GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

PROGRAM PENGUPAYAAN KENDIRI

DI AGENSI AWAM

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

BAHAGIAN PERKHIDMATAN PSIKOLOGI

TUJUAN

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

Menyelaras dan menyeragamkan prosedur

tindakan dalam mengurus sumber manusia
bagi mempertingkatkan kecemerlangan diri
pegawai termasuk pegawai berprestasi
rendah dan bermasalah

Bahagian Perkhidmatan Psikologi, JPA

Program Pengupayaan Kendiri

LATAR BELAKANG

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

i. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun

1998:Panduan menguruskan pegawai
berprestasi rendah dan bermasalah.
ii. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999 :
Panduan mewujudkan perkhidmatan
kaunseling di agensi awam. Melantik
pegawai menjalankan tugas kaunseling
di samping memantau kemajuan
yang dicapai oleh pekerja yang bermasalah.
Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

iii. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002:

Perlaksanaan Sistem Saraan Malaysia
menggariskan fungsi dan kuasa
Panel Pembangunan Sumber
Manusia (PPSM) dalam mengesyorkan
bimbingan dan kaunseling dengan tujuan
memperbaiki dan mempertingkatkan
motivasi pegawai (Lampiran A)

Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

ISU PERMASALAHAN

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

i. Tiada garis panduan dan tindakan susulan

berhubung langkah-langkah
mempertingkatkan kecemerlangan pegawai
dan mengendalikan pegawai berprestasi
rendah dan bermasalah;
ii. Pemantauan ke atas pengurusan dan jumlah
pegawai yang berprestasi rendah dan
bermasalah sukar dilaksanakan.

Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

PROGRAM PENGUPAYAAN
KENDIRI (PPK)

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

i. Merupakan satu program yang menumpukan

kepada perkembangan dan konsep kendiri
individu sebagai aset bernilai kepada
organisasi.
ii. PPK merangkumi aspek pengurusan sumber
manusia dengan mengambilkira faktor
kognitif, emosi dan tingkah laku individu.

Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

iii. Memberi fokus kepada membangun dan

memperkasa keupayaan diri pegawai.
iv. Individu sebagai entiti yang berkembang,
perlukan bantuan, berkongsi idea,
meluahkan rasa dan perasaan serta
sokongan dalam kehidupan.
v. PPK adalah sokongan kepada SSM, PP 1/99
dan SPP4/98
Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

OBJEKTIF PPK

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

Menyediakan garis panduan dalam

Mempertingkatkan kecemerlangan pegawai
dan menguruskan pegawai berprestasi rendah
dan bermasalah.
Dalam masa yang sama ianya:
i. Mewujudkan satu kaedah pengurusan yang
bersepadu dan tersusun kepada pegawai
awam yang memerlukan bantuan;
ii. Mengenalpasti permasalahan di peringkat
awal dan membantu pegawai awam
menanganinya;
Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

OBJEKTIF PPK

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

iii. Mengesan dan memantau keupayaan

kendiri
pegawai awam;
iv. Membantu pegawai awam
mempertingkatkan kemampuan diri ke
arah memberikan sumbangan berkesan
dan cemerlang kepada organisasi; dan
v. Mewujudkan kelompok sokongan kepada
pegawai awam yang bermasalah.
Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

PUNCA, KESAN DAN

KAEDAH

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

Punca, Kesan dan Kaedah

Penyebab
Peribadi

Percintaan
Keluarga
Kewangan
Jenayah
Perkahwinan

Kesihatan

Sakit Jantung
Kencing manis
Barah
Persekitaran
Sesak
Rakan-rakan

Masalah

Kesan
Prestasi
Kerja

Prestasi
Rendah

Datang lewat
Mutu kerja
Tidak disiplin
Kurang
komitmen
Tatatertib
Bermasalah

Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Lambat
Motivasi
rendah
Malas
Kualiti rendah
Bermasalah
Disiplin
Melawan
Menghilang
Psikopatik
Gangguan
mental

Program Pengupayaan Kendiri

Strategi
Penilaian
Pekerja
Mentoring
Pembimbing
Rakan
Sekerja

Kaunseling

SUB-PROGRAM PPK

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

Terdapat empat (4) sub-program yang

menyokong perlaksanaan satu sama lain iaitu:
a. Program Penilaian Pekerja;
b. Program Mentoring;
c. Program Pembimbing Rakan Sekerja; dan
d. Program Kaunseling

Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

PROGRAM PENILAIAN
PEKERJA

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

Program ini bertujuan untuk mengenalpasti

pegawai yang berkemungkinan perlu dibantu
bagi meningkatkan prestasi dan
mengendalikan masalah.
Dilakukan melalui pengenalpastian simptom
dan penggunaan indikator sedia ada seperti
rekod kehadiran, laporan nilaian prestasi
tahunan, rekod cuti, maklumat lantikan dan
maklumat persaraan.
Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

INDIKATOR

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

i. Laporan Nilaian Prestasi Tahunan

ii. Kesalahan Tatatertib
iii. Maklumat Lantikan
iv. Maklumat Persaraan
v. Kenaikan Pangkat

Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

INDIKATOR

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

vi. Anugerah Perkhidmatan

Cemerlang
vii. Ujian Psikometrik
viii.Maklumat Kehadiran
ix. Maklumat Cuti
x.

Aduan Pelanggan

xi. Penilaian Ketua Jabatan

Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

ANALISIS KEPERLUAN
RAWATAN

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

Setelah pegawai dikenalpasti, Analisis

Keperluan Rawatan dibuat bagi mengenalpasti
jenis program yang bersesuaian.
Sekiranya memerlukan latihan maka Analisis
Keperluan Latihan dibuat. Seterusnya
pegawai dirujuk kepada Unit Latihan/BSM
untuk menjalani latihan.
Pegawai ditempatkan dalam
Program Mentoring setelah tamat latihan
untuk pemantauan.
Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

PROGRAM MENTORING

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

Program ini merupakan satu pendekatan

untuk memberi bimbingan, sokongan dan
bantuan secara profesional.
Bertujuan untuk memantapkan tahap
kecekapan pekerja di samping membantu
mengatasi kebimbangan, kurang keyakinan
dan pengetahuan melaksanakan tugas.
Perkongsian ilmu dan kemahiran selain
mengiktiraf
mereka yang dilantik sebagai mentor.
Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

PERANAN KETUA
JABATAN

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

i. Menentukan bilangan mentor yang diperlukan

ii. Mengenalpasti dan melantik pegawai yang
bersesuaian
iii. Laksanakan latihan asas kepada mentor
iv. Membuat pemadanan mentor dan mentee
v. Membuat pemantauan mengenai amalan
mentoring
vi. Menamatkan tugas mentor sekiranya
melanggar etika
vii. Mengiktiraf tugas mentor sebagai tugas hakiki
Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

PROGRAM PEMBIMBING
RAKAN SEKERJA (PRS)

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

Program ini berkonsepkan rakan membantu

rakan dengan memupuk semangat berpasukan,
keakraban,
keharmonian dan saling menghormati.
Merupakan kelompok sokongan kepada pekerja
bermasalah yang diketuai oleh fasilitator terlatih.
Mengambilkira rakan sekerja mempunyai
pengaruh kuat antara satu sama lain
Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

MATLAMAT PRS

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

i. Memberi sokongan kepada perubahan

ii. Meneguhkan perubahan
iii. Berkongsi pengalaman dan pengetahuan
iv. Berkongsi rasa dan perasaan
v. Memperkuatkan semangat dalam meneruskan
perubahan

Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

PERANAN KETUA JABATAN

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

i. Mengenalpasti dan melantik fasilitator

ii. Latihan kepada fasilitator
iii. Memantau perlaksanaan PRS
iv. Memastikan semua keperluan pelaksanaan
aktiviti cukup

Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

PROGRAM KAUNSELING

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

Program kaunseling bertujuan untuk membantu

individu mempertingkatkan potensi diri dan
meneroka blindspot yang menghalang daripada
memberi sumbangan yang cemerlang.
Di samping itu, berperanan membantu individu
menghadapi permasalahan dalam pekerjaan mahupun
kehidupan seharian.

Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

MATLAMAT KAUNSELING

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

i. Menggerakkan perubahan tingkah laku

ii. Mempertingkatkan kemahiran hadapi perubahan
iii. Mempertingkatkan kemampuan buat keputusan
iv. Memperbaiki hubungan dengan individu lain
v. Memperkembangkan potensi diri

Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

PERANAN KETUA JABATAN

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

i. Mengenalpasti dan melantik pegawai

kaunseling, PP 1/99
i. Mengadakan latihan kepada pegawai kaunseling
ii. Memastikan tugas dimasukkan dalam Fail Meja
dan SKT pegawai kaunseling

Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

PELAKSANAAN PROGRAM
PENGUPAYAAN KENDIRI

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

i. Mengenalpasti Pegawai
Menggunakan indikator seperti dijelaskan dalam
Program Penilaian Pekerja

ii. Pendaftaran Pegawai

Fail SULIT peribadi pegawai didaftarkan

iii. Analisis Keperluan Rawatan

Bagi menentukan program, jenis rawatan atau latihan
yang bersesuaian
Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

PELAKSANAAN PROGRAM
PENGUPAYAAN KENDIRI

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

iv. Penempatan Pegawai Mengikut Program

- Program Mentoring, Pembimbing Rakan Sekerja
dan Kaunseling boleh berjalan serentak.
- Pegawai yang memerlukan latihan, ditempatkan
dalam Program Mentoring dan PRS setelah
tamat latihan

v. Pemantauan
- Urusetia perlu membuat pemantauan perkembangan
pegawai dari masa ke masa.
- Selepas 6 bulan, penilaian semula kemajuan pegawai
dibuat
Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

PELAKSANAAN PROGRAM
PENGUPAYAAN KENDIRI

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

vi. Cadangan Tindakan Susulan

- Sekiranya penilaian positif, PPK ditamatkan
ke atas pegawai
- Negatif, Urusetia perlu kemukakan cadangan
tindakan kepada PPSM dan membuat susulan
terhadap tindakan yang telah diperakukan.
vii. Maklumat kepada Bahagian Psikologi, JPA
- Urusetia perlu kemukakan maklumat kepada JPA
- Satu sistem dibangunkan - SISPEMA
Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

PELAKSANAAN PROGRAM
PENGUPAYAAN KENDIRI

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

viii. Penyelaras Sistem

- Perlu dilantik bagi menyelaras penghantaran
maklumat secara online
- Kaunselor atau pegawai kaunseling (PP 1/99)
mesti dilantik sebagai Penyelaras Sistem
(sekiranya ada)
- Sistem hanya boleh diakses menggunakan
katalaluan bagi menjamin keselamatan dan
kerahsiaan
- Taklimat penggunaan Sistem akan diadakan
Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

PELAKSANAAN PROGRAM
PENGUPAYAAN KENDIRI

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

ix. Penamatan PPK

- Penyelaras Sistem perlu kemukakan laporan
penamatan program ke atas seseorang pegawai
kepada JPA secara online.
- Melalui SISPEMA

Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

PERANAN KETUA JABATAN

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

Selaras dengan objektif dan bagi memastikan

kelicinan pelaksanaan, Program Pengupayaan
Kendiri diletakkan di bawah fungsi Panel
Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)dengan
tugas seperti berikut:

Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

PERANAN KETUA JABATAN

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

Ketua Jabatan melalui Panel Pembangunan Sumber

Manusia dikehendaki:
i. Memantau perlaksanaan aktiviti Program
Pengupayaan Kendiri;
ii. Bahagian/Cawangan Kaunseling atau Urusetia Panel
Pembangunan Sumber Manusia bertindak sebagai
Urusetia Program Pengupayaan Kendiri;
iii. Memastikan tugas pelaksanaan PPK dimasukkan
dalam senarai tugas dan SKT pegawai berkenaan
Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

PERANAN URUSETIA PPK

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

Urusetia Program Pengupayaan Kendiri berfungsi:

a. Mengenalpasti pegawai yang memerlukan
bantuan, berprestasi rendah dan bermasalah;
b. Menyelia maklumat SULIT pegawai yang telah
dikenalpasti;

Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

PERANAN URUSETIA PPK

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

c. Melaksanakan aktiviti dan sub-program di bawah

Program Pengupayaan Kendiri;
d. Memantau perkembangan pegawai dari semasa
ke semasa; dan
e. Kemukakan laporan perkembangan pegawai kepada
Panel Pembangunan Sumber Manusia agensi
masing-masing dan Jabatan Perkhidmatan Awam

Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri

8. Penggubalan Dan
Semakan Dasar (HR
Strategy Formulation
And Review)
7. Pembangunan
Diri
(Development)

6. Persaraan
(Separation)

1. Pengurusan Komunikasi
Dan T/laku Pekerja (Employee
Communication & Behavioral
Management)
2. Perolehan
Dan
Pengambilan
Sumber
Manusia

Peranan
Kaunseling
Dalam Fungsi
HRMIS

(Resourcing)

3. Pengurusan
Kerjaya
(Career
Managemant)

5. Penilaian Kompetensi
(Competency Assessment)

4. Pengurusan Prestasi
(Performance Management)

SEKIAN

TERIMA KASIH

Bahagian Perkhidmatan Psikologi

Program Pengupayaan Kendiri