Örgütsel İletişim

Örgütsel İletişim
Örgütsel iletişim: ortak amaçları
gerçekleştirmek üzere biraraya gelen
kişilerin kendi aralarında güçbirliği
yaparak, işbölümünü düzenleyerek,
yetki ve sorumluluk hiyerarşisi
oluşturarak biçimsel ve biçimsel
olmayan yapılarda gerçekleştirdikleri
ortak anlam yaratmaya dönük
çabaların tümüdür.
2
İletişim olmadan bir örgütün var olması mümkün
olmamaktadır. Örgüt insanlardan oluşan bir
yapıdır. Bu yapı içerisinde yer alan insanlar
arasında bir etkileşim olmadığı durumda örgüt
sosyal bir yapı olarak var olamamaktadır. İletişim
bir örgütte amaçların paylaşılması ve de
koordinasyon sağlanmasında temel
mekanizmadır. Bunun yanı sıra iletişim planlama,
karar verme güdüleme ve kontrol işlevlerinin
yerine getirilmesinde de çok önemli bir rol oynar.
3
 İletişimin İşlevleri
 Herhangi bir grup veya örgüt içerisinde 4
temel işlev, iletişimin etkin bir şekilde
gerçekleşmesine yol açar.
1. Kontrol
2. Motivasyon/yönlendirme
3. Duygusal anlatımlar/ifadeler
4. Bilgi aktarımı

4
 İletişimin İşlevleri: KONTROL
 İletişim, çeşitli yollarla grup ve örgüt üyesinin
davranışlarını denetler.
 Bu yollardan ilki, biçimsel(formal) yapıdaki yetke
hiyerarşisine dayanan kontrol türüdür. Örneğin, işiyle
ilgili şikayet eden bir çalışan, iş tanımı gereği üstü ile
iletişime geçer. Böyle bir iletişim türünde, denetim
aslında örgütün politikalarına bağlı bir şekilde gerçekleşir
ve iletişim bir kontrol işlevi görür.
 İkincisi ise biçimsel olmayan iletişime dayalı kontrol
türüdür. Örneğin, fazla çalışan bir üyenin başka üyeler
tarafından rahatsız edilmesi veya alay edilmesinin
denetimi biçimsel olmayan bir iletişimle gerçekleştirilir.

5
İletişimin İşlevleri: MOTİVASYON

 İşgörenlerin, neleri nasıl yapabileceklerine ve

performanslarını nasıl artırabileceklerine ilişkin
yönlendirmeyi iletişim güçlendirir.
 Spesifik hedeflerin oluşturulması, hedeflerin
gerçekleşmesi için alınan geribildirimler,
çalışanların işe yönelik arzu edilen davranışlar
kazanmasına yönelik yapılan yönlendirme
çalışmaları için iletişim bir ön koşuldur.
 İşe, çalışana ve örgüte karşı yapılan her türlü
yönlendirme için iletişim gereklidir.
6
İletişimin İşlevleri: DUYGUSAL
İFADELER
 Çoğu işgören için, birlikte çalıştıkları iş
gruplarının temel kaynağı sosyal etkileşimdir.
Grup içerisindeki bu sosyal etkileşimin temel
mekanizması iletişimdir. Bu mekanizma,
işgörenlerin memnuniyetlerine ilişkin hislerini
ve düş kırıklıklarını gösterir.
 Böylece iletişim, çalışanların sosyal
ihtiyaçlarının giderilmesine ve hislerinin
paylaşılmasına yönelik olarak duygusal bir
ifade tarzı sağlar.
7
İletişimin İşlevleri: BİLGİ AKTARIMI

 İletişim, karar vermeyi kolaylaştırmayla

ilgili bir görevi de yerine getirir. Birey
veya grupların herhangi bir konuyla ilgili
alacakları karara ilişkin bilginin
iletilmesini sağlar.
 Kararın oluşturulması sürecinde
gereksinim duyulan verilerin toplanması ve
bunların analiz edilerek enformasyon
haline dönüştürülebilmesi için iletişim bir
ön koşuldur.
8
Örgütsel iletişim örgüt içinde başlıca dört amaca
hizmet eder:

Kontrol: Örgütlerde hiyerarşik bir otorite ve çalışanların uyması

gereken bazı kurallar bulunmaktadır. İletişim, görev, yetki ve
sorumlulukları belirlemekte ve bu şekilde kontrole olanak
vermektedir.

Motivasyon: İletişim; çalışanlara ne yapmaları gerektiğini, işlerini

yapmadaki başarılarını, performansları nasıl yükseltebileceklerini
açıklayarak onların motivasyonlarını geliştirmektedir.

Duygusal İfade: Grup içinde meydana gelen iletişim de, kişilerin

rahatsızlıklarını ve memnuniyetlerini dile getirdikleri temel bir
mekanizmadır. Bu nedenle iletişim hislerin duygusal ifadesi ve sosyal
ihtiyaçların yerine getirilmesi için bir serbestlik alanı sağlamaktadır.

Bilgi Aktarımı: İletişim son olarak karar vermeyi

kolaylaştırmaktadır. Örgütsel iletişim biçimsel ve biçimsel olmayan
iletişim olmak üzere iki gruba ayrılarak incelenebilmektedir.
9
 Örgütlerde İletişim Süreci
 Etkin bir liderin görevlerinden birisi de, çalışanların birbirleriyle iyi
iletişim kurabilmelerini sağlayacak iletişim kanalları inşa etmektir.

İletişim Süreci
Fikrini
Fikir aldım

Çözümle-
Çözümle-
Kodlama
Kodlama Mesaj
Mesaj İletişimKanalı
Kanalı
İletişim me
me

Gürültü
Geribildirim
Geribildirim Geribildirim
Geribildirim
Çözümlemesi İletişim
İletişimKanalı Kodlaması
Gönderici Çözümlemesi Kanalı Kodlaması
Alıcı

10
 Düşüncelerini karşısındaki alıcıya birleştirerek mesaj formunda
ileten kişidir.
Gönderici
Göndericinin fikirlerinin gönderildiği mesaj içerisinde
Kodlama
Kodlama anlaşılabilir ve açıklanabilir terimlere çevrilmesi
işlemidir.

Mesaj
Mesaj Düşüncelerin somut oluşumudur.

İletişimKanalı
İletişim Kanalı Alıcıdan göndericiye iletilen mesajların taşındığı yerlerdir.
İletişim
İletişimKanalı
Kanalı Mesajların yorumlanarak gönderildikten sonra
Geribildirim
Geribildirim alıcı tarafından göndericiye verilen
tepki/karşı cevaptır.
Göndericinin mesajlarını alan kişidir.

Alıcı
Alıcı tarafından mesajların yorumlanarak
Çözümleme
Çözümleme anlaşılabilir bir biçime sokulması işlemidir. 11
 İletişimi Etkileyen Faktörler
Çevresel
Koşullar

Seçilmiş iletişim
Bireyin algısı İletişim kanalları

 Algılar: Etkin bir iletişim, mesajı gönderenin veya

alanın, onu yorumlayabileceği yeteneğine bağlıdır.
Yorumlama işleminin gerçekleşmesinde algılar,
süzgeç rolü görür. Mesajların düzenlenmesi veya
anlamlandırılması, gönderici-alıcının bilişsel
yeteneklerine bağlıdır.
 Kanal: Yüksek veya düşük iletim kapasiteli kanallar
vardır.
 Çevresel koşullar: Bunlar, mesajın kanallar aracılığı
ile akışı veya iletilmesini etkiler. Gürültü ve
sosyokültürel bağlam iki önemli çevresel faktördür. 12
 Örgütsel İletişim

Biçimsel / Formel Biçimsel Olmayan/Enformel

13
 Biçimsel İletişim
 Biçimsel iletişim bir işletmenin örgütsel yapısı
doğrultusunda oluşan iletişim sistemidir.
İşletmedeki hiyerarşik düzeni, otorite ilişkileri,
karar mekanizmalarını, Örgüt yapısı, birimleri ve
pozisyonları, yetkileri, ast-üst ilişkilerini ifade
eder.
 Kimlerin kimlere bağlı olduğu, kimlerin kimlere
emir veya rapor vereceği, kimlerin yetkili olduğu,
hangi bilgilerin ne tür kaynaklardan
toplanabileceği gibi konular bu tür iletişim
yoluyla belirlenir.
 Bu tür iletişim sisteminde kararların kısa sürede
ve etkili biçimde uygulanabilmesi için tüm
kanalların açık olması, yani bilgi akışının kolay,
net ve belirgin olması gereklidir. 14
 Biçimsel İletişim
 YUKARIDAN AŞAĞI (DİKEY) İLETİŞİM
– Kurumla ilgili genel bilgiler
– Ne yapılması gerektiği (görev tanımı)
– Ne tür bir standart beklendiği (kalite)
– Çalışmaların nasıl yapılacağı (program)
– İlerlemenin nasıl ölçüleceği (değerlendirme ve feedback)
 AŞAĞIDAN YUKARIYA İLETİŞİM
– İstekler
– Şikayetler
– Öneriler
– Projenin durumu, üretim, teslimat vb. raporlar
 YATAY İLETİŞİM
– Kaynaklar, bütçe, koordinasyon, program vb. konularda fikir
alışverişleri
 ÇAPRAZ İLETİŞİM 15
Yukarıdan Aşağı Doğru İletişim
 Üst yönetimden astlara doğru emir-komuta
biçiminde işleyen bir iletişim biçimidir.
 Yöneticilerin astlarıyla yüzyüze
görüşmeleri, birim ziyaretleri, mektuplar,
duyurular, raporlar bu tür iletişime örnek
gösterilebilir.
 Yöneticilerin iletişim tarzı bu sistemi
etkiler

16
Aşağıdan Yukarı Doğru İletişim
 Bu tür iletişim astların-çalışanların üst yönetime
gerekli bilgileri rapor halinde sunmaları veya
görüşlerini ifade etmeleri şeklinde gerçekleşmektedir.
 Bir diğer ifadeyle çalışanların yöneticiler
tarafından iletilen mesajlara tepkileri-
geribildirimleridir.
 Şikayet ve öneri kutuları, çalışanlara yönelik
toplantılar, açık kapı- açık ofis uygulamaları, kariyer
ve/veya performans görüşmeleri, kariyer danışmanlık
hizmetleri işletmelerde bu tür iletişime bir örnek
olarak gösterilebilir.
17
 Yatay İletişim
 Yatay iletişim; aynı örgütsel düzeydeki
kişi ve farklı birimler arasında yapılan
iletişimi ifade etmektedir.
 Örneğin pazarlama bölümünün yeni
fikirleri A&G’ye iletmesi, A&G’nin
tasarımını yaptığı ürünü üretim birimine
geçirmesi ve müşteriye ilişkin bilginin satış
bölümünden finansa aktarılması gibi.
18
 Çapraz İletişim
 Bazı durumlarda iletilen bilginin niteliğine göre
çapraz bir yolun izlendiği de görülebilir. Örgüt
hiyerarşisinde farklı bölümler ve farklı seviyeler
arasında kurulan iletişim türüdür.

 Örneğin bir örgütün üretimden sorumlu

genel müdür yardımcısının yeni alınan ve deneme
aşamasında olan bir makinanın teknik
özelliklerini öğrenmek amacıyla emir komuta
zinciri dışında o makinayı tanıyan mühendise
başvurması gibi
 Bu yol hem zamandan tasarruf, hem de
gereksiz bilgi ve mesajlarla uğraşılmaması
bakımından tercih edilmektedir.
19
 Biçimsel Olmayan/Enformel
İletişim
– İşletmenin hiyerarşik, biçimsel düzeninde
yanıtlanamayan çalışanların ihtiyaçlarının
resmi olmayan kanallarla karşılanmaya
çalışıldığı (dedikodu, söylenti vb.) bir iletişim
şeklidir.
– İşten çıkarma, terfi, transfer, yeniden
yapılanma gibi belirsizliklerin yoğun olduğu
dönemlerde informel iletişim biçiminin arttığı
görülmektedir. İşte bu gibi durumlarda
yöneticilerin son derece uyanık olmaları ve
iletişim kanallarını gerçek mesajlarla beslemeleri
gerekir. 20
 Kurumlarda biçimsel olmayan
iletişim kişilerden çok, durumların yarattığı
bir sonuçtur.

Biçimsel yapı “olması gerekeni”,

biçimsel olmayan yapı ise “olanı” gösterir.
Bu açıdan iki iletişim sistemi, kurumun
iletişim sistemini tamamlayan birbirinin
eksikliğini gideren bir işlev üstlenirler.

21
 Dedikodu
Yapılan araştırmalar dedikodunun en önemli
örgütsel iletişim kaynağı olduğunu
göstermektedir. Örgütlerdeki resmi olmayan
iletişim ağları çalışanlar tarafından
yaratılmaktadır. Bunlar, doğal ve spontane insan
etkileşimiyle ortaya çıkmaktadır. Bu etkileşimler
çay saatlerinde, yemek odalarında ve insanlar
nerede grup halinde dururlarsa oralarda meydana
gelmektedir. Bu iletişim türü çoğunlukla söylenti
içermektedir.
22
 Dedikodu

Dedikodu bir insanın çıkar ve

anlayışına bağlı olduğu için bir kişiden
diğerine geçerken değişikliğe uğrar.

Bu değişiklik, iki yönde gelişir.

 Bir kısım dedikodular, bir kişiden
diğerine geçerken duygusal etkiler ve
çıkar düşünceleri ile yeni şeyler eklenerek aktarılır.
 Bazen de tersi görülür yani her geçişte bir kısmı ayıklanır ve
kendi işine geldiği gibi iletilir.
Her ikisi de gerçek dışı haberlerin iletilmesi biçiminde
işlediği için çoğu kez çalışanlar arasında gereksiz yere
tedirginlik ve huzursuzluk yaratır. 23
 Dedikodular genellikle gerçek dışı
olmakla birlikte, yine de çalışanlar, “ateş
olmayan yerde duman tütmez” varsayımı ile
çıkarılan her türlü dedikoduyu ilgiyle
izleme eğilimindedirler. Özellikle, çok
sayıda çalışanı yakından ilgilendiren bir
konuda çıkarılan olumsuz bir söylenti
çalışanların moralleri üzerinde çok kötü bir
etki yaratabilir. Dedikodular karşı en önemli
panzehir, gerçekleri bütün açıklığıyla
biçimsel kanallardan ve sürekli olarak
çalışanlara iletmektir.

24
Bu iletişim şeklinin yararları aşağıdaki şekilde
sıralanabilir:
– Biçimsel iletişimin tamamlayıcısıdır;
– Özellikle astların dilek ve yakınmalarını üstlere
ulaştırmak için mükemmel bir araçtır;
– Kurumun çevresindeki değişikliklerden
zamanında haberdar olmasına ve bu değişim ve
gelişmelere uygun olarak iç yapısında gerekli
düzenlemeleri yapmasına olanak sağlar;
– Kurumda çalışanlar arasında birlik ruhunun
oluşmasını sağlar ve takım çalışmalarını
kolaylaştırır;
– Kurumda bazı önemli kararların zamanında
alınmasını sağlar.
25
 Fakat, biçimsel olmayan iletişim
her zaman yararlı değildir.
 Özellikle kurum sırlarının başkaları
tarafında öğrenilmesi günümüz rekabet
koşullarında hiç de hoşa gidecek bir durum
değildir.
 Ayrıca bu tür bilgilerin dışarı sızılması
kurumun isminin lekelenmesine de sebep
olabilir.
 Bunların yanı sıra, bilginin bazen yanlış
ve zamansız gelmesi, bu bilgilere göre alınan
kararların kurumu büyük zararlara sokması,
kurum içinde birtakım zararlı ve kasıtlı
iletilerin yayılabilmesi de bu tür iletişimin
sakıncaları arasındadır. 26
 Biçimsel olmayan iletişim, kurumun,
aksaklıklarını yansıtan bir ayna gibidir. Bir
kurumda, biçimsel olmayan iletişim
kanalları yaygın ve yoğun biçimde
kullanılıyorsa, bu durum, o kurumun
biçimsel iletişim kanallarının iyi
işlemediğini gösterir. Böyle bir ortamda,
gerekli gereksiz birçok gruplaşmalar veya
ikilikler oluşur.

27
Örgütsel İletişimde Mesaj İletim
Kanalları

Sözlü İletişim

Yazılı İletişim

Sözsüz İletişim

28
 Sözlü İletişim Araçları

Yüzyüze Telefon

Sunuşlar/
Toplantılar
Konferanslar

29
 a.Görüşme: uzun süren, önemli ayrıntılı iletişim
kurulacaksa kullanılır. görüşme talebini iletenin
görüşeceği konuyu da belirtmesi gerekir. Talep size
geldiyse görüşmeye hazırlanın. Görüşme telefonda ya da
yüz yüze olabilir. yüz yüze görüşmelerde ziyaretler de
vardır. Bazı kurumlar bunu ayırır. Telefon kısa süreli
konuşmalar ve içeriği dar olan konular için seçilir. Örgüt
telefonu kullanılmalıdır.

 b. Toplantılar: bilgilendirme toplantıları: örgütteki

durumlarla, dönemle, gelişmeler, sorunlar ve çözümlerle
ilgili bilgilendirir. toplantıların iyi yönetilmesi gerekir.
Hangi bilgi ne kadar paylaşılmalı, kim hangi sırayla
konuşacak, örgütlerde toplantı sistematiği hiç bitmez. Bir
toplantı bitti mi diğerinin gündemi oluşturulmaya başlar.

c. Söyleşiler: belirli bir konuda derinlikli bilgi sahibi olan
kişilerle yapılan düşünce paylaşımı. Biçimsel değildir.
Söyleşiler çok resmi görülmemeli, kurallara
bağlanmamalı ve katılım zorunlu tutulmamalıdır. 30
 d. Törenler: kurumun törenlerinde protokol kuralları
vardır. konuşmalarda da protokol sırası vardır.
e. partiler kokteyller: ciddi bir işin sonunda yapılan içkili,
eğlenceli, biraraya gelmelerdir.

f. Kampanyalar: en önemlilerinden biridir. özel amaçlı,

toplu, bütünlüklü etkinliklerdir. amacın net belirlenmesi
ve benimsenmesi gerekir. hedef kitlelerin mutlaka net
olarak belirlenmesi gerekir.

g. Basın açıklamalar: reklam aracı değildir, gerekliyse

yapılmalıdır. çok iyi hazırlanmalıdır. konuyu en iyi bilen
açıklamayı yapmalıdır, basın bülteni hazırlanmalıdır.
önemli günlerde yapılmamalı arada kaynar.

h. Sloganlar, öyküler, ses kasetleri, telsiz kayıtları,

tartışmalar, panel, açık oturum, forum, vızıltı kümeleri,
piknikler, geziler / turnuvalar / kamplar / festivaller,
fuarlar (müşterilerle bağlantılar kurulur)
31
 Yazılı İletişim

E-posta kullanımının artmasıyla yöneticiler

bu yöntemi tercih eder oldular
Diğer araçlar
– Memos
– Mektuplar
– Raporlar
– Duyuru panoları
– Posterler
– Bilgisayarlar/e-posta
– Faks 32

– -Gazete ve dergiler
 A.Resmi mektuplar: belirli bir konuda açıklama yapan iş
isteyen araçlardır. Genelde üstten asta gider.
b. Memo: kısa mektuplar/notlar.
c. Dilekçeler: kurallarla belirlenmiştir.
d. Duyurular, bildiriler, duyurumlar (ilan): yazılı olabilir,
bir tepki isteniyorsa bu tepkinin davet edilmesi gerekir.
duyurunun, mektuba oranla yerine ulaşımı açısından
kesinliği azdır. bildiriler kurumun paylaşmak istediği
duygu düşünce fikirleri açıklar.
e. İş emirleri: yöneticilerden çalışanlara gider. Sipariş
formu/iş emri/görevlendirme biçiminde olabilir.
f. Prosedür açıklamaları: işin nasıl yapılacağını açıklar.
yeni uygulama ile ilgili yapılması gerekenler hakkında
bilgi verir.
g. Genelgeler: bir kaç prosedürü kapsayabilir.

33
 h. Örgüt şemaları: örgütün yapısı ile ilgili bilgi verir. hiyerarşi nasıl
katı mı?
i. Standart formlar: hangi iş için hangi form geliştirilmiş.
j. işlem yaprakları: bir işin yapılışıyla ilgili biçimsel basamakları
ardışık biçimde açıklar.
k. El kitapçıkları / kılavuzlar: birörnekliği sağlamak için yapılır.
l. Tutanaklar: tanık olunan ve kayıt altına alınması gereken olaylarla
ilgili olarak düzenlenir.
m. yönetmelikler: yasaların ayrıntılı açıklamasıdır. bürokrasi bu
yönetmeliklere göre hareket eder.
n. dosyalar: belirli bir konuyla ilgili yazılı belgelerin saklandığı
iletişim aracıdır.
o. Öneri sistemleri: şikayetler, dilek/beklenti/öneri/gereksinimler bir
yerde toplanır. kurumun kalite düzeyini belirlerken aldığı şikayet
sayısı / yanıtlama süresi / süreye uyup uymadığı / kaçını çözdüğü göz
önüne alınır.
p. Kitaplar / dergiler (süreli yayınlar) / bültenler / kurumsal
gazateler / dönemlik raporlar / panolar.
r. Broşürler: belli bir konuyla ilgili özet bilgi içerir. tanıtım amaçlı da
olabilir. öncelikli amacı bilgi vermektir.
s. Afişler: duyuru aracıdır. hem yazılı hem görsel öğeleri kapsar, bir
bütünlük oluşturur.
34
 Sözsüz İletişim

Yüz İfadeleri Ses özellikleri

Mimikler Beden dili

35
ÖRGÜT İÇİ İLETİŞİM ARAÇLARI
İletişim araçları, iletişim sürecinde
mesajı karşı tarafa iletmek amacıyla kullanılan
araçlardır.

Bir kurum çalışanlarıyla iletişimde

kullanacağı araçları, amaçlarına ve mevcut
bütçesine göre ayarlamaktadır.

Bilgi akışını hızlandırıcı, kolaylaştırıcı,

anlaşılır ve açık işleyen iletişim araçlarını yere
ve zamana göre seçimi özenle yapılarak
etkinliği arttırılabilir.

36
 Eğitimli insanlara göre, eğitimsiz
veya daha az eğitimli insanlar için sözlü
iletişimin daha elverişli olduğu
söylenebilir. Eğer bir temizlikçi kadın,
işvereninden kurumda nereyi, nasıl ve ne
ile silip süpürmesi konusunda bilgi almak
istiyorsa, yazılı bir bülten veya kitap yanlış
seçim olacaktır. Bu kadına en iyisi görsel-
işitsel araç göstermek(örneğin,poster,resim
veya kısa film) yada sadece sözlü
direktifler vermek daha sağlıklı olabilir.

37
 1.dünya Savaşı’ndan önce Ruslar askere
çağrılan birçok cahil Rus köylüsüne sağ-sol
ayırımını öğretememişler. Bu zorluğu ortadan
kaldırmak için çavuşlardan biri onların sol ayak
botlarına saman çöpleri bağlamış. Böylece
köylüler “sol, sol, sol” komutunu hatırlayamazsa
bile “saman, saman, saman” komutunu anlamış ve
her sol ayağı kaldırmak gerektiğinde saman bağlı
ayaklarını kaldırmışlar. Bu iletişim aracı o kadar
başarılı olmuş ki,Amerikalılar 1918 yılında
Amerika’nın kenar köylerinden askere gelen
gençlere de bu yöntemi uygulamış ve onlara sağ-
sol kavramını öğretmede başarılı olmuşlardır.
Savaş süresince Amerika’da kullanılan “Hayfoot,
Strawfoot” marşının sözleri de buradan
gelmektedir.
38
 Bir başka beceri örneği de Amerika’da
zeki domates tarlası sahiplerinin çalışanlarına
karşı uyguladığı iletişim aracıdır. Tarla
sahipleri bir türlü çalışanlarına kızarmamış
domatesleri toplamalarını öğretememişler. Bu
durumu çözmek için onların parmaklarına
kırmızı boya sürmüş ve sadece bu renkteki
domatesleri toplamaları gerektiğini
anlatmışlar. Böylece çalışanlarıyla kurdukları
iletişimde başarılı olmuşlardır.

39
 Örgüt içi süreli yayınlar: Günümüzde
özellikle halkla ilişkiler birimi olan her
kuruluşun, hemen hemen tümünde
gazete, dergi gibi süreli yayınlar
çıkarılmaktadır. Haftalık, 15 günlük,
aylık ya da iki aylık sürelerle çıkarılan
bu yayınlardan kurum içi iletişimde
olduğu kadar, kurumun çevresiyle
iletişiminde de yararlanılır.
40
 Broşür, bülten, el kitapları ve diğerleri

41
 Mektuplar: Kurum mektupları genellikle
kurum içinden çok kurum dışında
dolaşmaktadır. Bazen yöneticiler herhangi
bir durumu çalışanlarına veya yönetici
arkadaşlarına özel olarak bildirmek yada
bir konuyu özel görüşme istedikleri ve
bunu yüz yüze görüşme veya toplantı
şeklinde yapamadıkları zaman onların ev
adreslerine mektuplar göndermektedirler.

42
 Afişler ve Duyuru Panoları: Kurumda belirli
yerlere konulan ya da asılan bu tür araçların
en önemli niteliği iletilmek istenen mesaja,
ilgili ilgisiz herkesin dikkatini çekmektir.
Duyuru panoları, az masraflı fakat hızlı bir
iletişim sağlar. Kurumda herkesin görebileceği
belirli yerlere konulan bu panoları etkili
şekilde kullanabilmek için, yazıların güncel
olmasına dikkat etmek gerekir. Uzun süre asılı
kalan kirli ve yıpranmış kâğıtlar, kurum
hakkında hiç iyi bir izlenim yaratmaz.

43
 Eğitsel Faaliyetler – Konferans ve
Seminerler: Kurumlarda, konferans ve
seminerlerden aynı zamanda birer kurum
içi iletişim ortamı olarak da yararlanılır.
Çalışanların, bu tür toplantılarda
yöneticilerini aralarında görmeleri, eğitimin
sağlayacağı yararı yükselteceği gibi,
çalışanlarla yöneticiler arasındaki ilişkiyi de
olumlu yönde etkiler.

44
 Bilgi Teknolojileri Bilgisayar-intranet:
Günümüzde, çağdaş iletişim teknolojileri,
kurum içi iletişim de olduğu kadar,
kurumun çevresiyle iletişiminde de yaygın
bir şekilde kullanılmaktadır.

45
 Danışma ve Çalışanlarla İlişki Büroları:
Kurumlarda genellikle halkla ilişkiler ya da
insan kaynakları birimlerine bağlı olarak
görev yapan bu bürolar, işe yeni başlayan
çalışanların kuruma uyumlarını
kolaylaştırmak eski ve yeni çalışanlar
arasında iyi ilişkilerin kurulmasını
sağlamak amacına yönelik olarak çalışırlar.

46
 Üst Düzey Yöneticilerin Bölüm ya da
Birimleri Ziyaretleri: Ziyaretler,
çalışanların yöneticileriyle rahat iletişim
kurmalarını, çeşitli sorunlarını kolayca
yöneticilere iletme olanağı sağlayarak, her
iki tarafın da birbirlerini yakından
tanımaları için olumlu bir ortam oluşturur.

47
 Çalışanların Ailelerine Yönelik
İletişim: Çalışanların eş ve çocukları;
anne, baba ya da diğer aile bireyleri de
kurumu tanımak, kendilerini de o
kurumun bir çalışanı gibi görmek
isterler. Bu bakımdan, aile bireylerinin
de kurum için gerçekten önemli olduğu
duygusunu yaratacak çalışmaların
yapılması kurum içi iletişim açısından
önem taşır.

48
Toplantılar: Kurum içinde bireysel
amaçlarla kurumsal amaçların
bütünleştirilmesi, çalışanların kararlara,
uygulamaya ve denetime katılmalarını
gerektirir. Bu açıdan toplantılar, çift yönlü
etkin bir iletişim yöntemi olarak son derece
önemli bir işleve sahiptirler.

49
İletişim Neden Bozulur/Kesintiye Uğrar?

 Biçimsel ve biçimsel olmayan örgütsel

iletişimde problemler doğabilir
 İletişim sürecinin herhangi bir unsurunun
yetersiz kaldığı her durumda kesinti
oluşabilir (gönderici, kodlama, kanal,
çözümleme, alıcı, geribildirim)

50
İletişim Neden Bozulur/Kesintiye Uğrar?

 Çatışan kalıplar
– Kişiler aynı iletişimi farklı yorumlayabilir,
önceki deneyimlerine bağlı olarak
 Algıda seçiclik
– Kişiler inandıkları şeyle çatılıyorsa, bilginin
içselleştirilmesine izin vermezler
 Değer yargıları
– İnsanlar tüm iletişim alınmadan evvel bir
mesaja genel bir değer biçerler.
51
İletişim Neden Bozulur/Kesintiye Uğrar?

 Statü farklılıkları
– Örgütte statü Pozisyon, unvan, ücret, ofis
büyüklüğü vd. ile belirlenir
 Güvenlik
– İletişim kanalının güvenliği çalışanlar için
önemlidir
 Kaynağın güvenirliği
– İletişim kuran kişinin kelimelerine ve eylemlerine
duyulan güven düzeyi

52
İletişim Neden Bozulur/Kesintiye Uğrar?

 Zaman baskısı
– Yöneticilerin her bir astla iletişim kuracak
zamanları yoktur
 Aşırı bilgi yükü
– Yöneticiler genellikle bilgi ve veri seli yaşar
 Semantik problemler
– Aynı kelime farklı kişilere farklı anlamlar
ifade edebilir

53
İletişim Neden Bozulur/Kesintiye Uğrar?

 Zayıf dinleme becerileri

– Çoğu insan %25 etkin dinleme yapabiliyor
 Fiziksel Uzaklık
 Gürültü

54
 İletişim Nasıl
İyileştirilebilir?
 İletişim Nasıl İyileştirilebilir?
 Daha iyi iletişim kurmak için yöneticiler:
– Mesajlarını iyileştirmeli
– Başkalarının neyi iletmeye çalıştıkları
konusunda kendi anlayışlarını geliştirmeli
 Etkili Dinleme
– Yöneticiler anlayarak dinlemeli
 Takip etme
– Yöneticiler ulaşmasını istedikleri
anlamın/mesajın geçekten anlaşılıp
anlaşılmadığını takip etmeli 56
 İletişim Nasıl İyileştirilebilir?
 Bilgi akışını düzenlemek
– Sadece politika ve prosedürlerden önemli
sapmalar yöneticilere iletilmedir
 Geri bildirimden yararlanmak
– Yöneticiler mesajlarının alınıp alınmadığını ve
niyet edilen cevapları üretip üretmediğini
belirlemelidirler
 Empati
– Yöneticiler kendilerini diğer kişilerin yerişne
koymalı ve o kişinin bakış açısını ve 57
duygularını anlamaya çalışmalıdır
 İletişim Nasıl İyileştirilebilir?
 Dili basitleştirmek
– Yöneticiler alıcının anlayabileceği kelime ve
semboller kullanarak mesajı oluşturmalıdır
 Örgütsel hikayeler
– Öykü diliyle anlatım yöneticilerin çeşitli
dinleyici gruplarıyla ilişki kurmasına olanak
tanır

58
Etkin İletişim: Yöneticilerin Rolü
 İyi bir yönetici kuruluşunda ki iletişim sistemini etkili ve
verimli hale getirmek için aşağıdaki sorulara cevap
vermelidir;

 Uygun yöntemlerle,

 Yeter çoklukta,

 Gereken yerde ve

 Uygun zamanda iletişimi sağlayabiliyor mu?

 Kuruluştaki yetersiz ve gereksiz iletişimi ortadan 59

kaldırabilir mi?
 Etkin İletişim: Yöneticilerin Rolü
 Statüden doğan uzaklık ve uzmanlaşma iletişimi
engeller. Oysa eşitliğin hakim olduğu bir sistem
hiyerarşinin hakim olduğu sisteme göre daha iyi
sonuç verebilir.

 Yöneticiler yazışma ve raporlar dışında yüz yüze

iletişim sağlayacak görüşme, küçük grup
toplantıları, eğitim seminerleri gibi yöntemleri de
kullanarak iletişimi verimli hale getirebilirler.

 "Açık kapı" politikası sanıldığının aksine

yöneticiye zaman kazandırabilir. 60
 Etkin İletişim: Yöneticilerin Rolü
 İnsanların bakış açılarını anlamadaki beceri ya da becerisizlik, başarılı
yöneticilerle başarısız yöneticiler arasındaki ince çizgiyi belirler.

 Başkalarını anlamak deyince de iletişim yetenekleri ön plana çıkar.

 Çalışanları ile iyi bir iletişim içinde olmak, başarılı bir yöneticinin en
önemli özelliğidir .

 İyi bir yönetici çalışanlarını dinler, onları anlamaya çalışır, önerilere açıktır
ve önerileri teşvik eder, hem de onların katılımını sağlar.

 Küreselleşen dünyada klasik yönetim şekilleri ve hiyerarşi artık mantık

dışıdır.

 Bir işi, bir süreci en iyi bilen, o işi yapan, o süreçte çalışandır. Sürecin nasıl
iyileştirileceğini de en iyi o bilir.

 Her şeyi en iyi kendi bildiğini sanan, alçakgönüllülükten uzak ve çalışanları

ile sadece yukarıdan aşağıya iletişim kuran yöneticiler, bugünün dünyasında
başarıyı yakalamakta zorlanır.
61
 İletişimde Cinsiyet Farklılıkları
(Tannen, 1986 & 1990)
 Erkekler  Kadınlar
– Önemli olaylarla ilgili – Günlük yaşamla ilgili
konuşır konuşur
– Ana noktaya değinir – Detaylar verir
– Daha doğrudandır – Daha dolaylıdır
– Onaylamak için “hıhıh” – Dinlemek için “hıhıh”
kullanır kullanır
– Sessiz de rahattır – Sessizlikte daha az rahattır
– Konuşulan kelimelere – Sözsüz ipuçlarına
odaklanır odaklanır
– Nahoş konuları erteler – Nahoş konulara odaklanır

62
Teşekkürler!