PENGURUSAN PROJEK

__________________________________________________________________

PENGURUSAN
PROJEK
9.0

PENGENALAN

Unit ini akan membincangkan tentang pengurusan yang melibatkan aktivitiaktiviti pembangunan dan inovasi dalam kerja operasi yang dikenali sebagai
pengurusan projek.

Apakah yang dimaksudkan dengan pengurusan projek?

Pengurusan

projek

merupakan

satu

pengurusan

yang

melibatkan

pembangunan, perubahan dan inovasi dalam kerja operasi. Ia merangkumi

aktiviti seperti merancang dan pengawalan sesuatu projek dengan
bergantung

kepada

kekangan

belanjawan

supaya

projek

dapat

disempurnakan dalam tempoh masa yang ditetapkan.

Sebelum kita meneruskan pelajaran dalam unit ini, kita juga perlu tahu apakah
yang dimaksudkan dengan projek?

Projek didefinisikan sebagai satu aktiviti operasi yang wujud hanya sekalisekala dalam tempoh masa yang tertentu. Projek merupakan aktiviti yang
besar dan akan mempengaruhi masa depan syarikat. Contohnya seperti projek
pembinaan kemudahan, bangunan kilang, pusat membeli belah dan
pemasangan sistem komputer.

9.1

ELEMEN-ELEMEN PENGURUSAN

PENGURUSAN PROJEK
__________________________________________________________________
Sesuatu projek biasanya memerlukan alat-alat dan kemahiran di luar sistem
pengeluaran. Organisasi projek akan dibentuk untuk memudahkan proses
perjalanan projek menjadi lebih lancar dan sempurna.

Terdapat TIGA peringkat pengurusan projek yang utama iaitu :

Perancangan

Penjadualan

Pengawalan

Ketiga-tiga peringkat ini akan digunakan dalam teknik PERT, CPM dan carta
Gantt. Teknik-teknik ini akan dijelas dengan lebih terperinci dalam tajuk yang
seterusnya.

Dalam pengurusan projek , pasukan projek akan dibentuk yang mana ianya
akan memainkan peranan penting untuk melaksanakan ketiga-tiga peringkat
pengurusan projek yang telah dinyatakan di atas.

Pasukan projek merupakan sekumpulan individu dari organisasi atau dari

luar organisasi yang mempunyai kemahiran dan pengalaman yang
berkaitan dengan sesuatu projek. Ahli-ahlinya terdiri daripada pengurus
dan staf yang mahir dalam bidang tertentu seperti buruh dan jurutera yang
diperlukan dalam projek pembinaan.

Organisasi projek akan menguruskan pengurusan projek melalui perancangan

penjadualan dan pengawalan. Rajah 9.1 di bawah menunjukkan salah satu

PENGURUSAN PROJEK
__________________________________________________________________
contoh struktur organisasi projek yang dibentuk dalam pengurusan sesuatu
projek.

Pengurus Eksekutif

Pengurus
Projek

Pasukan
Kerja

Pengeluaran

Kejuruteraan

Perakaunan

Penyelidikan
&

Pembangunan

Pembelian

Pemasaran

Pentadbiran
Perkhidmatan

Rajah 9.1 : Struktur Organisasi Projek

PENGURUSAN PROJEK
__________________________________________________________________
9.1.1 Perancangan

Perancangan merupakan salah satu daripada peringkat pengurusan projek yang

utama yang merangkumi aktiviti menentukan objektif projek. Ianya bertujuan
untuk memudahkan pengurus dan pasukannya menjalankan sesuatu projek.

Kebiasaannya, perancangan projek akan disenaraikan dalam bentuk dokumen

yang formal yang dikenali sebagai skop projek. Seterusnya, projek akan
dibahagikan kepada beberapa komponen yang lebih terperinci dengan kaedah
yang dikenali sebagai struktur pembahagian kerja (seperti yang ditunjukkan
dalam rajah carta alir di bawah).

PROJEK

Perkara-perkara Utama Dalam

Projek

Sub Perkara Utama Dalam Projek

Aktiviti-aktiviti

Matris Organisasi

Rajah 9.2 : Carta Alir Struktur Pembahagian Kerja

PENGURUSAN PROJEK
__________________________________________________________________
Dengan itu sesuatu aktiviti dapat dijalankan dengan lebih lancar oleh setiap
individu dengan adanya sumber tenaga buruh dan masa yang diperlukan oleh
penyelia dan bahagian pengawalan pengurusan.

Matris organisasi : Satu pasukan yang dibentuk khas untuk menjalankan

sesuatu projek yang khas dimana ahlinya terdiri daripada pelbagai
jabatan fungsi dalam syarikat seperti kejuruteraan, pemasaran dan
pengeluaran yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu projek.

9.1.2

Penjadualan

Selepas

proses

perancangan,

proses

penjadualan

diperlukan

untuk

menganggarkan jangkamasa yang diperlukan untuk menyiapkan setiap aktiviti

projek. Anggaran tempoh masa menyiapkan projek ditetapkan dengan
membuat perbandingan dengan objektif projek syarikat.

Apakah yang akan berlaku sekiranya masa yang ditetapkan melebihi masa
yang dihadkan?

Jika keadaan ini berlaku, tempoh persiapan projek mesti dikurangkan samada
dengan menambah sumber tenaga kerja atau dengan menggunakan cara lain
yang boleh menyiapkan projek dengan cepat.

Selain dari menambah sumber tenaga kerja, salah satu cara yang boleh
digunakan untuk menyiapkan projek dengan cepat ialah dengan kerja lebih
masa (overtime). Dengan cara ini kos menyiapkan projek akan meningkat.
Macamana kita mengatasi masalah peningkatan kos, akan dijelaskan pada unit
yang seterusnya.

Mengapakah penjadualan projek perlu dibuat dalam melaksanakan sesuatu

projek?

PENGURUSAN PROJEK
__________________________________________________________________
Penjadualan perlu dilakukan untuk :

Menentukan dan menghubungkaitkan antara aktiviti dengan aktiviti

yang lain

Mengenalpasti hubungan sebelumnya antara aktiviti. Hubungan ini

akan ditunjukkan melalui teknik CPM/PERT yang melibatkan graf
rangkaian.
Contoh hubungan aktiviti melalui rangkaian ditunjukkan oleh rajah di
bawah :-

P1

Mendirikan tiang

P2

Memaku dinding

P3

Rajah 9.3 : Hubungan aktiviti melalui rangkaian

Menetapkan jangkamasa untuk menyiapkan penyenggaraan setiap

aktiviti. Anggaran tempoh perlaksanaan projek perlu dibuat untuk
mengelak kerugian dari segi masa dan kos.

Mengoptimumkan penggunaan sumber tenaga dan bahan mentah

dengan lebih cekap.

Seterusnya, disini akan diterangkan mengenai Carta Gantt yang merupakan

salah satu teknik penjadualan yang popular. Carta Gantt juga dikenali sebagai
carta bar dimana setiap aktiviti projek akan ditunjukkan bersama tempoh masa
perjalanannya.

Mengapakah kita menggunakan Carta Gantt dalam melaksanakan projek?

Carta Gantt digunakan kerana ia dapat membantu pengurus mengenalpasti :i.

semua aktiviti yang telah dirancang.

ii.

Pelaksanaan aktiviti pekerjaan yang ditunjukkan

iii.

Anggaran masa untuk aktiviti-aktiviti direkodkan

iv.

Jangkamasa keseluruhan projek dilaksanakan

PENGURUSAN PROJEK
__________________________________________________________________
Rajah 9.4 di bawah menunjukkan contoh Carta Gantt bagi satu projek
pembinaan rumah.
1

10

Aktiviti
Merekabentuk rumah
Mendapatkan bekalan
Mencari pembekal
Membuat pesanan
Menerima bahan mentah
Membina rumah
Mengecat
Memasang permaidani
Siapkan kerja

Rajah 9.4 : Contoh Carta Gantt

9.1.3 Pengawalan

Selepas peringkat perancangan dan penjadualan, aktiviti projek akan

dijalankan. Dalam masa itu, pengurus projek akan tertumpu kepada peringkat
pengawalan yang merangkumi pengawalan sumber, kos kualiti dan
belanjawan.

Apakah tujuan peringkat pengawalan ini ?

Pengawalan bertujuan untuk :

Memastikan semua aktiviti dikenalpasti

Memastikan semua aktiviti dapat disiapkan dalam masa yang

ditetapkan

Memastikan sumber sumber yang diperlukan dikenalpasti

Memastikan perubahan dalam jadual akan berlaku sekiranya terdapat

sebarang perubahan atau pembaharuan dalam projek.

PENGURUSAN PROJEK
__________________________________________________________________

Rumusan

Fungsi Akibat

Perancangan

Penjadualan

Pengawalan

Tugas

Bangunkan
syarat
sumber-sumber dalaman
dan
luaran
yang
diperlukan untuk aktiviti
projek

Bangunkan
petunjuk
yang lebih jelas
Untuk setiap sumber
timing dan hubungan
dengan sumber lain

Mengesan
ketidakpatuhan dengan
penjadualan,
kos,
piawaian kualiti dan
belanjawan

Cara
pencapaian
tugas

Carta aliran tunai

Carta
Personel
Requirement
Pelan
Subcontractor
Work
Pelan Material Delivery
Penganggaran masa dan
kos
Belanjawan jabatan
Carta Milestone
CPM/PERT
Rekabentuk

Carta Milestone : Jabatan

Subcontractors
Material Deliveries
Jadual Aliran Tunai
CPM/PERT :Tarikh permulaan dan
persiapan aktiiti
Update Activity slack

Laporan
belanjawan
jabatan
Laporan kos aktiviti
Laporan
Quality
Compliance
Laporan
time
performance :
Aktiviti delinquent
Akiviti slack
Bahagian kritikal
Kesimplan projek

Sebelum
projek
dilaksanakan
Pengubahsuaian
jika
perlu seiring dengan
perjalanan projek

Sebaik sahaja projek akan

bermula
Berterusan
sepanjang
perjalanan projek

Semasa
dilaksanakan

Masa

projek