PROSEDUR MENUBUHKAN SESEBUAH PERSATUAN ATAU KELAB DI SEKOLAH

Penubuhan sesuatu kelab atau persatuan terbahagi kepada empat bahagian. Langkah pertama, untuk menwujudkan kelab atau persatuan ialah mewujudkan jawatankuasa penaja. Atas kesedaran diri pemimpin pelajar iaitu semua yang ada dalam bengkel ini menubuhkan jawatankuasa penggerak atau jawatankuasa penaja dengan menyenaraikan diri sebagai AJK Penaja. Jawatankuasa Penaja ini terdiri daripada pengerusi, naib pengerusi, setiausaha, dan enam atau tujuh ahli AJK biasa. AJK Penaja mengadakan Mesyuarat sesama sendiri bagi membincangkan perkara berkaitan penubuhan kelab, matlamat dan tujuan, merangka strategi kelulusan, peraturan peraturan, perlembagaan, keahlian, kegiatan atau aktiviti serta lain lain maklumat berkaitan tentang kelab. Mesyuarat ini mesti ada agendanya, dimana setiap perbincangan diminitkan dan difailkan. Pelaksanaan tugas hasil mesyuarat ikut adalah mengikut jawatan masing masing. Langkah kedua ialah hebahan umum dan persetujuan atau mandat dari warga atau komuniti. AJK Penaja mengadakan Mesyuarat Agung Penajaan atau Majlis Pertemuan dengan keseluruhan pelajar atau warga kampus untuk membentangkan hasrat dan mendapatkan restu persetujuan semua ahli. Urusan surat menyurat dan jemputan yang dikeluarkan adalah atas nama AJK Penaja. Semua surat ditandatangani oleh Pengerusi AJK Penaja. Cadangan agenda terdiri daripada ucapan aluan pengerusi, pembentangan senarai nama JK Penaja untuk mendapat persetujuan ahli mesyuarat. Penjelasan untuk penubuhan kelab dan setia usaha minit dan dokumentasikan mesyuarat. Langkah ketiga ialah mendapatkan kelulusan pendaftar kelab atau persatuan. Tanggungjawab AJK Penaja sebelum mendapat kelulusan pendaftar adalah menyediakan Perlembagaan Kelab atau Persatuan mengikut nasihat pendaftaran. Selain itu, mereka boleh mengadakan Mesyuarat Agung Khas Membentangkan Perlembagaan untuk bincang dan meluluskan perlembagaan kecuali kalau mesyuarat agung yang lalu telah memberi mandate atau kepercayaan sepenuhnya kepada JK Penaja untuk meluluskan perlembagaan itu maka mesyuarat khas ini tidak perlu dibuat. Oleh Jawatankuasa penaja dengan menulis permohonan rasmi kepada pendaftar iaitu pengarah, pengetua atau Guru Besar dengan menyertakan dokuman termasuk perlembagaan yang telah dipersetujui di atas. Seterusnya, merancang atau merangka aktiviti Tahunan. Aktiviti hanya boleh dilaksanakan apabila persatuan atau kelab telah diluluskan dan didaftarkan secara sah oleh pendaftar iaitu surat kelulusan sebagai dokumen bukti disimpan untuk rujukan. Selepas mendapat kelulusan JK Penaja, mengadakan satu Mesyuarat Agung. Mereka perlu membuat dan mengedar Notis Mesyuarat Agung serta borang cadangan usul. Justeru itu, membuat draf aktiviti persatuan atau kelab dan membuat Surat jemputan Mesyuarat Agung kepada semua ahli serta melaksanakan dan mengendalikan Mesyuarat Agung. Antara agenda mesyuarat adalah ucapan aluan pengerusi, pengesahan minit mesyuarat, perkara berbangkit, melantik JK Persatuan atau kelab dimana bilangan AJK hendaklah mengikut perlembagaan dan AJK Penaja boleh diganti jika ada persetujuan. Selain itu, membentang dan membaca kandungan perlembagaan untuk maklumat ahli sekiranya terdapat pindahan yang dibuat oleh pihak pendaftar serta membentang dan

mengesahkan Laporan Kewangan persatuan atau kelab berakhir pada tarikh jika sebelum ini JK Penaja mendapat sumbangan atau kutipan kewangan daripada mana mana pihak. Seterusnya, bincang usul usul yang diterima termasuk usul usul dari JK dan ucapan penangguhan. Langkah keempat ialah melaksanakan tanggungjawab sebagai AJK Baru. JK persatuan atau kelab yang telah dilantik dalam mesyuarat agung perlu mengadakan Mesyuarat JK secepat mungkin untuk membincang, melaksanakan usul atau aktiviti yang telah dirancangkan. Contoh Agenda Mesyuarat JK ialah ucapan aluan pengerusi, membentang dan mengesahkan minit mesyuarat JK yang lalu, perkara berbangkit, membentang dan mengesahkan Penyata Kewangan yang berakhir pada tarikh tertentu, membincangkan usul usul dan tindakan pelaksanaan iaitu usul yang telah diluluskan dalam mesyuarat agung yang lalu, membincangkan aktiviti tahunan serta hal hal lain. Perbincangan perlu diminitkan untuk tujuan rekod dan rujukan tindakan.