FAIL MEJA PEMBANTU AM PEJABAT N1

Nama Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT GRED N1 Tarikh Kuatkuasa: Alamat Organisasi: Akademi Kastam Diraja Malaysia Jalan Penghulu Abas, Bukit Baru, Hang Tuah Jaya, 75150 Melaka.

MAKLUMAT PEGAWAI

JAWATAN HAKIKI GRED JAWATAN

PEMBANTU AM PEJABAT

N1

BAHAGIAN/ : UNIT

TARIKH MEMEGANG JAWATAN :

TARIKH PENEMPATAN:

ARAHAN 1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-tiap tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah:-

2.

2.1 2.2 2.3 2.4

Objektif Jabatan Objektif Bahagian/Unit Carta Organisasi Jabatan & Piagam Pelanggan Carta Organisasi Bahagian/Unit & Piagam Pelanggan (Kedudukan Pegawai) Senarai Tugas/Kuasa/Hubungan dengan lain-lain pegawai (i) Proses Kerja (ii) Carta Aliran Kerja (iii) Senarai Semak (iv) Peraturan-peraturan Pentadbiran (v) Senarai Undang-undang Pekeliling dan Lain-lain Rujukan (vi) Senarai Borang-borang Yang Digunakan

2.5

2.6 Senarai Jawatankuasa Yang Di Anggotai 2.7 Norma Kerja 2.8 Format Senarai Tugas Harian 2.9 Senarai Tugas SKT

3.

Fail Meja ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan jawatannya. Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua Bahagian / Ketua Pembantu Tadbir Program Ketua Bahagian / Ketua Pembantu Tadbir hendaklah mempastikan bahawa fail ini dikaji semula dan dikemaskini:4.1 Setiap dua (2) tahun sekali; dan 4.2 Apabila pertukaran pegawai berlaku.

4.

Catitan hendaklah dibuat di atas grid yang disediakan di sebalik fail ini.

2.1 OBJEKTIF JABATAN

Melengkapkan dan mempertingkatkan pengetahuan, kemahiran dan keupayaan serta memupuk nilai murni dan positif dikalangan anggota jabatan. Membantu melahirkan masyarakat faham kastam. Menyumbang kepada latihan perkastaman antarabangsa. Mempertingkatkan kualiti pengurusan supaya kecemerlangan dan keberkesanan program latihan. dapat menyokong

2.2. OBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT

Untuk menyediakan kemudahan penginapan kepada peserta yang berkursus di AKMAL Untuk merancang, mengurus dan melaksanakan program kokurikulum peserta Untuk merancang dan melaksanakan program kebajikan peserta Untuk menyediakan perkhidmatan kaunseling dan rakan pembimbing kepada peserta

2.3

CARTA ORGANISASI & PIAGAM PELANGGAN JABATAN

Pusat Sumber

Timbalan Pengarah Jab. Penyelidikan & Pembangunan

BAV

Maklumat Latihan Pengurusan Latihan Taksiran & Penjenisan Perakaunan & Auditan Siasatan & Pendakwaan Kewangan Perolehan Pengurusan Kualiti Tangkas

Timbalan Pengarah Jab. Teknikal & Kemahiran Kecemerlangan

Timbalan Pengarah Jabatan Sahsiah & Kepimpinan

Pengurusan, Kepimpinan & Kerohanian Pengurusan Kebudayaan, Istiadat & Jati Diri Kerjasama Swasta Program Berkembar Pentadbiran & Liaison Kerjasama Antarabangsa

Timbalan Pengarah Jabatan Pengajian Luar Pengarah AKMAL

WCO eLearning Timbalan Pengarah Jab. Teknologi Informasi & Komunikasi Bahasa & Komunikasi

Kemahiran Pembangunan Profesional Timbalan Pengarah Jab. Pengajian Asas Pembangunan Operasi Pembangunan Sokongan Kokurikulum Timbalan Pengarah Jab. Hal Ehwal Pelajar

Pengurusan Domestik Kebajikan Pelajar

Pengurusan Sumber Manusia Pengurusan Logistik Pgurusan Perolehan Pentadbiran Am

Timbalan Pengarah Jab. Pendaftar

PIAGAM PELANGGAN AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA

Kami anggota Akademi Kastam Diraja Malaysia dengan penuh iltizam menyempurnakan tugas yang dipertanggungjawabkan.

Piagam Pelanggan tentang perkhidmatan utama dijadikan asas panduan kepada pegawai bagi memastikan perkhidmatan yang diberi memenuhi kehendak dan jangkaharap pelanggan. Piagam Pelanggan bagi setiap perkhidmatan utama telah disedia dan dipamerkan di tempat yang mudah dikihat di AKMAL Induk dan cawangan.

Dalam melaksanakan program latihan berkualiti kepada anggota Jabatan dan orang awam yang komited dan memerlukan latihan, ke arah membangunkan perkhidmatan yang profesional.

Kami mengiktirafkan hak-hak klien kami seperti berikut:

1. Mendapat latihan yang mencapai objektif kursus pada tahap minimum 85%; 2. Mendapat kemudahan latihan dan peralatan yang mencukupi serta penginapan yang selesa pada skor purata minimum 3 dari skala 1 hingga 4; 3. Mendapat bekalan makanan dan minuman yang bersih, berkhasiat dan bermutu pada skor purata minimum 3 dari skala 1 hingga 4; dan, 4. Mendapat perkhidmatan pensyarah/jurulatih yang kompeten iaitu mencapai skor purata minimum 2.75 dari skala 1 hingga 4.

2.4

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN/UNIT & PIAGAM PELANGGAN (Carta Organisasi Kedudukan Pegawai)

Pengarah AKMAL

Timbalan Pengarah AKMAL

Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar Penolong Kanan Pengarah Kastam

Program Pengurusan Domestik Penolong Pengurus Asrama

Program Kokurikulum Penolong Pengarah Kastam

Program Kebajikan Pelajar Pegawai Kastam Kanan

Penyelia Asrama

Stor Linen Pembantu Am Pejabat

DAUD BIN ABD RAHMAN Unit Penyelenggaraan Pembantu Am Pejabat

ABID 7 Pembantu Am Pejabat

2.5 Bahagian/Unit : Jawatan :

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN

Pembantu Am Pejabat Program Pengurusan Domestik Jabatan Hal Ehwal Pelajar

Tugas dan Tanggungjawab Kuasa Yang Diberi Tugas Pegawai-Pegawai Lain Yang Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan PEMBANTU AM PEJABAT (ASRAMA) Menyiapkan bilik-bilik penginapan untuk peserta kursus.

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan PENOLONG KANAN PENGARAH KASTAM Perkara-perkara dasar mengenai pengurusan domestik

1. Melaksana kerja-kerja pembaikan kecil asrama. 2. Memantau kerja-kerja pembaikan yang dibuat oleh kontraktor. 3. Memeriksa dan melapor kerosakan dalam bilik penginapan sebelum, semasa dan selepas kursus. 4. Melakukan tugas-tugas pendaftaran

PENOLONG PENGURUS ASRAMA Arahan dan taklimat kerja

PEMBANTU AM PEJABAT (UNIT CETAK) Menghantar folder kursus ke Kaunter Pendaftaran

PENYELIA ASRAMA KONTRAKTOR PEMBERSIHAN Menyelia dan membantu PAP dalam kerja-kerja tertentu yang diarahkan. Melakukan kerja-kerja pembersihan dan mengemas katil. Mengambil barangan linen untuk kegunaan asrama.

2.5.1 (i) PROSES KERJA Tugas: Melaksana kerja-kerja pembaikan kecil asrama.

Proses Kerja

Pegawai yang meluluskan/ di rujuk

Undang-undang/ Peraturan

1. Terima arahan untuk melakukan kerja-kerja pembaikan kecil. 2. Kenalpasti kerosakan samada boleh dibaiki sendiri atau perlu khidmat kontraktor. 3. Sekiranya boleh dibaiki sendiri, laksanakan kerja-kerja pembaikan kecil. 4. Sekiranya perlu khidmat kontraktor, rujuk Penyelia.

2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA

Mula Terima arahan untuk melakukan kerjakerja pembaikan kecil Perlu khidmat kontraktor Laporkan kepada Penyelia Kenalpasti kerosakan samada boleh dibaiki sendiri atau perlu khidmat kontraktor

Laksanakan kerja-kerja pembaikan kecil

Pasang cadar, sarung bantal dan sediakan selimut di bilik-bilik yang telah ditetapkan Tamat

2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK

Tindakan 1. 2. 3.

Tindakan

Catatan

2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN Tidak berkenaan

2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (i) PROSES KERJA Tugas: Memantau kerja-kerja pembaikan yang dibuat oleh kontraktor

Proses Kerja

Pegawai yang meluluskan/ di rujuk

Undang-undang/ Peraturan

1. Terima arahan untuk memantau kerja-kerja pembaikan oleh kontraktor. 2. Pastikan kerja-kerja spesifikasi. dilakukan mengikut

3. Laporkan kepada Penyelia.

2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA

Mula

Terima maklumat mengenai kursus tamat

Pantau kerja-kerja mengeluarkan barangan linen daripada bilik asrama.

Kira dengan tepat barangan linen yang kotor bersama pekerja kebersihan Isi borang pengambilan barangan linen

Hantar borang kepada Penyelia Asrama

Tamat

2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK

Tindakan 1. Borang Pengambilan Barangan Linen

Tindakan

Catatan

2. 3.

2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN Tidak berkenaan

2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (i) PROSES KERJA Tugas: Melakukan tugas-tugas pendaftaran

Proses Kerja

Pegawai yang meluluskan/ di rujuk

Undang-undang/ Peraturan

1. Terima arahan daripada Penyelia untuk melakukan pendaftaran. 2. Serahkan folder dan borang pendaftaran. 3. Terima borang pendaftaran. 4. Serah kunci kepada peserta.

2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA

Mula

Terima permohonan keperluan barangan linen daripada setiap blok asrama Sediakan barangan linen mengikut bilangan yang diperlukan

Kira dan rekodkan jumlah barangan linen yang dikeluarkan Tamat

2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK

Tindakan 1. Rekod pengeluaran barangan linen

Tindakan

Catatan

2. 3.

2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN Tidak berkenaan

2.5.1 (i) PROSES KERJA Tugas: Memeriksa dan melapor kerosakan dalam bilik penginapan

Proses Kerja

Pegawai yang meluluskan/ di rujuk

Undang-undang/ Peraturan

1. Terima maklumat mengenai kursus yang akan dilaksanakan dan kursus tamat. 2. Buat pemeriksaan pada setiap bilik sebelum, semasa dan selepas kursus. 3. Laporkan kerosakan kepada Penyelia Asrama.

2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA

Mula

Terima maklumat mengenai kursus yang akan dilaksanakan dan kursus tamat Buat pemeriksaan pada setiap bilik sebelum, semasa dan selepas kursus

Laporkan kerosakan kepada Penyelia Asrama Tamat

2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK

Tindakan 1. Senarai kerosakan

Tindakan

Catatan

2. Borang Aduan Kerosakan 3.

4.

2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN Tidak berkenaan

2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN Tidak berkenaan

2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN Tidak berkenaan

2.6. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

Jawatankuasa dianggotai oleh pegawai sekurang-kurangnya untuk tempoh (6) bulan;

2.7

NORMA KERJA

Bil.

Senarai Tugas/Jenis Kerja

MasaYang Diambil (minit)

Jumlah Unit yang boleh dijalankan dalam seminggu

1.

2.

3.

4.

5. .

2.8. SENARAI TUGAS HARIAN

Nama: Jawatan: Tarikh: Bil. Butir-butir tugas Catatan

Catatan:

Sila letakkan senarai ini diatas meja anda

2.9:

SASARAN KERJA TAHUNAN ..

Nama:

No.Kad Pengenalan:

Jawatan:

Kem./Jab.

Bertanggungjawab kepada:

Senarai Tugas : ( sama seperti mengikut format fail meja)