DMS: Document Management System

Sistem za upravljanje dokumentima (Document Management System - DMS) kontroliše životni ciklus
dokumenata u organizacijama - način na koji su kreirani, ispravljeni, publicirani, raspoloživi i čitani.
Iako „upravljanje“ implicira kontrolu od vrha prema dnu organizacije, efikasni DMS bi trebao
reflektirati poslovnu kulturu ljudi i organizacije koja ga koristi. Aplikacijski sistem koji se koristi za
uspostavu DMS mora biti fleksibilan, osiguravajući striktnu kontrolu životnog ciklusa dokumenta, te
provodjenje propisane poslovne politike i kulture. Realizacija trivijalnih slučajeva kontrole nad
dokumentacijom također je poželjna osobina DMS- a ali samo uz preduslov definiranja poslovne
politike za takve slučajeve.

Dobro dizajniran DMS promoviše lagano pretraživanje i dijeljenje informacija, te logički organizuje i
standardizuje prezentaciju sadržaja na nivou cijele organizacije. DMS promoviše bazu znanja i
strukturu informacija. Pomaže organizacijama usklađivanje u zakonskoj odgovornosti.  Osigurava
funkcionalnosti u svakoj fazi životnog ciklusa dokumenta, od kreiranja dokumenta iz predloška do
uređivanja njegovog sadržaja, ispravljanja, publiciranja, provjere, revizije  i konačno brisanja ili
arhiviranja.

Djelotvoran DMS sistem specificira:

 Tipove dokumenata i ostalih sadržaja koji mogu biti kreirani unutar organizacije

 Predloške koji se koriste za pojedini tip dokumenta

 Meta podatke potrebne za svaki tip dokumenta

 Mjesto pohrane dokumenta u pojedinim epohama životnog ciklusa

 Način upravljanja dokumentima tokom pojedinog životnog ciklusa

 Način premještanja dokumenta kroz organizaciju te njihovu kreaciju, reviziju, publikaciju,

odobrenje i brisanje

 Sigurnosna pravila upravljanja, čitanja, izmjena i brisanja od strane zaposlenika

 Način pretvaranja dokumenata tokom tranzicije kroz stanja životnog ciklusa

Digitalni sistemi za upravljanje dokumentima prate cjelokupan životni ciklus dokumenata. Softverska
rješenja iz oblasti upravljanja dokumentima omogućavaju kompanijama digitalnu transformaciju
kompanije, povećavaju performanse i smajujući operativne troškove poslovanja.

Osnovne funkcije obuhvataju:

 rukovanje fizičkim skladištenjem dokumenata

 organizaciju dokumenata u logičke strukture

 rukovanje životnim ciklusom dokumenata

  akcije za rad sa dokumentima

 digitalizaciju papirne dokumentacije

 pretraživanje dokumenata

 digitalno pospisivanje dokumenata

 kontrolu pristupa dokumentima

 arhiviranje dokumenata

 podršku za razmenu i deljenje podataka

 podršku za kolaboraciju više učesnika

 podršku za definisanje poslovnih procesa (workflow)

 automatske procedure za vođenje poslovnih procesa

 beleženje svih događaja u radu sa dokumentima

 notifikacije o događajima u sistemu

  

Bezbjednost digitalne arhive

Koncept bezbednosti se bazira na realizaciji i implementaciji odgovarajućih mehanizama zaštite koji

su projektovani da zadovolje zahtjeve neophodne za bezbedan rad sistema kao što su

 Mehanizmi autentifikacije korisnika,

 Mehanizmi autorizacije korisnika

 Mehanizmi višeslojne arhitekture sistema zaštite

 Mehanizmi zaštite baze podataka softverskog sistema.

 Mehanizmi zaštite dokumenata smeštenih u repozirotijumu

Kao sistem za upravljanje dokumentima, nudi se mogućnost njihovog snimanja u kriptovanom

obliku, čime oni postaju dostupni isključivo kroz sam sistem. Pristup dokumentu imaju samo korisnici
sistema koji su za to eksplicitno ovlašćeni kroz sistem za upravljanje dozvolama pristupa.