DMS je automatsko upravijanje elektronskim dokumentima kroz celokupan

njihov ivotni ciklus u organizaciji, od kreiranja do konanog arhiviranja.

On omoguava:
Kontrolu kreiranja;
Skladitenje i distribuciju svih vrsta poslovne dokumentacije;
Bolju efikasnost u procesu korienja i kontrolisanja informacija;
Individualnu obradu svakog dokumenta;
Unos dokumenata u elektronskom obliku direktno u sistem ili unos
dokumenata skeniranjem postojeih papirnih dokumenata;
Pretraivanje dokumenata po atributima (eng. metadata);
Pretraivanje dokumenata po slobodnom tekstu (eng. full text search);
Kontrolu pristupa dokumentima;
Saradnju korisnika DMS u radu sa dokumentima (email-a.diskusija i foruma);
Upravijanje ivotnim ciklusom dokumenata (eng. check-in, check-out).

Prednosti uvoenja e-dokumentacije i e-poslovanja su:

Poveanje raspoloivosti dokumenata, laka kontrola dokumentacije, kontrola
pristupa informacijama, efikasnije poslovanje;
Brzo i pravovremeno donoenje poslovnih odluka;
Mogunost izrade rezervnih kopija dokumentacije ime se firma obezbeuje
od
eventualnog fizickog unitenja, gubitka ili krae podataka znaajnih za
poslovanje;
Uteda materijalnih i ljudskih resursa, smanjenje trokova poslovanja.
Osnovni preduslov za uspenu implementaciju ovog koncepta u poslovanje je
sistematizacija dokumenata u okviru poslovnog sistema. Pod tim se podrazumeva:
Detaljna analiza toka i ivotnog ciklusa dokumenta, odreivanje njihovog
mesta u procesu, nivoa vanosti, praenja od ulaza do izlaza;
Uspostavljanje jedinstvene metodologije po kancelarijskom poslovanju za
oznaavanje svakog dokumenta i metoda indeksiranja;
Pridrzavanje uspostavljenog procesnog pristupa i sistema za upravijanje
dokumentima i zapisima u organizaciji ( ako je uveden standard ISO 9000 );
Odreivanje uloge i nivoa pristupa svakog zaposlenog prema dokumentima
metodom autorizacije.
Na taj nain postie se neophodno ra

Softveri koji se koriste u svrhu uspotavljanja EDMS-a su raznovrsni po

programerskim reenjima, korisnikom interfejsu i po cenama, ali se zasnivaju na
odreenom metodoloskom pristupu i istim principima funkcionisanja, a to su:

Uitavanje dokumenata (unos postojeih dokumenata koji ve stoje na

raunaru, skeniranje, preuzimanje e-pote, prijem faksova i si.);
Prepoznavanje (prevoenje) skeniranih dokumenata u formu pogodnu za dalju
digitalnu obradu (OCR- Optical Character Recognition);
Indeksiranje (dodeljivanje oznake svakom dokumentu u sistemu na osnovu
koje moe da bude jednoznano identifikovan);
Pretraivanje (pronalaenje dokumenta ili grupe dokumenata koji odgovaraju
postavljenim zahtevima izrazenim kroz upit);

Reenje za upravljanje poslovnim sadrajima, odnosno Enterprise Content

Management (ECM) omoguava kompanijama da sjedine sadraj i pripadajue
poslovne procese kroz jedinstvenu platformu. ECM je kategorija softvera koja
pomaze u upravljanju sa svim nestruktuiranim informacijama, odnosno sadrajem u
poslovnoj organizaciji. ECM podrava sledea podruja poslovanja:
Upravljanje dokumentima (DMS - Dokument managment sistem) klasifikacija,
uvanje i pretraivanje dokumenata, kontrola verzija, prava pristupa i sigumost
dokumenata;
Upravljanje sadrajima (Web Content Management) - Automatizacija objave
sadraja te mogunost upravljanja promenljivim sadrajem na njemu;
Upravljanje zapisima (Records Management) - Praenje pravnih i poslovnih
aspekata dokumenta, briga o rokovima uvanja i arhiviranja te osiguravanje
zakonskog, pravnog i poslovnog usklaenja;
Podrka poslovnoj saradnji (Document-Centric Collaboration) - Deljenje mapa
i dokumenata, podrka projektnom radu, diskusijama i porukama po dokumentima i
predmetima, bilo da se radi o projektnom ili virtualnom timu;
Upravljanje poslovnim procesima (Workflow) - Podrka projektovanju i
odvijanju poslovnih procesa, preusmeravanje dokumenata, dodela radnih zadataka,
generisanje upozorenja i obavetenja te praenje i kontrola obavljanja posla;
Poslovna inteligencija - koncept poslovne inteligencije (Business Intelligence)
posebno je zanimljiv u segmentima prodaje, marketinga i finansijskog poslovanja.

Koncept poslovne inteligencije ini skup softverskih alata i metodologija koji

omoguavaju korienje podataka iz skladita podataka (Data Warehouse) i njihovo
pretvaranje u informacije potrebne za donoenje adekvatnih poslovnih odluka