27.11.2015.

ORGANIZACIJA
NABAVE

Petra krobot, mag.oec

petra.skrobot@gmail.com

27.11.2015.

RAZVOJ NABAVE
Nabava je kroz povijest promatrana kao pasivna i operativna
poslovna funkcija, koja je reagirala iskljuivo na potrebe i
zahtjeve dobivene na temelju planova i potreba generiranih iz
drugih poslovnih funkcija

Oekivanja koja vrhovni menadment ima od nabave danas

rastu u aspektu redukcije trokova i u aspektu stvaranja
vrijednosti; istraivanja pokazuju kako e percepcija znaaja
utjecaja nabave na rezultate cjelokupnog poslovanja poduzea
u budunosti rasti i kako e se vanosti stvaranja vrijednosti u
nabavi pridavati sve vea pozornost

Slika 1. Model razvoja nabave prema Dobleru i Burtu

27.11.2015.

OBLIKOVANJE ORGANIZACIJSKE
STRUKTURE NABAVE
Organizacijska struktura nabave mora biti tako oblikovana da
znanje, sposobnost i kreativnost ljudi nisu ugroene pretjeranom
centralizacijom i hijerarhijskim razinama
Da bi se to postiglo na vanosti sve vie dobiva mrena struktura i timski rad
A. Sloan: Give a man a job and let do it him!
Organizacijska struktura nabave mora omoguiti da nabava
maksimalno doprinosi uspjenosti poslovanja privrednog subjekta

Kako nabava moe pridonijeti uspjenosti poslovanja?

o koritenjem ekonomije koliina i odluivanjem o izdacima na jednome mjestu
o izborom pravih dobavljaa na regionalnom i globalnom tritu
o ako normizacijom predmeta i koliina nabave povea produktivnost i ekonominost
poslovanja
o ako ukljui dobavljae u razvoj, proizvodnju i logistiku vlastitog poduzea i na taj nain
snizi trokove i pobolja djelotvornost tih funkcija
o poveanjem djelotovornosti procesa nabavljanja automatizacijom i delegiranjem oprativnog
naruivanja korisnicima predmeta rada ili preputanjem pojedinih poslova opskrbe
dobavljaima.

OBLIKOVANJE ORGANIZACIJSKIH
MJESTA NABAVE

Mjesta u nabavi moraju biti tako oblikovana da se zadaci mogu dobro

koordinirati da se brzo i fleksibilno moe rijeiti svaki zahtjev koji se stavlja

pred funkciju nabave

Svako mjesto sadri:

Nematerijalne elemente (zadaci, ovlatenja,

odgovornosti)

Materijalne elemente (djelatnici, sredstva, energija)

27.11.2015.

Razine managementa

Izvor: Vilim Feriak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2.

7

OBLICI ORGANIZACIJSKE
STRUKTURE NABAVE

27.11.2015.

Funkcionalna ralamba zadatka nabave materijala

Izvor: Vilim Feriak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2.

9

CENTRALIZACIJA NABAVE
Za poslove opskrbe nadlena je iskljuivo jedna organizacijska
jedinica
Organizira se u malim i srednjim poduzeima

PREDNOSTI
Objedinjavanje potreba i naruivanje veih koliina
predmeta rada uz povoljnije uvjete i nie trokove
nabave
Koritenje koliinskih i drugih popusta
Jedinstveno provoenje politike nabave
Normizacija predmeta i koliina nabave
Snienje normativna zaliha jer su potrebne manje
sigurnosne zalihe i koriste se povoljniji sustavi
nabavljanja
Bolja logistika suradnja s dobavljaima
Bolje praenje trita nabave i vei utjecaj na trina
zbivanja
Bolja kontrola poslovanja nabave

NEDOSTACI
Manjak kreativne slobode za pojedine korisnike
predmeta rada
Oteano komuniciranje nabave s korisnicima
predmeta nabave = vremenski pomaci u
donoenju odluka i loiji rezultati
Djelatnici nabave nemaju osjeaj za tehnike
probleme u svezi s izmjenama potreba i
primjenom pojedinih materijala = birokratizacija
poslovanja, poveanje trokova nabavljanja

Plaanje rauna dobavljaa s jednog mjesta

10

27.11.2015.

CENTRALIZACIJA NABAVE
PROSTORNA koristi se u malim i srednjim poduzeima
organizacijska jedinica nabave smjetena
je na jednoj lokaciji i ona obavlja sve
zadatke nabave
CENTRALIZACIJA
LOGIKA

postojanje vie dislociranih

organizacijskih jedinica za nabavu
(npr. slube ili odjeli nabave u
pojedinim pogonima ili divizijama ili
u pojedinim regijama) koje
preuzimaju zadatke nabave prema
objektnom naelu za potrebe cijelog
poduzea

11

Linijska organizacija prostorno centralizirane nabave

Izvor: Vilim Feriak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2.

12

27.11.2015.

DECENTRALIZACIJA NABAVE
Zadatke nabave obavljaju razliite organizacijske
jedinice
Uspostavlja se u poduzeima koja imaju vie
prostorno udaljenih pogona, iji se asortiman
potrebnih materijala znaajno razlikuje
Prostorna i predmetna decentralizacija nabave koristi se:
a)

U organizacijskim jedinicama poduzea za koje ima prednosti pojedinana

opskrba

b)

Ako nabavu mogu uspjeno obaviti samo specijalisti koji dobro poznaju
materijale i zahtjeve tehnologije proizvodnje

c)

Ako zbog svojih svojstava materijali nisu pogodni za opskrbu s vlastitih

zaliha

d)

Ako bi zbog nepovoljnog prostornog poloaja pogona nastali veliki

trokovi nabavljanja

13

DECENTRALIZACIJA NABAVE
Kombinirana (centralizirano decentralizirana) organizacija uspostavlja se u
velikim i sloenim poduzeima
Rukovoenje kritinim faktorima uspjeha u poslovanju te javljanje razliitih
rjeenja u podjeli zadataka izmeu centralne slube i decentraliziranih jedinica
nabave...
Odluka o centralizaciji ili decentralizaciji nabave ovisi o:
Veliini poduzea
Djelatnostima poduzea
Broju i djelatnosti pogona
Stupnju preklapanja djelatnosti pogona
Potrebnim vrstama i koliinama predmeta rada.

14

27.11.2015.

Za raspravu:

Koji su kljuni ciljevi odjela za nabavu?

Koji bi cilj dodali razvoju odjela za nabavu?

15

MJESTO NABAVE U ORGANIZACIJSKOJ

STRUKTURI PODUZEA

Mjesto nabave ovisi o uvjetima koji su individualni za pojedino

poduzee
Nabava mora imati mogunosti djelotvorne i ekonomine realizacije
zadataka opskrbe
Rjeenja mjesta

16

27.11.2015.

1. NABAVA U SASTAVU KOMERCIJALNE

SLUBE
Karakteristike nabave:
Nabavno poslovanje nije tehniki zahtjevno i vie se naglaava njegovo
komercijalno znaenje
Opseg posla je malen pa je za poslove nabave potreban jedan ili nekoliko
djelatnika

Jedna osoba (rukovoditelj) moe uspjeno koordinirati i rukovoditi poslovanjem

nabave, prodaje, skladita i transporta

Nedostatak: najvea pozornost pridaje se prodaji pa su

ostali poslovi komercijalne slube, a meu njima i
nabave, zapostavljeni i ne razvijaju se u skladu s njihovim
znaenjem i mogunostima

Pritisak na dobavljae vezano uz ostvarivanje to

povoljnije nabavne cijene (Kupi jeftino, prodaj skupo
Buy low, sell high)

17

Nabava u sastavu komercijalne slube

Izvor: Vilim Feriak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2.

18

27.11.2015.

2. NABAVA U SASTAVU TEHNIKE SLUBE

ILI U SASTAVU PROIZVODNJE
Nabava pomona funkcija proizvodnje (prva faza proizvodnog procesa) pa
mora biti ukljuena u sastav tehnike slube ili proizvodnje, odnosno u slubu
koja neposredno organizira proizvodnju
Ovo organizacijsko rjeene bilo je adekvatno uvjetima i nainu rada do pojave
serijske i masovne proizvodnje, kada je trite rada bilo nerazvijeno, asortiman
predmeta nabave malen, a tehniki problemi u svezi s nabavom znaajni
Nedostatak: tehnika sluba nastoji ostvariti to veu
sigurnost kontinuiranog odvijanja procesa proizvodnje
pa gomila zalihe materijala, dijelova i sklopova te
zahtjeva da se nabavljaju materijali to bolje kakvoe
U suvremenom poslovanju takva politika dovodi
do problema ekonominosti i likvidnosti

19

Nabava u sastavu tehnike slube

Izvor: Vilim Feriak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2.

20

10

27.11.2015.

3. NABAVA U SASTAVU FINANCIJSKO

RAUNOVODSTVENE SLUBE
Primjenjuje se u manjim organizacijama (npr. u
stacionarima, ljeilitima, na veim gradilitima) kod
kojih se posebna pozornost pridaje trokovima
nabave
Koristi se ciljno orijentirani management trokova
(engl. Target costing) na temelju raspoloivih
sredstava koja se mogu potroiti za odreenu
namjenu, kako bi se ostvarila ciljna cijena i dobit u
poslovanju
Nedostaci:
Rukovoditelj financijsko raunovodstvene slube nije struan za poslove nabave niti
moe obratiti dovoljnu pozornost na probleme nabave
Financijsko raunovodstvena sluba nastoji nabaviti sredstva za proizvodnju po to
niim cijenama, ne vodei dovoljno rauna o kakvoi

Zbog nedostatka materija moe doi do zastoja u proizvodnji

Osoblje nabave nije dovoljno samostalno u rjeavanju zaliha materijala
Osoblje financijsko raunovodstvene slube odvaja se od svoga temeljnog zadatka
21

4. NABAVA KAO TEMELJNA POSLOVNA

FUNKCIJA
Nabava se organizira kao temeljna poslovna funkcija ravnopravna
prodaji, proizvodnji i drugim poslovnim funkcijama poduzea

Izvor: Vilim Feriak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2.

22

11

27.11.2015.

5. NABAVA U SASTAVU SLUBE

MATERIJALNOG POSLOVANJA
Materijalno poslovanje (engl. Materials Management) rukovodni
organizacijski koncept koji omoguuje pregled nad svim materijalnim tokovima
u nabavi, skladitenju i fizikoj distribuciji

a)

OPERATIVNA NABAVA obavlja poslove

istraivanja i pokrivanja potreba korisnika
(dispozicije i naruivanje robe, praenje rokova
isporuke...)
Moe se decentralizirati za sve materijale koje koristi
samo jedan pogon, tako da svoje zadatke obavlja u
sastavu toga pogona

b)

STRATEGIJSKA NABAVA istrauje trite, brine

se o odnosima s dobavljaima, koordinira i analizira
rad operativne nabave, surauje s tehnikom
slubom i marketingom...
23

Nabava u sastavu slube materijalnog poslovanja

Izvor: Vilim Feriak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2.

24

12

27.11.2015.

6. MJESTO NABAVE U MATRINOJ

ORGANIZACIJI
Matrina organizacija produkt vie linijskog naela rukovoena
glavne i ope funkcije poslovanja (oblik matrice)

Izvor: Vilim Feriak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2.

25

PREDNOSTI MATRINE ORGANIZACIJE:

Poslovanje je fleksibilnije, promjene se bre akceptiraju i bolje integriraju

Razvija se struni umjesto formalnog autoriteta

Zajedniko donoenje odluka (onemoguava se samovolja
pojedinaca)
Postiu se bolji meuljudski odnosi i vea motiviranost
djelatnika
Mogua je specijalizacija djelatnika
Potie se proces uenja i kreativnog traenja rjeenja.

NEDOSTACI MATRINE ORGANIZACIJE:

Mogunost nastajanja konfliktnih situacija zbog razliitih
pristupa te nereguliranih nadlenosti i prioriteta linijskih rukovoditelja

Sloeniji komunikacijski odnosi

Potrebni su struni kadrovi
Opasnost da doe do loih kompromisa

26

13

27.11.2015.

S matrinom strukturom fomiraju se:

Timovi za poslovanje s odreenim proizvodima (Productmanagement)

Izvor: Vilim Feriak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2.

Projektni timovi (Projectmanagement)

Timovi koji se brinu o procesu naruivanja (Proces Management)
Timovi za provoenje programa organizacije dana dobavljaa (Program
Management)

27

7. MJESTO NABAVE U DIVIZIONALNOJ

(DIVIZIJSKOJ) ORGANIZACIJI
Divizionalna organizacija (organizacija prema
poslovnim podrujima) uspostavlja se u velikim
poduzeima s raznovrsnim programima proizvoda,
odnosno djelatnosti
Pretpostavke za formiranje divizionalne organizacije:

Raznovrsni proizvodni programi ili djelatnosti to se odvijaju najee

na prostorno razdvojenim podrujima
Potreba za razliitim materijalima
Razliiti zahtjevi u pogledu politike opskrbe i zaliha te politike prodaje

28

14

27.11.2015.

Divizionalna organizacija

Izvor: Vilim Feriak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2.

29

KARAKTERISTIKE DIVIZIONALNE ORGANIZACIJE:

Stvaraju se manje, relativno autonomne, organizacijske cjeline u kojima

je cjelokupno poslovanje, pa tako i materijalno poslovanje,
transparetntno i zbog toga su djelatnici vie motivirani za uspjeh
Jasno su razgraniena ovlatenja i odgovornosti, to proizlazi iz linijske
strukture divizija
To je marketinki orjentirana organizacija
Postoji opasnost od prevelikog osamostaljivanja pojedinih podruja
poslovanja (divizija) na tetu ciljeva i uinkovitosti cijelog poduzea

30

15

27.11.2015.

8. NABAVA U TIMSKOJ ORGANIZACIJI

Timska organizacija temelji se na linijskoj organizaciji

Odluke se donose konsenzusom, sporazumno

Svi poslovi rjeavaju se u timovima, participacijom i suradnjom lanova koji
sami organiziraju svoj rad
Rad timova koordinira centralni (rukovodni) tim
Unutar tima nema hijerarhije
Suradnici su ravnopravni = kreativan rad
i otvorena razmjena informacija

31

Timska organizacija primjer tima za managment opskrbe

Izvor: Vilim Feriak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2.

32

16

27.11.2015.

9. NABAVA U PROCESNOJ ORGANIZACIJI

Procesna organizacija podloga strukturiranja je organizacija procesa
poslovanja
Organizacijske jedinice (timovi) formiraju se za pojedine procese, odnosno
za cjelovite dijelove procesa
Horizontalno povezivanje dijelova procesa koji se redaju u odreenom
slijedu, a obavljaju ih timovi

Izvor: Vilim Feriak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2.

33

10. NABAVA U FRAKTALNOJ ORGANIZACIJI

FRAKTAL (lat. frango, fregi, fractum lomiti, smrviti, razbiti, umanjiti) najmanji
elementi organizacijske strukture koje u odreenim okolnostima nema smisla
ralanjivati, a ije konano stanje nije fiksno, nego je polazite novog razvoja

Djelomini sustav poduzea, poduzee u poduzeu, najmanja cjelovita funkcija poduzea,

modul koji omoguuje svojim lanovima utjecaj na dogaaje i nain izvravanja zadataka
Fraktali su organizacijske jedinice ili djelatnosti koje imaju svoje izvritelje
Samostalno rjeavaju svoje zadatke koje sami organiziraju
i opimiziraju u skladu s ciljevima suradnika/izvritelja te
u skladu s cijevima hijerarhijski viih fraktala
Samostalno planiraju i reguliraju odvijanje procesa te su
koncipirani prema naelu timskog rada
Naelo rada fraktala - malo istih elemenata kao cjelina brzo
reagira na promjene u okolini, tako da poetne uvjete sama
mijenja na temelju povratnih veza, odnosno samoorganiziranjem

34

17

27.11.2015.

Fraktali imaju razne hijerarhijske razine (fraktali nie razine stvaraju fraktale vie
razine meusobnim spajanjem odnosno povezivanjem)

Izvor: Vilim Feriak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2.

35

UNUTARNJA ORGANIZACIJA SLUBE

NABAVE
Unutarnjom organizacijom rjeava se pitanje podjele posla na djelomino
istovrsne zadatke, koji se objedinjuju i izvravaju na pojedinim radnim
mjestima, u referadama i odjelima
Najee je tabno linijska i hijerarhijski strukturirana prema kombiniranim
naelima sinteze zadataka

Najvia razina funkcionalno naelo sinteze zadataka i sinteza prema

karakteru zadataka
Nia razina objektno ili druga naela sinteze zadataka

Unutarnja organizacija nabave ovisi o:

Opsegu i uestalosti poslova koje valja
obaviti u odreenom vremenu
Nainu rada
Kvalifikacijama i kapacitetu

36

18

27.11.2015.

OBJEKTI PREMA KOJIMA SE FORMIRAJU MJESTA SLUBE

NABAVE MOGU SE GRUPIRATI PREMA SLJEDEIM
OSNOVAMA:
I.

Tehniki srodni materijali (predmetno naelo npr. elektromaterijali, eljezo, tekstil)

II.

Materijali za odreeni finalni proizvod (naelo podjele posla prema gotovim

proizvodima)

III. Materijali za potrebe pojedinog pogona (proizvodno naelo podjele posla npr.
materijali za potrebe ljevaonice)
IV. Materijali prema srodnosti potreba (npr. za potrebe ureenja
interijera)
V.

Materijali prema porijeklu (prirodni materijali, umjetni

materijali)

VI. Materijali prema asortimanu na strani ponude

(npr. za instalacije)
VII. Prema dobavljaima, odnosno isporuiteljima (Key Account Management)
VIII.Materijali s odreenog geografskog podruja (teritorijalno naelo podjele posla npr.
referent nabave s podruja Slavonije)
37

ORGANIZACIJSKA SHEMA
Okomiti prikaz organizacijske strukture nabave

Izvor: Vilim Feriak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2.

38

19

27.11.2015.

ORGANIZACIJSKA SHEMA
Vodoravni prikaz organizacije strukture nabave

Izvor: Vilim Feriak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2.

39

ORGANIZACIJSKA SHEMA
Kombinirani prikaz organizacijske strukture nabave

Izvor: Vilim Feriak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2.

40

20

27.11.2015.

OBLICI
ORGANIZACIJE
POSLOVANJA

41

Regulacija procesa povratnim vezama (proces uenja)

Izvor: Vilim Feriak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2.

42

21

27.11.2015.

Opi oblik ciklikog odvijanja radnih zadataka

Izvor: Vilim Feriak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2.

43

Pojednostavljeni prikaz odvijanja procesa nabave

Izvor: Vilim Feriak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2.

44

22

27.11.2015.

Odvijanje rutinskog procesa nabave

Izvor: Vilim Feriak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2.

45

Dijagram tijeka podataka u upravljanju zalihama

Izvor: Vilim Feriak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2.

46

23

27.11.2015.

Hodogram nabave materijala

Izvor: Vilim Feriak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2.

47

24