavaju ostvareni profit i njegova raspodela na
dividende i zadržani profit.
 FINANSIJSKI IZVEŠTAJI I RACIO- BROJEVI
 Finansijska analiza u osnovi predstavlja racio- analizu. Sam
“racio” predstavlja odnos jedne bilansne pozicije prema
drugoja bilansnoj poziciji izražen matematičkom formulom.
 U zavisnosti od autora, racio- brojevi se svrstavaju u veći
broj rzličitih grupa pokazatelja. Jedna od najčešćih je
podela na:
1. pokazatelje likvidnosti,
2. pokazatelje aktivnosti,
3. pokazatelje finansijske strukture,
4. pokazatelje rentabilnosti,
5. pokazatelje tržišne vrednosti.
 BUDŽET
 Budžet je jedan od najzančajnijih i najčešće
primenjivanih sredstava kontrole.
 Budžet je sistematski pregled javnih rashoda i
javnih prihoda.
 Sredstva i potrebni resursi iskazuju se u
monetarnim jedinicama. Vrednosti iskazane
budžetom predstavljaju planirane veličine, koje
se koriste kao standardi.
 Potrebno je pratiti pojedine vrste troškova,
prihoda i ostvareni profit.
 Budžet kao instrument kontrole donose i prate
menadžeri. Postoje dve mogućnosti koje se u
preduzeću, kao organizacionom sistemu , mogu
da koriste.
 Prva mogućnost podrazumeva da se budžeti
donose i prate na nivou top menadžmenta. To
znači da su menadžeri nižih nivoa zaduženi da
obezbede sve relevantne informacije koje bi mogle
da utiču na objektivno donošenje budžeta.
 Drugi način definisanja budžeta jeste da
menadžeri koji vode pojedine centre odgovornosti
na nivou svojih centara prave i definišu potrebne
budžete.
 KONTROLA I REVIZIJA
 Revizija je analiza finansijskih izveštaja industrijske
organizacije sa više namena, od verifikacije od strane
nadležnih institucija do davanja podloga za razne vrste
menadžerskih odluka.
 Postoje interna i eksterna revizija.
 Eksterna revizija se najčešće sprovodi od strane
nadležnih institucija za poslove revizije, sa namerom da
se utvrdi da li su finansijski izveštaji napravljeni u
skladu i prema važećim finansijskim propisima, i da li
je stanje iskazano finansijskim izveštajima preduzeća
adekvatno i realno.
 Revizori koji vrše reviziju finansijskih izveštaja poslovanja
preduzeća, mogu da daju sledeća svoja mišljenja:
1. mišljenje bez rezerve,
2. mišljenje sa rezervom,
3. revizor se može uzdržati od davanja mišljenja,
4. revizor može da da i suprotno mišljenje
 Interna revizija se obavlja u samom preduzeću i od strane
njenih revizorskih organa ili nadležnih lica. Interna revizija
se organizuje najčešće od strane menadžmenta, kako bi se
stekla jasna i objektivna slika o finansijskim izveštajima i
rezultatima koji su u njima iskazani.
 INFORMACIONI SISTEM KONTROLE
 Jedan od veoma značajnih resursa, bez kojeg se
poslovanje današnjih preduzeća ne može ni
zamisliti, to su informacije. Sve informacije
potrebne menadžmentu preduzeća skladište se,
sortiraju, obrađuju i po potrebi koriste iz
informacionog sistema koji je organizovalo
konkretno preduzeće.
 POJAM, ULOGA I ZNAČAJ INFORMACIJA

 Bez informacija ni preduzeća ne bi mogla da postoje

i posluju. U svakodnevnom životu bitan je značaj
informacija. Npr. prilikom suzbijanja kriminala,
ukoliko nadleži organi imaju dovoljan broj
informacija, mogu sa lakoćom da rešavaju i najteže
slučajeve.
 Postoji veliko broj definicija informacija, jedna od
njih je i definicija prof. dr Momčila Milisavljevića i
prof. dr Jovana Todorovića : “Informacije su
podaci koji smanjuju neizvesnost u donošenju
odluka.”