Professional Documents
Culture Documents
Format Laporan
Format Laporan
PENGENALAN
Laporan ialah maklumat tentang sesuatu kedudukan (masalah yang dihadapi
dan lain-lain) yang dilaporkan ( Kamus Dewan 1996 :766) atau sesuatu kenyataan
formal hasil daripada sesuatu penyelidikan atau sebarang maklumat lengkap tentang
sesuatu hal yang disampaikan oleh sekumpulan penyelidik atau sesebuah badan.
Manakala Siti Hajar Abd Aziz (2008:274) menyebut bahawa laporan ialah
kertas yang mengandungi khabar atau maklumat. Laporan ditulis bagi melaporkan
sesuatu hal atau perkara yang telah berlaku. Laporan merupakan maklumat tentang
sesuatu perkara yang dilaporkan. Laporan boleh ditujukan kepada seseorang
individu, sekumpulan ahli, sebuah jawatankuasa atau sebuah organisasi.
Selain itu, laporan merupakan pemerian bertulis tentang kejadian, perkara
atau pendapat yang disampaikan dalam format tertentu dan laras bahasa formal.
Terdapat pelbagai jenis laporan yang kerap bergantung pada situasi, antaranya:
1. Laporan rutin seperti kemajuan projek sendiri.
2. Laporan tak rutin yang disediakan untuk tujuan khusus seperti laporan
penyiasatan, laporan penyelidikan parti politik, laporan produk dan laporan
kebakaran.
Isi kandungan
Struktur
Kandungan perlu disusun secara teratur dengan tajuk dan penomboran yang
sesuai. Penelitian yang kurang rapi boleh memberikan kesan yang tidak baik
terhadap sesuatu laporan.
Gaya penulisan
Penulis perlu memilih perkataan sendiri dan menyusunnya menjadi ayat demi
ayat seterusnya, perenggan demi perenggan sehingga terbentuk sesuatu
laporan.
Pembaca
Keputusan
CIRI-CIRI UMUM
Kebanyakan laporan mempunyai ciri-ciri umum seperti berikut :
1. Struktur dan nada yang formal
Laporan ternyata lebih formal berbanding dengan komunikasi yang lain.
Laporan biasanya mempunyai format khas yang mengandungi tajuk muka
surat, pengenalan ringkasan, senarai kandungan atau isi, senarai cadangan
atau isi, senarai cadangan, penutup, dan lampiran. Laras bahasa lebih formal
dan tiada ciri bahasa peribadi. Dengan demikian, formal laporan sesuai bagi
dokumen untuk edaran luas atau untuk arahan.
2. Persembahan Berilustrasi
Penggunaan gambar, graf dan rajah untuk menjadikan jumlah maklumat lebih
mudah di faham.
3. Pernyataan Pendapat
Dalam banyak laporan, penulis membuat kesimpulan selepas menelaah,
menilai dan mengupas bukti yang dikemukakan. Kesemua kesimpulan ini
penting sebagai pelengkap tujuan laporan sehingga penulis laporan perlu
mendapatkan ketepatan fakta tambahan.
4. Kegunaan Laporan
Sebarang jenis laporan hanya berjaya sebagai dokumen bertulis sekiranya
penulisnya memahami kehendak pembaca dan mengemukakan butiran yang
relevan dengan kehendak tersebut.
FORMAT LAPORAN
Pengenalan
Cadangan
PENYAMPAIAN
Laporan perlu dipersembahkan dalam bahasa yang ringkas dan mudah dan elakkan
daripada menggunakan istilah teknikal. Hindarkan keraguan atau kekaburan pada
kesimpulan dan cadangan, semak laporan itu daripada sebarang kesilapan atau
kecacatan, gaya yang tidak cekap dan sebagainya.
Semua laporan, sama ada untuk edaran dalaman atau luaran bersifat formal
dan nada penulisannya rasmi serta gaya bahasanya betul.
JENIS-JENIS LAPORAN
g) Laporan jenis ini memerlukan format tertentu yang boleh menjadi dasar
atau asas penulisannya tegasnya, perlu ada perincian tentang perkara
yang hendak dilaporkan. Contohnya kalau laporan itu tentang sesuatu
lawatan : perlu ada butiran mengenai tempat yang dilawati, mereka yang
turut serta, sambutan yang diberikan, maklumat yang didapati daripada
lawatan, penilaian terhadap kesan lawatan, masa dan tarikh lawatan,
belanja yang telah dikeluarkan, masalah yang dihadapi dan sebagainya.
Malah, kandungan laporan itu mesti berdasarkan tujuan dan keperluan
laporan itu sendiri.
2) Penyelesaian masalah
a) Tujuannya untuk menyediakan satu rancangan yang boleh digunakan untuk
menyelesaikan sesuatu masalah seperti masalahmasalah yang dihadapi
oleh sesebuah institusi pendidikan.
b) Contohnya, sebuah sekolah menengah menghadapi masalah kemerosotan
disiplin dan akademik para pelajarnya yang begitu ketara. Jika sekolah
berkenaan ingin mengatasi masalahnya secara objektif, satu laporan khas
adalah diperlukan. Laporan itu perlu memperincikan tentang punca-punca
merosotnya disiplin dan pencapaian akademik para pelajar, menyatakan
matlamat yang harus dicapai (memupuk disiplin dan meningkatkan mutu
akademik), mengenal pasti kaedah dan strategi untuk mencapai matlamat
tersebut dan menunjukkan bagaimanakah kaedah dan strategi itu dapat
diaplikasikan.
c) Laporan jenis ini memerlukan daya fikir yang kreatif an kritis serta penaakulan
yang mendalam kerana kalau tidak masalah tidak akan dapat diselesaikan
dan strategi yang berkesan untuk mencapai matlamatnya tidak akan
disediakan.
3) Penilaian
a) Laporan ini berfungsi untuk menilai tentang sesuatu dan lazimnya diguna
pakai bagi tujuan penilaian prestasi kerja seseorang pegawai.
b) Apabila seseorang itu memohon sesuatu pekerjaan baru, laporan sulit
daripada pihak yang mengenali dirinya adalah diperlukan
c) Laporan ini perlu dibuat dengan tepat dan objektif kerana sesuatu keputusan
adalah bergantung kepada kandungan laporan itu. Jika penilaian yang
dikemukakan dalam laporan itu tidak tepat, sudah pasti keputusan yang
diambil terhadapnya juga kurang tepat, jadi setiap penilaian yang dilaporkan
itu mesti disokong dengan bukti-bukti yang kukuh.
4) Analisis
a) Laporan ini bertujuan untuk menganalisis sesuatu sebelum sebarang
keputusan terhadapnya diambil.
b) Laporan berbentuk analisis memerlukan penelitian secara terperinci terhadap
sesuatu perkara dan dalam proses menganalisis perkara itu perlu diagihagihkan kepada beberapa bahagian atau peringkat tertentu supaya dapat
dijelaskan bagaimana sesuatu bahagian itu berfungsi dan apakah kaitannya
dengan bahagian-bahagian lain.
c) Tegasnya, laporan jenis ini sangat penting untuk memberikan gambaran tepat
tentang sesuatu persoalan yang dibangkitkan supaya kaitannya secara
menyeluruh dapat dinyatakan dengan jelas.
d) Contohnya sebuah syarikat mahu memasarkan barangan sukan untuk
golongan remaja ke sebuah negara yang menjadi kawasan pasaran baru,
Laporan yang menyatakan jumlah remaja dewasa itu dan jangkaan tambahan
pada masa hadapan, kuasa beli mereka dan bandingan kumpulan umur yang
lain juga diperlukan sebelum keputusan memasarkan barangan sukan ke
negara itu dijalankan.
e) Dengan kata lain, laporan sebegini memerlukan tinjauan yang objektif dan
penganalisisan yang tersusun.
LAPORAN RUTIN
Tajuk perkara
.
3
.
4
Matlamat
: -Laporan apa?
-Siapa memerlukannya?
-Ringkasan
Kaedah Penyelidikan
Dapatan
.
7
Penutup
Cadangan
ada, untuk kegunaan dalaman atau luaran mempunyai ciri-ciri rujukan utama dan
pendekatan penyelidikan.
Dari segi keutamaan, penulis mesti mendapat persetujuan bertulis untuk
mengadakan mesyuarat awal, sebelum merancang penyelidikan. Penulis juga perlu
mengetahui laporan itu ditulis dan jangkaan daripada pihak pembaca.
Dari segi pendekatan penyelidikan, perincian berbeza menurut subjek laporan
harus diteliti. Hal ini kerana perincian berbeza menurut subjek laporan. Butiran yang
utama meliputi pengumpulan fakta, pengambilan nota yang lengkap, dan perakaman
sumber yang relevan. Penulis mesti menyemak segala maklumat yang relevan
dengan tujuan penyiasatan dan membuat pertimbangan sama ada fakta yang
relevan atau bidang penyelidikan terlepas perhatian.
Setelah segala bukti yang relevan terkumpul, penulis perlu menilai dan
memilih dalam ruang lingkup tujuan, terhadap fakta penting yang diterima. Pada
peringkat ini, boleh dibentuk kesimpulan awal. Jika berlaku kekurangan atau
keraguan, penyelidikan dan pengesahan terhadap segala butiran dapat dilakukan,
dan kemudian membolehkan penulis menulis draf laporan.
Susun letak umum laporan rutin dan laporan tak rutin biasanya mengandungi:
a) Judul muka surat
Judul ini menyatakan nama penulis, organisasi, dan rujukan; tajuk laporan;
tarikh keluaran (bulan dan tahun); nama atau rujukan orang atau organisasi
yang ditujukan.
b) Ringkasan
Ini hanya penting bagi laporan panjang. Ini memberi gambaran umum tentang
kandungan laporan, ringkasan latar belakang penyiasatan, kerja penyelidikan,
kesimpulan dan cadangan.
c) Senarai Kandungan
Ini juga diperlukan untuk laporan panjang. Senarainya berurutan; semua
tajuk, termasuk lampiran, dengan muka surat, penomboran pada perenggan.
d) Pengenalan
Ini memasukkan rangka sejarah latar belakang yang membina pentauliahan
laporan, rujukan, ringkasan kaedah penyelidikan dan penghargaan menjadi
sumber maklumat yang relevan.
e) Hujahan
Ini disusun di bawah bahagian dan tajuk untuk memudahkan ringkasan dan
pemahaman. Struktur dan tajuk yang dipilih bergantung pada subjek laporan.
Contoh; laporan penerbitan buku pengajian tinggi antara lain memuatkan
sejarah dan perkembangan penerbitan buku, ringkasan operasi semasa,
tempat operasi dan staf pengurusan, staf editoral, kos prospek dan lampiran.
f) Kesimpulan
Caranya berbeza-beza daripada akhir penulisan esei atau prosa lain kerana
kesimpulan laporan boleh disenaraikan dan diberi nombor. Syor atau
cadangan datang selepas kesimpulan yang bermakna dalam penulisan
laporan, tajuk kesimpulan tidak semestinya pada bahagian akhir.
g) Cadangan
Cadangan dimuatkan sebagai satu senarai yang panjang, bolehlah
dibahagikan menjadi beberapa bahagian. Akan tetapi, jangan menggunakan
istilah Ringkasan Cadangan melainkan bagi senarai yang padat, yang tidak
lengkap. Setiap cadangan perlu dihujahkan dengan justifikasi.
h) Lampiran
Ini perlu bagi laporan panjang, untuk mengurangkan bukti dan hujahan.
Lampiran juga perlu mengandungi bukti teknikal yang mungkin tidak sesuai
dimuatkan dalam laporan sebenar. Jumlah lampiran bergantung pada
keperluan bukti dan justifikasi laporan.
i) Rujukan dan Bibliografi
Perbezaanya; rujukan disebut dalam isi laporan manakala bibliografi berupa
bacaan lanjutan yang disenaraikan pada bahagian akhir.
Persembahan
Untuk persembahan penggunaan bahasa yang ringkas dan mudah adalah
digalakkan. Penggunaan istilah teknikal tidak harus menimbulkan keraguan atau
kekaburan pada kesimpulan dan cadangan. Dokumen harus disunting untuk
menghindar kecacatan, gaya tak konsisten atau kekurangan lain.
Formaliti
Semua laporan secara dalaman atau luaran secara umumnya hendaklah bersifat
formal dan nada penulisan bersifat rasmi dengan kepastian penggunaan tatabahasa
yang betul.
Laporan Penyelidikan
Laporan penyelidikan ialah laporan penyelidikan berupa pemerian atau laporan yang
dibuat oleh pegawai atau jawatankuasa tertentu untuk menyiasat dasar tertentu,
pencapaian projek atau kegagalan projek. Kemudian, membuat perakuan kepada
pihak yang memberi tugas.
Pembaca laporan ingin memperoleh maklumat yang sesuai untuk membuat
keputusan. Pihak yang memberi tugas ingin mengetahui dengan cepat apakah
laporan yang diterimanya perlu dibaca, diteruskan kepada orang lain atau diabaikan
sahaja.
Untuk memastikan laporan itu berguna, pembaca memerlukan jawapan terhadap
beberapa pernyataan berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Laporan yang baik laksana esei yang padat dan jelas bagi pembaca. Laporan
yang berkesan mesti ditulis untuk memenuhi maksud tertentu dalam keadaan
khusus. Berkesan di sini bermaksud analisis yang terperinci dengan masalah dan
kesedaran penulis tentang faktor yang terlibat dalamnya.
Format umum
1. Judul
Tajuk laporan dan maklumat pelapor, jawatan, tampat dan tarikh harus
disenaraikan.
2. Pendahuluan
Pendahuluan haruslah berisi maklumat latar belakang, dan pengenalan
permasalahan, yang mengajak pembaca ke arah penyelesaian permasalahan
tersebut.
4. Ilustrasi
Peta, rajah, gambar seharusnya disertakan jika berkaitan.
5. Data
Data merangkumi penyajian dan penghuraian perangkaan.
6. Perakuan
Sesuatu cadangan sama ada mereka meenrima, menolak, menangguhkan
atau meminda perkara yang dilaporkan hendaklah diperakukan.
8. Lampiran
Senarai bahan bertulis yang dijadikan rujukan seperti memorandum dan
dokumen yang berkaitan dengan pembaca yang diselidik dan dilaporkan
hendaklah dilampirkan.
Gaya bahasa
Gaya bahasa penulisan laporan penyelidikan agak ilmiah tetapi kurang
menggunakan istilah teknikal. Pemerian dari segi huraian bersifat pemerian keadaan
semasa dan sebelum. Pemerian dari segi penjelasan bersifat pemerian lanjut
tentang perkara yang ditimbulan. Dari segi pentafsiran, pemerian bersifat lebih
pendapat tentang sesuatu perkara. Untuk perakuan, pemerian bersifat sebagai
tanda menerima atau menolak dapatan daripada sesuatu penyelidikan dan kajian.
Ungkapan bahasa yang digunakan dalam laporan penyelidikan seperti didapati dan
setelah.
Contoh :
Bagi pemerian yang berbentuk perakuan, ungkapan yang biasa digunakan seperti
dengan ini diperakukan, dan juga diperakukan.
Contohnya:
Laporan Tahunan
Laporan tahunan merupakan pemerian secara bertulis terhadap jabatan, badan atau
syarikat tertentu bagi tahun lepas. Laporan ini memuatkan perjalanan jabatan, badan
atau syarikat tersebut daripada segi keahlian, kegiatan kewangan, kemajuan atau
kemundurannya.
Format umum
1. Tajuk
Tajuk laporan dan nama syarikat atau badan tertentu harus dinamakan.
2. Keterangan tajuk
Perkara seperti suku tahun, setengah tahun, atau satu tahun, tahun bila diterangkan
di permulaan tajuk.
3. Isi
Isi merangkumi segala perkara yang hendak dilaporkan menurut rancangan dan
jangkaan pencapaian projek seperti program, aktiviti dan hasil.
5. Tenaga (Petugas)
Nama orang dan jawatan yang diberi tanggungjawab mengendalikan projek tersebut
disenaraikan dalam laporan tersebut.
6. Masalah
Kesulitan yang terpaksa dihadapi untuk menjayakan projek seharusnya disenaraikan
dalam laporan.
7. Penilaian
Penilaian adalah
dirancangkan?
di
mana
adakah
matlamat
tercapai
sebagaimana
yang
8. Cadangan
9. Kesimpulan
Gaya Bahasa
Gaya bahasa laporan tahunan bersifat huraian dan penjelasan, dan menurut tertib
daripada segi tarikh atau waktu.
Contoh
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Contoh
1.
2.
3.
4.
Kesimpulan
Laporan merupakan satu dokumen yang rasmi. Ini adalah kerana penulisan
laporan memerlukan format yang tertentu. Laporan juga merupakan satu dokumen
yang penting untuk melaporkan tentang hal-hal yang berlaku dalam sesuatu
keadaan. Laporan juga boleh merangkumi laporan seminar, laporan kursus, laporan
tragedi, laporan kelab, laporan sukan, laporan badan beruniform, laporan persediaan
majlis dan lain-lain lagi.
Akhir kata, laporan adalah sangat penting kerana dalam laporan terdapat
catatan yang ditulis dalam format rasmi.
http://www.scribd.com/doc/25383912/Format-Laporan
18 feb 2013