Szlovnia-Magyarorszg-Horvtorszg Szomszdsgi Program 2004-2006 keretben megvalsult INTERREG III/A Az egyetemi innovcis transzfer potencil elsegtse a hatrmenti rgik

KKV-i fel

Baranya Megyei Vllalkozi Kzpont

Projektmenedzsment
Baranya Megyei Vllalkozi Kzpont Vllalkozsfejlesztsi oktatsi jegyzet Pcs, 2007.

Tartalomjegyzk
TARTALOMJEGYZK.................................................................. 2 ELSZ............................................................................................ 4 1. PROJEKTELMLETI ALAPFOGALMAK............................ 5 1.1. A PROJEKT FOGALMA................................................................... 5 1.2. PROJEKTFELADATOK S PROJEKTTERVEZS..................................... 11 1.3.A PROJEKTMENEDZSMENT............................................................ 16 1.4. A PROJEKTEK CLKOMBINCII....................................................20 2. PROJEKTCIKLUS MENEDZSMENT (PCM).......................23 2.1. A PROJEKTMEGVALSTS FZISAI LOCKYER GORDON ALAPJN.... 23 2.2. AGGTELEKY - BAJNA PROJEKTTERVEZSI PIRAMIS MODELLJE............ 29 2.3. GRG BERUHZSI- S LTALNOS PROJEKTCIKLUS MODELLJE........34 3. A PROJEKTSZERVEZET........................................................40 3.1. A SZERVEZETEKET LTALBAN LER STRUKTURLIS JELLEMZK...... 40 3.2. A PROJEKTSZERVEZETEK JELLEMZI..............................................43

3.2.1. A projektszervezetek elnyei s htrnyai...44

3.3. A PROJEKTSZERVEZETEK MEGJELENSI FORMI............................... 48

3.3.1. Funkcionlis alap projektszervezetA projektteam............................................................. 49 3.3.2. Hibrid szervezet........................................... 53 3.3.3. Projektmtrix struktra............................... 54 3.3.4. Projektorientlt szervezet............................ 58
4. A PROJEKTTERVEZS FZISAI......................................... 61 4.1. A PROJEKTTERVEZSI FOLYAMAT..................................................62 4.2. TEVKENYSGEK S LOGIKAI KAPCSOLATAIK MEGHATROZSA......... 65 4.3. ERFORRS S IDTERVEZS.................................................... 67 4.4. KLTSGTERVEZS.................................................................... 72 4.5. BIZONYTALANSG S KOCKZATELEMZS................................... 75 4.6. KONCEPCITERVEK S DNTS A PROJEKTVARINSOKRL.................79 5. PROJEKTKONTROLL.............................................................82

5.1. A KONTROLL CLJA S FELADATA A PROJEKTEKBEN .........................82 5.2. PROJEKTKONTROLL FOLYAMATA A PROJEKTCIKLUS KLNBZ FZISAIBAN.........................................................................88 5.3. PNZGYI PROJEKTKONTROLL...................................................... 92

5.3.1. A projektvltozatok pnzgyi sszehasonltsi lehetsgei................................... 94 5.3.2. A projektmegvalsts indiktorai............... 99

5.4. A PROJEKTDOKUMENTCI........................................................102 ZRSZ........................................................................................ 110 MELLKLETEK......................................................................... 114 PROJEKTMENEDZSMENT TMVAL FOGLALKOZ FBB HONLAPOK..................................................................... 132

Elsz
Manapsg a projektek kort ljk. Nap, mint nap hasznljk ezt a kifejezst a munkahelyeken, s kzkedvelt lett a mindennapi szhasznlatban is. Igazn mg a sz magyaros kiejtse sem kristlyosodott ki, hiszen egyarnt hallhat az angolos prodzsekt s a magyarosabb projekt formula is. Ez a kifejezsbeli s rtelmezsbeli bizonytalansg a szervezeteken bell manapsg is rzkelhet, ebbl kvetkezen reztem e tanknyv megrsakor az egyik legfontosabb feladatnak e homlyos szituci tisztzst. A projektmenedzsment s a hltervezs viszonylag fiatal gai a menedzsment tudomnynak, mivel a XX. szzad els felnek vgn jelent meg a hres hrhedt, amerikai atombomba ellltsra irnyul sszetett tudomnyos hadszati kutatsi program, a Manhattan projekt viselte elszr ezt a nevet - ez a mdszertan a szervezeti mkdsben. A rendszervlts utn talakulban lv magyar gazdasgi helyzetben azonban nehezebb volt elfogadtatni e modern tudomnyos eredmnyeket, mivel a hazai vllalati menedzserek az alkalmazott mdszerekben gyakran a rgebben hasznlatos, - pejoratv rtelemben vett - tervgazdasgi formulkat vltk felfedezni. Errl azonban termszetesen sz sem volt. A szisztematikus tervezs minden clra irnyul gazdasgi tevkenysg elvgzse esetben javthatja a hatkonysgot, m mindezek mellett egy gyorsan vltoz szervezeti krnyezetben, mely a globalizlt piacgazdasg egyre inkbb termszetes velejrja rendkvl fontoss vlt olyan technikk kidolgozsa, amely javtja a szervezetek rugalmassgt, alkalmazkodsi kpessgt is. Ezen praktikus mdszerek kz tartoznak a projektmenedzselsi technikk, s ezrt rtkeldtek fel a vllalatok mkdsben az ehhez a diszciplinhoz kapcsold eljrsok is. Remlem, hogy a jegyzet ttanulmnyozsa sorn olyan impulzusok rik az Olvast, melyek felkeltik a projektmenedzsment diszciplina irnti rdekldst a trgyalt alapismeretekkel sszefggsben, s ezltal serkentleg hatnak az egyes tudomnyos rszterletekben val tovbbi elmlylsre. Pcs, 2007. Dr. Jarjabka kos

1. Projektelmleti alapfogalmak
A projektek szerept a szervezeti mkdsben gy lehet legjobban elemezni, ha elszr magt a projekt fogalmt tisztzzuk. A jegyzet nyit fejezetben teht elszr is a projekt kifejezs pontos s rszletes megfogalmazsa kerl rtelmezsre, majd az ezt kvet gondolati egysgek a projekttervezs, projektmenedzsment s a projektek leggyakoribb clkombinciival foglalkoznak.

1.1. A projekt fogalma

Ahhoz, hogy a projektekkel kapcsolatos menedzsment mdszerek mlyebb rtelmezsbe lehessen bocstkozni, szksg van a projekt pontos defincijra. A projekt kifejezs a latin proiectum szbl ered, melynek jelentse elre helyezett dolog. A projekt teht az eredeti jelentsnek megfelelen, mindig magban foglalja a tervezs s a jvre irnyul cselekvs rtelmi elemeit. mde ezek a tevkenysgek a szervezeti tagok rszrl fejlett stratgiai szemlletet ignyelnek, mivel a projektek eredmnyei a vllalat stratgiai cljainak elrst segtik. Emellett szksg van mg tbbek kztt - a rsztvevk megfelel gyakorlati tapasztalatra, folyamatos innovatv jelleg szellemi munkjukra s interdiszciplinris szakismeretre, illetve jl szervezett csapatmunkra is. A mindennapi szhasznlatban a projektek nagyobb, nmagban zrt rszterlett is projektnek nevezik, holott ezek rsztevkenysg csomagok (task) az eredeti definci kritrumait nem, vagy csak rszben elgtik ki. Mindezen tnyezk s az Elszban felvillantott - a projekttel kapcsolatos - kaotikus fogalomhasznlati helyzet miatt rendkvl fontos a szakmailag helytll projekt definci megalkotsa. Ez a jegyzet a tovbbiakban Aggteleky s Bajna projekt fogalmbl indul ki, akik a kvetkezkppen fogalmaznak: A projektek idben behatrolt, gyakorlati vonatkozs,vagy absztrakt tervek, melyek mretk, bonyolultsguk, jdonsgtartalmuk s jelentsgk

kvetkeztben a menedzsment rutinszer megoldsi metdusaival nem oldhatak meg kielgten.1 a. A fenti rtelmezs a kvetkez fogalmi elemekbl pl fel: Behatrols: A projektek az ltaluk felhasznlt erforrsok oldalrl, vagyis tbb aspektusbl is lehatroltak, s jellemzi ket a problma sszetettsge, nagysga s egyedisge. Az ilyen jelleg feladatok azonban sajtos clkpzst, stratgiai dntseket, egyni eljrsrendet s specilis szakismereteket ignyel. A projektek idben azrt tekinthetk lehatroltaknak, mert meghatrozott kezdsi s befejezsi idponttal rendelkeznek. Ennek kvetkeztben ideiglenes szervezeti formknak minsthetjk a projektszervezetek ltrehozst, mivel a projekt feladatok teljestse utn megsznik fennllsuk rtelme, s ez okbl a projektekben rsztvev dolgozi csoport is feloszlik. Gyakorlati, vagy absztrakt vonatkozs: A projektek gyakran valamilyen szervezeti cl elrse rdekben jnnek ltre, vagyis konkrtan megjelen feladatokat kell megoldaniuk. Ezek legtbbszr olyan feladatok, melyeknek komoly kihatsuk lehet a vllalkozs mkdsre, mivel konkrtan hatnak arra, mint pldul egy j zemcsarnok felptse. Az absztrakt vonatkozs tervek viszont kzvetett mdon segtik el a szervezeti clok elrst, vagy kapcsolatban llnak azzal. Ilyenek lehetnek pldul egy j termelsi eljrs kifejlesztse, vagy egy msfle konfliktuskezelsi mdszer kidolgozsa. Mret: A projektek ltalban nagyobb, de a szervezeti mkdst csak ideiglenesen befolysol vllalati tennivalk elvgzsre jnnek ltre. Ez egyben azt is jelenti, hogy ez a feladat a szervezet tlagos felptsi szerkezetben nem, vagy igen bonyolult mdon lenne megoldhat. Ez a problma gy kezelhet viszonylag egyszeren, hogy tmeneti projektszervezeti formk jnnek ltre a szervezeten bell, melyek nem zavarjk a vllalati rutinfeladatok elvgzst, s ezzel egyben knnyebben lehet fkuszlni a megoldand

b.

c.

Aggteleky B. Bajna M. (1994): Projekttervezs Projektmenedzsment, Kzdok. Rt., Bp., 21. old.

d.

e.

f.

g.

projektproblmkra is. Ez a megolds azonban az alkalmazottaktl is jelents alkalmazkodst kvn. Bonyolultsg: A projektek gynevezett rosszul strukturlt, sszetett problematikkkal foglalkoznak, melyeket rendszerint olyan mdon oldanak meg, hogy a komplex projekteket felbontjk tbb kisebb, mr kzzelfoghat rsztevkenysgekk, majd azokat feladatokk, s vgl egy szakember, vagy csoport szmra jl definilt mveletekk. Ebbl a gondolkodsmdbl ered az a tves s felsznes projekt fogalom hasznlat, hogy kisebb, csomagszer rszfeladatokat is projekteknek cmkznek, holott azok mr s/vagy fogyaszthat mretek, jl rtelmezhetk s rszben rutinizlt eljrssal (v. e felsorols e. pontjval) megoldhatk, vagyis a fenti projektdefinci mr nem, vagy csak rszben rvnyes rjuk. jdonsgtartalom: A fent emltett problematikk egyszerre bonyolultak s rszben, vagy egszben ismeretlenek a szervezet szmra, vagyis a vllalat nem rendelkezik semmilyen gyakorlattal a feladatok megoldsban. ppen ebbl az okbl kifolylag klntik el a vele val foglalatossgot a vllalkozs alaptevkenysgeitl, mivel az ltalnos tevkenysgekkel dolgoz szervezeti tagok a napi rutinfeladatok elvgzse mellett valsznleg kptelenek lennnek az innovatv megoldsok kimunklsra is. A projektek megoldshoz teht szksg van egy elklntett erforrsokkal rendelkez csapatra, akik ideiglenesen kiszaktva eredeti feladatkrkbl csak a projektfeladatok szervezeti oldalrl jdonsgtartalommal br - megoldsra fkuszlnak. Jelentsg: A fontossg az elzkkel sszefgg projektdefincis ismrv, hiszen a nagy mret, a problma magas bonyolultsgi foka, illetleg annak innovativitst ignyl kezelse, mind mind klnlegess s kiemeltt teszi a projekteket a szervezeti mkdsben. Az ilyen tpus feladatok mindemellett ltalban tkeignyesek, sikerk nagyban fgg a hatkony idmenedzselstl, eredmnyeik pedig gykeresen hathatnak a vllalkozs eredmnyre s piaci pozcijra. Nem rutinszer mkds: A felsorolsra kerlt elz hat jellemz pontosan megmutatta, hogy a projektek klnleges bnsmdot ignyelnek, mivel a napi munkafeladatokon kvl ezeket a problmkat hatkonyan megoldani nem, vagy csak kis

valsznsggel lehetsges. Amennyiben azonban a vllalat vezetsge nem akarja, hogy ezek a tevkenysgek csorbt szenvedjenek, vagy cskkenjenek a sikeres megolds eslyei, akkor meg kell bontania a szervezet mkdsi rutinjait, hierarchijt, s ideiglenesen j, a projektkihvshoz a lehet legnagyobb mrtkben alkalmazkod tevkenysgi rendet kell ltrehoznia, a projekt sikerig, vagy lezrulsig. A fenti definci mellett termszetesen szmos ms, a projektek lnyegt megragadni kvn meghatrozs szletett. Ezek kzl pldul, az ISO minsgbiztostsi rendszere a 8402 (1994) szabvny kialaktsakor is fontosnak tartotta, hogy pontos fogalmi keretet alkosson meg a projektek szmra, mely alapjn a projekt: Egyedi folyamatrendszer, amely kezdsi s befejezsi dtumokkal megjellt, specifikus kvetelmnyeknek belertve az id-, kltsg- s erforrs-korltokat megfelel clkitzs elrse rdekben vllalt, koordinlt s kontrolllt tevkenysgek csoportja.2 Vgl, amennyiben folytatjuk ezt a folyamatelv gondolatmenetet, akkor nem hagyhatjuk figyelmen kvl a projektekkel s a ksbb definilsra kerl projektmenedzsmenttel foglalkoz hazai szakemberek kzl taln a legismertebb szerz, Grg vlemnyt sem a projektek meghatrozsval kapcsolatban, aki gy kompill: A projekt olyan egyszeri, komplex tevkenysgfolyamat, amelynek vgeredmnye definilt clja elre meghatrozott mszaki paramterekkel lerhat olyan, nmagban mkdkpes ltestmny, aminek megvalstsa idben s pnzrtkben is egyarnt meghatrozott.3
2

Lockyer, K. Gordon, J. (2000): Projektmenedzsment s hls tervezsi technikk, Kossuth Kiad, Bp.,13.old. 3 Grg, M. (1993): Bevezets a projektmenedzsmentbe, Aula Kiad, Bp., 1993., 18 19.old.

E nhny plda alapjn mr lthat, hogy a projektek jellemzinek leglnyegesebb vonsait szmos mdon meg lehet fogalmazni. A mr fent emltett ISO rendszer annyiban lpett tl az egymstl elszigetelt meghatrozsok halmazn, hogy az ISO 10006 szabvnyban mr megprbltk sszegyjteni a projektek kzs ismrveit is (1 -5. pont), melyeket tovbbi elemekkel lehet kiegszteni (6 12. pont): 1. A projektszervezet ideiglenes, a projektproblma megoldsnak lettartamra alaktjk ki. 2. A projektek szmos esetben egy nagyobb projektstruktra, pldul egy megaprojekt rszt kpezik. 3. A projektclkitzseket s termkjellemzket folyamatosan lehet meghatrozni s elrni a projekt idtartama alatt. 4. A projekt vgeredmnye lehet egy termk egy, vagy szolgltats egy, vagy tbb egysgnek ltrehozsa. 5. A projekttevkenysgek kzti viszony is komplex lehet. 6. A projektnek mindig van megvalstand clja. 7. Ltezik a projektfeladatok elvgzsre valamilyen formj projektterv. 8. Definilt a projekt megvalstsra sznt idkeret, mely tevkenysgszinten hatrozza meg az egyes mveletek elvgzsi idejt. 9. Meghatrozott a megvalstsra sznt kltsgvets, mely tevkenysgenknt is meghatrozza a feladat elvgzshez szksges erforrsokat, s azok kltsgt. 10. Ltezik egy, a tevkenysgek kapcsolatait is bemutat logikai temterv. 11. Lteznek a a projekttermkekkel szemben megfogalmazott minsgi elvrsok, kvetelmnyek. 12. Ltezik a projekt megvalstst gtl bizonytalansgi, kockzati terletek megjellse, ezek rtkelse s a megfelel reakcik tervei. A projektek teht olyan egyedi s specilis kpzdmnyek, melyek eltrnek ms szervezeti formktl s mveletektl, mivel teljes mrtkben a szervezeti vltozs bevezetsvel s menedzsmentjvel foglalkoznak, s tlpik a hagyomnyos

funkcionlis szervezeti hatrokat. Mindemellett, a projektek olyan ideiglenes szervezeti megoldsok, amelyeket meghatrozott kezdet s befejezs jellemez, st esetkben mg az is lehetsges, hogy egyszerre tbb cg a projekt tulajdonosa, mely konzorcilis formula teljes s szabad kommunikcit ignyel a felek kztt. A projektek teht klnbznek az ltalban megszokott ipari tmegtermelsi formktl (lsd 1. tblzat). Az eltrs dimenzii a kvetkezk: a. A vgeredmny ltrehozsa: A termelsi folyamatok ltalban azonos helysznen, azonos krlmnyek kztt trtnnek, mivel gy minimlisra lehet cskkenteni a vltozssal jr kltsgeket. A projektek, pldul hdptsek esetben, ez a mdszer nem vezethet eredmnyre, mivel minden egyes hidat specilis, klnbz adottsg helyszneken, eltr krlmnyek kztt, egyedi megvalstsi mdszerrel kell megpteni.

b. A vgtermk: Az ltalnos termelsi folyamatok vgtermkei,

vagy szolgltatsai azonos s standardizlt jellemzkkel rendelkeznek, ezzel szemben a projektek vgeredmnyei mindig specilisak, egyediek, ahogy minden hd is ms s ms. Ez az llts igaz abban az esetben is, ha a projektfeladatok egy rsze elfordul ms projektekben is, mivel azok ms krnyezetben jelenhetnek meg.

c. Az adsvtel: Az ipari tmegtermels ltalnos jellemzje a

folyamatos termels, mely azzal jr, hogy a termk ellltsnak idpontja megelzi a termk eladst. A termk ellltst gy a gyrt kezdemnyezi, aki a gyrts kzben prbl termknek piacot s vevt tallni. A projektek megkezdse kls, vagy bels megbz ltal veszi kezdett. A kls megbzsi - vllalkozsi szerzds ltrejtte utn kezddnek meg a tnyleges projektmunklatok.

d. Elllts s rtkests: A termk ellltsa s rtkestse kt

teljesen kln zajl folyamata az ipari tpus termelsnek, mivel a vllalatok ltalban a folyamatos gyrtssal ellltott termkekhez keresik a megfelel kereskedelmi partnereket. Ezzel szemben, a projektek esetben a ltrehozs vagy az elzetes megllapods felttele, vagy a projektek rszleges

10

teljestse egyttjr a rszleges ellenttelezssel. Ilyen esetekben rsztads tvtelrl beszlhetnk, melyet a megbzsi szerzdsben megfelel mdon idben lehet szakaszolni. 1. tblzat: A projektek s az ipari tmegtermelsi tevkenysg sszevetse

Forrs: Grg M. (2003): A projektvezets mestersge, Aula Kiad, Bp., 75. old. 1.2. Projektfeladatok s projekttervezs

Cleland vlemnye szerint a projekt ltezse egy szervezetben vilgos jelzse annak, hogy vltozst l t, s meg akar felelni a vltoz krnyezete jvbeni kihvsainak [Cleland, 1994.]. A projekttervezsi tevkenysgnek a szervezeten bell az a feladata, hogy az ilyen projekt jelleg problematikkra optimlis megoldst keressen, s alkalmas feldolgozsi mdokat dolgozzon ki. Technikai szempontbl a tervezsi feladatok kt szlssges megjelensi formjt klnbztethetjk meg, termszetesen azzal a

11

megjegyzssel, hogy a vllalati gyakorlatban megjelen feladatok dnt tbbsge e kt feladattpus kzti jellemzkkel rendelkeznek: a. Szoksos feladatok: Azonos formban ismtld, rutinszeren elvgezhet feladatok, melyek a rendszerek (vllalatok) tlagos, mindennapi hasznlata s zemeltetse sorn addnak, s melyek az alkalmazottak lland feladatai kz tartoznak. Ezek kezelse s elltsa nem ignyel plusz erfesztseket a dolgozktl, hanem mindssze a meglv munkamegosztsi s hatskri elrsoknak megfelel cselekvseket. Klnleges feladatok: Egyedi, egyszer elfordul, nem ismtld, nagyobb, komplex problmk, melyek ignyesebb tervezsi rfordtst, specilis szakismereteket s eseti, klnleges tervezsi eljrsokat tesznek szksgess. ltalban ezek kvl esnek a szemlyzet ltalnos munkaterletn, ezrt nem vrhat el tlk azok megoldsa. A problma kezelse specilis szakismereteket s alkalomhoz formlt dolgozi egyttmkdst kvn az emberi erforrsoktl is, gy a vllalati felsvezets pldul kifejezetten a feladat megoldsra ltrehozott projektszervezettel prblja megoldani a feladatot.

b.

Teht, a szervezeten bell lezajld projekttervezsi tevkenysgek voltakppen egyfajta problmamegoldsi folyamat rszeinek tekinthetk, melyek ketts gondot jelentenek a szervezeti tagok s vezetk szmra. Egyrszt a megtervezend objektumot a projekt trgyt, vgeredmnyt - kell optimlisan kialaktani, msrszt az ehhez megfelel tervezsi eljrst kell alkalmaznia, mely mdszerekbl, segdtechnikkbl, szervezeti formkbl, tovbb a szervezeti szitucit megoldani tud szakember llomny kijellsbl s fejlesztsbl tevdik ssze. Tulajdonkppen, ez a vezet ltal kontrolllt szablyozsi folyamat a projektmenedzsels projektmenedzsment, melynek alapvet clja, hogy minl tbb, a szervezet krnyezetben rejtzkd s a jvben felmerl lehetsges veszlyt s lehetsget elrejelezve, gy szervezze projektbe a vllalati tevkenysgeket, hogy az, az sszes nehzsg s kockzat ellenre a sikeresen valsuljon meg.

12

A projekttervezs gondolati magvt a rendszerelmlet alapttelei kpezik, ezrt azt mskppen rendszerszervezsnek (system engineering) is nevezik. A rendszerelmlet azt lltja, hogy a termszet, a trsadalom s a gazdasg egyes egysgeinek kzs mkdsi jellemzje, hogy azok a krnyezetktl elklnlve, zrt mdon, a tevkenysgkhz szksges inputokat valamifle bels kapcsolatrend szerint mkd rtkalkot folyamatok elvgzsvel outputt alaktjk. Ezen elv kivettsekppen maga a rendszer is valamilyen kzs ismrv alapjn egyv tartoz, egymssal adott kapcsolatban lv elemek jl krlhatrolt csoportjt jelenti, mely egszet alkot, s egszknt viselkedik. Ez az ltalnos meghatrozs azonban hasznlhat a gazdlkod szervezetek megjellsre, gy tbbek kztt gazdasgi egysgek tevkenysgnek jellemzsre is. A projektdefinilst vgz menedzsmentnek a rendszerelmlet fogalmi struktrjt hasznlva - hrom f tervezsi szempontot kell mrlegelnie (Sz.m.: a rendszerelmlet ltalnos fogalmaihoz illeszked szervezeti kifejezsek zrjelben tallhatk): A rendszer (projekt) tartalmnak rgztse, valamint a rendszer (projektszervezet) elhatrolsa a krnyezettl (a vllalat tbbi szervezeti egysgtl). A rendszerre (vllalatra) befolyst gyakorol tnyezk felmrse: az inputok, az outputok s a kihatsok megllaptsa a rendszer krnyezetre s ms rendszerekre vonatkozlag. A rendszer (vllalat) felbontsa s strukturlsa: az alrendszerek (projektek, funkcik), az elemek (projektfeladatok) azonostsa, a klcsns kapcsolatok megllaptsa s a rendszerhierarchia (al s flrendelt szervezeti egysgek) meghatrozsa. A rendszerek mkdsi modelljnek alapelemei a kvetkezk: a rendszer (szervezet) tny llapota, a transzformci (rtkalkot folyamatok) s a rendszer (szervezet) cl llapota. Ebbl az ltalnos folyamatmodellbl kiindulva, a projektszervezetek mkdse is a szervezeti vltozs fzisai alapjn rthet meg a legegyszerbben (lsd 1. bra). 1. bra: A projektek rendszerszemllet folyamatmodellje

13

Forrs: Aggteleky B. Bajna M. (1994): Projekttervezs Projektmenedzsment, Kzdok. Rt., Bp., 22.old. alapjn A szervezetek egy jelen, projektproblmval terhelt helyzetbl valamifle transzformcival egy kvnt, sikeres projektzrssal befejezett jvbeni helyzetbe kvn eljutni. A vllalatok gynevezett tnyllapott a szervezet ltal adott jelenben elrhet, vagy a projektclok elrsre mozgsthat erforrsok (likvid pnzmennyisg, gpek, technolgia, infrastruktra, szemlyzeti llomny) s az abban az idszakban ellltott vgtermkek, szervezeti teljestmnyek jellemzik. A tnyllapot teht nem ms, mint a projekt elmleti nullpontja, kezdete. A transzformci kifejezs azt a folyamatot jelli, mely sorn a szervezeti projektcl rdekben aktivizlt erforrs inputok vgeredmnny, outputokk alakulnak t. Ezek a mveletek a projektfeladatok elvgzsre irnyul tevkenysgeket jelentik, melyeket a folyamatelemek logikai elvgzsi sorrendje jellemez a leginkbb. Vgl, a rendszerek clllapota a projektek deadline ja, vagy zrpozcija, melyet ugyancsak a rendelkezsre ll erforrsokkal s az elllthat vgtermkekkel lehet jellemezni. A projekt - transzformci akkor eredmnyes s hatkony a szervezet szempontjbl, ha a

14

projektclok melyek hozzjrulnak a globlis szervezeti clok elrshez teljeslnek. Ennek mrhet bizonytkai lehetnek a szervezet tny- s cl- llapotban bekvetkez vltozsok, pldul a szlesebb krben elrhet erforrsok, illetve vllalati teljestmnyek mennyisgi s minsgi javulsa, fejldse. A projekttervezs sorn, a rendszereket viselkedsmdjuk s hatsaik szerint klnbz mdon szksges kezelni, gy a szervezetben alkalmazhat projekt - transzformci jellegzetessgei alapjn is rdemes az eltr jelleg csoportokat, vllalati projekteket kln kezelni a kvetkezkppen: a. Algoritmizlhat rendszerek (projektek): A transzformci egzakt mdon meghatrozhat, folyamatai tkletesen lerhatk, eredmnyei pontosan elrejelezhetk. Pldul szolglhatnak erre a transzformcis formra a szmtgppel vezrelt gygyszergyrts, vagy a jrmipar gyrtsi folyamatai. Szrkedoboz rendszerek (projektek): A vllalati rendszer mkdse valsznsgi alapon, heurisztikusan programozhat, sztochasztikus eljrsokkal tervezhet. A projekttervezs teht ltalban tapasztalatokra, vezeti intucira s valsznsgi elrejelzsekre pl. Plda lehet erre a projekt rendszerre a gazdasgi zem llattenysztsi gazatai s a vllalatok mkdse az tlagostl eltr helyzetekben. Fekete doboz rendszerek (projektek): A projektszervezeti transzformci sem algoritmikusan, sem sztochasztikus modellel nem rhat le. Az inputok s outputok rszben mrhetk, vagy tapasztalati ton meghatrozhatk. Az azonban mr csak bizonytalan valsznsggel prognosztizlhat, hogy adott inputok esetn milyen jelleg outputok vrhatk. Plda lehet az ilyen tpus mkdsre a mezgazdasg nvnytermesztsi s llattenysztsi gazata.

b.

c.

Vgl, egy gondolat erejig visszatrve a projekttevkenysgek s a rendszerelmlet kzs vonsaira, a projektek strukturlsnl klns jelentsge van a rendszerorientlt gondolkodsmdnak, mely a kvetkez elnyket tudja nyjtani a projekttervezk s a vezetsg szmra:

15

tfog, teljeskr szemlletmdot nyjt a projektclok szervezeti stratgihoz val illesztse tekintetben. A stratgiai szemllet megfontolsokkal elsegti a projekt tartalmnak elhatrolst a szervezet kls s bels krnyezettl. Biztostja az alrendszerek (projektfeladatok, munkacsoportok) kpzst, valamint a hatsmechanizmusok s kapcsolatok tlthatsgt. Megknnyti a szksges intzkedsek tervezst, tovbb a tbbi alrendszerrel, ms projektekkel s az alapszervezeti egysgekkel val koordinci kialakulst. Lehetsget ad a problmamegoldsi folyamat tevkenysgekre s mveletekre val felbontsban, logikai tervezsben, a definilhatsg, szmszersts s erforrs-felhasznls szempontjbl. A projektmenedzsment

1.3.

A projektmenedzsment fogalmi meghatrozshoz s annak rszletezshez a projekt defincijn, a projektek rendszerszemllet megkzeltsn, illetve a projekteknek a szervezeti vltozsok megvalstsban jtszott szerepn keresztl vezet az t. Nem vletlenl lltja teht Clelland, hogy a projektmenedzsmentet nevezhetnnk akr vltozsmenedzsmentnek is, mivel a projekt a szervezetek egyik legjobb eszkze ahhoz, hogy a vllalat az egyik llapotbl egy msik llapotba jusson [Clelland, 1994.]. Amennyiben a projektek ltalnos jelleg lefolyst tekintjk (lsd 1. bra), gy ahhoz knnyedn kapcsolhat Lockyer s Gordon megkzeltse is, mely szerint a projektmenedzsment fogalma elsdlegesen a vltozsok bevezetshez kapcsoldik [Lockyer Gordon, 2000.]. Mindezek alapjn, Aggteleky s Bajna alkotott mr egy pontosabb s tfogbb defincit, mely szerint: egyrszt a projektek lebonyoltsra szolgl vezetsi feladatok, szervezetek, technikk s eszkzk sszessge, msrszt olyan projekttervezsi s megvalstsi vezetsi eljrs s elv, amelyet

16

alkalmazkodkpessg, tter, innovcis kpessg s kreativits jellemez, olyan komplex problematikk esetben, amikor a megolds clorientlt s tfog szemlleti mdot, valamint optimlst kvetel meg, ha rszterleteket kell koordinlni.4 Grg vlemnye szerint azonban, az utbbi vtizedekben, fknt a globalizci s a piacgazdasg vltozsnak felgyorsulsa rvn a projektek egyre inkbb nlklzhetetlen eszkzeiv vlnak a szervezetek fennmaradshoz s stratgiai cljainak megvalstshoz. Ebbl kvetkezen a projektmenedzsment defincija ki kell, hogy egszljn a kvetkez elemekkel: A szervezetek irnytsban kialakult olyan vezetsi tevkenysg s egyben a vezetstudomny nllsult terlete, amely eltren egy szervezet operatv tevkenysgeinek folyamatos, bizonyos vonatkozsban rutinszernek tekinthet nevezhet irnytsi mdjtl, elssorban a szervezeti stratgia ltal letre hvott egyszeri komplex feladatok teljestsvel foglalkozik.5 A fenti krlmnyek minsgbeli ugrst jelentettek az 50 60 as vekbeli, kivteles szitucikban alkalmazott, s a szervezeti feladatok megvalstsra fkuszl projektgondolkodshoz kpest. A projektek menedzselsnek modern felfogsban ugyanis e fogalom rszt kpezi mr a teljes projektciklus (lsd 3. fejezet), a projektformk s szervezeti megoldsok s a sajtos projektkultra kialaktsa (lsd 2. s 4 5 6. fejezetek), illetve az alkalmazsra kerl mdszertan szles kre (lsd 7 8 -9. fejezetek) is. A szervezetek globlis stratgija, operatv tevkenysge s a projektmenedzsment aktivitsok kzti sszefggsrendszer fbb ismrveit a 2. tblzat foglalja ssze:

Aggteleky B. Bajna M. (1994): Projekttervezs Projektmenedzsment, Kzdok. Rt., Bp. hts bort oldal 5 Grg, M. (1999): ltalnos projektmenedzsment, Aula Kiad, Bp., 183. old.

17

2. tblzat: A projektmenedzsment helye a tervezsi formk kztt

Forrs: Grg M. (1999): ltalnos projektmenedzsment, Aula Kiad, Bp., 26. old. A projektmenedzsment egy, a stratgiai- s az operatv menedzsment kzti helyet foglal el a menedzselsi technikk kztt, a kvetkez okok kvetkeztben: a. A dntsek idhorizontja alapjn a projektek menedzselse valahol a stratgiai menedzsment s az operatv menedzsment kztt tallhat, mivel a projekt hozzjrul ugyan a szervezet stratgiai cljainak elrshez, m tervezettsge ltalban jval rszletesebb s rvidebb, taktikai idtv. Ez a rszletezettsg azonban nem tekinthet operatvnak sem, mivel a projektek idhorizontja nhny hnaptl tbb vig is terjedhet, ezrt indokolt e kztes kategria kialaktsa.

18

b.

A szervezet egszre gyakorolt hats alapjn - a fenti lltsbl kvetkezleg -, a projektek ltalban kzptvon hatnak a szervezet mkdsre, m ritkbban elfordulhat az is, hogy a projektek kisebb feladatcsoportjai, melyek nmagukban is projektknt rtelmezhetk, kzelebb vannak az operatv menedzsmenthez, mg az gynevezett megaprojektek menedzselse, fknt megvalstsi idtvjuk alapjn, inkbb a stratgiai menedzselshez llnak kzelebb. A szervezeti mkds meghatroz tnyezje a projektek esetben input oldalrl elssorban az idbeli megvalsuls korltja, msrszt pedig a klnbz erforrsok felhasznlsi korltai, melyek projektkltsg - keretknt definilhatk. Ezzel szemben a stratgiai menedzsment fkusza szlesebb spektrum s fkppen a szervezeti krnyezet vltozshoz kvn igazodni proaktv, vagy preaktv mdon, mg az operatv menedzsment esetben csak a jelenbeli szervezeti krnyezet elemei a lnyegesek, mivel a megvalsts promt jellege miatt a piaci - s erforrs helyzet adottsgknt rtelmezhet. A tevkenysg jellege az operatv menedzsment alkalmazsakor rutinszer, gynevezett szoksos feladatok (lsd 1.2. fejezet), mg a projektmenedzsment stratgiai irnyultsgt az is bizonytja, hogy alkalmazsa olyan problmk felmerlsekor indokolt, melyek komplexitsbl kvetkezen klnleges, egyedi s innovatv szervezeti megkzeltst kvnnak. A tevkenysg gyakorlsnak jellegben a projektmenedzsels eltr mind a stratgiai, mind pedig az operatv szemllettl, mivel azokat folyamatosan alkalmazzk a vllalat mkdsben, mg a projektek menedzselse csak akkor vlik fontoss, ha felbukkan egy specilis szervezeti problma. Megjegyzend, hogy a projektek megjelensnek gyakorisga olyan mrtk is lehet, hogy a szervezet folyamatosan projektek megoldsval foglalkozik, gy a projekttevkenysg is folyamatosnak ltszik, mint ahogyan a msodpercenknt legalbb 24 kpkockt megjelent alkotsokat is filmknt rzkeljk.

c.

d.

e.

19

f.

A mkds mozgstere esetben ismtelten kztes pozcit foglal el a projektmenedzsment, joggal, ugyanis amg a stratgiai szemllet tfogja a teljes szervezetet, illetleg ahogy az operatv szemllet csak egy egy szervezeti rsztevkenysgre terjed ki, addig a projektmenedzsment a projektclok elrshez kiemelten szksges funkcionlis egysg csoportokkal, vllalati rszterletekkel mkdik egytt. A projektek clkombincii

1.4.

Brmely, clra irnyul vllalati tevkenysg esetben megllapthat az az egyszer tny, hogy a szervezetek feladataikat hatkonyan kvnjk elltni. gy van ez a projektek esetben is, hiszen a projektek cljai, vagy nmagukban is stratgiai jellegek, vagy azok elrse kzvetett mdon tmogatja az sszvllalati cl megvalsulst. A projektek clkombincii a szakirodalomban szleskren elfogadottan - a kvetkez hrom elem kombincijbl llnak, melyet bizonyos szervezeti krlmnyek hatrolnak be (lsd 2. bra): 1. Hatrid: A projektszervezetek egy ideiglenesen kialaktott szervezeti formt jelentenek az elsdleges szervezeti formci mellett. A vllalati mkds a projektclok megvalsulsa, vagy meg nem valsulsa utn viszont visszatr az eredeti szervezeti formciba, ezrt szksges az, hogy minden projektnek legyen egy kezd- s egy vgpontja, vagyis a clok teljestsnek idtartomnya. 2. bra: A projektclok hromszge

20

Forrs: Grg M. (1999): ltalnos projektmenedzsment, Aula Kiad, Bp., 23. old., Lockyer, K. - Gordon, J. (2000): Projektmenedzsment s hls tervezsi technikk, Kossuth Kiad, Bp., 256. old., Lock, D. (1996): Project Management, Gower, 6. ed., 8. old., s Dingle, J. (1997): Project Management, Arnold, London, 8. old. alapjn

2. Kltsgkeret:

Minden szervezeti mkds gy a projektfolyamatok is erforrsokat hasznlnak fel, melyek pnzbe kerlnek a vllalatnak. Ezzel prhuzamosan, a gazdlkod szervezetek profitmaximalizlsra - s ezzel szorosan sszefggen kltsgminimalizlsra trekednek, ezrt termszetes, hogy a projektek clkombincija tartalmazza a kltsgkeretek betartsnak elvt. Egy egy projekttevkenysget ugyanis jellemez annak alapanyag felhasznlsa, a vllalati infrastruktra ignybevtele s emberi erforrs felhasznlsa, melynek termszetszerleg kltsgvonzatai vannak.

3. Eredmny: A projektekkel kapcsolatos eredmnyclok kt,

egymssal szoros kapcsolatban lv dimenzija ltezik, a clok mennyisgi (performance) s a minsgi (quality) vetlete. A mennyisgi clparamterek a projekt vgeredmnynek volumenhez s a clok elrsnek teljessghez, mg a minsgi clok inkbb a projekthez ktd elvrsok kielgtsi szintjhez ktdnek. E ktfle eredmnyclnak egyszerre szksges teljeslnie ahhoz, hogy a projektet sikeresnek lehessen tekinteni. A sikeressg s a projekteredmny

21

megllaptsa sszefgg mg az sszvllalati clokkal is, mivel a eredmnyek befolysoljk a globlis szervezeti clok elrst. +1 Szablyoz keretfelttelek: A projekteket azonost s meghatroz projektclok mindig behatroltak, s ezeket nevezzk a projektek szk keresztmetszetnek. A keretfelttelek megltnek az az oka, hogy egyrszrl a szervezet ltal elrhet eredmnyt, vagy minsgi paramtereket fellrl korltozza az idszakot jellemz legmodernebb technolgia, msrszrl a vllalat nem rendelkezik vgtelen mennyisg erforrssal s likvid pnzeszkzzel, ugyanakkor az id a vllalati tevkenysgtl fggetlen kategria. A modell esetben fontos felhvni a figyelmet arra az sszefggsrendszerre is, hogy a clparamterek meghatrozsa kihathat a tbbi clkategria elrhet szintjre is. Az eredmny mennyisgnek s minsgnek emelse pldul ceteris paribus, vagyis ms tnyezk vltozatlansga mellett magval vonhatja a kltsgek nvekedst s a hatrid kitoldst s fordtva, a kltsgek cskkentse az eredmnykategrik rtknek cskkenst s a hatrid vltozst (kitoldst, de szktst is) maga utn vonhatja, s ugyanez a jelensg rtelmezhet a hatrid megvltoztatsval is. Mindebbl kvetkezen, a projektek cltnyezit egytt szksges kezelnie az azokat megllapt megbznak, vagy a tulajdonosoknak, vllalati felsvezetknek s a projektszervezeti rsztvevknek, s egyttesen kell kialaktani egy olyan eredmny kltsg id clkombincit a fenti projekthromszgben, mely sikerre vihet a gyorsan vltoz szervezeti felttelrendszerben.

22

2. Projektciklus menedzsment (PCM)

A szervezetekben a projektek letciklusnak llomsai eltr jellegzetessg fzisokknt szlelhetk, melyeket sszefoglal nven projektciklusnak neveznk, mg a szervezeti projektszakaszok hatkony lebonyoltshoz ktd vezetsi- s szervezsi tevkenysgekre a projekt ciklus menedzsment (Sz.m.: A tovbbiakban: PCM) kifejezst hasznlatos. A projektmegvalstsi folyamat klnbz szakaszokbl llnak attl fggen, hogy pldul milyen sajtossgokkal rendelkeznek a projekttletek, milyen gyorsan vltozik a projektkrnyezet, vagy, hogy milyen gyakran kpez projekteket a vllalat. Ebben a fejezetben hrom egymstl eltr, klnbz szervezeti szituciban hasznlatos projekt ciklus modell kerl bemutatsra, melyek kzl a vllalati felsvezets - a krlmnyek megfontolsval - szabadon kivlaszthatja projektjei menedzselshez a legjobban illeszkedt.

2.1. A projektmegvalsts fzisai Lockyer Gordon alapjn6

Burton s Michael szerint, a projektmenedzsment olyan folyamat, melynek feladatait s erforrsait a projektmenedzser abbl a clbl tervezi s kontrolllja, hogy a szervezeti clok megvalsuljanak. Az erforrsok a projekthez kapcsol szakembergrdt, pnzt, technolgit, eszkzket s az idt jelentik, mg a menedzsels folyamatt a Szerzk tervezs, menedzsels, koordinls s ellenrzs fzisaira bontjk [Burton Michael, 1992. ]. Lockyer s Gordon a projektciklus ngy egymstl rszben elklnl fzist gy hatroztk meg (lsd 3. bra): 3. bra: A projekt ngy fzisa

Sz.m.: A modell bemutatsa Lockyer, K. Gordon, J.: Projektmenedzsment s hls tervezsi technikk (Kossuth Kiad, Bp. 2000.) cm munkjnak 1. fejezete alapjn kszlt.

23

Forrs: Lockyer, K. Gordon, J. (2000): Projektmenedzsment s hls tervezsi technikk, Kossuth Kiad, Bp.,18. old. Az brn definilt fzisok nmagukban is alkothatnnak projektet, hiszen az eltr sajtossgokkal rendelkez szakaszok ms ms specilis szaktudst ignyelnek, gy tevkenysgcsoportonknt msvalaki vgezheti a projektmenedzseri feladatokat s a vgrehajt csapat tagjai is eltr sszettelben vgezhetik munkjukat. A fzisok azonban rszben egymsba folynak, melynek oka a rsztevkenysgek lezrsban keresend, hiszen egy feladat elvgzsrl hozott dnts tulajdonkppen a kvetkez feladat kezdhelyzett is meghatrozza. Ez utbbi jelensg viszont inkbb azt az rvelst tmasztja al, miszerint a teljes projekt vezetst ugyanaz a menedzser, vagy team lssa el, mivel gy nem trik meg a projekt sikere irnti felelssg s lendlet, ugyanakkor minden dnts a vgs cl elrst, s nem csak a szken rtelmezett projektfzis eredmnyes megvalsulst fogja tmogatni. A modell a kvetkez szakaszokra bonthat: 1. Koncepci: A legfontosabb fzisnak tekinthet abban az rtelemben, hogy itt alakul ki a projekt irnti szervezeti elktelezettsg. Amennyiben ebben a kezdeti stdiumban hibzik a vezets a projekttletek kivlasztsban, akkor annak kros kvetkezmnyei vgiggyrzhetnek a teljes projekten,

24

vagy a rossz dnts kvetkeztben trtn projektlellts jabb hatkonytalansg forrsv vlhat a szervezetben. Rendkvli fontossggal br teht az az eljrs, mely sorn a szba jhet projektkoncepcik kzl a dntshozk kivlasztjk az adott zleti szituciban, az elzleg megadott kritriumrendszer alapjn a legmegfelelbbnek ltszt. Ennek tmogatsra ltalban tfog megvalsthatsgi tanulmnytervet kell kszteni, minden szba kerl verzirl ugyanolyan felptsben, rszletezettsggel s kvetelmnyekkel, melyben tbbek kztt - meg kell hatrozni: a. a projektmenedzser szemlyt, szervezeten belli funkcikat, kls szlltkat, konzorcium esetn a tagok kzti munkamegosztst; b. a termk vgs rt, vzlatos specifikcijt, kvetelmnyeket, idkeretet, kltsgfajtkat, kltsgkeretet, a szervezet magkpessgeit, a kiaknzand lehetsgeket, keretfeltteleket. A stratgiai dntshozk ezen tervdokumentcik alapjn vlasztjk ki a megvalstsra leginkbb eslyes vltozatot, s egyben ezzel kezddik a kvetkez projektciklus fzis. 2. Tervezs, szervezs: Az elmleti tmogat dnts mg nem jelenti azt, hogy a koncepci meg is valsul a szervezetben. Errl a rszlettervek elksztse utn lehet biztosabbat mondani, gy ebben a szakaszban a legfbb feladatok a projekttel kpzett j output (termk, eljrs, szervezet stb.) rszletes megtervezshez, az egyes rsztevkenysgek s mveletek idbeni kapcsoldshoz s elvgzsi idejnek definilshoz, illetleg a vrhat erforrsignyekhez s azok kltsgeinek kalkulcijhoz ktdnek. Ekkor kerlhet sor a tnyleges megvalstst irnyt projektmenedzser kijellsre, az alja tartoz projektteam sszehvsra s megalakulsra is. A rszletes projektterv elfogadsval, zrul a tervezs s az elmleti vita, s ezzel kezddik meg a tervdokumentcikban lertak tnyleges megvalstsa. Termszetesen, ha a tervezs sorn egyrtelm informcik utalnak a projekt kivitelezhetetlensgre, vagy a tervezs kzben fellp szervezeti bels-, vagy kls krnyezet vltozsval a projekt ellehetetlenl, vagy megvalstsi kockzat a vezets szmra

25

felvllalhatatlan mrtkben megnvekszik, akkor a projekt lefjsra is sor kerlhet. 3. Vgrehajts (realizls): Ebben a fzisban zajlik a projekt tervek szerinti megvalsts. A folyamatos kontroll rdekben olyan jelentsi rendszert kell ltrehozni a projektszervezetben, mely ltal az opertv projektvezets, a felsvezets, a tulajdonosok s esetlegesen a vev megbz naptri idszakonknt, vagy rsztevkenysgek lezrultval tjkoztatst kap a projekt elrehaladsrl, a terv- s tnyadatok eltsrrl; a megvalstsi kockzatok s bizonytalansgok alakulsrl; a kltsgek s erforrsok felhasznlsi szintjrl s az elre lthat kedveztlen zleti esemnyek s dntsek vrhat hatsairl. Mindemellett letbevg, hogy a projektrl tfog, rszletes s aktulis dokumentcis bzis s nyilvntarts jjjn ltre. A projektfeladatok kivitelezsvel egyben lehetsg nylik a projekt lezrsra is. Befejezs: A vgrehajts utols fzisaknt is felfoghat. Ekkor kerl sor a fent mr emltett projektjelentsek, rszteljestsek s a vgproduktum vizsglatra egy olyan tpus zrjegyzknyvben, mely tartalmazhatja az alkalmazott mdszerek hatkonysg elemzst, a projektvezet s a teamtagok teljestmnynek rtkelst, a projektben rsztvev partnerszervezetek megbzhatsgt, esetlegesen a kls megbzval trtn pnzgyi elszmols mdjt s a projekt jogi lezrsnak dokumentumt.

4.

A projektciklus fzisainak brmely jelleg felosztsa esetben is felmerlhet a krds: Milyen kltsgekkel jr egy egy szakasz vghezvitele? A felvets tbb oldalrl is jogos: Egyrszrl a projektkltsgvetsben szerepeltetni kell a megvalstst megelz elemz tevkenysgek s a tervezs kltsgeit is, msrszrl a vllalat dntshozinak tudniuk kell, hogy amennyiben nem valstjk meg a projektet, mekkora pnzgyi ldozatot vllalnak a mr megkezdett projektciklus lelltsval. Mindemellett, a rfordtsok az egyes fzisokban nem egyenletesen oszlanak meg, s gy a szervezeti likvidits tervezshez fontos kalkullni, hogy mely

26

projektstdium r nagyobb pnzgyi terhet a szervezetre. A projektfzisok s a felmerl kltsgek fggvnyszer sszefggst a 4. bra mutatja be: 4. bra: A projektciklus fzisai s kltsgei

Forrs: Cleland D.I. (1994): Project Management. Strategic Design and Implementation, McGraw Hill, New York, 2. edition, 47. old. alapjn Az brn lthat, hogy a gyakorlati kivitelezs elti kt fzis esetben minl rszletesebb elemzsre s tervezsre kerl a sor, annl tbbe kerl az informci megszerzse. gy az ltalnosabb koncepcitervezs sokkal kevsb terheli a vllalati kasszt, mint a rszlettervezs s a projektszervezet ltrehozsa. A gyakorlati megvalsts kltsgei fordtott tendencit mutatnak, hiszen a tkerfordtsok cscsa a projekt beindtsakor szlelhet, mivel ekkor kell rendelkezsre llnia a legtbb pnznek, gpnek, nyersanyagnak, emberi erforrsnak, s csak a munkk lecsengsvel cskkenhet a munkarfordts teme, s -kltsge, mely aztn csak a formlis projektzrssal cskken nullra. A projektciklus pnzgyi menedzselsben teht az a legnagyobb kihvs, hogy a projekt

27

elrehaladtval hogyan lehet megoldani a tbblet tkeszksgletek felszabadtst a lehet leggyorsabban s legjvedelmezbben. A Lockyer s Gordon, illetve az elbb bemutatott Cleland -fle projektszakaszolsokkal kapcsolatban felvetend msik fontos krds azt firtatja, hogy honnan keletkeznek a projektciklus els temt beindt koncepcik s tletek? Cleland vlemnye szerint azrt nem szksges a Koncepci fzisa eltti tevkenysgeket bevonni a projektfolyamatokba, mert a projektek alapjait a globlis szervezeti stratgiai clok rendszere adja meg, gy ez a tevkenysg nem projektszint, hanem sszvllalati jelleg. m Grundy s Brown azt is elkpzelhetnek tartja, hogy az gynevezett stratgiai projektek esetben - melyek cljai egyben a vllalati stratgia cljainak tekinthetk -, a projektdefinils szoros kapcsolatban lehet az sszvllalati stratgia kialaktsval, gy az a projektciklus rszt is kpezheti. A szerzpros ppen a szervezeti stratgia s a projektciklus kzti kapcsolatokat brzolta a 5. brn a kvetkezkppen: 5. bra: A stratgiai projekt folyamata

Forrs: Grundy, T. Brown, L. (2002): Strategic Project Management, Thompson Learning, London, 13. old. alapjn Az brn knnyen szrevehet, hogy olyan projektciklusrl van sz, mely esetben a projekt definilsa formlja a szervezeti

28

stratgit, s viszont, m a kapcsolatban a projekt a dominns elem. Teht a stratgiai projektek cljai fordtdnak le sszvllalati clokk, melynek elrst aztn a projektvezets tervezi meg rszletesen. Ezutn kvetkezik a megvalsts, mely lland kontroll mellett meg vgbe, ahol folyamatos sszevetsre kerlnek a terv- s tnyadatok, majd a projekt befejezdsvel az rtkels elssorban arra irnyul, hogy milyen mrtkben sikerlt elrni a kitztt clokat.

2.2. Aggteleky - Bajna projekttervezsi piramis modellje7

Az elz alfejezetben bemutatott projektciklus brzols mellett egy msik gyakran alkalmazott tervezsi mdszer sorn a projekttervezs s megvalsts fzisait lineris egymsutnisgban, kvzi egy idtengelyen helyezik el az alkotk [ Cleland, 1994.]. Aggteleky s Bajna piramis modellje ennek a gondolkodsmdnak az egyik legjobb pldjt adja (lsd 6. bra.). Ezt a szekvencilis tpus gondolkodsmdot azok a szervezetek alkalmazhatjk hatkonyan, melyek mkdsk sorn csak ritkn, kivteles esetekben kerlnek olyan helyzetbe, hogy projekteket kpezzenek, illetve amely projektek olyan, egymstl szeparltan foly, egyszeri vllalati erfesztsek, amiknek nincs tovbbi folyomnyuk, teht nem gerjesztenek jabb projekteket. Amennyiben ugyanis, inkbb a fenti felttelek ellenkezje igaz, akkor a projektciklus lersra megfelelbb brzolsi- s gondolkodsi mdszer inkbb a krfolyamat, melynek bemutatsra a kvetkez alfejezet vllalkozik. Az brn jl kivehet, hogy a ciklus egy nulladik fzisbl (Projektkivlaszts), s tovbbi hrom szakaszbl (Cltervezs, Koncepcitervezs, Kiviteli tervezs) ll. Minden stdiumot dnts zr le, mely egyben a kvetkez szakasz kezdlpse is, s amely aztn a minden temben jellemz tervez s elemz tevkenysg sorn a maga szintjn rszletezdik. Ez adja az
7

Sz.m.: A modell bemutatsa Aggteleky B. Bajna M.: Projekttervezs - Projektmenedzsment (Kzdok Rt., Bp., 1994.) cm munkjnak 1. fejezete alapjn kszlt.

29

egyes szakaszok piramis jellegt. Az ltalnos bemutats utn trjnk t az egyes modellelemek jellemzsre! 6. bra: A projekttervezsi piramis
Projektkivlaszts 1. Cltervezs Flrendelt rendszer projekt vonatkozsai

Projekttlet: Kivlaszts
Problma - meghatrozs

Cltervezs: Szitucielemzs Clelhatrols: Clrendszer, Tervezsre tnyezk rdemessg 2. Koncepcitervezs Tervezs engedlyezs Projektkpzs

Feladatmegfogalmazs

Koncepcitervezs:
Tnyllapot elemzs Megvalsthatsgi tanulmny Jelents Projektszervezet

Dntskeress
3. Kiviteli tervezs Keretfelttelek

Kiviteli tervezs:
Hatrid tervezs Rszletterv, koordinci

zembe helyezs

Aggteleky B. Bajna M. (1994): Projekttervezs Projektmenedzsment, Kzdok Rt., Bp., 36.old alapjn 0.

fzis: Projektkivlaszts: A projektgenerlsi folyamat jl nyomonkvethet a 7. brn. Annak, hogy egy szervezeti felsvezets projektek ltrehozsn munklkodjon, fontos elfelttele, hogy a vllalat sszetkzzk zleti krnyezete kihvsaival, melyet a vezetk piaci lehetsgekknt, vagy szervezeti problmkknt realizlhatnak. 7. bra: A projekt indtvnyozs folyamata

30

Forrs: Kerzner, H. Cleland, D.I. (1985): Project/Matrix Management Policy and Strategies, Cases and Situations, Van Nostrand Reinhold Company, New York, 77.old. alapjn Amennyiben ezek a lehetsgek, vagy problmk nyilvnossgra kerlnek a cgen bell, jelents kihatsuk lehet az alkalmazottak letre, pldul fokozott vrakozs elzheti meg az zleti tervezsi idszakot, vagy ppen ellenkezleg, bizonytalansg lehet rr a dolgozkon. A szervezeti problmk s tletek kzl ki kell vlasztania a vllalat dntshoz testletnek, pldul az Igazgattancsnak, hogy

31

a szervezeti pioritsok folytn mellyel(ekkel) foglalkozik tovbb. Ilyen megfontolsok lehetnek a vllalati stratgiai clok, az erforrsok rendelkezsre llsa, a megoldsi id, a vrhat hozam, a kockzatok stb.. A testlet dnthet gy egy felvetsrl, hogy az nem felel meg a szervezeti kvetelmnyeknek, s ezrt nem foglalkozik tovbb a tmval, illetve, hogy az adott gy eleget tesz a feltteleknek. Ebben az esetben trtnhet meg a formlis projekt elterjesztsi dokumentum beadsa, melyet a vezetsg mostmr rszletesebben s pontosabban tud elemezni. Ha elvetik az indtvnyt, ott vget is r a projekt letciklusa, m amennyiben rdekesnek talljk, gy a projekt szmra a dntshozk kvetelmnyei vlnak projektprioritss, s elkezddhet a projekttervezs. Az elbb a 7. bra alapjn bemutatott folyamat ezen utols folyamateleme jelenti a piramismodell flrendelt rendszer projektvonatkozsait, mivel ezt a fent emltett dntshoz testletet alkothatjk a tulajdonosok, vagy a felsvezetk, esetleg a megbz szervezet vezetse. Ez a prioritsi dnts jelenti a fentrl jtt jelet arra nzve, hogy felmerlt feladatot projektknt definiljk a szervezetben. 1. fzis: Cltervezs: A projekttma terlet meghatrozsval nylik lehetsge a projekttel foglalkozknak arra, hogy a vllalati felsvezets ltalnos jelleg prioritsait s a globlis szervezeti stratgia cljait figyelembe vve tegye elemzs trgyv a vllalat zleti helyzett is. Az elemzsek eredmnyekppen illeszteni kell a projektek cljait a szervezet globlis clrendszerhez ezt nevezzk bels illeszkedsnek -, illetleg figyelembe kell venni, hogy csak relis projektclok valsthatk meg a projekt megvalstsi idtvjban vrhat krnyezeti felttelrendszerben ez a kls illeszkeds-. Ebben a szakaszban mg szmos tlet lehet az elemzk fejben, m a cltervezsi temet lezr tervezsre rdemessgi dntssel a szba jhet verzik szma jelentsen leszkl, s csak a felsvezetsnek leginkbb tetsz nhny vltozat elemzse folyik a tovbbiakban.

2. fzis:

Koncepcitervezs: A kivlasztott egyelre kidolgozatlan projekttleteket ltalban tnyllapot elemzsnek vetik al, hiszen egy turbulens piacon a cltervezs

32

ideje alatt is jelents vltozsok kvetkezhetnek be. Az ezek utn mg relevns verzik esetben, azonos kritriumok s keretfelttelek alapjn kell elkszteni a megvalsthatsgi tanulmnyt, mely sszevethetv teszi a koncepcikat. Ezt a szakaszt a megvalstsra rdemessgi dnts zrja, mellyel a dntshozk ismt szktve a krt- egy elmleti terv megvalstsa mellett trnek lndzst, melyrl jelents is kszl.

3. fzis: Kiviteli tervezs: A modell utols fzisban kezddik a

projekt megvalstsa, melyhez szksg van operatv rszlettervezsre az tem- s erforrstervek lebontsa s a felll projektszervezet koordincijnak elsegtse kapcsn. Ekkor kerlhet sor ms cgekkel jogi elktelezettsgek rgztsre is. ltalban ezt a helyzetet nevezi a modell visszafordthatatlansgi pontnak (Point of no Return), mivel a nem szerzdsszer teljestsbl szrmaz vesztesgek elkerlse vgett, a szervezetnek ekkor mr jobban megri befejezni a projektet, mint visszalpni attl. A modell a projekteredmny tadsval tvtelvel zrul, melyrl zrjegyzknyv kszl. A fejezetrsz zrsakppen rdemes nhny szt ejteni a projektpiramis modell egy fontos logikai mozzanatra, melyet a 8. bra szemlltet. Az bra jobb oldaln II. ponttal jellve, a modell megoldsi folyamatnak egyszerstett vza lthat. Egy szekvencilis jelleg projekt megoldsakor azonban minden egyes fzisban egy megoldsi cikluson megy keresztl a megvalst (lsd az bra I. pontjt). Ezek szerint mindig az adott szinten megjelen problma definilsval kell kzelteni a projektfeladathoz, majd meg kell hatrozni egy megfelel mdszert a megoldsi javaslatok sszevetshez, vgl ki kell vlasztani a felvetdtt megoldsi mdok kzl a mdszer s kritriumok alapjn a legjobbat. A kvetkez folyamatelem csak ekkor kezdhet meg, ahol ugyangy kell eljrni. Teht, br a piramismodell szekvencilis lefuts, m annak folyamatelemeit iteratv, mini megoldsi ciklusokkal lehet leghatkonyabban megoldani. 8. bra: A megoldsi ciklus s folyamat kapcsolata

33

Aggteleky B. Bajna M. (1994): Projekttervezs Projektmenedzsment, Kzdok Rt., Bp., 30.old alapjn

2.3. Grg beruhzsi- s ltalnos projektciklus modellje8

A vllalatok - a fentebb mr kifejtsre kerlt szervezeti szituciktl eltren gyakran olyan gyorsan vltoz mkdsi felttelrendszerben tevkenykednek, melyben a krnyezet turbulens vltozsa kiknyszertheti a szervezetekbl a folyamatos alkalmazkods reflext. Ennek kvetkezmnyekppen a vllalatok permanensen projektekkel oldhatjk meg adaptcis knyszerhelyzetket. Ez a szervezeti gyakorlatban lnyegben azt jelenti, hogy egy krnyezeti vltozs ltal induklt projekt
8

Sz.m.: A tanknyv ezen fejezete Grg M.: ltalnos projektmenedzsment (Aula Kiad, Bp., 1999.), - cm munkjnak 2.2. s 2.3. fejezete (36 48. old.) alapjn kszlt.

34

befejezdsvel kpzett vgeredmny a lezrs idpontjban mr nem, vagy csak olyan rvid ideig felel meg a kls felttelrendszer kihvsainak, hogy annak befejezsvel szinte egyidben a felsvezetsnek gyakorta egy jabb projektciklust szksges indtania a szervezeti pozci fenntartshoz. Teht, a szervezetek folyamatosan projekteket kpeznek, mkdtetnek s zrnak le egymssal rszben prhuzamosan, s e szervezeti viselkeds modellezshez a legjobb logikai keretet a rendszerelmlet input transzformci output szemllete adja (lsd tanknyv 1.2. fejezete), mg a legkifejezbb, gynevezett hierarchikus brzolsi formjt a krfolyamat adja. Grg, projektmegvalstssal foglalkoz modelljei pontosan megfelelnek az elz bekezdsben trgyaltaknak, melyek kzl az egyik elnevezsben beruhzsi projektciklus -a Szerz mg utal arra is, hogy milyen jelleg szervezeti projektek esetben fordul el gyakran ez a lefolysi menetrend. A beruhzsi projektciklust Grg olyan krfolyamatknt definilja, mely a beruhzsi folyamat stratgiaorientlt szemlletnek koncepcionlis kerett alkotja, s amely a beruhzsi projektek megvalstsi folyamatt olyan megkzeltsben brzolja, ahol a tevkenysgi fzisokat (elkszts, odatls, fizikai megvalsts, utelemzs) alapvet (kritikus) dntsi pontok hatroljk el egymstl [Grg, 1999.]. A beruhzsi projektek megvalstsi folyamata azonban nmileg tfogbb fogalmi elemekkel s jelentstartalommal - megfeleltethet az ltalnos projektciklus modell fzisainak s lefolysnak (lsd 9. bra). A fenti logikai krfolyamatknt rtelmezett modell teht ngy ptelembl ll, melyek a kvetkezk: 1. Szervezeti stratgia: A projektmegvalsts krfolyamatnak tengelyben azok a globlis szervezeti stratgia elemek tallhatk, melyek megvalsulshoz hozzjrulhat projekt sikere, vagy sikertelensge, vagyis a projekttletek felsvezetk ltali kivlasztsa, megtervezse s vghezvitele a vllalati stratgia sikeressgnek rdekben - s nem nclan trtnik. A projektek teht a szervezeti stratgibl indulnak ki, s azok lezrultval az rtkelssel - ahhoz trnek vissza. 9. bra: Beruhzsi- s ltalnos projektciklus modell

35

Forrs: Grg M. (1999): ltalnos projektmenedzsment, Aula Kiad, Bp., 21. old. alapjn 2. Dntsi pontok: Az ltalnos projektciklus fzisait hrom dntsi pont vlasztja el egymstl, mint szakaszzr mveletek, m egyben ezek nyitjk meg a kvetkez szakasz tevkenysgsort is. A modell dntsi terletei a kvetkezk: A projektkialaktsi folyamatokat lezr dnts a klnbz projektkoncepcik kztti vlasztsi eljrs vgt jelenti, mely leginkbb a megvalstsi tanulmnyok sszehasonltsval trtnik ebben a modellben. Ekkor mg sor kerl a teljestend projektclok rgztsre, melyek rendszerint a projekteredmny mennyisgi- s minsgi paramtereinek meghatrozsshoz, megvalstsi idtartam, illetve a kezdsi- s befejezsi idpontok rgztshez, s a projektben felhasznlat erforrsok kltsgfelhasznlshoz, s vgs soron a kltsgvetsi korlt definilshoz ktdnek. Az odatls fzist lezr dnts fixlja a teljests idtartamrt s kltsgeirt val felelssget, melyet gyakran valamifle szerzdssel rgztenek egyms kzt a rsztvev

a.

b.

36

c.

felek. Ebben a megllapodsban rgzthetik a felek a projekttel sszefgg kockzatok megosztsnak mdjt is. Vgl, a teljestsi fzist lezr dnts a projekteredmny elfogadsra vonatkozik, s ez ad lehetsget a nem szerzdsszer teljests elfogadsnak meggtolsra is. Fzisok: A beruhzsi- s az ltalnos projektek is ngy fzisbl ll projektciklus alkotnak, melyek szakaszai s sajtossgai a kvetkezk (Sz.m.: Zrjelben a beruhzsi modell elnevezsei): A projektkialakts (elkszts): Lnyegt tekintve, ebben a szakaszban trtnik a vllalat globlis szinten rtelmezett stratgiai cljai elrst segt akcik s tletek projektekk transzformlsa, majd ezek felvetse utn a projekttletek s -vltozatok elzetes rtkelse az egyes lehetsgekre azonos elveken kidolgozott megvalsthatsgi tanulmnyok alapjn. Mindezen alkot-, elemz- s sszehasonlt tevkenysgek vgeredmnyekppen kivlasztsra kerlhet teljestend projektvltozat, melyet az els dntsi pontban deklarlnak az illetkes vezetk. A vlaszts annl knnyebb, minl jobban kvantifiklhat a projektkezdemnyek megvalstsi paramterei s kvetkezmnyei, br ez az egzaktsgi kvetelmny cskkentheti annak az eslyt is, hogy a megvalsuls sorn a projekt tnyadatai eltrjenek a tervezettektl. Odatls: A fzis elnevezse egyrtelmen jelzi, hogy Grg gynevezett kls projektekben gondolkodik, vagyis ahol a projektfeladatok megvalstsa valamilyen szerzdses alapon kls megbzott partner bevonsval trtnik. Nem vletlen teht, hogy ebben a fzisban a projektgazda szervezet legfontosabb dolga a szerzdsstratgia kialaktsa, tudnillik az odatlsi dntssel kell biztostani a cgnek a szervezeti clok projekteredmnyekben val rvnyeslst. A szerzdsi stratgia kiterjed a partnerek elzetes minstsi kritriumaira, az ajnlati felhvsok megfogalmazsra, az ajnlatrtkels mdszerre, s a majdani szerzds elemeire. Kritikusnak tekinthet ez a cikluselem a vllalat szempontjbl, mivel a szerzdsi ktelezettsgek felvllalsa eltt mg viszonylag

3.

a.

b.

37

kisebb vesztesgekkel trlhet, vagy mdosthat a projekt. Az odatlsi szakasz lezrsval mr csak egy megvalstsi koncepcirl beszlnk. c. Teljest (fizikai megvalsts): Ebben a fzisban kerl sor az elmletben megalapozott projektterv tnyleges, fizikai kivitelezsre. Az igazi kihvst azonban a szervezetnek - a teljestsen tl - az jelenti, hogy a projekt tartalmnak megfelel tevkenysgi folyamatok teljesljenek, ezrt szksges a teljestssel prhuzamosan projektfelgyeleti tevkenysget vgezni (rszletesebben lsd a 8. fejezetet), melyben sszehasonltsra kerlnek a projekttel kapcsolatos terv- s tnyadatok. Jellemz erre a megvalstsi szakaszra az is, hogy ekkor szembeslhet a szervezet olyan dntsi problmkkal, melyek a projektkialakts sorn mg nem voltak lthatk, ezrt a rugalmassgnak s a gyors dntshozatalnak kiemelked jelentsge van a projekt sikere szempontjbl. A fzist lezr dntsi pont ad a vllalatnak lehetsget arra, hogy a nem szerzdsszer teljestseket ne fogadja el. Ennek az egyszeri dntsnek azonban jelents lehet a kockzata, hiszen a hibs teljestmnnyel tulajdonkppen a projektclok s a szervezeti stratgiai clok megvalsulsa is meghisulhat, ezrt clravezetbb a rsztads, tvtel szerzdsi elemeivel kontrolllni a megllapods teljestsnek minden fontosabb elemt. Utelemzs: A projekteredmny, megvalsulsval bepl a szervezeti mkdsi szisztmjba. Az utelemzs sorn a projektgazda szervezet arra nzve vgez vizsglatokat, hogy megllaptsa, milyen mrtkben teljesltek a projekt vgrehajtsval a szervezet stratgiai cljai. Ezt kisebb, jl kvantifiklhat projektek esetben rvidebb id alatt, pontosabban meg lehet llaptani, mg nagyobb s/vagy kevsb szmszersthet esetben gyakran csak hossztvon s kzvetett mdszerekkel lehet megbecslni. A vllalat ekkor tanul szervezetknt viselkedve elemezheti a projektciklus egyes fzisaiban vgzett munkjt, s vizsglhatja az elkvetett hibk okait, krlmnyeit azzal a szndkkal, hogy a kvetkez

d.

38

ciklusban ezeket tevkenysgbl. 4.

hatkonytalansgokat

mr

kiszrje

Operatv (zemszer) mkds: A projekt befejezsvel a projekteredmnyek szervezeti gyakorlatba val tltetse, beruhzsi projektek esetben az zemszer mkdsbe val beilleszts kvetkezik. m ekkor is keletkezhetnek a felek kzti szerzdsbl, vagy a vllalati bels mkdsbl projektfeladatok, nevezetesen ebben az idszakban jellemz az eredmnyek folyamatos nyomonkvetse. Az gynevezett follow up feladatok kitzsvel a szervezetnek az a clja, hogy ellenrizze, vajon a projektsiker fenntathat, hossztvon rezhet fejldst idz e el, vagy csak ideiglenes fellendlst okoz a vllalatban, amely jelensget termszetesen kezelni szksges. Az utellenrzs, mint a projektzrst kvet tevkenysgsor mindezek mellett a kvetkez projekt nulladik fzist is jelentheti egyben, hiszen gyakran az els ciklus sorn elrt hatkonysg emelkeds teheti lehetv a cg szmra, hogy j stratgiai tvlatokban kezdjen el gondolkodni.

A klnbz projektciklus menedzselsi formkat megismerve szrevehet, hogy az eltr gondolkodsi logika mgtt a projektek sajtossgai a projektproblma megjelensi gyakorisga, a vllalat tevkenysgi kre, a szervezeti krnyezet vltozkonysga stb. rejtznek. A klnbz projektek teht klnbz szervezeti formkat is vonzhatnak, melyek helyes alkalmazsval tovbb javthat a szervezeti mkds hatkonysga. Nem vletlen, hogy a kvetkez fejezet ppen e formk felptsvel foglalkozik rszletesen.

39

3. A projektszervezet 3.1. A szervezeteket ltalban ler strukturlis jellemzk

Ahhoz, hogy megismerhessk a projektszervezetek egyedisgeit, s ezltal kpet kapjunk az alkalmazottak projektekben jtszott szereprl, elszr valamiflekppen csoportostanunk kell a szervezeti formkat. Dobk s munkatrsai, a vllalatokat jellemz tnyezket kt csoportra elsdleges- s msodlagos struktraalkot tnyezkre bontottk, melyek a kvetkezk [Dobk, 1992]: 1. Elsdleges tnyezk: Ezek a jellemzk alapveten szksgesek ahhoz, hogy a klnbz a gyakorlati letben megjelen szervezeti formkat csoportostani lehessen. Ezen jellemzk hrom f fajtjt klnbztetjk meg a szervezetek elsdleges struktra alkot tnyezinek, gymint: a. Munkamegoszts: A szervezeti feladatok kisebb rszfeladatokra val bontst s e feladatrszek szervezeti egysgekhez val teleptsnek tevkenysgt nevezzk gy. E tnyez adja meg a vllalat tagolsnak alapjt is, hiszen gy klnthetk el az egyes szervezeti rszlegek. Hrom elv alapjn oszthatjuk fel a szervezetet, gymint funkci, trgy s rgi szerint. Funkcionlisan szervezdik egy szervezet, ha az azonos jelleg szakismeretet felttelez szervezeti feladatokat egy munkahelyi csoport ltja el (pl. marketing, pnzgy, szemlygy stb). A vllalat ltal ellltott termkekkel szolgltatsokkal kapcsolatos munkafeladatok szerinti felosztst nevezzk trgy szerinti munkamegosztsnak, mg ha az egyes rtkestsi terletekhez tartoz munkafeladatok szerint alaktjuk ki a vllalatot, azt rgi szerint felosztsnak nevezzk. Az alapjn, hogy egy vllalatban csak egy, vagy prhuzamosan kt, vagy tbb munkamegosztsi elv szerint szervezzk a munkavgzst, beszlhetnk egydimenzis, illetve kt vagy tbbdimenzis szervezetekrl. b. Hatskrmegoszts: A fentiek alapjn ltrehozott szervezeti egysgek s az alkalmazottak csak akkor tudjk a rjuk hrul feladatokat megoldani, ha ahhoz megfelel hatskrrel (illetkessgi, dntsi, utastsi s ellenrzsi jogkrrel)

40

c.

rendelkeznek. A dntsi s utastsi jogkrknek a szervezeti egysgekhez val deleglsi tevkenysgt nevezzk hatskrmegosztsnak. Amennyiben egy alrendelt szervezeti egysg csak egy felsbb egysgtl kaphat utastst, akkor egyvonalas szervezetrl, mg ha egymssal prhuzamosan tbb flrendelt teheti ugyanezt, akkor tbbvonalas szervezet beszlnk. Koordinci: A szervezeti egysgek az elz kt strukturlis jellemz hatsbl kvetkezen jelentsen differencildnak, elklnlhetnek. Szinergikus hatst azonban csak akkor lehet elrni, ha a fenti elvek mentn ltrehozott szervezettestek tevkenysgt illesztjk egymshoz, vagyis sszehangoljuk tevkenysgeiket. Ezt a clt a szervezet vezetse klnbz koordincis tevkenysgekkel, technikkkal rheti el. Hrom f koordincis eszkztpust klnbztethetnk meg, gymint a technokratikus, a strukturlis s a szemlyorientlt mdszereket. A technokratikus eszkzk kz tartoznak tbbek kztt a szervezeti mkdsi szablyok, eljrsi - hivatali utak, tervek, programok. A strukturlis elemek jellemz csoportjt a szervezetben megfigyelhet al s mellrendeltsgek (vertiklis s horizontlis koordinci), vagyis a szervezeti hierarchia kialaktsa, s a klnbz szervezeti testletek, bizottsgok, teamek ltrehozsa jelentik, mg a szemlyorientlt eszkzket pldul a szervezeti kultra formlsa, az alkalmazottak kivlasztsi rendszernek kialaktsa s a konfliktuskezelsi eljrsok definilsa alkotjk.

2. Msodlagos tnyez: Az elsdleges jellemzk beazonostjk,

hogy melyik szervezet milyen nagyobb klasszisba sorolhat, azonban megkrdjelezhetetlen, hogy a gazdasgi letben minden szervezetnek egyedi a megjelensi formja, felptse, mkdse. Taln azzal jl pldzhat ez az eszmefuttats, hogy az embereket is lehet nagyobb csoportokra pl. rasszokra osztani kls megjelensk alapjn, azonban mgis egyrtelm, hogy minden ember ms s ms, elklnlt egynisg. Nos, ugyangy van ez a gazdlkod szervezeteknl is. Mindezek alapjn, msodlagos, szrmaztatott jellemzknt rdemes figyelembe venni a kvetkez vizsglati elemet:

41

d.

Konfigurci: Az els hrom elsdleges szervezetalkot tnyezvel felvzolhat a szervezet felptse, de a pontos megjelentshez szksg van hrom konfigurcis jellemzre is. Ezek: A szervezet mlysgi tagozdsa, vagyis a szervezeti hierarchia szintek szma, a szervezet szlessgi tagozdsa, vagyis az egy vezet al kzvetlenl tartoz szervezeti csoportok, alrendeltek szma, vgl az egyes egysgekben mrete, melyet az adott szervezeti csoportban egytt dolgoz foglalkoztatottak szmval szoks jellemezni.

A fentiekben trgyalt munkamegosztsi s hatskrmegosztsi lehetsgek alapjn egy olyan 2*2 es mtrixfellet hozhat ltre, melyben csoportosthatv vlnak a klnbz szervezeti formk. Ezek mtrixbeli elhelyezkedst az albbi tblzat jelenti meg: 3. tblzat: Szervezeti formk

Forrs:

Dobk M. s munkatrsai (1992): Szervezeti formk s koordinci, Kzg. s Jogi Knyvk., Bp., 17. old. alapjn

42

Lthat, hogy a projektszervezetek munkamegoszts szempontjbl kt, vagy tbbdimenzis, hatskrmegosztsi szempontbl tbbvonalas szervezetnek minsl. Mindezek mellett a projektszervezetek egy nagyobb szervezeti csoportosulsba, a dulis szervezetek kategrijba tartoznak. A kvetkez alfejezet ezen kifejezsek elemzsvel (is) foglalkozik.

3.2. A projektszervezetek jellemzi

A 3. tblzatban feltntetett szervezeti formk ismertetshez jelen jegyzet keretei nem elgsgesek, ezrt rszletes elemzs csak a projektszervezetekre nzve vgezhet. Elszr is az tisztzand, hogy milyen indokok alapjn kerltek a tbbvonalas, kt-, vagy tbbdimenzis, dulis szervezetek csoportjba. A projektszervezetek tbbvonalas formcik, mivel a projektszervezetekben ideiglenesen munklkod alkalmazottak egyik oldalrl az tmenetileg a szervezeti hierarchiban fl kinevezett projektvezettl kaphatnak utastsokat, mg msik oldalrl azoktl a feletteseiktl, akik a projektek felmerlse eltt, illetve utn a megszokott szervezeti formban a feljebbvaljuk. gy teht egy beosztott legalbb kt felsbb vezettl kaphatnak utastst, mely alapjn a projektek megfelelnek a tbbvonalassg defincijnak. Ugyanakkor a projektszervezetek kt, vagy tbbdimenzis szervezetnek minslnek, mivel egy elsdlegesen egy, vagy ktdimenzis szervezeti struktrra ideiglenesen, a projektfeladat megoldsa idejre, egy msfle munkamegosztsi elveken nyugv projektszervezeti felpts pl r. A feladat befejeztvel aztn a szervezeti mkds visszall az eredeti formcira, m egy jabb projektjelleg problma keletkezse esetn a vllalat tmenetileg jra felveheti a projektszervezeti felllst. Mindezek alapjn belthat, hogy a projektek nem egydimenzis szervezetknt viselkednek a munkamegoszts terletn. Az elbb jellemzett szervezeti viselkeds az oka annak is, amely alapjn a projektek a dulis szervezetek kz tartoznak, mivel a szervezeti krnyezet vltozsa kvetkeztben a projektszervezet megvltoztatja mkdst, majd bizonyos mveletek lebonyoltsa utn ismt az eredeti mkdshez tr vissza. Erre azrt van szksg, mert a vgrehajtand projekt a jegyzet 1. fejezetben megadott

43

definci alapjn - rendkvl sszetett, bonyolult, egyedi problma, mely sok rszfeladatbl llhat, s mrete meghaladhatja azt a terjedelmet, mellyel a szervezet egy kisebb egysge esetleg nllan meg tudna birkzni. Hozztehet mindehhez, hogy a projektfeladatok megoldsa gyakran j, innovatv megkzeltst kvn a szervezeti rsztvevktl, mely esetekben kreativitst kifejezetten gtolja a vllalat mr kialakult mkdsi rutinja. A szervezet teht gy prbl meg rugalmasan alkalmazkodni az zleti krnyezet turbulens jelleg vltozshoz, hogy a projektek ltrehozsval temporlisan megvltoztatja sajt bels mkdst, s tulajdonkppen ez adja a projektek dualitsnak alapjt.

3.2.1. A htrnyai

projektszervezetek

elnyei

A projektek ltrehozsa a felmerl szervezeti problma jszersgtl, nagysgrendjtl s jelentsgtl fgg, s csak a feladat megoldsig lteznek, utna fennllsuk megalapozottsgt elvesztve feloszlanak. F szerepk egy lehetsges megoldsi folyamat ltrehozsa, ebbl kvetkezen klnbz szakterletek kpviseli alkotjk. A projekt tpus szervezetek kialaktsa jelents elnykkel s htrnyokkal is jrhat, melyek az albbiak (lsd 4. tblzat): 4. tblzat: A projektszervezet elnyei s htrnyai

44

1. a.

Elnyk: Tbb nzpont: A projektproblmk ltalban interdiszciplinris jellegek, vagyis tlmutatnak egy egy szk szervezeti funkci keretein. Ebbl a szempontbl kifejezetten ajnlatos gy sszevlogatni a projekten majdan dolgoz szakembergrdt, hogy azok eltr mdon kzeltsenek a feladathoz. Emellett lnyeges szempont a projektben rsztvevk kivlasztsnl, hogy legyenek kzttk specialistk, vagyis egy szk szakterlet rszletes ismeri, illetve szles szervezeti ltkrrel rendelkez generalistk is. Az ilyen jelleg szervezeti csoport felptsvel biztosthat, hogy a projektfeladatra adott szervezeti vlasz is megalapozott lesz. Tbboldal koordinci: A projektszervezeten bell dolgozk kztt nincsen igazbl kialakult al flrendeltsgi viszony, inkbb az egy csnakban eveznk elv rvnyesl. Ezltal szabad egyttmkdsre nylik lehetsg a projekttagok kztt, aminek kvetkeztben autonm mdon sszehangolhatjk az egyes alkalmazottak tevkenysgeiket. A horizontlis jelleg kapcsolatok mellett azonban fontos a projektszervezetekben a vezeti pozci(k) kijellse is, mivel gy biztosthat a projekten belli koordinci s felelssg. Egyttmkds: A projektszervezet egy specilisan, a projekt megoldshoz szksges mdon sszelltott csapat, melynek

b.

c.

45

tagjai ugyan egy szervezethez tartozhatnak (msik megolds: kls szakrtk bevonsval vegyes csapat ltrehozsa), azonban lehetsges, hogy a tagok mg sosem dolgoztak egytt, s nem is ismerik egymst. A kzs munka sorn azonban a projektben rsztvevk megismerkedhetnek, felismerhetik a msik tevkenysgnek fontossgt, sszecsiszoldhatnak, amely haszna ksbb, ms kollektv jelleg feladatok megoldsnl is kamatozhat. Emellett a komplex feladatok megoldsa nagyobb sikerrel kecsegtethet, ha azt csoportban, egymssal egyttmkdve prbljk megoldani. d. Formalizltsg: A projektproblma megoldsnak els lpcsfoka, hogy a tevkenysgben rsztvevk rszfeladatokk tudjk bontani a sszetett feladathalmazt. A tagok ezutn - a feladat keretein bell - szabadon, a munka jellegzetessgeibl fakadan llaptjk meg egyms kzt, hogy melyik alcsoport melyik rszmvelettel foglalkozzon. Munkjuk eredmnyessgrl igazbl csak a projektrt felels menedzsernek tartoznak beszmolsi ktelezettsggel (vertiklis jelleg), egymssal val kapcsolatukra inkbb a munkatrsi viszony (horizontlis jelleg) a jellemz. Objektivits: A problematika megoldsban rsztvev csapat sszelltst a projekt jellemzihez idomultan kell a vezetsgnek kialaktani. A vgrehajtsban rsztvevk megtlse s djazsa mindezek utn a projektcsapat eredmnyessgtl fgg, teht a tag fggetlenn vlik annak a kzegnek (osztlynak, igazgatsgnak) az rdekeitl s viszonyrendszertl, ahonnan rkezett. Ezltal biztostani lehet a tagok kzs rdekeit, s meg lehet elzni a szthzst, illetve az erforrsokrt val lobbizst, vagyis a szubjektv megkzeltsi mdot. Alkalmazkodkpessg: A projektszervezet gyorsan tud alkalmazkodni a vllalatot krlvev gazdasgi krnyezethez, mivel ha megjelenik egy, a krnyezeti vltozsok ltal induklt problma, arra projekt szervezetet ltrehozva, a szervezet alapmkdst nem srtve, azonnal reaglhat a vllalat, megelz, preventv mdon. A projektszervezet legnagyobb

e.

f.

46

elnyt teht a gyors reaglsi kpessg jelenti ms megoldsokhoz kpest, hiszen egyszerre akr tbb projektcsapat is ltezhet s sznhet meg egymssal prhuzamosan, hasonlan egy sznsavas dtitalban a buborkok ltrejtthez s felsznen trtn sztpattanshoz. 2. a. Htrnyok: Konfliktusok: A projektszervezetre a munkatrsi kapcsolatok a jellemzk, s nem a felettes - beosztott viszony. Ebbl kvetkezen senki nem knyszertheti r a msikra a vlemnyt, hanem meg kell, hogy gyzze t igazrl. A demokratikus, tbbsgi elven mkd dntsi technikk azonban jelents ellenzk mellett is kpesek irnyt szabni a tevkenysgnek, viszont a feladatok megoldsban az ellenzknek lehetsge nylik gtolni, lasstani, st szabotlni a megvalstst, ezzel is altmasztva sajt korbbi elkpzelsk helyessgt. Amennyiben teht a dntshozatal nem konstruktv mdon zajlik, akkor a projektmunka konfliktusokkal terheltt vlik. Felelssg: A projektfeladat megoldsrt a felelssg a tagok kztt alapveten kzs, mg akkor is, ha az tmeneti jelleggel mkd projektszervezet ln ll projektmenedzser az elsrend felels a hatkony mkdsrt. Ebben az esetben viszont kialakulhat az gynevezett trsas lgs intzmnye, vagyis ha a tagok felismerik, hogy ket egyenknt nem lehet felelssgre vonni a kudarcrt, akkor hajlamosak elveszteni aktivitsukat s cskken a felelssgrzetk. Szervezet: A projektszervezet a dulis szervezeti formcik egyik megjelensi formja. Ez azt is jelenti, hogy egyidejleg egy ilyen vllalati struktra ltrehozsval, ideiglenesen meg is kell bontani az eredeti vllalati felptst. Vagyis felmerlhetnek olyan krdsek, hogy vajon ki fogja elvgezni annak a projekttagnak a munkjt, aki br eredetileg egy meghatrozott munkakrt kellene, hogy ellsson, de pillanatnyilag egy projekt feladat megoldsn dolgozik? Az a krds is megvlaszolsra vr, hogy vajon ki a felettese egy, a projektmunkban rsztvev alkalmazottnak: az eddigi felettese, vagy az idlegesen

b.

c.

47

flrendelt projektmenedzser? Ezt a krdst klnben a ketts felelssg dilemmjnak is nevezik, melyrl mg a ksbbiekben is sz esik. d. Hatkonysg: A projektszervezet ltrehozsa egyben azt is jelenti, hogy a szervezet emberi erforrsait ideiglenesen meg kell osztani az alaptevkenysgek elltsra, illetve a projektfeladatok megoldsra. Ez az egyidejleg jelentkez ketts teher megbonthatja a szervezet mkdst, s egyszerre okozhat hatkonysgcskkenst, illetve nem elgsges hatkonysg vllalati mkdst mindkt terleten. Hatalom: Mivel a projektszervezet gynevezett lapos szervezet, mely rszben autonm mdon szervezdik, ezrt nha a tagok nincsenek teljesen tisztban pldul sajt felelssgkkel s utastsi jogkrkkel. Ennek kvetkeztben gyakran elfordul, hogy nmely tag sajt hatalmnak s befolysnak nvelsre prblja meg felhasznlni a szervezet ltal biztostott szabadsgot, s megprblja rerszakolni a msik flre a vlemnyt. Ebben az esetben a projektszervezet mkdsi hatkonysga gyengl, mivel cljai a hatalmat nyert egyn, vagy csoport knye- kedve szerint mdosulhat, s gy srlhet a szervezeti racionalits. Lobbizs: A projektek megvalstshoz forrsok kellenek, gymint: trgyi eszkzk, tke, szakemberek stb.. Ezek a tnyezk termszetesen minden projekt szmra ltfelttelt jelentenek ugyangy, mint az alaptevkenysget folytat osztlyoknak. Egy szervezetben egymssal prhuzamosan akr tbb projekt is folyhat, amelyek esetben a kzs forrsokrt val kzdelem elmrgesedhet. Ebben az esetben a projektek egyms ellenfeleiv, ellensgeiv vlhatnak, ahelyett, hogy egyttmkdnnek.

e.

f.

3.3. A projektszervezetek megjelensi formi

A projektszervezetek ltalnos jellemzse sorn megismerhettk alkalmazsuk pozitv s negatv kihatsait, azonban a projektek

48

ltrehozsnak szmos egyedi lehetsge knlkozik a vllalati szervezet alapformjn bell, mely jelen fejezet keretein bell kerl bemutatsra. Fontos megjegyezni, hogy brmely formci is kerl kialaktsra, a vezetnek a projektszervezeti forma eldntsekor mindig figyelembe kell vennie a felmerl szervezeti problma egyedi sajtossgait, a megoldsi folyamat koordinlsnak lehetsges mdszereit s a szervezeti alaptevkenysgek megfelel szint elltsnak megoldsi formit is. A menedzsernek mindezek figyelembevtelvel kell kivlasztania az adott zleti szitucinak legmegfelelbb szervezeti megoldst. Nzzk, milyen projektszervezet megoldsi repertor ll rendelkezsre a vezetnek projektjelleg szervezeti problma felmerlse esetn!

3.3.1. Funkcionlis alap projektszervezetA projektteam

A projektszervezetek egyik leggyakrabban alkalmazott formja a projektteam. A team kifejezs, ebben a helyzetben nem egy szervezeti formt jell (v: 4. tblzat elmleti szervezeti formival), hanem a munkacsoportban egytt vgzett munkra, a projektben egytt dolgoz szereplk szoros egyttmkdsre utal. E forma popularitsnak alapjt az adja, hogy az egyik leggyakrabban alkalmazott szervezeti felptsben, a lineris - funkcionlis szervezetben alkalmazhat. A projektszervezet ebben a megoldsi formban kzpvezeti szinten gyazdik be a szervezeti mkdsbe (lsd: 10. bra a. pontja), vagyis a projektvezet ideiglenes kzpvezetknt funkcionl a szervezetben. Ez a tny egyben azt is jelzi, hogy stratgiai jelleg, pl. megaprojekteknl nem alkalmazhat ez a forma, hiszen ott a projektvezetsnek a vllalati felsvezetsben van a helye (lsd: 10. bra b. pontja). 10. bra: A Funkcionlis (Projekt team) s a Hibrid szervezet konfigurcii

49

Abban az esetben, ha a vllalat a projektteam formt vlasztja, akkor a projekt menedzser vals vezeti szerepet kap, kzvetlenl felgyeli s irnytja a rendelkezsre bocstott erforrsokat s a szakembergrdt. Minden rsztvev kzvetlenl a projektmenedzser al tartozik, akiknek utastst adhat, illetve egyttmkdik az esetleges megrendel kpviseljvel, illetve jelentst ad a projekt elrehaladtrl a felsvezetsnek, vagy a tulajdonosoknak. Ahogy a projekt befejezdik, a teamnek s a menedzsernek tovbbi feladata nincs, a csapat feloszlik, a tagok visszatrnek eredeti beosztsukba. A teameket teht gyakorta olyan vllalatok alkalmazzk, ahol a projektproblma jellegzetessgeivel br feladatok csak esetlegesen, klnleges helyzetekben s ritkn jelennek meg. Ehhez a szervezet gy alkalmazkodik, hogy eseti jelleggel, ideiglenesen hozza ltre a projektteamet, amely forma alkalmazsa azonban nem lland. E szervezeti forma jellemzi kz sorolhat az is, hogy egy projektteamet egyetlen definilt cl megvalstsra hoznak ltre, illetve, hogy mkdsnek megalapozsra a vezets a szervezet ms terleteitl fggetlen erforrsokat juttat a team szmra feladatnak vgrehajtshoz. Ez utbbit nevezzk projektkltsgvetsnek.

50

A projektteam elmletileg teljesen autonm mdon mkdik a szervezet elsdleges munkamegosztsval kpzett szervezeti egysgektl, m ne feledjk, hogy a projektszervezetbe deleglt funkcionlis szakember esetben kialakulhat az gynevezett ketts fggsg esete, amikor a teamtag egyszerre van alrendelve a projektvezetjnek, illetve a funkcionlis vezetjnek. Ebben a helyzetben a funkcionlis vezet megprbl lni azzal a hatalmval, amit az elsdleges szervezet ltalnos esetben biztost a szmra. E hatalomgyakorlsi mdot segti az a teamtag ltal is ismert tny, hogy a szakrt projekttevkenysgnek, vagy a teljes projekt befejeztvel a projektben dolgoz visszatr az eredeti szakterlethez, s gy nem akar konfrontldni funkcionlis vezetjvel. Ez viszont azt eredmnyezheti, hogy a projektben dolgozk ketts felelssgi szortsba s ketts teljestmnyknyszerbe kerlnek, mely negatv mdon hathat projektbli teljestmnynek hatkonysgra. ppen ezrt fontos akr rsban is deklarlni a projektben dolgozk ideiglenes fggetlensgt eredeti munkjuktl s egyben definilni projektfeladatukat s hatskrket. A formci tovbbi fontos sajtossga annak sszettele, melynek igazodnia szksges a felvetett projekt jellegzetessgeihez. Ebbl kvetkezen, mivel minden projekttlet ms s ms, ezrt a megoldsrt felels projektcsoport sszettele is egyedi. Fontos azt is figyelembe venni, hogy hny fbl lljon egy projektteam, ugyanis a kis csoportok (3-7 f) szk mozgstrrel rendelkez, gy rugalmatlan formcikk vlhatnak, mg a tl sok tagbl ll projektteamek bels koherencia hjn sztesen viselkedhetnek. Ezekben a helyzetekben a projektvezet kpessgei kiemelkeden fontosak, melyrl rszletesebben az 5. fejezetben mg sz esik. A teamek letciklusa erteljesen ktdik a projektproblmhoz, ugyanis a projektfeladat felismerse hvja letre a pojektteamet, amelyben mint minden csoportban lejtszdnak a kezdeti vitk, hatalmi jtszmk s normakpzsi folyamatok annak rdekben, hogy a tagok sszehangoltan tudjanak dolgozni. Ugyanakkor amennyiben a team sikeresen teljesti ltrehozsnak cljt, vagy letelik a feladat megoldsra sznt id, esetlegesen a team felli kltsgvetst, a problma megoldsa ellehetetlenl, vagy a projekt folytatsa okafogyott vlik, akkor a projektcsoport feloszlatsra kerl. Mindezek ellenre, gyakran a hatalmi helyzet,

51

illetve a csoport autonmijnak fenntartsa rdekben a projektvezet s a tagok abban rdekeltek, hogy a projekt mindenfle mondvacsinlt indokokkal (pl. nyomonkvets, ellenrzs, kapcsold feladatok stb), tovbb folytatdjon. A projektteam szervezetek elnynek tekinthet, hogy a teamen bell a rszfeladatok nagyfok specializcija valsulhat meg, vagyis a feladatok megoldsa a megfelel funkcionlis mesterek kezbe kerlhet. A teamen bell a kapcsolatok ttekinthetk s egyszerek, s nem jellemz erre a formra a teamen belli tlzott hierarchia, inkbb a kzs dntshozatal, mely a participci folytn motivl ervel hathat a rsztvevkre. A csoportos dntshozatal eltr szakterleten kpzett szakemberek kztt a tbb szem tbbet lt elv alapjn szinergikus hatsokat generlhat, gy javtva a dntshozatal megalapozottsgt, s egyben csoportt kovcsolhatja a formlisan egymshoz rendelt egynek, gy vgs soron a csoportkohzi erstshez is hozzjrul. A csoportos dnts azonban gyakran az egyni felelssg elsikkadst vonja maga utn, s a munkavgzsben megjelenhet a csoportos lgs hatkonysgcskkent jelensge. Mindezeken fell a projektvezetnek lland koordincis tevkenysgeket kell elltni az eltr tulajdonsg projekttagok kztt, a felsvezets s a projektszervezet, illetve az esetleges megbz s a projektszervezet kztt, amely stressz jelentsen ignybe veheti. A csoportos dntshozatal lasstja a projektszervezet reakciidejt, gy rugalmassga igencsak megkrdjelezhet. A tagok kivlasztsa a feladat jellegbl addik, gy gyakran ismeretlen embereknek kell gyorsan egymshoz csiszoldnia, ami nem mindig sikerl. Az eltr feladatok tlzott specializcihoz vezethetnek, melynek kvetkeztben a teamtagok nem tudnak egyms tevkenysgbe besegteni, s helyettesthetetlenn vlnak a rsztvevk, ami nveli a projekt sikeressgnek kockzatt. 11. bra: Egy projektteam bels architektrja

52

3.3.2. Hibrid szervezet

A vllalatok felsvezetse gyakran vegyes (hibrid) szervezeti megoldsokat vlasztanak annak rdekben, hogy ne legyen szksg teljesen felbortani egy eseti projektfeladat megoldsnak kedvrt a mr jl bevlt szervezeti formcit. Ilyen megoldsi lehetsg nylik a hibrid szervezeti megolds alkalmazsval, amikor a projekt kvzi j funkciknt, a topmenedzsmenthez felsszinten (projektigazgat) kzvetlenl kapcsoldva teljesen autonm mdon pl ki a szervezeten bell. Ezltal knnyebb a projektszervezetet megalaktani s szerepnek betltse utn persze knnyebb nyomtalanul eltntetni is azt (lsd 10. bra, b. pont). Ebben az esetben jelenik meg az a szervezeti jellegzetessg, hogy a vllalat teljes egszben megtarthatja eredeti jelen esetben funkcionlis jellegt. Ezt a szervezeti formt akkor rdemes vlasztani, ha a felsvezets kiemelt, stratgiai jelentsget tulajdont a projekt vgrehajtsnak, egyrszt azrt, mert a projektvezets kzvetlenl al van rendelve a topmenedzsmentnek, msrszt, mivel a projektmenedzser a stratgiai vezetssel azonos hierarchia szinten

53

van, s nem kzpvezeti szinten pl be a szervezetbe, mint a projektteamek. A problmt termszetesen az emberi erforrsok rendelkezsre bocstsa jelenti, hiszen a szakemberek a projekt felosztsig nem tartoznak az eredeti csoportvezet al, vagy ismtelten szmolni kell a ketts alrendeltsg kellemetlensgeivel. Mindamellett egy j felsszint vezet kinevezse ideiglenesen felborthatja a szervezetben kialakult trkeny hatalmi egyenslyt is. Ennek kvetkeztben az elsdleges szervezeti formban, vezet beosztsban dolgozk rivlisknt tekinthetnek a projektvezetre, aki idlegesen ugyan, de kiemelt feladatot lt el a tbbieknl, pnzgyi, emberi s ms erforrsokat vonhat el a tbbi igazgatsgtl, s akinek szemlye, sikeressge esetn konkrt veszlyt jelenthet a szervezeti pozciharcban. Ez a jelensg azonban kifejezetten kros lehet a szervezet szmra, hiszen a vezetk egy rsze ellenrdekelt lehet a projekt sikerben. Abban ll a vllalatvezet felelssge, hogy a kommunikcis tevkenysgvel ezt a ltszatellenttet megjelense eltt csrjban elfojtsa.

3.3.3. Projektmtrix struktra

Ez a megolds tulajdonkppen makro- s mikroszinten is rtelmezhet, vagyis a teljes szervezet is felplhet mtrixknt, ezt nevezzk makromtrixnak, m az is elkpzelhet, hogy csak a projektszervezeten bell mkdik ez a formci, ez utbbi a mikromtrix. A projektmtrix olyan sajtos szervezeti megolds, melyben a funkcionlis egysgek vezetivel a projektmenedzserek teljesen egyenrtkek, azonos hierarchia szinten helyezkednek el. Amennyiben a teljes szervezetre kiterjed mtrixot nzzk, akkor olyan ktdimenzis szervezetrl van teht sz, melyben a funkcionlis szervezeti elemek alkotjk a mtrixszervezet fggleges szvedkt, mg a projektigazgatsgok a vzszintes fonatt (lsd 12. bra). 12. bra: A Projekt mtrix szervezet konfigurcija

54

Ekkor termszetesen lehetsg nylik arra, hogy egyms mellett prhuzamosan tbb projekt is folyjon, megfelel bels szervezeti koordincival s forrsmegosztssal. Amennyiben azonban mikromtrixrl beszlnk, akkor mind a projektteam, mind pedig a hibrid formcin bell is ki lehet alaktani a projekt bels szerkezett a mtrix elvei alapjn, gy tulajdonkppen szervezet a szervezetben jelensg vlik megfigyelhetv. Minden mtrixszervezet, gy a projektmtrix is kt- vagy tbbdimenzisnak minsl munkamegosztsi szempontbl, hiszen a szervezetben keletkez munkafeladatokat egyszerre legalbb kt elven, vagyis funkcionlisan (fggleges szvedk) s projekt (vzszintes szvedk) elven is rtelmezik. Fontos ezen a helyen megjegyezni, hogy a projektmtrixok kialakulhatnak a mtrixszervezetek azon specilis forminl, a tenzor szervezeteknl, ahol a munkamegoszts szempontjbl egyszerre akr hrom, vagy tbb elven is kialakthat a munkamegoszts (pl. funkcionlis vezets, regionlis igazgatk, termkigazgatk, projektigazgatk egyttes tevkenysge). Mtrix megolds akkor ajnlhat a vllalati felsvezetsnek, ha a szervezetben folyamatosan keletkeznek kisebb nagyobb horderej projektek, melyek rszben szimultn jelleg feladatokat jelentenek a

55

menedzsment szmra az alapfeladatok elltsa mellett. Ez a forma ugyanis lehetsget nyjt arra a topmenedzsment szmra, hogy minden nagyobb szervezeti talakts nlkl beillessze a meglv szervezetbe egy jabb projektet a tbbi meglv mell, illetve ellenkezleg a projektek megszntetse, kivezetse is viszonylag egyszer a szervezetbl.A projektek teht folyamatosan keletkeznek, mkdnek s megsznnek, s ehhez rendkvl flexibilis szervezeti keretmkdst tud biztostani a mtrix szervezeti forma. A projektmtrix struktra bevezetsnek szmos felttele van, melyek kzl kiemelkednek a felsvezets tmogatsa, a megfelel szervezeti kulturlis kzeg kialaktsa s a projektcsoportok megfelel elklntse ms szervezeti egysgektl. A felsvezets tmogatsa azrt lnyeges mkdsi felttel, mert enlkl a projektvezetk hatalmi helyzete igen bizonytalann vlik a funkcionlis vezetkkel szemben, mivel azok az sszvllalati rdekeket vdelmezik, s folyamatos vllalati ltkkel jobb rdekrvnyestsi pozcit vvhatnak ki maguknak, mint az ideiglenes szervezetben mkd, parcilis szervezeti rdekeket rvnyest projektigazgatk. A mtrixszervezet csoportmunkra s lland konstruktv jelleg konzultcikra knyszerti a vezetket, mely nagyfok stresszt gerjeszthet minden rintett flben. Ez a szervezeti formci teht csak olyan tolerns vllalati kzegben tud megfelelen mkdni, amelyben termszetszerleg elfogadjk a rsztvevk a csoportos dnts dominancijt, ahol a funkcionlis fl mindig az sszvllalati elvek funkcionlis megvalsulsrt felel, mg a projektvezetk a projekt sikerrt felelsek. A tolerns s empatikus szervezeti kulturlis kzeg teht legalbb annyira fontos, mint az ebben a vllalati klmban dolgozk kompromisszumkszsge, magasfok stressztr kpessgk, illetve csoportos dntshozatali s konfliktuskezelsi technikk meglte a szervezetben. A rgzlt rtkek, az alkalmazott mdszerek s az azokat elfogad munkavllalk egyttese esetben jhet ltre a hatkony szervezeti mkds a projektmtrixban. A projektcsoportokat azrt szksges elklnteni a szervezet alapfeladatait ellt szervezeti egysgektl, hogy a ketts fggsgbl szrmaz htrnyok ne jelenjenek meg a szervezeti mkdsben. A projektek egymstl val szeparcija azonban azt is eredmnyezheti, hogy a projektvezetsek kzti nem aktv

56

kommunikcis viszony, rivalizlss fajulhat. Mindezek ismeretben vlik kiemelten fontoss a projektek kzti koordinci, mely trtnhet a stratgiai felsvezets ltal, de megoldhat a projektvezetk konstruktv magatartsval is. Amennyiben a projekt mtrix szervezet, elzkben definilt mkdtetsi felttelei megteremtdnek, gy maga a szervezeti forma tulajdonkppen rklet, mivel a formci mkdse nem fgg az egyes projektek megsznstl. Ez a jellemz gy is definilhat, hogy a projektmtrix szervezet kerete lland, m a benne mkd projektek folyamatosan cserldnek. Tovbbi ismertetjegye a projektmtrixnak, hogy stabilnak tekinthet a projektcsoportok bels sszettele, ahol kikszblhet a ketts fggsg, s amely szeparlt szervezeti egysgekben a rsztvevk motivcis csomagjt a projekt sikerhez lehet ktni. Ilyen megolds alkalmazsa esetn tisztzott al flrendeltsgi viszonyok jnnek ltre a rsztvevk kztt, s a munkavllalk szervezeti karrierplyja s elrelps lehetsgei is knnyebben kthetk a szervezet s a projekt sikereihez. Elnye tovbb az ilyen szervezetnek a rugalmassg a krnyezeti vltozsokkal szemben, illetve, hogy alkalmazsa a teljes szervezetre is kiterjedhet, m ms struktra tpuson bell is ltrehozhat, mikroszervezetknt. A projektmtrix szervezetek htrnya ms megoldsokkal szemben a konfliktusok gyakori elfordulsa a projektek kztt, mivel kzs erforrsokat hasznlnak fel, de eltr rdekeik vannak. Ez a konfliktus rezhet a projekteken bell is, mivel a kzs dntshozatal a csoportmunka termszetes velejrja, s hatkonysgnak legnagyobb kerkktje egyben. A konfliktusok megjelensnek harmadik dimenzija a ktdimenzis mtrix dntsi pontjaiban van, ahol az sszvllalati funkcionlis s a projektszervezet parcilis rdekeit kell sszefslni. Ezek a konfliktusok, tetzve pl. a kzs dntsre knyszertett vezetk szemlyes viszonynak rnyoldalaival, lefagyaszthatjk a projektek mkdst, melynek szervezeti hatsai belthatatlanok. A vezetk rivalizlsa s nyomsgyakorlsa nemcsak a kt vezeti vonal kpviseli kztt okozhatnak problmkat, hanem az egyes projektek egyms ellen fordulsa is jelents problmja lehet a projektmtrixnak. A ltrejv projektek ugyanis mind ugyanazt az sszvllalati finanszrozsi forrst prbljk megszerezni, s ha az egyikk tbb forrst kap, az egyben beszkti a tbbiek mozgstert.

57

Ezltal azonban nyertes vesztes gondolkodsmd alakulhat ki a projektvezetk kztt - vagyis ha az egyik projekt elr valamit, az a msik szmra kudarc -, ami viszont nem felttlenl eredmnyez hatkony szervezeti mkdst globlis szinten. A csoportmunkban val gondolkods termszetszerleg hoz magval olyan szervezeti problmkat, mint a dntsek elhrtsa, illetve a felelssgtl val tartzkods egyni szinten, vagy a projektekkel kapcsolatos dntshozatali folyamat lelassulsa. Elfordulhat az az eset is, hogy a projektmtrix szervezet kiresedik, vagyis a mg mkd projektek befejezdnek anlkl, hogy jabbak keletkeznnek. Ebben az esetben, a projektben dolgoz munkatrsak leptsre kerlhet sor, s egyben a szervezeti forma vltoztatsnak lpst is meg kell tennie a vezetsnek. Vagyis, ezt a formcit abban az esetben lehet ajnlani a szervezetek szmra, ha azok hossztvon folyamatos projekttevkenysgeket folytatnak, egymssal prhuzamosan.

3.3.4. Projektorientlt szervezet

Abban a szervezeti szituciban, amikor a piaci krnyezet vltozsa folyamatosan arra kszteti a vllalatot, hogy projekteket hozzon ltre, illetve azokat mkdtesse, felvetdhet az az alapvet krds a vezetkben, hogy hogyan szervezze meg a cg a sajt mkdst gy, hogy az ilyen tpus tevkenysgeket hatkonyan menedzselje. Ebben a helyzetben lehet megfelel megolds a projektorientlt szervezet kialaktsa (lsd 13. bra). 13. bra: A projektorientlt szervezet konfigurcija

58

A projektorientlt szervezet alapveten klnbzik az elz fejezetekben trgyalt formulktl, mivel ebben a szervezeti megoldsban az elsdleges bels felpts is egyrtelmen a projektek menedzselsnek van alrendelve. Ekkor ugyanis a vezetsi tevkenysgek funkcionlis jelleg munkamegosztsa tulajdonkppen a projektfeladatok tevkenysgei alapjn kerl kialaktsra, gymint a projektek vezeti, a projektek folyamatai, illetve a projektfeladatok elltshoz szksges szolgltatsi tevkenysgek funkcii. gy egy olyan szervezetet kapunk, ahol a ltrejv projektek bizonyos tevkenysgeit kzpontilag tmogatottan tervezik meg ilyen pl. az id- s erforrstervezs - , vagy hajtjk vgre, mint pldul a projektdokumentci elksztst s kezelst. Mindebbl az kvetkezik, hogy a projektekben dolgozk olyan szakrtkbl llnak, akik a projektproblmval kapcsolatban rendelkeznek valamifle specifikus szakismerettel. Teht a projektteamek kisebb csoportokbl llnak, hiszen a szervezet kzpontostott httrfunkcii a tbbi feladatot elvgzik, gy termszetesen nem jnnek ltre a projektekben prhuzamos funkcik, amely jelents kltsgmegtakartst jelenthet a vllalat szmra. Tovbbi elnye ennek a formcinak, hogy a szervezeti hatskr s felelssg vilgosan megllaptott, mivel a projektek specilis rsztevkenysgeinek zkkenmentes mkdsrt a projektmenedzserek s vgssoron a rangids (senior) projektmenedzser felels, mg a projektekben ltalnosan elfordul

59

feladatok teljestsrt a funkcionlis szervezet tagjai vllalnak felelssget. Az ilyen projektszervezetek teht problmaorientltan jnnek ltre, mivel a projektekben szoksos mveletek elvgzsre nem szksges jra s jra projektcsoportot szervezni, hanem a teamek csak a projektproblma egyedi jelleg feladataira kell specilis teameket sszelltani. A httrszolgltat funkcikban dolgozk teht sohasem kerlnek t ideiglenes projektszervezetekbe, a specialistk pedig egyik projektrl a kvetkezre lpnek feladataik vgrehajtsval, s sohasem tartoznak ms funkcionlis egysgek ktelkbe. A projektorientlt szervezeti forma ilyen jelleg mkdsvel meg tud maradni a szervezet krnyezeti rzkenysge s flexibilitsa. E projektszervezet elnye az is, hogy a szervezet ltalnos tevkenysgeinek kltsge magban foglalja a projektkltsgvets egy rszt, gy a projektkltsgvetsekben jelents kltsgmegtakartst lehet elrni. Ez azonban csak addig elny, amg a szervezetet a felsvezets s a megbzk folyamatosan el tudjk ltni projektekkel, mert ha a szervezet kirl, akkor a kzponti egysgek is munka nlkl maradnak, gy fenntartsuk is jelents sszegekbe kerlhet. A projektorientlt szervezet feloldja a projektmtrix kommunikcis elzrtsgt a projektek kztt, hiszen feladataik jelents rszt kzpontilag, sszehangoltan tervezik, gy a hatkony kommunikci elengedhetetlenl fontos felttele a hatkony szervezeti ltnek. Az egyes szakrti projektcsoportok ritkbban oszlanak fel, mint ms projektszervezetek, gy a teamtagok sszecsiszoldhatnak, egyttmkdsk eredmnyekppen pedig rendkvl hatkony s gyors reaglsi kpessg projektcsoportok jnnek ltre. Ezek esetben el lehet tekinteni a kezdeti csoportfolyamatok olyan idt rabl elemeitl, mint az ismerkeds, a hatalmi jtszmk, vagy a mkdsi keretek s elvek megalkotsa, amely jellemz ismtelten javtja a szervezeti mkds hatkonysgt.

60

4. A projekttervezs fzisai
A projektekben val szervezeti gondolkods tervszeren felptett vezeti tevkenysg, melynek minden egyes tervezsi lpcsfoka azt a clt szolglja, hogy a menedzserek minimlisra cskkentsk a projektekben beruhzsra kerl vllalati tkebefektets kockzatt s, hogy maximalizljk a projektbl szrmaz hozamokat. Pinto s Kharbanda a projektek 12 kudarcforrst klnbztetik meg, melyek dnt tbbsge visszavezethet a tervezs hinyra, vagy a tervezsi folyamat felsznes vgrehajtsra: 1. Nem vesznk tudomst a krnyezetnkrl (belertve az rdekelteket). 2. Az j technolgit tl gyorsan bocstjuk piacra. 3. Olyan vltozatot is beptnk, amely meghisthatja a projektet. 4. Ha problma addik, a legszembetlbbet clozzuk meg. 5. Hagyjuk, hogy az j tlet a tehetetlensg miatt semmibe vesszen. 6. Nem vgznk megvalsthatsgi vizsglatot. 7. Nem ismerjk be, hogy a projekt kudarcba fulladt. 8. Tlmenedzseljk a projektigazgatkat s teamjket. 9. Nem vgznk vizsglatot a kudarc utn. 10. Nem igyeksznk megtudni, melyek a projekt vrhat elnyei s htrnyai. 11. Hagyjuk, hogy politikai rdekek s ellenttek diktljk a projekttel kapcsolatos fontos dntseket. 12. Gyenge vezett bzunk meg a projekt irnytsval.9 A kvetkezkben bemutatsra kerl projekttervezsi folyamat fzisai az elbb felsorolt kudarcformk bekvetkezsi valsznsgt prbljk eliminlni s egyben a projektek sikert megalapozni.

Pinto, J.K. Kharbanda, O.P.: Milyen buktatkat kell elkerlni a projektmenedzsmentben? Vezetstudomny, 1997., 7 -8. szm, 98 -107. old.

61

4.1. A projekttervezsi folyamat

A projektek defincijbl kvetkezen (lsd 1.1. fejezet), a szervezetekben felmerl projektproblmk ltalban olyan nagymret, komplex, bonyolult s nagyrszt ismeretlen egyedisgekkel rendelkez feladatok, melyek nmagukban nem, vagy rendkvl nehzkesen kezelhetk. Ezeket a problmkat a menedzsment diszciplina rosszul strukturlt feladatoknak nevezi, s megoldsukra ppen a projekttervezs metodolgijt ajnlja. Ennek az a f oka, hogy a projekttervezs olyan mdszerrel prblja megoldani a rosszul strukturlt szervezeti feladatokat, hogy azokat kisebb, mr kezelhet s nmagukban megoldhat rszekre bontja, ezltal strukturltt teszi a szervezeti menedzsment szmra. Ennek a folyamatnak mindenkppen a projektbehatrolssa kell kezddnie, mikoris a megoldand problmaterletet levlasztjuk ms szervezeti, vagy zleti krnyezeti kapcsoldsairl, s ennek eredmnyekppen jn ltre a 14. brn grafikusan szimbolizlt projektproblma. Majd ezutn, a skos, megfoghatatlan s tl slyos strukturlatlan problmt kisebb rszekre trjk, mely szikladarabokat alprojekteknek nevezhetjk, ezzel az elnevezssel is kifejezve, hogy mg ezek a feladatok is elg sszetettek, projekt jellegek. Az alprojekteket kln kln elemezve, jabb kisebb rszegysgek, gynevezett projektfeladatok, vagy msnven projekttevkenysgeket kapunk, melyeket tovbb bontva, akr mveleti szintig is eljuthatunk a projektfeladatok rszletezsben. Ekkor azonban mr nem egy sziklt, csak egy szikla nagysg kavics kupacot, vagyis kisebb, megoldhat feladatokat lthat maga eltt a szervezeti vezets, melyek mindegyikt kpes teljesteni, egyben sikeresen megvalstva az eredeti projektet is. Tulajdonkppen ezzel a szikla hasonlattal szemlltethet legrzkletesebben e gondolkodsmd lnyege. 14. bra: A rosszul strukturlt projektproblma lebontsa strukturlt projektfeladatokk

62

Forrs: Gilbreath, R. D. (1986): Winning at Project Management, What Works, What Fails and Why, John Wiley & Sons, New York, 97. old. A projekttervezs vgeredmnyekppen ltrejv - ltalnos elnevezsk alapjn - projekttervek legfbb ernyei kz tartoznak az albbi jellemzk:

A projekttervek minden projektfeladatot definilnak, s ezen tlmenen tartalmazzk mg a projektfeladatok megoldsban rsztvev szervezeti csoportok, vagy egynek hatskrt, felelssgt s ktelezettsgeit, meghatrozzk az egymstl fgg feladatok logikai s idbeli kapcsoldsi formit, ezltal a projekttervek egyben tmogat eszkzeiv is vlnak a megalapozott vezeti dntshozatalnak, a megvalsts kontrollingjnak s a projektben szerepet vllal szervezeti szereplk kztti kommunikcinak.

A tervezssel ltrehozott dokumentcik tmege, melyet sszefoglalan munkaterveknek is neveznek, a projektek elsdleges clkombinciinak (lsd 1.4. fejezet) figyelembevtelvel kszlnek,

63

m a bennk megfogalmazott szervezeti feladatok termszetszerleg hatnak a vllalat s az zleti krnyezet ms terleteire, mint ahogyan a piaci krnyezet s a szervezet mkdsi krlmnyei lehetsgei, korltai is hatst gyakorolnak a projekttervek felptsre. A 15. bra - a teljessg ignye nlkl - ezeket a projekt szervezet krnyezet kapcsolati rendszerben keletkez rintkezsi hatsterleteket jelenti meg: 15. bra: A projektek jellemzi s hatsterletei

Forrs: Lock, D. (1996): Project Management, Gower, 6. ed., 213. old. alapjn A projekttervezs folyamata szmos mdon, tbbfle eltr jellegzetessg fzisra oszthat, melynek egyfajta lehetsges sorrendje a kvetkez lehet: 1. 2. 3. 4. Feladatlebontsi struktra elksztse Logikai kapcsolatok meghatrozsa Erforrs-tervezs Mrfldkvek s dntsi pontok rgztse

64

5. 6. 7. 8. 9.

Idtervezs Kltsgtervezs Kockzat elemzs Tanulmnytervek ksztse Dnts a projektvarinsokrl

Jelen jegyzet felptse a tovbbiakban e kronologikus alap megkzeltsmddal trgyalja nmely esetben sszevonva - a fenti projekttervezsi tevkenysgeket:

4.2. Tevkenysgek meghatrozsa

logikai

kapcsolataik

A projekttervezs clja, egyrszrl a projektbehatrols, vagyis a projekt elsdleges cljainak kialaktsa s a projekteredmnyre (terjedelem, mkdkpessg, teljessg, minsg stb.), az idkorltra s a kltsgkeretekre vonatkoz, rszben pozitv, rszben negatv jelleggel definilt hatrok s korltok rgztse. Msrszt, a tervezs feladata az is, hogy a klnbz tervezetek elksztsvel tmogassa a vezetst az elmleti projektvltozatok kzti dntshozatalban, sszehasonlthatv tve az egyes megvalstsi alternatvkat. E kt clkitzs megvalstsnak els lpcsfoka, hogy a komplex formban megfogalmazott, s gy rosszul strukturlt projektproblmt olyan mlysgig lebontsk a szakrtk, mely folyamatelemekre a megvalstsukhoz szksges erforrsok jl tervezhetk. Ezeket a projekttevezsben hasznlt folyamatrszeket tevkenysgeknek nevezzk, melyek vgrehajtshoz ltalban ids erforrs szksgeltetik. A projektfolyamatot rszletez dokumentum szoksos megnevezse a Feladatlebontsi terv (WBS - Work Breakdown Structure), vagy Projektstruktra terv (PSP - Projekt Structure Plan). Ezek egyrszt tartalmazzk az elvgzend feladatok s tevkenysgek teljes listjt, melyet aztn a hltervezs mdszerben is felhasznlnak, illetve definiljk a tevkenysgcsoportok kzti hierarchia - viszonyokat s logikai

65

kapcsolatokat, melyek aztn mr a kvetkez tervezsi feladatok megoldst alapozzk meg:

A tevkenysgjegyzk elksztsvel lehetsg nylik a szakemberek szmra a projekttevkenysgek emberi erforrs csoportokhoz rendelsre, vagyis a munkamegosztsra, illetve a dntsi- s utastsi jogkrknek a szervezeti egysgekhez val deleglsra, melyet hatskrmegosztsnak neveznk. Ezen eredmnyek birtokban mr elkszthet a tevkenysgek operogramja, mely egy olyan mtrix jelleg hlzat, melynek soraiban a tevkenysgek, mg oszlopaiban a vgrehajt funkcik, vagy felelsk jelennek meg. A mtrix rubrikiban az elvgzend tevkenysgekhez tartoz feladatok tallhatk, mg a mtrixelemek kzti sorrendet nyilak jelzik. A tevkenysgek kzti logikai kapcsolatok feltrkpezsvel kialakthatv vlik az gynevezett munkamenet bra is, mely egy egyedi jelrendszert alkalmaz, idlptk nlkli megjelentsi eszkz, s aminek clja a valsgos szervezeti folyamatok vizulis lekpezse, s a logikai kapcsolatok rzkeltetse.

A Feladatlebontsi terv, a Tevkenysgjegyzk, az Operogram s a Munkamenet bra elksztsvel mr elkszthetv vlik a projekt Gantt diagramja, ami egy olyan svos temterv, melyben tblzatszer, ktdimenzis megjelentssel lehet megjellni a tevkenysgek megvalstsi idsvjt s az elvgzs logikai sorrendisgt (lsd 9. mellklet). A Gantt diagram szmos elnyss htrnyos vonssal rendelkezik, melyeket a 5. tblzat tartalmazza. A Gantt diagram htrnyainak kikszblsre jttek ltre a hltervezsi eljrsok, melyek klnbz eszkzkkel brzolhatv teszik a projekttevkenysgeket, vagy -esemnyeket s azok logikai kapcsolatait. A Gantt diagramok s a hltervek segtsgvel kiszmthatv vlik a projekt megvalstsi ideje, vagyis az a minimlis idtartam, mely alatt a projekt sszes tevkenysge megvalsul.

66

5. tblzat: A Gantt diagram elnyei s htrnyai

4.3. Erforrs s idtervezs

A projekt erforrsnak neveznk brmely olyan meghatrozhat vltozt, melyre egy tevkenysg vgrehajtshoz szksg van, s ami szk keresztmetszete a projekt megvalstsnak. Megszokott rtelemben ezeket az gynevezett 4M kategrii tartalmazzk gymint a munkaer (Man), anyag (Material), munkaeszkz s gp (Machines), pnz (Money), m nmely esetben erforrsknt definilhat a megvalstshoz szksges tr, az energia, vagy a know - how. Az eltarthatsg alapjn kt erforrscsoportot klnbztethetnk meg, gymint:

Nem raktrozhat erforrsok, melyek, ha egy adott idszakban nincsenek felhasznlva, akkor elvesznek, megsemmislnek, azaz egy ksbbi idszakra nem vihetk t. Ilyen lehet egy alkalmazott munkavgz kpessge, vagy a projekt megvalstsi ideje. Raktrozhat erforrsok, melyek kimerlskig folyamatosan rendelkezsre llnak, mint pldul a gpek, vagy az alapanyagok.

67

Az idterv, vagy ms elnevezs alapjn temterv a projekt tevkenysgeinek idbeli megvalsulst ltalban grafikus alakban is megjelent programdokumentum. Az idelemzs alapveten a projektfolyamat tevkenysgeit, azok logikai kapcsolatait s az elsdleges projektcl - feltteleket veszi figyelembe vizsglatai sorn. Ekkor kerl sor a projekttevkenysgek legkorbbi s legksbbi kezd- s vgidpontjainak meghatrozsra, illetve az idtervezsi s elemzsi dokumentci alapjn a projekt pontos idkorltjnak definilsra is, mely azt az idmennyisget jelenti, amennyi a projekttevkenysgek maradktalan teljestshez szksg van. A projektek teljeskr megvalstsa tulajdonkppen szmos kisebb kaliber rszproblma megoldst is jelenti egyben. Ezen feladatcsoportok teht mintegy szakaszoljk is a folyamat vghezvitelt s ezzel egyidben lehetsget biztostanak a menedzsment s a kontrolling szmra, hogy a projektfeladatok kivitelezse kzben is ellenrizni tudjk a munka elrehaladst. sszefoglalva, a projektek termszetes megvalstsi fzisaihoz tartoz jelzbjkat a projekt mrfldkveinek nevezzk, melyek kialaktsa legtbbszr a kvetkez kulcsfontossg esemnyekhez ktdik: A folyamat fontosabb fzisok lezrsa, vagy dnt fontossg egyedi esemnyek tervezett bekvetkezte, vagy a projekt szempontjbl fontosabb dntsi pontok, vagy elszmolsi peridusok, illetve a projekt tervezett s/vagy tnyleges befejezsnek idpontja. Lock vlemnye szerint, a mrfldkvekkel szembeni tovbbi elvrs, hogy legalbb kt adatot tartalmazzanak, gymint a mrfldk elrsnek vrhat dtumt, illetve a megfelel feladatcsomaghoz rendelt erforrs szksglet s/vagy kltsgvetsi kiads mrtkt [Lock, 1998.].

68

Mindezen erforrs- s idtervezsi alapfogalmakkal felvrtezve, mr knnyen rtelmezhetv vlik a projektek szervezeti erforrsokhoz- s a megvalstsi idtartamhoz val viszonyulsa s sszefggsrendszere, melyet a 16. bra jelent meg: 16. bra: A projektek id- s erforrs korltai

Forrs: Lock, D. (1996): Project Management, Gower, 6. ed., 196. old. A fent lthat koordinta rendszer az erforrskorlt s idkeret szk keresztmetszeti helyzett pldzza, mivel ahogy az az brn is ltszik, egy igen szkre szabott erforrs id dobozba kellene beprselni a projekt gombct. Nmely szervezeti szituciban azonban sor kerlhet a korltok olyan biztonsgi jelleg meghatrozsra, melyek esetben a menedzsment biztonsgi svokat, pldul engedlyezett csszsi idtartamot, vagy erforrs tartalkokat hatroznak meg, ezzel laztva az eredeti elrsokon. Az erforrs- s idtervek kszti mindig arra trekednek, hogy a kttt szervezeti felttelek kztt megtalljk a projekt megvalstsnak optimlis formjt, illetve, hogy a megvalsts kzben bekvetkezett krnyezeti vltozsok hatst naprakszen

69

megjelentsk a projekttervekben. Az erforrs- s idelemzs f mdszerei teht: Az optimalizci a projekttervezsben a projektek id- s erforrskorltai kztt elrhet legjobb megvalstsi forma meghatrozsra irnyul trekvs.

Az aktualizci a projekttervek idszerv ttele a projekt vgrehajtsi krlmnyeinek alapvet megvltozsakor, vagy amikor a tervezett s tnyleges teljestsi adatok kzti eltrs meghalad egy elrt trshatrt.

A fent jellemzett tervezsi erfesztsek azonban gyakran knbz gtl tnyezkbe tkznek, melyekbl kvetkezen az erforrs- s idtervezssel kapcsolatos fbb problmk a kvetkezk lehetnek: Az erforrsok mennyisgbeli s idbeni rendelkezsre llsa, az alternatv erforrsok, -technolgik s tevkenysgsorrendek problmi, az optimum megllaptsnak problmja, valamint az relevns informcik hinya. Ezen erforrs- s idztsi problmk kikszblsnek mdjai, a 16. bra koordinta tengelyei alapjn kt csoportra oszthatk: 1. Erforrs korltos esetek: Ekkor az erforrsok felhasznlsnak mrtke limitlt egy idperiduson bell. Az ezekben az esetekben ajnlott megoldsi mdszer a kvetkez: Az allokls az erforrsok tudatos elosztsa a projekt- s hltervezs sorn. Lnyegt tekintve teht, a kltsg s ms erforrs - eloszlsok optimalizlst jelenti egy adott idbeli lefolys mellett, mely trtnhet soros s prhuzamos mdon. Idkorltos esetek: Ekkor egy fix megvalstsi idtartamon bell az erforrsok felhasznlst korltlannak tekintjk. Az ezekben az esetekben ajnlott megoldsi mdszerek az albbiak:

a.

2.

70

a. Az (t)temezs a tevkenysgek idkorltjnak s a

felhasznlhat alternatv erforrsok felcserlhetsgnek figyelembevtelvel kpzett olyan elemzsi folyamat, melynek kvekeztben megvltozhatnak a projekttevkenysgek legkorbbi s legksbbi kezdsi- s befejezsi idpontjai.

b. Kiegyenlts, vagy mskppen Simts, mely a fluktul

erforrsigny egyenletes eloszlsra val trekvs, a projekt idtervben foglalt tevkenysgek csszsi idtartamainak felhasznlsval. A simts elvgzshez szksges adatok az albbiak lehetnek: Az idkeret, vagyis pldul hny munkanap, vagy -ra ll rendelkezsre a megvalstshoz, a tevkenysg munkaignye, teht pldul hny munkara szksges a feladat elvgzsre, s vgl az erforrs rendelkezsre llsa, vagyis pldul mikor, hny szakembernk van a feladat elvgzsre.

c. A fenti megoldsi formkon kvl a leggyakrabban alkalmazott

egyb idkeret - rvidtsi mdszerek a kvetkezk: A meglv erforrsok intenzvebb kihasznlsa, pl. a kt mszakos termelsrl a hrom mszakosra val ttrs, esetleg jabb erforrsok, pldul pnz bevonsa esetn egy hatkonyabb s gyorsabb technolgia brelhet, vagy a tevkenysg - kapcsolatok logikai tpusnak trtkelse, vagyis pldul felttlenl szksges-e kt tevkenysg esetn a soros kapcsolat fenntartsa, vagy ssze lehet srteni a tevkenysgeket az tlapols, vagy prhuzamosts alkalmazsval, tovbb a tevkenysgek tartalkidejnek jobb kihasznlsa, illetve rvidtse, melynek kvetkeztben a prolyektfolyamat tfutsi ideje is cskken.

71

4.4. Kltsgtervezs
Brmilyen tevkenysget is vgznk, vagy nem vgznk a projektmegvalsts sorn, annak minden esetben kltsgvonzata van, mely egyben befolysolja a szervezet projektbl szrmaz profitjt is. Ugyanakkor tny az is, hogy a kltsgek s bevtelek tervezsvel foglalkozk inkbb a projekt kltsgeit tudjk pontosabban meghatrozni a megvalsts s a vgeredmny mkdse eltt, ezrt a projekttervezs mltn kiemelt terlete a kltsgtervezsi tevkenysg. Grg a leggyakrabban alkalmazott kltsgbecslsi formkat gyjttte ssze, melyek a kvetkezk:

Paramteres kltsgbecslst ltalban a projektkialakts fzisban, vagyis a projekttervezs kezdeti idszakban alkalmaznak, annak rdekben, hogy cskkentsk a kltsgek mrtkvel kapcsolatos bizonytalansgokat s, hogy viszonylag pontosan behatroljk az egyes szbajhet projektvltozatok kltsgeit (lsd 17. bra).

17. bra: A kltsgbecsls bizonytalansgnak s a projektkltsgek alakulsa a projektciklus folyamn

72

Forrs: Grg M. (2003): A projektvezets mestersge, Aula Kiad, Bp., 124. old. E becslsi eljrs alkalmazsa azon a feltteleken alapul, hogy a megvalstand projekteredmny sszevethet egy olyan korbban megvalstott projekt vgeredmnyeivel, melynek kltsgei mr ismertek, illetve, hogy a projektek klnbsgei paramterekben kifejezhetk s ezek felhasznlsval matematikai ton, a tervezett projekt kltsgei is kalkullhatk.

Az egysgras szmtst akkor lehet alkalmazni, ha a tervezett projektfolyamat elemeit vissza lehet vezetni nhny alaptnyezre, mint pldul munkara, vagy emberi erforrs egysg. Ekkor, a tevkenysgek kltsge a tervezett megvalstsukhoz szksges tnyezk mennyisgnek s a tnyez egysgrnak szorzataknt addik, mg a teljes projektkltsg a tnyezk kltsgeinek sszegvel vlik szmthatv. A kltsgnemek szerinti tervezs esetben a projekt tevkenysgeinek kltsgeit kltsgnemek, pldul anyag-, vagy br jelleg kltsgek szerint csoportostjuk, s ezeket sszegezve jutunk el a projekt sszkltsgnek kategrijhoz. Ez a mdszer a teljes projektkltsgvets sszettelnek megllaptshoz nyjt lnyeges informcikat. A tevkenysg alap kltsgbecsls, az eddig trgyalt technikk eredmnyein kvl kpes a kltsgek felmerlsi idejnek meghatrozsra az egyes tevkenysgek erforrs- s idadatai alapjn, mellyel lehetv vlik a projektkltsgek dinamikus idbeli tervezse s a projekt pnzramlsi tervnek (Cash flow) kidolgozsa [Grg, 2003.]. Tny, hogy brmelyik kltsgtervezsi mdszert is alkalmazzuk, a becslsek a projekttervezs sorn csak egy hozzvetleges, a tnyleges rfordtsokat kzelt elirnyzatokat tartalmaznak, melyek gyakran vezethetnek

73

kltsgtllpshez, s aminek tovbbi okait Webbs a kvetkezkben ltja: Korai alacsony sszeg becslsek, technikai problmk s meghibsodsok, projektkialaktsi hinyossgok, menet kzbeni vltozs s az aktualizls knyszer, vgl a gazdasgi, jogi, termszeti, egyb kls tnyezk kedveztlen hatsai [Webbs, 1994.]. A projektek jelents tbbsgben a megvalsts bizonyos tevkenysgeit kls zleti szereplk, pldul alvllalkozk vgzik, akiknek a munkafeladat elvgzsre irnyul ajnlatai - amennyiben elfogadsra kerlnek - szerzdsekbe foglalva a projektkltsgvets rszv vlnak. Ebbl kifolylag, kltsgtervezsi szempontbl kvnatos a szerzdsekben alkalmazott pnzgyi elszmolsi mdokrl is tjkozdni. Grg szerint, a leggyakrabban alkalmazott elszmolsi technikk:

1. Az r bzis elszmolsi mdok esetben a vllalkozi r

rgztsre kerl a felek kzti szerzdsben. Ez trtnhet

talnyr formjban, mikoris egyetlen sszegben llapodnak meg a felek a vgs teljestsre vonatkozan, vagy egysgr kiszmtsval (lsd az elz oldal), vagy vegyes mdszerrel, illetleg csszr klauzula alkalmazsval, amely bepti a szerzds rtkbe a teljests idejn tapasztalhat rvltozs inflcis hatst.

2. A Kltsg bzis elszmolsi md alkalmazsakor nem

kerlnek rgztsre a vllalkoz kzvetlen kltsgei, hanem csak az a dj, mely az alvllalkoz ltalnos kltsgeit s profitjt tartalmazza. Ez a dj meghatrozhat a majdani vgrehajtsi kltsgek szzalkban is.

74

3. A Cl bzis elszmolsi mdok alkalmazhatsgnak az a

felttele, hogy a megllapodsban pontosan kerljn definilsra a clrtk, mely ltalban a projektek elsdleges cljain alapulnak. Mindebbl kvetkezen

eredmnyre irnyul, megvalstsi idtartamra irnyul s kltsgkeretek betartsra irnyul elszmolsi formkat lehet megklnbztetni.

A fentieken kvl rdemes mg kiktni a clhoz viszonytott jobb, vagy rosszabb teljests anyagi elismersnek, vagy szankcionlsnak mdjt s mrtkt [Grg, 1999.].

4.5. Bizonytalansg s kockzatelemzs

A szervezetek mkdsi elemeinek tervszer megvalsulsa ktsges, mivel a vllalati tevkenysgek bizonytalansgokat rejtenek magukban, vagyis a szervezeti folyamat egszrl, vagy annak egyes elemeirl nem llapthatak meg elzetesen a bekvetkezs krlmnyeinek s jellemzinek rtkei. A bizonytalansg teht ilyen vonatkozsban informci hinyknt is rtelmezhet, mely azonban nmagban semleges jelleg kategria, mivel egy esemny bekvetkezte pozitv- s negatv irnyban is befolysolhatja egy cg mkdst. A fbb, szervezetben megjelen bizonytalansgi csoportok visszavezethetk a kvetkezk alapkategrikra: Az eredmnyt megvalst tevkenysgfolyamat jszersge, illetve annak mrtke, a vllalati mkdst krllel trsadalmi - gazdasgi krnyezet stabilitsa s a szervezeti eredmny terjedelmi s tartalmi megfogalmazsa. A fenti felsorolst sszevetve a jegyzet 1. fejezetben ltrehozott projektdefincival, egyrtelmen kijelenthet, hogy a

75

projektmegvalstsi mveletek fokozottan bizonytalan szervezeti folyamatoknak tekinthetk, hiszen a projektek ltrejttnek ppen az az egyik oka, hogy a szervezetben megjelen zleti problmk olyan sszetettek, egyediek s jszerek, melyeket ilyen mdon lehet hatkonyabban kezelni. Msrszt, a krnyezeti instabilits, vagy a szervezet stratgiai fontossg cljainak elrsre irnyul trekvsek is kiknyszerthetik azt, hogy a felsvezets ideiglenes szervezeti formkat, projekteteket hozzon ltre annak rdekben, hogy jobban lehessen fkuszlni a feladatok megoldsra. A bizonytalansg negatv kvetkezmnye a kockzat, melynek rtke a bekvetkezs valsznsgnek s az azzal sszefgg vesztesg szorzataknt hatrozhat meg, azonban a bizonytalansg enyhtse egyben cskkenti a kockzat mrtkt is, gy a projektmenedzser kockzatcskkentsi trekvseinek mindegyike visszavezethet a kockzati elem bekvetkezsi valsznsgnek- s/vagy a vrhat vesztesg mrtknek s/vagy a bizonytalansgi tnyezk szmnak s mrtknek cskkentsre. A projekttervezsben alkalmazott kockzatmenedzsment feladata teht alapveten az, hogy minimlisra cskkentse a projekttel kapcsolatos kockzatok rtkt. E cl elrst egy tbblpcss kockzatkezelsi folyamat tmogatja, melynek elemei:

1. A

kockzati forrsok feltrsa, meghatrozsa s csoportostsa: A projektekben leggyakrabban tettenrhet kockzati forrsok a kvetkezk: Idhz kapcsold kockzatok, melyek bekvetkezse a projekt vgrehajtsi idejnek kitoldst eredmnyezheti. Ezen kockzatok egy rsze a szervezeten belli tnyezkre, pldul az alkalmazottak teljestmnyre vezethetk vissza, msik rsze viszont a szervezeten kvli szereplk, pldul a ksedelmesen teljest beszlltk magatartsnak lehet a kvetkezmnye. Technolgihoz kthet kockzatok: Minl jabb a szervezet szmra egy bevezetsre kerl technolgia, annl

76

gyakorlatlanabb lehet a szervezet vgrehajt- s vezeti llomnya a technolgia alkalmazst vagy a zavarelhrtst illeten, ami termszetszerleg nveli a mkdtets kockzatt.

Emberi erforrsokhoz ktd kockzatok: Minden munkafeladatot ellt alkalmazott bizonytalansgi tnyezt jelent a projekt szmra, melynek mrtke ugyan cskkenthet a dolgozk kpzsvel, a feladatok vilgos definilsval, vagy a j kommunikcis kapcsolatokkal, m megszntetni nem lehet. A vgrehajtk mellett a vezet kivlasztsa is jelents kockzati faktornak minsl a projektekben, hiszen ebben a kulcspozciban elhibzott menedzseri dntseknek alapvet negatv hatsa lehet a projekt sikerre. A pnzgyi kockzat nemcsak a szken rtelmezett projektekre, hanem az egsz szervezet mkdsre is folyamatosan jellemz. Mind projekt, mind pedig szervezeti szinten a pnzgyi kockzat kt bizonytalansgi elem sszegbl ll: a projektmegvalsts kltsgvetsnek tllpsbl, illetleg a projekttl elvrt bevteli pnzram elmaradsbl. A politikai kockzat is kt rtelmezsi aspektusbl szemllhet, hiszen beszlhetnk olyan, a szervezet szempontjbl kls, vagy regionlis, illetleg makroszint gazdasgpolitikai vltozsokrl ilyenek lehetnek pldul a jogszablymdostsok - melyek keresztlhzhatjk projektjeink clkitzseit, illetve a projekt szempontjbl kedveztlenl mdosulhat a szervezet bels prioritsrendszere is.

2. Kockzatelemzs s -rtkels: A kockzati forrsok

definilsa utn fontoss vlik a rizikfaktorok vizsglata abbl a clbl, hogy szmszersteni lehessen a bekvetkezsk valsznsgt s hatsuk mrtkt. Lockyer s Gordon szerint ekkor a projektvezetsnek arra kell trekednie, hogy a kvetkez hrom alapkrdsre vlaszt kapjanak: Mi fordulhat rosszra? Mekkora ennek a valsznsge?

77

Milyen hatssal lehet a bekvetkezs a projektre [Lockyer Gordon, 2000.]?

A kockzati elemek bekvetkezsi valsznsgnek s esetleges hatsnak szmszerstsre szleskr valsznsg analitikai mdszertan ll rendelkezsre a szervezetek szmra, melynek bemutatsa nem kpezi a jegyzet rszt, m a faktorrtkek kpzse nyugodhat szubjektv, pldul tapasztalati alapokon is. A tevkenysgek lnyege abban ll, hogy a felismert hats kockzati elemek beplhetnek a projekttel kapcsolatos vezeti dntsekbe, illetve a kezelskre kln terveket lehet ltrehozni, ezzel is cskkentve a projektfolyamatban rejl bizonytalansgot. 3. Kockzatkezelsi politika kialaktsa: A projektkockzatok kezelse ktirny lehet: egyrszt a vezetsg trekedhet bizonyos kockzatok elkerlsre, pldul a tervdokumentciban, vagy a projektek vgrehajtsban alkalmazott mdszerek megvltoztatsval. Amennyiben azonban ez nem lehetsges, akkor kockzatenyhtsi stratgia kidolgozsra is sor kerlhet, mely a kockzatok minimalizlst tzi ki clul a kvetkez eszkzk segtsgvel: Projektclkitzsek mdostsa, alternatv technolgik s projektmenedzselsi mdszerek alkalmazsa, a tevkenysgek klcsns fggsgnek minimlizssa, erforrsok nvelse, akadlyok elkerlse a szervezeti rugalmassg nvelsvel, a kockzatok thrtsa pldul az alvllalkozra, vagy biztostra, a projektfeladat elhalasztsa egy ksbbi idpontra, vgl a kros kvetkezmnyek cskkentse.

78

4.6. Koncepcitervek projektvarinsokrl

dnts

A projekttervezs sorn megllapods szletik a projektek cltnyezirl s sikerkritriumairl, ugyanakkor felmrsre kerlnek a megvalsts krlmnyei, sajtossgai is, azonban az ilyen esetekben is gyakran elfordul, hogy tbb elmleti lehetsg vetdik fel a projektproblma megoldsra vonatkozlag. Ekkor a vllalati felsvezetsnek termszetszerleg megfogalmazdik egy olyan ignye a tervezk fel, hogy azok tegyk ugyanazon elemzsi ismrvek alkalmazsval rszletesen elemezhetv, s sszehasonlthatv az egyes projektmegvalstsi alternatvkat annak rdekben, hogy k szakmailag megalapozott dntst tudjanak hozni arrl, hogy mely vltozat kerljn a jvben megvalstsra. A projekttervezsnek ezt az sszevet tevkenysgt nevezzk koncepcitervezsnek, mg a projektvarinsonknt ltrejv dokumentumot megvalsthatsgi tanulmnynak (Feasibility Study). A komplex megvalstsi vizsglat Grg vlemnye szerint a kvetkez szempontok alapjn elksztett rsztanulmnyokat foglalja magban [Grg, 2003.]: A Technikai megvalsthatsgi tanulmny alapvet clja, hogy azonostsa azokat az eszkzket, technolgikat s infrastrukturlis krlmnyeket, melyet alkalmasak az elvrt projekteredmnyek ltrehozsra.

A Krnyezeti kolgiai hatstanulmny azt elemzi, hogy milyen mrtkben tud megfelelni a projektkoncepci a jogszablyi kvetelmnyeknek. Ez az elemzs kiterjed a kivitelezs s a vgeredmny mkdtetsnek vizsglatra is. A Stakeholder (rintett) analzis clja, hogy feltrja a projekttel - s annak eredmnyvel kapcsolatban kialakul rdekcsoportok krt, azonostsa rdekeik eljelt (tmogat, semleges, vagy ellenz), vrhat viselkedsket (aktv, vagy passzv) s a projektre gyakorolhat befolysuk erejt.

79

A Piaci hatstanulmny alapveten a projektbl szrmaz vgtermkek s/vagy szolgltatsok vrhat piaci fogadtatst vizsglja, megalapozva ezzel a bevteli - s profitkalkulcik lltsait. A Pnzgyi megvalsthatsgi tanulmny kiterjed a projekteredmny ltrehozshoz szksges tkebefektets volumennek, s a tkeszksglet idbeli alakulsnak analizlsra, a finanszrozsi forrsok sszettelnek elemzsre, az eredmny vrhat mrtknek becslsre. A Kockzati elemzs clja, hogy feltrja s rtkelje az elsdleges projektclok megvalsulst befolysol kockzati tnyezket, azok vrhat mrtkt, s definilja a projekt sikernek bizonytalansgi tnyezit. A Fenntarthatsgi tanulmny a technikai- s a pnzgyi fenntarthatsg feltteleit is vizsglja. A megvalsts helyszn elemzse akkor vlhat fontoss, ha a projekteredmny elrse tbb potencilis helysznen is vghezvihet. Ekkor a helyszn megfelelsge, illetve az alkalmass ttel kritriumai vlhatnak vizsglat trgyv.

Ezek az elemzsek kiemelkeden fontosak projekttervezsi s szervezeti szempontbl, mivel ezen dokumentci alapjn jn ltre a vezetk rszrl a megvalstsra rdemessgi dnts, mely gyakran egyet jelent egy szervezeti csoport jvbeni forrshoz jutsval, illetve hatalmi pozciinak ersdsvel, ms lobbik ellenben. Msrszrl, a kivlasztsra kerl koncepciterv az utols nagy horderej projekttervezsi output, mivel a vezeti dnts a tervezsi folyamat vgt s egyben a megvalsts kezdett is jelenti, mely sorn nem a tervezsen, hanem a teljestsen van a hangsly. Igaz, ekkor is vgeznek a projektteam tagjai tervezsi tevkenysget, melyek tervtpusai kzl a leggyakoribbak a Kivitelezsi-, Operatv-, s Rszlettervek, m ezek kisebb lptkek s f cljuk a vgrehajtsi feladatok finomhangolsa lesz. Tervezsi lpseik,

80

alkalmazott eszkzeik s mdszereik azonban ugyanazok lesznek, mint az eddig trgyalt projekttervezsi folyamatnak, ezrt nem kerlnek a tovbbiakban kln jellemzsre. Vgezetl, fontos kiemelni, hogy egyetlen projektvltozat esetben is kvnatos a fenti elemzsek elvgzse, mivel a szba jv alternatvk szmtl fggetlenl kell felels mdon eldntenie a vezetsnek, hogy van e egyltaln a szervezeti clokhoz s krlmnyekhez illeszthet s megvalsthat tervezet, vagy sem. Ekkor a tervezsi munka rtelme abban rejlik, hogy a vezets szakmailag megalapozottan tudja megindokolni azt a dntst a tulajdonosok fel, hogy mirt nem vg bele valamely verzi megvalstsba.

81

5. Projektkontroll
A projektek sikertelensgnek szmos oka lehet, pldul hogy a projektclok nem voltak pontosan definilva, rosszul mrtk fel a dntshozk a projekttel kapcsolatos krnyezeti krlmnyeket, kockzatokat, hinyzott a bels szervezeti elktelezettsg a projektclok megvalstsra, a felsvezetk nem biztostottk a projektfeladatok elvgzshez a szksges erforrsokat, vagy nem kvettk figyelemmel a dntshozk a projekt elrehaladst, s gy tl ksn avatkoztak be a kedveztlenre fordult projektfolyamatok visszafordtsa rdekben, stb.. Ez utbbi projektmenedzselsi hiba kikszblse rdekben alkalmazzk a szervezetek a projektkontroll eszkztrt. A projektmegvalstssal egyidejleg teht szksges a projektfeladatok elvgzsnek ellenrzse is. E kontrollnak ki kell terjednie a tervezett s tnyleges tevkenysgek idbeni szinkronizcijra, s az erforrsok felhasznlsnak mrtkre, kiemelten szemllve a kltsgkeretek betartst. A projektmegvalsts ellenrzsi tevkenysge szmos, a projektclok elrst jellemz indiktor egyidej elemzsvel s rszletes projektdokumentci elksztsvel jr egytt, mely mdszertani ismeretek alkalmazsa elengedhetetlen felttele a projekttevkenysgek hatkony nyomonkvetsnek.

5.1. A kontroll clja s feladata a projektekben

Egy projekt teljestse akkor tekinthet sikeresnek s eredmnyesnek, ha az gy jrult hozz a szervezet stratgiai cljainak az elrshez, hogy kzben a projektclok is megvalsultak. A projektkontroll tevkenysgek viszont ahhoz jrulnak hozz, hogy a clok minl inkbb a projekttervekkel szinkronban jjjenek ltre. Tulajdonkppen ezt a trekvst fejezi ki e projektellenrzsi tevkenysg defincija is, miszerint a projektkontroll a projekt teljestsre vonatkoz dntstmogat informcis rendszer, mely magban foglalja az analzisek elvgzst, valamint az elemzsi eredmnyek alapjn a szksges korrekcis intzkedsek meghozatalt. Mindemellett nem

82

elhanyagolhat az a tny sem, hogy a folyamatos ellenrzs ltal a projektben rsztvevk motivcis szintjt s felelssgtudatt is lehet ilymdon emelni. A kontroll tevkenysge hrom vezetsi dimenzira terjedhet ki, melyet az n. projektkocka modell mutat be legrzkletesebben (lsd 18. bra): 18. bra: A Projektkocka

Forrs: Gilbreath, R. D. (1986): Winning at Project Management, What Works, What Fails and Why, John Wiley & Sons, New York, 93. old. 1. A Megrts dimenzija: A projekttevkenysgek ellenrzsnek egyik legfontosabb eszkze a szervezeti informcis rendszeren keresztl trtnhet. A vllalat felsvezetse s a projektcsoportok kztt a kommunikcis kapcsolatot a projektvezet ltja el az utastsi jelentsi rendszeren keresztl. A projektvezet, vagy vezets kzvetti a topmenedzsment utastsait s/vagy a megbz kvnsgait a megoldand projektproblmval kapcsolatban, s ugyancsak terjesztheti el a vezetsnek s/vagy a kls megbznak a projektben rsztvevk szrevteleit, tleteit s gondjait is a projektelrehaladsi jelentsek mellett. Ez a kt- vagy

83

tbboldal kommunikci teszi lehetv, hogy a felek megfelel attitdje esetn minden rintett megrtse a tbbiek problmit, s ez az alapja egyben egy konstruktv kompromisszumkeressi folyamat elindtsnak is. 2. A Teljests dimenzija: A projektclok teljestse a projektkltsgvets betartsn keresztl kontrolllhat leginkbb, mivel a projektbdzs magban foglalja a felhasznland erforrsok fels limitjt s a hasznosts idbeli eloszlst is. A projektkontroll teht kiterjed az erforrsok tervezett- s a tnyleges hasznostsnak idbeni s arnybeli sszehasonltsra s az eltrsek elemzsre. Nem szabad elfeledkezni arrl sem, hogy a projektkontroll - a fenti elemzsekbl kvetkezen -javaslatot tehet a dntshozknak olyan korrekcis intzkedsek megttelre, melyekkel az erforrsok tnylegesen felhasznlt mrtke jra megkzeltheti az elvrtakat. Az alkalmazott eszkzk kz tartozhatnak pldul a teljessg ignye nlkl - a takarkossgi elrsok bevezetse, az erforrsok egymssal val kivltsa, az erforrsfelhasznls egyenletessgnek biztostsa, alternatv finanszrozsi forrsok felkutatsnak tevkenysgei, vagy abban az esetben, ha az eredeti clparamterek elrse mr lehetetlenn vlt, a projektclok mdostsa. A Kontrolling dimenzija: A projektkontroll lnyegben nem ms, mint a projektfeladatok megoldsi mdjnak folyamatos nyomonkvetsre. Ez a munka segtsget nyjt a vezetknek a projektmenedzselsi dntsek megalapozshoz, mivel friss s pontos adatokkal ltja el a kontrolling a dntshozkat. Az gy kpzett informcikat maga a projektkontrollinggal foglalkozk elemezhetik, megoldsi utakat javasolhatnak, kockzat elemzseket s hatsvizsglatokat vgezhetnek a felmerlt verzikkal kapcsolatban, vgl a dntst kveten ellenrizhetik az egyes utastsok gyakorlatba val tltetst s analizlhatjk a korrekcis intzkedsek hatsait. Ilyen tekintetben, a projektkontroll a felels menedzseri dntsek meghozatalban vezeti httrtevkenysgknt mkdik, melynek segtsgvel cskkenteni lehet a projektmegvalsuls kockzatt.

3.

84

A projektkontroll tevkenysgekkel kapcsolatban szmos vezeti, megbzi s rintetti elvrs fogalmazdott meg, melyek kzl a leggyakrabban hangoztatottak - csokorba szedve -a kvetkezk: A projektkontrolling jelezze a tervezett s a valsgos helyzet kztti eltrst, hogy a megfelel korrekcis intzkedsekkel a teljests a tervezettnek megfelelen valsulhason meg, a tevkenysgekkel kapcsolatos mrsek legyenek preczek s kvetkezetesek, a rendszerben legyen minl kevesebb adatfeldolgoz pont, a folyamatok gyorsabb ttelhez, az elemzsi eredmnyek megjelensi formja legyen knnyen rtelmezhet, s vgl legyen sszehangolt a felhasznl szervezettel az informciramls s a dntsi hatskrk tekintetben. Mindezek mellett jogosan merlhet fel a krds a projektkontroll pontos funkcijval kapcsolatban: Mire irnyulhat a projektkontrolling tevkenysg? A szervezeti gyakorlatban a leggyakrabban alkalmazott ellenrzsi dimenzik a kvetkezk: 1. Az idhz ktd kontroll (kapcsold terlet: folyamatkontroll): Ebben az esetben az ellenrzs tevkenysg-, folyamat-, illetve teljes megvalstsi szint is lehet egyidejleg. Ez azt jelenti, hogy a nyomonkvets kiterjedhet egy egy tevkenysg kszenlti szintjnek figyelsre, a teljes projektmegvalstsi idhz kapcsold kritikus tevkenysgek kiemelt figyelemmel ksrsre, a hossz tfutsi idej, vagy kltsges tevkenysgek folyamatos elemzsre, a mrfldkvekhez kapcsold projektkontrollra s a projektfeladatok teljes vgrehajtshoz (TPT Total Project Time) illesztett hatrid betartsnak ellenrzsre. Az idhz ktd kontroll teht felleli a teljes projektmegvalsts menett, s ezrt nevezhet a folyamatkontroll kapcsold tevkenysgi terletnek.

85

2.

A pnzgyekhez ktd kontroll (kapcsold terletek: erforrskontroll, kltsgkontroll, kszpnzkontroll): A projektek megvalstsnak msik szk keresztmetszete a megvalsts finanszrozsi kerethez ktdik. A projektek vgrehajtsra sznt pnzgyi s apport elemeket sszefoglalan a projekt kltsgvetsnek nevezzk. Mivel minden erforrs pnzbe kerl, ezrt a projektek pnzgyi ellenrzse hatkonyan vizsglhat az erforrsok ignybevteln s a projektvgrehajts idbeli kltsgekalakulsn keresztl. Ezrt is nevezhet rokon elemzsi terleteknek az erforrs- s kltsgkontroll. A bdzs idbeni felhasznlsnak vizsglata is fontos aspektusa a kontrollingnak, hiszen a projektforrsok kiaknzst gy kell megoldania a vezetsnek, hogy a szervezet likviditsa ne kerljn veszlybe. gy vlik kiemelt jelentsg ellenrzsi terlett a kszpnzkontroll tevkenysgi terlete. Nem feledhet azonban az sem, hogy nmely projekt a megvalstsa kzben nemcsak kiadst, hanem bevtelt is indukl, melyet pnzgyi szempontbl ugyancsak rdemes figyelemmel ksrni. Ezekkel a kontrollformkkal a 8.3. fejezet foglalkozik. A teljestshez ktd kontroll (kapcsold terlet: eredmnykontroll): A projekt teljestsnek szintje termszetesen sszefgg a projekt elsdleges cljainak teljeslsvel, vagyis a hatrid s a kltsgkorltok betartsval, illetve a kitztt eredmny elrsvel (lsd: 1.4. fejezet). Az els kt elemet az idhz s a pnzgyekhez ktd kontroll is tzetesen vizsglja, mg a harmadik terletet, a projektmegvalsts elrehaladtval a teljestskontroll, s a vgrehajts befejezdsvel az eredmnykontroll jellemzi. E ktfle analzis egymst kiegsztve elemzi a tervezett s tnyleges projektllapotok kzti esetleges eltrseket, azok kvantifiklsi mdjait, s javaslatot tesz a klnbsgek cskkentsre, vagy megszntetsre. Egy msik megkzelts szerint a teljestshez ktd kontroll kzppontjban a projekt megvalstsa sorn kpzett eredmny ll, mely szemlletet ltrehozott rtken alapul kontrollnak nevezik. Brmely szemlletet is vlasztja a szervezeti vezets, nem tekinthet el a teljests s a vgeredmny szmszerstsnek formitl, mely

3.

86

indiktor tmeg sokrt dntselksztsi lehetsget biztost a felsvezets szmra. A 8.3. fejezet alfejezetei a projektteljests mrshez kapcsold kiterjedt mutatszmrendszer legfbb elemeit s azok logikai kapcsoldsi pontjait definiljk. 4. Dokumentumkontroll: A projektek lett vgigksrik azok az iratok, melyek a tervezs klnbz fzisaihoz ktdnek. Pldnak okrt, az tletek generlshoz fontos httrinformcit jelenthetnek a klnbz jelentsek, llapotfelmrsek, majd a projektclok defincijt kvetelmnykatalgusokban lehet sszefoglalni, a projekt rszletezbb dokumentumai lehetnek a specifikcik, megvalsthatsgi tanulmnyok, majd a megvalstshoz ktd alvllalkozi ajnlatok, rtkelsek, jegyzknyvek, szerzdsek, reklamcik, levelezs, hatsgi engedlyek, tads tvteli jegyzknyvek, s e krbe tartoznak a pnzgyi teljests dokumentumai is. Lthat, hogy a projektfolyamatok nyomonkvetsnek egyik legjobb mdja, a projektfolyamatok sorn kpzdtt brmilyen adminisztratv jelleg adatforrs feldolgozsa s a dntshozk el trsa. E tevkenysg hatkonysga azonban azon mlik, hogy mennyire egzakt az informci, s hogy mennyire tekinthet aktulisnak. A 8.4. fejezet a projekttervezs folyamata sorn legelterjedtebb dokumentumformkat mutatja be. Egyb kontrollformk: A fenti kontroll tevkenysgeken kvl a projektek jellegzetessgeihez igazodva a leggyakrabban alkalmazott ellenrzsi terletek kz tartozik pldul a minsgkontroll, melynek mdszertani httert a Teljes Minsgellenrzsi Tevkenysg (Total Quality Management TQM), az ISO, vagy az SAP minsgellenrzsi rendszerek alkotjk. Fontos vizsglati dimenzi lehet az emberi erforrs menedzsment, melynek elemzst nem is a kontrollerek, hanem a szemlyzeti tevkenysgekkel foglalkozk mrik fel, pldul teljestmnymrs, vagy attitdvizsglatok keretben. A projekt megvalstsnak globlis szint vizsglati formihoz tartoznak a kockzattal s bizonytalansggal foglalkoz analzisek, melyek kiemelked szerepet jtszanak a projektmegvalstsi koncepcik kzti vlasztsban, m

4.

87

kardinlis szerephez juthatnak a projektmegvalsts sorn is. A projektfolyamatok ellenrzst nemcsak bels szervezeti szereplk vgezhetik, hanem szmos kls rintett is, mint pldul a megbz, a finanszroz, vagy ms ellenrz szerv, hatsg, mely felgyeleti formkat, sszefoglalan kls projektkontrollnak nevezzk. Az e pontban felsorolt kontrollformk - a tanknyv terjedelmi korltai miatt a tovbbiakban nem kerlnek rszletesen bemutatsra. 5.2. Projektkontroll folyamata a projektciklus klnbz fzisaiban A projektkontroll vgigksri a projekt teljes letciklust az tlet szletstl a vgeredmny ltrejttig, mivel minden projektfzisban alapvet fontossg, hogy a vezetk amennyiben szksges idejekorn be tudjanak avatkozni a projektfolyamatokba abbl a clbl, hogy a projektclok teljesljenek. A kontroll teht nemcsak az ellenrzs s a motivci eszkze, hanem egyben jelents informcis s dntselkszt szerepe is van a projekt megvalsulsa sorn. A projektkontroll folyamata teht a tmval foglalkoz kutatk szleskr megegyezsn alapulva egyfajta iteratv jelleg krfolyamatknt jellemezhet, ugyanis egy projekt vghezvitele egyben egy j projekt generlsnak alapjt jelentheti, amely a kontroll feladatait is jradefinilja. A projektkontroll folyamata az ellenrzsi normk deklarlsval indul (Plan), majd az ellenrizni kvnt elemek llapott jellemz adatok beszerzsvel folyatatdik (Monitor), ezt kveti a tnyek sszevetse a kvnt helyzettel (Compare), s vgl az ellenrzsi kr - ha az eltrsek mrtke megkvnja - a szksges a folyamatok megvltoztatsra irnyul intzkedsek megttelvel zrul (Act). Ez utbbi cselekvs azonban fellrhatja a folyamat elejn rgztett elemzsi normkat (lsd 19. bra). Ezt az alapvet gondolamenetet Lockyer s Gordon is hasonlkppen rtelmezik, m egyben gy vlik, hogy maga az ellenrzsi folyamat tovbb rszletezhet, s gy a kvetkez hat lpcsfokra bonthat: 1. Tervezs, mely megfelel a kvetend projektnormk rgztsnek.

88

2.

3.

4.

5.

6.

Publikls, mely a normk rsos formban val definilst s az rintettekkel trtn megismertetst jelenti. F dokumentumai az idtervek, ktelemgyjtemnyek, a projekt Gantt struktrja. A Mrs fzisa, mely megfelel a 19. bra 2. pontjban szerepeltetett informcigyjtsi szakasznak, ahol a meghatrozott indiktorok aktulis s kvantifiklhat adatokkal val feltltse trtnik. Az sszehasonlts tevkenysge fedi az elemzsi sszevetsi folyamatelemet. Lnyegben itt kerl sor a projekttervekben lertak s a valdi llapotok kzti klnbsgek feltrsra s elemzsre. Jelentstteli tevkenysg, mely az eltrsek rgztst foglalja magban. Amennyiben a differencia mrtke megkvnja, az adott helyzetben kvnatos vezeti lpsek javaslatai is ebben a dokumentumban kapnak helyet, melyekrl azonban a felsvezetknek kell meghozniuk a vgs dntst. Vgl, az Elrejelzs s kijavts tevkenysge annyiban sszetettebb zrfolyamat ebben a modellben, mint a korrekcis intzkedsek elvgzse, hogy a vltoztatsi dntsek kihatsai is ebben a szakaszban kerlnek felmrsre, melyek alapjn aztn a tnyleges intzkedsek meghozatala trtnik. Az elzetes hatsvizsglat teht egyfajta tovbbgondolsa a nyers kontroll adatainak, mellyel megknnythet a felels dntshozatal [ Lockyer Gordon, 2000.]. 19. bra: A projektkontroll (PMCA) folyamata

89

Forrs:Grg M. (1999): Bevezets a projektmenedzsmentbe, Aula Kiad, Bp., 224. old. s Dingle, J. (1997): Project Management, Arnold, London, 249. old alapjn E folyamatsorrend vgrehajtsnak kvetkezmnykppen vltozhatnak azok a normk, melyek mrst a kontrollingnak a jvben el kell vgeznie, s gy a teljes kontrollfolyamat is mdosulhat, m arrl sem szabad elfeledkezni, hogy a mintavtel s mrs tevkenysge a projekt teljes idtartama alatt folyamatos, mert csak gy lehet biztostani az adatok aktualitst, illetve a gyors s megfelel menedzseri reakcikat. A projektfolyamatok figyelemmel ksrse teht rzkelhet a projektciklus teljes folyamn, vagyis ezen idhz ktd ellenrzsi tevkenysgeket csoportostani lehet az alapjn, hogy milyen feladatok megoldsn kell gondolkodniuk a projektkontrollban rsztvevknek a projektek egyes megvalstsi fzisaiban. Ezek - vzlatosan - a kvetkez tevkenysgek lehetnek: 1. Kontrollfeladatok a projekttervezsi fzisban: A projekttervezs tevkenysgeinek az a specialis vonsa, hogy mg nem kezddnek meg ebben a fzisban a vgrehajts munklatai, gy felsznesen szemllve nincs is mit kontroll al vonni. Termszetesen, ez a kijelents nem llja meg a helyt, mivel a tervezs sorn szksges vizsglni az egyes felmerlt projektalternatvk gazdasgossgi mutatit, melyekrl rszletesen a 8.4. fejezetben esik sz. Ezen indiktorok sszemrhetv teszik az egyes lehetsgesen megvalsthat

90

projektvarinsokat, s egzakt mdon altmasztjk a projekttletek elvetst, vagy a kivlasztsi dntst. Mindezek mellett, a kontrolling feladata olyan mrszmok krelsa s tervdokumentciba vonsa is, melyek lehetv teszik a projekt majdani megvalstsakor a projektfolyamatok s az -eredmny mrhetsgt. 2. Kontrollfeladatok a projektmegvalsts sorn: A tnyleges projektmunklatok elkezdsvel a kontrollerek legfbb feladatv a projektesemnyek s a projektet krlvev zleti krnyezet vltozsnak nyomonkvetse. Ez elgg sszetett tevkenysgcsomag, mely tatralmazza a projekttevkenysgek teljestsnek tteles ellenrzst, a teljests sorn felhasznlt erforrsok felhasznlsnak vizsglatt, a projektkltsgvets ltal biztostott pnzgyi kereteket figyelembe vve a kltsgek alakulst, illetleg a projekt tnyleges trtnseinek s a tervezett adatainak sszevetst. Tovbb, ezen alapadatok birtokban, a projektkontroll jelentsben sor kerlhet a szndkolt s nem szndkolt eltrsek elemzsre a tervezett s tnyleges llapotok kztt s az esetlegesen szksgess vl korrekcis intzkedsek javasolsra az gynevezett rendkvli helyzetekben. A kontrollerek ltal kpzett adatok leggyakoribb elfordulsi csoportjait a 10. tblzat tatalmazza. Kontrollfeladatok a projektzrs fzisban: A projektek befejezse ismtelten azt sugallhatja a felletesen rdekld szmra, hogy a kontrollingnak sincs tbb feladata, hiszen mr nincs mit sszegyjteni. Ez a megllapts sem helyes, mivel a kontrolling ezen fzisban, szorgos hangya mdjra gyjti ssze a projekt vghezvitele sorn felgylemlett tapasztalatokat. Ennek eredmnyekppen kszlhet el az a bels projektzrsi sszefoglal jelents, mely objektv mdon elemzi a projekttervezs s vgrehajts kzben elkvetett hibkat s helyes megoldsokat, gy nyjtva a felsvezetk s a tulajdonosok szmra egy ltalnos rtkelst a teljes projektrl, s egyben gy segtve a projekttapasztalatok alkalmazst a szervezet jvbeni projektjeinek megvalstsakor. 6. tblzat: A szervezeti rendszer elemzsnek terletei

3.

91

5.3. Pnzgyi projektkontroll

A projektek megvalstsnak szmos szk keresztmetszete van a megvalsts idejtl elkezdve, a szakrtelmen t, egszen a pnzgyi finanszrozsi forrsokig. Belthat teht, hogy a fent felsoroltak kzl a szervezet szmra a projektfinanszrozsi forrsok megteremtse s hatkony felhasznlsa kardinlis krds, ezrt kiemelt jelentssggel br a projektfolyamatok ellenrzse sorn a pnzgyi kontroll tevkenysg. A projekt teljestse kzben folyamatosan szksg van a kltsgvets betartsnak ellenrzsre, mivel a projektkltsgek tllpse jobb esetben a projektbl szrmaz hasznok cskkenshez vezethet, m slyosabb szituciban a projekt teljes kudarca s a szervezet likviditsi vlsga sem elkpzelhetetlen kvetkezmny. A projektek pnzgyi kontrolljnak alapdokumentuma a projektkltsgvets. Ez a bdzs a projektben elvgzend tevkenysgek kltsgeibl indul ki, melynek f tervezett a tevkenysgjegyzk, vagy az gynevezett Munkalebontsi struktra (lsd: WBS) adja. A projekttevkenysgek kltsgeinek megllaptst azonban nem lehet kln kezelni a projekt erforrstervtl s idtervtl, hiszen ezek a tnyezk hatnak egymsra, s bizonyos esetekben akr helyettest viszony is kialakulhat kzttk. Ezek alapjn, a pnzgyi tervezs esetben

92

fontos kidolgozsi kritriumm vlik a kltsgek becslsnek pontossga, a tnyleges folyamatok tervezettl val eltrsnek mrhetsge s gyors felismerse annak rdekben, hogy a megfelel korrekcis intzkedsek megttele mihamarabb megtrtnhessen. Ennek rdekben, a projekt Munkalebontsi struktrjnak mintjra a kontrollerek gyakran Kltsglebontsi szerkezettervet (CBS Cost Breakdown Structure) is ltrehoznak, melynek felhasznlsval kszlhet el a vgleges kltsgvets, s definilsra kerlhetnek a projektben felhasznlsra kerl kltsgelemek is, a nekik megfelel kdok kiosztsval. Ez utbbi azrt fontos, mert a tnyleges kltsgek ezekre a kltsgkdokra terhelhetk majd r a vgrehajtskor. A projektek megvalstsa sorn figyelembe kell venni azt a tnyt, hogy a kltsgek hrom eltr jellegzetessgekkel br formja ltezik a pnzgyi kontrolling szmra, melyek: 1. 2. 3. Tervezett kltsgek: Ezek a projektkltsgvetsben szerepl, m mg nem aktv ttelek. Elktelezett kltsgek: A projektszervezet ltal mr jogilag vllalt kifizetsi ttelek, melyek kifizetse mg nem aktulis, m a kifizets idpontja mr pontosan tervezhet. Tnyleges kltsgek: A mr megvalsult tevkenysgek vghezvitele kapcsn mr kifizetett, valban elklttt pnzgyi ttelek.

Termszetesen, a projekt befejezsvel minden tervezett s elktelezett kltsgelem tnylegess vlik, m a projektek kivitelezse sorn e kltsgfajtk mindegyike egyszerre jellemzi a projektek pnzgyi menedzsmentjnek mkdst. A kaotikus elszmolsi helyzet elkerlse rdekben a pnzgyi kontrolling szmos olyan dokumentummal dolgozik, amely tisztzza a kltsgelem sttuszt. Ezek lehetnek szmlk, elismervnyek, rendelsek, visszaigazolsok, kiadsi bizonylatok, melyeket egy kzponti pnzgyi adminisztrcis kzpont fogad s regisztrl. A projektekben hasznlatos kltsgellenrzsi mdszerek mindegyike tulajdonkppen arra krdez r, hogy a projektben valban lezajl folyamatok mennyiben klnbznek a tervezetekben megfogalmazottaktl. Ez a kltsgfelhasznls terletn a legegyszerbben kifejezhet formban a kvetkezket jelenti:

93

Tervezett kltsgek - Elktelezett kltsgek = KLTSGELTRS

A kltsgeltrs mrtke s eljele mr sokat elrulhat a projekt tnyleges llapotrl, m a nyers adatokban rejl zeneteket meg kell fejteni. Pldul, ha a paramter rtke pozitv, akkor felletesen megtakartsnak rtkelhetjk a fennll projekthelyzetet, br ennek az erdemnynek az is oka lehet, hogy nem vgeztek el idre minden tervezett tevkenysget, vagy nhny kltsgttel nem lett regisztrlva, vagy nagyon tlbecsltk a tervezk nhny kltsgelem vrhat rtkt. Termszetesen, az indiktor negatv rtknl be kell avatkoznia a projektvezetsnek a kltsgek lefaragsa rdekben, br ekkor is el lehet gondolkodni azon, hogy nem ideiglenes e a fennll helyzet, vagy elg nagy e az eltrs ahhoz, hogy azt a kemny projektkltsgvetsi korlt mr ne brn el. A fenti hibk elkerlse vgett a kontrollingnak folyamatosan azon kell munklkodnia, hogy a projekt mkdse kzben amennyiben csak lehetsges aktualizlja a klbz jelleg kltsgekrl kapott informciit, hogy pontostani tudja a terv- s tnyadatok kzti eltrsek mrtkt. A pnzgyi kontrollereknek a projekttervezs sorn azonban elszr a szba kerl projektterv - vltozatok kztti vezeti dntsek pnzgyi gazdasgi megalapozsban kell segdkeznik, a rendelkezskre ll mdszertani ismeretek s mutatszmok segtsgvel.

5.3.1. A projektvltozatok sszehasonltsi lehetsgei

pnzgyi

A projektclok elrsnek szmos vltozata elkpzelhet, melyek sszevetse a projektkoncepcikrl kszlt sszehasonlt tanulmny alapjn trtnhet. A fent emltett koncepcitervek azonban jnhny kritrium alapjn vizsgljk az egymstl eltr

94

verzikat, melyek kzl a legjobban szmszersthetk a pnzgyi gazdasgi projektjellemzk. A tervezsre rdemessgi dntssel a projektvezets kivlasztja a - nmely esetben - nagyszm projektkezdemnyezs kzl azokat, melyek a legjobbnak ltszanak, majd rszletesebb kidolgozsra adja t az tleteket a kontrollereknek abbl a clbl, hogy azok azonos formai s tartalmi elrsoknak megfelelen egy alaposabb elemzsen essenek t. Ezltal, a felsvezetsnek lehetsge nylik a koncepcik kzti legmegalapozottabb megvalstsra rdemessgi dntst meghozni. Az rtkelsi kritriumok legfajslyosabb elemei termszetesen a profit-, hozam- s rtkkpzs kategriihoz kapcsoldnak, melyek a kvetkezk lehetnek: 1. A projekt megtrlsi ideje: Az az idszak, mely alatt a projektvgeredmny megvalstshoz szksges tkebefektetst a projekt sajt mkdsbl szrmazan kitermeli.

K PI = N
PI K N = a projekt megtrlsi ideje = a befektetett tke = az ves tlagos nett profit

, ahol

A fentiek alapjn megllapthat, hogy az a koncepci a kedvezbb a szervezet szmra, amelyik megtrlsi ideje rvidebb. Megjegyzend, hogy ezt a mutatszmot csak akkor clszer hasznlni, amikor a verseng projektvltozatok vrhat mkdsi lettartama azonos s a projektbl szrmaz hozamok ezen idszakban felttelezheten egyenletes eloszlst kvetnek. 2. A projekt (ves, tlagos) megtrlsi rtja: Ez a mutatszm azt fejezi ki, hogy a projekt mkdtetsvel elrhet ves,

95

tlagos nyeresg hny szzalkt teszi ki a megvalstshoz szksges tkebefektetsnek.

PR =
PR N K PI

N 1 = K PI

, ahol

= a projekt megtrlsi rtja = az ves tlagos nett profit = a befektetett tke = a projekt megtrlsi ideje

A kplet alapjn knnyen szrevehet, hogy az a projektvarins tekinthet a legkedvezbb vltozatnak, amely megtrlsi rtja a legmagasabb, hiszen ez termeli ki leggyorsabban a megvalstsba befektetett tkt is. Ez a mutatszm egyszeren szrmaztathat az elzbl a megtrlsi id reciproka -, gy ugyanazok az alkalmazsi krlmnyek jellemzk r. 3. A projektbe beruhzott pnzeszkzk forgsi sebessg: Azt mutatja meg, hogy a projekt mkdsi ideje alatt hnyszor trl meg az eredetileg befeketett tke.

PS =
MI PI

MI PI

, ahol

= a projekt vrhat mkdsi ideje = a projekt megtrlsi ideje

96

A fenti mutatszmok elemzsvel lthat, hogy az a projektvarins tekinthet a szervezet szmra legelnysebbnek, melynek legmagasabb a forgsi sebessge, vagyis amely mkdsi ideje alatt a legtbbszr megtrti a megvalstsba fektetett tkt. Az eddig megismert mutatszmok statikus elemzsi formjnak tekinthetk, mivel nem szmolnak a pnz idbeni rtkalakulsval. A diszkontls segtsgvel azonban idben dinamikuss tehetk a fenti indiktorok gy rnyaltabb kpet kaphatunk arrl, hogy az egyes projektvltozatok megvalstsa milyen rtket is kpviselhet igazbl a szervezet szmra. A diszkontlskor arra keressk a vlaszt, hogy mennyi az rtke egy n v mlva esedkes K tkemennyisgnek i kamatlb mellett. A megolds kpletben megjelentve a kvetkez:

Kn = K (
K Kn i

1 ) n (1 + i )

, ahol

= az eredeti tkebefektets = K tkebefektets jelenbeli rtke = a befektetsi idszakra jellemz kamatlb, vagy diszkontrta 1 / (1+i)n = a diszkontfaktor

piaci

A projektekkel kapcsolatban azonban fontos megjegyezni, hogy a mkdsi idtvjuk alatt nemcsak kltsgeket jelentenek a befektet szervezet szmra, hanem hozamot is hoznak, s gy juthatunk el a kvetkez indiktor, a nett jelenrtk fogalmhoz. 4. Nett jelenrtk (NPV Net Present Value): A projektek mkdsi idszakra es hozamok s beruhzsi kltsgek klnbsgnek diszkontlt rtke.

97

NPV =
Rn Cn

Rn C n
(1+ i ) n

, ahol

n= 0

= a projektmkdsbl n v alatt szrmaz hozamok sszege = a projektre n v alatt elklttt beruhzsi kltsgek sszege

Nyilvnval, hogy azt a projektvltozatot rdemes preferlnia a projektvezetsnek, melynek a legnagyobb a nett jelenrtke. Ez a megolds teht lehetv teszi azt is, hogy eltr ciklusidej projektvarinsokat is sszehasonlthasson a kontrolling. 5. Bels megtrlsi rta (IRR Internal Rate of Return, PRR Projekt Rate of Return): rtke az a diszkontrta (i), mely mellett a projekt nett jelenrtke zrus. Ekkor a projektbl szrmaz hasznok pontosan fedezik a projektbe befektetett tke kltsgt. Amennyiben a bels megtrlsi rta pozitv, gy a projekt a kltsgeken fell profitot is termel, mg negatv rtke esetn a projekt profitrtja nem ri el a piaci kamatlbat, vagyis nem ri meg megvalstani a projektvarinst. Az indiktor htrnya, hogy nem ad semmifle informcit arra nzve, hogy mekkora profitot generl a projekt, csak azt jelzi, hogy melyik a legnagyobb pozitv megtrlsi rtj projektkoncepci. Diszkontlt megtrlsi rta: A projektmkdsbl szrmaz bevtelek sszege diszkontlt rtknek s a projektberuhzs kltsgei sszege diszkontlt rtknek a hnyadosa. Amennyiben a mutat rtke 1, gy a beruhzott tke rtke ppen megtrl a projekt mkdsi ciklusa alatt. Ebbl kvetkezen az 1 alatti rtk nem elfogadhat a vezets szmra, mg az 1 feletti rtkkel rendelkez vltozatok kzl vrhatan a legmagasabb rtk megvalstsval nyerhet a legnagyobb haszon.

6.

98

5.3.2. A projektmegvalsts indiktorai

A projektvltozatok kzti dntshozatal utn a projektmegvalsts nyomonkvetse szintn alapvet rdeke a projektvezetsnek, mely elvgezhet egy olyan jelleg elemzssel, mely sszeveti a terv- s tnyadatok eltrseit, s ezek alapjn kpes elrejelezni a teljests vrhat idtartamt s sszkltsgt. Amennyiben teht a szervezeti felsvezets lndzst tr a megvalstand projektvltozat mellett, akkor a kontrolling tevkenysgnek mr csak a vgs verzi tervek szerinti vghezvitelt szksges nyomonkvetnie. Ennek klasszikus mdszere a terv- s tnyadatok sszehasonltsa, illetve az ezek nyomn kszlt jelents s javaslatok megttele. A tervezett projekt llapotok s a tnyleges projekthelyzet kzti klnbsgek mrsre igen kiterjedt mutatszmrendszer alakult ki, melyek kzl - jelen jegyzet keretei kztt a legfontosabbak kerlnek bemutatsra a C/S CSC (Cost / Schedule Control Systems Criteria) mdszer szerint. Az eljrs a kvetkez kategrikra s sszefggsekre pl: 1. BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled): Tervezett tevkenysg tervezett kltsge, melyet mskppen a PV (Planned Value), Tervezett rtk nven is szoktak emlegetni. BCWP (Budgeted Cost of Work Performed): Elvgzett tevkenysg tervezett kltsge, melyet mskppen az EV (Earned Value), Ltrehozott rtk nven is szoks emlegetni. ACWP (Actual Cost of Work Performed): Elvgzett tevkenysg tnyleges kltsge, melyet mskppen az AC (Actual Cost), Tnyleges kltsg nven is ismernek.

2.

3.

E hrom alapkategria alapjn lthat, hogy az indiktorok kt ismrv alapjn kt csoportra oszthatk: a tervezett s a vgrehajtott tevkenysgekre, illetve a tervezett, vagy tnyleges kltsgekre. Az is knnyen belthat, hogy az ACWS mutat kpzsnek nincs rtelme. A fenti mutatk kpzse a kvetkez informcikat rejti magban:

99

1. azonban, ha BCWS < BCWP, akkor a megvalsts elrbb

van a tervezettl,

2. melyek kvetkeztben, ha BCWS = BCWP, akkor a

3. projektteljestmny pontosan kveti az idtervet, a Amennyiben BCWS > BCWP, akkor valszn az elmarads az idtervtl.

Lthat, hogy az idtervtl val elmarads mrtkt nem ms hatrozza meg, mint a BCWS s BCWP kategrik klnbsge, gy azt rdemes kln mutatszmknt kezelni: 4. SV (Scheduled variance), Tervteljestsi eltrs: SV = BCWS BCWP.

Tovbbszve a rendszer logikjt, a kvetkez informcikkal gazdagodhatunk:

1. Hogyha BCWP > ACWP, akkor megtakartst rt el a

2. projektvezets a kltsgvetsbl, mg, ha BCWP = ACWP, akkor a kltsgek felhasznlsa a kltsgvetsi tervet kveti, m, amennyiben BCWP < ACWP, akkor kltsgtllpssel van dolga a projektvezetsnek.

3.

Jelen esetben is a kt kategria kzti eltrsnek klnleges jelentsge van, s ennek okn jogos a klnbzetet elemz indiktor megalkotsa: 5. CV (Cost Variance), Kltsgeltrs: CV = ACWP BCWP.

Az SV s CV mutatk a tevkenysgkategrik kzti nominlis kltsgklnbsget mri, m lehetsg van tovbbi, a fenti alapkategrikbl szrmaztatott olyan indiktorok kpzsre is, melyek kpesek az eltrsek arnynak mrsre is. Ezek a kvetkezk:

100

6. 7.

SPI (Schedule Performance Index), temterv - teljestsi index: SPI = BCWP / BCWS. CPI (Cost Performance Index), Kltsgteljestsi index: CPI = BCWP / ACWP.

E kt mutat rtke lehet nagyobb, egyenl s kisebb, mint 1, mely esetek megfelelnek a tbbletteljests / megtakarts, id s kltsgterv szerinti teljests s a teljests elmarads / kltsgtllps fentebb trgyalt szituciknak. 8. 9. SVI (Schedule Variance Index), Teljests eltrs index: SVI = SV/BCWP. CVI (Cost Variance Index), Kltsg eltrs index: CVI = CV/BCWP.

A fenti kategrikra vonatkoz aktulis adatok birtokban mr lehetsge nylik a kontrollereknek arra, hogy elrejelzseket ksztsenek a projektteljests jvbeni lezajlsrl a dntshozk szmra a vrhat idtartamra s - sszkltsgre vonatkozan, a kvetkez sszefggsrendszer segtsgvel:

ETC = ATE +

OD ( ATE SPI ) SPI

, ahol

10. ETC (Estimated Time to Completion) = A teljests vrhat idtartama. 11. ATE (Actual Time Expended) = A teljests megkezdse s az utols elemzsi idpont kzt eltelt idszak. 12. OD (Original Duration) = A projekt teljestsnek eredetileg tervezett idtartama, illetve:

101

BAC BCWP EAC = ACWP + CPI

, ahol 13. EAC (Estimate at Completion) = A teljests vrhat sszkltsge. 14. BAC (Budgeted Cost at Completion) = A tevkenysgek tervezett kltsgnek sszege. A fenti kategrikbl kpzett tovbbi, gyakran alkalmazsra kerl mutatszmok: 15. BCC (Budgeted Cost to Complete), Befejezshez szksges tervezett kltsg: BCC = BAC BCWP, amely tulajdonkppen a fenti kplet szmlljt jelenti. 16. ECC (Estimated Cost to Complete), Befejezshez szksges becslt kltsg: ECC = BCC/CPI, mely az EAC rtknek kiszmtshoz szksges sszegelemek kzl a msodik taggal egyenl. 17. FCC (Finished Cost to Complete), Befejezshez elre jelzett teljes kltsg: FCC = ACWP+ECC, ami egyenl az EAC mutatszm rtkvel, mivel az ECC = BCC / CPI, ahol az ECC nem ms, mint BAC - BCWP.

5.4. A projektdokumentci
A projektkontrolling meglehetsen adminisztratv tevkenysg, mivel minden, a projekttel kapcsolatban sszegyjttt lnyeges adatot be kell pteni az idszakos projektjelentsbe. A vllalati felsszint dntshozkon kvl azonban az informcik szisztematikus rendszerezst s archivlst - rsos s/vagy elektronikus formban - kvetelhetik mg a kontrollingban

102

rsztvevktl a szervezet tulajdonosai, az esetleges kls megbz kpviseli, a bevont tancsadk, az llami, nkormnyzati hatsgok s felgyeleti szervek, a trsadalmi szervezetek kpviseli s az eseti jelleggel bevont projektfinanszrozk is. Ez a folyamatos dokumentcis knyszer vgigkveti teht a projekttervezs s megvalsts teljes folyamatt s jelents emberi erforrs szksgletet kthet le a vllalati mkdsben. Ez okbl kifolylag fkppen az olyan szervezeti formk esetben, melyek folyamatosan projekt tpus mkdsben rdekeltek ilyenek lehetnek pldul a projektorientlt szervezetek kln funkcionlis egysgek gondoskodnak a projektdokumentcis feladatok elltsrl, tehermentestve ezltal azokat a projektben dolgozkat, akik kreativitsa nlkl a projektproblmk nem lennnek megoldhatk. Enlkl a munkamegoszts nlkl knnyen elfordulhat az a helyzet, hogy a projekt kudarcot vall, igaz ez a tny igen aprlkosan lenne dokumentlva. A projekttervezs s megvalsts folyamn szmos formanyomtatvny- s jelentstteli rlap segti rendszerezni a projekttel kapcsolatos adathalmazt, melyekbl nhny kiragadott plda kerl bemutatsra. Mindenekeltt, az egyes projekttletek definilsakor azok beazonosthatv ttelt kell megoldani, mellyel elkerlhet, hogy a klnbz, egyms mellett fut szervezeti projektek dokumentcija sszekeveredjen. Ennek megoldsra dolgozhatja ki a szervezet a sajt projektkdolsi rendszert, melyrnek egy megoldsi formjt a 20. bra mutatja be. 20. bra: A projektek azonostsa - kdolsa

103

Forrs: Lock, D. (szerk) (1998): Projektmenedzsment, Panem Knyvkiad Kft., Bp., 63 - 66. old. alapjn A klnbz egyedi bet szm kombincik alkalmazsakor a kvetkezkre kell figyelemmel lenni: A projektkd tegye lehetv, hogy a klnbz jelleg projektek kategorizlhatk legyenek (lsd 1. pont). A projektnek legyen egyedi sorszma, mely egyben mutassa a projektek felmerlsnek sorrendjt is (lsd 2. pont). A kd tartalmazzon informcit a projekt kezd- s vgidpontjrl, illetve megvalstsnak idtartamrl (lsd 3. pont). Fontos lehet tovbb, hogy beazonosthat legyen a projekt legaprbb nll tevkenysgeleme is (lsd 4 6. pont). A pnzgyi kontroll szempontjbl rdemes megklnbztetni a feladat elvgzsvel kapcsolatos kltsgek jellemz paramtereit is (lsd 7. pont). Vgl, ajnlott informcit kzlni a feladat vgrehajtsrt felels szervezeti egysgrl, szemlyrl is (lsd 8. pont).

104

Mindezeken fell fontos mg leszgezni, hogy a projektvezetsi dokumentumok mindegyike kapcsn egyrtelmnek kell lennie e kvetkezknek: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. A dokumentum tartalma, a dokumentum clja, a dokumentum ksztsnek idpontja, a dokumentum elksztshez rendelkezsre ll, illetve ahhoz felhasznlt adatok s informcik, a dokumentumot ellenrz, vagy jvhagy szemly, azok a szemlyek, akik megkapjk a dokumentumokat, a dokumentumok eredeti pldnynak trolsi helye (elektronikus dokumentumok esetben a hozzfrsi jogosultsg is).10

A projekttervezs kezdeti stdiumban a fbb projektdokumentum formk kz tartoznak a klnbz szervezeti, vagy zleti krnyezetrl szl llapotjelentsek, melyek alapjn a projektproblma, vagy tlet felismerhetv vlik. Amennyiben a projekt meghatrozsra kerl (s kdot kap), a Szitucis jelentsekbl a projektkezdemny szmra gynevezett Bzisinformcik szrhetk le, melyet kln jelentsben lehet sszefoglalni. A szervezet jelenbeli projekthelyzetnek feltrkpezse utn lehet kialaktani a projekttel szemben elvrt legfontosabb kvetelmnyeket s clokat, melyeket Ktelem-, vagy Kvetelmnykatalgusokban, illetve a Clrendszert definil hatrozat formjban lehet rgzteni. A projektelvrsokat s clparamtereket azonban a kls megbz is a vllalat rendelkezsre bocsthatja, amely ezek utn eldntheti, hogy meg tud e, vagy meg akar e felelni ezeknek a kritriumoknak. Amennyiben a szervezet lt fantzit a projekt gyakorlatban val megvalstsra, akkor kerl sor a Feladatkitzsi utastsra, mely
10

Grg, M. (2003): A projektvezets mestersge, Aula Kiad, Bp., 331. old.

105

pontos menetrendet hatroz meg a rszletesebb projektdokumentumok elksztsre, melyek a projekt jellegbl fakadan klnbz Specifikcik s/vagy Mszaki tervek lehetnek. Ekkor kerl sor a mg szba jhet projektvarinsok sszehasonltshoz szksges Megvalsthatsgi tanulmnyok (feasibility study) elksztsre is. A Megvalsthatsgi tanulmnyok egyik f sszevetsi dimenzija a projekvltozatok kltsgeinek becslse, melyhez gyakran hasznljk a Kltsgbecslsi rlapot is. A Kltsgbecslsi rlapok az egyes eltr projektkoncepcik esetben - azonos szmtsi md mellett - tevkenysgenknt tartalmazzk azok identifikcis kdjait, a ttelszmokat, vagyis hogy hnyszor merlhet fel a megvalsts sorn az adott mvelet, illetve az elllts helysznnek azonostjt. A defincis elemek mellett a tevkenysgek ellltshoz szksges erforrsok becslt felhasznlsi mrtke, illetve azok egysgnyi kltsge alapjn kiszmthatv vlik erforrsonknt a megvalsts kltsge is. Ilyen ltalban felmerl kltsgelemek lehetnek az emberi erforrs felhasznls kltsgei - melynek ignybevteli egysgkltsgt munkarban, vagy napban szoks megadni -, a felhasznlt anyagok kltsgei naturlikban s pldul a gpkltsgek zemrban mrve. Ezekhez trsthat mg az ltalnos kltsgek becslt szintje, illetve olyan kltsgtnyezk, mint a selejt, vagy a logisztikai mveletek kltsgei. Ezen adatok alapjn mr meg lehet llaptani a projektmegvalsts becslt kltsgeit, tevkenysgenknti bontsban. Ehhez a dokumentumhoz trsulhat az gynevezett Knlat sszest v, mely az alapanyag beszlltk s az alvllalkozk teljestsi ajnlatait tartalmazza, ezltal alapzva meg a kltsgbecslsi adatok valdisgt (lsd 1. mellklet). A Knlat sszest ajnlati ttelelenknt tartalmazhatja pldul a fizetsi feltteleket, az ajnlat rvnyessgi idejt, az rat klnbz devizkban, a rendelsi mennyisgtl, vagy a kszpnzben trtn fizetstl fgg rkedvezmnyeket, a csomagols, a szllts, vmols s illetk felmerl kltsgeit, a becslt szlltsi idt s egyb teljestsi feltteleket. Ebbe a dokumentumcsoportba tartozik az Ajnlatra felkrend vllalatok listja s az Ajnlati felhvs is, mely tartalmazza azon cgek adatait, melyektl egyltaln ajnlatot rdemes krnie a szervezetnek, s az ajnlatok Kirtkelsi

106

szempontrendszernek kidolgozssnak dokumentuma is fontos lehet, mert hiszen ennek segtsgvel tudja majd kivlasztani a szervezet a sajt prioritsi szempontrendszere alapjn a legjobb ajnlatot nyjt cgeket. A Koncepcitervek elkszltvel a kontrolling kidolgozza a Projektjelentst, melyben a Kvetelmnykatalgus s a vezets ltal deklarlt Clrendszer alapjn sszehasonltja a Megvalsthatsgi tanulmnyokat, s javaslatot tesz a vllalatvezets fel a megvalstand projektverzi elfogadsra, mely topmenedzseri dntst Jegyzknyvben rgztenek a tulajdonosok fel. Ezutn kerlhet csak sor a projektmegvalsts els lpseire, melynek kezd dokumentumai lehetnek a mr megfelelen rszletezett Kiviteli tervek s egyb specifikus dokumentumok, a hozzjuk ktd Szakhatsgi- s nkormnyzati engedlyek, illetve a Projektteamek megalakulsnak munkajogi (pl. egyedi munkaszerzds) s szervezeti dokumentumai. Ezek beszerzse utn trtnik meg a Beszllti- s Alvllalkozi szerzdsek megktse, s ezutn kell szmtania a projektadminisztrcival foglalkozknak az zleti levelezsi dokumentumok gy a Megrendelsek, Visszaigazolsok, Reklamcik, Srgetsek, Szmlk stb. folyamatos megjelensre. Fontos mellktevkenysgnek minsl ebben a projektfzisban a postz szemlyzet tevkenysge, amely az zleti levelezs iktatst, szortrozst s a megfelel cmzetthez val eljuttatst vgzi. A projekttevkenysgek elvgzse s a szksges erforrsok beszerzse kzti idbeni csszsok kvetkeztben gyakran hinyok keletkezhetnek, melyek gtoljk a vgrehajtst, ezrt az ilyen jelleg problmkra rdemes Hinylistt ltrehozni, mely ismtelten a teljessg ignye nkl tartalmazhatja a hinyz alapanyag, gp, berendezs, munkaer, szakrtelem, technolgia megnevezst, a hinyz mennyisgeket, a beszerzsi hatridt s a srgssg foknak kdjt (lsd 2. mellklet). Ez utbbi jelzi a projektvezet szmra, hogy milyen alternatv megoldsi formkban gondolkodhat, illetve hogy a projektclok teljeslse rdekben milyen esetleges kltsgtllpsre, tbbletkockzat vllalsra sznhatja el magt. A projekt megvalstsnak kezdetn rdemes elvenni a Megvalstsi tanulmny ltal ltrehozott Gantt diagram

107

Tevkenysgjegyzkt, mely felhasznlsval nyomon lehet kvetni a tevkenysgek vgrehajtst a Projektmegvalstsi krdv kialaktsval (lsd 3. mellklet). A krdv tartalmazza a tevkenysgek megnevezst, a megvalsts teljestsnek szintjt, a lehet legkorbbi kezdsi s befejezsi idpontokat, az aktulisan vllalhat kezdst s befejezst, vagy az esetleg betervezhet csszst is. Amennyiben azonban a projekttevkenysg ellenrzse naptri idszakonknt, vagy teljestsi mrfldkhz ktheten trtnik, gy az gynevezett Elrehaladsi jelents tartalmazza a tevkenysgek elvgzsvel kapcsolatos legfontosabb informcikat. A projektmenedzsment tevkenysgt is folyamatosan dokumentlni kell, melyek a Projektrtekezletek jegyzknyveitl az esetleges Vltoztatsi s mdostsi dntsek hatrozatig terjedhetnek. Egy msik nyomonkvetsi dokumentumcsoport a tevkenysgek Nyit-, Sttusz- s Zrjelentse, melyet a PTE KTK is alkalmaz pldul az NKFP Biomassza cm projekt tevkenysg ellenrzse kapcsn (lsd 4 5 6. mellklet). Ebben a rendszerben minden elkezdett tevkenysg esetben kitltsre kerl a felels vgrehajt ltal egy Projektnyit dokumentum, majd amennyiben a tevkenysg mg folyik az ves Elrehaladsi jelents elksztsnek hatrnapjn, akkor a felelsnek ki kell tltenie egy Sttuszjelentst, illetve a feladat befejezsekor el kell kszlnie a Zrdokumentumnak, amit a projektvezetnek s/vagy a Megbznak ellen kell jegyezni. A Tevkenysgjegyzk vgleges vltozatt fel lehet hasznlni arra is, hogy a projektvezets elksztse a projekttevkenysgek s a tevkenysgek vgrehajtsrt felels szemlyek, csoportok Disztribcis mtrixt (lsd 7. mellklet), melynek soraiban az egyes projekttevkenysgek helyezkednek el kronologikus sorrendben, mg a mtrix oszlopaiban a vgrehajtsban rsztvevket lehet elhelyezni. Az egyes mtrix rekordokban jelezni lehet a felelssgvllals jellegt (pldul vezet, rsztvev stb.), a felelssgi vgdokumentum fajtjt (pldul rsbeli beszmol, szbeli jelents) s az ellenrzs gyakorisgt (pldul napi, heti, havi jelentsttelre ktelezett). A projekt befejezsvel szmos gynevezett Zrdokumentum keletkezhet, mint pldul a Mkdsi prbk jegyzknyve, a Teljestsi jelents, az tads tvteli jegyzknyv, az esetlegesen elfordul Hibajegyzk, a Pnzgyi zrjelents, a

108

Vgelszmolsi jegyzknyv, vagy a 8. mellkletben bemutatott Projektzrs ellenrz lista. Ez utbbi tartalmazza a projekt ltalnos azonostin tl, az sszes tevkenysget, azok sttuszt (pldul ellenjegyzett, felfggesztett stb.), a kpzdtt dokumentum tpust (pldul jelents, sszefoglal, jegyzknyv stb.), illetve az archivls szksgessgt s fokt, vagyis hogy kell e egyltaln archivlni, s ha igen, akkor hogyan, mennyi idre. A legmagasabb sttusz dokumentumok az gynevezett Projekt trzsanyagok, melyek megrzse a jogi elvls idszakn tl is ajnlatos.

109

Zrsz
A vllalkozs alapfolyamatainak elltsa rutinfeladat, mde mindezeken fell az alkalmazottak idrl idre kiszakadhatnak megszokott krnyezetkbl, elszakadhatnak munkatrsaiktl annak rdekben, hogy szmukra ismeretlen specialistkkal s generalista szemllet szakemberekkel limitlt id s erforrs felhasznls mellett vllalatuk szmra kiemelten fontos s bonyolult problmk megoldsn dolgozzanak. Ez a tanknyv azt a clt kvnta elrni, hogy megismertesse az Olvast a projektek cseppet sem felsznes jellemzivel. Ennek altmasztsul llthat, hogy minden, a jegyzetben trgyalt tmakr egy egy tanulsggal gazdagtotta a projektekkel kapcsolatos megllaptsokat, melyek a kvetkezk:

1. Felismers s definils:
Az egyik legfontosabb dolog a projektek alkalmazsakor, hogy a vllalati vezets felismerje, hogy a cg eltt ll feladatot a szervezet valsznleg nem kpes a jelenlegi felptsben optimlisan megoldani a problma egyedisge, sszetettsge, nagysgrendje, vagy fontossga folytn. Emiatt a szervezetet ideiglenesen meg kell bontani, s ltre kell hozni egy olyan ideiglenes szervezeti formt, melyben lehetsge nylik a rsztvevknek csak a megoldand krdssel foglalkozni, mikzben nem terhelik feleslegesen az alapfeladatokat ellt szemlyzetet sem.

2. Jellemzs s csoportosts:
A projektmenedzsment lnyeges pontja a projektproblma lehet legrszletesebb jellemzse. A projektproblmk gynevezett rosszul strukturlt feladatok, melyek megismerse kzelebb viheti a vezetst azoknak a krdseknek az eldntsben, ezrt fontos, hogy a szervezet vizsglat trgyv tegye, hogy pldul mi a vgclja a projektnek, hogyan finanszrozhat, elgsgesek e a bels emberi erforrsok szervezeti clok elrshez stb.. A projekt csoportvonatkozsnak beazonostsa segthet a projekt megoldsban is, hiszen azonos jelleg projektproblmk esetben az alkalmazott mdszerek is rszben azonosak lehetnek.

3. Fzisok s dnts: 110

A projektek ltrehozsa, mkdse s megsznse a projektfolyamatok termszetes velejri. A projektmenedzsment is tbb kevesebb projektciklus fzist klnbztet meg. A fzisok hatrterletei ltalban valamilyen vezeti dntsre vezethetk vissza, hiszen a felsvezetsnek dntenie kell a projektclrl, azokrl a projektvltozatokrl, amelyekrl rszletesebb elemzst kr a menedzsment. Dntst kell hozni, hogy mely vltozatot valstsa meg a szervezet, milyen erforrsokkal, mennyi id alatt, milyen szervezeti formban kezdjk meg a vgrehajtst, s hogy milyen krlmnyek kztt zruljon le a projekt.

4. Szervezet s forma:
A projektek az elsdleges szervezeti mkdstl eltr projektszervezeti formkban prbljk elrni a kitztt cljaikat. Ez azt jelenti, hogy a projekt ltezsnek idszakban az elsdleges szervezeti formra rpl egy msodlagos projekt formci is, mely ltal a szervezet gynevezett dulis mkdst valst meg. Attl fggen, hogy a szervezet piaci tevkenysge sorn milyen gyakorisggal kell, hogy szembenzzen projekt tpus problmkkal, attl fggen kell kivlasztania a neki leginkbb megfelel projektszervezeti formt.

5. Specialista s generalista:
A projektfeladatok elvgzsre olyan szervezeti tagokra van szksg, akik tudnak csoportban dolgozni, kpesek magas sznvonalon teljesteni fesztett id- s erforrskorlt mellett, jl trik az ezzel a munkval jr stresszt s bizonytalansgot, s gyakorlattal rendelkeznek a hasonl jelleg feladatok megoldsban. Mindezen kzs jellemzk mellett azonban kt, alapjaiban eltr tpus rsztvevkre van szksg szaktuds alapjn: a specialistkra s a generalistkra. Az els kategriba azok a magasan kpzett s nagy vllalati gyakorlattal rendelkez szakemberek tartoznak, akik egy szakterleten rendelkeznek mly ismeretanyaggal, mivel rjuk a projektek bonyolult rszproblminak megoldsban van szksg, mg a generalistk a projektek vezetsben jtszanak kulcsszerepet, ahol t kell ltni a szertegaz projekttevkenysgek szvedkt.

6. Csoport s kultra: 111

Az eltr projekt formcik eltr tpus szervezeti kulturlis kzeget hoznak ltre, m lteznek olyan elvek s normk, melyek mindegyik projektszervezet kultrjt jellemzik. ltalban minden projekt gynevezett lapos szervezet, ahol a horizontlis koordincis elvek dominlnak, vagyis a tagok csoportban dolgoznak, s kzsen hoznak dntseket. Emellett minden projekt teljestmnyorientlt, vagyis a tagok motivcis csomagja a projekt sikerhez kttt. E projektfeladatokat lland idhinyban s kltsgtakarkosan kell elvgezni, mely jelents feszltsgeket gerjeszthet a tagokban, akik gyakran alig ismerik egymst, mivel ms ms szervezeti rszterletrl delegltk ket a projektcsoportba. Ezek a jellemzk sajtos projektszervezeti kultrt hoznak ltre a vllalaton bell.

7. Tervezs s erforrsok:
A projektek ltrehozsa szisztematikus tervezmunka eredmnye, mivel elszr szt kell bontani az egyben megfoghatatlan projektproblmt olyan kisebb rszekre, melyek mr emszthetk klnbz szakrti csoportok szmra. Ezutn rszben egymssal prhuzamosan meg kell tervezni a tevkenysgek elvgzsnek logikai sorrendjt, elvgzsk idejt, a megvalstshoz szksges alkalmazottak szmt s kpzettsgk szintjt, a szksges eszkzket s infrastruktrt s a feladat elvgzsnek kltsgt. Ezen tnyezk mindegyike kihathat a msik tnyez felhasznlsi szintjre, ami jelentsen bonyolthatja a tervezk dolgt. Amennyiben ezzel mgis dlre jutnnak a szakemberek, akkor mg mindig vizsglni kell a kockzatokat s ssze kell vetni az esetlegesen egymssal verseng projektmegvalstsi vltozatokat, s megfelel mdszerrel ki kell vlasztani a szervezet szmra az adott zleti szituciban a legmegfelelbbnek ltsz koncepcit.

8. Kontroll s dokumentci:
Egyetlen projekt sem zajlik le a gyakorlatban gy, ahogyan azt elterveztk, ezrt szksg van arra, hogy a szervezeti s piaci bizonytalansgot s kockzatokat a minimlisra cskkentsk. Ezrt van szksg arra, hogy a projekt elrehaladsrl pontos s aktulis informcikkal legyenek elltva a projekt vezeti, mely feladatot a projektkontroll biztostja. A terv- s tnyadatok jelents mrtk

112

eltrse esetn a vezetsnek korrekcis intzkedseket kell hoznia annak rdekben, hogy a projektclok teljesljenek. A kontrollt nagymrtkben segti a napraksz projektdokumentci, mely az aktulis alapadatokat biztostja a dntshoz, a megbz, a monitoring, vagy a felgyeleti szervek szmra a projektrl.

9. brzols s optimalizci:
A projekttervezs tevkenysge nem ms, mint rszinformcik alapjn trtn optimalizcis ksrlet. Ahhoz, hogy projektmenedzsels sikerrel zrdjon, szksg van olyan mdszerekre, mint a hltervezs, mely grafikus, knnyen rthet formban s szmtgpes szoftvertmogats mellett keresi a projektfeladatok idelis elvgzsi folyamatt a megadott szervezeti erforrskorltok kztt. Kivtelesen fontos szerep hrul azon tevkenysgekben rsztvevkre, mely tevkenysgek elvgzsben nem megengedhet az idbeni csszs, mert akkor a projekt teljes megvalstsi ideje is meghosszabbodik, illetve felrtkeldnek az gynevezett tartalkidvel rendelkez mveletek is. A hltervek tbb brzolsi formja lehetsget nyjt a projektfolyamatok sokrt modellezsre, aktualizlsra s optimalizlsra. Remlem, sikerlt rzkeltetnem a Olvasval, hogy ez a szervezeti forma s tervezsi mdszer nemcsak egy egyszer divathbort, hanem egy rendkvl gyorsan vltoz vilg olyan gazdasgi rtelemben vett hozadka, mely flexibilitsi kpessgbl addan alkalmas a XXI. szzadi globlis piac kvetelmnyeinek teljestsre. Dr. Jarjabka kos

113

Mellkletek
1. mellklet: Knlat - sszest v

Forrs: Lock, D. (szerk) (1998): Projektmenedzsment, Panem Knyvkiad Kft., Bp., 159. old. alapjn

114

2. mellklet: Hinylista

Forrs: Lock, D. (szerk) (1998): Projektmenedzsment, Panem Knyvkiad Kft., Bp., 9.3. bra alapjn 3. mellklet: Tevkenysgjegyzk s Megvalstsi krdv

Forrs: Lock, D. (szerk) (1998): Projektmenedzsment, Panem Knyvkiad Kft., Bp., 12.1. bra alapjn

115

4. mellklet: Projektnyit dokumentum (plda) NKFP Biomassza Bels feladatterv

1. A feladat megnevezse (1-5 sz):

Kd 8.2) (pl. Megnevezs:

2. Kulcsszavak:

3. Felels vezet, beosztsa (1 szemly):

4. A feladat clja, elvrt s a feladaton bell nem elvrt outputjai (maximum 4 sor): (a) A feladat clja:

(b) A feladat prototipus, stb):

elvrt

outputja(i)

(tanulmny,

szoftver,

(c) A feladaton bell nem szmon krhet outputok (publikcik, stb):

5. Alfeladatok megnevezse:

116

6.

A feladat kezd dtuma:

7. A feladat zr dtuma:

8. Pnzgyi terv (mellkletknt kln lapon): a. A feladat kltsgkerete (forint egy sszegben, finanszroz,
tbb finanszroz esetn kltsg-albontst krnk):

b. A feladat egyb specilis erforrsignye (helyszn, eszkz

stb. felsorolsa):

9. Rsztvevk: a. Munkatrsak felsorolsa (nv felelssgi illetve hatskr megjellssel):

b. A feladat tvevje/megrendelje (1 szemly): c. A feladat kivitelezje (1 csoportnv): 10. Egyttmkdk, kls szakrtk, tancsadk, partnerek
(nv plusz bels csoport-kapcsolattart):

11. A feladat inputjai: a. Ms feladatoktl:

117

b. Egyb szakrttl, egyttmkdktl:

12. A feladat outputjai: a. Ms feladatokhoz:

b. Egyb szakrthz, egyttmkdkhz:

13. A feladat mrfldkvei (tteles lista az llapotjelentsksztsek dtumairl azok meghatrozsval egytt ): tartalmi taszkbehatrolt-

14. Utols mdosts dtuma:

15. Mellkletek (A feladat alfeladatainak nyitdokumentumai, pnzgyi terv stb):

Kelt:

Felels vezet alrsa:

Projektvezet alrsa:

118

5. mellklet: Projektsttusz jelents (plda) NKFP Biomassza Bels projekt llapotjelents

1. Beszmolsi idszak (naptri idszak, mrfldk): 2. A feladat megnevezse (1-5 sz): Kd (pl. Megnevezs: 8.2)
2. Kulcsszavak:

5. Felels vezet, beosztsa (1 szemly):

Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

6.

A feladat clja, elvrt s a feladaton bell nem elvrt outputjai (maximum 4 sor): (a) A feladat ltal teljestett, rszben teljestett (kszltsgi fok % -ban) s nem teljestett clok:

Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

119

(b) A feladat ltal ltrehozott, rszben ltrehozott (kszltsgi fok % -ban) s nem teljestett outputja(i) (tanulmny, szoftver, prototipus, stb):

Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel): (c) A feladaton bell tnylegesen ltrejtt, rszben ltrejtt (kszltsgi fok % -ban) s ltre nem jtt, nem szmon krhet outputok (publikcik, stb):

Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

5. Alfeladatok megnevezse:

7.

A feladat tnyleges kezd dtuma:

Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

8. A feladat tervezett zr dtuma: Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

120

Az ellenrzs idpontja:

9. Pnzgyi terv (mellkletknt kln lapon): a. A feladat kltsgkerete (forint egy sszegben, finanszroz,
tbb finanszroz esetn kltsg-albontst krnk): Felhasznlt, fel nem hasznlt, de mr lekttt s fel nem hasznlt kltsgkeret: Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

b. A feladat egyb specilis erforrsignye (helyszn, eszkz

stb. felsorolsa): Felhasznlt, rszben felhasznlt (% -ban) s fel nem hasznlt erforrsok: Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel): 10. Rsztvevk: a. Munkatrsak felsorolsa (nv felelssgi illetve hatskr megjellssel): Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

b. A feladat tvevje/megrendelje (1 szemly):

Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

121

c. A feladat kivitelezje (1 csoportnv):

Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

11. Egyttmkdk, kls szakrtk, tancsadk, partnerek

(nv plusz bels csoport-kapcsolattart): Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel): 12. A feladat inputjai: a. Ms feladatoktl: Felhasznlt, rszben felhasznlt (% -ban) s fel nem hasznlt inputok: Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel): b. Egyb szakrttl, egyttmkdktl: Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel): 13. A feladat outputjai: a. Ms feladatokhoz: Ltrehozott, rszben ltrehozott (% -ban) s ltre nem hozott outputok: Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

b. Egyb szakrthz, egyttmkdkhz: Ltrehozott, rszben ltrehozott (% -ban) s ltre nem hozott outputok:

122

Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

c. A feladat mrfldkvei (tteles lista a mr megtrtnt

llapotjelents-ksztsek dtumairl, a rszteljestsek igazolsval): Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

14. Utols mdosts dtuma:

15. Mellkletek (A feladat alfeladatainak nyitdokumentumai, pnzgyi terv stb):

Kelt: Projekt felels vezetjnek alrsa: ellenjegyzse:

projektvezet

123

6. mellklet: Projektzr jelents (plda) NKFP Biomassza Bels feladatterv

1. A feladat megnevezse (1-5 sz): Kd (pl. Megnevezs: 8.2)

2. Kulcsszavak: 3. Felels vezet, beosztsa (1 szemly):

Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

1.

A feladat clja, elvrt s a feladaton bell nem elvrt outputjai (maximum 4 sor): (a) A feladat ltal teljestett clok: Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel): (b) A feladat tnyleges outputja(i) (tanulmny, szoftver, prototipus, stb): Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel): (c) A feladaton bell tnylegesen ltrejtt nem szmon krhet outputok (publikcik, stb):

124

Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel): 5. Alfeladatok megnevezse:

6. A feladat tnyleges kezd dtuma: Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

7. A feladat tnyleges zr dtuma: Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

8. Pnzgyi terv (mellkletknt kln lapon): a. A feladat kltsgkerete (forint egy sszegben, finanszroz, tbb finanszroz esetn kltsg-albontst krnk): Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

b. A feladat egyb specilis erforrsignye (helyszn, eszkz

stb. felsorolsa): Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

9. Rsztvevk: a. Munkatrsak felsorolsa (nv felelssgi illetve hatskr megjellssel):

125

Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

b. A feladat tvevje/megrendelje (1 szemly):

Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

c. A feladat kivitelezje (1 csoportnv):

Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

10. Egyttmkdk, kls szakrtk, tancsadk, partnerek

(nv plusz bels csoport-kapcsolattart): Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

11. A feladat inputjai: a. Ms feladatoktl: Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

b. Egyb szakrttl, egyttmkdktl: Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

126

12. A feladat outputjai a. Ms feladatokhoz: Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

b. Egyb szakrthz, egyttmkdkhz: Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

13. A feladat mrfldkvei (tteles lista az llapotjelentsksztsek dtumairl, a rszteljestsek igazolsval): Eltrs a tervezettl (okok lersa s indoklsa, a projektvezet ellenjegyzsvel):

14. Utols mdosts dtuma:

15. Mellkletek (A feladat alfeladatainak nyitdokumentumai, pnzgyi terv stb):

16. Javaslat az alprojekt sttusznak lezrsra- sszefoglal, zr rtkels:

127

17. Felmerlt tletek, tovbbfejlesztsi lehetsgek, tapasztalatok:

Kelt: A projekt felels vezetjnek alrsa: A projektvezet ellenjegyzse: NKFP Biomassza Bels projekt zrjelents A projektvezet (befogad clfeladat) elfogad nyilatkozata:

A megbz (teljestst kifizet) elfogad nyilatkozata:

Projektdokumentci (tads tvteli jegyzknyv):

Hibajegyzk

Kelt: A befogad alrsa: A megbz alrsa:

128

7. mellklet: A projektdokumentumok disztribcis mtrixa

Forrs: Lock, D. (szerk) (1998): Projektmenedzsment, Panem Knyvkiad Kft., Bp., 8.2. bra alapjn

8. mellklet: Projektzrs ellenrz lista

Forrs: Lock, D. (szerk) (1998): Projektmenedzsment, Panem Knyvkiad Kft., Bp., 12.2. bra alapjn

129

9. mellklet: Egy projekt tevkenysgeinek erforrs - felhasznls differencil- s integrlgrbi (plda)

a. A projekt Gantt diagramja

b. A projekt erforrs felhasznlsnak differencilgrbi legkorbbi s legksbbi helyzetben

130

c.

A projekt erforrs felhasznlsnak integrlgrbi legkorbbi -, legksbbi, illetve egyenletes erforrs eloszlsi helyzetben

Forrs: Szente, B. (1998): Szervezstan, SZIF Universitas Kft., Gyr, 2.12.1/1. bra alapjn

131

Projektmenedzsment tmval foglalkoz fbb honlapok http://gort.ucsd.edu http://harvardbusinessonline.hbsp.harvard.edu http://ieeexplore.ieee.org http://scitation.aip.org www.4pm.com www.aacei.org www.blackwellpublishing.com www.checkpoint-pm.de www.columbia.edu www.competence-site.de www.controllingportal.hu www.eszf.hu www.fn.hu www. hades.gothic.at www.harvard.hu www.imvt.bme.hu www.intercai.ch www.irnop.org www.ipma.ch www.jde.hu www.kszemle.hu www.managementmag.com www.mek.oszk.hu www.mfor.hu www.mobilitas.hu www.piac-profit.hu www.pmforum.org www.pmsz.hu www.pmi.org www.pm-mesterseg.hu www.projectmanagement.com www.projektmenedzsment.lap.hu www.uzletessiker.hu www.vg.hu www.wu-wien.ac.at

132