GARIS PANDUAN DAN ETIKA PENGGUNAAN INTERNET

OLEH :SURAINI BINTI SUIP BM 1 SEMESTER 3 PPG IPGKTI

GARIS PANDUAN MENGENAI TATACARA PENGGUNAAN INTERNET DAN MEL ELEKTRONIK DI AGENSI-AGENSI KERAJAAN

Perkembangan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) telah membolehkan maklumat dihantar dan diterima dengan pantas. Kemudahan ini telah membawa kepada peningkatan penggunaan Internet dan mel elektronik atau e-mel dalam sektor awam. Hakikat ini turut dipengaruhi oleh bilangan pengguna dan kepentingan maklumat yang kian meningkat dari semasa ke semasa. Komunikasi secara elektronik juga dilihat sebagai salah satu saluran penting dalam membantu mewujudkan perkongsian maklumat. Tambahan pula, kaedah ini membolehkan proses penghantaran dan penerimaan sesuatu maklumat dilaksanakan dengan lebih cepat dan mudah. Bagaimanapun, pengurusan Internet dan e-mel yang tidak terkawal boleh menjejaskan keselamatan maklumat. Justeru, perlindungan keselamatan yang bijaksana perlu diwujud dan disesuaikan bagi menjamin kesahihan, keutuhan dan kebolehsediaan maklumat yang berterusan.

GARIS PANDUAN MENGENAI TATACARA PENGGUNAAN INTERNET DAN MEL ELEKTRONIK DI AGENSI-AGENSI KERAJAAN

2. Tujuan utama garis panduan ini ialah untuk menerangkan tatacara penggunaan Internet dan e-mel, meningkatkan tahap keselamatan sistem komunikasi dokumen rasmi Kerajaan dan mengurangkan risiko gangguan operasi Internet dan e-mel.

TATACARA PENGGUNAAN INTERNET

3. Teknologi Internet telah memudahkan perhubungan antara pengguna dan menyediakan akses kepada banyak maklumat dalam pelbagai bentuk format dengan menyediakan sumber pembelajaran, rekreasi, penyelidikan, analisis, rujukan dan bahan-bahan lain yang berfaedah. Perkhidmatan Awam dalam usahanya menuju ke arah pemodenan tadbiran telah melihat Internet sebagai satu platform untuk penambahbaikan perkhidmatan yang disediakan. Dalam konteks ini, penjawat awam perlu menggunakan kemudahan Internet dengan cara yang bertanggungjawab dan konsisten.

TATACARA PENGGUNAAN INTERNET 4. Internet adalah infrastruktur saluran global dan

merupakan punca maklumat yang tidak terkawal. Dengan sebab itu, ketepatan maklumat Internet tidak boleh ditentukan. Justeru, penjawat awam perlu memainkan peranan dan bertindak secara bijak menilai kesahihan, ketepatan dan kesesuaian sesuatu maklumat yang diperolehi agar kerja yang dilaksanakan tidak menyimpang dari tujuan sebenar jabatan.

5. Penggunaan Internet dengan cara yang tidak bertanggungjawab adalah dianggap sebagai pelanggaran tatacara yang boleh mengancam keselamatan, keutuhan dan kerahsiaan maklumat, melemahkan sistem ICT dan pengurusan rekod elektronik, mengganggu sistem rangkaian ICT dan merosakkan imej Perkhidmatan Awam. Oleh yang demikian, bag menjamin kemudahan Internet digunakan dengan selamat, adalah wajar setiap agensi menentukan latihan yang bersesuaian, penggunaan teknologi yang kukuh dan dasar yang menyeluruh agar pelanggaran seumpamanya tidak berlaku.

TATACARA PENGGUNAAN INTERNET

6. Berikut adalah tatacara yang mesti diikuti dalam menggunakan Internet :-

Hak akses hendaklah dilihat sebagai satu kemudahan yang disediakan oleh agensi untuk membantu melicinkan pentadbiran atau memperbaiki perkhidmatan yang disediakan. Pengguna harus mengambil maklum bahawa semua aset ICT di bawah kawalannya (termasuk maklumat) adalah hak milik Kerajaan.

Laman yang dilayari hendaklah hanya yang berkaitan dengan bidang kerja dan terhad untuk tujuan yang dibenarkan oleh Ketua Jabatan.

Bahan yang di perolehi dari Internet perlulah ditentukan ketepatan dan kesahihannya. Sebagai amalan baik, rujukan sumber Internet hendaklah juga dinyatakan.

Bahan rasmi yang hendak dimuat naik ke Internet hendaklah disemak dan mendapat pengesahan daripada Ketua Jabatan sebelum dimuat naik.

Tindakan memuat turun hanya dibenarkan ke atas bahan yang sah seperti perisian yang berdaftar dan di bawah hak cipta terpelihara. Sebarang bahan yang dimuat turun dari Internet hendaklah digunakan untuk tujuan yang dibenarkan oleh jabatan sahaja.

Hanya pegawai yang mendapat kebenaran sahaja boleh melibatkan diri dan menggunakan kemudahan ini. Kandungan perbincangan awam seperti newsgroup dan bulletin board mestilah mendapat pengesahan daripada Ketua Jabatan tertakluk kepada dasar dan tatacara yang telah ditetapkan. Perlu diingat bahawa setiap maklumat yang dikongsi melambangkan imej Kerajaan. Dengan sebab itu, setiap pengguna mestilah bertindak dengan bijaksana, jelas dan berupaya mengekalkan konsistensi dan keutuhan maklumat berkenaan.

7. Penjawat awam adalah dilarang daripada melakukan sebarang aktiviti yang melanggar tatacara penggunaan Internet seperti:

(a) memuat naik, memuat turun, menyimpan dan menggunakan perisian tidak berlesen. (b) menyedia dan menghantar maklumat berulang-ulang berupa gangguan.
(c) menyedia, memuat naik, memuat turun dan menyimpan material, teks ucapan, imej atau bahan-bahan yang mengandungi unsur-unsur lucah. (d) menyedia, memuat naik, memuat turun dan menyimpan maklumat Internet yang melibatkan sebarang pernyataan fitnah atau hasutan yang boleh memburuk dan menjatuhkan imej Kerajaan.

(e) menyalahgunakan kemudahan perbincangan awam atas talian seperti newsgroup dan bulletin board.

(f) memuat naik, memuat turun dan menyimpan gambar atau teks yang bercorak penentangan yang boleh membawa keadaan huru-hara dan menakutkan pengguna Internet yang lain.

(g) memuat turun, menyimpan dan menggunakan perisian berbentuk hiburan atas talian seperti permainan elektronik, video dan lagu.

(h) menggunakan kemudahan chatting melalui Internet

(i) menggunakan kemudahan Internet untuk tujuan peribadi

(j) menjalankan aktiviti-aktiviti komersial dan politik.

(k) melakukan aktiviti jenayah seperti menyebarkan bahan yang membabitkan perjudian, senjata dan aktiviti pengganas.
(l) memuat naik, memuat turun, menghantar dan menyimpan kad elektronik, video, lagu dan kepilan fail melebihi saiz 2 megabait yang boleh mengakibatkan kelembapan perkhidmatan dan operasi sistem rangkaian komputer.

(m) menggunakan kemudahan modem peribadi untuk membuat capaian terus ke Internet.

8. Mel elektronik atau e-mel adalah merupakan aplikasi yang membolehkan pengguna berkomunikasi antara satu dengan lain dalam bentuk mesej elektronik. Aplikasi e-mel ini digunakan secara meluas dan membenarkan komunikasi lebih daripada dua hala dengan cara yang pantas dan lebih sesuai untuk penulisan yang ringkas. 9. Setiap penjawat awam mempunyai e-mel rasmi yang digunakan untuk tujuan rasmi dan didaftarkan di bawah agensi Kerajaan. Salah satu contoh alamat e-mel rasmi ialah ahmad@jpm.gov.my. E-mel rasmi boleh dibahagikan kepada dua kategori iaitu e-mel rahsia rasmi dan e-mel bukan rahsia rasmi:-

(a) E-mel Rahsia Rasmi

E-mel yang mengandungi maklumat atau perkara rahsia rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan yang dikelaskan mengikut pengelasannya sama ada Terhad, Sulit, Rahsia atau Rahsia Besar.

(b) E-mel Bukan Rahsia Rasmi

E-mel yang tidak mengandungi maklumat atau perkara rahsia rasmi.
10. Semua agensi digalakkan untuk mewujudkan satu alamat e-mel khusus bagi memudahkan orang ramai berhubung dengan agensi berkenaan sekiranya memerlukan penjelasan lanjut, membuat aduan atau mengemukakan pandangan. Contoh alamat e-mel khusus agensi ialah gcert@mampu.gov.my. 11. Berikut adalah kaedah penggunaan e-mel yang betul dan disesuaikan pemakaiannya di setiap agensi Kerajaan: -

(a) Pemilikan Akaun E-mel

Pemilikan akaun e-mel bukanlah hak mutlak seseorang. Ia adalah kemudahan yang tertakluk kepada peraturan jabatan dan boleh ditarik balik jika penggunaannya melanggar peraturan. Akaun atau alamat e-mel yang diperuntukkan oleh jabatan sahaja boleh digunakan. Penggunaan akaun milik orang lain atau akaun yang dikongsi bersama adalah dilarang.

(b) Format
E-mel adalah salah satu saluran komunikasi rasmi Kerajaan. Ini bermakna, setiap e-mel mestilah mengandungi rujukan fail, tarikh dan logo rasmi. Contoh format e-mel bukan rahsia rasmi adalah seperti di Lampiran A dan format bagi e-mel rahsia rasmi adalah seperti di Lampiran B.

Penggunaan huruf besar kandungan e-mel adalah tidak digalakkan dan dianggap tidak beretika. Sebaik-baiknya, gabungan huruf besar dan huruf kecil digunakan dan dipraktikkan di tempat-tempat yang bersesuaian di samping mengamalkan penggunaan bahasa yang betul, ringkas dan sopan.

Pengguna juga perlu memastikan bahawa subjek dan kandungan e-mel adalah berkaitan dan menyentuh perkara perbincangan yang sama sebelum penghantaran dilakukan.

(c) Penghantaran
Penghantaran e-mel rasmi hendaklah menggunakan akaun e-mel rasmi dan pastikan alamat e-mel penerima adalah betul. Penghantar boleh menggunakan kemudahan salinan kepada (cc) sekiranya e-mel tersebut perlu dimaklumkan kepada penerima lain. Bagaimanapun, penggunaan blind cc (bcc) tidak digalakkan. Kemudahan reply digunakan untuk menjawab e-mel kepada penghantar asal dan forward untuk memanjangkan e-mel atau dimajukan kepada penerima lain. Sebagai amalan baik, e-mel penghantar hendaklah dijawab selewat-lewatnya 4 hari dari tarikh e-mel berkenaan diterima. Kemudahan penghantaran e-mel jawab automatik semasa berada di luar pejabat bagi tempoh waktu yang panjang, boleh dipertimbangkan penggunaannya oleh Jabatan.

(d) Penghantaran Bersama Fail Kepilan

Penghantar hendaklah mengamalkan penggunaan fail kepilan, misalnya mengepilkan fail minit mesyuarat dan elakkan dari menghantar dan menerima fail e-mel yang bersaiz melebihi 2 megabait. Sekiranya perlu, kaedah pemampatan untuk mengurangkan saiz fail adalah disarankan.

(e) Penerimaan
Pengguna seharusnya mengelakkan dari membuka e-mel daripada penghantar yang tidak diketahui atau diragui.

(f) Mengenal Pasti Identiti Pengguna

Setiap pengguna perlu mengenal pasti dan mengesahkan identiti pengguna yang berkomunikasi dengannya sebelum meneruskan komunikasi dan transaksi maklumat melalui emel. Ini bertujuan untuk melindungi maklumat Kerajaan daripada sebarang bentuk penyalahgunaan.

(g) Penyimpanan
Setiap e-mel rasmi yang dihantar atau diterima hendaklah disimpan mengikut tatacara pengurusan sistem fail elektronik agensi masing-masing. Pengguna hendaklah memastikan jumlah e-mel yang disimpan di dalam kotak masuk e-mel adalah tidak melebihi ruang storan yang telah diperuntukkan dan mengutamakan penyimpanan e-mel yang perlu sahaja. Penyimpanan salinan e-mel pada sumber storan kedua seperti disket adalah digalakkan bagi tujuan keselamatan.

(h) Pemusnahan dan Penghapusan

E-mel yang tidak penting dan tidak mempunyai nilai arkib yang telah diambil tindakan dan tidak diperlukan lagi bolehlah dihapuskan. (Contoh: draf kertas kerja, draf minit, kertas makluman dan brosur).

(i) Tarikh dan Masa Sistem Komputer

Sebelum sesuatu mesej dihantar, perlu ditentukan tarikh dan masa sistem komputer adalah tepat.

12. Pengguna adalah dilarang daripada melakukan sebarang aktiviti yang melanggar tatacara penggunaan e-mel rasmi Kerajaan seperti:

PENGARKIBAN
13. Rekod elektronik rasmi adalah merupakan rekod awam mengikut tafsiran Akta Arkib Negara Malaysia No. 44/1966. Ia merangkumi sebarang mesej atau rekod komputer (termasuk fail kepilan) yang di wujud, dihantar, diserah, dijawab, di edar, disimpan, disalin, dipapar, dibaca atau dicetak oleh sistem atau perkhidmatan rekod elektronik sesebuah agensi Kerajaan :-

PENGARKIBAN
13. Rekod elektronik rasmi adalah merupakan rekod awam mengikut tafsiran Akta Arkib Negara Malaysia No. 44/1966. Ia merangkumi sebarang mesej atau rekod komputer (termasuk fail kepilan) yang di wujud, dihantar, diserah, dijawab, di edar, disimpan, disalin, dipapar, dibaca atau dicetak oleh sistem atau perkhidmatan rekod elektronik sesebuah agensi Kerajaan :-

Rekod elektronik rasmi yang penting perlu disimpan di dalam sistem komputer jabatan sehingga tindakan ke atasnya selesai. Jabatan mestilah menghantar rekod elektronik yang penting dan mempunyai nilai arkib ke Arkib Negara untuk simpanan kekal. Rekod elektronik rasmi yang tidak penting tetapi tindakan perlu diambil ke atasnya, tidak perlu dihantar ke Arkib Negara. Contohnya, makluman dan draf.

Bagi rekod-rekod elektronik yang penting dan mempunyai nilai arkib yang hendak dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia mestilah di dalam format dan tatacara yang ditentukan oleh Arkib Negara.

Sebarang cadangan penghapusan atau pelupusan rekod-rekod elektronik yang mempunyai nilai arkib perlulah dirujuk dan mendapat kelulusan daripada Arkib Negara Malaysia.

14. Internet dan e-mel adalah terdedah kepada ancaman seperti pencerobohan, penyelewengan, pemalsuan, pemintasan dan pembocoran rahsia. Dengan itu, keselamatan Internet dan e-mel perlu untuk melindungi maklumat rahsia rasmi dan maklumat bukan rahsia rasmi Kerajaan dari capaian tanpa kuasa yang sah. Keselamatan Internet dan e-mel bergantung kepada faktor-faktor sokongan berikut :-

Bagi memastikan semua fail yang dihantar dan diterima bebas daripada sebarang bentuk ancaman keselamatan, perisian antivirus dan penapis malicious codes perlulah dikemas kini dari semasa ke semasa. Semua maklumat rahsia rasmi atas talian perlu berada dalam bentuk teks sifer sepanjang masa, manakala maklumat rahsia rasmi yang tidak diperlukan atas talian mesti dipindahkan segera ke media storan elektronik sekunder dalam bentuk teks sifer dan hendaklah dikelaskan. Peraturan mengelaskan maklumat digital telah digariskan dalam dokumen Malaysian Public Sector Management of Information & Communications Technology Security Handbook (MyMIS), Buku Arahan Keselamatan dan Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1987 Peraturan Pengurusan Rahsia Rasmi Selaras Dengan Peruntukan-Peruntukan Akta Rahsia Rasmi Sekiranya penyelenggaraan komputer hendak dilaksanakan, (Pindaan) 1986. agensi perlu memastikan semua maklumat bukan rahsia rasmi atau rahsia rasmi di dalam komputer berkenaan telah dikeluarkan dan selamat sebelum menghantar komputer untuk penyelenggaraan.

Agensi Kerajaan yang mengendalikan maklumat rahsia rasmi mesti menggunakan tandatangan digital yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa perakuan tempatan yang ditauliahkan oleh Kerajaan Malaysia iaitu Pihak Berkuasa Persijilan (Certification Authority).

Perkaraperkara berikut perlu dilaksanakan bagi menentukan keselamatan dan kesahihan e-mel rahsia rasmi iaitu: (i) Penyulitan mesti dilakukan ke atas semua e-mel rahsia rasmi yang dihantar, diterima dan disimpan; (ii) penerima e-mel rahsia rasmi mesti mengesahkan kesahihan dokumen apabila ditandatangani secara digital oleh pengirim; (iii) penerima mesti membuat akuan penerimaan e-mel rahsia rasmi sebaik sahaja menerimanya; (iv) e-mel rahsia rasmi bertanda Rahsia Besar dan Rahsia tidak boleh dimajukan kepada pihak lain. Sementara e-mel bertanda Sulit dan Terhad yang hendak dimajukan kepada pihak lain memerlukan izin daripada pemula dokumen;

(v) e-mel yang melibatkan maklumat rahsia rasmi yang hendak dimusnahkan perlulah ditulis ganti (overwrite) sekurang-kurangnya tiga (3) kali dengan fail yang lain sebelum dipadamkan (vi) agensi perlu menentukan sistem e-mel rahsia rasmi yang disambungkan kepada Internet atau Intranet mesti mempunyai sistem keselamatan yang mencukupi seperti Firewall dan Virtual Private Network.

15. Bagi memastikan pengendalian Internet dan e-mel agensi beroperasi dengan sempurna dan berkesan, pentadbir sistem ICT adalah bertanggungjawab: a) menentukan setiap akaun yang diwujudkan atau dibatalkan telah mendapat kelulusan Ketua Jabatan. Pembatalan akaun (pengguna yang berhenti, bertukar dan melanggar dasar dan tatacara jabatan) perlulah dilakukan dengan segera atas tujuan keselamatan maklumat. Pentadbir sistem ICT boleh membekukan akaun pengguna, jika perlu, semasa pengguna bercuti panjang, berkursus atau pun menghadapi tindakan tatatertib;

b) menggunakan perisian pemecahan kata laluan yang dibenarkan untuk mengenal pasti kata laluan pengguna yang lemah dan kemudiannya mencadang dan memperakukan ciri-ciri kata laluan yang lebih baik kepada pengguna; c) menghalang kemasukan maklumat dari laman Internet yang berunsur ganas, lucah, permainan elektronik atas talian, judi dan lain-lain aktiviti yang dilarang;
d) menyimpan jejak audit selama sekurang-kurangnya dua (2) bulan di dalam pelayan e-mel berkenaan, tertakluk kepada kemampuan ruang storan, dan tiga (3) tahun di dalam media storan lain; e) menjalankan pemantauan dan penapisan kandungan fail elektronik dan e-mel secara berkala jika difikirkan perlu tanpa terlebih dahulu merujuk kepada pengguna. Ini bertujuan memastikan pelaksanaannya mematuhi dasar dan tatacara yang ditetapkan;

f) melaksanakan jadual penstoran dan pengarkiban e-mel agensi. Penyimpanan media storan sama ada di luar atau di dalam kawasan mestilah mempunyai ciri-ciri keselamatan fizikal yang terjamin bagi mengelak daripada sebarang risiko seperti kehilangan maklumat bernilai; g) memaklumkan kepada Ketua Jabatan sekiranya mengalami insiden keselamatan seperti pencerobohan sistem, serangan virus atau sebarang masalah kerosakan. Pentadbir sistem ICT hendaklah mengurus dan menangani insiden yang berlaku dengan segera dan sistematik sehingga keadaan kembali pulih. Agensi juga perlu melaporkan setiap insiden kepada GCERT mengikut Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 2001 Mekanisme Pelaporan Insiden Keselamatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT); dan

h) melaksanakan penyelenggaraan ke atas sistem e-mel dengan baik dan menentukan segala patches terkini yang disediakan oleh pihak pembekal perisian dipasang dan berfungsi dengan sempurna.

16. Pengguna hendaklah mematuhi tatacara penggunaan Internet dan e-mel yang telah ditetapkan agar keselamatan ke atas pemakaiannya akan terus terjamin. Peranan dan tanggungjawab pengguna adalah seperti berikut:

(a) menggunakan akaun atau alamat e-mel yang diperuntukkan oleh jabatan; (b) memaklumkan kepada pentadbir sistem ICT dengan segera sekiranya mengesyaki akaun telah disalahgunakan; (c) menggunakan kata laluan yang baik dengan ciri-ciri keselamatan yang bersesuaian dengan merujuk Amalan Baik Keselamatan Kata Laluan di Lampiran C;

(d) memastikan setiap fail yang dimuat turun bebas dari virus sebelum digunakan;

(e) bertanggungjawab sepenuhnya terhadap semua kandungan fail elektronik termasuk e-mel di dalam akaun sendiri. Dengan itu, pengguna perlu bertindak bijak, profesional dan berhati-hati apabila berkomunikasi menerusi saluran elektronik;
(f) berhenti dan memutuskan talian dengan sertamerta sekiranya kakitangan menerima dan disambungkan ke laman Internet yang mengandungi unsur-unsur tidak menyenangkan; (g) mengadakan salinan atau penduaan pada media storan kedua elektronik seperti disket dan sebagainya bagi tujuan keselamatan;

(h) memastikan kemudahan e-mel digunakan dan dibiarkan aktif pada keseluruhan waktu bekerja supaya e-mel yang dialamatkan sampai tepat pada masanya dan tindakan ke atasnya dapat disegerakan; (i) menggunakan kemudahan password screen saver atau log keluar apabila hendak meninggalkan komputer; (j) memaklumkan kepada pentadbir sistem ICT sekiranya berada di luar pejabat dalam tempoh waktu yang panjang, bercuti atau bertukar tempat kerja bagi memudahkan penyelenggaraan dilakukan; dan (k) memaklumkan kepada pentadbir sistem ICT atau pegawai keselamatan ICT (ICTSO) sekiranya berlaku atau mengesyaki berlakunya insiden keselamatan ICT.

Etika ini adalah bertujuan bagi memastikan penggunaan internet dan e-mel jabatan yang teratur dan terkawal oleh warganya. Ianya berpandukan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil 1 Tahun 2003 iaitu Garis panduan Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan Internet Dan mel Elektronik Di Agensi-agensi Kerajaan. Etika ini merupakan maklumat tambahan kepada PKPA tersebut dan bagi memenuhi keperluan persekitaran khusus bagi pengguna internet dan e-mel di Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA). Ia merupakan kajian semula terhadap Etika Internet dan E-mel JPA yang telah dikeluarkan pada tahun 1999 dengan mengambil kira keperluan teknologi semasa yang telah berubah serta ancaman keselamatan ICT terkini yang bersangkutan dengan internet dan komunikasi e-mel.

Penggunaan e-mel dan internet yang semakin meningkat, digabungkan dengan teknologi yang terkini serta pengurangan masa dan kos komunikasi telah mewujudkan satu dimensi baru dalam era perkhidmatan awam terutamanya dalam memberi perkhidmatan kepada para pelanggan. Walau bagaimanapun, penggunaan yang tidak terkawal akan membawa kepada kesan negatif yang akan memudaratkan bukan sahaja kepada jabatan bahkan kepada masyarakat dan negara. Para pengguna di JPA menggunakan e-mel dan internet dalam operasi harian sebagai salah satu alat untuk berkomunikasi dengan pihak luar terdiri dari agensi kerajaan, swasta, para pelajar, pesara, penjawat awam dan lain-lain. Antaranya ialah bagi penghantaran data antara aplikasi POWER dan HRMIS, perkhidmatan pelanggan seperti aduan dan pertanyaan (Sistem Cadangan Portal JPA), Sistem Latihan On-Line (eSILA), perkhidmatan helpdesk dan bagi mencari sebarang maklumat di internet. Di samping itu e-mel juga digunakan bagi berkomunikasi di antara pengguna di dalam persekitaran jabatan sendiri bagi memudahkan pengagihan maklumat atau dokumen dalam format elektronik seperti laporan, kertas kerja, minit mesyuarat dan lain-lain.

3.1 E-mel adalah alat untuk komunikasi rasmi jabatan dan semua pengguna mempunyai tanggungjawab untuk menggunakan sumber ini dengan betul, cekap, berkesan, beretika dan berbudi bahasa pada sepanjang masa dan keadaan. 3.2 Semua akaun e-mel di dalam sistem e-mel jabatan adalah hak milik jabatan dan bukannya individu serta jabatan mempunyai hak untuk mengawasi dan memantau sebarang penggunaan akaun e-mel.

3.3 Semua pengguna baru diwajibkan mengisi borang permohonan e-mel sebanyak 2 salinan dan perlu mendapat sokongan dari Ketua Bahagian / Cawangan atau Sektor masing-masing.
3.4 Pengguna bertanggungjawab bagi memaklumkan kepada pentadbir e-mel sekiranya bercuti panjang atau berkursus panjang atau akan bertukar keluar dari JPA. Akaun e-mel yang didapati tidak digunakan atau tidak aktif lebih daripada 30 hari secara berterusan akan dihapuskan terus dari sistem e-mel jabatan.

3.5 Pengguna tidak dibenarkan menyimpan e-mel di server e-mel jabatan (bagi yang menggunakan client outlook express dan Microsoft outlooks) kecuali pengguna yang telah dibenarkan berbuat demikian. Semua e-mel perlu dimuat turun ke local disk di PC masing-masing dan mana-mana kotak e-mel pengguna di pelayan (server) yang didapati bersaiz besar melebihi dari 20MB akan dikosongkan tanpa notis.

3.6 Bagi para pengguna yang mencapai e-mel menggunakan web mel perlu membuat penyenggaraan kotak e-mel sendiri agar tidak melebih kuota 20MB.
3.7 E-mel jabatan tidak boleh disalahgunakan bagi penyebaran atau memperolehi sebarang bahan berunsur fitnah, seks, perkauman dan lain-lain yang menyalahi undang-undang. 3.8 E-mel adalah satu kemudahan dan sepatutnya digunakan dengan penuh tanggungjawab. Tujuan utama sistem e-mel jabatan adalah untuk kemudahan komunikasi rasmi namun tujuan kegunaan sendiri adalah dibenarkan jika ianya adalah wajar dan tidak menjatuhkan imej jabatan, bukan untuk kepentingan peribadi, tidak menyumbang ke arah yang tidak berguna dan tidak mengganggu produktiviti urusan kerja seharian.

3.9 Jangan menghantar salinan mesej kepada orang lain yang tidak memerlukannya terutama kepada kumpulan e-mel jabatan (email groups). Ini akan membebankan sistem e-mel jabatan terutama sekiranya mesej mempunyai lampiran yang banyak dan bersaiz besar. 3.10 Jangan melampirkan fail melainkan ianya benar-benar diperlukan. Semua lampiran menggunakan format .exe, .com dan .bat tidak dibenarkan kerana format ini akan memudahkan penyebaran virus. 3.11 Penerimaan e-mel dari yahoo.groups, google.groups dan kumpulan e-mel Internet lain, melalui sistem e-mel jabatan adalah disekat. Pengguna boleh menggunakan e-mel percuma lain bagi mendaftar dan menggunakan kemudahan ini. 3.12 Semua e-mel yang telah diimbas dan dikenalpasti sebagai spam atau bervirus atau tidak dibenarkan oleh sistem SOPHOS puremessage jabatan akan disekat atau dihapuskan dari dikirim atau diterima. 3.13 Hadkan saiz dan bilangan fail yang ingin anda lampirkan ke dalam mesej (jangan terlalu besar). Semua e-mel (termasuk lampiran) tidak boleh melebihi saiz 10 MB, bagi mengelakkan serangan e-mel bombing atau penafian perkhidmatan ke atas sistem e-mel jabatan.

3.14 Peraturan Asas bagi Pengurusan E-mel yang baik

a) Pengurusan kandungan dan penyenggaraan kotak mel pada komputer masing-masing adalah menjadi tanggungjawab pengguna sendiri.
b) Periksa mailbox anda sekurang-kurangnya sekali sehari kecuali atas sebab-sebab yang dibenarkan atau tidak dapat dielakkan. c) Baca semua mesej e-mel baru dan berilah perhatian kepada priority (keutamaan) mesej yang dilabelkan (sekiranya ada) oleh pengirim mesej tersebut.

d) Membalas mesej secepat mungkin terutamanya yang melibatkan para pelanggan jabatan (seperti pelajar, pesara, penjawat awam, agensi awam dan swasta) serta membuat anggaran untuk membalas mesej dalam waktu yang sepatutnya.
e) Jangan biarkan mesej bertambah di dalam folder inbox anda. Anda mungkin terlepas pandang mesej yang lebih utama yang tersorok di antara yang lama ataupun mesej-mesej yang sudahpun dibaca. Sebaiknya buatlah folder-folder berasingan yang khusus dan bersesuaian serta memindahkan mesej-mesej tersebut ke folder berkenaan untuk rujukan di masa depan.

f) Mesej-mesej yang tidak diperlukan hendaklah dihapuskan terutamanya yang mempunyai lampiran di mana ini dapat menjimatkan ruang storan di komputer anda. g) Memadamkan mesej yang tidak berkaitan sebaik sahaja anda menerimanya terutamanya spam dan e-mel bervirus. h) Membuka folder Sent Items sekurang-kurangnya sekali seminggu dan memadamkan salinan mesej-mesej lama yang telah berjaya dikirim sekiranya tidak lagi diperlukan. i) Sentiasa memastikan buku alamat anda dikemaskini.

a) Lindungi sebarang maklumat terperingkat (rahsia, sulit, terhad dan sensitif) yang dihantar melalui e-mel. Antara kaedahnya ialah dengan menggunakan teknik penyulitan (encription) atau kata laluan. b) Simpan salinan mesej yang penting terutamanya lampiran.

c) Jangan menghantar e-mel kepada seseorang dengan mengunakan akaun penguna dan katalaluan orang lain melalui apa cara sekalipun. d) Anda adalah dilarang menggunakan cara-cara tertentu untuk menyamar sebagai penghantar e-mel yang sah. Hubungilah helpdesk@jpa.gov.my dengan segera jika anda mengesan atau mengesyaki alamat e-mel anda telah disalahgunakan oleh orang lain atau berlakunya kes penyamaran alamat e-mel. Pentadbir e-mel akan mengambil langkah keselamatan dan pengesanan yang perlu untuk mendedahkan identiti penyamar dan memastikan kejadian itu tidak berulang. e) Simpan katalaluan secara sulit dan hendaklah diubah dari semasa ke semasa melalui penggunaan sistem web mel.

f) Anda hendaklah sentiasa mengimbas fail dalam kotak mel dengan perisian antivirus. Berwaspadalah kerana e-mel adalah cara paling mudah untuk menghantar virus dari sebuah komputer ke komputer yang lain. Anda juga hendaklah mempastikan fail yang akan dihantar melalui lampiran (attachment) bebas dari virus. Jika tidak, dengan cara tidak sengaja anda mungkin telah menyebabkan virus itu merebak dengan meluas dan merumitkan langkah-langkah pembaikan.

g) Jangan daftarkan diri anda menggunakan e-mel rasmi jabatan dalam senarai e-mel, kumpulan perbincangan, muat turun, pendaftaran di internet yang menyebabkan anda menerima sejumlah e-mel berbentuk komersil, porno dan lain-lain yang tidak diundang dengan banyak pada setiap hari (e-mel spam). Jika berlaku demikian, hubungi pentadbir emel untuk dibuat sekatan di gateway melalui sistem anti-spamming JPA.

4.1 Pihak Jabatan berhak menyekat sebarang laman web dan kandungan internet dari semasa ke semasa terutamanya yang berunsur negatif, pornografi, permainan dan perjudian melalui internet. 4.2 Sebarang penggunaan Instant Messaging (IM) dan web chatting adalah dilarang kecuali dengan kebenaran pihak pentadbir rangkaian JPA.

4.3 Pilihlah masa yang sesuai untuk mengakses Internet iaitu semasa di luar waktu beban puncak untuk memastikan anda mendapat maklumat dengan cepat tanpa membazir masa dan kos semasa membuat capaian. Masa penggunaan yang dicadangkan adalah sebelum jam 8.00 pagi, dari 1.00 tengah hari hingga 2.00 petang, dan selepas jam 5.00 ptg. 4.4 Kebanyakan laman merekodkan pelawat yang melawat lamannya. Berwaspadalah apabila berkunjung ke sesuatu laman terutamanya yang dilarang atau yang boleh menjejaskan maruah anda, organisasi dan negara anda. Maklumat anda yang mereka perolehi mungkin akan digunakan untuk tujuan tertentu.

4.5 Browse atau carilah maklumat menerusi WWW yang berkaitan dengan tugas anda sebagai penjawat awam sahaja. Bertindaklah sebijak mungkin di dalam membuat carian (searching) dengan mengkhususkan bahan atau perkara yang diingini dan memilih search engine yang popular agar carian itu dapat dilakukan dengan lebih efisyen dan mendapat tindak balas yang lebih cepat. 4.6 Sebagai penjawat awam, anda dilarang daripada melawat laman-laman pornografi, jenayah dan tidak bermoral yang boleh mencemarkan nama baik anda dan jabatan. 4.7 Sebagai penjawat awam, anda juga dilarang daripada melawat laman-laman yang memuatkan maklumat anti kerajaan atau subversif yang bertentangan dengan undang-undang negara dan lebih merbahaya lagi jika anda sendiri menjadi ejen penghantar maklumat yang berunsur fitnah yang boleh menggugat ketenteraman negara dan proses keadilan yang diterima pakai. 4.8 Bertindaklah secara profesional kepada pengguna lain yang ingin mendapat maklumat dari pembekal yang sama. Hadkan masa capaian atau pemindahan dan tamatkan segera sambungan apabila sesi anda selesai untuk memberi peluang kepada pengguna lain.

4.9 Pilihlah masa yang sesuai untuk memindahkan fail. Fail yang bersaiz besar (yang melebihi 1MB) wajar dipindahkan di luar waktu beban puncak. Waktu beban puncak bergantung kepada masa tindak balas di tempat pengguna (rangkaian tempatan) dan masa di tempat pembekal jika ia dilawati oleh ramai pengguna.
4.10 Adalah menjadi tanggungjawab pengguna untuk menyemak keperluan hakcipta dan mematuhi segala peraturan mengenainya. 4.11 Segala bentuk perjanjian perkhidmatan dan urusniaga elektronik (kad kredit) yang dilakukan adalah menjadi tanggungjawab pengguna. Jika anda terpaksa mendapatkan perkhidmatan melalui urusniaga elektronik, pastikan pembekal memproses permohonan itu dengan menggunakan pelayan selamat (secured server). Perkara ini amatlah penting untuk memastikan maklumat kad kredit anda tidak dicuri oleh penceroboh-penceroboh yang melakukan aktiviti pemalsuan urusniaga dengan kad kredit.

4.12 Keselamatan menggunakan internet bagi mengelakkan dari jangkitan spyware, adware, trojan dan virus.

a) Pengguna tidak dibenarkan memasang memuat turun (download) sebarang perisian gambling, hotbar, games, searchbar, gator atau melayari laman-laman web yang terlarang seperti pornografi, cracked, games dan lain-lain.

b) Pengguna hendaklah memastikan komputer mereka bebas dari spyware dan virus dengan membuat imbasan yang berkala, sekurang-kurangnya seminggu sekali.

c) Hanya perisian antivirus SOPHOS dan antispyware CounterSpy yang dibekalkan oleh jabatan sahaja boleh digunakan.

5.1 Penyalahgunaan sumber internet dan sistem e-mel jabatan dianggap sebagai salah laku yang membolehkan tindakan tatatertib diambil ke atas individu yang melakukan kesalahan.

5.2 Jabatan mempunyai hak untuk menarik balik atau mengantung sebarang akaun e-mel dan akses internet pengguna yang dikesan atau dipercayai telah disalahgunakan pada bila-bila masa.

5.3 Semua penggunaan e-mel dan internet JPA adalah tertakluk kepada Etika Penggunaan Internet dan E-mel Jabatan. 5.4 Etika ini mesti dipatuhi sepenuhnya oleh semua peringkat pengguna internet dan e-mel di JPA pada sepanjang masa.